Skapa och dela en instrumentpanel med Excel och Microsoft Groups

En instrumentpanel är en visuell representation av nyckeltal som gör det möjligt att snabbt visa och analysera data på en och samma plats Instrumentpaneler tillhandahåller inte bara konsoliderade datavyer utan även självserviceverktyg för business intelligence där användare kan filtrera data för att visa det som är viktigt för just dem. Tidigare krävde rapportering i Excel ofta att du skapade flera olika rapporter för olika personer eller avdelningar beroende på deras behov.

Exempel på en Excel-instrumentpanel med utsnitt och en tidslinje

Översikt

I det här avsnittet beskriver vi hur du kan använda flera Pivottabeller, Pivotdiagram och verktyg för pivottabeller för att skapa en dynamisk instrumentpanel. Vi kommer även att ge användarna möjlighet att snabbt filtrera data som de vill med utsnitt och en tidslinje som gör att pivottabeller och diagram automatiskt expanderas eller dras ihop så att bara den information användarna vill se visas. Du kan dessutom snabbt uppdatera instrumentpanelen när du lägger till eller uppdaterar data. Det är väldigt praktiskt eftersom det betyder att du bara behöver skapa instrumentpanelrapporten en gång.

I det här exemplet kommer vi att skapa fyra pivottabeller och diagram från en datakälla.

När instrumentpanelen är klar kommer vi att visa hur du delar den med andra genom att skapa en Microsoft-grupp. Vi har även en interaktiv Excel-arbetsbok som du kan ladda ned för att följa alla stegen själv.

Ladda ned arbetsboken med självstudier för Instrumentpanel för Excel.

Hämta dina data

  1. Du kan kopiera och klistra in data direkt i Excel eller skapa en fråga för en datakälla. För det här avsnittet använde vi frågan Försäljningsanalys från Northwind Traders-mallen för Microsoft Access. Om du vill använda den öppnar du Access och går till Arkiv > Nytt > söker efter Northwind och skapar malldatabasen. När du gjort det kan du komma åt alla frågor som ingår i mallen. Dessa data finns redan i arbetsboken i Excel så det gör inget om du inte har Access.

  2. Kontrollera att dina data är korrekta och inte saknar kolumner eller rader. Varje rad ska motsvara en enskild post eller ett enskilt objekt. Om du behöver hjälp med att konfigurera en fråga eller om dina data behöver manipuleras läser du i Hämta och omvandla i Excel.

    Exempeldata i en Excel-tabell som ska användas som datakälla för en pivottabell
  3. Om de inte redan är det formaterar du dina data som en Excel-tabell. När du importerar från Access kommer data automatiskt att importeras till en tabell.

Skapa pivottabeller

  1. Välj någon cell i dataområdet och gå till Infoga > Pivottabell > Nytt kalkylblad. Mer information finns i Skapa en pivottabell för att analysera kalkylbladsdata.

  2. Lägg till de fält du vill i pivottabellen och formatera som du vill. Den här pivottabellen kommer att användas för att skapa andra så lägg ned lite tid på att göra alla de justeringar av format, rapportlayout och allmän formatering som du vill ha så slipper du att göra det flera gånger. Mer information finns i: Ändra format och layout för en pivottabellrapport.

    I det här fallet skapade vi en sammanfattning av uppgifter på toppnivå för försäljning per produktkategori och sorterade efter fältet Försäljning i fallande ordning.

    Exempel på pivottabell per kategori, försäljning och % av totalsumma

    Mer information finns i Sortera data i en pivottabell eller ett pivotdiagram.

  3. När du skapat den pivottabell du vill använda som mall så markerar du den och kopierar och klistrar sedan in den så många gånger du behöver i tomma områden på kalkylbladet. I vårt exempel kan pivottabellerna byta rader men inte kolumner så vi placerade dem på samma rad med en tom kolumn mellan varje. Om dina pivottabeller kan expandera kolumner kan du behöva placera dem under varandra.

    Viktigt!: Pivottabeller kan inte placeras överlappande så se till att designen ger tillräckligt med utrymme för att de ska kunna expandera och dra ihop sig när värden filtreras, läggs till eller tas bort.

    Nu kan det vara bra att ge pivottabellerna meningsfulla namn så du vet vad de innehåller. Excel kommer annars att ge namnen Pivottabell1, Pivottabell2 och så vidare. Du kan välja varje pivottabell och sedan gå till Verktyg för pivottabell > Analysera > ange ett nytt namn i rutan Pivotfältnamn. Det är ett viktigt steg för att förbereda för när du ansluter pivottabellerna till utsnitts- och tidslinjekontroller.

    Byta namn på en pivottabell från Verktyg för pivottabell > Analysera > rutan Namn på pivottabell

Skapa pivotdiagram

  1. Klicka var som helst i den första pivottabellen och gå till Verktyg för pivottabell > Analysera > Pivotdiagram > välj en diagramtyp. Vi väljer ett kombinationsdiagram med Försäljning som ett grupperat stående stapeldiagram och % Totalt som ett linjediagram som ritas på den sekundära axeln.

    Dialogrutan Diagrammarkering för ett kombinationsdiagram med en grupperad stapel och ett linjediagram
  2. Markera diagrammet och storleksförändra och formatera som önskat från Verktyg för pivotdiagram. Mer information finns i vår serie Formatering av diagram.

  3. Upprepa för alla kvarvarande pivottabeller.

  4. Nu bör du även passa på att ge pivotdiagramen nya namn. Gå till Verktyg för pivotdiagram > Analysera > ange ett nytt namn i rutan Diagramnamn.

Lägga till utsnitt och en tidslinje

Med utsnitt och tidslinjer kan du snabbt filtrera pivottabeller och pivotdiagram så att du bara ser den information du behöver.

Uppdelad vy över utsnitt och en tidslinjekontroll i en instrumentpanel
  1. Markera en pivottabell och gå till Verktyg för pivottabeller > Analysera > Filter > Infoga utsnitt och markera varje objekt du vill använda för ett utsnitt. För den här instrumentpanelen valde vi Kategori, Produktnamn, Anställd och Kundnamn. När du klickar på OK läggs utsnitten till i mitten av skärmen staplade på varandra så du måste ordna och storleksförändra dem efter behov.

    Alternativet Infoga utsnitt från Verktyg för pivottabell > Analysera > Filter
  2. Utsnittsinställningar – om du klickar på något utsnitt kan du gå till utnittsverktyg > Alternativ och ställa in olika alternativ som Utsnittsformat och hur många kolumner som ska visas. Du kan justera flera utsnitt genom att markera dem med Ctrl+Vänsterklick och sedan använda justeringsverktygen på fliken Utsnittsverktyg.

  3. Utsnittsanslutningar – utsnitt är bara kopplade till den pivottabell du använde för att skapa dem så du behöver välja varje utsnitt och sedan gå till Utsnittsverktyg > Alternativ > Rapportanslutningar och välja vilka pivottabeller du vill ansluta till varje. Utsnitt och tidslinjer kan styra pivottabeller på alla kalkylblad, även om kalkylbladet är dolt.

    Rapportanslutningar för utsnitt från Utsnittsverktyg > Alternativ
  4. Lägg till en tidslinje – markera en pivottabell och gå till Verktyg för pivottabeller > Analysera > Filter > Infoga tidslinje och markera varje objekt du vill använda. För den här instrumentpanelen valde vi Orderdatum.

  5. Tidslinjealternativ – klicka på tidslinjen och gå till Verktyg för tidslinjer > Alternativ och välj alternativ som Format, Sidhuvud och Beskrivning. Välj alternativet Rapportanslutningar för att länka tidslinjen till de pivottabeller du vill.

Läs mer om kontrollerna Utsnitt och Tidslinje.

Nästa steg

Instrumentpanelen är nu funktionell men du vill antagligen ordna den så den ser ut som du vill och göra slutjusteringar. Du kanske vill lägga till en rapportrubrik eller en bakgrund. I vår instrumentpanel la vi till figurer runt pivottabellerna och inaktiverade Rubriker och Stödlinjer från fliken Visa.

Du måste prova alla utsnitt och tidslinjer så du vet att pivottabellerna och pivotdiagrammen fungerar som de ska. Du kan stöta på situationer där vissa val skapar problem om en pivottabell vill överlappa en annan , vilket den inte kan göra och därför visar ett felmeddelande. Dessa problem ska korrigeras innan du distribuerar instrumentpanelen.

När du är nöjd med instrumentpanelen kan du klicka på fliken ”Dela en instrumentpanel” längst upp i artikeln för att få veta mer om hur du kan distribuera den.

Grattis! Du har skapat en instrumentpanel! I det här steget visar vi hur du konfigurerar en Microsoft-grupp för att dela instrumentpanelen du skapat. Vi kommer att fästa instrumentpanelen längst upp i gruppens dokumentbibliotek i SharePoint så att användare lätt kan komma åt den när som helst.

Obs!: Om du inte redan har skapat en grupp läser du i Skapa en grupp i Outlook

Spara instrumentpanelen i gruppen

Om du inte redan sparat arbetsboken med instrumentpanelen i gruppen är det en bra idé att flytta den dit. Om den redan finns i gruppens filbibliotek kan du hoppa över det här steget.

  1. Gå till din grupp i antingen Outlook 2016 eller Outlook på webben.

  2. Klicka på Filer i menyfliksområdet för att komma åt gruppens dokumentbibliotek.

  3. Klicka på uppladdningsknappen på menyfliksområdet och ladda upp arbetsboken med instrumentpanelen till dokumentbiblioteket.

Lägga till den i gruppens gruppwebbplats i SharePoint Online

  1. Om du öppnade dokumentbiblioteket från Outlook 2016 klickar du på Start i navigeringsfönstret till vänster. Om du öppnade dokumentbiblioteket från Outlook på webben klickar du på Mer > Webbplats längst till höger i menyfliksområdet.

  2. Klicka på Dokument från navigeringsfönstret till vänster.

  3. Leta upp arbetsboken med instrumentpanelen och klicka på markeringsringen till vänster om namnet.

  4. När du markerat arbetsboken med instrumentpanelen väljer du Fäst högst upp på menyfliksområdet.

Markera filen och klicka på Fäst högst upp så att den enkelt går att nå i ditt dokumentbibliotek

När användare nu kommer till dokumentsidan på er gruppwebbplats i SharePoint Online kommer arbetsboken med instrumentpanelen att finnas längst upp. De kan klicka på den och enkelt komma åt den senaste versionen av instrumentpanelen.

Tips: Dina användare kan även komma åt gruppdokumentbiblioteket, inklusive arbetsboken med instrumentpanelen via Outlook Groups mobilapp. Mer information finns i Outlook Groups mobilapp.

Se även

Har du frågor som inte besvarades här?

Besök Microsoft Answers-communityn.

Vi lyssnar!

Den här artikeln uppdaterades senast av Ben och Chris den 16 mars 2017, tack vare feedback från våra användare. Om du tyckte den var till hjälp, eller att den inte var det, får du gärna lämna feedback nedan och berätta för oss hur vi kan göra den bättre. Tack!

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×