Av Jane Suchan, PMP
Så vad är en projektintressent? Det finns många definitioner och de varierar från källa till källa och företag till företag. Alla föreslår att intressenter är personer eller grupper som har ett egenintresse av resultatet av ett projekt. Hantering av intressenter är synonymt med relationshantering: målet är att få och upprätthålla engagemang för ditt projekt.
Häri är intressenter individer eller grupper i organisationen som har ett intresse för, eller kommer att påverkas av, projektresultatet. Men innan du börjar använda dig av att upprätta och hantera din intressentlista bör du se till att din definition av en intressent överensstämmer med organisationens.
Varför är det viktigt att hantera intressenter?
Så mycket som vi skulle vilja tro att så inte är fallet, måste vi inse att inte alla kommer att vara 100 procent entusiastiska över projektet. Intressenter kan behöva lära sig nya verktyg eller processer, avstå från kontroll eller i vissa extrema fall förlora sitt jobb. Bördan faller på projektledaren och sponsorerna för att minska intressenternas oro, och det är osannolikt att du kommer att kunna göra alla människor lyckliga, hela tiden. Vissa måste hanteras på ett sådant sätt att de inte kan sabotera dina ansträngningar.
Att förstå motivationer hjälper dig att ta itu med problem och undvika negativa beteenden och taktiker, till exempel:
-
Fördröja nödvändiga indata eller godkännanden.
-
Starta ett konkurrerande projekt.
-
Omtilldela resurser till andra projekt.
-
Engagera sig i politik i rummet för att underminera projektet.
Fördelarna med att effektivt hantera intressenter är:
-
Att minska projektcykeltiden genom att hindra den från att fastna i politiken.
-
Effektivisera godkännandeprocessen.
-
Hjälper till att säkerställa att projektresurser är tillgängliga och fokuserade.
-
Hålla informationen flytande.
Utveckla en lista över intressenter
Arbeta tidigt med projektsponsoren för att skapa en lista över alla möjliga intressenter. Listan kan vara lång, beroende på hur du definierar den här rollen och hur projektet påverkar organisationen.
Intressentlistan är ett verktyg för projektledaren och en viktig inmatning för projektkommunikationsplanen. Baserat på bedömningen av din lista kan du planera en stark kommunikationsstrategi. Och du behöver inte dela listinformationen utöver projektsponsorn.
Med de flesta projekt kommer politik, så förvänta dig att snubbla in i några grumliga vatten när du bedömer dina intressenter.
Utvärdera listan över intressenter
Bestäm varje intressents inflytande och kategorisera dem efter påverkansnivå. Vissa kommer att ha kraften att hålla ett projekt framåt. Detta kan inkludera projektsponsor eller högre chefer. På grund av deras positioner och beslutsroller bör du noga övervaka dessa intressenter. Andra kan vara människor som, även om de inte kan dra ur proppen på ett projekt, kan arbeta bakom kulisserna för att underminera och eventuellt till och med avsluta det.
En annan nivå av intressenter är de som kommer att med produkten – ibland dagligen. Den här gruppen tillhandahåller indata i form av affärskrav som måste uppfyllas. De har mest att vinna om projektet lyckas, eftersom det kommer att påverka dem direkt. Även om de ofta inte kan avsluta ett projekt direkt eller indirekt, är de ändå avgörande för dess framgång. Om deras behov eller problem inte uppfylls kommer de snabbt att gå från att vara dina största supportrar till ditt största problem.
Ett annat sätt att organisera intressenter är att gruppera dem efter engagemang och ansvarsnivå. En grupp kan vara aktivt involverad i projektet och utföra arbetet, en annan kan vara engagerad någon gång och ytterligare en kan vara intressenter som inte är aktivt engagerade men som måste få meddelanden om projektet.
Använda RACI för att kategorisera intressenter
Ansvarig, ansvarig, konsulterad och informerad (RACI) är ett verktyg som används i organisationens utformning för att tilldela och utse intressenter efter projektinflytande och ansvarsnivå. Det är ett användbart sätt att kategorisera dina intressenter så att du kan planera den mest effektiva kommunikationsstrategin för varje person eller grupp. Dessa intressenter definieras så här:
-
Ansvarig Den här personen ansvarar för att slutföra en uppgift.
-
Ansvarig Den här personen kommer att kallas till konto om uppgiften inte är slutförd och kan hantera den person som ansvarar för att slutföra aktiviteten. Projektledare har ofta den här rollen.
-
Konsulterat Även om denna person inte är ansvarig eller ansvarig för slutförandet hörs denna person om aspekter av uppgiften.
-
Informerade Innehavaren av denna passiva roll hålls informerad men är inte ansvarig eller ansvarig för uppgifter.
Ett uns av förebyggande ...
Projektledning handlar om att hantera förväntningar. Ta dig tid tidigt i dina projekt för att samarbeta med din sponsor för att identifiera och bedöma dina intressenter. Se till att uppdatera listan under hela projektets livscykel. Du måste veta vilka dina intressenter är och deras intressen för att effektivt hantera dem. Det kommer att rädda dig från svårigheter på lång sikt och se till att ditt projekt är framgångsrikt.
|
Om författaren Jane Suchan är programchef med erfarenhet av att hantera företagsinitiativ och utveckla projektledningsmetoder. Jane bor i Seattle, Washington. |
