Skapa och använda samtalslistor i Business Contact Manager

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

En av de viktigaste uppgifterna när du har ett företag är att hålla kontakten med befintliga och potentiella kunder. Ett enkelt telefonsamtal är ofta det bästa sättet att göra det.

Du kanske vill följa upp leads som har gett dig sitt visitkort eller lämnat information på din webbsida, ringa upp kunder som vill veta när vissa artiklar åter finns i lager eller kontakta aktuella konton eller affärskontakter som ligger efter med betalningarna.

I den här artikeln beskrivs hur du arbetar med och mäter hur effektiva samtalslistor i Business Contact Manager för Outlook är, med information om hur du skapar riktade mottagarlistor och samtalsmanus och hur du spårar aktiviteter och resultat.

Vad vill du göra?

Marknadsföra företaget via telefonsamtal

Öppna en samtalslista

Ändra samtalslistan

Marknadsföra företaget via telefonsamtal

Med Business Contact Manager för Outlook kan du sammanställa en samtalslista från konton och affärskontakter, skapa ett samtalsmanus och följa upp resultatet för varje telefonsamtal. Du kan också skapa en samtalslista från namnen i en rapport. Information om hur du skapar en samtalslista från en rapport finns i Använda rapporter och diagram i Business Contact Manager.

En samtalslista är också en viktig marknadsföringsaktivitet och kan vara en del av en marknadsföringskampanj.

Om du vill kunna följa upp resultatet av en aktivitet utifrån samtalslistan måste du registrera namnet på aktiviteten i fältet Initierat av för varje konto-, affärskontakts-, lead- eller affärsmöjlighet-post som genereras av aktiviteten. Du ska också registrera information om budgeterad och faktisk kostnad på sidorna Information och Spåra i samtalslisteposten.

När du sedan vill se resultatet av samtalslistan kan du använda sidan Spåra i samtalslisteformuläret. Om samtalslistan är en del av en marknadsföringskampanj kan det totala resultatet av kampanjen spåras på fliken Analys i en Marknadsföring-arbetsyta.

Skapa en samtalslista

En samtalslista i Business Contact Manager för Outlook är mer än bara en lista med namn och telefonnummer. Det är ett system som hjälper dig att vara redo och uppdaterad inför telefonsamtalen och hjälper dig att spåra resultat för varje uppsättning samtal.

Mottagarlistan för en marknadsföringsaktivitet kan bara innehålla en posttyp, antingen konton eller affärskontakter. Affärskontakter och leads kan finnas i samma lista eftersom leadposten baseras på posttypen Affärskontakt.

  1. Gå till Business Contact Manager i navigeringsfönstret och klicka sedan på Marknadsföring.

  2. I menyfliksområdet går du till fliken Start och klickar på knappen Samtalslista Ikonen Skapa samtalsskript i gruppen Nytt.

  3. Ange ett namn på samtalslistan i fältet Namn under Aktivitet i samtalslisteformuläret, till exempel "Potentiella kunder i Stockholm".

    Posten Samtalslista

    Obs!:  Om samtalslistan är en del av en marknadsföringskampanj skriver du namnet på kampanjen i textrutan Kampanj eller klickar på pilen för att välja namnet på en befintlig kampanj. Om den inte är en del av en kampanj kommer samtalslistan att kopplas till standardmarknadsföringskampanjen Aktuella aktiviteter.

  4. I avsnittet Mottagarlista klickar du på den posttyp som samtalslistan riktas till, Alla konton, Alla affärskontakter och leads, Alla affärskontakter eller Alla leads.

    Eller så klickar du på något av följande alternativ:

    • Sökmapp. Välj en sökmapp som innehåller en förfiltrerad lista över mottagare för att skapa en anpassad lista. Namnet på fältet byts till Anpassad lista när du har valt en mapp.

    • Befintlig marknadsföringsaktivitet. Välj en mottagarlista som du använt för en tidigare marknadsföringsaktivitet.

    • Ny lista. Öppna dialogrutan Filtrera affärskontakter och välj villkor för att filtrera listan.

      Du kan också skapa en lista över mottagare från en rapport. Mer information finns i Använda rapporter och diagram i Business Contact Manager.

      Om du har skapat nya posttyper baserade på typen Konto visas de i listan Alla konton. Om du har skapat nya posttyper baserade på kontotypen Affärskontakt visas de i listan Alla affärskontakter och leads.

  5. Om du vill redigera den valda listan genom att filtrera den klickar du på Granska och filtrera.

    Mer information om hur du filtrerar en lista finns i Filtrera poster i Business Contact Manager.

  6. Gå till fliken Start i menyfliksområdet och klicka på Information i gruppen Visa för att öppna sidan Aktivitetsinformation. Om du vill kan du ange värden för Kampanjkod, Budgeterad kostnad, Startdatum, Slutdatum och Kommentarer.

    För att återgå till huvudsidan i samtalslisteformuläret går du till fliken Marknadsföring i menyfliksområdet och klickar på Allmänt i gruppen Visa.

  7. Information om varje mottagare visas på sidan Allmänt under Mottagarinformation. Om du vill ändra vilka avsnitt från posten som visas klickar du på knappen Välj avsnitt Knappen Välj avsnitt och väljer de avsnitt som du vill visa.

  8. Om du vill kan du skapa ett manus för att göra samtalen konsekventa, och för att vara säker på att du har fått med alla punkter i samtalet. Ett manus kan också hjälpa dig att hålla dig till ämnet och snabbt justera din metod när telefonsamtalen inte blir som du tänkt dig.

    Skapa ett samtalsmanus

    • Gå till gruppen Telefonlogg i menyfliksområdet och klicka på Samtalsmanus Ikonen Skapa samtalsskript .

    • Gör något av följande om du vill skapa ett manus för samtal:

      • Skriv manuset i fönstret Samtalsmanus.

      • I gruppen Åtgärder klickar du på Läs in innehåll Ikonen Läs in skript och går sedan till ett redan sparat dokument.

      • Kopiera och klistra in ett manus från ett annat dokument.

        Manuset visas i telefonloggen för varje mottagare.

        Samtalslista med skript

        Obs!:  Om du redigerar manuset i avsnittet Telefonlogg i samtalslisteposten ändrar du bara manusversionen för den valda mottagaren. Om du vill redigera manus för alla samtal måste du klicka på Samtalsmanus Ikonen Skapa samtalsskript i menyfliksområdet och sedan redigera manuset i fönstret Samtalsmanus.

  9. Om du vill kan du använda kategoriseringsfunktionen i Outlook för att lägga till en färgkategori för samtalslistan. Gå till fliken Marknadsföring i menyfliksområdet och klicka på Kategorisera i gruppen Taggar och välj sedan en färgkategori.

  10. Om du vill börja ringa samtalen omedelbart kan du börja med det första namnet i listan. Spara annars samtalslistan.

Innan du ringer samtal till personer du inte tidigare haft kontakt med, så kallade kalla samtal, ska du kontrollera om numret är spärrat i registret för NIX-samtal. Reglerna för spärrade telefonnummer gäller inte för företag som kunden redan har en befintlig affärsrelation med.

Överst på sidan

Öppna en samtalslista

Du kanske behöver fortsätta att arbeta med en samtalslista om det inte gick att ringa alla under en session, eller göra ändringar i listan över mottagare eller i manuset.

  1. Gå till Business Contact Manager i navigeringsfönstret och klicka sedan på Marknadsföring.

  2. Dubbelklicka på den samtalslista du vill öppna på fliken Samtalslistor i fönstret Lista.

Överst på sidan

Ändra samtalslistan

Samtalslistor är lätta att skapa och ändra. Du kan ändra typen av poster som visas i listan, du kan förfina listan genom att filtrera eller markera mottagare och du kan ändra manuset för alla eller vissa mottagare.

  1. Öppna den samtalslista du vill ändra.

  2. Om du vill göra ändringar i samtalslistan följer du anvisningarna i Skapa en samtalslista.

Viktigt!: Du kan inte ändra en samtalslista när du har ändrat samtalsstatus för en post i listan. I stället kan du högerklicka på samtalslistan och klicka på Nå med samtalslista för att skapa en ny samtalslista baserad på den befintliga.

Överst på sidan

Ringa och spåra samtal med hjälp av en samtalslista

  1. Öppna eller skapa en samtalslista.

    Det första namnet i listan är markerat under Mottagarlista.

    Mottagarlista för samtalslista utan ringda samtal

    Obs!:  Namnen som visas kommer från fältet Spara som i källposten. Namnet som visas under Mottagarinformation kommer från fältet Fullständigt namn.

  2. Ring upp kontakten på telefonnumret under Mottagarinformation.

  3. Öppna manuset. Gå till gruppen Telefonlogg i menyfliksområdet och klicka på Samtalsmanus. När kontakten svarar ska du läsa manuset på ett naturligt sätt, eller om det inte finns något manus så framför du ditt meddelande.

    Obs!:  Om du redigerar manuset i avsnittet Telefonlogg i samtalslisteposten ändrar du manuset för bara den valda mottagaren.

  4. Klicka i eller ange längden på telefonsamtalet under Telefonlogg i Total varaktighet. Du kan också mäta samtalslängden automatiskt.

    Så här mäter du samtalslängden automatiskt

    1. Gå till gruppen Telefonlogg i menyfliksområdet och klicka på Starta timer Starta timer-ikonen när du påbörjar samtalet eller återupptar det efter en paus.

    2. Klicka på Pausa timer Ikonen Pausa timer om du avbryter samtalet en stund eller när du avslutar samtalet.

      Längden på samtalet registreras under Telefonlogg, i rutan Total varaktighet. Du kan också klicka i eller skriva längden på samtalet manuellt.

  5. Om du vill lägga till anteckningar om samtalet går du till gruppen Telefonlogg i menyfliksområdet och klickar på Lägg till tidsstämpel. Skriv sedan kommentarerna i rutan där manuset visas.

    Obs!:  Om du vill ändra utseendet på texten klickar du på fliken Formatera text i menyfliksområdet och använder formateringskommandona. Om du vill lägga till filer, bilder eller tabeller klickar du på fliken Infoga.

  6. Under samtalet eller när det är avslutat kan du klicka på ett eller flera av följande alternativ på fliken Marknadsföring i gruppen Åtgärder för mottagare i menyfliksområdet:

    • Nytt historikobjekt för att lägga till ett kommunikationshistorikobjekt, till exempel en affärsanteckning, uppgift, fil eller ett e-postmeddelande, i posten för mottagaren. En ny telefonlogg skapas automatiskt för mottagaren genom samtalslistan.

    • Följ upp för att lägga till en uppföljningsflagga i posten eller ange att ett uppföljningsobjekt har slutförts med alternativet Markera som slutförd.

    • Öppna för att visa posten för mottagaren.

    • Webbsida för att visa webbsidan som är kopplad till mottagarens post, om tillgängligt.

  7. När samtalet är slut kan du uppdatera posten i avsnittet Samtalsstatus. Inte uppringd är markerat som standard. Markera någon av följande kryssrutor:

    1. Lämnat meddelande

    2. Samtalet har slutförts

    3. Ring inte

      Viktigt!:  Du kan inte ändra en samtalslista när du har ändrat samtalsstatus för någon post i listan. Du kan däremot skapa en ny samtalslista som är en kopia av en befintlig samtalslista. Högerklicka på samtalslistan i en Marknadsföring-arbetsyta och klicka sedan på Nå med samtalslista.

  8. Om en mottagare ber om att bli borttagen från samtalslistan markerar du kryssrutan Ring inte. Kontot eller affärskontakten markeras som Ring inte i både Mottagarlista och på sidan Information för konto- eller affärskontaktposten. Den här mottagaren inkluderas inte i framtida samtalslistor.

  9. Klicka på Spara och Nästa och gör följande ändringar:

    1. Spara ändringarna som en telefonlogg i kommunikationshistoriken för den valda posten och flytta till nästa post som ska ringas upp.

    2. Stoppa timern och registrera samtalets totala varaktighet i telefonloggen.

    3. Ange samtalsstatus i Mottagarlista.

      samtalslista med två ringda samtal

      1 – Lämnat ett meddelande. 2 – Samtalets har slutförts. 3 – Ring inte. 4 – Aktuell mottagare.

      Obs!:  Även om statusen uppdateras i Mottagarlista när du sparar posten måste alternativen som visas i avsnittet Samtalsstatus ändras manuellt.

  10. När du har ringt alla på listan stänger du aktiviteten. I menyfliksområdet i gruppen Marknadsföring klickar du på Markera som stängd.

Överst på sidan

Mäta hur effektiv samtalslistan för en marknadsföringsaktivitet är

Du kan skapa samtalslistor och manus för många syften. Men när du ringer marknadsföringssamtal vill du veta resultatet av ditt arbete. Du kan se resultatet för en samtalslista på sidan Spåra i samtalslistan.

  1. Öppna en samtalslista.

  2. I menyfliksområdet går du till fliken Start och klickar på Spåra Ikonen Spåra sida i gruppen Visa.

  3. På sidan Spåra kan du kontrollera följande:

    • Under Aktivitetsresultat kan du se sammanfattningsinformation för Initierade leads, Initierade affärsmöjligheter, Initierade konton, Initierade kontakter, Initierade telefonloggar och Förväntade intäkter för aktiviteten. För varje fält finns också knappen Visa rapport, som visar en detaljerad rapport med data för fältet.

      Obs!:  Informationen på sidan Spåra, inklusive förväntade intäkter, uppdateras när konto-, affärskontakts-, lead- eller affärsmöjlighetsposter innehåller namnet på samtalslistan i fältet Initierat av.

    • I området Aktivitetsinformation kan du uppdatera följande information:

      • Faktisk kostnad    Ange den faktiska kostnaden för samtalslistan så att du kan beräkna avkastningen på investeringen.

      • Stängd    Markera den här kryssrutan om du vill ange att samtalslistan har slutförts och aktiviteten nu är stängd. Avmarkera kryssrutan om du vill återaktivera samtalslistan.

    • I avsnittet Mottagare kan du granska listan över samtal som du har ringt och om du vill kan du skapa en affärsmöjlighetspost direkt från mottagarposten. Klicka bara på namnet i listan och sedan på Initiera affärsmöjlighet.

      Obs!:  Du kan också skapa en affärsmöjlighetspost från listan över mottagare på sidan Allmänt i samtalslistan. Välj ett namn från Mottagarlista. Gå sedan till fliken Marknadsföring i menyfliksområdet och klicka på Nytt historikobjekt Ikonen Nytt historikobjekt och sedan Affärsmöjlighet i gruppen Åtgärder för mottagare.

  4. Klicka på Spara och stäng Ikonen Spara och stäng .

Överst på sidan

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×