Skapa och spåra tilldelade uppgifter

Förutom att skapa egna uppgifter kan du skapa uppgifter som du tilldelar till andra.

Artikelinnehåll

Om att tilldela uppgifter

Tilldela någon en uppgift

Vidarebefordra en uppgift som någon annan ska spåra:

Återta en avböjd uppgift:

Spåra uppgifter som du har tilldelat

Acceptera eller avböj en uppgiftstilldelning:

Skicka en statusrapport eller en kommentar om en uppgiftstilldelning:

Om att tilldela uppgifter

När du har skapat en uppgift och tilldelat den till någon kanske du behöver underhålla den tills den är klar. Du kan till exempel vilja ha rapporter och uppdateringar om uppgiftens status, eller så avböjer den person som du tilldelat uppgiften till och du vill ge den till någon annan i stället.

Om du vill tilldela en uppgift skapar du den först och skickar den som en uppgiftsförfrågan till någon. Den som får uppgiftsförfrågan blir tillfällig ägare av uppgiften. Personen i fråga kan avböja uppgiften, acceptera den eller tilldela den till någon annan. Om uppgiften avböjs får du tillbaka den.

Obs!: Även om en avböjd uppgift skickas tillbaka till dig ägs den fortfarande av mottagaren tills du kan återta äganderätten genom att återföra uppgiften till din egen uppgiftslista.

Om mottagaren accepterar uppgiften, blir den personen den nya ägaren. Om den personen senare tilldelar uppgiften till någon annan blir denne den nye ägaren. Bara ägaren kan ändra en uppgift. När en ägare uppdaterar en uppgift uppdaterar Microsoft Outlook alla kopior av uppgiften – den kopia som finns hos personen som ursprungligen skickade uppgiften och alla kopior med alla tidigare ägare till uppgiften. När ägaren har slutfört uppgiften skickas automatiskt en statusrapport till den person som ursprungligen tilldelat uppgiften, alla tidigare ägare och alla andra som har begärt en rapport.

Tips: Om du tilldelar en uppgift till mer än en person samtidigt, kan du inte ha en uppdaterad kopia av uppgiften i din uppgiftslista. För att du ska kunna tilldela ett projekt till mer än en person och fortfarande hållas uppdaterad om det av Outlook delar du projektet i separata uppgifter och tilldelar varje uppgift enskilt. Om du till exempel vill spåra en rapport som skrivs av tre personer skapar du tre separata uppgifter med namnen Rapportskrivning: Författare 1, Rapportskrivning: Författare 2, och Rapportskrivning: Författare 3, och tilldelar de enskilda uppgifterna till var och en.

Det kan också finnas tillfällen när det är du som tar emot uppgiftstilldelningen. När du tar emot en uppgiftstilldelning måste du bestämma om du ska acceptera eller avböja uppgiften. Du kan också bli ombedd att tillhandahålla uppdateringar om din status. Med Outlook går uppgiftshanteringen snabbt och effektivt.

Överst på sidan

Tilldela någon en uppgift

  1. Gör något av följande:

    • Så här tilldelar du en ny uppgift:    Peka på NyttArkiv-menyn och klicka sedan på Uppgiftsförfrågan.

      Skicka en uppgiftsförfrågan till någon

    • Så här tilldelar du en befintlig uppgift:      I uppgiftslistan öppnar du den uppgift som du vill tilldela. Klicka på Tilldela uppgift i gruppen Hantera uppgift på fliken Uppgift.

  2. Skriv in namnet eller e-postadressen på den person du vill tilldela uppgiften i rutan Till.

    Om du vill välja namnet i en lista klickar du på Till.

  3. Ange ett namn på uppgiften i rutan Ämne.

    Obs!: För en befintlig uppgift är rutan Ämne redan ifylld.

  4. Välj de alternativ för Förfallodatum och Status som du vill använda.

  5. Markera eller avmarkera kryssrutan Placera en uppdaterad kopia av uppgiften i uppgiftslistan och kryssrutan Skicka statusrapport när uppgiften är fullständig.

  6. Om du vill att uppgiften ska vara återkommande klickar du på Återkommande i gruppen Alternativ på fliken Uppgift och klickar sedan på OK.

  7. I brödtexten för den återkommande uppgiften skriver du den information du vill innefatta.

  8. Klicka på Skicka Bild av knapp .

    Obs!: Om du tilldelar någon en återkommande uppgift behålls en kopia av uppgiften i din uppgiftslista, men den uppdateras inte. Om du markerar kryssrutan Skicka statusrapport när uppgiften är slutförd får du en statusrapport för varje avslutad förekomst av uppgiften.

Överst på sidan

Vidarebefordra en uppgift som någon annan ska spåra:

  1. Öppna uppgiften som du vill skicka.

  2. Klicka på Vidarebefordra i gruppen Hantera uppgift på fliken Uppgift.

    Kortkommando  Du vidarebefordrar en uppgift genom att trycka på CTRL+F.

  3. Ange mottagarnamn eller e-postadresser i rutorna Till och Kopia.

  4. Skriv ett meddelande i uppgiftens brödtext. Om du vill skicka flera uppgifter drar du de övriga uppgifterna från uppgiftslistan till textrutan för uppgiften som du vidarebefordrar.

  5. Klicka på Skicka Bild av knapp .

Överst på sidan

Återta en avböjd uppgift:

  1. Öppna e-postmeddelandet som innehåller uppgiftsförfrågan. Meddelandet finns vanligtvis i mappen Skickat.

  2. Klicka på Åter till uppgiftslista i gruppen Hantera uppgift på fliken Uppgift.

Du kan också återta uppgiften från meddelandet som du inte accepterade genom att klicka på Åter till uppgiftslista.

Överst på sidan

Spåra uppgifter som du har tilldelat

Det finns tre sätt att spåra uppgifter som du har tilldelat till andra:

  • Spara automatiskt kopior av uppgifter som du tilldelar och få statusrapporter automatiskt:    

    1. Klicka på AlternativVerktyg-menyn.

    2. Klicka på Uppgiftsalternativ.

    3. Markera kryssrutan Behåll uppdaterade kopior av tilldelade uppgifter i min uppgiftslista.

    4. Markera kryssrutan Skicka statusrapport när tilldelade uppgifter är slutförda.

  • Visa uppgifter som du har tilldelat till andra:    

    1. Klicka på Uppgifter.

    2. Peka på Aktuell vyVisa-menyn och klicka därefter på Tilldelning.

  • Så här visar du en lista över personer som får uppdaterade kopior av en tilldelad uppgift:    

    1. Öppna den tilldelade uppgiften som du vill visa listan för.

    2. Visa namnen i rutan Uppdatera lista på fliken Information.

Överst på sidan

Acceptera eller avböj en uppgiftstilldelning:

  1. Öppna uppgiften eller uppgiftsförfrågan.

  2. Klicka på Acceptera eller Avböj i gruppen Hantera uppgift på fliken Uppgift.

  3. Gör något av följande:

    • Klicka på Redigera svaret innan det skickas, skriv en kommentar i meddelandet och klicka på Skicka.

    • Klicka på Skicka svar nu.

Överst på sidan

Skicka en statusrapport eller en kommentar om en uppgiftstilldelning:

  1. Öppna uppgiften som du vill skicka en statusrapport eller kommentar för.

  2. Klicka på antingen Skicka statusrapport, Svara eller Svara alla i gruppen Hantera uppgift på fliken Uppgift.

  3. Ange mottagarnamn eller e-postadresser i rutorna Till och Kopia.

    Om uppgiften är tilldelad till dig läggs namnen på personerna som ska uppdateras till automatiskt.

  4. I brödtexten för meddelandet skriver du den information som du vill innefatta i statusrapporten.

  5. Klicka på Skicka Bild av knapp .

Överst på sidan

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×