Skapa och skriva ut brev och andra dokument genom att använda dokumentkoppling

Använd dokumentkoppling när du vill skapa en uppsättning dokument, till exempel ett standardbrev som skicks till många kunder eller ett ark med adressetiketter. Varje brev eller etikett innehåller samma slags information, men ändå är innehållet unikt. I till exempel brev till kunder kan varje brev anpassas så att varje kund tilltalas med namn. Den unika informationen i varje brev hämtas från poster i en datakälla.

Dokumentkopplingen går i stora drag till så här:

  1. Konfigurera huvuddokumentet. Huvuddokumentet innehåller den text och grafik som är gemensam för varje version av det kopplade dokumentet. Det kan till exempel vara en avsändaradress eller hälsningsfras i ett standardbrev.

  2. Koppla dokumentet till en datakälla. En datakälla är en fil som innehåller den information som ska sammanfogas i dokumentet. Det kan till exempel vara namn på och adresser till brevets mottagare.

  3. Precisera listan med mottagare eller element. I Microsoft Office Word skapas en kopia av huvuddokumentet för varje element eller post i datafilen. Om datafilen är en adresslista, består elementen förmodligen av mottagarna till utskicket. Om du vill skapa kopior enbart för vissa element i datafilen, väljer du vilka poster du vill ha med.

  4. Lägg till platshållare, så kallade kopplingsinstruktioner, i dokumentet. När du utför dokumentkopplingen fylls kopplingsinstruktionerna med information från datafilen.

  5. Förhandsgranska och slutför kopplingen. Du kan förhandsgranska varje kopia av dokumentet innan du skickar allihopa.

Kommandona på fliken Utskick används för att koppla dokument.

Tips  Du kan också utföra en dokumentkoppling via åtgärdsfönstret Koppla, där du får steg-för-steg-anvisningar genom processen. Du öppnar åtgärdsfönstret genom att klicka på Starta koppling av dokument i gruppen Starta koppling av dokument på fliken Utskick och sedan klicka på Steg för steg-guiden Koppla dokument.

Bild av menyflikar i Word

Konfigurera huvuddokumentet

  1. Starta Word.

    Ett tomt dokument öppnas som standard. Låt det vara öppet. Om du stänger det, blir kommandona i nästa steg inte tillgängliga.

  2. Klicka på Starta koppling av dokument i gruppen Starta koppling av dokument på fliken Utskick.

    Bild av menyfliksområdet i Word

  3. Klicka på den typ av dokument som du vill skapa.

Du kan till exempel skapa:

  • En grupp med kuvert     Avsändaradressen är densamma på alla kuvert, men måladressen är unik på vart och ett. Klicka på Kuvert och ange sedan inställningar för kuvertstorlek och textformatering på fliken Kuvertalternativ i dialogrutan Kuvertalternativ.

  • En grupp med adressetiketter    Varje etikett innehåller en persons namn och adress, men namnet och adressen är unik på de olika etiketterna. Klicka på Etiketter och ange sedan inställningar för etiketten i dialogrutan Etikettalternativ.

  • En grupp med standardbrev eller e-postmeddelanden     Basinnehållet är detsamma i alla brev eller meddelanden, men vart och ett innehåller information som är speciell för den enskilda mottagaren, till exempel namn, adress eller andra uppgifter. Klicka på Brev eller E-postmeddelanden om du vill skapa den här typen av dokument.

  • En katalog eller förteckning    Samma typ av information, till exempel namn och beskrivning, visas för varje element men namnet och beskrivningen i respektive element är unikt. Klicka på Katalog om du vill skapa den här typen av dokument.

Återuppta ett kopplat dokument

Om du behöver göra ett uppehåll när du arbetar med kopplade dokument, kan du spara huvuddokumentet och sedan fortsätta med kopplingen senare. Datakällan och fältinformationen finns kvar. Om du använder åtgärdsfönstret Koppla kommer du tillbaka till samma plats i åtgärdsfönstret när du återupptar kopplingen.

  1. När du vill fortsätta öppnar du dokumentet.

    Ett meddelande visas där du ombeds att bekräfta att du vill öppna dokumentet, och då körs ett SQL-kommando.

  2. Eftersom det här dokumentet är kopplat till en datakälla och du vill hämta data, ska du klicka på Ja. Om du öppnar ett dokument som du inte visste var kopplat till en datakälla, klickar du på Nej så att du inte riskerar att hämta skadliga data av misstag.

    Texten i dokumentet visas tillsammans med fälten du infogat.

  3. Klicka på fliken Utskick och fortsätt.

Överst på sidan

Koppla dokumentet till en datakälla

För att kunna koppla informationen till huvuddokumentet måste du ansluta dokumentet till datakällan. Om du inte redan har en datafil skapar du en under kopplingen.

Välja en datafil

  1. Klicka på Välj mottagare i gruppen Starta koppling av dokument på fliken Utskick.

    Bild av menyfliksområdet i Word

  2. Gör något av följande:

    • Klicka på Välj från Outlook-kontakter om du vill använda kontaktlistan i Microsoft Office Outlook.

      Tips på hur du arbetar med kontaktlistan i Microsoft Outlook

      Att använda kontaktmappen i Outlook är vanligtvis en ganska enkel process, men ibland kan det uppstå problem. Nedan beskrivs några lösningar på dessa problem:

      • Jag kan inte koppla till mappen Kontakter i Outlook eftersom jag inte hittar den.

      • Felmeddelanden angående e-postklienter och tabeller visas.

      • Det går inte att ansluta till en kontaktmapp i Gemensamma mappar i Outlook.

      • Jag vill använda min Outlook Express-adressbok som kontaktmapp, men lyckas inte ansluta till den.

        Jag hittar inte mappen Kontakter i Outlook

        Du kanske måste aktivera egenskapen Visa denna mapp som en e-postadressbok i Outlook, eller så måste du ändra användarprofilen i Outlook.

        Aktivera egenskapen "Visa denna mapp som en e-postadressbok"

      • Klicka på KontakterGå till-menyn i Microsoft Office Outlook.

      • Högerklicka på mappen Kontakter som innehåller den information du vill använda för kopplingen och klicka sedan på Egenskaper.
        Kontaktegenskaper i Outlook

      • Markera kryssrutan Visa denna mapp som en e-postadressbok på fliken Outlook-adressbok. Klicka på OK.

        Tillbaka till Outlook-tips

        Byta till en annan Outlook-användarprofil

        En användarprofil i Outlook består av en grupp e-postkonton och adressböcker. Vanligtvis behöver du bara en användarprofil, men om du delar datorn med andra eller använder olika adressböcker för olika ändamål kan du konfigurera mer än en profil. Om du använder en profil som inte innehåller just den kontaktmapp som du vill använda när du startar dokumentkopplingen är mappen inte tillgänglig.

        Om du vill växla till en annan användarprofil startar du om Outlook. När du ombeds att ange en profil, väljer du den som innehåller den kontaktmapp som du vill använda i kopplingen.

        Om du inte uppmanas att ange någon profil och du vet att det finns flera, kanske du måste konfigurera Outlook så att du får en uppmaning. Så här gör du:

      • Stäng Outlook

      • Växla till klassiskt läge på Kontrollpanelen och klicka sedan på Dokument.

      • Klicka på Visa profiler.

      • Om du vill välja profil varje gång du startar Outlook klickar du på Fråga efter profil och klickar på OK.


        Tillbaka till Outlook-tips

        Felmeddelanden angående e-postklienter och tabeller visas

        Om du försöker att ansluta till mappen Kontakter vid en dokumentkoppling i Word och Outlook inte har angetts som standardprogram för e-post i Windows Internet Explorer visas följande felmeddelande:

        "Antingen finns det ingen standardklient för e-post eller så går det inte att utföra meddelandebegäran med den aktuella e-postklienten. Kör Microsoft Office Outlook och ange det som standardklient för e-post."

        Så här gör du om du inte vill att meddelandet ska visas:

      • Stäng Word.

      • Klicka på Internet-alternativVerktyg-menyn i Internet Explorer och sedan på fliken Program.

      • Klicka på Microsoft Office Outlook under E-post och sedan på OK.

        Starta Word igen, öppna kopplingsdokumentet och anslut till kontaktmappen i Outlook.

        Tillbaka till Outlook-tips

        Det går inte att ansluta till en kontaktmapp i Gemensamma mappar i Outlook

        Om du inleder en koppling i Word och försöker att ansluta till en kontaktmapp i Gemensamma mappar i Outlook, visas följande felmeddelande:

        "Det går inte att slutföra den här åtgärden på grund av fel i motorn för dialogrutan eller databasen. Försök igen senare."

        Om du försöker igen visas samma felmeddelande.

        Om du vill använda en kontaktmapp i Gemensamma mappar som datafil för kopplingen måste du inleda kopplingen från Outlook.

        Tillbaka till Outlook-tips

        Jag vill använda min adressbok i Outlook Express som kontaktmapp

        Du kan inte ansluta till den här typen av adressbok direkt under en koppling. I stället exporterar du Outlook Express-adressboken som en CSV-fil och ansluter till den i det formatet.

        Exportera Outlook Express-adressboken

      • Starta Microsoft Outlook Express.

      • Öppna Arkiv-menyn, peka på Exportera och klicka sedan på Adressbok.

      • Klicka på Textfil (semikolonavgränsad) i dialogrutan Exportverktyg för Windows Adressbok och klicka på Exportera.

      • Ange ett filnamn för den exporterade filen i rutan Spara exporterad fil som och klicka sedan på Bläddra.

      • Välj var du vill spara filen i listan Spara i i dialogrutan Spara som och klicka på Spara. Det bästa är att spara datafilerna i mappen Mina datakällor i mappen Mina dokument. Det är där Word börjar att söka efter datafiler när du ska leta efter en sådan vid en dokumentkoppling.

      • Klicka på Nästa. Markera kryssrutorna bredvid de fält som du vill exportera och klicka på Slutför.

        Obs!  När du bestämmer vilka fält som ska exporteras bör du tänka på hur de standardbrev, e-postmeddelanden eller etiketter som du har för avsikt att skapa genom dokumentkopplingen ska se ut. Om du exempelvis aldrig inkluderar smeknamn eller personliga webbplatser i dina kopplade dokument, exporterar du inte dessa fält.

      • När ett meddelande visas som informerar dig om att exporten har slutförts klickar du på OK.

      • Stäng dialogrutan Exportverktyg för Windows Adressbok genom att klicka på Stäng och avsluta Outlook Express.

        När du är tillbaka i Word och arbetar med dokumentkopplingen och har kommit till steget där du ska ansluta till en datafil klickar på du alternativet Använd en befintlig lista och letar reda på CSV-filen som du just har exporterat. Innan filen öppnas kanske du uppmanas att välja vilket avgränsningstecken som ska användas för att avgränsa kolumnerna från varandra i adresslistan. Klicka på Semikolon och sedan på OK.


        Tillbaka till Outlook-tips

    • Om du har ett Microsoft Office Excel-kalkylblad, en Microsoft Office Access-databas eller annan typ av datafil klickar du på Använd befintlig lista och letar sedan reda på filen i dialogrutan Välj datakälla.

      Du kan välja data från valfritt kalkylblad eller namngivet intervall i en arbetsbok i Excel. Du kan också välja data från valfri tabell eller fråga som definierats i en databas i Access. När det gäller andra typer av datafiler väljer du den filen i dialogrutan Välj datakälla. Om filen inte finns med där, väljer du lämplig filtyp eller Alla filer i rutan Filformat. I en dokumentkoppling kan du använda följande typer av datafiler:

      1. Filer från ennivås filbaserade databasprogram som du har installerat en OLE-DB-provider eller en Open Database Connectivity (ODBC) till. (Vissa av dessa drivrutiner ingår i Microsoft Office.)

      2. En HTML-fil som innehåller en enda tabell. Den första raden i tabellen måste innehålla kolumnnamn och de andra raderna måste innehålla data.

      3. Elektroniska adressböcker:

        • Microsoft Outlook-adressbok

        • Microsoft Schedule+ 7.0-kontaktlista

        • En liknande adresslista som skapats med ett MAPI-kompatibelt meddelandesystem, till exempel Microsoft Outlook.

      4. Ett Microsoft Word-dokument. Dokumentet måste innehålla en enda tabell. Den första raden i tabellen måste innehålla rubriker och de andra raderna måste innehålla de poster som ska kopplas. Du kan också använda en rubrikkälla som datakälla.

      5. Valfri textfil med datafält som är avgränsade med tabbtecken eller semikolon och datapost som är avgränsade med stycketecken.

        Tips på hur du formaterar data i Excel

        Om datafilen är ett Excel-kalkylblad som innehåller procent, valutavärden eller postnummer kan du bevara den numeriska formateringen av informationen genom att använda DDE (Dynamic Data Exchange) när du ansluter till Excel-kalkylbladet från Word. Du kan till exempel se till att det femsiffriga postnumret 07865 från datafilen inte visas som talet 7865 (utan inledande nolla).

        Gör följande i Word innan du ansluter till kalkylbladet:

        1. Klicka på Microsoft Office-knappen Bild av Office-knappen och sedan på Word-alternativ.

        2. Klicka på Avancerat.

        3. Rulla till avsnittet Allmänt och markera kryssrutan Bekräfta filformatskonvertering vid öppning.

        4. Klicka på OK.

        5. Medan huvuddokumentet är öppet klickar du på Välj mottagare i gruppen Starta koppling av dokument på fliken Utskick och klickar sedan på Använd befintlig lista.

        6. Bläddra till Excel-kalkylbladet i dialogrutan Välj datakälla och dubbelklicka på det.

        7. Klicka på MS Excel-kalkylblad via DDE (*.xls) i dialogrutan Bekräfta källdokument och sedan på OK.

          Obs!  Om MS Excel-kalkylblad via DDE (*.xls) inte visas markerar du kryssrutan Visa alla.

        8. För Cellintervall i dialogrutan Microsoft Office Excel markerar du det cellintervall eller kalkylblad som innehåller informationen du vill koppla och klickar på OK.

          Obs!  Om du inte vill ha en uppmaning varje gång som du öppnar en datafil inaktiverar du alternativet Bekräfta konvertering vid Öppna när du har anslutit till kalkylbladet.

    • Om du inte redan har en datafil klickar du på Ange en ny lista och använder sedan det formulär som öppnas för att skapa listan. Listan sparas som en databasfil (.mdb) som du kan återanvända.

Obs!  Om du har installerat Microsoft Office 2007-systemet (i stället för att installera bara Microsoft Word) kan du också använda Microsoft Query för att skapa en fråga och hämta data från en extern datakälla.

Överst på sidan

Finjustera listan med mottagare eller element

När du ansluter till en viss datafil kanske du inte vill koppla information från alla poster i den datafilen till huvuddokumentet.

Så här begränsar du listan med mottagare eller använder en delmängd av posterna i datafilen:

  1. Klicka på Redigera mottagarlista i gruppen Starta koppling av dokument på fliken Utskick.

    Bild av menyfliksområdet i Word

  2. I dialogrutan Mottagare av kopplat dokument gör du något av följande:

    • Välj enskilda poster    Metoden är mest praktisk om listan är kort. Markera kryssrutorna bredvid de mottagare som ska ingå och avmarkera rutorna bredvid de mottagare som inte ska ingå.

      Om du vet att du bara vill ta med ett par poser i kopplingen kan du avmarkera kryssrutan i rubrikraden och sedan bara markera dem för posterna som du vill använda. Om du däremot vet att du vill ha med de flesta posterna, markerar du kryssrutan i rubrikraden och avmarkerar sedan kryssrutorna för de poster som du inte vill ha med.

    • Sortera posterKlicka på kolumnrubriken för den post du vill sortera efter.     Listan sorteras i fallande alfabetisk ordning (från A till Ö). Klicka på kolumnrubriken igen om du vill sortera listan i stigande alfabetisk ordning (Ö till A).

      Om du vill använda en mer avancerad sortering klickar du på Sortera under Förfina mottagarlistan och väljer sorteringsinställningar på fliken Sortera poster i dialogrutan Filtrera och sortera. Du kan till exempel använda den här typen av sortering om du vill att mottagaradresserna ska sorteras i bokstavsordning efter efternamn och postnumren i nummerordning.

    • Filtrera poster    Detta är praktiskt om listan innehåller poster som du inte vill visa eller som inte ska vara med i den kopplade utskriften. När du en gång har filtrerat listan kan du använda kryssrutorna för att inkludera eller utelämna poster.

      Så här filtrerar du poster:

      1. Klicka på Filtrera under Förfina mottagarlistan.

      2. Välj vilka villkor som du vill använda i filtret på fliken Filtrera poster i dialogrutan Filtrera och sortera.

        Om du till exempel bara vill skapa kopior av huvuddokumentet för adresser i Australien klickar du på Land i listan Fält, Lika med i listan Jämförelse och Australien i listan Jämför med.

      3. Om du vill finjustera filtret ytterligare klickar du på Och eller Eller och väljer fler villkor.

        Om du till exempel bara vill skapa kopior av huvuddokumentet för affärskontakter i München filtrerar du fram poster vars Ort-fält innehåller München och vars Företagsnamn-fält inte är tomt. Om du använder Eller i stället för Och i det här filtret, kommer kopplingen att omfatta alla adresser i München samt alla adresser som innehåller ett företagsnamn, oavsett vilken ort de finns i.

Obs!  Om du har installerat ett adressverifieringsprogram klickar du på Validera adresser i dialogrutan Mottagare av kopplat dokument för att bekräfta mottagarnas adresser.

Överst på sidan

Lägg till platshållare, så kallade kopplingsinstruktioner, i dokumenten

När du har anslutit huvuddokumentet till en datafil, är du klar att skriva texten i dokumentet och lägga till platshållare som anger var den unika informationen ska visas på kopiorna av dokumentet.

Platshållarna, till exempel adress och hälsningsrad, kallas för kopplingsinstruktioner. Fälten i Word motsvarar kolumnrubrikerna i datafilen som du väljer.

1. Kolumnerna i en datafil representerar kategorier med information. Fälten som du lägger till i huvuddokumentet är platshållare för dessa kategorier.

2. Raderna i en datafil representerar poster med information. En kopia av huvuddokumentet skapas för varje post när du utför dokumentkopplingen.

Genom att placera en kopplingsinstruktion i huvuddokumentet anger du att en viss kategori av information, till exempel namn eller adress, ska visas där.

Fält som har infogats i ett Word-dokument

Obs!  När du infogar en kopplingsinstruktion i huvuddokumentet omsluts namnet på instruktionen alltid med fortsättningstecken (« »). Dessa tecken visas inte i de kopplade dokumenten. De hjälper dig bara att särskilja instruktionerna i huvuddokumentet från vanlig text.

Vad händer när du kopplar

När du kopplar ersätter informationen från den första raden i datafilen instruktionerna i det första kopplade dokumentet. Informationen från den andra raden i datafilen ersätter instruktionerna i det andra kopplade dokumentet och så vidare.

Koppla information från en datafil till ett dokument

Arbeta med fält: exempel

Du kan lägga till valfri kolumnrubrik från datafilen i huvuddokumentet som en kopplingsinstruktion. Då kan du på ett flexibelt sätt utforma standardbrev, etiketter, e-postmeddelanden och andra kopplade dokument. Exempel:

  • Anta att du skapar ett brev riktat till lokala affärsmän med information om den årliga stadsguiden. Om datafilen innehåller kolumnen Företag med namnet på varje företag som du kontaktar, infogar du instruktionen «Företag» i stället för att skriva namnet på varje enskilt företag.

  • Anta att du varje kvartal skickar e-postmeddelanden till dina kunder om nya produkter och specialerbjudanden. Om du vill personanpassa dessa meddelanden för dina bästa kunder, kan du lägga till kolumnen PersonligAnteckning i datafilen där du skriver anteckningar som "Sara Möller, den här nya prylen är exakt vad du behöver". Genom att placera kopplingsinstruktionen «PersonligAnteckning» i huvuddokumentet kan du infoga dessa anteckningar längst ned i vissa meddelanden.

  • Anta att adresslistan gäller för prenumeranter på ett nyhetsbrev, och datafilen innehåller en kolumn med namnet ExpireDate, där data lagras om när respektive prenumeration upphör. Om du placerar fältet «ExpireDate» i huvuddokumentet innan du kör kopplingen, ser prenumeranterna sina egna förfallodatum på etiketten.

Du kan kombinera fält eller avgränsa dem med skiljetecken. När du skapar en adress kan du till exempel konfigurera instruktionerna i huvuddokumentet så här:

«Förnamn» «Efternamn»

«Gatuadress»

«Postnummer» «Ort»

För sådant som du använder ofta, till exempel adressblock och hälsningsrader, finns det sammansatta kopplingsinstruktioner som grupperar ihop flera instruktioner. Exempel:

  • Kopplingsinstruktionen Adressblock är en kombination av flera kopplingsinstruktioner, bland annat förnamn, efternamn, postnummer och ort.

    Element i instruktionen Adressblock

  • Kopplingsinstruktionen Hälsningsrad kan innehålla en eller flera instruktioner, beroende på vilken hälsning som du väljer.

Du kan anpassa innehållet i vart och ett av de sammansatta kopplingsinstruktionerna. I adressfältet kanske du vill ha ett formellt format (Herr Johan Nilsson) och i hälsningsfrasen kanske du vill använda "Till" i stället för "Bästa".

Avbilda kopplingsinstruktioner till datafilen

Om du vill vara säker på att Word kan hitta en kolumn i datafilen som motsvarar alla adress- eller hälsningselement, måste du avbilda kopplingsinstruktionerna i Word till kolumnerna i datafilen.

Du avbildar instruktionerna genom att klicka på Matcha fält i gruppen Skriv och infoga fält på fliken Utskick.

Bild av menyflikar i Word

Dialogrutan Matcha fält öppnas.

Dialogrutan Matcha fält

Elementen i en adress eller hälsning anges till vänster. Kolumnrubrikerna från datafilen anges till höger.

Word söker efter kolumnen som matchar respektive element. I bilden har datafilens Surname-kolumn automatiskt matchats till Last Name. Men andra element kunde inte matchas. Från den här datafilen går det till exempel inte att matcha First Name.

I listan till höger kan du välja kolumnen från datafilen som matchar elementet till vänster. I bilden matchar nu kolumnen Name elementet First Name. Courtesy Title, Unique Identifier och Middle Name behöver inte matchas. Dokumentet behöver inte använda alla fält. Om du lägger till ett fält som inte innehåller data från datafilen, visas det i det kopplade dokumentet som en tom platshållare – vanligtvis en tom rad eller ett dolt fält.

Dialogrutan Matcha fält

Skriva innehåll och lägga till fält

  1. I huvuddokumentet klickar du på det ställe där du vill infoga fältet.

  2. Använd gruppen Skriv och infoga fält på fliken Utskick.

    Bild av menyflikar i Word

  3. Lägg till något av följande:

    Adress med namn, adress och annan information

    1. Klicka på Adressblock.

    2. I dialogrutan Infoga adressblock väljer du de adresselement som ska infogas och de format du vill ha och sedan klickar du på OK.

    3. Om dialogrutan Matcha fält visas, kan någon information för adressblocket inte hittas. Klicka på pilen bredvid (Ej matchad) och markera sedan fältet i datakällan som motsvarar fältet som krävs för det kopplade dokumentet.

    Hälsningsraden

    1. Klicka på hälsningsraden.

    2. Välj format för hälsningsraden, vilket inkluderar hälsningsfras, namnformat och skiljetecken efter frasen.

    3. Välj vilken text som ska visas om mottagarnamnet inte kan tolkas av Microsoft Word, till exempel när datakällan inte innehåller något förnamn eller efternamn utan bara ett företagsnamn.

    4. Klicka på OK.

    5. Om dialogrutan Matcha fält visas, kan någon information för hälsningsraden inte hittas. Klicka på pilen bredvid (Ej matchad) och markera sedan fältet i datakällan som motsvarar fältet som krävs för det kopplade dokumentet.

    Enskilda fält

    Du kan infoga information från enskilda fält, t.ex. förnamn, telefonnummer eller bidragssummor från en lista över donatorer. Om du snabbt vill lägga till ett fält från datafilen i huvuddokumentet klickar du på pilen bredvid Infoga kopplingsinstruktion och sedan på fältnamnet.

    Om du vill ha fler alternativ när du infogar enskilda fält gör du så här:

    1. Klicka på Infoga kopplingsinstruktion i gruppen Skriv och infoga fält på fliken Utskick.

    2. Gör något av följande i dialogrutan Infoga kopplingsinstruktion:

      • Om du vill välja adressfält som automatiskt motsvarar fält i datakällan, även om datakällans fält inte har samma namn som fälten, klickar du på Adressfält.

      • Om du vill välja fält som alltid hämtar information direkt från en kolumn i datafilen klickar du på Databasfält.

    3. Klicka på fältet i rutan Fält.

    4. Klicka på Infoga och klicka sedan på Stäng.

    5. Om dialogrutan Matcha fält visas kan den information som behövs för att infoga fältet inte hittas. Klicka på pilen bredvid (Ej matchad) och markera sedan fältet i datakällan som motsvarar fältet som krävs för det kopplade dokumentet.

      Obs!  Om du infogar ett fält från listan Databasfält och sedan byter till en datakälla som inte har en kolumn med samma namn, kan den här fältinformationen inte infogas i kopplingsdokumentet.

    Egna fält från Outlook-kontakter

    Det enda sättet att ta med egna kontaktfält i huvuddokumentet är att inleda kopplingen i Outlook. Först konfigurerar du en vy av kontakterna med fälten som du vill koppla, och börjar sedan kopplingen. När du har valt inställningar öppnas Word automatiskt och du kan slutföra kopplingen.

    Konfigurera en vy med kontakter som innehåller egna fält

    1. Peka på Aktuell vyVisa-menyn i Outlook-kontakter och klicka på Telefonlista.

    2. Högerklicka på en kolumnrubrik och klicka på Fältväljaren.

    3. Markera Egna fält i listrutan högst upp i dialogrutan Fältväljaren.

    4. Dra fältet som du vill lägga till från dialogrutan till kolumnrubrikerna. En liten röd pil gör det enklare att placera fältet på rätt plats.
      Dra eget fält från Fältväljaren till mappvyn Kontakter

      Obs!  Du kan lägga till ett nytt fält i dialogrutan Fältväljaren genom att klicka på Nytt längst ned.

    5. Stäng dialogrutan Fältväljaren när du har lagt till alla egna fält i vyn.

    6. Om du vill ta bort ett fält som du inte vill ha med i dokumentkopplingen, klickar du på fältnamnet i kolumnrubriken i vyn Telefonlista och drar det sedan bort från kolumnrubriken.

      Köra dokumentkopplingen från Outlook

    7. Välj enskilda kontakter i Outlook-kontakter genom att trycka på SKIFT och klicka för att markera ett område, eller genom att trycka på CTRL och klicka på de enskilda kontakterna. Om du vill ta med alla kontakter som visas i vyn ska du inte klicka på någon av dem.

    8. Klicka på KopplaVerktyg-menyn.

    9. Om du har markerat enskilda kontakter som ska tas med i kopplingen kickar du på Endast markerade kontakter. Om du vill ta med alla kontakter som visas i vyn klickar du på Alla kontakter i aktuell vy.

    10. Om du har konfigurerat vyn Telefonlista så att den innehåller exakt de fält som du vill använda i kopplingen, klickar du på Kontaktfält i aktuell vy. Annars klickar du på Alla kontaktfält så att alla kontaktfält blir tillgängliga för kopplingen.

    11. Om du vill skapa ett nytt huvuddokument för kopplingen klickar du på Nytt dokument. Annars klickar du på Befintligt dokument och sedan på Bläddra och bläddrar till dokumentet som ska användas som huvuddokument.

    12. Om du vill spara kontakterna och fälten som du har markerat, så att de kan återanvändas, markerar du kryssrutan Permanent fil och klickar sedan på Bläddra för att spara filen. Informationen sparas i ett Word-dokument som kommaavgränsade data.

    13. Markera önskade alternativ.

      • Standardbrev      Förbered en grupp brev för massutskick.

      • Adressetiketter     Konfigurera adressetiketter för ett massutskick.

      • Kuvert     Konfigurera kuvert för ett massutskick.

      • Katalog     Skapa ett enda dokument som innehåller en katalog eller adresslista.

      • Nytt dokument     Skapa kopplade dokument, som du kan redigera ett i taget i Word.

      • Skrivare     Skicka kopplade dokument direkt till standardskrivaren.

      • E-post     Skapa kopplade dokument som ska användas som e-postmeddelanden. När du är klar att slutföra kopplingen i Word klickar du på Slutför och koppla i gruppen Slutför på fliken Utskick och sedan på Skicka e-postmeddelande. Raden Ämne fylls i med texten som du skriver i dialogrutan Koppla dokument för kontakter i Outlook.

    14. Klicka på OK. När dokumentet öppnas i Word ska du klicka på pilen bredvid Infoga kopplingsinstruktion i gruppen Skriv och infoga fält på fliken Utskick och sedan klicka på fälten som du vill ha med i dokumentet.

Obs!  

  • Du kan inte skriva tecknen för kopplingsinstruktioner («« »») manuellt eller använda kommandot SymbolInfoga-menyn. Du måste använda dokumentkoppling.

  • Om kopplingsinstruktionerna visas inom klammerparentes, till exempel { MERGEFIELD Stad }, visas fältkod i stället för fältresultat. Kopplingen påverkas inte, men om du vill visa resultaten i stället, högerklickar du på fältkoden och klickar sedan på Växla fältkoder på snabbmenyn.

Formatera kopplade data

Databas- och kalkylprogram, till exempel Microsoft Office Access och Microsoft Office Excel, lagrar informationen som du skriver i celler som råa data. Den formatering som du använder i Access eller Excel, till exempel teckensnitt och färg, lagras inte tillsammans med dessa råa data. När du kopplar information från en datafil till ett Word-dokument, kopplar du dessa råa data utan den tillhörande formateringen.

Om du vill formatera data i dokumentet, markerar du kopplingsinstruktionen och formaterar den, precis som du gör med vanlig text. Se till att du markerar fortsättningstecknen (« ») som omsluter instruktionen.

Överst på sidan

Förhandsgranska och slutför kopplingen

När du har lagt till fält i huvuddokumentet är du klar att förhandsgranska resultatet. När du är nöjd med förhandsgranskningen slutför du kopplingen.

Förhandsgranska kopplingen

Du kan förhandsgranska de kopplade dokumenten och göra ändringar innan du slutför kopplingen.

Gör något av följande i gruppen Förhandsgranska resultat på fliken Utskick:

Bild av menyflikar i Word

  • Klicka på Förhandsgranska resultat.

  • Bläddra igenom varje kopplat dokument genom att klicka på Nästa post och Föregående post i gruppen Förhandsgranska resultat.

  • Förhandsgranska ett visst dokument genom att klicka på Sök mottagare.

Obs!  Klicka på Redigera mottagarlista i gruppen Starta koppling av dokument på fliken Utskick om du vill öppna dialogrutan Koppla dokument för mottagare, där du kan filtrera listan eller avmarkera mottagare om det finns poster som du inte vill ha med.

Bild av menyfliksområdet i Word

Utföra kopplingen

Du kan skriva ut de kopplade dokumenten eller ändra dem ett i taget. Du kan skriva ut eller ändra alla eller bara en delmängd av dem.

Skriva ut kopplade dokument

  1. Klicka på Slutför och koppla i gruppen Slutför på fliken Utskick och klicka på Skriv ut dokument.

    Bild av menyflikar i Word

  2. Välj om du vill skriva ut alla dokument, enbart den kopia som visas eller en delmängd som du anger utifrån postnumret.

Ändra enskilda kopior av dokumentet

  1. Klicka på Slutför och koppla i gruppen Slutför på fliken Utskick och klicka på Redigera enskilda dokument.

    Bild av menyflikar i Word

  2. Välj om du vill skriva ut alla dokument, enbart kopian som visas eller en delmängd som du anger utifrån postnumret. De kopior som du vill redigera sparas i en enskild fil, med sidbrytningar mellan varje kopia av dokumentet.

Spara huvuddokumentet

Kom ihåg att de kopplade dokument som du sparar är separata från huvuddokumentet. Du bör därför spara själva huvuddokumentet om du tänker använda det för någon mer koppling.

När du sparar huvuddokumentet sparas också dess koppling till datafilen. Nästa gång du öppnar huvuddokumentet ombeds du att välja om information från datafilen ska kopplas igen till huvuddokumentet.

  • Om du klickar på Ja öppnas dokumentet med informationen från den första kopplade posten.

  • Om du klickar på Nej bryts anslutningen mellan huvuddokumentet och datafilen. Huvuddokumentet blir ett vanligt Word-dokument. Kopplingsinstruktionerna ersätts med den unika informationen från den första posten.

Överst på sidan

Gäller för: Word 2007



Hade du nytta av den här informationen?

Ja Nej

Hur kan vi förbättra den?

255 återstående tecken

För att skydda din integritet bör du inte ange någon kontaktinformation i feedbacken. Granska våra sekretesspolicy.

Tack för din feedback!

Supportresurser

Ändra språk