Skapa och använda principer för informationshantering

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

Principer för informationshantering gör att du kan styra vem som kan komma åt din organisationsinformation vad de kan göra med den, och hur lång tid att behålla den. Med hjälp av en princip kan du tillämpa efterlevnaden av juridiska och statliga regler eller interna affärsprocesser. Som administratör kan konfigurera du en princip för att styra hur du spårar dokument, som har tillgång till dokument, och hur lång tid att behålla dokument.

Varje princip kan upprätta en uppsättning regler för en viss typ av innehåll. Varje regel i en princip är en principfunktion för. En principfunktionen för hantering av information kan till exempel ange hur länge en typ av innehåll ska vara kvar.

Obs!: Informationshanteringsprinciper kompileras genom en Information Management princip tidsinställt jobb, hanteras av Microsoft, som körs varje vecka. Därför kanske principer inte åtgärden verkställs omedelbart. Frekvens och datum för Information Management princip tidsinställt jobb kan inte ändras.

En informationshanteringsprincip kan skapas på en webbplats på tre olika sätt:

  1. Skapa en informationshanteringsprincip du använder på flera innehållstyper i en webbplatssamling.

  2. Skapa en informationshanteringsprincip för en webbplatsinnehållstyp.

  3. Skapa en informationshanteringsprincip för en lista eller ett bibliotek.

Aktivera Webbplatsprincipen funktionen tillåter administratörer för webbplatssamlingar att definiera bevarandescheman som tillämpas på en webbplats och dess innehåll. Aktivera den här funktionen:

  1. Gå till startsidan för webbplatssamlingen som du vill aktivera funktionen webbplatsprincip.

    Gå till Inställningar Knappen Office 365-inställningar , Webbplatsinställningar.

  2. Välj Webbplatssamlingens funktioner under Administration av webbplatssamling.

  3. Rulla till webbplatsprincip. Till höger om du inte ser aktiva, väljer Aktivera.

Om du vill se till att en informationsprincip tillämpas på alla dokument av en viss typ i en webbplatssamling kan du skapa principen på webbplatssamlingsnivå och sedan tillämpa principen på innehållstyper. Det här kallas för webbplatssamlingsprinciper.

  1. Gå till Inställningar Knappen Office 365-inställningar , Webbplatsinställningar.

  2. Principer för webbplatssamlingar på sidan Webbplatsinställningar i listan Administration av webbplatssamling.

  3. Klicka på Skapa på sidan principer för webbplatssamlingar.

  4. Skriv ett namn och beskrivning för principen och Skriv en kort kommentar som förklarar att användare vad principen är till för. En kommentar kan vara upp till 512 tecken.

  5. Finns i Skapa en princip för en innehållstyp senare i den här artikeln om du vill lära dig hur du ställer in funktioner som du vill associera med principen.

  6. Klicka på OK för att återgå till sidan principer för webbplatssamlingar.

Om du lägger till en informationshanteringsprincip för en innehållstyp är det enkelt att koppla principfunktioner med flera listor eller bibliotek. Du kan välja att lägga till en befintlig informationshanteringsprincip för en innehållstyp eller att skapa en egen princip för viss innehållstyp.

Du kan också lägga till en informationshanteringsprincip för en innehållstyp som är specifik för listor. Det här betyder att principen endast tillämpas för objekt i den lista som använder innehållstypen.

  1. Gå till Inställningar Knappen Office 365-inställningar , Webbplatsinställningar.

  2. Klicka på webbplatsinnehållstyper på sidan Webbplatsinställningar i avsnittet Webbdesignergallerier.

  3. På sidan Inställningar för webbplatsinnehållstyper väljer du den innehållstyp som du vill lägga till en princip till.

  4. Klicka på Inställningar för informationshanteringsprincip på sidan webbplatsinnehållstyp i avsnittet Inställningar.

  5. På sidan Inställningar för informationshanteringsprincip väljer du Använd en inställning och klicka sedan på OK.

  6. Skriv ett namn och beskrivning för principen på sidan Redigera princip och sedan skriva en kort beskrivning som förklarar att användare standardinnehållet principen för. En beskrivning kan vara upp till 512 tecken långt.

  7. Markera de enskilda principfunktioner som du vill lägga till en informationshanteringsprincip i nästa avsnitt.

  8. Om du vill ange en period för dokument och objekt som den här principen, klicka på Aktivera bevarande och ange lagringstid och de åtgärder som ska utföras när objekten är giltiga.

    Ange en period

    1.

    Klicka på Lägg till en bevarandefas för arkivhandlingar...

    2.

    Välj ett alternativ för bevarandeperiod, vilken specificerar hur länge dokument och objekt bevaras. Gör något av följande:

    • Om du vill ange sista utifrån datum ett datum egendom, i avsnittet händelse klickar du på den här fasen grundas på en datum-egenskap på objektet och välj sedan instruktionen dokument eller objekt (till exempel har skapat eller ändrat) och ökning av tiden efter den här åtgärden (till exempel antalet dagar, månader eller år) när du vill att objektet ska gälla.

    • Om du vill använda en anpassad bevarandeformel för att bestämma förfallodatum, klickar du på Ange en formel för anpassad bevarande installerat på den här servern.

    Obs!:  Det här alternativet är bara tillgängligt om en egen formel har skapats av administratören.

    3.

    Alternativet Starta ett arbetsflöde är bara tillgänglig om du definierar en princip för en lista, ett bibliotek eller en innehållstyp som redan har ett kopplat arbetsflöde. Du får sedan ett urval av arbetsflöden att välja bland.

    4.

    I avsnittet Upprepning väljer du Upprepa den här fasens åtgärd... och anger hur ofta du vill att åtgärden ska upprepas.

    Obs!:  Det här alternativet är bara tillgängligt om det går att upprepa åtgärden. Du kan till exempel inte ställa in upprepning för åtgärden Ta bort permanent.

    5.

    Klicka på OK.

  9. Om du vill aktivera granskning för dokument och objekt som den här principen, klicka på Aktivera granskning och ange de händelser som du vill granska.

    Du aktiverar granskning

    1.

    Markera kryssrutan Aktivera granskning på sidan Redigera princip i avsnittet granskning och markera sedan kryssrutorna bredvid de händelser som du vill behålla en granskningslogg för.

    2.

    Markera kryssrutan Be användarna att infoga en streckkod innan de sparar eller skriver ut om du vill be användarna att infogar streckkoderna i dokument.

    3.

    Klicka på OK för att använda funktionen granskning principen.

    Funktionen för att infoga granskning innebär att organisationen kan skapa och analysera granskningshistorik för dokument och listobjekt, som aktivitetslistor, problemlistor, diskussionsgrupper och kalendrar. Med den här principfunktionen får du en granskningslogg som registrerar händelser, till exempel när innehåll visas, redigeras eller tas bort.

    När granskning är aktiverad som en del av en informationshanteringsprincip kan administratörer visa audit data i användningsrapporter om informationshanteringsprinciper som är baserade i Microsoft Excel och som sammanfattar aktuella användningen. Administratörer kan använda de här rapporterna att ta reda på hur informationen används i organisationen. De här rapporterna kan också organisationer vill verifiera och dokumentera sina föreskrifter och efterlevnad eller för att undersöka möjliga problem.

    I granskningsloggen registreras följande information: händelsenamn, datum och tid för händelsen och namn på den användare som utförde åtgärden.

  10. När streckkoder är aktiverade som en del av en princip, de läggs till dokumentegenskaper och visas i sidhuvudsområdet i dokumentet som streckkoden används. Som dataetiketter, kan streckkoder också vara manuellt bort från ett dokument.

    Så här aktiverar du streckkoder

    1.

    Markera kryssrutan Aktivera streckkoder i avsnittet streckkoder på sidan Redigera princip.

    2.

    Markera kryssrutan Be användarna att infoga en streckkod innan de sparar eller skriver ut om du vill be användarna att infogar streckkoderna i dokument.

    3.

    Klicka på OK för att använda funktionen streckkod principen.

    Streckkodsprincipen genererar standardstreckkoder av typen Code 39. I streckkodsbild finns text under streckkodssymbolen som representerar streckkodsvärdet. Det innebär att streckkodsdata kan användas även när ingen genomsökningsmaskinvara finns tillgänglig. Användare kan skriva in streckkodsnumret manuellt i sökrutan för att hitta objektet.

  11. För att kräva att dokument som den här principen har etiketter klickar du på Aktivera etiketter och sedan ange de inställningar som du vill använda för etiketterna.

    Så här aktiverar du etiketter

    1.

    Markera kryssrutanBe användarna att lägga till en etikett innan de sparar eller skriver utså att användare måste lägga till en etikett i ett dokument.

    Obs!:  Markera inte den här kryssrutan om du vill att etiketterna ska vara valfria.

    2.

    Om du vill låsa en etikett så att den inte kan ändras när den har infogats, markera kryssrutan Stoppa ändringar av etiketter när de har lagts till.

    Med den här inställningen går det inte att uppdatera etikettexten när etiketten har infogats i ett objekt i ett klientprogram, till exempel Word, Excel eller PowerPoint. Markera inte den här kryssrutan om du vill att etiketten ska uppdateras när egenskaperna för dokumentet eller objektet uppdateras.

    3.

    Skriv texten för etiketten som du vill att det ska visas i rutan etikett format. Etiketter kan innehålla upp till 10 kolumnreferenser, som kan vara upp till 255 tecken. Om du vill skapa format på en etikett, gör du följande:

    Skriv namnen på de kolumner du vill ska ingå i etiketten. Skriv dem i den ordning du vill att de ska visas. Omge kolumnnamnen med klammerparenteser, {}, som i exemplet på sidan Redigera princip.

    Skriv in ord för att identifiera kolumnerna utanför hakparenteserna, som i exemplet på sidan Redigera princip.

    4.

    Om du vill lägga till en radbrytning, Skriv \n där du vill ha radbrytningen ska visas.

    5.

    Välj teckenstorlek och stil och ange om du vill att etiketten ska placeras till vänster, centrerat eller till höger i dokumentet.

    Tips:  Välj ett teckensnitt och ett format som finns på användarnas datorer. Storleken på teckensnittet påverkar hur mycket text som får plats på etiketten.

    6.

    Skriv höjd och bredd på etiketten. Höjd kan vara från.25 tum och 20 tum och etikettbredd kan ligga mellan.25 tum och 20 tum. Etikettext är alltid vertikalt centrerat etikett bilden.

    7.

    Klicka på Uppdatera om du vill förhandsgranska etikettinnehåll.

  12. Klicka på OK.

Du kan definiera en bevarandeprincip som gäller endast för en särskild lista, bibliotek eller mapp. Om du har skapat en bevarandeprincip detta sätt men kan inte kan du återanvända den här principen på andra listor, bibliotek, mappar eller webbplatser.

Obs!: Du kan inte använda princip för en webbplatssamling till en plats baserat princip.

Om du vill använda en enskild bevarandeprincip till alla typer av innehåll på en enda plats vill du troligtvis använda plats-mappbaserat bevarande. I de flesta andra fall ska du kontrollera att en bevarandeprincip har angetts för alla innehållstyper.

Obs!:  Varje undermapp ärver den bevarandeprincip som gäller för dess överordnade objekt, såvida du inte väljer att bryta arvet och definiera en ny bevarandeprincip på undernivå.

Om du vill definiera en informationshanteringsprincip än bevarande i en lista eller ett bibliotek måste du definiera en informationshanteringsprincip för varje enskild listinnehållstyp som är kopplad till listan eller biblioteket. I den här artikeln för mer information finns i Skapa en princip för en webbplatsinnehållstyp .

Viktigt!:  Om du vid någon tidpunkt vill byta, från innehållstyp till platsbaserade principer för en lista eller ett bibliotek, kommer endast bevarandeprincipen att användas som platsbaserad princip. Alla andra hanteringsprinciper (granskningar och streckkoder) ärvs från de associerade innehållstyperna.

Tips:  Du kan inaktivera platsbaserade principer för en webbplatssamling genom att inaktivera funktionen Biblioteks- och mappbaserat bevarande. På så sätt kan administratörer för webbplatssamlingar se till att deras innehållstypprinciper inte åsidosätts av en listadministratörs platsbaserade principer.

Du måste minst ha behörigheten Hantera listor för att ändra inställningarna för informationshanteringsprincip för en lista eller ett bibliotek.

  1. Navigera till listan eller biblioteket som du vill ange en informationshanteringsprincip för.

  2. Klicka på Inställningar Inställningar: uppdatera din profil, installera programvara och anslut till molnet , Inställningar för bibliotek för ett dokumentbibliotek.

    Om du inte ser dessa menyobjekt, eller en lista, klicka på fliken bibliotek eller lista i menyfliksområdet och klicka sedan på Inställningar för bibliotek eller Inställningar för lista.

  3. Klicka på Inställningar för informationshanteringsprincip under behörigheter och hantering.

  4. Kontrollera att källan till bevarande för listan eller biblioteket är inställt på bibliotek och mappar på sidan Inställningar för informationshanteringsprincip. Om Innehållstyp visas som källa gör du följande:

    • Klicka på Ändra Källa.

    • På sidan Redigera princip i avsnittet Källa bevarande väljer du bibliotek och mappar. Du meddelas bevarandeprinciper för innehållstyp ignoreras.

    • Klicka på OK.

  5. Skriv en kort beskrivning för principen du skapar på sidan Redigera princip i avsnittet Bibliotek baserat bevarandeschema.

  6. Under Icke-arkivhandlingar, klicka på Lägg till en bevarandefas...

    Viktigt!:  Observera att du under poster kan välja alternativet Definiera olika bevarandefaser för arkivhandlingar, och sedan ange olika bevarandeprinciper för posterna.

  7. Välj alternativ för bevarande period ange när dokument eller objekt är inställda på giltighetstid på egenskapsdialogruta scenen. Gör något av följande:

    • Om du vill ange sista utifrån datum ett datum egendom, i avsnittet händelse klickar du på den här fasen grundas på en datum-egenskap på objektet och välj sedan instruktionen dokument eller objekt (till exempel har skapat eller ändrat) och ökning av tiden efter den här åtgärden (till exempel antalet dagar, månader eller år) när du vill att objektet ska gälla.

    • Om du vill använda en anpassad bevarandeformel för att bestämma förfallodatum, klickar du på Ange en formel för anpassad bevarande installerat på den här servern.

      Obs!:  Det här alternativet är bara tillgängligt om en egen formel har skapats av administratören.

    • Ange under Åtgärd vad du vill ska hända när tiden går ut för ett dokument eller objekt. Välj en åtgärd på listan så att önskat alternativ aktiveras, t.ex att dokument och objekt tas bort.

  8. Alternativet Starta ett arbetsflöde är bara tillgänglig om du definierar en princip för en lista, ett bibliotek eller en innehållstyp som redan har ett kopplat arbetsflöde. Du får sedan ett urval av arbetsflöden att välja bland.

  9. I avsnittet Upprepning väljer du Upprepa den här fasens åtgärd... och anger hur ofta du vill att åtgärden ska upprepas.

    Obs!:  Det här alternativet är bara tillgängligt om det går att upprepa åtgärden. Du kan till exempel inte ställa in upprepning för åtgärden Ta bort permanent.

  10. Klicka på OK.

Om informationshanteringsprinciper redan har skapats för webbplatsen, som webbplatssamlingsprinciper, kan du tillämpa en av principerna på en innehållstyp. När du gör det kan du använda samma princip för flera innehållstyper i en webbplatssamling, även om de inte delar samma överordnade innehållstyp.

Obs!: Om du vill använda principer för flera innehållstyper i en webbplatssamling och du har en hanterad metadatatjänst konfigurerats kan du använda innehållstyp för publicering publicera ut principer informationshantering för flera webbplatssamlingar. I den här artikeln för mer information finns i använda en princip för att innehållstyper flera webbplatssamlingar .

  1. Navigera till den listan eller det bibliotek som innehåller innehållstypen som du vill tillämpa en princip på.

  2. Klicka på Inställningar Inställningar: uppdatera din profil, installera programvara och anslut till molnet , Inställningar för bibliotek för ett dokumentbibliotek.

    Om du inte ser dessa menyobjekt, eller en lista, klicka på fliken bibliotek eller lista i menyfliksområdet och klicka sedan på Inställningar för bibliotek eller Inställningar för lista.

  3. Klicka på Inställningar för informationshanteringsprincip under behörigheter och hantering.

  4. Kontrollera att principkällan är inställd på Innehållstyper. Under Principer för innehållstyp väljer du den innehållstyp du vill tillämpa principen på.

  5. Välj den princip som du vill använda i listan i avsnittet Ange principenAnvänd princip för en webbplatssamling.

    Obs!:  Om alternativet Använd en princip för en webbplatssamling inte är tillgängligt har inga principer för webbplatssamlingar definierats för webbplatssamlingen.

  6. Klicka på OK.

    Viktigt!: Om listan eller biblioteket som du arbetar med stöd för hantering av flera innehållstyper, under Innehållstyper du kan klicka på den typ av innehåll som du vill ange en informationshanteringsprincip. Detta tar du direkt till steg 5.

Du kan dela innehållstyper över hela webbplatssamlingar. Du använder i så fall ett tjänstprogram för hanterad metadata och konfigurerar innehållstyppublicering. Med innehållstyppublicering kan du hantera innehåll och metadata konsekvent överallt. Innehållstyper kan skapas och uppdateras centralt och uppdateringar kan publiceras till flera prenumererande webbplatssamlingar och webbprogram.

Du kan definiera en informationshanteringsprincip och utifrån den skapa en mall som du sedan kan tillämpa i flera webbplatssamlingar. Den här metoden kan du använda om du vill säkerhetskopiera dina informationprinciper. Den kan också användas som ett alternativ till innehållstyppublicering om du vill tillämpa en enda princip i webbplatssamlingar. Du skapar en mall eller en säkerhetskopia av principen genom att exportera principen från en webbplatssamling och sedan importera den till en sparad plats eller till en annan webbplatssamling.

Viktigt!:  Om du använder export/import-funktionen för att skapa en uppsättning principmallar behöver du komma ihåg att det finns en unik identifierare i .xml-filen som hör till policyn. Det betyder att du inte kan importera policyn till en webbplats fler än en gång utan att ändra den här unika identifieraren.

Exportera en princip

  1. Gå till Inställningar Knappen Office 365-inställningar , Webbplatsinställningar i webbplatssamlingen där principen finns.

  2. Klicka på principer för webbplatssamlingar under Administration av webbplatssamling på sidan Webbplatsinställningar.

  3. Klicka på den princip som du vill exportera, bläddra till slutet av principen och klicka sedan på Exportera.

  4. Klicka på Spara när du uppmanas att spara eller öppna filen och välj var du vill spara filen. Se till att välja en plats som är tillgänglig för de webbplatssamlingar som importerar principen.

  5. Klicka på Stäng när dialogrutan hämtningen är slutförd visas.

Importera en princip till en annan webbplatssamling

Genom att importera en informationshanteringsprincip kan du tillämpa den på flera innehållstyper på webbplats- eller listnivå inom valfri webbplatssamling. Det finns två fördelar med det här: du slipper att definiera om och tillämpa principen för varje innehållstyp, och det blir enklare att göra ändringar i principen eftersom du bara behöver ändra den på ett enda ställe.

  1. Gå till Inställningar Knappen Office 365-inställningar , Webbplatsinställningar på startsidan för webbplatssamlingen som du vill tillämpa principen.

  2. Klicka på principer för webbplatssamlingar i avsnittet Administration av webbplatssamling.

  3. Klicka på Importera på sidan principer för webbplatssamlingar och klicka sedan på Bläddra om du vill leta reda på XML-fil för principen.

  4. Markera den XML-fil som principen har sparats och klicka sedan på Öppna.

  5. Klicka på Importera om du vill lägga till principen i webbplatssamlingen på sidan Importera en princip för webbplatssamling sida.

Importerade principen kan nu användas på en eller flera innehållstyper på webbplatsens eller listans nivå. Se Använd princip för en webbplatssamling till en innehåll skriver tidigare i den här artikeln.

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×