Skapa regler för Ordna innehåll och cirkulera dokument

Skapa regler för Ordna innehåll och cirkulera dokument

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

Ordna innehåll använder regler som du skapar för att fastställa hur ett dokument ska cirkuleras. Reglerna baseras på en kombination av innehållstyper och metadata.

I den här artikeln beskrivs hur du skapar regler för att ordna och cirkulera dokument eller arkivhandlingar. Alla SharePoint-företagswebbplatser kan aktiveras för dokumentcirkulation.

Viktigt!: Du måste först aktivera funktionen Ordna innehåll och konfigurera den för att cirkulera arkivhandlingar. Mer information om hur du konfigurerar Ordna innehåll finns i avsnittet Se även.

I den här artikeln

Innan du skapar regler: de första stegen

Förstå hur dokument cirkuleras

Skapa regler för att cirkulera dokument

Innan du skapar regler: de första stegen

Det finns flera viktiga steg du måste följa innan du skapar regler för dokumentcirkulation.

  1. Aktivera funktionen Ordna innehåll.

  2. Skapa bibliotek och mappar som du vill att dokumenten ska cirkuleras till. Du kanske vill skapa mappar för varje typ av dokument som cirkuleras. Skapa till exempel ett bibliotek endast för e-posthandlingar eller Excel-kalkylblad. Mer information om hur du skapar bibliotek finns under länkarna i avsnittet Se även.

  3. Innehållstyper måste associeras med de dokument som ska cirkuleras. I dem kan innehållstypen vara en del av kriteriet som avgör den slutgiltiga platsen där ett dokument lagras.

Överst på sidan

Förstå hur dokument cirkuleras

Dokument kan cirkuleras till ett bibliotek eller en mapp i ett arkivhandlingscenter eller till någon annan typ av SharePoint-webbplats. Samlingsbiblioteket, som skapas automatiskt när funktionen Ordna innehåll aktiveras, är standardplatsen. Dokumentcirkulationen är en process som består av flera olika delar:

  • Målbibliotek och målmappar    Innehållsadministratörer eller poster hanterare skapar manuellt bibliotek och mappar där dokument ska cirkuleras, och utser biblioteken som målbibliotek.

  • Webbplatsinnehållstyper    Varje dokument måste ha en innehållstyp och användare kan lägga till lämpliga webbplatsinnehållstyper manuellt målbibliotek.

  • Samlingsbibliotek    Dokument som inte matchar en regel eller som saknar nödvändiga metadata som skickas till Samlingsbibliotek så att användarna kan skriva nödvändiga metadata. Eller du kan konfigurera funktionen Ordna innehåll så att alla överförda dokument cirkuleras tillfälligt till Samlingsbibliotek.

  • Lista med dokumentregler    Det här är en samling med alla cirkulationsregler. Innehållsadministratörer eller hanterare av arkivhandlingar använder den här listan för att skapa, hantera och visa cirkulationsregler.

I diagrammet nedan visas hur dokument och e-post cirkuleras beroende på hur de uppfyller olika kriterier, och hur dokument som saknar information returneras till samlingsbiblioteket.

Dokument cirkuleras med funktionen Ordna innehåll. Visar flera källor och visar dokument som saknar metadata och har returnerats till samlingsbiblioteket.

Överst på sidan

Skapa regler för att cirkulera dokument

För varje typ av arkivhandling som du lägger till i cirkulationslistan för arkivhandlingar, anger du ett namn och en beskrivning. Du anger också den plats på webbplatsen där arkivhandlingen lagras. Du kan säkerställa att alla relevanta arkivhandlingar cirkuleras till lämplig plats genom att ange alternativa namn för arkivhandlingstypen.

Obs!: Du måste minst ha behörighet som webbplatsägare för att kunna skapa regler för dokumentcirkulation.

  1. Navigera till den webbplats för vilken du vill skapa regler för Ordna innehåll.

  2. Klicka på Mer i panelen Snabbstart för att visa alternativ för Webbplatsinnehåll.

  3. Klicka på Inställningar på menyraden Appar.

  4. Klicka på Regler för Ordna innehåll under avsnittet Webbplatsadministration på sidan Webbplatsinställningar.

  5. Klicka på Lägg till i Klicka för att lägga till ett nytt objekt på sidan med regler för Ordna innehåll.

  6. Skriv ett namn som beskriver regelns villkor och åtgärder i avsnittet Regelnamn.

  7. Välj Aktiv i avsnittet Regelstatus och -prioritet för att tillämpa regeln på inkommande innehåll. Sedan väljer du en prioritet som fastställer hur innehåll cirkuleras om det matchar fler än en regel för Ordna innehåll.
    Om du inte vill att regeln ska tillämpas på inkommande innehåll väljer du Inaktiv.

  8. Koppla regeln till en innehållstyp i avsnittet Överföringens innehållstyp. När du gör det får överföringar till organisatören en etikett med den valda innehållstypen, och egenskaper som används i regelns villkor visas.

    • Välj en lämplig innehållsgrupp. Den grupp du väljer avgör vilka innehållstyper du kan välja mellan i nästa steg.

    • Välj en lämplig innehållstyp.

    • Om den typ av innehåll som du har valt har ett annat namn på en annan SharePoint-webbplats kan du markera kryssrutan under alternativa namn. Därefter skriver du det namn som används på webbplatsen i fältet och klicka påLägg till. Namn för alternativa innehållstyper visas i listan under.

  9. I avsnittet Villkor väljer du vilka villkor som överföringens egenskaper måste uppfylla för regeln. Du kanske till exempel vill att regeln ska gälla för alla dokument med ordet ”budget” i rubriken. Du kan lägga till flera villkor genom att klicka på länken Lägg till ett annat villkor.

    Obs!: Egenskaper som är tillgängliga i den nedrullningsbara listan skiljer sig åt beroende på typ av innehåll som du valde i steg 6.

  10. I avsnittet Målplats skriver du eller bläddrar fram till en plats där du vill placera innehåll som matchar regeln. Markera kryssrutan Skapa automatiskt en mapp för att gruppera liknande dokument i mappar. Om du till exempel har en egenskap som visar alla dokument för projekt i din organisation kan du tvinga organisatören att skapa en separat mapp för varje projekt.

Överst på sidan

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×