Skapa och skriva ut adressetiketter för en adresslista i Excel

Om du vill göra ett massutskick till mottagarna i en adresslista som finns i ett kalkylblad i Microsoft Excel kan du använda någon av dokumentkopplingsfunktioner i Microsoft Word. När dokumentet kopplas skapas det ett blad med adressetiketter som du kan skriva ut. Varje etikett innehåller en adress från listan.

Om du vill skapa och skriva ut adressetiketterna måste du först förbereda kalkylbladsinformationen i Excel. Sedan använder du Word för att konfigurera, ordna, granska och skriva ut adressetiketterna. Om du vill använda adressetiketter för att göra ett massutskick till mottagarna i en adresslista kan du skapa ett blad med adressetiketter genom dokumentkoppling. Varje etikett innehåller då en adress från listan.

I stora drag omfattar dokumentkopplingsprocessen följande steg:

  1. Förbered kalkylbladsinformationen i Excel inför dokumentkopplingen    Innan du påbörjar dokumentkopplingsprocessen måste du se till att adresslistan stämmer överens med det tabellformat som krävs för dokumentkopplingen.

  2. Konfigurera etiketterna inför dokumentkopplingen i Word    Du konfigurerar layouten för alla etiketter som omfattas av dokumentkopplingen en och samma gång. När du kopplar dokument kallas det dokument som du använder för kopplingen för huvuddokument. I huvuddokumentet kan du också konfigurera innehåll som du vill ska upprepas på alla etiketter, till exempel en företagslogotyp eller avsändaradressen på leveransadressetiketterna.

  3. Koppla etiketterna till kalkylbladsinformationen    Adresslistan utgör det källdokument som används i Microsoft Word när dokumenten kopplas. I det här fallet rör det sig om ett kalkylblad i Excel, som innehåller de adresser som ska skrivas ut på etiketterna.

  4. Förfina listan över vilka mottagare som du vill ta med i etiketterna    I Word genereras en etikett för varje adress i distributionslistan. Om du vill generera etiketter endast för vissa adresser i distributionslistan kan du välja vilka adresser, eller poster, som ska tas med.

  5. Lägg till platshållare, så kallade kopplingsinstruktioner, i etiketterna    När du utför dokumentkopplingen fylls kopplingsinstruktionerna med informationen från adresslistan.

  6. Förhandsgranska, slutför dokumentkopplingen och skriv ut etiketterna    Du kan förhandsgranska varje etikett innan du skriver ut hela uppsättningen.

  7. Spara etiketterna för framtida bruk   

Den här artikeln innehåller följande avsnitt

Steg 1: Förbereda kalkylbladsinformationen i Excel inför dokumentkopplingen

Steg 2: Konfigurera etiketterna inför dokumentkopplingen i Word

Avbryta och återuppta en dokumentkopplingsprocess

Steg 3: Koppla etiketterna till kalkylbladsinformationen

Steg 4: Förfina listan över vilka mottagare som du vill ta med i etiketterna

Steg 5: Lägga till platshållare, så kallade kopplingsinstruktioner, i etiketterna

Vad händer när du kopplar dokument?

Mappa kopplingsinstruktionerna till datafilen

Ange innehåll och lägga till platshållare eller fält

Konfigurera en vy med kontakter som innehåller egna fält

Köra dokumentkopplingen via Outlook

Formatera kopplade data

Steg 6: Förhandsgranska och skriva ut etiketterna

Förhandsgranska dokumentkopplingen

Slutföra dokumentkopplingen

Steg 7: Spara etiketterna för framtida bruk

Steg 1: Förbereda kalkylbladsinformationen i Excel inför dokumentkopplingen

I Excel måste adresslistan stämma överens med det tabellformat som krävs för dokumentkopplingen.

  1. Gör följande för att ordna adresslistan i kalkylbladet:

    1. Använd kolumnrubriker som tydligt anger vilken typ av data som varje kolumn innehåller.

      Tips: Använd till exempel kolumnrubriker som Förnamn, Efternamn, Adress och Ort i stället för Kolumn 1, Kolumn 2, Kolumn 3 och Kolumn 4.

    2. Använd en separat kolumn för varje element som du vill ska tas med vid dokumentkopplingen.

      Tips: Om du sparar för- och efternamn i olika kolumner kan du också använda dokumentkopplingsfunktionen för att skapa standardbrev där mottagarna tilltalas med förnamn. Du kan också lägga till en separat kolumn för en hälsningsfras, till exempel Bäste eller Bästa.

    3. Ta bara med rader och kolumner som innehåller data. Ta inte med tomma rader eller kolumner i adresslistan, eftersom det kan göra att listan med etiketter som skapas inte blir fullständig när du konfigurerar etiketterna inför dokumentkopplingen i Word.

  2. Gör följande om du vill ange ett namn för adresslistan, så att det blir lättare att hitta och markera den när dokumenten kopplas:

    1. Markera hela adresslistan i kalkylbladet, även de celler som innehåller kolumnrubriker.

    2. Klicka på Definiera namn i gruppen Definierade namn på fliken Formler.

      Gruppen Definierade namn på fliken Formler

    3. Skriv in ett namn för adresslistan i rutan Namn, till exempel Julkort, och klicka sedan på OK.

      Tips: Det första tecknet i namnet måste vara en bokstav, och du får inte använda blanksteg mellan olika ord. Använd understreck (_) i stället.

  3. Spara och stäng arbetsboken.

Överst på sidan

Steg 2: Konfigurera etiketterna inför dokumentkopplingen i Word

Du konfigurerar layouten för alla etiketter som omfattas av dokumentkopplingen en och samma gång. När du kopplar dokument kallas det dokument som du konfigurerar för layouten för etiketthuvuddokument. I huvuddokumentet kan du också konfigurera innehåll som du vill ska upprepas på alla etiketter, till exempel en företagslogotyp eller avsändaradressen på leveransadressetiketterna.

Det är möjligt att du redan har en förpackning med etikettark från något företag som tillverkar etiketter. Varje etikettark har en viss storlek och omfattar ett visst antal etiketter med bestämda mått.

Om du vill konfigurera etiketthuvuddokumentet matchar du dess mått med måtten för etiketterna. Det gör du i de kalkylblad som du tänker använda.

  1. Starta Word och öppna ett tomt dokument.
    Om dokumentet inte är tomt går det inte att använda de kommandon som beskrivs i nästa steg.

  2. Klicka på Starta koppling av dokument i gruppen Starta koppling av dokument på fliken Utskick.

    Skärmbild av fliken Utskick i Word med kommandot Starta koppling av dokument och listan med tillgängliga alternativ för den typ av koppling som du vill köra.

  3. Klicka på Etiketter.

  4. I dialogrutan Etikettalternativ måste du göra flera val.

    Dialogrutan Etikettalternativ

    1. Vilken typ av skrivare som du använder för att skriva ut etiketterna.

    2. Vilket företag som tillverkat etikettarken.

    3. Vilket produktnummer som är angivet på etikettarksförpackningen.

  5. Under Skrivarinformation klickar du på den typ av skrivare som du kommer att använda för att skriva ut etiketterna.

  6. I listan Etikettleverantörer klickar du på namnet på det företag som tillverkat etikettarken som du använder.

  7. I listan Produktnummer klickar du på det produktnummer som är angivet på etikettarksförpackningen.

    Om etikettarkets produktnummer inte överensstämmer med något av alternativen i dialogrutan Etikettalternativ kan du fortfarande skriva ut dina etiketter. Du måste bara göra några justeringar:

    1. Mät etiketterna på de ark som du har och anteckna måtten. Skriv också upp hur många etiketter det är på varje ark.

      Obs!: Var noggrann när du mäter etiketterna. De faktiska måtten kan vara mindre än de mått som leverantören anger. Till exempel kan en etikett om 2,5 x 5 cm vara 2,3 x 4,8 cm i verkligheten.

    2. Markera en etikettyp som har ungefär samma mått som dina egna etiketter i listan Produktnummer.

      Om den etikettyp som du vill använda inte finns i rutan Produktnummer får du välja någon annan av etiketterna i listan eller skapa en ny etikettstorlek.

    3. Klicka på Information och jämför sedan etikettmåtten och antalet etiketter per ark (gäller etiketter som skrivs ut på laser- och bläckstråleskrivare) eller antalet kolumner i etikettformuläret (gäller etiketter som skrivs ut på matrisskrivare).

    4. Gör något av följande:

      • Om måtten och layouten på etiketten stämmer överens med dina etiketter kan du använda den markerade etikettypen.

      • Om måtten och layouten inte stämmer överens med dina etiketter klickar du på Avbryt och fortsätter med steg 5.

    5. Klicka på skrivartypen (antingen Skrivare med kontinuerlig matning eller Arkskrivare) i dialogrutan Etikettalternativ. Klicka sedan på Ny etikett.

    6. Skriv in ett namn i rutan Etikettnamn och välj höjd, bredd, marginaler och andra alternativ för din etikett. Klicka sedan på OK.

Den nya etiketten visas i kategorin Annan/egen. När du använder dina anpassade etiketter nästa gång måste du se till att välja Annan/egen i listan Etikettleverantörer.

  1. När du har valt önskade etikettalternativ klickar du på OK.

    Det skapas ett Word-dokument där etiketterna visas i en tabell. Om du inte kan se några linjer mellan etiketterna i layouten klickar du på fliken Layout under Tabellverktyg och sedan på Visa stödlinjer i gruppen Tabell.

Överst på sidan

Avbryta och återuppta en dokumentkopplingsprocess

Om du behöver sluta arbeta med en dokumentkoppling kan du spara det etiketthuvuddokument som du arbetar med och återuppta kopplingen senare. Källdokumentet och fältinformationen sparas av Word i det dokument som du sparar. Om du använder åtgärdsfönstret Koppla dokument när du slutar att arbeta kommer du att tas till samma plats i åtgärdsfönstret när du fortsätter med kopplingen.

  1. När du vill fortsätta med kopplingen öppnar du det etiketthuvuddokument som du sparat.

    I Word visas en dialogruta där du uppmanas att bekräfta att du vill öppna dokumentet och köra ett SQL-kommando (genom SQL-kommandot kopplas Word till källfilen i Excel).

  2. Klicka på Ja om du vill ansluta till källfilen i Excel och hämta adresslistan.

    Texten i etiketthuvuddokumentet visas tillsammans med de fält som du eventuellt har infogat.

  3. Klicka på fliken Utskick och fortsätt med arbetet.

Överst på sidan

Steg 3: Koppla etiketterna till kalkylbladsinformationen

Om du vill koppla adressinformationen till dina etiketter måste du koppla etiketterna till det kalkylblad som innehåller adresslistan.

  1. Gör följande om det är första gången som du kopplar etiketter till ett kalkylblad:

    1. Klicka på Alternativ i menyn Arkiv.

    2. Klicka på Avancerat.

    3. Rulla till avsnittet Allmänt och markera kryssrutan Bekräfta filformatskonvertering vid öppning.

    4. Klicka på OK.

  2. Medan huvuddokumentet är öppet klickar du på Välj mottagare i gruppen Starta koppling av dokument på fliken Utskick. Sedan klickar du på Använd befintlig lista.

    Kommandot Ange en ny lista

  3. Leta reda på Excel-kalkylbladet i dialogrutan Välj datakälla och dubbelklicka på det.

  4. Markera kryssrutan Visa alla i dialogrutan Bekräfta källdokument och klicka på MS Excel-kalkylblad via DDE (*.xls) i rutan Öppna källdokument. Klicka sedan på OK.

    Obs!: Om du inte kan se alternativet MS Excel-kalkylblad via DDE (*.xls) i listan måste du kontrollera om kryssrutan Visa alla är markerad.

  5. Markera det cellområde eller kalkylblad som innehåller den information som du vill koppla under Cellintervall i dialogrutan Microsoft Office Excel. Klicka sedan på OK.

Nu är etiketterna kopplade till informationen i kalkylbladet, men etikettarket är fortfarande tomt. Vid behov kan du definiera mottagarlistan som beskrivet i steg 4, eller också kan du börja fylla etiketterna med platshållare för adressinformationen, som beskrivet i steg 5.

Överst på sidan

Steg 4: Förfina listan över vilka mottagare som du vill ta med i etiketterna

Word genererar en etikett för varje adress i distributionslistan. Om du vill generera etiketter endast för vissa adresser i distributionslistan kan du välja vilka adresser (poster) som ska tas med.

Gör följande om du vill begränsa listan över mottagare eller använda en underuppsättning av posterna i datafilen:

  1. Klicka på Redigera mottagarlista i gruppen Starta koppling av dokument på fliken Utskick.

    Skärmbild av fliken Utskick i Word med kommandot Redigera mottagarlista markerat.

  2. Gör något av följande i dialogrutan Mottagare av kopplat dokument:

    • Markera enskilda poster    Den här metoden är mest användbar om listan är kort. Markera kryssrutorna bredvid de mottagare som du vill ska ingå, och avmarkera kryssrutorna bredvid de mottagare som du inte vill ska ingå.

      Tips: Om du vet att du bara vill ta med några få poster i kopplingen kan du avmarkera kryssrutan i rubrikraden, och sedan markera endast de poster som du vill använda. Om du omvänt vill ta med de flesta posterna i listan markerar du kryssrutan i rubrikraden och avmarkerar sedan kryssrutorna för de poster som du inte vill ta med.

    • Sortera poster    Klicka på rubriken för den kolumn som du vill sortera posterna efter. Listan sorteras då i stigande alfabetisk ordning (från A till Ö). Klicka på kolumnrubriken igen om du vill sortera posterna i fallande alfabetisk ordning (Ö till A).

      Om du vill använda mer avancerade sorteringsalternativ klickar du på Sortera under Förfina mottagarlistan. Sedan väljer du sorteringsinställningar på fliken Sortera poster i dialogrutan Filtrera och sortera. Du kan till exempel ange att mottagaradresserna ska sorteras i bokstavsordning efter mottagarnas efternamn för varje postnummer, och att postnumren ska listas i nummerordning.

    • Filtrera poster    Den här metoden är praktisk om listan innehåller poster som du inte vill visa eller ta med i kopplingen. När du har filtrerat listan kan du markera och avmarkera kryssrutorna för att ta med respektive utelämna vissa poster.

      Så här sorterar du poster:

      1. Klicka på Filtrera under Förfina mottagarlistan.

      2. Markera de villkor som du vill använda för att filtrera posterna på fliken Filtrera poster i dialogrutan Frågealternativ.

        Om du till exempel bara vill generera etiketter för adresser i Australien klickar du på Land eller region i listan Fält, Lika med i listan Jämförelse och Australien i listan Jämför med.

      3. Om du vill förfina filtret ytterligare klickar du på Och eller Eller och markerar fler villkor.

        Om du till exempel bara vill skapa etiketter för affärskontakter i München specificerar du de poster där fältet Ort innehåller värdet München och där fältet Företagsnamn inte är tomt. Använder du Eller i stället för Och i det här filtret kommer kopplingen att omfatta alla adresser i München samt alla adresser som innehåller ett företagsnamn, oavsett ort.

Obs!: Om du har installerat ett adressverifieringsprogram på datorn kan du klicka på Validera adresser i dialogrutan Mottagare av kopplat dokument för att bekräfta mottagarnas adresser.

Överst på sidan

Steg 5: Lägga till platshållare, så kallade kopplingsinstruktioner, i etiketterna

När du har kopplat etiketterna till adresslistan kan du lägga till platshållare som anger var adresserna ska placeras på respektive etikett. Du kan också lägga till innehåll som ska upprepas på alla etiketter, till exempel en företagslogotyp eller avsändaradressen på leveransadressetiketterna.

Platshållarna för adresserna kallas för kopplingsinstruktioner. När du utför dokumentkopplingen fylls kopplingsinstruktionerna med informationen från adresslistan. Kopplingsinstruktionerna i Word motsvarar kolumnrubrikerna i kalkylbladet i Excel.

Datafil med kolumner (kategorier) och rader (poster)

1. Kolumnerna i en datafil representerar kategorier med information. De kopplingsinstruktioner som du lägger till i etiketterna fungerar som platshållare för kategorierna.

2. Raderna i en datafil representerar poster med information. När du utför en dokumentkoppling genererar Word en etikett för varje post.

Genom att placera en kopplingsinstruktion i den ursprungliga etikett som du konfigurerat i etiketthuvuddokumentet anger du att du vill att en viss informationskategori, till exempel namn eller adress, ska visas där.

Fält som infogas i ett Word-dokument

Obs!: När du infogar en kopplingsinstruktion i etiketthuvuddokumentet omges namnet på instruktionen alltid av kopplingstecken (« »). Dessa tecken kommer inte med på de färdiga etiketterna  – de hjälper dig bara att skilja kopplingsinstruktionerna i etiketthuvuddokumentet från den vanliga texten.

Överst på sidan

Vad händer när du kopplar dokument?

När du kopplar dokument ersätts kopplingsinstruktionerna i den första etiketten av informationen från den första raden i datafilen. Instruktionerna i den andra etiketten ersätts av informationen från den andra raden i datafilen och så vidare.

Koppla information från en datafil till etiketter

Arbeta med fält: exempel   

När du utformar en etikett kan du länka en kolumnrubrik från datafilen till ett fält i etiketten.

Anta till exempel att distributionslistan gäller prenumeranter på ett nyhetsbrev, och att datafilen innehåller en kolumn med namnet Förfallodatum där förfallodatumet för respektive prenumeration lagras. Om du infogar fältet «Förfallodatum» i etiketthuvuddokumentet innan du kör kopplingen kommer prenumeranterna att se sina egna förfallodatum på adressetiketten.

Du kan kombinera fält och avgränsa dem med skiljetecken. När du skapar en adress kan du till exempel konfigurera kopplingsinstruktionerna i etiketthuvuddokumentet så här:

«Förnamn» «Efternamn»

«Gatuadress»

«Postnummer» «Ort»

För kombinationer som du använder ofta, exempelvis adressblock och hälsningsfraser, finns det sammansatta fält som grupperar ett antal kopplingsinstruktioner. Till exempel är fältet Adressblock en kombination av flera kopplingsinstruktioner, som förnamn, efternamn, gatuadress, postnummer och ort.

Element i instruktionen Adressblock

Du kan anpassa innehållet i vart och ett av fälten. I adressfältet vill du kanske använda ett formellt namnformat (Johan Nilsson), medan du i hälsningsfrasen hellre vill använda "Till" än "Bäste".

Överst på sidan

Mappa kopplingsinstruktionerna till datafilen

För att försäkra dig om att Word kan hitta en kolumn i datafilen som motsvarar alla adresselement kan du behöva mappa kopplingsinstruktionerna i Word till kolumnerna i Excel-kalkylbladet.

Om du vill mappa fälten klickar du på Matcha fält i gruppen Skriv och infoga fält på fliken Utskick.

Gruppen Skriv och infoga fält

Dialogrutan Matcha fält visas.

Dialogrutan Matcha fält

Elementen i en adress anges i listan till vänster. Kolumnrubrikerna från datafilen anges i listan till höger.

Word söker efter den kolumn som bäst matchar respektive element. Som du kan se på bilden matchas kolumnen Titel i datafilen automatiskt med Titel, men det gick inte att matcha andra element som Mellannamn.

I listan till höger kan du välja den kolumn från datafilen som matchar elementet till vänster. Det gör inget om Unik identifierare inte matchas med Mellannamn, eftersom dokumentkopplingsetiketten inte behöver använda alla fält. Om du lägger till ett fält som inte innehåller data från datafilen visas det som en tom platshållare i det kopplade dokumentet   – vanligtvis i form av en tom rad eller ett tomt utrymme.

Överst på sidan

Skriva innehåll och lägga till platshållare eller fält

  1. I den första etiketten som du konfigurerar (i etiketthuvuddokumentet) skriver du in allt innehåll som du vill ska visas på samtliga etiketter.

    Om du vill lägga till en bild, till exempel en logotyp, klickar du på Bild i gruppen Illustrationer på fliken Infoga.

  2. Klicka där du vill infoga fältet.

  3. Använd gruppen Skriv och infoga fält på fliken Utskick.

    Gruppen Skriv och infoga fält

  4. Lägg till något av följande:

    • Adressblock med namn, adress och annan information

    • Klicka på Adressblock.

    • I dialogrutan Infoga adressblock markerar du de adresselement som du vill infoga och de format som du vill använda och klickar sedan på OK.

    • Om dialogrutan Matcha fält visas betyder det att det inte gick att hitta en del av den information som Word behöver för att kunna fylla i adressblocket. Klicka på pilen bredvid (ej matchad) och markera sedan det fält från datakällan som motsvarar det fält som behövs för dokumentkopplingen.

    • Enskilda fält

      Du kan infoga information från enskilda fält, exempelvis förnamn, telefonnummer eller en bidragssumma från en lista över donatorer. Om du snabbt vill lägga till ett fält från datafilen i etiketthuvuddokumentet klickar du på pilen bredvid Infoga kopplingsinstruktion och sedan på fältnamnet.

      Så här infogar du andra valfria fält i dokumentet:

      • Klicka på Infoga kopplingsinstruktion i gruppen Skriv och infoga fält på fliken Utskick.

      • Gör något av följande i dialogrutan Infoga kopplingsinstruktion:

        • Klicka på Adressfält om du vill markera adressfält som automatiskt motsvarar fält i datakällan, även om fälten inte har samma namn som i Word.

        • Klicka på Databasfält om du vill markera fält som alltid hämtar information direkt från en kolumn i datafilen.

      • Klicka på önskat fält i rutan Fält.

      • Klicka på Infoga och sedan på Stäng.

      • Om dialogrutan Matcha fält visas betyder det att det inte gick att hitta en del av den information som Word behöver för att kunna fylla i adressblocket. Klicka på pilen bredvid (ej matchad) och markera sedan det fält från datakällan som motsvarar det fält som behövs för dokumentkopplingen.

        Obs!: Om du infogar ett fält från listan Databasfält och sedan byter till en datakälla som inte innehåller en kolumn med samma namn kan Word inte infoga fältinformationen i det kopplade dokumentet.

    • Egna fält från Microsoft Office Outlook-kontakter

      Om du vill ta med egna kontaktfält i huvuddokumentet måste du påbörja dokumentkopplingsprocessen i Outlook. Då konfigurerar du först en vy med de kontakter och de fält som du vill koppla, och sedan inleder du kopplingsprocessen. När du har gjort önskade inställningar startar Word automatiskt och du kan slutföra kopplingen.

Överst på sidan

Konfigurera en vy med kontakter som innehåller egna fält

  1. Gå till i Outlook-kontakter och klicka på Ändra vy och sedan på Lista på fliken Visa.

  2. Högerklicka på en kolumnrubrik och klicka sedan på Fältväljaren i snabbmenyn.

  3. Markera Egna fält i mapp i den nedrullningsbara listrutan längst upp i dialogrutan Fältväljaren.

  4. Dra det fält som du vill lägga till från dialogrutan till kolumnrubrikerna. En liten röd pil hjälper dig att placera fältet på rätt plats.
    Dra eget fält från Fältväljaren till mappvyn Kontakter

    Du kan lägga till ett nytt fält i dialogrutan Fältväljaren genom att klicka på Nytt längst ned.

  5. Stäng dialogrutan Fältväljaren när du har lagt till alla egna fält i vyn.

  6. Om du vill ta bort ett fält som du inte vill ta med i dokumentkopplingen klickar du på fältnamnet i kolumnrubriken i listvyn och drar sedan bort det från kolumnrubriken.

Överst på sidan

Köra dokumentkopplingen via Outlook

  1. Markera enskilda kontakter i Outlook-kontakter genom att hålla Skift nedtryckt och klicka på en kontakt för att markera alla kontakter i ett område. Du kan också hålla Ctrl nedtryckt och klicka på enskilda kontakter. Om du vill ta med alla kontakter som visas i vyn behöver du inte klicka på några kontakter alls.

  2. Klicka på Koppla dokument på fliken Start.

  3. Om du har markerat enskilda kontakter som ska tas med i kopplingen klickar du på Endast markerade kontakter. Om du vill ta med alla kontakter som visas i vyn klickar du på Alla kontakter i aktuell vy.

  4. Om du har konfigurerat listvyn så att den visar just de fält som du vill använda i kopplingen klickar du på Kontaktfält i aktuell vy. Annars klickar du på Alla kontaktfält, så blir alla kontaktfält tillgängliga när dokumenten kopplas.

  5. Om du vill generera ett nytt huvuddokument för dokumentkopplingen klickar du på Nytt dokument. Annars klickar du på Befintligt dokument och sedan på Bläddra, och söker reda på det dokument som du vill använda som huvuddokument.

  6. Om du vill spara de kontakter och fält som du markerat, så att de kan återanvändas, markerar du kryssrutan Permanent fil och klickar sedan på Bläddra för att spara filen. Informationen sparas som kommaavgränsade data i ett Word-dokument.

  7. Klicka på Adressetiketter under Dokumenttyp.

  8. Klicka på OK. När dokumentet öppnas i Word klickar du på pilen bredvid Infoga kopplingsinstruktion i gruppen Skriv och infoga fält på fliken Utskick. Klicka sedan på de fält som du vill lägga till i etiketthuvuddokumentet.

  • Klicka på Uppdatera etiketter i gruppen Skriv och infoga fält när du är klar med konfigureringen av den första etiketten.

    Layouten för den första etiketten kopieras till alla andra etiketter.

  • Du kan inte skriva in kopplingsinstruktionstecknen («« »») manuellt eller använda kommandot Symbol i menyn Infoga i Word. Du måste använda dokumentkopplingsfunktionen.

  • Om kopplingsinstruktionerna visas inom klammerparentes, till exempel {MERGEFIELD Ort }, visas fältkoderna i stället för fältresultaten i Word. Det här påverkar inte kopplingen av dokumenten, men om du vill visa resultat i stället för koder kan du högerklicka på fältkoden och sedan klicka på Växla fältkoder.

Överst på sidan

Formatera kopplade data

I databas- och kalkylprogram, till exempel Access och Excel, lagras den information som du skriver in i cellerna som rådata. Den formatering, till exempel teckensnitt och färg, som du använder i Access eller Excel lagras inte tillsammans med rådatauppgifterna. När du kopplar information från en datafil till ett Word-dokument kopplar du därför rådatauppgifterna utan tillhörande formatering.

Om du vill formatera informationen i dokumentet markerar du kopplingsinstruktionen och formaterar den, precis som du gör med vanlig text. Tänk på att även markera kopplingstecknen (« ») som omger instruktionen.

Överst på sidan

Steg 6: Förhandsgranska och skriva ut etiketterna

När du har lagt till fälten i den ursprungliga etikett som du konfigurerat i etiketthuvuddokumentet är det dags att förhandsgranska resultatet av dokumentkopplingen. När du är nöjd med förhandsgranskningen slutför du kopplingen och skriver ut etiketterna. Sedan kan du spara etiketthuvuddokumentet för framtida bruk.

Förhandsgranska dokumentkopplingen

Du kan förhandsgranska etiketterna och göra ändringar innan du slutför kopplingen.

Gör något av följande i gruppen Förhandsgranska resultat på fliken Utskick:

Skärmbild av fliken Utskick i Word med gruppen Förhandsgranska resultat.

  • Klicka på Förhandsgranska resultat.

  • Gå igenom varje etikett genom att klicka på knapparna Nästa post och Föregående post i gruppen Förhandsgranska resultat på fliken Utskick.

  • Förhandsgranska ett visst etikettdokument genom att klicka på Sök mottagare.

Obs!: Klicka på Redigera mottagarlista i gruppen Starta koppling av dokument på fliken Utskick om du vill öppna dialogrutan Koppla dokument för mottagare. Där kan du filtrera listan och ta bort mottagare från kopplingen om det finns poster som du inte vill ta med.

Obs!: I Word används en tabell för att placera etikettarket på sidan. När du går igenom etiketterna visas den aktiva posten i den första cellen i tabellen, medan de andra posterna visas i de efterföljande cellerna.

Överst på sidan

Slutföra dokumentkopplingen

Så här skriver du ut etiketterna:

  1. Klicka på Slutför och koppla i gruppen Slutför på fliken Utskick. Klicka sedan på Skriv ut dokument.

Skärmbild av fliken Utskick i Word med kommandot Slutför och koppla och dess alternativ.

  1. Välj om du vill skriva ut alla etiketter, enbart den etikett som visas eller en viss underuppsättning etiketter.

Så här ändrar du enskilda etiketter:

  1. Klicka på Slutför och koppla i gruppen Slutför på fliken Utskick. Klicka sedan på Redigera enskilda dokument.

    Skärmbild av fliken Utskick i Word med kommandot Slutför och koppla och dess alternativ.

  2. Välj om du vill redigera alla etiketter, enbart den etikett som visas eller en viss underuppsättning etiketter. De etiketter som du väljer att redigera sparas i en separat Word-fil.

Överst på sidan

Steg 7: Spara etiketterna för framtida bruk

Kom ihåg att de kopplade etiketter som du sparar är åtskilda från den ursprungliga etikett som du konfigurerat i etiketthuvuddokumentet. Du bör därför spara själva etiketthuvuddokumentet om du vill använda det för fler dokumentkopplingar.

När du sparar etiketthuvuddokumentet sparar du också dess koppling till datafilen. Det innebär att när du öppnar etiketthuvuddokumentet nästa gång kommer Word att be dig att välja om du vill koppla informationen från datafilen till etiketthuvuddokumentet igen.

  • Klicka på Ja om du vill öppna dokumentet med informationen från den första posten som kopplades.

  • Klicka på Nej om du vill att Word ska bryta kopplingen mellan etiketthuvuddokumentet och datafilen, omformatera etiketthuvuddokumentet till ett vanligt Word-dokument och ersätta fälten med den unika informationen från den första posten.

Överst på sidan

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×