Skapa och uppdatera en extern datakolumn i en lista eller i ett bibliotek

Skapa och uppdatera en extern datakolumn i en lista eller i ett bibliotek

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

Du kan lägga till en särskild typ av kolumn – en så kallad extern datakolumn – i en intern lista eller i ett internt bibliotek. Det som är speciellt med den här kolumntypen är att den låter dig kombinera en kolumn som innehåller data från en extern datakälla med andra kolumner i en intern lista eller i ett internt bibliotek. Eftersom den externa datakolumnen läggs till i en intern lista eller i ett internt bibliotek fungerar alla relaterade list- respektive biblioteksfunktioner, bland annat versionshantering, godkännanden, incheckning, utcheckning och bifogade filer.

Mer information finns i hitta innehåll om externa data.

Vad vill du göra?

Innan du börjar

Exempel på hur externa datakolumner

Skapa en extern datakolumn i en lista eller ett bibliotek

Uppdatera en extern datakolumn

Uppdatera en extern datakolumn

Innan du börjar

För att du ska kunna arbeta med externa data måste du först utföra flera obligatoriska uppgifter för att skydda åtkomsten till aktuella data. Följande information är avsedd att hjälpa dig planera det du ska göra. Dessutom kan den hjälpa dig att identifiera eventuella problem som kan uppstå när du arbetar med externa data. Du eller en administratör måste göra följande om du vill kunna komma åt externa data:

Förbered den externa datakällan    En administratör kan behöva skapa ett konto och ge behörighet till datakällan för att säkerställa att rätt personer har tillgång till data och att data inte hamnar i fel händer. Administratören kanske även vill skapa specifika tabeller, vyer, frågor och så vidare för en extern databas för att begränsa resultatet till endast det som krävs och för att förbättra prestanda.

Konfigurera SharePoint-tjänster och konton    En administratör måste aktivera tjänsterna Business Data Connectivity och säker lagringstjänst.

Konfigurera säkra lagringstjänster    En administratör måste göra följande: fastställa det bästa åtkomstläget för den externa informationen datakällan, skapa ett målprogram och ange autentiseringsuppgifter för målprogrammet.

Konfigurera Business Data Connectivity-tjänster    En administratör måste se till att den användare som skapar du externt innehåll har behörighet till metadatalagringen i Business Data Connectivity och att rätt användare har åtkomst till den externa innehållstypen som den externa listan baseras på.

Skapa en extern innehållstyp    En användare måste definiera en extern innehållstyp som innehåller information om anslutningar, åtkomst, åtgärdsmetoder, kolumner, filter och andra metadata som används för att hämta data från den externa datakällan.

Överst på sidan

Exempel på hur externa datakolumner används

I följande avsnitt beskrivs några scenarier då det kan vara praktiskt att lägga till en extern datakolumn till en lista eller till ett bibliotek.

Kundavtal och kontaktinformation    Du har ett dokumentbibliotek som innehåller kundavtal. Men all kundinformation finns i en affärsapplikation (till exempel SAP eller Microsoft CRM), och datakällan ligger utanför SharePoint. Du vill kunna spåra kundernas avtal i dokumentbiblioteket, samtidigt som du vill vara säker på att den relaterade kundinformationen är uppdaterad och att den inte innehåller onödiga dubbletter. Det här kan du åstadkomma om du lägger till en eller flera externa datakolumner i biblioteket, så att kundernas namn och telefonnummer kopplas till de olika avtalen i biblioteket. Med externa datakolumner är det enkelt att lägga till och uppdatera information, och kundinformationen hämtas automatiskt från den externa datakällan. Det här ger dig särskilda möjligheter. Till exempel kan du upphöja värdena från de externa datakolumnerna till ett strukturerat Word-dokument, så att du kan redigera värdena i dokumentinformationspanelen eller via innehållskontrollerna i Word.

Grundläggande produktdata med bilder    Du har skapat ett bildbibliotek som innehåller foton av de produkter som din organisation säljer. Du lägger till en extern datakolumn till biblioteket som hämtar produktnamnet, produktkoden och det aktuella priset från en extern databas. Du försäkrar dig dock om att den externa informationen är skrivskyddad när den externa innehållstypen skapas. Företagets regler och processer kräver att alla ändringar i produktinformationen görs via databassystemet. Men nu kan fler personer i organisationen enkelt se produktinformationen samlad i en biblioteksvy.

Överst på sidan

Skapa en extern datakolumn i en lista eller i ett bibliotek

Obs!:  För att du ska kunna skapa en extern datakolumn måste du minst ha behörigheten Delta för listan eller biblioteket.

  1. Gå till SharePoint-webbplatsen och navigera till den aktuella listan eller det aktuella biblioteket.

    Obs!:  Du kan inte lägga till en extern datakolumn i en extern lista.

  2. Klicka på Lista eller Bibliotek > Listinställningar eller Biblioteksinställningar.

  3. Klicka på Skapa kolumn i avsnittet Kolumner.

  4. Skriv namnet på kolumnen, t.ex. Kund, och klicka på Externa data under Kolumntyper.

  5. Klicka på Extern innehållstypsväljare under Extern innehållstyp och välj relevant objekt i listan med externa innehållstyper, t.ex. CustomerCRM.

  6. Bestäm hur du vill hantera åtgärderna som har angetts för den externa innehållstypen genom att göra ett eller flera av följande:

    • Klicka på Visa åtgärdsmenyn om du vill visa en meny med en eller flera åtgärder.

    • Klicka på Länka den här kolumnen till standardåtgärden för den externa innehållstypen om du vill att standardåtgärden ska utföras när den externa datakolumnen väljs.

  7. Klicka på Markera alla fält under Lägg till en kolumn för att visa följande fält eller markera ett eller flera särskilda fältnamn, till exempel Kundnamn och Telefonnummer.

Tips:  Som standard läggs det till ett prefix i namnet på varje kolumn. Prefixen baseras på de externa datakolumnernas namn. Därför är det bra om du ger kolumnerna kortfattade namn, som Kund-ID, särskilt om du lägger till många extrakolumner. Om snabbredigering är aktiverat för listan eller biblioteket kan du ändra kolumnnamnen genom att snabbredigera dem.

Överst på sidan

Uppdatera en extern datakolumn

Obs!:  För att du ska kunna uppdatera en extern datakolumn måste du minst ha behörigheten Delta för listan eller biblioteket.

  1. Gå till SharePoint-webbplatsen och navigera till den aktuella listan eller det aktuella biblioteket.

  2. Lägg till eller redigera ett objekt i listan eller egenskaperna för dokumentbiblioteket.

  3. Klicka på Väljare för externt element i textrutan för den externa datakolumnen, t.ex. kundnamn.

    Redigeraren av den externa innehållstypen måste ange hur väljaren för externa dataobjekt ska fungera. Det gör han eller hon genom att markera ett lämpligt identitetsfält och sedan skapa ett eller flera filter, som gör att du snabbt kan hitta rätt värde. Kan du inte det ber du redigeraren eller administratören om hjälp.

  4. Markera relevant post i dialogrutan, t.ex. Karin Jansson, och klicka på OK.

Informationen uppdateras i den externa listan och i den externa datakällan.

Överst på sidan

Uppdatera en extern datakolumn

Av prestandaskäl cachelagras alla data i en extern datakolumn på en server eller i en tjänst. Därför är det kanske inte alltid de senaste värdena från det externa datasystemet som visas. Om du vill vara säker på att den externa information som visas är aktuell uppdaterar du den externa datakolumnen.

Obs!:  För att du ska kunna uppdatera en extern datakolumn måste du minst ha behörigheten Delta för listan eller biblioteket.

  1. Gå till SharePoint-webbplatsen och navigera till den aktuella listan eller det aktuella biblioteket.

  2. Klicka på Uppdatera i kolumnrubriken för den externa datakolumnen.

  3. Välj om du bara vill uppdatera den aktuella mappen, eller både den aktuella mappen och alla undermappar, på sidan Uppdatera.

  4. Klicka på OK.

Överst på sidan

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×