Skicka e-post i ett arbetsflöde

Du kanske vill att ditt arbetsflöde ska skicka ett e-postmeddelande av någon av en mängd tänkbara anledningar. Exempelvis vill du kanske att arbetsflödet ska skicka ett meddelande varje gång det börjar köras.

Ny uppgift som anger att arbetsflödet ska skicka ett e-postmeddelande

1. Ett nytt objekt har lagts till i listan eller biblioteket, och arbetsflödet startas.

2. Arbetsflödet skickar ett e-postmeddelande för att meddela dig om att det har startat.

I den här artikeln beskrivs hur du konfigurerar arbetsflödet för att skicka ett e-postmeddelande. Här förklaras också hur du använder arbetsflödesuppslag både för att hantera e-post och för att ta med dynamiskt innehåll i meddelandet, inklusive hur du infogar eller skapa hyperlänkar. Slutligen beskriver den här artikeln hur du formaterar innehållet i meddelandet, samt annan information om hur du arbetar med e-postmeddelanden som genereras av arbetsflöden.

Vad vill du göra?

Skicka ett enkelt e-postmeddelande från ett arbetsflöde

Dynamiskt välja de användare eller grupper som ska få meddelandet

Infoga information om det aktuella objektet

Infoga en statisk hyperlänk

Infoga en hyperlänk till det aktuella objektet

Infoga en bild

Formatera innehållet i meddelandet

Skicka ett anpassat meddelande om uppgift

Identifiera alternativ som inte kan användas

Skicka ett enkelt e-postmeddelande från ett arbetsflöde

Med hjälp av åtgärden Skicka ett e-postmeddelande i Workflow Designer kan du konfigurera ditt eget arbetsflöde för att skicka e-postmeddelanden till dig själv eller till någon annan angiven användare eller grupp. De tillgängliga fälten för e-postmeddelanden är Till, Kopia, Ämne, och Brödtext. De här fälten kan innehålla både statisk text och text som genereras dynamiskt från arbetsflödesuppslag.

Du kan använda den åtgärden Skicka ett e-postmeddelande för att generera många typer av meddelanden, inklusive meddelanden om att arbetsflödet nått specifika faser eller utför specifika åtgärder (inklusive start och stopp av det övergripande arbetsflödet) samt påminnelser om aktiviteter som inte slutförts innan förfallodatum.

Obs!: Utgående e-postinställningar måste konfigureras på servern innan arbetsflödet kan skicka e-postmeddelanden. Fråga serveradministratören om du är osäker på de aktuella e-postinställningarna för servern. Länkar till mer information om utgående e-postinställningar finns i avsnittet Se även.

I följande exempel konfigurerar du arbetsflödet så att ett e-postmeddelande skickas varje gång som flödet börjar köras på ett nytt objekt.

  1. På menyn Arkiv pekar du på Nytt och klickar sedan på Arbetsflöde.

  2. På den första sidan i Arbetsflödesdesignern ska du namnge arbetsflödet, ange listan eller biblioteket som arbetsflödet ska kopplas till och sedan markera kryssrutorna för de startalternativ som du vill använda.

    Första sidan i Arbetsflödesdesignern

  3. Klicka på Nästa.

  4. På nästa sida i Arbetsflödesdesignern skriver du ett namn för det här steget i arbetsflödet.

  5. Klicka på Åtgärder och sedan på Skicka ett e-postmeddelande.

    Om du inte hittar åtgärden i listan klickar du på Fler åtgärder så att hela listan visas.

  6. Klicka på det här meddelandet i åtgärden.

    Andra sidan i Arbetsflödesdesignern

  7. I dialogrutan Definiera e-postmeddelande anger du din egen e-postadress i rutan Till.

    Meddelanden: 

    • Om du vill välja användare från en lista eller adressbok klickar du på knappen Adressbok Bild av knapp i slutet av rutan Till.

    • Adressen under Till för ett meddelande kan antingen vara en specifik statisk adress (t.ex. NORTHWINDTRADERS\junmin eller junmin@northwindtraders.com) eller ett arbetsflödesuppslag som använder variabel information. Mer information om hur du kan använda arbetsflödesuppslag för att dynamiskt adressera e-postmeddelanden som skickas från arbetsflödet i stället för att använda statiska adresser finns i nästa avsnitt: Dynamiskt välja de användare eller grupper som ska få meddelandet.

    • Avsändaradressen i det skapade meddelandet blir alltid e-postadressen till serveradministratören, såvida inte serveradministratören ändrat avsändaradressen för det aktuella webbprogrammet eller alla webbprogram. Det finns länkar till vidare information om hur man utför den här ändringen i avsnittet Se även.

  8. I rutan Ämne skriver du ett ämne för meddelandet, eller klickar på Visa databindningar Bild av knapp om du vill definiera ett arbetsflödesuppslag för texten som ska infogas här.

    Obs!: Du måste mata in något i rutan Ämne för att arbetsflödet ska kompileras på rätt sätt.

  9. I den stora rutan under rutan Ämne skriver du eller klistrar in brödtexten i meddelandet.

    Tips: Ingen snabbmeny är tillgänglig i den här rutan. Tryck på Ctrl+C för att kopiera text. Tryck på Ctrl+V för att klistra in kopierad text. Text som du kopierar och klistrar in får inte innehålla några arbetsflödesuppslag.

    Definera dialogrutan E-postmeddelande med text

I det här skedet kan du klicka på OK och slutföra meddelandet. Det kan dock vara praktiskt att ta med titeln på det nya objektet som startade arbetsflödet, eller till och med ta med en länk till det nya objektet. I följande avsnitt visar vi hur du kan göra detta samt hur du formaterar utseendet på texten. Först ska du dock lära dig att använda arbetsflödesuppslag för att adressera meddelanden dynamiskt.

Överst på sidan

Dynamiskt välja de användare eller grupper som ska få meddelandet

Om du anger statiska adresser i fälten Till och Kopia i meddelandet, så kommer du sedan varje gång du vill ändra mottagarna behöva öppna arbetsflödet i Workflow Designer och göra de önskade ändringarna manuellt. Om adresserna ändras ofta är det bättre att använda arbetsflödesuppslag i fälten Till och Kopia. Sökningarna kan hänvisa till adresser från ett fält i det aktuella objektet, ett fält i ett objekt i en annan lista eller ett bibliotek eller adresser från arbetsflödesvariabler.

Använda en anpassad lista för att lagra mottagaradresserna

Om mottagarna ändras med jämna mellanrum, men inte tillräckligt ofta för att behöva anges i ett initieringsformulär varje gång arbetsflödet startas, så kan du skapa en anpassad mottagarlista som innehåller ett listobjekt för varje arbetsflöde som refererar till den, och sedan skapa kolumner där du kan lagra adresserna som du ska skicka e-postmeddelandena från varje arbetsflöde till. När mottagarna för ett arbetsflödesmeddelande ändras är allt du behöver göra att ändra adresserna i rätt fält i objektet i mottagarlistan för det arbetsflödet.

Viktigt!: De kolumner där du lagrar adresser för arbetsflödets e-postmeddelanden kan vara kolumner av typerna Enskild rad med text, Flera rader med text, eller Person eller grupp. Om du använder en kolumn av typen Person eller grupp så kan du ange ett objekt i varje fält som arbetsflödet ska söka efter e-postadresser i. När du skapar kolumnen måste du välja Nej under Tillåt flera val. Om du vill använda den här typen av kolumn för att ange flera mottagare kan du skapa en SharePoint-grupp som innehåller de personer som du vill att arbetsflödet ska adressera e-postmeddelandet till, och sedan ange den gruppen i fältet. När du skapar kolumnen måste du välja Personer och Grupper under Tillåt val av. Det finns en länk till mer information om hur du skapar listor och lägger till kolumner i avsnittet Se även.

Obs!: När du skapar SharePoint-grupper ska du kontrollera att varje grupp har minst läsbehörighet till webbplatsen, och att och alternativet Alla är markerat under Vilka kan se medlemskap i gruppen? i området Gruppinställningar på sidan Ny grupp.

Så här använder du ett arbetsflödesuppslag i en anpassad mottagarlista:

  1. Skapa en anpassad lista som heter Mottagare i webbläsaren, och ge den följande tre kolumner:

    • Ändra namn på standardkolumnen Rubrik till Namn på arbetsflöde.

    • Lägg till en kolumn av typen Person eller grupp med namnet Till. I den här kolumnen ska du tillåta val av både Personer och grupper, men inte tillåta flera val.

    • Lägga till en kolumn av typen Enskild rad med text med namnet Kopia.

  2. Skapa ett nytt objekt i mottagarlistan och gör sedan följande:

    • Skriv Dokumentgranskning, vilket är namnet på exempelarbetsflödet som används här, i fältet Arbetsflödesnamn.

    • I fältet Till klickar du på Adressbok Bild av knapp och sedan, i dialogrutan Markera personer och grupper, så markerar du en enskild person eller grupp som du vill adressera meddelanden till.

    • I fältet Kopia skriver du e-postadresserna till mottagarna som du vill adressera kopior till, och avgränsar adresserna med semikolon.

  3. I Microsoft Office SharePoint Designer 2007, i Workflow Designer, klickar du på Åtgärder och klickar sedan på Skicka ett e-postmeddelande.

    Om du inte hittar åtgärden i listan klickar du på Fler åtgärder så att hela listan visas.

  4. Klicka på det här meddelandet i åtgärden.

  5. I dialogrutan Definiera e-postmeddelande, i slutet av fältet Till, klickar du på Adressbok Bild av knapp .

  6. I dialogrutan Välj användare, i listan Eller välj från befintliga användare och grupper klickar du på Arbetsflödesuppslag, och sedan på Lägg till.

  7. I dialogrutan Definiera arbetsflödesuppslag väljer du följande alternativ:

    • Källa: Mottagare, eller namnet på en anpassad lista.

    • Fält: Till, eller fältet som innehåller den önskade adressen.

    • Fält: Mottagare:Arbetsflödets namn

    • Värde: Skriv Dokumentgranskning, eller namnet på det aktuella arbetsflödet.

      Uppslag av fältet Till

      För det här uppslaget visas "Från mottagarlistan väljer du värdet för fältet Till där Arbetsflödesnamnet är lika med Dokumentgranskning".

      I den övre delen av dialogrutan anges listan och kolumnen. i den nedre halvan av dialogrutan anges raden.

  8. I dialogrutan Definiera arbetsflödesuppslag klickar du på OK.

  9. Klicka på OK i meddelandet om att säkerställa unika sökresultat.

  10. Klicka på OK igen för att stänga dialogrutan Markera användare.

  11. I dialogrutan Definiera e-postmeddelande, i slutet av fältet Kopia, klickar du på Adressbok Bild av knapp .

  12. I dialogrutan Välj användare, i listan Eller välj från befintliga användare och grupper klickar du på Arbetsflödesuppslag, och sedan på Lägg till.

  13. I dialogrutan Definiera arbetsflödesuppslag väljer du följande alternativ:

    • Källa: Mottagare, eller namnet på en anpassad lista.

    • Fält: Kopia, eller fältet som innehåller den önskade adressen.

    • Fält: Mottagare:Arbetsflödets namn

    • Värde: Skriv Dokumentgranskning, eller namnet på det aktuella arbetsflödet.

      Uppslag av fältet Kopia

      För det här uppslaget visas "Från mottagarlistan väljer du värdet för fältet Kopia där Arbetsflödesnamnet är lika med Dokumentgranskning".

  14. Klicka på OK, klicka på OK igen i varningsmeddelandet, och klicka sedan på OK igen för att stänga dialogrutan Välj användare.

När arbetsflödet nu skickar e-postmeddelandet skickas det till de adresser som visas i fälten Till och Kopia för Dokumentgranskningsobjektet i den anpassade mottagarlistan. Om du vill ändra mottagarna gör du helt enkelt de önskade ändringarna i listobjektet.

Ett enda arbetsflöde kan skicka flera e-postmeddelanden och meddelandena kanske inte alla skickas till samma mottagare. Om du vill lagra andra adresser för ytterligare meddelanden som skickas av det här arbetsflödet, så kan du lägga till kolumner i listan för att lagra de andra adresserna. I det här fallet kanske du vill ge kolumnerna namnen "Först meddelande till," "Andra meddelande till" o.s.v.

Du kan också utforma listan så att du skapar ett objekt för varje meddelande som skickas från arbetsflödet i stället för ett objekt för varje arbetsflöde. Kontrollera i så fall att namnet som används för att identifiera varje enskilt meddelande är unikt, så att uppslag som hämtar adresserna returnerar de unika värden som du vill använda.

Använda initieringsformuläret för arbetsflödet för att ange mottagare

Om du vill att mottagarna ska anges varje gång ett arbetsflöde startas manuellt, så kan du anpassa arbetsflödets initieringsformulär så att adresserna samlas in från den person som startar arbetsflödet. Arbetsflödet kan antingen använda de angivna adresserna direkt, eller kopiera dem till fälten i det aktuella objektet, där de är fortsatt tillgängliga för referens även efter att arbetsflödet har slutfört den aktuella förekomsten. Om arbetsflödet är konfigurerat så att det också startas automatiskt, så kan du ange standardadresser i initieringsformuläret som ska användas när automatisk start sker.

Överst på sidan

Infoga information om det aktuella objektet

Än så länge är brödtexten i exempelmeddelandet statisk: Varje gång arbetsflödet körs skapas en förekomst av meddelandet, där texten blir exakt densamma.

Det kan dock vara praktiskt att ta med text som ändras i förhållande till det objekt som arbetsflödet körs på för närvarande. Exempelvis kan det vara bra att ta med titeln på dokumentet som behöver granskas i meddelandets brödtext. Om du vill ta med den här typen av dynamisk information kan du använda ett arbetsflödesuppslag. Uppslag hämtar data från olika datakällor, t.ex. listor, bibliotek och arbetsflödesdata.

Så här lägger du till rubriken på dokumentet i meddelandetexten:

  1. Skriv eller klistra in den statiska texten som du vill infoga uppslagsinformationen i.

    Meddelandetext med statisk text inbäddad

  2. Placera insättningspunkten där du vill att uppslaget ska vara.

    Tips: När ett uppslag har infogats så kan det inte dras till en ny plats. (Det går dock att "flytta" ett uppslag genom att dra och släppa texten runtom bilden.) På liknande sätt går det inte att klippa ut, kopiera eller klistra in vare sig ett uppslag eller text som innehåller ett uppslag.

  3. Klicka på Lägg till uppslag i brödtexten.

  4. Välj Aktuellt objekt i rutan Källa samt vid Namn i rutan Fält i dialogrutan Definiera arbetsflödessökning.

    Uppslag av namn på det aktuella objektet

  5. Klicka på OK.

Det infogade uppslaget visas i meddelandets brödtext.

Meddelandetext med infogat uppslag

När arbetsflödet körs och meddelandet genereras, så ersätts uppslaget av dokumentets titel.

Slutgiltigt meddelande med uppslag ersatt med namn.

Att infoga dokumentets titel är praktiskt, men det kan vara ännu mer praktiskt att infoga en hyperlänk som tar dig direkt till dokumentet. Du kan göra det här genom att infoga ett uppslag i hyperlänken. I det senare avsnittet senare Infoga en hyperlänk till det aktuella objektet kommer vi att visa hur du gör det.

Överst på sidan

Infoga en statisk hyperlänk

Du kan ta med en statisk hyperlänk – det vill säga en som alltid länkar till samma adress eller plats – i brödtexten i arbetsflödets e-postmeddelande med hjälp av HTML-taggen anchor (<a> och </a>) med href-attributet och måladressen angiven som värde för href-attributet.

To visit the Northwind Traders site, 
click <a href="http://www.northwindtraders.com/">here</a>.

I det resulterande meddelandet återges texten mellan anchor-taggarna som en hyperlänk till den angivna adressen.

Meddelandetext med statisk hyperlänk

Obs!: Vissa textbaserade e-postprogram saknar funktioner för att återge HTML-kod, och visar därför inte någon hyperlänk.

Det finns mer information om hur man kan använda arbetsflödesuppslag för att skapa dynamiska hyperlänkar som pekar till olika adresser beroende på vilket objekt som behandlas av arbetsflödet i nästa avsnitt: Infoga en hyperlänk till det aktuella objektet.

Överst på sidan

Infoga en hyperlänk till det aktuella objektet

I det föregående avsnittet Infoga en statisk hyperlänk innehöll adressen i exempelhyperlänken inga variabeldata, vilket innebär att hyperlänken pekar till samma sida varje gång arbetsflödet skickar e-postmeddelandet.

Med hjälp av ett arbetsflödesuppslag kan du skapa en dynamisk länk som avgör vilken URL-adress den ska peka till utifrån information om det aktuella objektet.

Om det aktuella objektet är ett dokument i ett dokumentbibliotek

I exemplet med en startavisering för ett arbetsflöde kanske du vill visa en länk till själva det nya dokumentet:

  1. Skriv eller klistra in den statiska texten som du vill infoga länken i.

  2. Skriv följande text där du vill att uppslaget ska vara:

<a href="">here</a>

Tips: När ett uppslag har infogats så kan det inte dras till en ny plats. (Det går dock att "flytta" ett uppslag genom att dra och släppa texten runtom bilden.) På liknande sätt går det inte att klippa ut, kopiera eller klistra in vare sig ett uppslag eller text som innehåller ett uppslag.

  1. Placera insättningspunkten mellan de två dubbla citattecknen ("").

  2. Klicka på Lägg till uppslag i brödtexten.

  3. Välj Aktuellt objekt i rutan Källa i dialogrutan Definiera arbetsflödesuppslag.

  4. Välj Kodad absolut URL i rutan Fält, och klicka sedan på OK.

    Meddelandetext med dynamisk länk för visa eller redigera dokument

När meddelandets mottagare klickar på länken öppnas dokumentet för visning eller redigering.

Om det aktuella objektet är ett listobjekt

När du skapar en länk till ett listobjekt, t.ex. ett meddelande eller en kalenderhändelse, så kan du välja att låta länken öppna visningsformuläret (DispForm.aspx) eller redigeringsformuläret (EditForm.aspx) för listobjektet.

Så här skapar du en länk som öppnar listobjektet för ett dokument (i stället för själva dokumentet):

  1. Bläddra till biblioteket Delade dokument i webbläsaren.

  2. Öppna listobjektet för valfritt befintligt dokument i biblioteket, och använd Visa objekt om du vill att länken ska öppna visningsformuläret eller Redigera objekt om du vill att länken ska öppna redigeringsformuläret.

  3. Kopiera adressen i adressfältet från http: eller https: till det första likhetstecknet (=), så som visas i bilden.

    Adressfältet med adress till visningsformulär

    Adressfältet med adress till redigeringsformulär

    Texten ?ID= är en frågesträngparameter som anger att sidan ska visa formuläret för det objekt i listan eller biblioteket som har det list-ID som följer på likhetstecknet (=). I det här exemplet skulle det vara list-ID:t för det aktuella objektet, som identifierats av arbetsflödessökningen.

    Obs!: Om det aktuella objektet är en uppgift som skapats med något av de tre arbetsflödesaktivitetsåtgärderna, och om du vill att länken ska öppna det anpassade aktivitetsformuläret (och inte standardalternativet, som är antingen visnings- eller redigeringsformuläret för uppgiftslistan), så kan du läsa det senare avsnittet Om det aktuella objektet är ett anpassat aktivitetsformulär. För aktiviteter som inte har skapats av en arbetsflödesaktivitetsåtgärd, och för visningsformulär för aktiviteter som har skapats av någon av arbetsflödesaktivitetsåtgärderna, så är den aktuella proceduren allt som krävs.

  4. Klistra in adressen i dialogrutan Definiera e-postmeddelande, på den plats där du vill att hyperlänken ska visas.

  5. Placera insättningspunkten direkt efter likhetstecknet (=) och klicka sedan på Lägg till uppslag i brödtexten.

  6. Välj Aktuellt objekt i rutan Källa samt vid ID i rutan Fält i dialogrutan Definiera arbetsflödessökning.

    Uppslag av ID för det aktuella objektet

  7. Klicka på OK.

    Det infogade uppslaget visas i meddelandets brödtext.

    Viktigt!: Även om uppslaget för det aktuella objekt-ID:t är användbart när du ska skapa länkar till det aktuella listobjektet, så kan följande uppslag orsaka fel i den återgivna sökvägen, och därför rekommenderar vi inte att de infogas i länkar i e-postmeddelanden: Sökväg, Serverrelativ URL, Käll-URL, och URL-sökväg.

  8. Lägg till resten av texten för hyperlänken och för den omslutande anchor-taggen, tillsammans med eventuell tillhörande meddelandetext som du vill ta med.

    I följande bild visas länktexter för både visningsformuläret och redigeringsformuläret så som de visas i e-postmeddelandet.

    Meddelandetext med visningslänk och redigeringslänk för det aktuella objektet

Om du tänker använda en länk flera gånger, se det senare avsnittet Lagra en listobjektsadress som en arbetsflödesvariabel.

Om det aktuella objektet är ett anpassat aktivitetsformulär

Om arbetsflödet använder någon av de tre aktivitetsåtgärderna för att skapa en uppgift, så genereras ett anpassat aktivitetsformulär automatiskt när du kompilerar arbetsflödet. Om du vill att ett sekundärt arbetsflöde ska skicka aktivitetspåminnelser för en aktivitet som skapats med en arbetsflödesaktivitetsåtgärd, så har du troligen nytta av att ta med en länk till det här anpassade aktivitetsformuläret i påminnelserna.

Standardformulären för en uppgiftslista, t.ex. DispForm.aspx och EditForm.aspx, finns i mappen för uppgiftslistan. Däremot lagras ett anpassat aktivitetsformulär i mappen för det arbetsflöde som formuläret är kopplat till. Varje arbetsflödesaktivitet har sin egen innehållstyp, och det är innehållstypen för arbetsflödesaktiviteten som bestämmer vilket anpassade aktivitetsformulär som ska användas för innehållstypen. Eftersom det anpassade aktivitetsformuläret lagrats på en annan plats, så kan man inte skapa en URL-adress till formuläret på samma sätt som när man skapar en URL-adress till ett vanligt visnings- eller redigeringsformulär för ett objekt.

URL-adressen för ett anpassat aktivitetsformulär ser ut som följer:

Redigeringsformulär-URL för anpassad arbetsuppgift

Platshållare för variabel information anges i fetstil inom hakparenteser.

Attributet Källa anger vilken uppgiftslista det aktuella arbetsflödet är kopplat till. När du klickar på Slutför aktivitet eller Avbryt i det anpassade aktivitetsformuläret, så används adressen från attributet Källa för att avgöra vilken lista formuläret ska återgå till. Om du vill skapa en länk till ett eget aktivitetsformulär, så kan du kopiera och klistra in från URL-adressens början till tecknen ID = [item_ID], och ignorera resten (den del som är markerad i exemplet).

Det enklaste sättet att hämta URL-adressen för ett anpassat aktivitetsformulär är att köra arbetsflödet en gång, så att en aktivitet skapas. När du öppnar det anpassade aktivitetsformuläret för aktiviteten i webbläsaren kan du kopiera den del av URL-adressen du behöver, klistra in den i e-postmeddelandets brödtext i Arbetsflödesdesignern och sedan lägga till ett arbetsflödesuppslag som tillhandahåller aktivitetsobjektets ID.

Så här tar du med uppslaget i meddelandetexten:

  1. Skriv eller klistra in all text (med undantag för uppslaget till objektets ID) för länken i e-postmeddelandets brödtext i dialogrutan Definiera e-postmeddelande i Arbetsflödesdesignern

  2. Placera insättningspunkten efter likhetstecknet (=), ta bort numret för det aktuella objekt-ID:t och klicka sedan på Lägg till uppslag i brödtexten.

  3. Välj Aktuellt objekt i rutan Källa, klicka på ID i rutan Fält i dialogrutan Definiera arbetsflödessökning och klicka sedan på OK.

    Länk i anpassat uppgiftssformulär med infogat ID-uppslag

    Kom ihåg att det i det här exemplet används ett sekundärt arbetsflöde som körs på uppgiftslistan, vilket innebär att det aktuella objektet är aktiviteten. Länkning till ett anpassat aktivitetsformulär från det primära arbetsflödet som faktiskt skapar aktivitetsobjektet går till på ett annat sätt. Om du vill lära dig hur du ska konfigurera ett arbetsflöde som använder åtgärden Samla in data från en användare för att skicka anpassade meddelanden till personer som tilldelats aktiviteten, se det senare avsnittet Skicka ett anpassat meddelande om uppgift.

    Det finns mer information om hur den här adressen ska konfigureras för att kunna användas på andra ställen i samma arbetsflöde i nästa avsnitt: Lagra en adress till ett listobjekt som en arbetsflödesvariabel.

Lagra en adress till ett listobjekt som en arbetsflödesvariabel

Du kan lagra URL-adressen för ett listobjekts visnings- eller redigeringsformulär i en arbetsflödesvariabel, så att den går att använda på flera olika ställen i samma arbetsflöde.

  1. Klicka på Åtgärder i Arbetsflödesdesignern, och klicka sedan på Skapa dynamisk sträng.

    Om du inte hittar åtgärden i listan klickar du på Fler åtgärder så att hela listan visas.

  2. Klicka på dynamisk sträng i åtgärden.

  3. Klistra in den statiska textdelen av URL-adressen (men inte uppslaget för det aktuella objekts-ID:t) i dialogrutan Skapa sträng.

    Använd CTRL + C för att kopiera, CTRL + X för att klippa ut och CTRL + V för att klistra in i den här dialogrutan.

  4. Placera insättningspunkten efter likhetstecknet (=) och klicka sedan på Lägg till uppslag.

  5. Välj Aktuellt objekt i rutan Källa samt vid ID i rutan Fält i dialogrutan Definiera arbetsflödessökning.

    Uppslag av ID för det aktuella objektet

  6. Klicka på OK.

    Uppslaget läggs till i texten i dialogrutan.

    URL-text med ID-uppslag infogat

  7. Klicka på OK så att dialogrutan Skapa sträng stängs.

  8. Klicka på variabeln i åtgärden.

  9. Klicka på Skapa en ny variabel i listan, och skriv sedan ett namn på den nya variabeln i dialogrutan Redigera variabel.

  10. Säkerställ att Typ är inställt på Sträng och klicka sedan på OK.

  11. Lägga till åtgärden Skicka ett e-postmeddelande i arbetsflödet och klicka sedan på det här meddelandet i åtgärden.

  12. Om du vill använda den nya variabeln i dialogrutan Definiera e-postmeddelande, så ska du skriva eller klistra in den omgivande texten och HTML-taggarna (inklusive dubbla citattecken) i meddelandets brödtext, placera insättningspunkten mellan citattecknen och sedan klicka på Lägg till uppslag i brödtexten.

  13. Klicka på Arbetsflödesdata i rutan Källa i dialogrutan Definiera arbetsflödesuppslag.

  14. Klicka på Variabel: namn på variabel i listan Fält, och klicka sedan på OK.

    Ny variabel infogad mellan citattecken

Nu kan du infoga variabeln var du vill i det aktuella arbetsflödet.

Överst på sidan

Infoga en bild

Det går inte att bädda in bilder eller grafikfiler i brödtexten för e-postmeddelanden som skickas av arbetsflödet. Du kan däremot infoga en bild i meddelandet genom att använda HTML-taggen för bilder (<img/>) och länka till en bild som lagrats som en JPEG-fil (.jpg) och överförts till ett bildbibliotek på webbplatsen.

  1. I meddelandets brödtext, på den plats där du vill visa den länkade bilden, skriver du HTML-taggen < img src=""/>.

  2. Placera insättningspunkten mellan de två dubbla citattecknen ("").

  3. Skriv eller klistra in URL-adressen för JPEG-bildfilen. Den färdiga taggen har följande utseende:

    Färdig HTML-tagg för bild

När meddelandet skickas visas bilden från JPEG-filen där du infogade länktaggen.

Överst på sidan

Formatera innehållet i meddelandet

I de tidigare avsnitten användes HTML-taggar av typen anchor (<a> och </a>) för att skapa hyperlänkar. Du kan använda andra HTML-taggar för att ange teckensnitt, färg, format och andra attribut för texten i meddelandet.

Eftersom Arbetsflödesdesignern endast har stöd för infogade format för formatering av meddelanden, och inte formatering med externa eller inbäddade formatmallsfiler (CSS), så måste du göra önskad formatering med hjälp av attributet format med HTML-taggar. Du kan göra det antingen genom att skriva HTML-taggar direkt i dialogrutan Definiera e-postmeddelande i Arbetsflödesdesignern eller genom att skapa brödtexten för meddelandet i kodvyn och designvyn, och sedan klistra in den i dialogrutan Definiera e-postmeddelande.

  1. Spara arbetsflödet genom att klicka på Slutför.

  2. Skapa en ny HTML-sida.

  3. Växla till Delad vy och klicka sedan någonstans i visningsområdet Design.

  4. Låt insättningspunkten vara kvar i visningsområdet Design och dubbelklicka på Formatapplicering i statusfältet.

    Verktygsfältet Formatapplicering visas.

  5. I verktygsfältet Formatapplicering kontrollerar du att Formatapplicering har ställts in på Manuell och att Målregel har ställts in på (Nytt infogat format), i enlighet med det som visas här.

    Verktygsfältet formatapplicering med korrekta inställningar

    Om du formaterar texten i kodvyn eller designvyn, så måste du ställa Formatapplicering till Manuell så att Office SharePoint Designer 2007 inte lägger till CSS-klasser, som servern inte kan återge i e-postmeddelanden för arbetsflöden. Du måste dessutom arbeta i kodvyn när du ska sätta taggar av typen span runt text som ligger innanför redan formaterad text och som du vill ange annan formatering för. När span-taggarna är på plats kan du tillämpa den formatering du önskar i designvyn.

  6. Du kan formatera text som vanligt med hjälp av WYSIWYG-verktyget i designvyn:

    • Om du vill formatera texten innanför en tagg, t.ex. <para> eller <li>, så placerar du insättningspunkten i kodvyn och dubbelklickar sedan på taggen som du vill använda i verktygslådan.

    • Alternativt kan du skriva taggen och infoga formatattributet och eventuella önskade egenskapsvärdepar med hjälp av IntelliSense. Se till att avgränsa egenskapsvärdepar med semikolon.

Några metodtips:

  • Använd styckestaggar (<p> och </p>) för att definiera separata stycken, samt för att ange eventuell standardformatering för ett stycke som skiljer sig från meddelandets standardformatering i stort.

  • Inom ett stycke bör du använda ytterligare span-taggar för att ange eventuell lokal formatering som skiljer sig från styckets standardformatering och meddelandets standardformatering i stort.

  • Arbetsflödesdesignern återger alla manuella radbrytningar som ytterligare radbrytningar i meddelandet. Eftersom styckestaggarna redan lägger in ett lämpligt avstånd mellan stycken måste du ta bort alla manuella radbrytningar från den slutgiltiga versionen av meddelandet i designern för att undvika att avstånden mellan styckena blir för stora.

    Det kan vara enklare att skapa formaterad text med radbrytningar för tydlighets skull, och sedan ta bort alla extra blanksteg och radbrytningar innan du slutför meddelandet i Arbetsflödesdesignern.

    Det här metodtipset gäller endast om du tar med styckestaggar eller andra taggar som automatiskt lägger till avstånd i höjdled mellan textblock.

I följande bild visas ett exempel på text som formaterats med HTML-koder. Observera att det inga manuella radbrytningar förekommer.

Text formaterad med HTML-taggar

I meddelandet som skickas av arbetsflödet återges det formaterade innehållet i enlighet med detta.

Färdig version av HTML-formaterat text

När du fått upp vanan att formatera meddelandetext kan du skapa en mängd olika meddelandeformat. Mer information om ett sätt att använda format för meddelandetext finns i nästa avsnitt i den här artikeln: Skicka anpassade meddelanden om uppgifter.

Överst på sidan

Skicka anpassade meddelanden om uppgifter

Som standard skickar uppgiftslistan automatiskt e-postmeddelanden till de personer som uppgiften tilldelats när ett arbetsflöde använder någon av de tre anpassade uppgiftsåtgärderna för att skapa och tilldela en uppgift. Om du vill utforma ett eget anpassad uppgiftsmeddelande kan du konfigurera ett sekundärt arbetsflöde som körs på uppgiftslistan, så att det flödet skickar dem.

Du kan undvika att dubbletter av meddelanden skickas genom att stänga av automatiska meddelanden för uppgiftslistan.

  • Klicka på Nej under Skicka ett e-postmeddelande när ägarskap tilldelas i området E-postavisering på sidan Avancerade inställningar för uppgiftslistan.

    Obs!: Om du stänger av automatiska meddelanden, så stängs alla automatiska uppgiftsmeddelanden för webbplatsen av, även de som genereras av de fördefinierade arbetsflödena som finns tillgängliga i Microsoft Office SharePoint Server 2007.

När du har stängt av automatiska meddelanden kan du använda ett enda sekundärt arbetsflöde för att skicka samma meddelande för alla uppgifter, eller så kan du använda villkor med förgrenade åtgärder eller med flera sekundära arbetsflöden för att skicka olika typer av meddelanden som är anpassade för olika omständigheter.

Du kan använda samma sekundära arbetsflöde eller arbetsflöden för att skicka e-postpåminnelser om uppgifter som inte har slutförts och vars förfallodatum närmar sig. Mer information om sekundära arbetsflöden finns i artikeln Skapa ett sekundärt arbetsflöde.

Du kan formatera dina anpassade meddelanden helt fritt. Ett sätt att komma igång är att anpassa HTML-innehållet för automatiska standardmeddelanden, som du kan kopiera direkt från kodexemplet nedan.

<table style="border-collapse:collapse" width="100%" cellspacing="0" dir="ltr">
<tr style="background-color:#F8F8F9;border:1px;border:1px #E8EAEC solid;padding:12pt 10px 20px 10px"><td style="font-family:Verdana;font-size:16pt;background-color:#F8F8F9;border:1px;border:1px #E8EAEC solid;padding:12pt 10px 20px 10px">Task assigned by [Lookup to Workflow Name] on [Lookup to Task Creation Date].<br></td></tr>
<tr style="border-top:1px solid #E8EAEC;border-bottom:1px solid #E8EAEC; padding:12pt 10px 24pt 10px"><td style="font-size:8pt;font-family:Tahoma;border-top:1px solid #E8EAEC;border-bottom:1px solid #E8EAEC; padding:12pt 10px 24pt 10px">Please approve [Lookup to Document Name]</td></tr>
<tr style="border-top:1px solid #E8EAEC;border-bottom:1px solid #9CA3AD;padding:4pt 10px 4pt 10px"><td style="font-size:8pt;font-family:Tahoma;border-top:1px solid #E8EAEC;border-bottom:1px solid #9CA3AD;padding:4pt 10px 4pt 10px">To complete this task:<br><ol><li>Review <a style="color:#003399;text-decoration:none" href="[Lookup to Document URL]">[Lookup to Document Name]</a>.</li><li>Perform the specific activities required for this task.</li><li>Fill out <a style="color:#003399;text-decoration:none" href="[Lookup to Custom Task Form]">this task form</a>, and then click the <b>Complete Task</b> button to mark the task as completed. (If you cannot update this task, you might not have access to it. Click <a style="color:#003399;text-decoration:none" href="[Lookup to Display Form for Document Item]">here</a> to request access.)</li></ol></td></tr></table>

I det HTML-kodexemplet ovan ingår sju platshållare för uppslag. Platshållarna visas inom hakparenteser ([]). När du klistrar in HTML-innehåll i brödtexten i e-postmeddelandet i Arbetsflödesdesignern måste du ersätta platshållarna, inklusive hakparenteserna som omsluter dem, med faktiska uppslag. Du hittar instruktioner för att skapa sådana uppslag i följande sex underavsnitt. (En av platshållarna, den för dokumentnamnet, förekommer två gånger.)

Uppslag för arbetsflödesnamn

Använd det här uppslaget.

Uppslag av namn på arbetsflödet som har skapat den aktuella aktiviteten

Uppslag med uppgiftens skapandedatum

Använd det här uppslaget.

Uppslag av datum då den aktuella aktiviteten skapades

Uppslag för dokumentnamn (förekommer två gånger)

Använd det här uppslaget.

Uppslag av dokumentamn

Uppslag med dokument-URL

Använd det här uppslaget.

Uppslag av dokument-URL

Uppslag med anpassat uppgiftsformulär

Det här uppslaget infogas som en del av URL-adressen för det anpassade uppgiftsformuläret som skapas av det aktuella arbetsflödet, i enlighet med beskrivningen i det tidigare avsnittet Om det aktuella objektet är ett anpassat aktivitetsformulär.

Själva uppslaget ser ut så här:

Uppslag av ID för det aktuella objektet

Och hela adressen ser ut ungefär så här:

Adress för anpassad aktivitetsformulär med uppslag av ID infogat

Uppslag med visningsformulär för dokumentobjekt

Det här uppslaget infogas som en del av URL-adressen för visningsformuläret för uppgiftsobjektet, i enlighet med beskrivningen i det tidigare avsnittet Om det aktuella objektet är ett listobjekt.

Själva uppslaget ser ut så här:

Uppslag av ID för det aktuella objektet

Och hela adressen ser ut ungefär så här:

Adress för visningsformulär av dokumentobjekt med uppslag av ID infogat

När alla uppslag är på plats, så kommer det återgivna anpassade uppgiftsmeddelandet att se ut så här:

Slutgiltig version av anpassat meddelande

Du kan anpassa det här meddelandet genom att lägga till ytterligare instruktioner eller annan information, eller genom att justera meddelandets utseende och känsla genom att formatera texten. Med de verktyg som du har lärt dig om i den här artikeln kan du konfigurera dina arbetsflöden så att de skickar exakt de meddelanden som du vill skicka.

Överst på sidan

Identifiera alternativ som inte kan användas

Följande alternativ stöds inte av den aktuella versionen av åtgärden Skicka ett e-postmeddelande:

  • Ange en adress i raden Från. (E-postmeddelanden som skickas av arbetsflödet visar alltid den e-postadress som angetts av serveradministratören i raden Från. Endast serveradministratören kan ändra adressen, och den kan endast för alla meddelanden i det aktuella webbprogrammet, det går inte att ändra den för enskilda arbetsflöden.)

  • Infoga en hyperlänk till sidan Arbetsflödesstatus. (Det finns inget sätt att använda ett arbetsflödesuppslag för att ange värdet för variabeln WorkflowInstanceID i frågesträng.)

  • Använda inbäddade formatmallsfiler (CSS) för att formatera meddelandeinnehåll. (Du kan formatera text med hjälp av attributet format, men <style>-taggen och CSS-klasser stöds inte.)

  • Använda arbetsflödesuppslag som refererar till kolumner av typen Person eller grupp, där det finns flera värden, i någon av rutorna Till eller Kopia.

  • Ange en mottagare av Hemlig kopia för ett meddelande. (En utvecklare kan ändra filen .ACTIONS på servern för att ta med ett fält av typen Hemlig kopia, men det kan inte utföras i Arbetsflödesdesignern.)

  • Lägga till en annan fil med ett meddelande som en bifogad fil.

  • Bädda in bilder eller grafikfiler i meddelanden. (Du kan länka till en bild – se det tidigare avsnittet Infoga en bild.)

Överst på sidan

Mer information finns i

Skapa en avisering eller prenumerera på en RSS-feed i SharePoint Online, SharePoint 2016 eller SharePoint 2013

Skapa en avisering eller prenumerera på en RSS-feed i SharePoint 2010

Skapa en avisering eller prenumerera på en RSS-feed i SharePoint 2007

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×