Skapa och hantera en projektaktivitetslista

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

I en SharePoint-projektaktivitetslista visas en samling aktiviteter som ingår i ett projekt. En aktivitet är en diskret arbetsuppgift som kan tilldelas till en enskild person. Ett projekt är vanligtvis en serie aktiviteter som har en början, en mitt och ett slut, och som skapar en produkt eller tjänst. Det kan till exempel handla om att ta fram en produktdemonstration till en mässa, skapa ett produktförslag till intressenter eller till och med anordna ett företagsevenemang.

När du har skapat en SharePoint-projektaktivitetslista kan du lägga till aktiviteter, tilldela resurser till aktiviteter, uppdatera förloppet för aktiviteter och visa aktivitetsinformationen på staplar som visas längs en tidslinje.

Uppdaterat den 27 januari 2017 tack vare feedback från kunder.

SharePoint Online, SharePoint 2016 och SharePoint 2013 innehåller en anslutning från en SharePoint-aktivitetslista till Project.  Project kan licensieras separat.

Om du vill skapa anslutningen skapar du en SharePoint-aktivitetslista och importerar den till Project Online eller Project Server. När den är ansluten visas uppdateringar i en aktivitetslista i SharePoint i Project.

Om du vill importera en aktivitetslista till Project följer du anvisningarna i Lägga till en befintlig SharePoint-aktivitetslista i Project Web App.

Skapa en aktivitetslista i SharePoint Online, 2016 eller 2013

Aktivitetslistan kan vara en utgångspunkt för projektet.

Aktivitetslista med tidslinje
  1. På webbplatsens startsida klickar du på Inställningar Ikonen Inställningar och sedan på Lägg till ett program.

  2. Skriv "Aktiviteter" i sökrutan och tryck på Retur. En lista över alla program som matchar visas.

    Skriv aktiviteter i sökrutan och välj Aktiviteter
  3. Skriv ett namn eller en titel för aktiviteten och tryck på Skapa.

  4. Du kommer tillbaka till sidan Webbplatsinnehåll i SharePoint Online. Leta reda på programmet som du skapade i listan Webbplatsinnehåll och öppna det. I SharePoint Online skapas en standardtidslinje och en tom lista.

    Aktivitetstidslinje, klicka på Ny + för att lägga till aktiviteter

    Du kan börja lägga till data med +ny aktivitet.

Skapa och arbeta med en SharePoint 2010-projektaktivitetslista

  1. Klicka på Webbplatsåtgärder Bild av knapp , på Visa allt webbplatsinnehåll och sedan på Skapa.

    Obs!:  En SharePoint-webbplats kan ändras på många sätt. Om du saknar till exempel ett kommando, en knapp eller en länk, kontaktar du administratören.

  2. Skriv projekt i Sök efter installerade objekt och klicka på Sök Förstoringsglasikon i sökruta .

  3. Klicka på Projektaktiviteter.

  4. Ange Namn på listan. Namn måste anges.

    Namnet visas högst upp i listan i de flesta vyerna, blir en del av webbadressen för sidan och visas i webbplatsnavigeringen för att hjälpa användarna att hitta listan. Du kan ändra namn på en lista, men webbadressen förblir oförändrad.

  5. Klicka på Skapa.

Överst på sidan

Lägga till en aktivitet i en SharePoint 2010-projektaktivitetslista

När du tittar på en projektaktivitetslista visas en tabell till vänster i vyn och en tidslinje till höger. Tidslinjen kallas ett Gantt-schema och hjälper dig att visualisera projektets förlopp. Staplar i Gantt-schemat ritas med hjälp av fälten Startdatum och Förfallodatum.

Obs!: Om du vet ungefär vilken struktur du vill skapa för aktiviteterna – till exempel om du vet att vissa uppsättningar av aktiviteter hör till faser som du vill representera i projektaktivitetslistan – kan du ordna aktiviteterna i sammanfattningsaktiviteter och underaktiviteter. Mer information finns i Skapa en sammanfattningsaktivitet.

Fyll i följande kolumner för varje rad i den vänstra tabelldelen av vyn i en projektaktivitetslista:

Obs!: När du fyller i aktivitetskolumner kanske du måste dra delningslisten åt höger för att visa ytterligare fält. Då blir kalenderavsnittet mindre.

Fyll i titel, datum och status för projektaktiviteten
  • Titel    Skriv namnet på en aktivitet i projektet.

  • Startdatum    Ange datumet då aktiviteten ska starta.

  • Förfallodatum    Ange datumet då aktiviteten ska vara slutförd.

  • Aktivitetsstatus    Välj beskrivningen som bäst motsvarar aktivitetens status. Om du bara planerar ett projekt och inga aktiviteter har startat väljer du Inte startad.

  • Prioritet    Välj prioritetsnivån som bäst motsvarar hur viktig aktiviteten är i förhållande till de andra aktiviteterna i projektet.

Tips: Om flera aktiviteter har samma Startdatum, Förfallodatum eller data i andra kolumner kan du klicka en gång i den cell du vill kopiera så att fyllningshandtaget visas och sedan dra rutans nedre högra hörn nedåt i kolumnen för att fylla de angränsande cellerna med den kopierade informationen. Det kan vara särskilt användbart i kolumnen Aktivitetsstatus när du först anger planen i en projektaktivitetslista och inga aktiviteter har startat.

När du har fyllt i de här första kolumnerna i tabelldelen av vyn har du en projektaktivitetslista på hög nivå. Nästa steg är att ange mer information om aktiviteterna, bland annat vem som ska utföra arbetet och hur aktiviteterna hör ihop. I vissa fall måste till exempel en aktivitet slutföras innan en annan kan starta.

Överst på sidan

Det är viktigt att gå tillbaka till projektaktivitetslistan under projektets förlopp och uppdatera de kolumner som hör till varje aktivitets status. Det gör det lättare att förmedla vad som pågår i projektet till dem som kanske inte känner till de dagliga detaljerna om projektets aktiviteter.

Fyll i följande kolumner för alla aktiviteter i projektaktivitetslistan och ange en uppdatering om projektet:

Ange procent slutfört och uppgiftsstatus
  • % slutfört    Ange din bästa uppskattning om hur mycket arbete som har slutförts på aktiviteten, i procent. Om en aktivitet till exempel är slutförd ungefär till hälften skriver du 50 % i kolumnen % slutfört. Procentandelen används för att rita ett förloppsöverlägg på Gantt-stapeln för aktiviteten.

  • Aktivitetsstatus    Välj beskrivningen som bäst motsvarar aktivitetens aktuella status.

Du kan dessutom stöta på andra ändringar i projektet som kräver uppdateringar i projektaktivitetslistan. Startdatum eller Förfallodatum för en aktivitet kan till exempel ändras om en aktivitet kommer igång tidigare än planerat eller blir försenad. Du kan uppdatera de här kolumnerna i tabelldelen av vyn, precis som med andra kolumner. I vissa fall kanske personen som arbetar med en aktivitet inte längre är tillgänglig för aktiviteten. Du kan också uppdatera vem som är tilldelad till aktiviteten genom att uppdatera kolumnen Tilldelad till. Mer information finns i Tilldela personer till aktiviteter i en projektaktivitetslista.

Överst på sidan

När du har lagt till aktiviteterna i en projektaktivitetslista är nästa steg att tilldela dem till personer i organisationen. När du tilldelar en person till en aktivitet identifierar du vem som ansvarar för att slutföra arbetet med den aktiviteten.

  1. Klicka en gång i kolumnen Tilldelad till för den aktivitet du tilldelar.

    Fyll i vem aktiviteten ska tilldelas till
  2. Ange namnet eller inloggningsinformationen för den person du tilldelar på något av följande tre sätt:

    • Klicka på Bläddra, som visas bredvid kolumnen Tilldelad till, och sök efter den person du tilldelar i organisationens adressbok.

    • Ange inloggningsinformationen för den person du tilldelar från organisationen, inklusive domänen, i kolumnen Tilldelad till. Skriv till exempel contoso\mollyc, där "contoso" är domänen och "mollyc" är användarnamnet.

    • Skriv namnet på den person du tilldelar i kolumnen Tilldelad till. Det är användbart om du tilldelar en entreprenör eller någon annan som inte har ett konto i organisationen.

  3. Meddela de tilldelade personerna om deras aktivitetstilldelningar, så att de känner till projektaktivitetslistan och arbetet som de nu ansvarar för.

När du skapar aktiviteter i en projektaktivitetslista är det viktigt att planera för vilka aktiviteter som kan tillhöra större aktiviteter. Projektet kan till exempel slutföras i faser, med flera aktiviteter i varje fas. Genom att representera faserna i projektaktivitetslistan får du en bra överblick över vad som pågår i projektet.

Sidan Ny sammanfattningsaktivitet
  1. I gruppen Nytt på fliken Objekt klickar du på pilen på Nytt objekt och sedan på Sammanfattningsaktivitet.

  2. Skapa den nya sammanfattningsaktiviteten genom att fylla i följande information i formuläret efter behov:

    • Namn    Skriv namnet på sammanfattningsaktiviteten.

    • Föregående    Välj de sammanfattningsaktiviteter och/eller underaktiviteter som måste slutföras innan den här sammanfattningsaktiviteten kan starta. Med dem markerade i den vänstra rutan klickar du på Lägg till för att flytta dem till den högra rutan. Mer information om föregående aktiviteter finns i nästa avsnitt i den här artikeln.

      Tips: Om du känner dig osäker på föregående aktiviteter, eller om du inte har kommit tillräckligt långt med planeringen för att lägga till alla sammanfattningsaktiviteters föregående i projektaktivitetslistan, kan du lämna det tomt nu och lägga till relationer med föregående senare, med hjälp av den vänstra tabelldelen av vyn för projektaktivitetslistan.

    • Prioritet    Välj prioritetsnivån som bäst motsvarar hur viktig sammanfattningsaktiviteten är i förhållande till de andra sammanfattningsaktiviteterna i projektet.

    • Aktivitetsstatus    Välj beskrivningen som bäst motsvarar status för uppsättningen av aktiviteter som hör till den här sammanfattningsaktiviteten. Om du bara planerar ett projekt och inga aktiviteter i den här sammanfattningsaktiviteten har startat väljer du Inte startad.

    • % slutfört Skriv en procentandel som bäst motsvarar hur mycket arbete som har slutförts på uppsättningen av aktiviteter som hör till den här sammanfattningsaktiviteten. Om du bara planerar ett projekt och inga aktiviteter i den här sammanfattningsaktiviteten har startat lämnar du fältet tomt eller skriver 0 %.

    • Tilldelad till Använd det här fältet för att identifiera personen som ansvarar för den här sammanfattningsaktiviteten. Mer information om hur du tilldelar aktiviteter finns i Tilldela personer till aktiviteter i en projektaktivitetslista.

    • Beskrivning    Skriv en kort beskrivning av sammanfattningsaktiviteten.

    • Startdatum    Ange datumet då den första underaktiviteten i den här sammanfattningsaktiviteten ska starta.

    • Förfallodatum    Ange datumet då den sista underaktiviteten i den här sammanfattningsaktiviteten ska vara slutförd.

  3. Klicka på Spara för att skapa sammanfattningsaktiviteten.

När sammanfattningsaktiviteten har skapats kan du klicka på namnet på sammanfattningsaktiviteten i den vänstra tabelldelen av vyn för att öppna sammanfattningsaktiviteten i en ny vy för projektaktivitetslistan. I den vyn kan du lägga till de aktiviteter som hör till den sammanfattningsaktiviteten. Gå tillbaka till vyn där sammanfattningsaktiviteten visas genom att klicka på Navigera upp i gruppen Hantera vyer på fliken Lista.

Överst på sidan

I en enskild projektaktivitetslista kan det finnas en viss ordning för hur aktiviteter, inklusive sammanfattningsaktiviteter och underaktiviteter, måste slutföras. Om du till exempel bygger ett hus måste grunden slutföras innan väggarna kan byggas och väggarna måste vara klara innan taket kan byggas. Du kan representera den här ordningen med hjälp av kolumnen Föregående.

  1. Klicka på cellen i kolumnen Föregående på en aktivitetsrad och klicka sedan på pilen till höger om cellen för att visa en lista över alla aktiviteter i den aktuella projektaktivitetslistan. Det omfattar alla sammanfattningsaktiviteter och underaktiviteter i listan.

  2. Klicka på kryssrutan till vänster om varje aktivitet som måste slutföras innan den här aktiviteten kan starta.

    Tips: Det är lätt att överdriva här och markera alla aktiviteter som kommer före den aktuella aktiviteten. Men du behöver bara markera de aktiviteter som kommer direkt före den aktuella aktiviteten. Anta till exempel att jag har en projektaktivitetslista som innehåller tre aktiviteter: Aktivitet 1, aktivitet 2 och aktivitet 3. När aktivitet 1 är slutförd kan aktivitet 2 starta och när aktivitet 2 är slutförd kan aktivitet 3 starta. När du anger föregående för aktivitet 3 är det lätt att tro att både aktivitet 1 och aktivitet 2 måste vara slutförda innan aktivitet 3 kan starta. Men eftersom aktivitet 1 redan har angetts som föregående till aktivitet 2 behöver du inte ange den som föregående till aktivitet 3 också.

  3. Justera datumen i kolumnerna Startdatum och Förfallodatum enligt relationerna mellan aktiviteterna. Anta till exempel att du har två aktiviteter som du vet tar omkring två dagar var att slutföra. Du konfigurerar den första aktiviteten som föregående för den andra aktiviteten. Du måste justera kolumnen Startdatum för den andra aktiviteten så att datumet är efter Förfallodatum för den första aktiviteten och du måste justera kolumnen Förfallodatum för den andra aktiviteten så att det är två dagar efter nya Startdatum.

    Tips: Vill du att den här processen ska vara mer automatiserad? Du kan använda en Enterprise Project Management-lösning som är kompatibel med SharePoint Foundation 2010, till exempel Microsoft Project 2010 och Microsoft Project Server 2010.

När du har identifierat föregående för varje aktivitet kan du se relationerna i Gantt-schemat. När en föregående identifieras för en aktivitet visas en pil mellan slutet av föregående aktivitets Gantt-stapel och början av nästa aktivitets Gantt-stapel.

Överst på sidan

I projektaktivitetslistor används samma vyfunktioner i SharePoint som i andra listor. Mer information finns i Anpassa vyn för en projektaktivitetslista

Skapa en projektaktivitetslista i SharePoint 2007

  1. Klicka på Visa allt webbplatsinnehåll och klicka sedan på Skapa på sidan Allt webbplatsinnehåll.

    Tips: I de flesta fall kan du i stället använda menyn Webbplatsåtgärder Bild av knapp för att slutföra det här steget.

  1. Klicka på Projektaktiviteter under Uppföljning.

  2. Skriv ett namn på listan i rutan Namn i avsnittet Namn och beskrivning. Du måste ange ett listnamn.

  3. Skriv en beskrivning av hur listan kan användas i rutan Beskrivning. Beskrivningen är valfri.

  4. Klicka på Ja i avsnittet Navigering om du vill skapa en länk till listan i Snabbstart.

  5. Om avsnittet E-postavisering visas kan du konfigurera aktivitetslistan så att en avisering skickas till någon när de tilldelas en aktivitet.

    Obs!: En serveradministratör måste först aktivera e-postinställningar för att det här alternativet ska visas.

  6. Klicka på Skapa.

Överst på sidan

Lägga till aktiviteter i en projektaktivitetslista i SharePoint 2007

  1. Om projektaktivitetslistan inte är öppen klickar du på namnet i Snabbstart.

    Tips: Om namnet på listan inte visas klickar du först på Visa allt webbplatsinnehåll och sedan på namnet på listan.

  2. Klicka på Nytt objektNytt-menyn Nytt-menyn .

    Om du vill redigera en aktivitet klickar du på aktivitetsnamnet i kolumnen Titel.

  3. Skriv ett namn på aktiviteten i avsnittet Titel.

  4. I avsnittet Prioritet klickar du på Hög, Normal eller Låg för att ange aktivitetens relativa prioritet jämfört med andra aktiviteter i projektaktivitetslistan.

  5. I avsnittet Aktivitetsstatus klickar du på aktivitetens status.

  6. I avsnittet % slutfört skriver du ett tal i procent som anger hur stor andel av aktiviteten som har slutförts.

  7. I avsnittet Tilldelad till skriver du namnet på den person som kommer att slutföra aktiviteten. Endast en person kan tilldelas till en aktivitet.

    Klicka på Kontrollera namn Bild av knapp för att kontrollera om personens namn finns med i medlemskapsprovidertjänsten som används för autentisering. Kontakta serveradministratören om namnet inte finns med i medlemskapsprovidertjänsten.

    Tips: Om du vill söka efter personer som du vill ska arbeta med aktiviteten klickar du på Bläddra för att använda medlemskapsprovidertjänsten.

  8. I avsnittet Beskrivning skriver du en beskrivning av aktiviteten.

  9. I avsnitten Startdatum och Förfallodatum anger du startdatum och slutdatum för det arbete som utförs på aktiviteten. Ange ett datum snabbt med hjälp av datumväljaren kalender .

  10. Om du vill bifoga en fil till aktiviteten klickar du på Bifoga fil. Klicka på Bläddra för att leta reda på filen och klicka sedan på OK.

    Obs!: Beroende på hur projektaktivitetslistan är konfigurerad kanske du inte kan bifoga en fil till en aktivitet.

  11. Klicka på OK för att lägga till aktiviteten i projektaktivitetslistan.

Överst på sidan

När du har skapat en projektaktivitetslista och lagt till aktiviteter i den kan du visa projektaktivitetslistan på flera olika sätt med hjälp av vyer.

Obs!: Mer information om vilken typ av information du kan använda för aktiviteter finns i Lägga till aktiviteter i en projektaktivitetslista.

  • Visa-menyn, som är tillgänglig när du visar projektaktivitetslistan, klickar du på någon av följande vyer:

    • Projektaktiviteter     Det här är standardvyn som visas när du skapar en projektaktivitetslista. Ett stapeldiagram med aktivitetsnamn visas högst upp i vyn och en lista över aktiviteter visas i den nedre halvan av vyn. Listan över aktiviteter i den nedre halvan motsvarar samma aktiviteter i den övre halvan.

      I stapeldiagrammet visas varje aktivitet grafiskt, oftast som en aktivitetsstapel.

Grafik

Beskrivning

Aktivitetsstapel som illustrerar aktivitetens varaktighet

Om du anger ett startdatum och ett förfallodatum visas aktivitetens varaktighet i aktivitetsstapeln.

Aktivitetsstapel som indikerar procent färdigt

Om du skriver en procentandel i rutan % slutfört (till exempel 15 %) visas en förloppsindikator i aktivitetsstapeln som anger vilken procentandel av aktiviteten som är slutförd.

Milstolpe

Om du anger ett startdatum utan ett slutdatum visas en milstolpemarkör i stapeldiagrammet. Om du inte anger ett startdatum används som standard dagens datum.

Tips: Om du snabbt vill ändra startdatum för en aktivitet drar du aktiviteten vågrätt med hjälp av musen.

  • Aktiva aktiviteter     I den här vyn visas aktiviteter som har någon annan status än Slutförd.

  • Alla aktiviteter I den här vyn visas alla aktiviteter, oavsett status.

  • Efter tilldelning     I den här vyn visas alla aktiviteter grupperade efter de personer som har tilldelats till aktiviteterna.

  • Förfaller i dag     I den här vyn visas aktiviteter som förfaller i dag.

  • Mina aktiviteter     I den här vyn visas aktiviteter som har tilldelats till dig.

Överst på sidan

  1. Om projektaktivitetslistan inte redan är öppen klickar du på namnet i Snabbstart.

    Om namnet på projektaktivitetslistan inte visas klickar du först på Visa allt webbplatsinnehåll och sedan på namnet på projektaktivitetslistan.

  2. På den nedre delen av sidan pekar du på aktiviteten, klickar på pilen och klickar sedan på Redigera objekt.

  3. Gör önskade ändringar.

  4. Klicka på OK.

Om du vill ta bort ett objekt pekar du på aktiviteten, klickar på pilen och klickar sedan på Ta bort objekt.

Överst på sidan

Lämna en kommentar

Var den här artikeln till hjälp? Berätta det i så fall för oss längst ned på den här sidan. Om den inte var till hjälp, låt oss veta vad som är förvillande eller saknas. Vi använder din feedback för att dubbelkolla uppgifter, lägga till info och uppdatera artikeln.

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×