Skapa och skriva ut etiketter med hjälp av dokumentkoppling

Skapa och skriva ut etiketter med hjälp av dokumentkoppling

När du vill använda etiketter för att skicka ett massutskick till personer på din adresslista kan du använda dokumentkoppling för att skapa ett blad med adressetiketter. Varje enskild etikett innehåller en adress från listan. Du kan också skapa och skriva ut etiketter utan att använda dokumentkoppling.

Obs!: Om du vill koppla dokument direkt till kuvert kan du läsa Dokumentkoppling med kuvert.

Tre filer i dokumentkopplingsprocessen, dvs. ett huvuddokument plus en distributionslista som ger uppsättningar med bokstäver eller e-postmeddelanden, kuvert och etiketter.

Följande dokument används i processen för att skapa och skriva ut etiketter genom dokumentkoppling:

  • Huvuddokumentet
    Det här det dokument du använder för att ställa in etiketternas layout i dokumentkopplingen. Du kan också ställa in sådant innehåll som du vill ska upprepas på alla etiketter, till exempel en företagslogotyp eller avsändaradressen på leveransetiketter.

  • Distributionslistan
    Distributionslistan är den datakälla som Word använder vid dokumentkopplingen. Det är en fil som innehåller adresserna som ska skrivas ut på etiketterna.

När du kombinerar de här båda dokumenten får du dina adressetiketter.

Steg 1: Konfigurera din distributionslista

Distributionslistan kan vara ett Excel-kalkylblad, en katalog med Outlook-kontakter, en Access-databas eller en Office-adresslista. Den innehåller de poster Word hämtar information från för att skapa adresser för etiketterna.

  • Om du ännu inte har en distributionslista kan du skapa en ny lista i Word under dokumentkopplingen.

  • Om du använder ett Excel-kalkylblad kontrollerar du att kolumnen för postnummer är formaterad som text så att inga nollor försvinner. Mer information finns i Förbereda Excel-datakällan för en dokumentkoppling i Word.

  • Om du vill använda dina Outlook-kontakter måste du se till att Outlook är ditt standardprogram för e-post.

Steg 2: Förbereda huvuddokumentet för etiketterna

  1. Öppna Word och välj Arkiv > Nytt > Tomt dokument.

  2. På fliken Utskick i gruppen Starta koppling av dokument väljer du Starta koppling av dokument > Etiketter.

    Klicka på Starta koppling av dokument och välj Etiketter för att skapa ett etikettark att koppla till.

  3. I dialogrutan Etikettalternativ väljer du din etikettleverantör i listan Etikettleverantörer under Etikettinformation.

    Alternativ för etikettleverantör och produktnummer

  4. I listan Produktnummer väljer du det nummer som motsvarar produktnumret på etikettförpackningen.

    Obs!: Om du använder en skrivare med kontinuerlig matning måste du ha en annan lista med produktnummer. Var noga med att välja Skrivare med kontinuerlig matning under Skrivarinformation så att rätt lista visas.

  5. Välj OK.

    Dokumentet bör visa dimensionen och formen på de valda etiketterna. Om det inte gör det väljer du Visa stödlinjer i gruppen Tabell på fliken Layout.

    En sida med tomma etiketter i Word 2016

Steg 3: Länka distributionslistan till etiketterna

  1. Välj Välj mottagare i gruppen Starta koppling av dokument på fliken Utskick och välj sedan något av följande alternativ:

    Kommandot Ange en ny lista

    • Om du inte har en distributionslista väljer du Ange en ny lista och skapar en.

      eller

    • Om din distributionslista finns i ett Excel-kalkylblad, en Access-databas eller en annan typ av datafil väljer du Använd befintlig lista. Gå sedan till listan och välj Öppna.

      eller

    • Om du använder dina Outlook-kontakter väljer du Välj från Outlook-kontakter.

  2. Gör något av följande:

    • Om du vill skapa etiketter för hela distributionslistan går du till "Steg 4: Lägga till adresserna på etiketterna."

      eller

    • Om du vill skapa etiketter för endast några av namnen på listan väljer du Redigera mottagarlista på fliken Utskick.

      Välj Redigera mottagarlista i gruppen Starta koppling av dokument på fliken Utskick, som en del av dokumentkoppling i Word.

  3. Välj de namn du vill lägga till på etiketterna i rutan Koppla dokument för mottagare.

    Välj rader genom att markera kryssrutan

    Obs!: Du kan även sortera eller filtrera listan så att det blir enklare att hitta namn och adresser.

Steg 4: Lägga till adresserna på etiketterna

Adressblocket är en kopplingsinstruktion. Kopplingsinstruktionen, som även kallas platshållare, använder du för att markera den plats där du vill att adressen ska visas på etiketten.

Tips: Om du vill lägga till en bild (till exempel en logotyp) på etiketten så att den visas framför adressblocket, är det bäst att göra det nu. Följ riktlinjerna i underavsnittet "Lägga till en bild på etiketten" under Steg 4.

  1. Välj Adressblock i gruppen Skriv och infoga fält på fliken Utskick.

    I funktionen för dokumentkoppling i Word går du till fliken Utskick i gruppen Skriv och infoga fält och väljer Adressblock.

  2. I dialogrutan Infoga adressblock väljer du ett format för mottagarens namn så som det ska visas på etiketten.

    Alternativ för Adressblock

    Obs!: Välj Förhandsgranska resultat och välj sedan knappen Nästa post Knappen Nästa post för dokumentkopplingens förhandsgranskningsresultat , eller välj knappen Föregående post Knappen Föregående post för dokumentkopplingens förhandsgranskningsresultat för att bläddra genom posterna i datakällan och se hur adresserna visas på etiketterna.

  3. Välj OK.

    Tips: Om du vill ändra hur adressblocket justeras på etiketterna markerar du adressblocket och väljer sedan Vänsterjustera, Centrera, Högerjustera eller Justera i gruppen Stycke på fliken Start.

  4. I gruppen Skriv och infoga fält väljer du Uppdatera etiketter så att ändringen görs på alla etiketterna.

    Klicka på knappen Uppdatera etiketter i menyfliksområdet, om du vill använda ändringarna i hela etikettarket.

    Obs!: Om du inte ser dina adresser väljer du Förhandsgranska resultat.


Lägga till en bild på etiketten

Du kan infoga en bild, till exempel en logotyp, på etiketten. När du har infogat bilden kan du ändra storlek och format på den.

  1. När du har valt ett etikettsformat i dialogrutan Infoga adressblock placerar du markören till vänster om «Adressblock»-fältkoden.

    I Layoutalternativ kan du placera bilden genom att välja Kvadrat eller Tätt.

  2. På fliken Infoga väljer du Bilder. Leta rätt på filen du vill ha, markera den och välj sedan Infoga.

  3. Justera bilden på något av följande sätt, om det behövs:

    • Ändra storlek (välj ett handtag), ändra orientering (välj rotera) eller flytta (dra) bilden manuellt.

      eller

    • Välj Layoutalternativ Knappen Layoutalternativ och arbeta med något av de tillgängliga alternativen.

  4. Välj Utskick > Uppdatera etiketter så att bilden visas på etiketterna.

Tips om hur du arbetar med bilder finns i Infoga bilder i Office 2013 och Office 2016.


Verifiera kopplingsinstruktionsnamnen

Se till att Word hittar namnen och adresserna i distributionslistan.

  1. Välj Matcha fält i gruppen Skriv och infoga fält på fliken Utskick.

  2. Kolumnen till vänster i rutan Matcha fält innehåller fältnamnen som Word använder i ett adressblock. Med hjälp av kolumnen till höger kan du matcha fält i datakällan med fältnamnen. Kontrollera att fältnamnen som visas till vänster matchar namnen på kolumnrubrikerna för posterna i distributionslistan så att Word kan placera rätt data på rätt plats på etiketterna.

    Dialogrutan Matcha fält
  3. Gör något av följande:

    • Om fältnamnen som visas matchar kolumnrubrikerna du använde för poster i distributionslistans datakälla behöver du inte göra något.

      eller

    • Om (Ej matchad) visas i ett fältnamn som du förväntar dig ska matcha en kolumnrubrik i datakällan väljer du nedpilen för listrutan och väljer sedan fältnamnet i distributionslistans datakälla. Upprepa så många gånger det behövs.

  4. Välj OK.

Steg 5: Förhandsgranska och skriva ut etiketterna

Kontrollera etiketterna en sista gång innan du skriver ut dem.

  1. Välj Förhandsgranska resultat på fliken Utskick.

    Gruppen Förhandsgranska resultat på fliken Utskick i Word.

  2. Välj knappen Nästa post Knappen Nästa post för dokumentkopplingens förhandsgranskningsresultat eller knappen Föregående post Knappen Föregående post för dokumentkopplingens förhandsgranskningsresultat för att kontrollera att namnen och adresserna på etiketterna ser ut som de ska.

    Tips:  Du kan gå till början av listan genom att välja knappen Första posten Knappen Första posten för dokumentkopplingens förhandsgranskningsresultat och gå till slutet av listan genom att välja knappen Sista posten Knappen Sista posten för dokumentkopplingens förhandsgranskningsresultat .

  3. Välj Slutför och koppla > Skriv ut dokument.

    Skärmbild av fliken Utskick i Word med kommandot Slutför och koppla och dess alternativ.

Steg 6: Spara etikettdokumentet

När du sparar det kopplade dokumentet fortsätter det att vara kopplat till din distributionslista så att du kan använda det för nästa massutskick. Nästa gång du öppnar det kopplade dokumentet väljer du Ja när Word uppmanar dig att behålla kopplingen.

Ändra adresser på etiketter i det kopplade dokumentet

  • Öppna det kopplade dokumentet för etiketterna och välj Redigera mottagarlista för att sortera, filtrera och välja specifika adresser.

Se även

Har du en fråga om Word-dokumentkoppling som vi inte har besvarat här?

Ställ en fråga i Word-communityforumet

Hjälp oss att bli bättre Word

Har du några förslag på hur vi kan förbättra dokumentkopplingen (eller någon annan funktion) i Word? Gå i så fall till Word User Voice och berätta det för oss!

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×