Skapa och skriva ut adressetiketter för en adresslista i Excel

Skapa och skriva ut adressetiketter för en adresslista i Excel

Om du vill skicka ut ett massutskick till en adresslista som du har i ett kalkylblad i Microsoft Office Excel kan du använda funktionen för att koppla dokument i Microsoft Office Word. När dokumentet kopplas skapas ett ark med adressetiketter som du kan skriva ut, och varje etikett innehåller en adress från listan.

Om du vill skapa och skriva ut adressetiketterna måste du först förbereda kalkylbladsinformationen i Excel. Sedan använder du Word för att konfigurera, ordna, granska och skriva ut adressetiketterna. Om du vill använda adressetiketter för att göra ett massutskick till mottagarna i en adresslista kan du skapa ett blad med adressetiketter genom dokumentkoppling. Varje etikett innehåller då en adress från listan.

Dokumentkopplingen går i stora drag till så här:

  1. Förbered kalkylbladsinformationen i Excel inför dokumentkopplingen    Innan du påbörjar dokumentkopplingsprocessen måste du se till att adresslistan stämmer överens med det tabellformat som krävs för dokumentkopplingen.

  2. Konfigurera etiketter för dokumentkopplingen i Word   . Du skapar layouten till etiketterna en gång, för alla etiketter i dokumentkopplingen. I en dokumentkoppling kallas det dokument som du använder för att göra detta för ett huvuddokument. I huvuddokumentet kan du också skapa innehållet som ska upprepas på alla etiketter, till exempel företagets logotyp eller avsändaradressen.

  3. Koppla etiketterna till kalkylbladsdata    Din adresslistan utgör datakällan som Microsoft Word använder i dokumentkopplingen. I detta fall är det ett Excel-kalkylblad som innehåller de adresser som ska skrivas ut på etiketterna.

  4. Förfina listan med mottagare som ska tas med på etiketterna    En etikett skapas för varje adress i listan. Om du vill skapa etiketter för enbart vissa adresser i listan väljer du vilka adresser, eller poster, som ska ingå.

  5. Lägg till platshållare, så kallade kopplingsinstruktioner, på etiketterna   . När du utför dokumentkopplingen fylls kopplingsinstruktionerna med information från adresslistan.

  6. Förhandsgranska, slutför dokumentkopplingen och skriv ut etiketterna   . Du kan förhandsgranska varje etikett innan du skriver ut hela uppsättningen.

  7. Spara etiketterna för framtida användning   

Tips: Om Microsoft Office Access är installerat på datorn kan du i stället exportera adresslistan från Excel till Access och sedan använda Access för att skapa och skriva ut adressetiketterna. Mer information finns i Utbyta data (kopiera, importera, exportera) data mellan Excel och Access och Skapa adressetiketter i Access.

Steg 1: Förbered kalkylbladsdata i Excel för dokumentkopplingen

I Excel måste adresslistan stämma överens med det tabellformat som krävs för dokumentkopplingen.

  1. Ordna adresslistan i kalkylbladet genom att göra följande:

    1. Använd kolumnrubriker som tydligt anger vilken typ av data som varje kolumn innehåller.

      Tips: Använd till exempel kolumnrubriker som Förnamn, Efternamn, Adress och Ort i stället för Kolumn 1, Kolumn 2, Kolumn 3 och Kolumn 4.

    2. Använd en separat kolumn för varje element som du vill ska ingå i dokumentkopplingen.

      Tips: Om du sparar förnamn och efternamn i olika kolumner kan du även använda dokumentkoppling för att skapa standardbrev där mottagarna tilltalas med förnamn. Du kan också lägga till en separat kolumn för en hälsningsfras, till exempel Bäste eller Bästa.

    3. Ta bara med rader och kolumner som innehåller data. Ta inte med tomma rader eller kolumner i adresslistan, eftersom listan med etiketter som skapas kanske inte blir fullständig på grund av de tomma cellerna och kolumnerna när du konfigurerar etiketterna för kopplingen i Word.

  2. Gör följande när du vill ange ett namn för adresslistan så att du enkelt kan hitta och markera adresslistan vid dokumentkopplingen:

    1. Markera hela adresslistan i kalkylbladet, inklusive de celler som innehåller kolumnrubriker.

    2. Klicka på Definiera namn i gruppen Definierade namn på fliken Formler.

      Bild av menyfliksområdet i Excel

    3. Skriv ett namn för adresslistan i rutan Namn, till exempel Julkort, och klicka sedan på OK.

      Tips: Det första tecknet i ett namn måste vara en bokstav, och du får inte använda blanksteg mellan ord. Använd ett understreck (_) i stället för blanksteg.

  3. Spara och stäng arbetsboken.

Överst på sidan

Steg 2: Konfigurera etiketterna för dokumentkopplingen i Word

Du konfigurerar layouten för alla etiketterna i dokumentkopplingen en gång. Vid en dokumentkoppling kallas dokumentet som du anger layout i för huvuddokument för etiketter (eller etiketthuvuddokument). I det här dokumentet kan du också konfigurera innehåll som du vill ska visas på varje etikett, till exempel en företagslogotyp eller en returadress på fraktsedlar.

Du kanske redan har ett paket med etikettark från ett företag som tillverkar etiketter? Varje etikettark har en viss storlek och innehåller ett visst antal etiketter med bestämda mått.

När du vill konfigurera etiketthuvuddokumentet matchar du dess mått med storleken på de ark som du tänker använda.

  1. Starta Word.

    Som standard öppnas ett tomt dokument. Låt det vara öppet. Om du stänger det, blir kommandona i nästa steg inte tillgängliga.

  2. Klicka på Starta koppling av dokument i gruppen Starta koppling av dokument på fliken Utskick.

    Menyfliksområde i Office 2010

  3. Klicka på Etiketter.

  4. Det finns flera val att göra i dialogrutan Etikettalternativ.

    Dialogrutan Etikettalternativ

    1. Den typ av skrivare som du skriver ut etiketterna på.

    2. Vilken tillverkare etikettarken kommer från.

    3. Vilket produktnummer som står på förpackningen med etikettark.

  5. Klicka under Skrivarinformation på den typ av skrivare du vill använda för att skriva ut etiketterna.

  6. Klicka i listan Etikettleverantörer på namnet på det företag som tillverkar de etikettark du använder.

  7. Klicka i listan Produktnummer på det produktnummer som anges på etikettarkens förpackning.

    Produktnumret för mina etiketter matchar inte alternativen i dialogrutan Etikettalternativ

    Du kan ändå skriva ut etiketterna. Du måste bara göra en del justeringar.

    1. Mät etiketterna på arken som du har och anteckna måtten och hur många etiketter som finns på ett ark.

      Obs!: Mät etiketterna noggrant. De verkliga etikettmåtten kan vara aningen mindre än de mått som anges av leverantören.

    2. Markera en etikett som är ungefär lika stor som dina egna etiketter i listan Produktnummer.

      Om etikettypen som du vill använda inte finns i rutan Produktnummer måste du använda någon annan av etiketterna i listan eller också skapar du en ny etikettstorlek.

    3. Klicka på Information och jämför sedan etikettmåtten och antalet etiketter per ark (för etiketter som skrivs ut på laser- och bläckstråleskrivare) eller antalet kolumner på etikettformuläret (för etiketter som skrivs ut på matrisskrivare).

    4. Gör något av följande:

      • Om måtten och layouten på etiketten stämmer överens med dina etiketter kan du använda den markerade etikettypen.

      • Om mått och layout inte stämmer klickar du på Avsluta och fortsätter med steg 5.

    5. Klicka på skrivartypen (antingen Skrivare med kontinuerlig matning eller Arkskrivare) i dialogrutan Etikettalternativ och klicka på Ny etikett.

    6. Skriv namnet i rutan Etikettnamn, markera höjd, bredd, marginaler och andra alternativ för etiketten och klicka på OK.

    Den nya etiketten visas i kategorin Annan/egen. Nästa gång du använder dina egna etiketter ska du se till att du väljer Annan/egen i listan Etikettleverantörer.

  8. Klicka på OK när du har valt etikettalternativ.

    I Word skapas ett dokument där etiketterna ritas upp som en tabell. Om det inte syns några linjer som avgränsar etiketterna i layouten klickar du på fliken Layout under Tabellverktyg och sedan på Visa stödlinjer i gruppen Tabell.

Avbryta och återuppta en dokumentkoppling

Om du behöver avbryta dokumentkopplingen kan du spara huvuddokumentet för etiketter som du arbetar med och fortsätta med kopplingen senare. Word bevarar datakällan och fältinformationen i dokumentet som du sparar. Om du använde åtgärdsfönstret Koppla dokument när du slutade arbeta med kopplingen visas samma ställe i åtgärdsfönstret när du fortsätter med kopplingen.

  1. När du vill fortsätta med kopplingen öppnar du det senaste etiketthuvuddokumentet som du sparade.

    I Word visas ett meddelande där du uppmanas att bekräfta att du vill öppna dokumentet och köra ett SQL-kommando (med SQL-kommandot kopplas Word till källfilen i Excel).

  2. Klicka på Ja när du vill koppla Excel-källfilen och hämta adresslistan.

    Texten i etiketthuvuddokumentet, samt eventuella fält som du har infogat, visas.

  3. Klicka på fliken Utskick och fortsätt med kopplingen.

Överst på sidan

Steg 3: Koppla etiketterna till kalkylbladsinformationen

När du vill koppla adressinformationen till dina etiketter måste du koppla etiketterna till det kalkylblad som innehåller adresslistan.

  1. Gör följande om det är första gången du kopplar ett kalkylblad:

    1. Klicka på AlternativArkiv-menyn.

    2. Klicka på Avancerat.

    3. Rulla till avsnittet Allmänt och markera kryssrutan Bekräfta filformatskonvertering vid öppning.

    4. Klicka på OK.

  2. Medan huvuddokumentet är öppet klickar du på Välj mottagare i gruppen Starta koppling av dokument på fliken Utskick och klickar sedan på Använd befintlig lista.

    Menyfliksområde i Office 2010

  3. Bläddra till Excel-kalkylbladet i dialogrutan Välj datakälla och dubbelklicka sedan på det.

  4. Klicka på MS Excel-kalkylblad via DDE (*.xls) i dialogrutan Bekräfta källdokument och sedan på OK.

    Obs!: Om MS Excel-kalkylblad via DDE (*.xls) inte visas i listan markerar du kryssrutan Visa alla.

  5. För Cellintervall i dialogrutan Microsoft Office Excel markerar du det cellintervall eller kalkylblad som innehåller informationen du vill koppla och klickar på OK.

Obs!: Nu är etiketterna kopplade till informationen i kalkylbladet, men etikettarket är fortfarande tomt. Om det behövs kan du ange mottagarlistan på det sätt som beskrivs i steg 4 eller börja fylla i etiketterna med platshållare för adressinformationen, på det sätt som beskrivs i steg 5.

Överst på sidan

Steg 4: Förfina listan med mottagare som ska tas med på etiketterna

En etikett skapas för varje adress i listan. Om du endast vill skapa etiketter för vissa adresser i utskickslistan kan du välja vilka adresser (poster) som ska ingå.

Gör följande om du vill begränsa listan över mottagare eller använda en undergrupp av poster i datafilen:

  1. Klicka på Redigera mottagarlista i gruppen Starta koppling av dokument på fliken Utskick.

    Menyfliksområde i Office 2010

  2. Gör något av följande i dialogrutan Mottagare av kopplat dokument:

    • Välj enskilda poster    Metoden är mest praktisk om listan är kort. Markera kryssrutorna bredvid de mottagare som ska ingå och avmarkera rutorna bredvid de mottagare som inte ska ingå.

      Tips: Om du vet att du bara vill ta med ett par poster i kopplingen kan du avmarkera kryssrutan i rubrikraden och sedan bara markera dem för posterna som du vill använda. Om du däremot vet att du vill ha med de flesta posterna, markerar du kryssrutan i rubrikraden och avmarkerar sedan kryssrutorna för de poster som du inte vill ha med.

    • Sortera poster    Klicka på rubriken för den kolumn du vill sortera efter. Listan sorteras i fallande alfabetisk ordning (från A till Ö). Klicka på kolumnrubriken igen om du vill sortera listan i stigande alfabetisk ordning (Ö till A).

      Om du vill använda mer avancerade sorteringsalternativ klickar du på Sortera under Förfina mottagarlistan och väljer sorteringsinställningar på fliken Sortera poster i dialogrutan Filtrera och sortera. Du kan till exempel ange att mottagaradresser ska sorteras i bokstavsordning efter efternamn inom varje postnummer och att postnumren ska visas i numerisk ordning.

    • Filtrera poster    Detta är praktiskt om listan innehåller poster som du inte vill visa eller som inte ska vara med i kopplingen. När du en gång har filtrerat listan kan du använda kryssrutorna för att inkludera eller utelämna vissa poster.

      Så här sorterar du poster:

      1. Klicka på Filtrera under Förfina mottagarlistan.

      2. Välj de villkor som du vill använda för att filtrera posterna på fliken Filtrera poster i dialogrutan Frågealternativ.

        Om du till exempel bara vill skapa etiketter för adresser i Australien klickar du på Land i listan Fält, Lika med i listan Jämförelse och Australien i listan Jämför med.

      3. Om du vill finjustera filtret ytterligare klickar du på Och eller Eller och markerar fler villkor.

        Om du till exempel bara vill skapa etiketter för affärskontakter i München anger du poster vars Ort-fält innehåller München och vars Företagsnamn-fält inte är tomt. Om du använder Eller i stället för Och i det här filtret, kommer kopplingen att omfatta alla adresser i München samt alla adresser som innehåller ett företagsnamn, oavsett vilken ort de finns på.

Om du har installerat ett adressverifieringsprogram på datorn klickar du på Validera adresser i dialogrutan Mottagare av kopplat dokument för att bekräfta mottagarnas adresser.

Överst på sidan

Steg 5: Lägga till platshållare, så kallade kopplingsinstruktioner, i etiketterna

När du har kopplat etiketterna till adresslistan är du klar att lägga till platshållare som anger var adresserna ska placeras på respektive etikett. Du kan också lägga till innehåll som ska upprepas på alla etiketter, till exempel en företagslogotyp eller avsändaradressen.

Platshållarna för adresserna kallas för kopplingsinstruktioner. När du utför dokumentkopplingen fylls kopplingsinstruktionerna med informationen från adresslistan. Kopplingsinstruktionerna i Word motsvarar kolumnrubrikerna i kalkylbladet i Excel.

Datafil med kolumner (kategorier) och rader (poster)

1. Kolumnerna i en datafil representerar kategorier med information. Kopplingsinstruktioner som du lägger till i etiketterna är platshållare för de här kategorierna.

2. Raderna i en datafil representerar poster med information. En etikett skapas för varje post när du utför dokumentkopplingen.

Genom att placera en kopplingsinstruktion på den ursprungliga etiketten som du konfigurerade i huvuddokumentet anger du att en viss kategori med information, till exempel namn eller adress, ska visas där.

Fält som infogas i ett Word-dokument

Obs!: När du infogar en kopplingsinstruktion i huvuddokumentet omsluts namnet på instruktionen alltid med fortsättningstecken (« »). Dessa tecken visas inte på de färdiga etiketterna  – de hjälper dig bara att särskilja instruktionerna i huvuddokumentet från vanlig text.

Vad händer när du kopplar    

När du utför kopplingen ersätter informationen från den första raden i datafilen instruktionerna i den första etiketten. Informationen från den andra raden i datafilen ersätter instruktionerna i den andra etiketten och så vidare.

Koppla information från en datafil till etiketter

Arbeta med fält: exempel    

När du utformar etiketter kan du länka en kolumnrubrik från datafilen till ett fält i en etikett.

Anta att adresslistan gäller för prenumeranter på ett nyhetsbrev och att datafilen innehåller en kolumn med namnet ExpireDate, där data lagras om när respektive prenumeration upphör. Om du infogar fältet «ExpireDate» i huvuddokumentet innan du kör kopplingen, ser prenumeranterna sina egna förfallodatum på etiketten.

Du kan kombinera fält eller avgränsa dem med skiljetecken. När du skapar en adress kan du till exempel konfigurera instruktionerna i huvuddokumentet så här:

«Förnamn» «Efternamn»

«Gatuadress»

«Postnummer» «Ort»

För kombinationer du använder ofta, till exempel adressblock och hälsningsfraser, finns det sammansatta instruktioner som grupperar ihop ett antal kopplingsinstruktioner, till exempel förnamn, efternamn, gatuadress, postnummer och ort.

Element i instruktionen Adressblock

Du kan anpassa innehållet i vart och ett av fälten. I adressfältet kanske du vill ha ett formellt namnformat (Johan Nilsson). I hälsningsfrasen kanske du vill använda "Till" i stället för "Bästa".

Avbilda kopplingsinstruktioner till datafilen    

För att vara säker på att Word kan hitta den kolumn i datafilen som motsvarar respektive adresselement kan du behöva mappa kopplingsinstruktionerna i Word till kolumnerna i Excel-kalkylbladet.

Klicka på Matcha fält i gruppen Skriv och infoga fält på fliken Utskick för att avbilda fälten.

Menyfliksområde i Office 2010

Dialogrutan Matcha fält visas.

Dialogrutan Matcha fält

Elementen i en adress anges till vänster. Kolumnrubrikerna från datafilen anges till höger.

Word söker efter kolumnen som bäst matchar varje element. Som du ser i bilden matchades kolumnen Title i datafilen automatiskt med Courtesy Title, men det gick inte att matcha andra element, till exempel Middle Name.

I listan till höger kan du välja kolumnen från datafilen som matchar elementet till vänster. Det gör inget att Unique Identifier och Middle Name inte matchas eftersom etiketten inte behöver använda alla fält. Om du lägger till ett fält som inte innehåller data från datafilen visas det i det kopplade dokumentet som en tom platshållare – vanligtvis en tom rad eller ett tomt område.

Skriva innehåll och lägga till platshållare eller fält   

  1. På den första etiketten som du konfigurerar (i huvuddokumentet för etiketterna) skriver du det innehåll som ska visas på alla etiketter.

    Du kan lägga till en bild, till exempel en logotyp, genom att klicka på Bild i gruppen Illustrationer på fliken Infoga.

  2. Klicka där du vill infoga fältet.

  3. Använd gruppen Skriv och infoga fält på fliken Utskick.

    Menyfliksområde i Office 2010

  4. Lägg till något av följande:

    Adressblock med namn, adress och annan information

    1. Klicka på Adressblock.

    2. I dialogrutan Infoga adressblock väljer du de adresselement som ska infogas och de format du vill använda och sedan klickar du på OK.

    3. Om dialogrutan Matcha fält visas innebär det att det inte gick att hitta den information som krävs för att fylla i adressblocket. Klicka på pilen bredvid (Ej matchad) och markera sedan fältet i datakällan som motsvarar fältet som krävs för det kopplade dokumentet.

    Enskilda fält

    Du kan infoga information från enskilda fält, t.ex. förnamn, telefonnummer eller bidragssummor från en lista över donatorer. Om du snabbt vill lägga till ett fält från datafilen i huvuddokumentet klickar du på pilen bredvid Infoga kopplingsinstruktion och sedan på fältnamnet.

    Gör följande om du vill infoga andra valfria fält i dokumentet:

    1. På fliken Utskick klickar du i gruppen Skriv och infoga fältInfoga kopplingsinstruktion.

    2. Gör något av följande i dialogrutan Infoga kopplingsinstruktion:

      • Klicka på Adressfält om du vill välja adressfält som automatiskt motsvarar fält i datakällan, även om namnen på fälten inte är samma som fältnamnen i Word.

      • Om du vill välja fält som alltid hämtar information direkt från en kolumn i datafilen klickar du på Databasfält.

    3. Klicka på fältet i rutan Fält.

    4. Klicka på Infoga och klicka sedan på Stäng.

    5. Om dialogrutan Matcha fält visas innebär det att det inte gick att hitta den information som krävs för att infoga fältet. Klicka på pilen bredvid (Ej matchad) och markera sedan fältet i datakällan som motsvarar fältet som krävs för det kopplade dokumentet.

      Obs!: Om du infogar ett fält från listan Databasfält och sedan byter till en datakälla som inte har en kolumn med samma namn, kan den här fältinformationen inte infogas i kopplingsdokumentet.

    Egna fält från Microsoft Office Outlook-kontakter

    Det enda sättet att ta med egna kontaktfält i huvuddokumentet är att inleda kopplingen i Outlook. Först konfigurerar du en vy av kontakterna med fälten som du vill koppla, och börjar sedan kopplingen. När du har valt inställningar startar Word automatiskt och du kan slutföra kopplingen.

    Konfigurera en vy med kontakter som innehåller egna fält

    1. Gå till Kontakter i Outlook, klicka på fliken Visa, klicka på Byt vy och sedan på Lista.

    2. Högerklicka på en kolumnrubrik och klicka sedan på Fältväljaren på snabbmenyn.

    3. Markera Egna fält i mapp i listrutan högst upp i dialogrutan Fältväljaren.

    4. Dra fältet som du vill lägga till från dialogrutan till kolumnrubrikerna. En liten röd pil gör det enklare att placera fältet på rätt plats.
      Dra eget fält från Fältväljaren till mappvyn Kontakter

      Obs!: Du kan lägga till ett nytt fält i dialogrutan Fältväljaren genom att klicka på Nytt längst ned.

    5. Stäng dialogrutan Fältväljaren när du har lagt till alla egna fält i vyn.

    6. Du kan ta bort ett fält som du inte vill ha med i dokumentkopplingen genom att klicka på fältnamnet i kolumnrubriken i listvyn och sedan dra det bort från kolumnrubriken.

      Köra dokumentkopplingen från Outlook

    7. Välj enskilda kontakter i Outlook-kontakter genom att trycka på SKIFT och klicka för att markera ett område, eller genom att trycka på CTRL och klicka på de enskilda kontakterna. Om du vill ta med alla kontakter som visas i vyn ska du inte klicka på någon av dem.

    8. Klicka på Koppla dokument på fliken Start.

    9. Om du har markerat enskilda kontakter som ska tas med i kopplingen klickar du på Endast markerade kontakter. Om du vill ta med alla kontakter som visas i vyn klickar du på Alla kontakter i aktuell vy.

    10. Om du har konfigurerat listvyn så att den innehåller exakt de fält du vill använda i kopplingen, klickar du på Kontaktfält i aktuell vy. Annars klickar du på Alla kontaktfält så att alla kontaktfält blir tillgängliga för kopplingen.

    11. Om du vill skapa ett nytt huvuddokument för kopplingen klickar du på Nytt dokument. Annars klickar du på Befintligt dokument och sedan på Bläddra och bläddrar till dokumentet som ska användas som huvuddokument.

    12. Om du vill spara kontakterna och fälten som du har markerat, så att de kan återanvändas, markerar du kryssrutan Permanent fil och klickar sedan på Bläddra för att spara filen. Informationen sparas i ett Word-dokument som kommaavgränsade data.

    13. Klicka på Adressetiketter under Dokumenttyp.

    14. Klicka på OK. När dokumentet öppnas i Word ska du klicka på pilen bredvid Infoga kopplingsinstruktion i gruppen Skriv och infoga fält på fliken Utskick och sedan klicka på de fält du vill ha med i huvuddokumentet.

  5. Klicka på Uppdatera etiketter i gruppen Skriv och infoga fält när du är klar med den första etiketten.

    Layouten för den första etiketten kopieras till alla andra etiketter.

  • Du kan inte skriva tecknen för kopplingsinstruktioner («« »») manuellt eller använda kommandot SymbolInfoga-menyn i Word. Du måste använda dokumentkoppling.

  • Om kopplingsinstruktionerna visas inom klammerparenteser, till exempel {MERGEFIELD Stad }, visas fältkoderna i stället för fältresultat. Kopplingen påverkas inte, men om du vill visa resultaten i stället högerklickar du på fältkoden och klickar sedan på Växla fältkoder på snabbmenyn.

Formatera kopplade data   

Databas- och kalkylprogram, till exempel Access och Excel, lagrar informationen som du skriver i celler som råa data. Den formatering, till exempel teckensnitt och färg, som du använder i Access eller Excel lagras inte tillsammans med dessa råa data. När du kopplar information från en datafil till ett Word-dokument, kopplar du dessa råa data utan den tillhörande formateringen.

Om du vill formatera data i dokumentet, markerar du kopplingsinstruktionen och formaterar den, precis som du gör med vanlig text. Se till att du markerar fortsättningstecknen (« ») som omsluter instruktionen.

Överst på sidan

Steg 6: Förhandsgranska och skriv ut etiketterna

När du har lagt till fälten på den ursprungliga etiketten som du konfigurerade i huvuddokumentet är du redo att förhandsgranska resultatet. När du är nöjd med förhandsgranskningen slutför du kopplingen och skriver ut etiketterna. Sedan kan du spara etikettdokumentet för framtida användning.

Förhandsgranska dokumentkopplingen

Du kan förhandsgranska etiketterna och göra ändringar innan du slutför kopplingen.

Gör något av följande i gruppen Förhandsgranska resultat på fliken Utskick:

Bild av menyfliksområdet i Word

  • Klicka på Förhandsgranska resultat.

  • Bläddra igenom varje etikett genom att klicka på Nästa post och Föregående post i gruppen Förhandsgranska resultat på fliken Utskick.

  • Förhandsgranska ett visst etikettdokument genom att klicka på Sök mottagare.

Obs!: Klicka på Redigera mottagarlista i gruppen Starta koppling av dokument på fliken Utskick om du vill öppna dialogrutan Koppla dokument för mottagare, där du kan filtrera listan eller ta bort mottagare från kopplingen om det finns poster som du inte vill ha med.

Bild av menyfliksområdet i Word

Obs!: En tabell används för att placera etiketterna på arket. När du bläddrar genom etiketterna visas den aktiva posten i den första cellen i tabellen, och därefter de andra posterna i resten av cellerna.

Slutföra dokumentkopplingen

Gör följande när du vill skriva ut etiketterna:

  1. Klicka på Slutför och koppla i gruppen Slutför på fliken Utskick och klicka sedan på Skriv ut dokument.

    Bild av menyfliksområdet i Word

  2. Välj om du vill skriva ut alla etiketterna, enbart den etikett som visas eller en viss grupp av etiketterna.

Gör följande om du vill ändra enskilda etiketter:

  • Klicka på Slutför och koppla i gruppen Slutför på fliken Utskick och klicka sedan på Redigera enskilda dokument.

    Bild av menyfliksområdet i Word

  • Välj om du vill redigera alla etiketterna, enbart den etikett som visas eller en viss grupp av etiketterna. Etiketterna som du vill redigera sparas i en separat fil.

Överst på sidan

Steg 7: Spara etiketterna för framtida användning

Kom ihåg att de kopplade etiketterna som du sparar är separata från den ursprungliga etiketten som du konfigurerade i huvuddokumentet. Du bör därför spara själva huvuddokumentet om du tänker använda det för någon mer koppling.

När du sparar huvuddokumentet sparas också dess koppling till datafilen. Nästa gång du öppnar huvuddokumentet uppmanas du att välja om du vill koppla information från datafilen till huvuddokumentet igen.

  • Klicka på Ja om du vill öppna dokumentet med informationen från den första kopplade posten.

  • Klicka på Nej om du vill bryta kopplingen mellan huvuddokumentet för etiketterna och datafilen, formatera om huvuddokumentet som ett vanligt Word-dokument och ersätta kopplingsinstruktionerna med den unika informationen från den första posten.

Överst på sidan

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×