Skapa och hantera projektets lista med intressenter

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

Av Jane Suchan, PMP

Vad är egentligen en projektintressent?     Det finns många definitioner och de skiljer sig åt mellan olika källor och företag. Alla visar att intressenter är personer eller grupper som har ett eget intresse i ett projekts resultat. Intressenthantering är synonymt med relationshantering: Målet är att få och behålla engagemang för projektet.

Här avser intressenter individer eller grupper i organisationen som har intresse i eller påverkas av projektresultatet. Men innan du börjar skapa och hantera intressentlistan bör du kontrollera att din definition av en intressent stämmer överens med organisationens definition.

Varför är det viktigt att hantera intressenter?

Även om vi inte vill tro att det är så, måste vi inse att inte alla kommer att vara 100 procent entusiastiska när det gäller projektet. Intressenter kanske måste lära sig nya verktyg och processer, släppa kontrollen eller, i extrema fall, förlora sina jobb. Det faller på projektledaren och finansiärerna att bemöta intressenternas invändningar, och du lär inte alltid kunna göra alla nöjda. Vissa måste hanteras så att de inte kan sabotera ditt arbete.

Om du förstår motiveringar blir det lättare att bemöta invändningar och undvika negativt beteende och taktiker, till exempel:

  • Dröja med respons eller godkännanden som behövs.

  • Dra igång ett konkurrerande projekt.

  • Tilldela om resurser till andra projekt.

  • Ägna sig åt politik bakom kulisserna som undergräver projektet.

Fördelarna med att hantera intressenter på ett effektivt sätt:

  • Minska projektcykeltiden genom att förhindra att det kör fast i politiken.

  • Effektivisera godkännandeprocessen.

  • Se till att projektresurser är tillgängliga och förblir fokuserade.

  • Hålla igång informationsflödet.

Överst på sidan

Ta fram en intressentlista

Tidigt under projektet bör du skapa en lista över alla möjliga intressenter tillsammans med projektfinansiären. Beroende på hur du definierar den här rollen och hur projektet kommer att påverka organisationen kan listan bli lång.

Intressentlistan är ett verktyg för projektledaren och viktig information till projektkommunikationsplanen. Utifrån bedömningen av listan kan du planera en stark kommunikationsstrategi. Och du behöver inte dela listinformationen med någon annan än projektfinansiären.

De flesta projekt för med sig politik, så räkna med vissa svårigheter när du bedömer intressenterna.

Överst på sidan

Bedöma intressentlistan

Fastställ varje intressents betydelse och kategorisera dem efter nivå av inflytande. Vissa har makten att föra ett projekt framåt. Det kan till exempel vara projektfinansiären eller högre chefer. På grund av deras befattningar och beslutande roller bör du hålla ordentlig koll på de intressenterna. Andra kan vara personer som, även om de inte kan avbryta ett projekt, arbetar bakom kulisserna med att undergräva och kanske till och med avsluta det.

Ytterligare en nivå av intressenter är de som kommer att leva med produkten – ibland dagligen. Den här gruppen ger feedback i form av affärskrav som måste uppfyllas. De har mest att vinna på om projektet lyckas, eftersom det påverkar dem direkt. De kan oftast inte avsluta ett projekt direkt eller indirekt, men är ändå viktiga för dess framgång. Om deras behov eller invändningar inte bemöts kommer de snabbt att gå från att vara ditt största stöd till ditt största problem.

Ett annat sätt att ordna intressenter är att gruppera dem efter nivå av engagemang och ansvar. En grupp kanske är aktivt inblandade i projektet och utför arbetet, en annan grupp kanske är engagerade vid något tillfälle och ännu en grupp kanske är intressenter som inte är aktivt engagerade men måste få information om projektet.

Överst på sidan

Kategorisera intressenter med RACI

RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) är ett verktyg som används inom organisationsdesign för att tilldela och utse intressenter efter nivå av projektengagemang och -ansvar. Det är ett bra sätt att kategorisera intressenterna så att du kan planera den effektivaste kommunikationsstrategin för varje person eller grupp. De här intressenterna definieras på följande sätt:

  • Ansvarig    Den här personen ansvarar för att slutföra en aktivitet.

  • Ansvarsskyldig    Den här personen hålls ansvarig om aktiviteten inte slutförs och kan leda den person som ansvarar för att slutföra aktiviteten. Projektledare har ofta den här rollen.

  • Rådfrågas    Den här personen ansvarar inte och är inte ansvarsskyldig för slutförandet, men rådfrågas om delar av aktiviteten.

  • Informeras    Den som har den här passiva rollen informeras, men ansvarar inte och är inte ansvarsskyldig för aktiviteter.

Överst på sidan

Lite förebyggande arbete...

Projektledning handlar om hur du hanterar förväntningar. Ta dig tidigt under projekten tid till att identifiera och bedöma intressenterna tillsammans med finansiären. Se till att uppdatera listan under hela projektet. Du måste känna till vilka intressenterna är och deras intressen för att kunna hantera dem effektivt. Det förhindrar svårigheter på lång sikt och gör att projektet blir framgångsrikt.

Överst på sidan

Om författaren     Jane Suchan är programansvarig med erfarenhet av att hantera företagsprojekt och att utveckla projektledningsmetoder. Jane bor i Seattle, Washington (USA).

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×