Skicka automatiska frånvaromeddelanden från Outlook 2007

Skicka automatiska frånvaromeddelanden från Outlook 2007

Om du använder en Exchange-server eller Office 365 för företag är det enkelt att skicka autosvar (frånvaromeddelanden) från Outlook när du vill informera personer som skickat e-post till dig om att du inte kommer att svara på deras meddelanden med en gång. Om du inte använder Office 365 för företag eller Exchange kan du ändå konfigurera autosvar med hjälp av en mall och regler, men det är lite mer komplicerat.

Vet du inte vilken typ av konto du har?

Obs!: Om du letar efter information om Outlook för Mac kan du läsa Skicka automatiska frånvaromeddelanden för Outlook för Mac.

Det finns två olika sätt att konfigurera autosvar. Vilken metod du väljer, oavsett vilken version av Office du använder, beror på vilken typ av e-postkonto du har i Outlook.

Jag har ett Office 365 för företag- eller Exchange Server-konto.

Jag har ett konto hos Office 365 Home, Outlook.com, Hotmail, Gmail, Yahoo! eller annat POP- eller IMAP-e-postkonto.

Jag är osäker på vilken typ av konto jag har.

Jag har ett Office 365 för företag- eller Exchange Server-konto

Funktionen för autosvar är bara tillgänglig om du har ett Office 365 för företag- eller Exchange Server-konto.

Konfigurera autosvar när du inte är på kontoret
  1. Välj Arkiv > Autosvar.

    Autosvar

    Obs!: Om du inte kan se Autosvar har du förmodligen inte ett Exchange Server-konto. Se Jag har ett konto hos Office 365 Home, Outlook.com, Hotmail, Gmail, Yahoo! eller annat POP- eller IMAP-e-postkonto.

  2. I rutan Autosvar väljer du Skicka autosvar.

    Tips: Du kan markera kryssrutan Skicka endast under det här tidsintervallet och ange när funktionen för frånvaromeddelande ska vara aktiv. Om du inte anger start- och sluttid skickas autosvar tills du inaktiverar dem genom att markera kryssrutan Skicka inte autosvar.

  3. Skriv det svar som du vill ska skickas till medlemmar i din arbetsgrupp och andra kolleger när du inte är på kontoret på fliken Inom organisationen.

    Skicka autosvar

  4. Om du vill att autosvaren ska skickas till personer utanför organisationen går du till fliken Utanför organisationen, markerar rutan Skicka autosvar till personer utanför organisationen och skriver sedan svaret du vill ska skickas under din frånvaro. Markera om du vill att svar ska skickas till Endast mina kontakter eller till Alla utanför organisationen som du får meddelanden ifrån.

    Obs!    Om du väljer att skicka autosvar till alla utanför organisationen skickas autosvar på alla e-postmeddelanden, inklusive nyhetsbrev, reklam och eventuellt skräppost. Om du vill skicka autosvar till personer utanför organisationen rekommenderar vi att du väljer Endast mina kontakter.

    Utanför din organisation

Inaktivera automatiska svar
  1. Välj Arkiv > Autosvar.

    Autosvar

  2. I rutan Autosvar väljer du Skicka inte autosvar.

Jag har ett konto hos Office 365 Home, Outlook.com, Hotmail, Gmail, Yahoo! eller annat POP- eller IMAP-e-postkonto

Du kan kombinera en Outlook-e-postmall med Outlook-regler och simulera funktioner för Autosvar som annars endast är tillgängliga med Office 365 för företag- eller Exchange Server-konton.

Viktigt!: Om du vill skicka svar automatiskt måste Outlook vara aktiverat och konfigurerat så att det regelbundet kontrollerar om det finns nya meddelanden.

Steg 1: Skapa en meddelandemall
  1. Klicka på Start > Nytt e-postmeddelande.

    klicka på Nytt e-postmeddelande

  2. Skriv den text du vill skicka som automatiskt svar i meddelandet.

    Frånvarande-meddelande

  3. Klicka på fliken Arkiv i meddelandefönstret och sedan på Spara som.

  4. Klicka på Outlook-mall i listan Filformat i dialogrutan Spara som.

    Spara som mall

  5. I rutan Filnamn skriver du ett namn på meddelandemallen och klickar på Spara.

Steg 2: Skapa en regel som automatiskt svarar på nya e-postmeddelanden
  1. Klicka på Start > Regler > Hantera regler och aviseringar.

    Hantera regler och aviseringar

  2. Klicka på Ny regel i dialogrutan Regler och aviseringar.

    Skapa en ny regel

  3. Under Börja med en tom regel klickar du på Tillämpa regler för meddelanden jag mottar och sedan på Nästa.

    Regelvillkor

  4. Markera alla villkor du vill ha med under Vilka villkor vill du ha med? och klicka sedan på Nästa . Vanligtvis behöver du inte markera några alternativ.

    Regelvillkor

  5. Under Vad vill du göra med meddelandet? markerar du svara med en specifik mall.

  6. Klicka på en specifik mall under Steg 2: Redigera regelbeskrivningen (klicka på ett understruket värde).

    Svara med en specifik mall

  7. Klicka på Användarmallar i filsystem i rutan Leta i i dialogrutan Välj en svarsmall.

    Välja en mall

  8. Markera mallen som du skapade i föregående avsnitt eller någon annan du har skapat eller hämtat och klicka sedan på Öppna > Nästa.

  9. Markera eventuella undantag från regeln om automatiskt svar. Det vanligaste är att inga undantag läggs till. Välj sedan Nästa.

  10. Skriv ett namn på regeln under Steg 1: Ange ett namn för denna regel och klicka sedan på Slutför.

    Namnge regeln

  11. Du ser ett meddelande om att Outlook måste vara igång för att svar ska kunna skickas automatiskt. Klicka på OK och sedan på OK igen.

Regeln Svara med en specifik mall i Regelguiden gör att ditt automatiska svar bara skickas en gång till varje användare under en viss session. En session inleds varje gång du startar Outlook och avslutas där du stänger programmet. Regeln förhindrar att flera likadana svar skickas från Outlook till samma avsändare, om du får flera meddelanden från samma person. Under en session sparas en lista över vilka användare som har fått svar i Outlook. Om du stänger och startar om Outlook betraktas det som en ny session och listan med avsändare som har fått automatiskt svar återställs.

Tips: Du kan skapa en Outlook-uppgift eller att göra-påminnelse så att du kommer ihåg att inaktivera regeln när du inte vill skicka automatiska svar.

Inaktivera automatiska svar
  1. Välj Start > Regler > Hantera regler och aviseringar.

  2. Avmarkera kryssrutan bredvid den regel som du vill inaktivera under Regel på fliken E-postregler.

Jag är osäker på vilken typ av konto jag har

Det enklaste sättet att se om du har ett Office 365 för företag- eller Exchange-konto är att kontrollera om funktionen Autosvar är tillgänglig när du väljer Arkiv-menyn. Läs i så fall Jag har ett Office 365 för företag- eller Exchange Server-konto. Annars läser du Jag har ett konto hos Office 365 Home, Outlook.com, Hotmail, Gmail, Yahoo! eller annat POP- eller IMAP-e-postkonto.

Se även

Kurs: Konfigurera automatiska svar och regler för Inkorgen i Outlook

Lägga till en signatur till meddelanden

Hantera meddelanden med hjälp av regler

Det finns två olika sätt att konfigurera Autosvar. Vilken metod du väljer beror på vilken typ av e-postkonto du har i Outlook.

Jag har ett Exchange Server-konto.

Jag har ett Outlook.com-, Hotmail-, Gmail-, Yahoo!- eller annat POP3- eller IMAP-konto.

Jag är osäker på vilken typ av konto jag har.

Jag har ett Exchange Server-konto

Aktivera eller inaktivera Frånvarohanteraren
  1. Välj FrånvarohanterarenVerktyg-menyn.

    Kommandot Frånvarande på Verktyg-menyn

    Obs!: Verktyg-menyn visas i huvudfönstret i Outlook. Huvudfönstret är samma fönster som visas när du startar Outlook, med menyerna Arkiv, Redigera, Visa, Gå till, Verktyg, Åtgärder och Hjälp. Verktyg-menyn är inte tillgänglig i de fönster där du skapar eller visar objekt, till exempel e-postmeddelanden, kontakter eller uppgifter.

    Om kommandot Frånvarohanteraren inte visas finns det en alternativ metod för Outlook-användare att automatiskt svara på meddelanden. Gå till Jag har ett Outlook.com-, Hotmail-, Gmail-, Yahoo!-konto eller annat POP3- eller IMAP-konto.

  2. Klicka på Skicka automatiska frånvaromeddelanden.

  3. Om du vill kan du markera kryssrutan Skicka endast under det här tidsintervallet och ange när funktionen för frånvaromeddelande ska vara aktiv. Om du inte anger start- och sluttid skickas autosvar tills du markerar kryssrutan Skicka inte automatiska frånvaromeddelanden.

  4. Skriv det svar som du vill ska skickas när du inte är på kontoret på fliken Inom organisationen.

    Om du vill skicka autosvar till personer utanför organisationen fortsätter du med steg 4 och 5.

  5. På fliken Utanför organisationen markerar du kryssrutan Skicka autosvar till personer utanför organisationen och skriver sedan svaret du vill ska skickas under din frånvaro.

    Organisationen definieras normalt som ditt företag och inbegriper personer som har ett Exchange Server-konto i ert e-postsystem.

    När kryssrutan Skicka autosvar till personer utanför organisationen är markerad visas (På) på fliken Utanför organisationen bredvid flikens namn.

  6. På fliken Utanför organisationen klickar du på Endast mina kontakter eller Alla utanför organisationen och anger vilka personer autosvar ska skickas till.

    Obs!: Kontakten måste finnas i mappen Kontakter i Exchange Server. Om kontakten bara finns i en mapp som ingår i en personlig mappfil (.pst) skickas inte något automatiskt svar.

Jag har ett Outlook.com-, Hotmail-, Gmail-, Yahoo!-konto eller annat POP3- eller IMAP-konto

Du kan kombinera en Outlook-e-postmall med Outlook-regler så att du får samma funktioner som i Frånvarohanteraren, som bara är tillgänglig för Exchange Server-kontoanvändare. Med den här kombinationen kan du använda ditt e-postkonto för att skicka automatiska svar på inkommande meddelanden.

Viktigt!: Datorn måste vara påslagen och Outlook måste vara aktiverat för att automatiska svar ska kunna skickas.

Steg 1: Skapa en meddelandemall
  1. Peka på NyttArkiv-menyn och klicka sedan på E-postmeddelande.

  2. Klicka på Oformaterad text i gruppen Format på fliken Alternativ.

  3. Skriv den text du vill skicka som automatiskt svar i meddelandet.

  4. Klicka på Microsoft Office-knappen Bild av Office-knappen och sedan på Arkiv-menyn i meddelandefönstret.

  5. Klicka på Outlook-mall (*.oft) i listan Filformat i dialogrutan Spara som.

  6. I rutan Filnamn skriver du ett namn på meddelandemallen och klickar på Spara.

Steg 2: Skapa en regel som automatiskt svarar på nya e-postmeddelanden
  1. Klicka på Regler och aviseringarVerktyg-menyn.

  2. Klicka på Ny regel i dialogrutan Regler och aviseringar.

  3. Under Börja med en tom regel klickar du på Kontrollera meddelanden när de kommer och sedan på Nästa.

  4. Markera kryssrutan som skickats bara till mig under Vilka villkor vill du ha med?. Om du vill ha med andra villkor markerar du dem också. Klicka sedan på Nästa.

  5. När en dialogruta som talar om att regeln kommer att användas för alla meddelanden visas klickar du på Ja.

  6. Under Vad vill du göra med meddelandet? markerar du kryssrutan svara med en specifik mall.

  7. Klicka på en specifik mall under Steg 2: Redigera regelbeskrivningen (klicka på ett understruket värde).

  8. Klicka på Användarmallar i filsystem i rutan Leta i i dialogrutan Välj en svarsmall.

  9. Markera mallen som du skapade i föregående avsnitt och klicka sedan på Öppna.

  10. Klicka på Nästa.

  11. Du kan också markera kryssrutorna för alla undantag från en regel om automatiskt svar.

  12. Klicka på Nästa.

  13. Skriv ett namn på regeln under Steg 1: Ange ett namn för denna regel och klicka sedan på Slutför.

Tips: Du kan skapa en Outlook-uppgift eller att göra-påminnelse så att du kommer ihåg att inaktivera regeln när du inte vill skicka automatiska svar.

Regeln svara med en specifik mall i Regelguiden gör att ditt automatiska svar bara skickas en gång till varje avsändare under en viss session. Regeln förhindrar att flera likadana svar skickas till samma avsändare om du får flera meddelanden från samma person. Under en session sparas en lista över vilka användare som har fått svar. Om du avslutar Outlook och startar om det kommer listan med avsändare som fått ett automatiskt svar att återställas.

Viktigt!: För att Regelguiden ska kunna skicka svar automatiskt måste Outlook vara aktiverat och konfigurerat så att det regelbundet kontrollerar om det finns nya meddelanden.

Inaktivera automatiska svar
  1. Klicka på Regler och aviseringarVerktyg-menyn.

  2. Avmarkera kryssrutan för regeln som du vill inaktivera under Namn på fliken E-postregler.

Jag är osäker på vilken typ av konto jag har

Det enklaste sättet att ta reda på om du använder ett Exchange Server-konto är att öppna mappen Inkorgen och sedan kontrollera om kommandot Frånvarohanteraren finns på Verktyg-menyn. Om du ser en knapp för att expandera Bild av knapp längst ned på menyn klickar du på den så att alla kommandon på Verktyg-menyn visas.

Kommandot Frånvarande på Verktyg-menyn

Om kommandot saknas använder du troligtvis inte ett Exchange Server-konto och Frånvarohanteraren är inte tillgänglig. Det finns en alternativ metod för att automatiskt svara på meddelanden. Gå till Jag har ett POP3-, IMAP- eller Outlook.com-konto.

Obs!: Verktyg-menyn visas i huvudfönstret i Outlook. Verktyg-menyn är inte tillgänglig i de fönster där du skapar eller visar objekt, till exempel e-postmeddelanden, kontakter eller uppgifter.

Om du vet att du använder ett Exchange Server-konto men kommandot Frånvarohanteraren inte visas på Verktyg-menyn rekommenderar vi dig att kontakta Microsofts support för hjälp.

Se även

Använda Outlook 2007-kalendern för att visa frånvaro från kontoret

Skicka automatiska frånvaromeddelanden för Outlook för Mac

Hade du nytta av den här informationen?

Bra! Andra synpunkter?

Hur kan vi förbättra den?

Tack för din feedback!

×