Skiss över hur du kan använda data i SharePoint Server

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

Genom att kombinera Office SharePoint Server 2007, 2007 Microsoft Office system och data i ditt företag kan du skapa en affärslösning som får dig att känna dig hemstadgad.

En skiss över hur du kan använda data i SharePoint Server

Artikelinnehåll

Att skapa en affärslösning är som att bygga ett hem

Förstå datagrunder

Utnyttja data i Office SharePoint Server 2007

Med data från Office-systemprogram med Office SharePoint Server 2007

Komma igång med mallar och scenarier

Att skapa en affärslösning är som att bygga ett hem

Anta att du vill skapa ett kvalitetshem. Om du har gott om tid och pengar kan du välja alternativ A: köp en obearbetad tomt utan verktygsuppkopplingar, anlita en arkitekt för att utforma huset och anlita en entreprenör (som använder underentreprenörer) för att sätta igång med det mödosamma husbygget från grunden. Om du inte har gott om tid och pengar kan du välja alternativ B: köp ett modulhus, välj en fördefinierad arkitektur och planritning och anlita en entreprenör för att snabbt bygga huset på en bearbetad tomt med verktygsuppkopplingar.

Microsoft Office-systemet och Office SharePoint Server 2007 förser dig med båda alternativen för att låta dig bygga en kvalitativ affärslösning. Alternativ A kräver ofta finansiering, programmering och utveckling och det är oftast bäst om det överlåts till IT-proffs. Alternativ B kombinerar Microsoft Office-systemet (arkitekten) med Office SharePoint Server 2007 (husmodulerna, bearbetad tomt och verktygsuppkopplingar), en motiverad informationsanvändare (entreprenören) och mallar samt scenarier (dina arkitektoniska stilar och planritningar).

Du har kommit rätt om du vill bidra till att skapa en kvalitativ affärslösning med alternativ B. Den här artikeln ger en övergripande bild av med hjälp av data i Office SharePoint Server 2007, tillsammans med många länkar till ytterligare information som hjälper dig att förstå information om många funktioner som diskuteras och som kan hjälpa dig att implementera en lösning.

Överst på sidan

Förstå datagrunder

Grunden för automatiserade affärslösningar som är baserade på Microsoft Office-systemet, oavsett om det är på företags-, avdelnings- eller arbetsgruppsnivå, är data och de grundläggande metoderna som du kan använda för att arbeta med data.

Överst på sidan

De tre typerna av data

Information är mycket viktigt för att effektivt kunna driva ett företag, och data är livsluften som stöder det. De flesta företag tillägnar stora resurser för att samla in, lagra, uppdatera, få åtkomst till, analysera, rapportera och hantera data. Dessa data har tre olika former:

  • Strukturerade data    Den här typen av data kan organiseras i tabeller och är enkla att uppdatera, sortera, filtrera och läsa, och lagras ofta i platta filer och databaser. Strukturerade data omfattar även metadata, som ofta definieras som ”data om data”. Metadata förser data med innebörd och begränsning, och innehåller kolumnrubriker, datatyper, format och verifieringsuttryck. Exempel på strukturerade data innefattar inköpsorder, statistik, inventeringar, budgetar och försäljning.

  • Ostrukturerade data    Den här typen av data är information som lagras i dokument och presentationer, och som inte kan omvandlas automatiskt till strukturerade data. Exempel på ostrukturerade data omfattar anteckningar, brev, publikationer, principer, förslag, specifikationer, bilder och meritförteckningar.

  • Semistrukturerade data    Den här typen av datum innehåller strukturerade data kombinerat med en liten mängd ostrukturerade data, t.ex. kommentars- och memo-fält, dokumentbilagor och grafik. Exempel på ostrukturerade data med statusrapporter, formaliserade dokument för offertförfrågan (RFP), resultatgranskningar och produktkataloger.

Du kan arbeta med alla tre typer av data genom att använda Microsoft Office-systemet och Office SharePoint Server 2007, men den här artikeln fokuserar på strukturerade och semistrukturerade data.

Överst på sidan

Upprätta anslutningar till data

Strukturerade och semi-strukturerade data kommer ofta från en extern datakälla, som t.ex. en XML-fil, en arbetsbok eller en databas. Den här externa datakällan är kopplad till programmet genom en dataanslutning, som är en samling information som anger hur du hittar, loggar in och får åtkomst till den externa datakällan.

Information om anslutningen kan också lagras i en anslutningsfil, till exempel ett Office-dataanslutningsfil (ODC) (.odc). En ODC-fil använder egna HTML- och XML-taggar för att lagra information om anslutningen och används av de flesta Office-program. Office InfoPath 2007 använder en liknande UDC-fil (Universal Data Connection) (.udc). Anslutningsfiler är särskilt användbara för att dela anslutningar regelbundet, göra anslutningar enklare att hitta, hjälper till att förbättra säkerheten och förenklar administration av datakälla. Det bästa sättet att dela anslutningsfiler är att förvara dem på en säker och tillförlitlig plats, till exempel ett SharePoint-dataanslutningsbibliotek, där rätt användare och program kan läsa filen, men endast behöriga användare kan ändra filen.

Ansluta till externa data

1. Det finns en mängd olika datakällor som du kan ansluta till: Microsoft SQL Server, Microsoft Office Access 2007, Office Excel 2007 och textfiler.

2. Varje datakälla har kopplats till en ODBC-drivrutin eller OLE DB-provider.

3. En anslutningsfil definierar all information som du behöver för att komma åt och hämta data från en datakälla.

4. Information om anslutningen kopieras från en anslutningsfil in i programmet.

Microsoft Data Access Components (MDAC) 2.8 , som är installerat på datorer med Microsoft Windows, gör det möjligt att ansluta till en rad olika relationella och icke-relationella datakällor med hjälp av ODBC-drivrutiner (Open Database Connectivity) eller OLE DB-providers (Object Linking and Embedding). När du installerar Microsoft Office-systemet kommer ytterligare ODBC-drivrutiner och OLE DB-provider att läggas till i datorn. Du kan också använda ODBC-drivrutiner och OLE DB-providers från andra tillverkare för att få information från andra källor än Microsoft-datakällor. Information om att installera dessa ODBC-drivrutiner eller OLE DB-providers kontrollerar du dokumentationen för databasen, eller kontakta din databassäljaren.

Med hjälp av Microsoft Office systemet kan du skapa anslutningar i många Office-program och använd guiden Dataanslutning för att ansluta till nya datakällor. Dessutom kan innehållet i en ODC-fil enkelt visas eller redigeras med Office Excel 2007.

Mer information

Importera data till Office Publisher, Visio eller Word med hjälp av guiden Dataanslutning

Översikt över anslutna (importerar) data

Överst på sidan

Med datarutnät för att arbeta med data

Det enklaste sättet att arbeta med data är ofta med hjälp av ett datarutnät. Ett datarutnät är en tabellbild med data i kolumner och rader som gör att du enkelt sortera, filtrera, läsa och manipulera data. Datarutnät ger dig också en metod för att få rätt datauppsättning för affärslösningen från flera datakällor. För vissa användare räcker ett datarutnät för att arbeta effektivt med dessa data. För andra användare behöver du mer användarvänliga sätt att hantera dessa data, till exempel formulär, rapporter och instrumentpaneler.

Tabellen Anställda i databladsvyn

Med Microsoft Office-systemet och Office SharePoint Server 2007 kan du skapa och använda datarutnät med hjälp av Access-webbdatablad, Access-datablad och Excel-tabeller.

Överst på sidan

Med formulär för att effektivt ändra data

Flera underformulär är inkapslade i varandra Strukturerade och semi-strukturerade data behöver ofta uppdateras och ändras, och det är då formulär ska användas. Ett formulär, oavsett om det är tryckt eller online, är ett dokument eller en programkomponent som är utformad med en standardstruktur och format som gör det enklare att samla in, fånga in, organisera och redigera data. Formulär är fönster genom vilka användare ser och får tillgång till dina data. Online-formulär innehåller instruktioner, formatering, etiketter och blanksteg för att ange data, ungefär som i en utskrift. Online-formulär innehåller även kontroller som visar data eller gör det enklare för användarna att ange eller redigera data, utföra en åtgärd eller att göra ett val, som t.ex. listrutor, alternativknappar och kommandoknappar. Ett visuellt attraktivt formulär gör det trevligare och effektivare att arbeta med data, och bidrar till att fel data inte anges av misstag.

Med Microsoft Office-systemet och Office SharePoint Server 2007 kan du skapa och använda formulär med hjälp av Access-formulär, InfoPath-formulär, SharePoint-listformulär, datavyer som matas in som formulär och formulärwebbdelar.

Överst på sidan

Med rapporter för att presentera data och fatta beslut

Rapporter kan ge en översikt över data Strukturerade och semi-strukturerade data görs ofta tillgängliga för användarna genom affärsrapporter. En rapport är en presentation av data som omvandlats till formaterad och välorganiserad information enligt specifika affärsbehov. Exempel på rapporter innefattar budgetprognoser, försäljningssammanfattningar, telefonlistor, adressetiketter och produktkataloger. Rapporter kan bestå av en enkel synopsis på en sida eller en hierarkisk bildskärm för omfattande data. En rapport kan också innehålla underrapporter, som varierar beroende på parametrarna som överförs till den, och vara mycket interaktiva så att användarna kan sortera, filtrera och öka detaljnivån eller till och med öka detaljnivån genom dessa data.

Med hjälp av rapporter kan informationsarbetare fatta bra affärsbeslut eftersom de hjälper dem att besvara frågor, fokusera på mål, hitta bästa alternativen, utarbeta korrigeringsstrategier och taktiker, fastställa konsekvenser och byten samt bedöma inriktningar och risker.

Rapportanvändarna kan klassificeras på följande sätt.

Typ av användare

Exempel

Rapportåtgärder

Privilegierade användare

Data- och affärsanalytiker

Skapa och anpassa rapporter, arbeta med OLAP-pivottabellrapporter (Online Analytical Processing), använd rapportredigeringsverktyg, genomföra statistiska analyser och utföra analyser med datautvinningsverktygen.

Genomsnittlige användare

Chefer och andra informationsanvändare

Läs detaljerade rapporter, anpassa och interagera med rapporter genom att filtrera, sortera och ställa in parametrar samt skapa ad hoc-frågor och rapporter.

Enstaka användare

Anställda ”i framkant”

Läs vanliga och enkla rapporter och få åtkomst till rapporter genom enkla visningar, som t.ex. flödesscheman.

Med hjälp av Microsoft Office-system, Office SharePoint Server 2007 och SQL Server kan du skapa och använda en mängd olika rapporter med hjälp av Access, Excel, SQL Server Reporting Services, InfoPath (genom att använda koppling av formulär) och Office SharePoint Designer 2007 (genom att använda skrivskyddade datavyer).

Överst på sidan

Med instrumentpaneler och KPI:er för att agera utifrån data

Business Intelligence är en populär ansträngning genom hela branschen som är utformad för att samla in, hantera och använda data, urskilja mönster och innebörd, fatta beslut, svara och agera och därigenom förbättra företagets resultat. Instrumentpaneler och KPI:er (Key Performance Indicators) är centrala för detta arbete.

Använda instrumentpaneler

Instrumentpaneler (även kallade styrkort) är en viktig BI-teknik som kombinerar rapportering och analys för att visualisera viktig information på företags-, avdelnings- och gruppnivå.

Säljinstrumentpanel

Det finns tre typer av instrumentpaneler: operativa instrumentpaneler som används för att övervaka anställdas dagliga arbete, taktiska instrumentpaneler för analys av data och övervakning av månadsvisa och kvartalsvisa aktiviteter och strategiska instrumentpaneler för företagets långsiktiga administration. Instrumentpanelsdata kan vara kvantitativa, till exempel orderbelopp, marknadsandel, vinst, stödsamtal, tillverkningsfel eller webbsideträffar. Eller så kan instrumentpanelsdata vara kvalitativ, till exempel 10 främsta kunder, nyckelfrågor, aktuella aktiviteter som väntar på slutförande och väldigt viktiga nyhetsuppdateringar.

Använda KPI:er (Key Performance Indicators)

En viktig del i en instrumentpanel är en KPI (Key Performance Indicator), vilket är en stödlinje (t.ex. pilarna upp och ned, stoppljussignaler och färgade cirklar) som förmedlar de framsteg som gjorts mot ett viktigt affärsmål. En KPI är ett kvantifierbart mått, t.ex. månatlig bruttovinst eller personalomsättning per kvartal, som används för att analysera ett företags resultat. KPI:er är värdefulla för grupper, chefer och företag för att snabbt utvärdera förloppet mot mätbara mål och för att fatta goda beslut baserat på tre grundläggande frågor: ”Vad ligger jag före eller efter med?”, ”Hur långt före eller efter är jag?” och ”Vad är det minsta jag har slutfört?”.

Prestandaindikatorer för försäljning Varje KPI har ett mål, status och trend. Till exempel är en vanlig KPI månadsförsäljning för avdelningen. Efter noggrann planering definieras ett mål (eller målvärde) för försäljning per kvartal för varje avdelning. En instrumentpanel eller styrkort visar det här målets veckostatus, oavsett om det är på rätt spår, ligger före eller efter, kanske med färger eller företagsdefinierade standardikoner. Trenderna under de senaste åren kan också sammanfattas i ett diagram och ibland prognostiseras för nästa år.

Överst på sidan

Utnyttja data inom Office SharePoint Server 2007

Office SharePoint Server 2007 underlättar samarbete med andra anställda genom att göra det enkelt att hantera och dela dokument, webbplatser och arbetsytor, och genom att stöda vanliga affärsverksamheter som använder alla tre typer av data som beskrivits tidigare. Några exempel:

  • Arbetsgrupper och avdelningar som måste samarbeta i projekt, kommunicera syftet, mäta framgång, organisera grupper och aktiviteter, utveckla och spåra scheman samt milstolpar, identifiera kostnader och producerar slutprodukter.

  • Företag som behöver hantera många dokument, granska processer, kommunicera principer och behålla, etikettera och leta upp omfattande poster.

Office SharePoint Server 2007 skapar också en solid infrastruktur för att utveckla ytterligare affärslösningar med alla tre typer av data. För informationsanvändare sticker följande Office SharePoint Server 2007-komponenter ut som en viktig del i att bygga en automatiserad affärslösning som är baserad på strukturerade och semi-strukturerade data med liten eller ingen kod. Dessa komponenter, som fungerar individuellt eller bra tillsammans, är ”husmoduler, bearbetade tomter och verktygsuppkopplingar” som kan hjälpa dig att snabbt skapa en affärslösning.

Strukturerade datakomponenter i SharePoint

1. Med Microsoft Office-systemet och Office SharePoint Server 2007 kan du arbeta med många typer av externa data, inklusive affärsdata (LOB), Office-datakällor och flata filer.

2. Office SharePoint Server 2007 har många komponenter som är avsedda för att hantera externa data på en mängd olika sätt.

3. Du kan komma åt denna externa data antingen genom ett Office-program eller en webbläsare, t.ex. Windows Internet Explorer.

Överst på sidan

SharePoint-listor

En SharePoint-webbplats innefattar vanligen många standardlistor, bland annat Länkar, Meddelanden, Kontakter, Ärendeuppföljning, Undersökningar och Uppgifter som du kan använda som en utgångspunkt för en affärslösning. I många fall erbjuder de här standardlistorna snabba, effektiva lösningar med få eller inga ändringar. Du kan till exempel använda: Undersökningar, som omfattar villkorsblock och sidbrytningar, för att bedöma hur tillfredsställda anställda och kunder är, och Ärendeuppföljning, som har lagring av versionshantering och versionshistorik för djupare analyser av arbetsgruppens projekt och gemensamma arbetsuppgifter.

Projektuppgiftslista

Listor är detaljerade och flexibla och innehåller många inbyggda funktioner som gör det möjligt att lagra, dela och arbeta med strukturerade och semi-strukturerade data på ett kraftfullt sätt. Du kan:

  • Innefattar många typer av data, till exempel datum, bilder, formler och beräkningar som är baserade på andra kolumner, lägg till endast-fält (användbart för loggnings- och spårningsprogram) och sökfält där du kan välja ett värde från en annan lista.

  • Skapa listvyer för att organisera, sortera och filtrera data på olika sätt. Du kan ändra metadata, till exempel lägga till och ta bort kolumner och ändra verifieringsuttryck, och använda listor konsekvent över SharePoint-webbplatser med innehållstyper, webbplatskolumner och mallar.

  • Skapa anpassade listor, visa data i webbdelar och webbdelssidor och importera, exportera och länka data från andra program, till exempel Excel och Access.

  • Spåra versioner och detaljerad historik, kräva att ändrade data ska godkännas, använda säkerhet på objekt- och mappnivå, checka in och checka ut och automatiskt få information om ändringar genom aviseringar och RSS-feeds.

  • Ordna innehåll i en enskild lista i mappar för ökad enkelhet och bättre prestanda, och generellt förbättra prestandan för långa listor genom att använda indexering.

Access-webbdatablad (kallades tidigare för Databladsvy) kan du använda ett datarutnät för att visa och redigera data för olika typer av listor. Du kanske upplever att Access-webbdatabladet är mer lämpligt och kraftfullt än standardlistvyn. Den visar innehållet i en lista eller ett dokumentbibliotek i rader och kolumner. Du kan lägga till och redigera rader och kolumner, tillämpa filter och sorteringsordningar, visa beräknade värden och summor och på ett smidigt sätt redigera data i rutnätsceller.

Exempel på databladsvyn

Obs!: Access-webbdatabladet kräver att Office Access 2007 är installerat på klientdatorn och en webbläsaren som har stöd för ActiveX-kontroller.

Åtgärdsfönstret för Access-webbdatablad innehåller även flera ytterligare kommandon som gör det enkelt att interagera med Excel och Access.

Kommando

Åtgärd

Spåra den här listan i Access

Skapar en länkad tabell i Access som också länkar till databladvyn. Du kan även uppdatera den (endast tillgängligt i Office Access 2007).

Exportera till Access

Exporterar vyerna till en tabell i en databas.

Rapport med Access

Skapar en länkad tabell i Access och genererar en rapport.

Frågelista med Excel

Exporterar data till Excel som du kan uppdatera i Excel. (Samma beteende som kommandot Exportera till Excel i menyn Åtgärder i standardlistvyn.)

Skriv ut med Excel

Exporterar data till Excel så att du kan skriva ut från Excel.

Gör diagram med hjälp av Excel

Exporterar data till Excel så att du kan göra diagram i Excel med diagramguiden.

Skapa pivottabellrapport i Excel

Exporterar data till Excel så att du kan skapa en pivottabellrapport i Excel.

Överst på sidan

SharePoint-bibliotek

Ett SharePoint-bibliotek är en plats på en SharePoint-webbplats där du kan skapa, samla in, uppdatera och hantera dokument med gruppmedlemmar och andra anställda. Alla bibliotek innehåller en lista över dokument och viktiga metadata om dessa dokument, vilket gör det enklare att använda filerna och arbeta tillsammans, och biblioteken tillhandahåller användbara funktioner som låter dig checka in och ut dokument, skapa numrering och spårning av huvudversioner och delversioner samt använda funktioner för RTF-policy, granskning och arbetsflöde. Du kan skapa och hantera dokument, bilder, presentationer, formulär och andra typer av filer i ett bibliotek. Dessutom kan du använda standardbiblioteket Delade dokument, anpassa det här biblioteket efter dina behov eller skapa flera egna bibliotek.

Dokumentbibliotek

Det finns tre typer av bibliotek – dokumentbibliotek, formulärbibliotek och dataanslutningsbibliotek – som kan arbeta med alla typer av data.

Dokumentbibliotek    Du kan använda dokumentbibliotek för lagring, åtkomst och hantera en rad olika filer som inbegriper Office-dokument, kalkylblad, rapporter, formulär, Office Access 2007-databaser och textfiler.

Formulärbibliotek     Du kan lagra och arbeta med Office InfoPath 2007-formulär i formulärbibliotek. Formulärbibliotek tillhandahåller en central plats där användarna kan fylla i och spara formulär som baseras på samma mall. Du kan till exempel använda InfoPath för att skapa en lösning för resursspårning som lagrar formulärmallen (.xsn) och XML-filformuläret (.xml) i ett SharePoint-formulärbiblioteket.

Dataanslutningsbibliotek    Ett dataanslutningsbibliotek (DCL) är ett speciellt bibliotek som kan definieras som en betrodd plats och som gör det enkelt att lagra, skydda, dela och hantera ODC- och UDC-filer. Administratörer kan styra åtkomsten till de här anslutningarna så att endast behöriga och betrodda användare kan använda dessa anslutningar. Excel Services kan ställas in så att bara betrodda anslutningar kan användas. En administratör kan också behöva flytta en databas från en testserver till en produktionsserver eller uppdatera en fråga som hämtar data. Med hjälp av en ODC-fil som sparas i en DCL görs administration av den här anslutningsinformationen mycket enklare och användarens åtkomst till data är mer praktisk eftersom alla arbetsböcker använder samma anslutningsfil och en uppdateringsåtgärd, oavsett om det är på klient- eller serverdatorn, hämtar aktuella ändringar till den anslutningen. Du kan även konfigurera Office SharePoint Server 2007 och en användares klientdator för att automatiskt identifiera ändringar i anslutningsfil och använda den senaste versionen av denna anslutningsfilen. Kort sagt så förenklar dataanslutningsbibliotek underhåll och hantering av dataanslutningar avsevärt.

Överst på sidan

Webbdelar och webbdelssidor

En webbdel är en modulenhet med information som utgör ett grundläggande byggblock i en webbdelssida. Du kan lägga till webbdelar och webbdelszoner i en webbdelssida och sedan anpassa de enskilda webbdelarna för att skapa en unik sida för webbplatsens användare. En webbdelssida är en särskild typ av webbsida i vilken du kan använda webbdelar för att konsolidera data, som till exempel listor och diagram, och webbinnehåll, som t.ex. text och bilder, till en dynamisk informationsvisning som är uppbyggd kring en gemensam uppgift eller särskilt intresse.

Du kan använda en webbdelssida för att presentera flera olika typer av strukturerad och ostrukturerad information på ett organiserat och bekvämt sätt. Webbdelssidor innehåller ofta flera webbdelar som är sammankopplade, så att du kan visa data och innehåll dynamiskt och se de resultat du vill.

Du kan till exempel skapa webbdelssidan Kundorder som du använder för att visa viktig information. Du får ett telefonsamtal från en kund som har en fråga om en order. Kunden minns inte ordernumret men däremot datumet när beställningen gjordes. Du kan använda webbdelssidan till att göra följande:

Webbdelssidan Kundorder med flera webbdelar

1. Leta reda på en order via ordernumret eller, som i det här fallet, orderdatumet.

2. Visa alla order efter datum.

3. Välja rätt order, baserat på kundens namn, och slå upp order- och kunduppgifterna.

4. Välja en radpost (i det här fallet lampan) och visa en produktbild för att bekräfta kundens fråga.

5. Söka efter sena affärsnyheter som är relevant för kundens order.

Du kan använda webbdelssidor för att:

  • Konsolidera data från olika datakällor och skapa en rapport.

  • Analysera och sammanställa data (t.ex. summor, totalsummor eller antal).

  • Summera viktig KPI-information som du vill se i början av varje dag.

  • Prioritera och lyfta fram projekt- eller kunddata i en instrumentpanel som hjälp för att fatta effektiva beslut.

  • Visa ett uppdaterat arbetsschema och uppdaterad mötesinformation för att snabbt planera dagen.

  • Få snabb tillgång till affärsnyheter, lokalt väder och favoritwebbplatser för att fokusera webbsurfandet.

Nedan beskrivs några viktiga webbdelar som kan anslutas och som visar strukturerad och semi-strukturerade data.

Webbdel

Beskrivning

Listvy

Visar listdata och metadatabibliotek

Format

Visar data genom att använda HTML-formulärkontroller

Exempel på avsändarens namn kommer före den infogade kommentaren

Visar bilder

Excel Web Access

Visar Excel-arbetsböcker

Rapportgranskaren

Visar rapporter som skapas från SQL Server Report Services

Datavy

Visar och redigerar data från olika datakällor

KPI

Visar KPI-data (Key Performance Indicator) och symboler från en KPI-lista

KPI-information

Visar KPI-data för ett objekt och symboler från en KPI-lista

Affärsdataobjekt

Visar information om ett enstaka objekt för affärsdata

Affärsdatalista

Visar en sammanfattning av affärsdata i en lista

Affärsdataåtgärder

Ansluter webbdelar för att konfigurera affärsprogramåtgärder

Listan Relaterade affärsdata

Ansluter webbdelar för att visa relaterade affärsobjekt

Verktyget för affärsdataobjekt

Skapar ett affärsdataobjekt från parametrar i en frågesträng för användning i profilsidor för affärsdata.

Filtrera

Filtrerar webbdeldata på olika sätt

Mer information

Arbeta med filterwebbdelar

Överst på sidan

Affärsdatakatalogen

Affärsdatakatalogen (BDC) är en komponent som ger inbyggt stöd för visning av data från affärsdatabaser (LOB) som t.ex. SAP, Siebel och SQL Server. Vanligtvis hanterar dessa affärssystem viktig affärsinformation och processer som kunddata, lager, fakturering och livscykler. Dessa system kräver ofta omfattande utbildning, är svåra att använda och är endast tillgängliga för ett fåtal. Affärsdatakatalogen gör dessa affärsdata tillgängliga för fler personer som behöver tillgång till data och som behöver arbeta med informationen i olika och mer flexibla sätt. Till exempel kan ett InfoPath-inköpsorderformulär användas för att visa data från ett system, produktinformation från ett annat system och ekonomisk information från ett tredje system.

Följande är en sammanfattning av roller och uppgifter för att arbeta med affärsdatakatalogen.

Roll

Uppgift

Affärsanalytiker

Definierar funktioner och skapar fördefinierade lösningar

Författare av metadata

Författar och testar metadata

Administratör

Importerar applikationsdefinitioner och konfigurerar tillgång till data

Medlemmar

Införlivar affärsdata till webbdelar, -sidor och -listor

Utvecklare

Skapar specialtillverkade webbdelssidelösningar

Webbplatsbesökare

Förbrukar affärsdata

Affärsdata visas i en webbdel för affärsdata som lista

När du extrahera dessa affärsdata från datakällan finns det fyra affärsdatakatalogfunktioner som du kan använda:

  • Affärsdata i listor    Du kan införliva affärsdata i en befintlig SharePoint-lista eller ett bibliotek genom att lägga till en affärsdatakolumn som en fälttyp. Vanliga scenarier innefattar: att associera dokument med kundregister, som t.ex. förslag, kontrakt och presentationer, kompletterande data med anpassade kolumner, som till exempel en anteckning, och val av data från en lista, till exempel postnummer.

  • Affärsdataåtgärder    Affärsdataåtgärder är länkar som visas bredvid affärsobjekt. Dessa länkar kan t.ex. öppna webbsidor, visa användargränssnittet i affärsprogram eller öppna InfoPath-formulär. Affärsdataåtgärder visas också som länkar i SharePoint-listor och sökresultat. Med hjälp av dessa länkar kan du enkelt uppdatera ett objekt och se relaterade data.

  • Webbdelar för affärsdata   Office SharePoint Server 2007innehåller flera webbdelar för affärsdata som kan visa en enhet i affärsdatakatalogen. Du kan använda webbdelar för affärsdata för att anpassa hur affärsdata visas på webbplatsen. Du kan också koppla dessa webbdelar så att innehållet i en webbdel ändras när du utför en åtgärd i en annan webbdel.

  • Affärsdata i användarprofiler    Användarinformation förbättras i Office SharePoint Server 2007 genom att affärsdataprofiler skapas som standard när en ansökan har registrerats i affärsdatakatalogen.

Mer information

Visa affärsdata på en SharePoint-webbplats

Affärsdatakatalog

Överst på sidan

KPI-listor

KPI för försäljning per kvartal En färdig lista gör det mycket enklare att införliva KPI:er i affärslösningarna. Det finns fyra sätt att använda en KPI-lista. De riktar sig alla in på en vanlig källa till KPI-värden och sätt att införliva dessa värden i en SharePoint-webbplats:

  • Data i SharePoint-listor    När SharePoint-listor innehåller objekt som du kan räkna, objekt som ingår i ett arbetsflöde eller objekt som innehåller datum, kan du använda en KPI för att spåra hur lång tid ärendena eller aktiviteterna har varit öppna, hur många som är öppna och vilken procentandel av en uppgift som är slutförd. Du kan även hålla reda på summor, t.ex. den tid som ett problem har varit öppet eller det totala antalet försäljning i en region.

  • Data i Excel-arbetsböcker    Du kan konfigurera en KPI i en Excel-arbetsbok i ett dokumentbibliotek och länka till KPI:n från Office SharePoint Server 2007. När data i arbetsboken ändras kommer KPI att uppdateras automatiskt. Du kan också välja att visa arbetsboken på samma webbsida genom att använda Office Excel Web Access-webbdelen.

  • Data från Microsoft SQL Server 2005 Analysis Services   Office SharePoint Server 2007 kan använda KPI:er från Analysis Services, vilket är en komponent i Microsoft SQL Server 2005. En systemadministratör eller databasanalytiker ställer vanligtvis in dessa KPI:er och registrerar dataanslutningen med Office SharePoint Server 2007. Sedan kan vem som helst med rätt behörigheter få åtkomst till databasen och länka till KPI:erna för Analysis Services.

  • Information som registreras manuellt    Du kan ange villkoren manuellt i situationer där det inte finns ett formellt system eller om ska spåra ett engångsprojekt. Den här KPI-listan är användbar om du vill visa information som förmedlas via e-post eller något annat system.

Arbetsflöden

Flödesschema över arbetsflödet Godkännande Många viktiga processer i en organisation beror till stor del på människor. Automatisering av interaktioner mellan personerna som deltar i en process kan öka effektiviteten. Dessa processer kallas ibland för mänskliga arbetsflöden. Med Office SharePoint Server 2007 kan du använda de fördefinierade arbetsflödena, eller med Office SharePoint Designer 2007 kan du skapa nya arbetsflödeslösningar som är baserade på listan och biblioteksobjekt. I Office SharePoint Designer 2007 gör en regelbaserad arbetsflödesdesigner det enkelt att konstruera arbetsflöden med villkorsblock och flera steg.

De arbetsflöden som ingår i Office SharePoint Server 2007 erbjuder nära integration med programmen i Office-version 2007. Du kan använda Office Outlook 2007 för att kommunicera aktiviteter och status med användare. Du kan använda Office Access 2007 för att ändra arbetsflödet som är associerat med en länkad lista och skapa arbetsflödesrapporter för att bättre kunna utvärdera projektets status och bedöma dina affärsprocesser. Arbetsflöden kan använda anpassade formulär som skapats med Office InfoPath 2007 för att interagera med användare via andra Office-program, t.ex. Office Word 2007.

Mer information

Designa ett formulär så att det svarar på statusen för ett arbetsflöde

Demo: effektivisera affärsprocesser med formulär och arbetsflöden

Överst på sidan

SQL Server Reporting Services

SQL Server Reporting Services är en komplett, koncernomspännande rapporthanterings- och distributiontjänst som innehåller rapportdesign, -skapande, -leverans och -säkerhet, och visas i en mängd olika format. Med SQL Server 2005 Service Pack 2 kan du använda rapporteringstjänster i SharePoint-integreringsläget så att du kan:

  • använda SharePoint-bibliotek för att lagra rapporter, datakällor och rapportmodeller. Lagring av rapporter i dokumentbibliotek gör så att en rapport även kan använda vanliga Office SharePoint Server 2007-funktioner, t.ex. arbetsflödet, versionshantering och säkerhet. Du kan också lägga till rapporter i Rapportcentret.

  • Synkronisera rapporter och alla associerade resurser som lagras i Office SharePoint Server 2007 med samma rapporter som lagras och körs från rapportservern.

  • Använda ett enhetligt användargränssnitt för att hantera och visa rapporter. Ett lämpligt verktygsfält i webbdelen Rapportgranskare som låter dig visa och redigera egenskaperna, hantera behörigheter och prenumerationer, redigera i Report Builder, konfigurera datakällor, parametrar, ögonblicksbilder och tidsgränser, visa rapport- och versionshistorik och publicera huvudversioner.

Exempel på rapport

Du kan använda webbdelen Rapportgranskare för att visa, navigera, skriva ut och exportera rapporter på en rapportserver. Webbdelen Rapportgranskare är associerad med rapportdefinitionsfiler (.rdl) som bearbetas av en rapportserver. Du kan ange egenskaper för webbdelen för att styra utseendet på verktygsfältet och visa områden, och för att länka webbdelen till en viss rapport. Rapporter i ett rapportbibliotek återges med webbdelen Rapportgranskare. En webbdelssida kan även ändras för att visa rapporter genom att använda webbdelen Rapportgranskare och du kan även ansluta till filterwebbdelarna för att begränsa den information som visas i rapporter.

Integrering av Reporting Services med SharePoint Server kräver att följande komponenter är installerade: SQL Server 2005 Reporting Services, vilken står som värd för Reporting Services-rapporter och kommunicerar med SharePoint Server som använder ett webbtjänstgränssnitt, SQL Server 2005 Service Pack 2, som möjliggör integration av SharePoint Server och Reporting Services på rapportservern och Microsoft SQL Server 2005 Reporting Services-tilläggsprogrammet för Microsoft SharePoint-tekniker, som innehåller webbdelen Rapportgranskare och det nya användargränssnittet för rapporthantering.

Överst på sidan

Rapportcentret

Ett rapportcenter är en webbplatsmall som innehåller en fördefinierad samling av rapportbibliotek, dataanslutningsbibliotek, SharePoint-listor, webbdelar med tillhörande filterwebbdelar och KPI:er som du kan anpassa och förbättra efter behov. Se på rapportcentret som ett centralt nav som förser en vanlig, enkel och säker plats och rapporteringsmiljö för användarna att navigera till, söka och få upp aktuella rapporter, oavsett om det är till för ad hoc-frågor eller schemalagda och periodisk ögonblicksbilder. Genom att använda rapportcentret kan du minska beroendet av e-postbilagor för leverans av rapporter och underlätta upprensning av nätverksöverbelastning. Du kan lagra en rad olika rapporter i rapportcentret, inklusive kalkylblad, Access-ögonblicksbilder, SQL Report Services-rapporter och PDF-filer.

Försäljningsrapportcenter

Mer information

Introduktion till Rapportcenter

Arbeta med en rapportcenterwebbplats

Överst på sidan

Använda data från Office-program med Office SharePoint Server 2007

Självklart kan du skapa en affärslösning som använder alla typer av data bara genom att använda Office SharePoint Server 2007. Däremot har Office-version 2007 många användbara integrationspunkter med Office SharePoint Server 2007 som gör det enklare att arbeta med strukturerade och semi-strukturerade data, och kan göra affärslösningen så mycket mer effektiv och väl utformad. I händerna på en kapabel informationsanvändare, ”entreprenören”, kommer följande Office-version 2007-program att agera som ”arkitekter” i en väl utformad och tillfredsställande affärslösning.

Program

Ändamål

Typ av data

Excel (med Excel Services-tekniken)

Analysera och visualisera numeriska och andra data i ett kalkylblad, skapa professionella diagram och arbeta med hierarkiska data genom att använda pivottabellrapporter.

Strukturerade

InfoPath

Samla in och bearbeta XML-baserade data.

Strukturerade och semi-strukturerade

Access

Konsolidera, registrera, lagra, rapporter och hantera data i en databas.

Strukturerade och semi-strukturerade

SharePoint Designer

Anpassa datadrivna webbsidor och SharePoint-webbplatser, och skapa datavyer.

Strukturerade, semi-strukturerade och ostrukturerade

Word

Författa professionella dokument snabbt och effektivt

Ostrukturerade

Visio

Visualisera och förmedla komplex information, system och processer.

Ostrukturerade

Outlook

Kommunicera via e-post och hantera kontakter, scheman och uppgifter.

Ostrukturerade

Publisher

Skapa professionella publikationer och marknadsföringsmaterial.

Ostrukturerade

PowerPoint

Skapa dynamiska presentationer med hjälp av animeringar, grafik och media.

Ostrukturerade

Överst på sidan

Excel och Excel Services

Använd Excel och Excel Services när du vill:

  • Göra beräkningar och statistiska jämförelser av dina data.

  • Skapa och använda pivottabellrapporter för att visa hierarkiska data i en kompakt och flexibel layout.

  • Framhäv dina data visuellt med professionella diagram, ikoner för villkorsstyrd formatering, datastaplar och färgskalor.

  • Utför avancerade konsekvensanalyser på dina data, till exempel statistik-, teknik- och regressionsanalys.

Excel innehåller följande datafokuserad integrationspunkter med Office SharePoint Server 2007.

Datafokuserade integrationspunkter i Excel

1. Gör en engångsimport av Excel-kalkylbladsdata till en SharePoint-lista, eller exportera Excel-kalkylbladsdata till en SharePoint-lista för att skapa en permanent och enkelriktad dataanslutning.

2. Använd den permanenta och enkelriktade dataanslutning för att uppdatera data i ett Excel-kalkylblad från SharePoint-listan.

3. Publicera Excel-arbetsböcker till Excel Services, och visa samt interagera med data genom att använda Office Excel Web Access-webbdelen på en webbdelssida.

4. Importera data till en Excel-arbetsbok från OLAP-servrar, SQL Server och Access-databaser och flata filer.

Importera Excel-data till en SharePoint-lista

Om du vill läsa in befintliga data till en SharePoint-lista kan du importera dessa data från ett Excel-kalkylblad, ett cellområde, ett namngivet område eller en Excel-tabell till en SharePoint-lista med hjälp av kommandot Importera i menyn Åtgärder i en SharePoint-lista.

Exportera data i en SharePoint-lista till en Excel-tabell

Du kan exportera data i en SharePoint-lista till en Excel-tabell, vilket skapar en enkelriktad dataanslutning mellan Excel och SharePoint-listan. När du uppdaterar dina data från SharePoint-listan och uppdatera dessa data i Excel så ersätter Excel dessa Excel-data med de senaste data i SharePoint-listan och skriver över de ändringar som du gör i dessa data. Eftersom dataanslutningen endast är enkelriktad kommer ändringar som du gjort i Excel inte att återspeglas i listan på SharePoint-webbplatsen.

Obs!: Det går inte att synkronisera data mellan en Office Excel 2007-arbetsbok och en SharePoint-lista. Den här funktionen var tillgänglig i Microsoft Excel 2003 och är fortfarande tillgänglig med hjälp av en Excel 2003-arbetsbok eller VBA (Visual Basic for Applications). Men Office Access 2007 är nu den rekommenderade metoden för synkronisering av data mellan ett Office-program och en SharePoint-lista med en tvåvägsanslutning.

Exportera en Excel-tabell till en SharePoint-lista

När du exporterar tabelldata från Excel till en SharePoint-lista med hjälp av guiden Exportera tabell till SharePoint-lista använder du ett annat sätt att skapa en enkelriktad dataanslutning mellan Excel och SharePoint-listan.

Om du inte vill behålla dessa tabelldata i Excel-kalkylbladet som uppdateras med ändringar som görs i SharePoint-listan, kan du också exportera dessa data utan en anslutning till SharePoint-listan.

Publicera till Excel Services

Du kan publicera en arbetsbok till Office SharePoint Server 2007 så att andra användare kan komma åt alla eller delar av de data som den innehåller via Office Excel Web Access-webbdelen. När du publicerar en arbetsbok på Excel Services kommer hela arbetsboken att publiceras på servern, men du kan definiera vilka delar i arbetsboken (t.ex. enskilda kalkylblad, namngivna områden eller diagram) som du vill att Excel Services ska visa i Office Excel Web Access-webbdelen. Genom att endast visa specifika delar i en arbetsbok och genom att använda Office SharePoint Server 2007-behörigheter för att skydda arbetsboken från obehörig åtkomst, kan du förvarar data i arbetsboken konfidentiellt medan behöriga användare ges möjlighet att uppdatera, beräkna och interagera med visningsbara data. Om du anger parametrar för namngivna celler i arbetsboken innan du publicerar den, kan användaren även redigera dessa celler och definiera värden.

Andra användare kan visa och analysera de kalkylbladsdata som visas. De kan interagera med det genom att använda vissa Excel-funktioner, som t.ex. att sortera och filtrera data, eller genom att använda funktionerna för att öka detaljnivån i pivottabeller. Om du anger parametrar för namngivna celler i arbetsboken, kan användarna även redigera dessa celler och definiera värden.

Dela Excel-arbetsböcker med Excel Web Access 1. Den övre delen innehåller titel och ett verktygsfält som har flera menyer, kommandon och en listruta.

2. Huvudfönstret visar ett eller flera kalkylblad i kalkylbladsvyn, ett namngivet objekt, till exempel ett diagram eller en Excel-tabell i vyn Namngivet objekt, och alternativt en disposition.

3. Åtgärdsfönstret Parametrar har parameteretiketter, textrutor för inmatning av data och alternativa verktygstips som innehåller mer information om varje parameter.

4. Den nedre delen visar uppdaterade datameddelanden.

Obs!: Alla Excel-funktioner stöds inte av Excel Services.

Mer information

Skapa en lista utifrån ett kalkylblad

Importera data från en SharePoint-lista

Exportera en Excel-tabell till en SharePoint-lista

Planera externa dataanslutningar för Excel Services

Överst på sidan

InfoPath

Använd InfoPath när du vill:

  • Samla in affärsdata regelbundet, inklusive utgiftsrapporter, tidkort, undersökningar och försäkringsformulär.

  • Utforma enkla till avancerade elektroniska formulär med hjälp av vanliga kontroller, som till exempel textrutor och listrutor, och flexibla kontroller som till exempel upprepande tabeller, alternativgrupper, valfria avsnitt och flera vyer.

  • Säkerställ konsekventa och korrekta data.

  • Skapa en rapport genom att slå ihop formulär till ett enda formulär.

I InfoPath finns följande datafokuserade integrationspunkter med Office SharePoint Server 2007.

Datafokuserade integrationspunkter i InfoPath

1. Publicera formulärmallar i formulärbibliotek som mallar och som innehållstyper.

2. Läs och skriv XML-formulärfiler som lagras i formulärbibliotek.

3. Med hjälp av XML-formulärfiler kan du läsa data från Excel-kalkylblad, samt läsa och skriva data från SQL Server- och Access-databaser.

4. Aktivera redigering av listvydata baserat på formuläregenskaper.

5. Visa InfoPath-formulär i en webbläsare med hjälp av webbläsarkompatibla formulärmallar.

Skicka data till en SharePoint-webbplats och fyll i formulärkontroller med SharePoint-data

Om du vill låta användare skicka formulär som är baserade på formulärmallen till ett dokumentbibliotek, kan du lägga till en sekundär dataanslutning till formulärmallen som skickar dessa data. När du har lagt till den skickade dataanslutningen kan du konfigurera formulärmallen för att tillåta användarna att skicka sina formulärdata till dokumentbiblioteket.

Publicera en formulärmall i ett formulärbibliotek

Du kan publicera en formulärmall i Office SharePoint Server 2007, samt lagra och arbeta med Office InfoPath 2007-formulär i ett formulärbibliotek. Ett formulärbibliotek tillhandahåller en central plats där användarna kan fylla i och spara formulär som är baserade på samma mall. Du kan till exempel använda InfoPath för att skapa en lösning för resursspårning som lagrar formulärmallen (.xsn) och XML-formulärfilerna (.xml) i ett formulärbibliotek.

Skapa och använda webbläsaraktiverade formulär

När du utformar en Office InfoPath 2007-formulärmall, kan du välja att skapa en formulärmall som kan öppnas och fyllas i med på en webbläsare. Den här typen av formulärmallar kallas för webbläsarkompatibla formulärmallar. När du har utformat en webbläsarkompatibel formulärmall kan du använda guiden för publicering för att publicera den på en server som kör InfoPath Forms Services.

Publicera en formulärmall som en webbplatsinnehållstyp

När du publicerar en formulärmall som en webbplatsinnehållstyp, gör du så att användare kan koppla flera formulärmallar till ett enda dokumentbibliotek eller så att de kan koppla formulärmallen till flera bibliotek i en webbplatssamling. En webbplatssamling är en uppsättning webbplatser på en virtuell server som har samma ägare och gemensamma administrationsinställningar. Varje webbplatssamling innehåller en webbplats på den högsta nivån och kan innehålla en eller flera underwebbplatser. Det kan finnas flera webbplatssamlingar på varje virtuell server. Använd en webbplatsinnehållstyp när du vill återanvända information på stor skala eller möjliggöra insamling av data från många formulär till en enda plats.

Gör så att användare kan redigera fält genom att använda en listvy

Du kan ger användarna tillåtelse att lägga till eller redigera data för ett fält med hjälp av en listvy eller genom att redigera egenskaperna för ett formulär i formulärbiblioteket. Detta gör det möjligt för användare att använda en SharePoint-lista för att lägga till eller uppdatera data för ett eller flera formulär utan att behöva öppna formulären.

Överst på sidan

Access

Använd Access när du behöver:

  • Dela data i en relationsdatabas.

  • Hantera uppdateringar effektivt genom att använda portlåsning och konfliktlösningsfunktioner.

  • Arbeta med tabeller.

  • Skapa komplexa frågor för att koppla samman tabellerna.

  • Skapa formulär och rapporter.

I Access finns följande datafokuserad integrationspunkter med Office SharePoint Server 2007.

Datafokuserade integrationspunkter i Access

1. Utför en engångsimport eller engångsexport av data mellan Access-vyer och en SharePoint-lista.

2. Länka data mellan Access-tabeller och en SharePoint-lista genom att skapa en permanent tvåvägsanslutning (uppdaterade listdata kan ses i en Access-tabell och uppdaterade Access-tabelldata kan ses i en lista).

3. Ta listdata offline, uppdatera i Access, ta tillbaka online, synkronisera uppdateringar och lös konflikter.

4. Visa och redigera listdata i Access-datablad, -formulär och rapportvyer.

5. Publicera Access-databaser i Office SharePoint Server 2007.

Nya funktioner för SharePoint-listintegrering i Office Access 2007

Följande nya funktioner i gör Office Access 2007 gör Office SharePoint Server 2007-integration enklare och mer flexibel:

  • Förbättrad kartläggning av SharePoint-datatyper    Med nytt stöd för fält med flera värden och bilagor, har Office Access 2007 nu stöd för fler av de datatyper som finns på SharePoint-webbplatser, vilket gör utformningen och konstruktionen av delade program mycket enklare.

  • Spåra historiken för PM-fält    PM-fält är användbara för lagring av stora mängder information. Du kan ange en egenskap som gör det möjligt för Office Access 2007 att behålla en historik över alla ändringar i ett PM-fält. Du kan sedan visa en historik över ändringarna. Den här funktionen stöder även versionshanteringsfunktionen på SharePoint-webbplatser, så att du även kan använda Office Access 2007 för att visa ändringar som gjorts i SharePoint-listan.

  • Uppslagstabeller     I Office Access 2007 skapas länkade tabeller för alla uppslagslistor automatiskt när du länkar till en SharePoint-lista (om inte uppslagslistorna redan är länkade till databasen). Om uppslagslistorna innehåller kolumner som hämtar värden i andra listor, inkluderas även dessa i länkningen, så att uppslagslistan för varje länkad tabell har en motsvarande länkad tabell i databasen. I Access skapas också relationer mellan sådana länkade tabeller.

Importera och exportera data till en SharePoint-lista

Du kan flytta en SharePoint-lista till Office Access 2007 genom att importera den. När du importerar en SharePoint-lista skapas en kopia av listan i en Office Access 2007-databas.

När du exporterar data skapar Office Access 2007 en kopia av den markerade tabellen eller frågedatabasobjektet, och lagrar kopian som en lista. Du vill till exempel kanske dela data mellan Office Access 2007 och en SharePoint-webbplats kontinuerligt, men dessa data är just nu lagrade i Access. Du använder frågor i en Office Access 2007-databas för att generera dagliga eller veckovisa statusrapporter, och sedan publicerar du resultaten på en av dina SharePoint-webbplatser med jämna mellanrum.

Länka till en SharePoint-lista

Med länkning kan du ansluta till data i en lista utan att importera den informationen, så att du skapar en tvåvägsanslutning för att visa och redigera de senaste data i både listan och Office Access 2007-databasen. När du länkar till en SharePoint-lista, skapar Office Access 2007 en länkad tabell som återspeglar strukturen och innehållet i källistan. Till skillnad från när du importerar så skapas bara en länk till listan när du länkar, inte till några specifika vyer i listan. Om du däremot vill ändra strukturen, till exempel genom att ta bort eller ändra en kolumn, måste du öppna listan på SharePoint-webbplatsen. Du kan inte lägga till, ta bort eller ändra fälten i en länkad tabell när du arbetar i Office Access 2007.

Ta länkade SharePoint-listor offline med Office Access 2007

Om du behöver ta med dig arbete hem eller när du reser kan du ta länkade SharePoint-listor offline med ett klick genom att använda Office Access 2007. Du kan arbeta med dina data i Office Access 2007 och sedan synkronisera dina ändringar eller återansluta med SharePoint-webbplatsen vid ett senare tillfälle. Du kanske t.ex. behöver tillhandahålla en artikelkatalog till en klient medan du är på resande fot. Om du har länkat dina SharePoint-listor till Office Access 2007-tabeller, kan du ta dina data offline och så småningom ta dem tillbaka online. Om konflikter uppstår – till exempel om någon annan uppdaterar samma post på servern eller när den personen dessutom arbetar offline – kan du lösa konflikten medan du synkroniserar.

Öppna Office Access 2007-formulär och -rapporter från en SharePoint-webbplats

Du kan öppna listor i detaljrika Office Access 2007-vyer från en SharePoint-webbplats. Office Access 2007-formulär, -rapporter och -datablad kan visas tillsammans med andra vyer på en SharePoint-webbplats. När du väljer en vy kommer Office Access 2007 att köras och öppna det efterfrågade formuläret, rapporten eller datablad. Det här gör det enkelt att köra en RTF-rapport på en SharePoint-webbplats utan att först starta Office Access 2007 eller navigera till rätt objekt.

Obs!: En användare måste ha Office Access 2007 installerat på hans eller hennes dator för att skapa, använda eller ändra en Office Access 2007-vy på en SharePoint-webbplats.

Publicera en Office Access 2007-databas på en SharePoint-webbplats

Du kan publicera (kallas även flyttning och utvidgning) Office Access 2007-databasen till Office SharePoint Server 2007. När du publicerar en databas från Office Access 2007 på en SharePoint-webbplats, kan du skapa listor på SharePoint-webbplatsen som är länkade som tabeller i databasen. När en databas flyttas kommer Office Access 2007 att skapa ett nytt front end-program som har alla gamla formulär och rapporter, och de nya länkade tabellerna som precis exporterades. Guiden Flytta till SharePoint-webbplats hjälper dig att flytta data från alla dina tabeller samtidigt. Office Access 2007-databasen kan även sedan läsas in i ett SharePoint-dokumentbibliotek.

Du kan till exempel använda Access-uppföljningsmallen som interagerar direkt med Ärendeuppföljningsmallen på en SharePoint-webbplats för att spåra organisationens data, problem och arbetsflöde. När personer arbetar med dessa listor på en SharePoint-webbplats, kan de öppna Office Access 2007-frågorna och rapporter från menyn Visa för SharePoint-listor. Om du vill visa och skriva ut en Access-problemrapport för ett möte per månad, kan du göra det direkt från SharePoint-listan.

Efter att SharePoint-listorna har skapats, kan personer arbeta med listorna på SharePoint-webbplatsen eller i de länkade tabellerna i Office Access 2007 medan de använder funktionerna i en SharePoint-webbplats för att hantera data och hålla sig uppdaterad med ändringar. Som administratör kan du hantera behörigheter till data och versioner av data så att du kan se vem som ändrade den eller återställa tidigare data.

Överst på sidan

SharePoint Designer

Använd Office SharePoint Designer 2007 när du vill:

  • skapa och anpassa webbplatser.

  • utforma arbetsflöden utan att behöva använda traditionella procedurmässiga kodningsspråk eller tekniker.

  • skapa en anpassad vy över dynamiska data genom att utforma en datavy.

  • skapa ett formulär som skriver tillbaka till datakällor genom att infoga en datavy som ett formulär.

I Office SharePoint Designer 2007 finns följande datafokuserade integrationspunkter med Office SharePoint Server 2007.

Datafokuserade integrationspunkter i SharePoint Designer

1. Skapa datavyer med hjälp av Office SharePoint Designer 2007.

2. Läsa, kombinera och uppdatera data från många olika datakällor i en datavy, vilket är en webbdel som du endast kan skapa i Office SharePoint Designer 2007.

3. Visa och redigera data i datavyer på webbsidor.

Datavyer

Exempel på en datavy

En datavy är en dynamisk och anpassningsbar vy av en datakälla i XML-format (Extensible Markup Language) och visar dessa data genom att använda XSLT (Extensible Stylesheet Language Transformations). Med hjälp av en datavy kan du:

  • Visa och redigera data från en rad olika datakällor, inklusive databasfrågor, XML-dokument, SharePoint-listor och -bibliotek, och sammanställ data från flera datakällor för att skapa flexibla och anpassade vyer och rapporter.

  • Presentera dynamiska vyer av data som du kan filtrera, sortera och gruppera, och skapa villkorsstyrda vyer.

  • Skapa webbdelssidor och anslut webbdelar för att skapa affärslösningar.

  • Skapa RTF-anpassade formulär.

Mer information

Introduktion till att bygga SharePoint-program

Överst på sidan

Andra Office-systemprogram

Även om andra Office-systemprogram inte är datacentrisk, så finns det fler sätt att införliva strukturerade och semi-strukturerade data i en lösning som använder dessa program.

Visio-datadiagram

Du kan visa ett Visio-diagram på en webbsida genom att använda Microsoft Visio Viewer eller genom att spara diagrammet som en webbsida. Ett diagram som kan hjälpa dig att visualisera, organisera, förstå och presentera data som lagras i listor, arbetsböcker eller databaser, i Visio-former med hjälp av en datalänk. Du kan till exempel visa försäljningsdata för ett annat land, så det är enkelt att jämföra försäljningsresultat land till land, både för innevarande och föregående år.

Visa status med flaggor

Dokumentkoppling

Olika typer av publikationer som kan skapas med hjälp av en kopplad katalog Du kan också använda Word, Publisher och Outlook för att skapa en lösning för massutskick genom att koppla dokument för att skapa personliga brev, kuvert, etiketter och e-postmeddelanden till kunder eller klienter. Du kan till exempel lagra ett Word- eller Publisher-dokument i ett SharePoint-bibliotek och använda kontaktlistan (bland flera andra möjliga datakällor) som datakällan för dokumentkopplingen. Du kan även använda ett arbetsflöde för att ”starta” en dokumentkoppling som en del av en marknadsföringskampanj som är riktad mot specifika kunder.

Dokumentetinformationspaneler i Word, PowerPoint och Excel

Enkla nyckelordsökningar är ofta inte tillräckligt exakta för att uppfylla begäranden för affärsposter som är associerade med vissa projekt, företag eller konton. Dokumentinformationspanelen finns tillgänglig i följande Office-version 2007-program: Word, Excel och PowerPoint. Dokumentinformationspanelen är en mekanism för registrering av metadata som är enkel att konfigurera utan att skriva programkod. Dokumentinformationspanelen samlar in och hämtar metadata för att ge kontext till dokumentet och förbättra förmågan att söka efter det genom en SharePoint-webbplats.

Dokumentinformationspanel Eftersom dokumentinformationspanelen är ett XML-formulär, så är det fullständigt anpassningsbart med hjälp av InfoPath. Med funktionerna för dataanslutning i InfoPath, kan du även skapa en dokumentinformationspanel som för in affärsdata i formuläret. Du kan till exempel fylla i kunddatafält med data från ett CRM-system (Customer Relationship Management). Innan användaren stänger dokumentet lägger han/hon till viktig dokumentinformation, som t.ex. länkar till relaterade dokument. Metadata registreras således på ett mycket lämpligare sätt och associeras enkelt med en uppsättning kunder, produkter och relaterade dokument.

Mer information

Introduktion till hur du designar en dokumentinformationspanel i InfoPath

Designa en dokumentinformationspanel i InfoPath

Visa eller ändra egenskaper för ett Office-dokument

Aktiviteter och kontakter i Outlook 2007

Outlook har många integrationspunkter med Office SharePoint Server 2007. Du kan skicka e-post med hjälp av en SharePoint-kontaktlista, visa SharePoint- och Outlook 2007-kalendrar sida vid sida, hantera SharePoint-aviseringar och RSS-feeds, skapa en mötesarbetsyta och använda ett arbetsflöde. Du kan också gå offline med dokumentbibliotek, ansluta dem på nytt och synkronisera dem med Outlook 2007. Två ytterligare datafokuserad integrationspunkter innebär att strukturerade data används.

Du kan arbeta med både vanliga uppgiftslistor och projektuppgiftslistor genom att gå offline med uppgiftslistorna, ansluta dem på nytt, synkronisera dem, visa, uppdatera och lägga till nya uppgifter i SharePoint-webbplatsen utan att lämna Outlook och skapa samt tilldela uppgifter till gruppmedlemmar.

Kontaktlista Du kan också lagra, dela och hantera SharePoint-kontakter mer effektivt i Outlook. När du är ansluten till Outlook 2007 kommer SharePoint-kontakterna att fungera precis som dina personliga Outlook-kontakter. Du kan visa, redigera, skriva ut och även ringa dessa kontakter genom att använda Microsoft Office Communicator. Du kan skicka e-postmeddelanden och mötesförfrågningar till dem, använda färgkategorier, spara flera telefonnummer och e-postadresser och skapa kontaktfoton, elektroniska visitkort och information om födelse- och bemärkelsedagar. Du kan även använda en kontakterwebbdel för att visa Outlook-kontakter på en webbdelssida.

Överst på sidan

Komma igång med mallar och scenarier

Microsoft tillhandahåller en mängd olika användningsklara mallar som hjälper dig att snabbt skapa gemensamma lösningar för att hjälpa dig att komma närmare din affärslösning. Följande avsnitt beskriver användbara mallar som är fördefinierade dokument eller webbplatser med funktioner, format och layouter som tillfredsställer vanliga behov, och typiska scenarier, vilka är beskrivningar av affärslösningar som kan likna dina lösningsbehov. Mallar och scenarier är dina ”fördefinierade arkitekturer och planritningar” som hjälper dig att välja den designen som är bäst lämpad för dina affärslösningsbehov.

Använda dessa mallar och scenarier som en utgångspunkt för att anpassa och skapa dina egna affärslösningar. Använd Office SharePoint Designer 2007 för att lägga till eller ändra vyer av data i SharePoint-webbplatsen, anpassa huvudsidan på SharePoint-webbplatsen för att uppfylla webbplatsstandarderna samt att integrera externa data från datakällorna. Lägg till eller anpassa befintlig affärslogik så att den bättre passar organisationens processer och arbetsflöden. Använd affärsdatakatalogen för att integrera dina affärsdata till affärslösningen. Dra nytta av de många datafokuserade integrationspunkterna som erbjuds av Access, InfoPath och Excel för att ytterligare förstärka dessa mallar och scenarier efter behov. Möjligheterna är oändliga.

Överst på sidan

SharePoint-webbplatsmallar

Microsoft tillhandahåller webbplatsmallar som förser användningsklara scenarier som är anpassade efter behoven och kraven i specifika affärsprocesser eller uppsättningar med aktiviteter i organisationer av alla storlekar. Dessa webbplatsmallar är baserade på Windows SharePoint Services 3.0 och de är kompatibla med Office SharePoint Designer 2007 för att göra anpassning enklare.

Mallar för ledning och ekonomi

Styrelsen    Tillhandahåller en enda plats för mötesanteckningar, uppgifter och ärenden samt aktiviteter.

Resultatrapportering    Underlättar spårning av kundnöjdhet genom undersökningar och onlinediskussioner.

Supportwebbplats för kompatibilitetsprocesser    Hjälper både grupper och finansiärer från ledningen att hantera kompatibilitetsimplementering genom att specificera kontrolluppgifter och hantera dokumentbibliotek.

Omtvistad fakturahantering    Hjälper leverantörsreskontraavdelningar att spåra information om fakturor som ska betalas till leverantörer, inklusive värdet på tidig betalning och orsaker till försenade betalningar.

Återbetalningar och attesteringar    Hanterar element i utgiftsgodkännandeprocessen, hjälper till att spara tid för godkännare.

Offertförfrågan    Underlättar hantering av processen där man skapar och frisläpper offertförfrågningar (RFP) utöver att samla in offerter som skickats in och godkänningsmeddelanden.

Personalavdelning

Hantering av ledighetsansökan och schema för semester    Hjälper anställda att hantera ansökningar om frånvarodagar, inklusive att ange dagarna som de kommer att vara borta och vilka som kommer att ta över deras arbetsuppgifter under den tiden.

Aktivitetswebbplats för anställda    Hjälper anställda att skapa och registrera sig för aktiviteter och evenemang som sponsras av företaget.

Självbetjäningsförmåner för anställda    Gör det möjligt för anställda att hitta och registrera sig för förmåner som erbjuds av arbetsgivaren.

Utbildningsplanering och -material för anställda    Underlättar schemaläggning av utbildning och förser de anställda med en plats att registrera sig på och få kursmaterial från.

Hantering av tjänster och intervjuer    Gör det möjligt för rekryteringsgruppen att effektivisera processen av att hantera tjänster och tillsätta lediga tjänster.

IT och operationer

Buggdatabas    Hjälper utvecklingsgrupper att samla in och spåra information om buggar i sin kod, inklusive kopieringssteg, kategori, kommentarer, prioritet och hur allvarlig buggen är.

Callcenter    Hjälper människor att hantera processen i vilken man har hand om kundtjänstförfrågningar, vilka omfattar problemidentifiering till orsaksanalys och lösning.

Supportavdelning    Hjälper grupper att hantera processen i vilken serviceförfrågningar hanteras, inklusive hantering av orsaksidentifiering och statusuppföljning.

Lageruppföljning    Hjälper organisationer att spåra element som är associerade med lager genom att registrera manuell inmatning av uppdaterad lagerinformation och meddela användare när varje artikel når beställningsantal.

Arbetsyta för IT-team    Hjälper grupper att hantera utveckling, distribution och support av programvaruprojekt genom att uppdatera projektuppgifter, -ärenden, -milstolpar och -buggar.

Lånebibliotek    Underlättar hantering av fysiska tillgångar i organisationens bibliotek med in-/utcheckning och automatiserat förfallet-meddelande.

Hantering och uppföljning av fysiska tillgångar    Hjälper grupper att hantera förfrågningar och uppföljningar av fysiska tillgångar som plats, villkor, tillverkare, modell, aktuell ägare och det uppskattade värdet.

Bokning av rum och utrustning    Gör det möjligt för grupper att hantera utnyttjandet av delade rum och utrustning.

Uppföljning och hantering

Budget och uppföljning för flera projekt    Underlättar uppföljning och budgetering av flera, relaterade uppsättningar av aktiviteter med projektskapande, uppgifter, Gantt-diagram och verktyg för vanlig statusbeteckning.

Hantering av ändringsförfrågningar    Hjälper användare spåra risker som är associerade med designändring, inklusive möjligheten att godkänna eller avvisa ändringen.

Diskussionsdatabas    Främjar samarbete genom att hjälpa grupper att diskutera ämnen online eller via Office Outlook 2007-RSS-funktioner.

Dokumentbibliotek och dokumentgranskning    Hjälper grupper att hantera dokumentgranskningscykeln med ett dokumentbibliotek för versionsuppföljning inklusive en tråddiskussion för att ge feedback.

Kunskapsbas    Gör det möjligt för anställda att dela kunskap som finns inom deras organisation.

Arbetsyta för projektuppföljning    Hjälper små grupper att hantera projektinformation, t.ex. projektärenden, -uppgifter och projektets status.

Grupparbetsplats    Gör det möjligt för projektgrupper att på ett centralt sätt lagra bakgrundsdokument, spåra kalenderhändelser och skicka in uppgifter från gruppmöten.

Hantering av tidkort    Underlättar förenkling av processen i vilken man spårar antal timmar som spenderats på flera projekt genom funktionerna för in-/utstämpling av anställda samt rapportering av pågående arbete och timmar man arbetat på projektet fram till nu.

Försäljning och marknadsföring

Webbplats för konkurrensanalys    Underlättar organisering av resultaten från konkurrenternas erbjudanden via användarbara tekniska mallar för konkurrensanalys.

Kontakthantering    Hjälper grupper att hantera kontaktinformation mellan gruppmedlemmar, inklusive synkronisering med Office Outlook 2007.

Integrerad spårning av marknadsföringskampanj    Möjliggör spårning av resultaten från en marknadsföringskampanj.

Planering av produkt- och marknadsföringskrav    Underlättar organisering av processen i vilken man utvecklar nya produkter och marknadsföringsinnehåll via användbara planeringsmallar och samarbetsverktyg.

Pipeline för säljleads    Hjälper grupper att hantera försäljningsförloppet genom att spåra leads, möjligheter, kontakter och konton.

Specialitetspapper

Sportliga    Hantera företagets fotbollsliga, med spelare, kaptener, schema och statistik.

Undervisningshantering    Funktioner för att lagra och ordna kursinnehåll, kalenderobjekt och meddelanden.

Analys av kapital    Tillhandahåller en central plats för att konsolidera den forskning som utförts för att utvärdera finansiella tillgångar.

Ärendehantering för myndigheter    Underlättar hantering av uppgifter, dokument och uppgifter tilldelningar som är associerade med myndighetsärenden.

Initiering och hantering av klinisk prövning    Underlättar hantering av dokument, uppgifter, frågor och diskussioner som behövs för att starta en kliniskt prövning.

Hantering av tillverkningsprocess    Gör det möjligt för tillverkningsingenjörer att spåra en linjär tillverkningsprocessen, liksom problem som står i vägen för slutförande av en tillverkningsprocess.

Planering av evenemang    Hjälper grupper att organisera evenemang med hjälp av onlineregistrering, scheman, kommunikation och feedback.

Invigning av ny butik    Hjälper grupper att hantera processen i vilken man inviger en ny butik, inklusive projekt- och hanteringsverktyg.

Mer information

Introduktion till att bygga SharePoint-program

Ansökningsmallar för Windows SharePoint Services 3.0

Överst på sidan

SharePoint-arbetsflöden

Office SharePoint Server 2007 innehåller följande fördefinierade arbetsflöden som du kan använda för att automatisera en affärsprocess för eller för användning i vanliga arbetsgruppssituationer.

Arbetsflöde för godkännande    Ett arbetsflöde för godkännande som dirigerar ett dokument eller ett objekt som sparas i en lista eller ett bibliotek till en grupp av personer för godkännande. Som standard associeras arbetsflödet för godkännande med innehållstypen Dokument, och det här arbetsflödet är därför automatiskt tillgängligt i dokumentbibliotek.

Arbetsflöde för insamling av feedback    Ett arbetsflöde för insamling av feedback som dirigerar ett dokument eller ett objekt som sparas i en lista eller ett bibliotek till en grupp av personer för att samla in deras feedback. Som standard associeras arbetsflödet för insamling av feedback med innehållstypen Dokument, och det här arbetsflödet är därför automatiskt tillgängligt i dokumentbibliotek.

Arbetsflöde för insamling av signaturer    Ett arbetsflöde för insamling av signaturer som dirigerar ett Office-dokument som sparas i en lista eller ett bibliotek till en grupp av personer för att samla in deras digitala signaturer. Arbetsflödet för insamling av signaturer fungerar endast med Office Word 2007- eller Office Excel 2007-dokument som innehåller en eller flera signaturrader. Som standard associeras arbetsflödet för insamling av signaturer med innehållstypen Dokument, och det här arbetsflödet är därför automatiskt tillgängligt i dokumentbibliotek för dokument eller arbetsböcker som innehåller signaturrader.

Arbetsflöde för dispositionsgodkännande    Arbetsflödet för dispositionsgodkännande är utformat för att stöda behov av hantering av arkivhandlingar i en organisation. Arbetsflödet hanterar förfallo- och lagringsprocessen för dokument genom att låta deltagarna bestämma om de vill lagra eller ta bort förfallna dokument eller objekt.

Arbetsflöde för översättningshantering    Arbetsflödet för översättningshantering skapar och dirigerar kopior av ett källdokument i ett bibliotek för översättningshantering till angivna översättare för översättning. Arbetsflödet för översättningshantering är endast tillgängligt för bibliotek för översättningshantering.

Scenario: Godkännande av inköpsorder    En vanlig affärsprocess är en godkännandeprocess för inköpsorder som kan kombineras med fyra standardarbetsflöden:

  • Granska aktuellt budgetstatus (arbetsflöde för insamling av feedback)

  • Bekräfta lager (arbetsflöde för dispositionsgodkännande)

  • Få godkännande från chefen om du ligger över godkännandegränsen (arbetsflöde för insamling av signaturer)

  • Godkänn inköpsorder (arbetsflöde för godkännande)

Scenario: Skicka ett meddelande    Gruppen använder biblioteket Delade dokument för att samarbeta på dokument, och gruppen använder kolumnen Tilldelad till för att spåra vilka dokument som har kopplats. I stället för att alla medlemmar i gruppen ska behöva kontrollera gruppwebbplatsen regelbundet för att se om dokument nyligen har kopplats till dem, kan du skapa ett arbetsflöde som automatiskt skickar ett e-postmeddelande till en gruppmedlem när de får en tilldelning. Du kan snabbt göra detta genom att skapa ett enstegsarbetsflöde.

Skapa en uppgift från ett diskussionsobjekt    Gruppen använder listan Gruppdiskussion för att arbeta med frågor och problem som gruppen måste lösa. Under en diskussion uppstår ofta en fråga eller arbetsuppgift som en gruppmedlem måste ta itu med. Du vill kunna skapa ett uppgiftsobjekt enkelt från ett gruppdiskussionsobjekt. Du bestämmer dig för att skapa ett arbetsflöde så att gruppen helt enkelt kan klicka på en knapp i listan Gruppdiskussion för att skapa en uppgift i listan Uppgifter. Uppgiften som skapats kommer automatiskt att innehålla information från det relaterade diskussionsobjektet, och uppgiften kommer att tilldelas automatiskt till personen som skapade det ursprungliga diskussionsobjektet.

Dirigera en utgiftsrapport för granskning    Gruppen fyller i månatliga utgiftsrapporter vilket är formulär som är utformade med Office InfoPath 2007. Gruppen fyller i och lagrar dessa formulär i ett formulärbibliotek på SharePoint-webbplatsen. När utgiftsrapporten överskrider ett visst belopp, vill du kunna meddela lämplig person automatiskt för granskning av rapporten. Du kan snabbt automatisera den här processen med ett enstegsarbetsflöde.

Mer information

Använda ett arbetsflöde för godkännande

Använda ett arbetsflöde för insamling av feedback

Använda ett arbetsflöde för insamling av signaturer

Använda ett arbetsflöde för dispositionsgodkännande

Använda ett arbetsflöde för översättningshantering

Exempel på arbetsflöde: Skicka ett meddelande

Exempel på arbetsflöde: Skapa en aktivitet från en diskussionspost

Exempel på arbetsflöde: Skicka en utgiftsrapport för granskning

Överst på sidan

Office-systemmallar och -scenarier

Office Online-mallar är en bra plats att börja på när du letar efter Office-mallar, där du finner hundratals mallar för en mängd olika syften, från dagordningar till djurparker.

Även om Excel 2007, Excel Services, Access 2007 och InfoPath 2007 kan användas på många olika sätt för att lösa många problem, så riktar sig följande mallar och scenarier in på vanliga affärslösningar och kan anpassas för användning med SharePoint Server.

Excel 2007-scenarier

Redovisning    Du kan använda de kraftfulla beräkningsfunktionerna i Excel för ekonomiska rapporter, till exempel för att titta på kassaflöde, inkomster och vinst- och förlustrapporter.

Budgetering    Oberoende om det gäller för personligt bruk och för ett företag kan du göra olika budgetberäkningar i Excel, till exempel en budget för en marknadsföringsplan, en budget för en speciell händelse eller pensionsbudget.

Fakturering och försäljning    Excel är även användbart för att hantera fakturerings- och försäljningsdata, och du kan enkelt skapa de formulär som du behöver, till exempel för fakturor, packsedlar eller inköpsorder.

Rapportering    Du kan skapa olika rapporttyper i Excel som avspeglar dina dataanalyser eller summerar dina data, exempelvis rapporter som mäter projektresultat, prognosdata eller visar variansdata.

Planering    Excel är ett fantastiskt verktyg för att skapa professionella planer eller användningsbara planeringskalendrar, till exempel veckoplaner, marknadsundersökningsplaner, skatteplanering inför årsslut eller planeringar för att organisera veckoinköp, fester eller semestrar.

Excel Services-scenarier

Instrumentpaneler för Business Intelligence    En ledning har tillgång till flera företagsinstrumentpaneler som fungerar som en uppdaterad ekonomisk resultattavla för företaget. Kontinuerlig utvärdering av företagets resultat görs genom att huvudinstrumentpanel sammanfattar KPI:er, som t.ex. säljmål, målintäkter och vinstmarginaler, varje månad. Ytterligare instrumentpaneler sammanfattar marknadsnyheter för att analysera finansiella risker för befintliga och nya projekt, och för att visa diagram över viktiga ekonomiska data för att underlätta utvärdering av olika investeringsportföljer.

Informationssystem för marknadsföringsanalys    En marknadsföringsavdelning i ett företag som säljer sportkläder och utrustning upprätthåller en informationsportalssida som sammanfattar viktiga demografiska data, t.ex. kön, ålder, land, inkomstnivå och föredragen fritidsaktivitet. De flesta anställda på marknadsavdelningen kan även öppna Excel-arbetsböcker på sin dator och göra konsekvensanalyser av alla data, eller skriva ut välformaterade rapporter. Med tiden kan användare kan också enkelt lägga till rapporter som andra kan dela.

Statistik över professionella sportutövare    En professionell sportliga delar äldre och aktuell statistik över alla spelares prestationer och löner. Dessa data används för att göra byten och att förhandla om lönekontrakt. Nya rapporter och analyser skapas, revideras och delas av ägare, särskilt under försäsongen.

Beslutsfattarverktyg för återförsäljare    En butikskedja sammanfattar kritiska försäljningsdata varje vecka och delar dem med leverantörer, finansanalytiker och regionala chefer. Rapporterna innehåller information om de senaste produkterna i lagret, 20 bäst säljande produkter efter försäljningskategorier, viktiga säsongsbundna data och antal transaktioner efter varje butik.

Rapportsystem för försäljningshantering    En säljgrupp med åtkomst till en uppsättning dagliga genomgångsrapporter som fångar nyckeldata, t.ex. de främsta säljarna, framsteg som görs mot försäljningsmål varje månad, framgångsrika säljprogram och lågpresterande distributionskanaler. Ytterligare rapporter sammanfattar försäljning efter viktiga variabler, t.ex. land, produktlinje och månad, säljsamtal per vecka och antalet avslutade samtal. När enskilda säljare visar rapporterna kommer de automatiskt att se deras försäljningssiffror eftersom systemet identifierar dem baserat på deras användarnamn.

Dagssammanfattning av utvecklingsprojekt    En utvecklingsgrupp utvecklar en webbdelssida som sammanfattar viktiga projektschemadata, som t.ex. antalet buggar, status för specifikationer, framstegsdiagram, trender och prioriteringar samt länkar till viktiga resurser och kontakter. Dessa data har hämtats från flera externa datakällor, som till exempel projektdatabaser och listor med specifikationer.

Egenutvecklad beräkningsmodell för ekonomiska analyser    Ett stort finansiellt institut har undersökt och utvecklat en prissättningsmodell som är privat immateriell egendom. Formelns resultat måste delas med vissa investeringschefer, men formeln som används för att beräkna prissättningsmodellen måste vara säker och får aldrig offentliggöras. Den här prissättningsmodellen är extremt komplicerad och tar lång tid att beräkna. Varje natt beräknas och skapas prissättningsmodellens rapport med en snabb server för att sedan sparas på en betrodd plats och visas på en webbdelssida, men bara för de som har rätt behörighet.

Mallar för Access 2007

Tillgångar    Skapa en tillgångsdatabas för att hålla koll på tillgångar, inklusive detaljer för och ägare av tillgångar. Du kan placera tillgångar i kategorier och registrera deras villkor, inköpsdatum, plats, ägare och mer.

Hantera kontakter    Du kan hantera dina kontakter och adresser, och sedan skapa rapporter i Access eller slå ihop data med Word för att skriva ut standardbrev, kuvert och adressetiketter. Skapa en kontaktdatabas där du kan hantera information om personer som din arbetsgrupp arbetar med, till exempel kunder och partner. Du kan spåra namn- och adressuppgifter, telefonnummer, e-postadresser och även bifoga en bild.

Lager- och tillgångsuppföljning    Du kan skapa en inventering av artiklar i hemmet eller verksamheten, och lagra foton eller andra relaterade dokument tillsammans med dessa data.

Orderuppföljning    Du kan ange information om produkter, kunder och ordrar samt skapa rapporter som visar försäljning per anställd, land, tidsperiod eller något annat värde.

Uppgifts-, ärende- och projektuppföljning    Du kan spåra uppgifter för en grupp av personer, och ange nya uppgifter samtidigt som andra uppdaterar sina befintliga uppgifter i samma databas. Spåra en grupp av arbetsobjekt som du eller din grupp behöver slutföra. Skapa en ärendedatabas där du kan hantera en uppsättning ärenden eller problem. Du kan koppla, prioritera och följa upp ärendeförlopp från början till slut. Hantera uppgifter och hålla ett öga på budgeten för ett eller flera projekt.

Marknadsföringsprojekt och försäljningsförlopp    Skapa en databas för försäljningsförlopp om du vill hålla reda på potentiella affärsmöjligheter i en liten grupp med säljare. Hålla reda på informationen i ett marknadsföringsprojekt och schemalägg samt övervaka projektleveranser.

Planering av evenemang    Du kan ange information om evenemangsdatum, platser och deltagare och sedan skriva ut scheman och sammanfattningar om evenemangen. Skapa en evenemangsdatabas när du vill hålla reda på kommande möten, tidsgränser och andra viktiga händelser. Titel, plats, starttid, sluttid, beskrivning och bifoga en bild.

Skolpersonal och elever    Skapa en databas där du kan spåra viktig information, till exempel telefonnummer och adresser, kontaktinformation vid nödfall och anställningsinformation. Skapa en databas över elever för att hålla reda på information om eleverna, inklusive kontaktinformation vid nödfall, medicinsk information och information om vårdnadshavarna.

InfoPath 2007-mallar och -scenarier

Mall för tillgångsspårning    Spåra information och plats för affärstillgångar, som till exempel datorutrustning.

Mall för dagordning    Organisera och sammanfatta ett företag-möte. Använd den här formulärmallen för att lista dagordningspunkter och spela in mötesprotokoll, beslut och åtgärdsuppgifter.

Mall för statusrapport    Spåra förloppet och ärendena för en gruppmedlems projekt och tilldelningar. Individuella statusrapporter kan slå samman till en enda rapport så att cheferna kan skapa en omfattande statusrapport för den egna gruppen.

Mall för resebegäran    Begär ordna researrangemang, t.ex. flygresor och hotellboende, för en affärsresa.

Mall för utgiftsrapport    Fyll i ett utgiftsrapportsformulär med omfattande inbyggd företagsregellogik för dataverifiering antingen online eller offline, vilket är särskilt användbart för anställda som ofta är på resande fot.

Scenario: Skadeanmälan    Gör det möjligt för kunder, försäkringsagenter och relaterade företag att använda onlineformulär för att behandla sina skadeanmälningar. Utöver att sköta sina anmälningar via telefon så kan kunderna kan göra sina anmälningar genom att fylla i ett formulär på webben. Använd ett integrerat arbetsflöde för godkännande för att ge en agent möjlighet till att snabbt se status för andra parter som arbetar med samma anmälan och möjligheten att se om skaderegleraren har slutfört godkännandeprocessen.

Scenario: Tillståndsansökningar    Fyll i tillståndsansökningar i en webbläsare för att göra tillståndsprocessen enklare och bekvämare så att leverantörer inte längre behöver bege sig till ett statligt kontor för att ansöka om ett tillstånd.

Scenario: Lagerhantering    Du kan lätt och effektivt fråga ett omfattande nätverk av leverantörer om lager, och förbättra precisionen i lageruppskattningar.

Scenario: Marknadsundersökning    Hjälp till i marknadsundersökningar genom att använda ett formulär för att samla in och journalföra feedback från kunder och säkerställa en konsekvent organisering och formalisering av information.

Mer information

Var hittar jag Office-mallar?

Guide till mallarna i Access 2007

Scenarier för användning av formulärtjänster för InfoPath och InfoPath

Överst på sidan

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×