Skriv ut brev med dokumentkoppling

Webbläsaren stöder inte video. Din webbläsare har inte stöd för video. Installera Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player eller Internet Explorer 9.

Nu när du kan grunderna i dokumentkoppling ska vi testa några olika alternativ, som att skriva ut brev. Du hittar allt du behöver under fliken Utskick.

Vill du veta mer?

Dokumentkoppling med hjälp av ett kalkylblad i Excel

Infoga kopplingsinstruktioner

Skapa och skriva ut adressetiketter för en adresslista i Excel

Använda dokumentkoppling för e-post i Word

Nu när du har lärt dig grunderna inom kopplade dokument kan vi prova på några av alternativen.

Först av allt ska du veta att du inte behöver använda guiden om du inte vill.

Allt du behöver för att skapa kopplade dokument finns här på fliken Utskick.

Klicka på Starta koppling av dokument, så kan vi omvandla e-postmeddelandena till brev.

Allt vi behöver göra i dokumentets brödtext är att ta bort hyperlänkarna.

Sedan klickar vi på Välj mottagare och skriver en ny mottagarlista med postadresser.

Klicka i valfritt fält och börja skriva. Tryck på Tabb för att gå vidare till nästa kolumn eller Skift+Tabb för att gå tillbaka.

När du är klar med att lägga till information för en mottagare klickar du på Ny post för att lägga till nästa.

Att skriva en lista kan vara mycket jobb, men tänk på att det du gör är att skapa en databas

som kan användas igen i andra dokument och program, t.ex. Microsoft Excel.

Vi kommer använda den här listan igen när vi skapar kuvert i nästa film.

Klicka på OK när du har lagt till alla mottagare.

Välj sedan var du vill spara listfilen, namnge den och klicka sedan på Spara.

Nu kan du när som helst klicka på Redigera mottagarlista om du vill visa och sortera listan.

Klicka på filnamnet under Datakälla och klicka på Redigera för att lägga till eller ta bort poster eller redigera uppgifterna.

Det är bara att klicka på ett fält och börja skriva.

Du kan ta bort en hel mottagare genom att klicka i kolumnen till vänster om posten, klicka på Ta bort och sedan på Ja.

När du är klar kan du spara den uppdaterade listan genom att klicka på OK.

Slutligen tar vi och lägger till ett adressblock längst upp i brevet.

Klicka framför hälsningsraden, tryck på Enter ett par gånger och klicka på den översta raden. Klicka sedan på Adressblock.

Du bestämmer vad som ska tas med i adressfältet på den vänstra sidan och förhandsgranskar adresserna här borta.

Först väljer vi ett mindre formellt namnformat som passar hälsningen.

I nästa steg kan du bestämma om du vill infoga företagets namn. För det här brevet behövs inget företagsnamn.

Dessutom finns våra kunder lokalt, så vi kan välja att aldrig visa land eller region.

Det här sista alternativet ändrar adressformatet efter land och region. Det här alternativet behövs inte heller.

När du är klar med formateringen av adressblocket kan du klicka på OK. Adressblocksfältet läggs då till i brevet.

Om du nu vill visa den faktiska texten istället för fältkoden för dokumentkopplingen kan du klicka på Förhandsgranska resultat.

Adressen som sådan fungerar bra, men texten skulle bli snyggare utan det extra utrymmet mellan raderna.

Markera adressblocket och gå till fliken Sidlayout.

Du kan ändra formatet för ett fält för dokumentkoppling på samma sätt som för all annan text.

Med verktyget Adressblock läggs styckesbrytningar till efter varje rad.

Och i det här dokumentet läggs utrymme till efter varje stycke. Så vi anger värdet noll.

Allt ser OK ut, så nu går vi tillbaka till fliken Utskick och klickar på Slutför och koppla.

Trots att vi valde att skapa ett brev visas ett alternativ i Word för att skicka det som e-post.

Vi skulle även kunna klicka här om vi ville skapa ett enskilt dokument i en egen fil för varje mottagare.

Det här kan vara praktiskt om vi vill anpassa innehållet i breven individuellt.

För det här brevet kan vi dock gå direkt till skrivaren.

Skriv ut alla brev genom att klicka på OK, och sedan på OK.

I nästa avsnitt ska vi använda kopplade dokument när vi skriver ut kuvert åt breven.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×