Skapa och använda underrapporter

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

När du arbetar med associerade data (där associerade data finns lagrade i separata tabeller), behöver du ofta visa information från mer än en tabell eller sökfråga på samma rapport. Du kanske exempelvis vill se kunddata, men även vill visa information om kundernas order samtidigt. En underrapport är ett användbart verktyg, eftersom den gör det möjligt att visa orderinformation på rapporten med kundinformation, på ett logiskt och läsvänligt sätt. Microsoft Office Access 2007 erbjuder många sätt att hjälpa dig att snabbt skapa underrapporter.

Vad vill du göra?

Förstå underrapporter

Skapa en underrapport

Göra designändringar i en underrapport

Förstå underrapporter

En underrapport är en rapport som infogas i en annan rapport. När du kombinerar rapporter, fungera en av dem som huvudrapport som innehåller den andra rapporten. En huvudrapport är antingen bunden eller obunden. En bunden rapport är ett värde som kan visa data och har en tabell, fråga eller SQL-uttrycket som angetts i egenskapen Datakälla . En obunden rapport är ett värde som inte baseras på en tabell, fråga eller SQL-uttryck (det vill säga egenskapen Datakälla i rapporten är tom).

Tips: I Access 2010 har rapporter kontroll layouter som hjälper dig att saker centrerade och letar bra!

Exempel på en obunden huvudrapport med två orelaterade underrapporter   

En obunden huvudrapport kan inte visa några data på egen hand, men den kan fortfarande fungera som huvudrapport för oassocierade underrapporter som du vill kombinera.

Obunden huvudrapport med två underrapporter som visar orelaterade data

1. Den obundna huvudrapporten innehåller två underrapporter.

2. En underrapport sammanfattar försäljning enligt anställd.

3. Den andra underrapporten sammanfattar försäljning enligt kategori.

Exempel på huvudrapport och underrapport som är bundna till samma datakälla   

Du kan använda en huvudrapport för detaljposter, t ex all försäljning under året, och en underrapport för sammanfattningar, t ex över försäljningen per kvartal.

Huvudrapport och underrapport som är bundna till samma datakälla

1. Underrapporten sammanfattar årets försäljning kvartalsvis.

2. Huvudrapporten listar försäljningssiffrorna på daglig basis.

Exempel på en huvudrapport och underrapport som är bundna till relaterade datakällor   

En huvudrapport kan innehålla data som är gemensamma för en eller flera underrapporter. I så fall innehåller underrapporten data som är relaterade till data i huvudrapporten.

Huvudrapport med två underrapporter som visar relaterade data

1. Huvudrapporten listar namn och stad för varje mässa.

2. Underrapporten listar representanter som ska delta vid varje mässa.

Underformulär i en rapport

En huvudrapport kan innehålla underformulär förutom underrapporter, och det kan ta med så många underformulär och underrapporter som du vill använda. Dessutom kan en huvudrapport innehålla upp till sju nivåer av underformulär och underrapporter. Till exempel en rapport kan innehålla en underrapport och den underrapporten kan innehålla ett underformulär eller en underrapport och så vidare, upp till sju nivåer.

Om du lägger till ett underformulär till en rapport och sedan öppnar rapporten i Rapportvyn kan du använda underformuläret för att filtrera och navigera genom poster. VBA-koden (Visual Basic for Applications) och inbäddade makron som är bifogade till formuläret och dess kontroller kan fortfarande köras, trots att vissa händelser är avaktiverade i det här sammanhanget. Du kan inte lägga till, redigera eller ta bort poster genom att använda ett underformulär i en rapport.

Länka en rapport till ett underformulär eller en underrapport

När du infogar ett underformulär eller en underrapport som innehåller information som är relaterad till data i huvudrapporten måste kontrollen för underrapporten länkas till huvudrapporten. Länken säkerställer att posterna som visas i underformuläret eller underrapporten exakt korresponderar till posterna som är utskrivna i huvudrapporten.

När du skapar ett underformulär eller en underrapport genom att använda en guide eller genom att dra ett objekt från navigeringsfönstret till en rapport länkas automatiskt underformuläret eller underrapporten av Access till huvudrapporten om något av följande villkor är uppfyllt.

  • Definiera relationer för de tabeller du väljer, eller du relationer för de underliggande tabellerna för frågorna du väljer.

    Se länkarna i avsnittet Se även för ytterligare information om hur du skapar relationer.

  • Huvudrapporten är baserad på en tabell med en primärnyckel och underformuläret eller underrapporten som är baserad på en tabell innehållande ett fält med samma namn som den primära nyckeln och har samma eller kompatibel datatyp. Anta exempelvis att den primära nyckeln för tabellen som ligger under huvudrapporten är fältet AutoNumber och dess egenskap för FieldSize är inställd på Long Integer. Då måste överensstämmande fält i tabellen som ligger under underformuläret eller underrapporten vara ett nummerfält med egenskapen för FieldSize angiven till Long Integer. Om du väljer en fråga eller flera frågor som datakälla för ett underformulär eller en underrapport måste underliggande tabeller i frågan eller frågorna uppfylla samma villkor.

Överst på sidan

Skapa en underrapport

Om underrapporten länkas till huvudrapporten, kontrollerar du att de underliggande datakällorna är relaterade innan du använder följande procedur. Mer information om hur du skapar relationer finns i länkarna i avsnittet Se även.

Använd guiden för underrapport för att skapa en underrapport

  1. Öppna rapporten som du vill använda som huvudrapport i Designvyn.

  2. Kontrollera att Använd Kontrollguider Bild av knapp är markerad på fliken Design i gruppen kontroller. Bild av knapp

  3. Underformulär /-rapport Bild av knapp på fliken Design i gruppen kontroller.

  4. Klicka där du vill placera underrapporten i rapporten.

  5. Klicka på Använd befintliga tabeller och frågor på första sidan av Underrapportguiden om du vill skapa ett nytt underformulär eller en ny underrapport. Klicka på Använd en befintlig rapport eller ett befintligt formulär, markera rapporten eller formuläret i listan och klicka sedan på Nästa.

    Välja datakälla i Underrapportguiden

  6. Om du väljer Använd en befintlig rapport eller ett befintligt formulär på guidens föregående sida hoppar du över detta steget och går direkt till steg 7. Annars väljer du tabellen eller frågan som innehåller fälten du vill ha inkluderade i underrapporten från listan Tabeller/Frågor och dubbelklickar på fälten du vill ha i listan Tillgängliga fält för att lägga till dem till underrapporten.

    Välja fält i Underrapportguiden

    Om du planerar att länka underrapporten till huvudrapporten måste du inkludera fältet eller fälten som ska användas för att skapa länken, även om du inte vill att de ska visas. Vanligen är länkningsfältet ett ID-fält. På föregående bild är Ordertabellen datakällan för underrapporten och Kundtabellen är datakällan för huvudrapporten. Eftersom Ordertabellen är relaterad till Kundtabellen genom fältet för Kund-ID är det fältet tillagt till listan över Markerade fält.

    Obs!: Du kan inkludera fält från flera tabeller och frågor på din underrapport. När du slutar med att lägga till fält från en tabell väljer du nästa tabell eller fråga från listan Tabeller/Frågor och sedan lägger du till fälten du vill ha.

    Fortsätt genom att klicka på Nästa.

  7. På den här sidan i guiden bestämmer du hur du vill länka underrapporten till huvudrapporten. Om det upptäcks att fält visar sig vara lämpliga för länkning av underrapport till huvudrapport visar guiden en lista över möjliga länkningsförslag.

    Access föreslår fält för länkning i Guiden för underrapport

    Du kan välja det länkningsförslag som verkar mest lämpligt för situationen eller välja Ingen om du vill länka underrapporten till huvudrapporten. Klicka på Definiera min egen om du vill länka underrapporten till huvudrapporten.

    Obs!: Om guiden inte hittar lämpliga fält för länkning erbjuds inte en lista över länkningsförslag och alternativet Definiera min egen väljs automatiskt.

    Definiera dina egna länkar i Guiden för underrapport

    När alternativet Definiera min egen är markerat visar guiden två uppsättningar av listorna.

    • Markera det eller de fält från huvudrapporten som du vill använda till länken för huvudrapporten för underformulär eller underrapport under Fält i formulär/rapport. Du kan markera upp till tre fält och varje fält som du markerar måste matcha ett associerat fält i underformulärets eller underrapportens datakälla.

    • Välj korresponderande fält eller fält från underformuläret eller underrapporten som länkar till huvudrapportfältet du markerade under Underformulär/Underrapportfält.

    • Om du vill lämna underformuläret eller underrapporten olänkad till huvudrapporten ska du kontrollera att alla listor är tomma.

      Fortsätt genom att klicka på Nästa.

  8. Ange ett namn för underformuläret eller underrapporten på sista sidan i guiden, eller klicka på Avsluta för att godkänna standarden.

    Lägga till namn i Guiden för underrapport

Access lägger till en underrapport kontroll i rapporten och binds (det vill säga det anger kontrollens egenskap för Källobjektet ) på följande sätt:

  • Om du markerade Använd en befintlig rapport eller ett befintligt formulär på första sidan i guiden binder Access underrapportskontrollen till den rapport eller det formulär du har angett.

  • Om du har markerat Använd befintliga tabeller och frågor på första sidan av guiden, skapar Access en ny rapport i fönstret och binder underrapportskontrollen till den. Namnet på det nya rapportobjektet är samma som namnet du anger på sista sidan av guiden.

Lägg till en tabell, fråga, ett formulär eller en rapport som en underrapport till en rapport.

Ett snabbt sätt att lägga till en underrapport i en rapport är att öppna huvudrapporten i designvyn och dra ett objekt från navigeringsfönstret till den. Om du vill underformulär eller underrapport som ska länkas till huvudrapporten kan kontrollera att de underliggande datakällorna är relaterade och datakällorna inkluderar fält som används för att länka underformulär eller underrapport till huvudrapporten. Mer information om hur du skapar relationer finns i länkarna i avsnittet Se även.

  1. Högerklicka på den rapport i fönstret som du vill använda som huvudrapport och klicka sedan på Designvyn på snabbmenyn.

  2. Dra en tabell, fråga, ett formulär eller en annan rapport från fönstret till avsnittet för huvudrapporten där du vill att underrapporten ska visas.

I Access sker något av följande:

  • Om det går att avgöra hur två objekt ska länkas läggs en underrapportskontroll till rapporten i Access. Om du lägger till ett formulär eller en rapport binder Access underrapportens kontroll till objektet. Om du lägger till en tabell eller fråga skapas först ett rapportobjekt och sedan binds underrapportens kontroll till det nya objektet.

  • Om Access inte kan avgöra hur du länkar två objekt, visas Underrapportguiden. Om du vill fortsätta, följer du anvisningarna i avsnittet Skapa en underrapport, börjar med steg 7.

    Efter att du har slutfört guiden läggs underrapporten till rapporten av Access.

Använd följande metod för att dubbelkolla att underformuläret eller underrapporten är korrekt länkad till huvudrapporten.

  1. Klicka på underrapportskontrollen för att markera den.

  2. Om egenskapssidan inte visas trycker du på F4 så att den öppnas.

  3. Undersök egenskaperna för Länka huvudfält och Länka underordnade fält på fliken Data i egenskapsbladet.

    • För ett olänkat underformulär eller en olänkad underrapport skall båda de här egenskaperna vara tomma.

    • Egenskaperna för Länka huvudfält och Länka underordnade fält ska visa fältet eller fälten som sammanbinder de båda objekten. Om huvudrapporten exempelvis visar information från tabellen för anställda och underformuläret eller underrapporten visar information från ordertabellen, ska egenskapen för Länka huvudfält visa anställningsnummer och egenskapen Länka underordnade fält visa fältet för anställningsnummer från ordertabellen.

Det kan hända att de här egenskaperna behöver redigeras för att underformuläret eller underrapporten ska fungera korrekt. Använd följande tillvägagångssätt.

  1. På fliken Data i egenskapslistan klickar du på egenskapsrutan Länka huvudfält och klicka sedan på Knappen Verktyg .

    Dialogrutan Fältlänkar underrapport visas.

    Dialogrutan Fältlänkar underrapport

  2. Välj de fält du vill länka rapporter till i listorna Huvudfält och Underordnade fält. Klicka på Föreslå för att framkalla försök till fastställande av länkningsfält i Access. Klicka på OK när du är klar.

    Om du inte ser fältet du vill länka med rapporten behöver du redigera datakällan för huvudrapporten eller underrapporten för att säkerställa att den innehåller länkningsfältet. Om rapporten exempelvis baseras på en fråga, ska du säkerställa att länkningsfältet finns i frågeresultatet.

  3. Spara huvudrapporten och växla till rapportvyn och bekräfta sedan att rapporten fungerar felfritt.

Lägg till en tabell eller fråga till en rapport som ett datablad

Ett datablad är en enkel datapresentation, liknande ett kalkylblad. Varje kolumn i ett datablad representerar ett fält i källtabellen eller frågan och varje rad representerar en post. Du kan använda kontrollen för underformulär/underrapport för att visa ett datablad på en rapport. Det här är en effektiv teknik att använda i situationer där du vill ha en kompakt datavisning men inte behöver formateringsfunktioner för ett formulär eller rapportobjekt. Så här lägger du till ett datablad till en rapport:

  1. Högerklicka på rapporten du vill använda som huvudrapport i navigeringsfönstret och klicka sedan på Designvyn på snabbmenyn.

  2. Kontrollera att Använd Kontrollguider inte är markerat på fliken Design i gruppen kontroller. Bild av knapp

  3. Underformulär /-rapport verktyget Bild av knapp på fliken Design i gruppen kontroller.

  4. Klicka där du vill placera underrapporten i rapporten.

  5. Om Guiden för underrapport startar klickar du på Avbryt för att stänga.

  6. Om egenskapssidan inte visas trycker du på F4 så att den öppnas.

  7. Klicka på den nya underrapportskontrollen på rapporten för att markera den.

  8. Klicka på pilen i egenskapsrutan Källobjekt på fliken Data och klicka sedan på tabellen eller frågan som du vill visa i kontrollen för underrapporten. Klicka exempelvis på Tabell. Order för att visa ordertabellen.

    Access försöker länka datablad till huvudrapporten baserat på relationer som har definierats i databasen.

  9. Kontrollera egenskaperna för Länka huvudfält och Länka underordnade fält på fliken Data.

    • Säkerställ att båda egenskaperna är tomma för ett olänkat datablad.

    • För ett länkat datablad ska du säkerställa att egenskaperna för Länka huvudfält och Länka underordnade fält visar fältet eller fälten som är kopplade till databladets huvudrapport. Om huvudrapporten exempelvis visar information från tabellen över anställda och databladet visar information från ordertabellen ska egenskapen Länka huvudfält visa ID-fältet från tabellen över anställda och egenskapen Länka underordnade fält ska visa fältet för anställnings-ID från ordertabellen.

I vissa fall kan du behöva ange länkfältsegenskaperna själv. Detta kan du göra på följande sätt.

  1. På fliken Data i egenskapslistan klickar du på egenskapsrutan Länka huvudfält och klicka sedan på Knappen Verktyg .

    Dialogrutan Fältlänkar underrapport visas.

    Dialogrutan Fältlänkar underrapport

  2. Markera de fält du vill använda för att länka huvudrapporten till databladet i listorna för Huvudfält och Underordnade fält. Klicka på Föreslå om du är osäker på vilka fält du ska använda, för att försöka få Access att fastställa länkningsfälten. Klicka på OK när du är klar.

    Om du inte ser ett fält du vill använda för länkningen, behöver du redigera dataposten för huvudrapporten eller databladet och säkerställa att det innehåller länkningsfältet. Om databladet exempelvis är baserat på en fråga ska du säkerställa att länkningsfältet finns representerat i frågeresultaten.

  3. Spara huvudrapporten och växla till rapportvyn och kontrollera sedan att rapporten fungerar korrekt.

Överst på sidan

Utföra designändringar för en underrapport

Efter att du har lagt till en underrapport till en rapport kanske du vill göra designändringar för underrapporten, eller så kanske du vill hänvisa till data för underrapporten på huvudrapporten. I följande avsnitt hittar du tips om hur du gör detta.

Öppna ett underformulär eller en underrapport i ett nytt fönster i Designvyn

Du kan öppna underformuläret eller underrapporten i ett eget fönster för att göra designändringar för ett underformulär eller en underrapport under tiden du arbetar på dess huvudrapport i Designvyn.

  1. Klicka på underformuläret eller underrapporten för att markera den/det.

  2. Underrapport i nytt fönster Bild av knapp på fliken Design i gruppen Verktyg.

Obs!: Det här kommandot är inte tillgängligt om underformuläret/underrapporten är bunden till en tabell eller fråga.

Visa en totalsumma från en underrapport på huvudrapporten

Anta att du använder en underrapport för order som innehåller en textruta med namnet Total transportavgift och att summan av kolumnen för transportavgift beräknas i textrutan. För att visa summan från underrapporten på huvudrapporten måste du lägga till en textruta till huvudrapporten och sedan använda ett uttryck för att hänvisa till textrutan för total transportavgift på underrapporten. Detta kan du göra på följande sätt.

  1. Högerklicka på huvudrapporten i navigeringsrutan och klicka sedan på Designvy på snabbmenyn.

  2. Klicka på Textruta på fliken Design i gruppen kontroller. Bild av knapp

  3. Klicka på den plats på huvudrapporten där du vill placera den nya textrutan.

  4. Om egenskapssidan inte visas trycker du på F4 så att den öppnas.

  5. Skriv in följande uttryck i egenskapsrutan Kontrollkälla på fliken Data i egenskapsbladet.

    =IIf(IsError([Orders subreport].[Report]![Shipping Fee Total]),0,[Orders subreport].[Report]![Shipping Fee Total])

    Meddelanden: 

    • I det här exemplet kan du använda fler enkelt uttryck = [order underrapport]. [ Rapporten]! [Leverans avgift totalt] men sedan om underrapporten inte innehåller några data, visar kontrollen på huvudrapporten #Error. Funktionen ÄRFEL i OOM -funktion garanterar som visas i det första uttrycket att textrutan på huvudrapporten visar en nolla (0) om underrapporten inte returnera data.

    • Du kan använda Uttrycksverktyget för att skapa uttryck genom att klicka på Knappen Verktyg i egenskapsrutan Kontrollkälla.

  6. Ange egenskapen Format på fliken Format i egenskapsbladet för att ställa in rätt värde ( i det här fallet till Valuta).

  7. Spara rapporten och växla sedan tillbaka till rapportvyn för att kontrollera att beräkningarna fungerar korrekt.

Överst på sidan

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×