Skapa och skriva ut brev med dokumentkoppling i Word 2016 för Mac

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

När du har massutskick som ska skickas till personer på en distributionslista kan du använda dokumentkoppling för att skapa en uppsättning personliga brev. Varje brev som skapas har samma layout, formatering, text och grafik. Endast vissa delar i e-postmeddelandet varierar och är personligt anpassade.

Det är tre filer inblandade i processen att skapa och skriva ut brev med dokumentkoppling:

  • Huvuddokumentet
    Det här dokumentet innehåller text och grafik (t.ex. en logotyp eller bild) som är identisk för varje version av det kopplade dokumentet. Brödtexten i brevet är ett exempel på det identiska innehållet.

  • Distributionslistan
    det här dokumentet innehåller de data som används för att fylla i information i brevet. Distributionslistan har namn, till exempel och huvuddokumentet är den bokstav som kommer att åtgärdas till namn i listan.

  • Det kopplade dokumentet
    det här dokumentet är en kombination av huvuddokumentet och e-postlistan. Koppla dokument hämtar information från distributionslistan och placerar det i huvuddokumentet, vilket resulterar i en anpassad för varje person.

Följ stegen nedan för att skapa och skriva ut personligt anpassade brev med dokumentkoppling.

Innan du påbörjar dokumentkopplingen ska du förbereda brevet. Om du till exempel berättar för mottagarna om ett kommande evenemang inkluderar du namn, datum, tid och plats för händelsen. Det är de uppgifter som är viktiga för alla mottagare av brevet.

  1. På fliken Utskick i gruppen Starta koppling av dokument väljer du Starta koppling av dokument > Brev.

    standardbrev

  2. I Word skriver du brödtexten för den bokstav som du vill ska skickas till alla.

Distributionslistan är din datakälla. Det kan vara ett Excel-kalkylblad, en katalog med Outlook-kontakter, en Access-databas eller en Office-adresslista. Den innehåller poster som Word hämtar information från för att skapa brevet.

Tips

  • Om du inte har en distributionslista kan skapa du en under dokumentkopplingen. Innan du påbörjar dokumentkopplingsprocessen samlar du ihop alla dina dataposter och lägger till dem i datakällan.

  • Om du använder ett Excel kalkylblad kan du kontrollera kolumnen för postnummer eller postnummer är formaterade som textså att du inte förlorar inga nollor.

  • Om du vill använda kontakterna Outlook Kontrollera att Outlook är standardprogram för e-post. Så här: öppna Apple Mail och på menyn e-post väljer du Preferences. På fliken Allmänt bredvid e-postprogram som standard, väljer du Microsoft Outlook

  • Du kan också använda kontakterna Apple, se till att Apple mail är standardprogram för e-post.

  • Använda FileMake pro databas som datakälla för kopplat dokument.

  1. Välj Välj mottagare på fliken Utskick och välj sedan ett alternativ.

    Välj mottagare är markerat med en lista över alternativ på fliken Utskick

    Välj

    Om du vill

    Skapa en ny lista

    Starta en ny adresslista medan du konfigurerar dokumentkopplingen

    Använd befintlig lista

    Använda ett Excel kalkylblad eller en annan typ av-datafil som din adresslista

    Välj från Outlook-kontakter

    Välja namn direkt från kontakterna Outlook för din adresslista

    Apple kontakter

    Välja namn direkt från Apple-adressboken för din adresslista

    FileMaker Pro

    Importera data från en FileMaker Pro-databas

  2. Om du valde att Skapa en ny lista gör du följande:

    1. I dialogrutan Redigera fält skapas Word automatiskt fält för några grundläggande information, till exempel förnamn, efternamn och adress. Om du vill lägga till ett nytt fält, till exempel ett meddelandefält – Lägg till det nu, så att du kan fylla i när du skriver in posterna. Under nytt fältnamn skriver du namnet på det fält du vill lägga till och klicka på plustecknet (+).

      Tips: Markera det fält som du vill flytta, och sedan använda upp eller nedpilarna om du vill flytta det fält där du vill i listan om du vill ändra ordningen på fälten.

    2. När alla fält har konfigurerats som du önskar, väljer du Skapa för att skapa listan.

  3. Om du har markerat Använd befintlig lista gör du följande:

    1. Bläddra till den fil du vill använda och välj Öppna.

    2. Om du väljer att öppna ett Excelkalkylblad i dialogrutan Öppna arbetsbok väljer du det blad du vill använda och lämnar Cellintervall tomt för att kunna använda hela kalkylbladet eller anger ett cellintervall för data som du vill använda och klicka sedan på OK.

  4. Om du valde Välj från Outlook-kontakter eller Apple kontakter så här:

    1. Välj Filtrera mottagare för att markera de mottagare som du vill ska ingå.

    2. För Outlook kontakter i dialogrutan Frågealternativ bredvid Koppla dokument för mottagare av väljer du Fullständig post. Markera de kontakter du vill skicka massutskick i listan med kontakter och klicka sedan på OK.

    3. Välj den grupp som du vill skicka massutskick och klicka sedan på OK i dialogrutan Frågealternativ under Apple gruppera kontakter för Apple-kontakter.

    4. Välj databasfilen i dialogrutanVälj en FileMaker Pro-databas som ska användas som en datakälla för FileMaker Pro-databas, och välj Öppna

  1. På fliken Utskick väljer du Infoga kopplingsinstruktion och markerar det fält som du vill lägga till.

    Infoga kopplingsinstruktion är markerat på fliken Utskick

    Fortsätt att lägga till fält tills du har lagt till all information som du vill använda på brevet.

  2. Formatera fält i brevet så att det ser ut som du vill ha resten av kuverten ska se ut. Till exempel innehåller ett blanksteg mellan första och sista namnfält och tryck på RETUR när du vill påbörja en ny rad för i fältet adress.

    Tips: Välj Filtrera mottagare för att sortera listan över mottagare eller ta bort mottagare på fliken Utskick och välj sedan Sortera och Filtrera posterna. När du är klar väljer du OK.

  1. Välj Förhandsgranska resultat för att visa hur brevet ut på fliken Utskick. Använda vänster- och högerpilarna på fliken Utskick för att bläddra igenom varje bokstav.

    Förhandsgranska resultat är markerat på fliken Utskick

  2. Om du vill göra ytterligare formateringsändringar Välj Förhandsgranska resultat igen, där du kan lägga till eller ta bort kopplingsinstruktioner.

  3. När bokstäverna se hur du vill på fliken Utskick väljer du Slutför och koppla > Skriv ut dokument för att slutföra kopplingen.

    Slutför och koppla och alternativet Skriv ut dokument är markerade på fliken Utskick

    Tips: Om du vill granska och uppdatera varje brev individuellt innan du skriver ut på fliken Utskick väljer du Slutför och koppla > Redigera enskilda dokument. När du är klar klickar du på Arkiv > Skriv ut om du vill skriva ut kuverten.

När du sparar det kopplade dokumentet fortsätter det att vara kopplat till din distributionslista så att du kan använda det för nästa massutskick.

Återanvända ditt kopplade dokument

  • Öppna det kopplade dokumentet och välj Ja när Word uppmanar dig att behålla anslutningen.

Så här ändrar du adresser i kopplade dokument

  • Öppna det kopplade dokumentet och välj Redigera mottagarlista för att sortera, filtrera och välja specifika adresser.

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×