Skapa och använda principer för informationshantering

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

Med informationshanteringsprinciper kan organisationen styra hur lång tid innehåll ska behållas, granska vad personer gör med innehåll och lägga till streckkoder och etiketter i dokument. Med hjälp av en princip kan du tillämpa efterlevnad av lagar, regelverk och interna affärsprocesser. Som administratör kan du konfigurera en princip som styr hur du spårar dokument och hur lång tid dokument behålls.

Du kan skapa en informationshanteringsprincip på tre olika platser i webbplatshierarkin, från den bredaste till den smalaste:

  • Skapa en princip som används på flera innehållstyper i en webbplatssamling.

  • Skapa en princip för en typ av webbplatsinnehåll.

  • Skapa en princip för en lista eller ett bibliotek.

Mer information finns i Introduktion till informationshanteringsprinciper.

Skapa en princip för flera innehållstyper i en webbplatssamling

Om du vill se till att en informationsprincip tillämpas på alla dokument av en viss typ i en webbplatssamling kan du skapa principen på webbplatssamlingsnivå och sedan tillämpa principen på innehållstyper. Det här kallas för webbplatssamlingsprinciper.

  1. På startsidan för webbplatsen webbplatssamling > Inställningar Knappen Inställningar i namnlisten i SharePoint 2016. > Webbplatsinställningar.

    I en SharePoint grupp-anslutna webbplats klickar du på Inställningar, klicka på Webbplatsinnehåll och sedan på Webbplatsinställningar.

  2. På sidan Webbplatsinställningar under Administration av webbplatssamling > Policymallar för innehållstyp.
    Mallänk för Typpolicy på sidan Webbplatsinställningar

  3. På sidan Principer > Skapa.

  4. Ange ett namn och en beskrivning för principen och skriv en kort kommentar som förklarar för användarna vad principen gäller.

  5. I nästa avsnitt om hur du skapar principer för en webbplatsinnehållstyp får du lära dig hur du ställer in funktioner som du vill associera med principen.

  6. Välj OK.

Skapa en princip för en webbplatsinnehållstyp

Om du lägger till en informationshanteringsprincip för en innehållstyp är det enkelt att koppla principfunktioner med flera listor eller bibliotek. Du kan välja att lägga till en befintlig informationshanteringsprincip för en innehållstyp eller att skapa en egen princip för viss innehållstyp.

Du kan också lägga till en informationshanteringsprincip för en innehållstyp som är specifik för listor. Det här betyder att principen endast tillämpas för objekt i den lista som använder innehållstypen.

  1. På startsidan för webbplatsen webbplatssamling > Inställningar Knappen Inställningar i namnlisten i SharePoint 2016. > Webbplatsinställningar.

    I en SharePoint grupp-anslutna webbplats klickar du på Inställningar, klicka på Webbplatsinnehåll och sedan på Webbplatsinställningar.

  2. På sidan Webbplatsinställningar under Webbdesignergallerier > Webbplatsinnehållstyper.
    Länken Sidinnehållstyper på sidan Sidinställningar

  3. På sidan Inställningar för webbplatsinnehållstyper väljer du den innehållstyp som du vill lägga till en princip till.

  4. På sidan Webbplatsinnehållstyper, under Inställningar > Inställningar för informationshanteringsprincip.

  5. Ange ett namn och en beskrivning för principen på sidan Redigera princip. Skriv en kort beskrivning som förklarar för användarna vad principen gäller.

  6. I nästa avsnitt markerar du de principfunktioner du vill lägga till i informationshanteringsprincipen.
    Typer av innehållspolicys

  7. Om du vill ange en bevarandeperiod för dokument och objekt som den här principen gäller för väljer du Aktivera bevarande och anger lagringstid och vad som ska hända när tiden går ut.

    Så här anger du en bevarandeperiod

1.

Välj Lägg till en bevarandefas för arkivhandlingar...

2.

Välj ett alternativ för bevarandeperiod, vilken specificerar hur länge dokument och objekt bevaras. Gör något av följande:

  • Ange utgångsdatum baserat på en datumegenskap under Händelse > Den här fasen grundas på en datumegenskap hos objektet och välj sedan åtgärd för dokumentet eller objektet (exempelvis Skapat eller Ändrat) och tidsökningen efter den här åtgärden (exempelvis ett antal dagar, månader eller år) när du vill att tiden för objektet ska löpa ut.

  • Om du vill fastställa förfallodatum med en egen bevarandeformel väljer du Anges av en anpassad bevarandeformel som är installerad på den här servern.

Obs!:  Det här alternativet är bara tillgängligt om en egen formel har skapats av administratören.

3.

Alternativet Starta ett arbetsflöde är bara tillgänglig om du definierar en princip för en lista, ett bibliotek eller en innehållstyp som redan har ett kopplat arbetsflöde. Du får sedan ett urval av arbetsflöden att välja bland.

4.

I avsnittet Upprepning väljer du Upprepa den här fasens åtgärd... och anger hur ofta du vill att åtgärden ska upprepas.

Obs!:  Det här alternativet är bara tillgängligt om det går att upprepa åtgärden. Du kan till exempel inte ställa in upprepning för åtgärden Ta bort permanent.

5.

Välj OK.

  1. Om du vill aktivera granskning för de dokument och objekt som principen gäller för väljer du Aktivera granskning. Ange sedan de händelser du vill granska.

    Så här aktiverar du granskning

1.

På sidan Redigera princip: under Granskning > Aktivera granskning. Markera kryssrutorna bredvid de händelser du vill behålla en granskningslogg för.

2.

Om du vill att användarna ska infoga dessa streckkoder i dokument: välj Be användarna att ange en streckkod innan de sparar eller skriver ut .

3.

Välj OK om du vill använda granskningsfunktionen i principen.

Funktionen för att infoga granskning innebär att organisationen kan skapa och analysera granskningshistorik för dokument och listobjekt, som aktivitetslistor, problemlistor, diskussionsgrupper och kalendrar. Med den här principfunktionen får du en granskningslogg som registrerar händelser, till exempel när innehåll visas, redigeras eller tas bort.

När granskning är aktiverad för en informationshanteringsprincip kan administratörer visa granskningsdata i användningsrapporter kopplade till principen. De är baserade på Microsoft Excel och sammanfattar den aktuella användningen. Med rapporterna kan administratörerna avgöra hur informationen används i organisationen. Organisationer kan också använda rapporterna till att verifiera och dokumentera att regelverk efterlevs och undersöka möjliga problem.

I granskningsloggen registreras följande information: händelsenamn, datum och tid för händelsen och namn på den användare som utförde åtgärden.

  1. När streckkoder är aktiverade i en princip läggs dessa till i dokumentegenskaperna och visas i sidhuvudsområdet i det dokument där streckkoden tillämpas. Streckkoder kan liksom etiketter även tas bort från ett dokument manuellt. Du kan ange om användare ska bli ombedda att inkludera streckkoden när de skriver ut eller sparar ett objekt eller om streckkoden ska infogas manuellt via fliken Infoga i program kopplade till Office 2010.

    Så här aktiverar du streckkoder

1.

Välj Aktivera streckkoder under Streckkoder på sidan Redigera princip.

2.

Om du vill att användarna ska infoga dessa streckkoder i dokument väljer du Be användarna att ange en streckkod innan de sparar eller skriver ut.

3.

Välj OK om du vill använda granskningsfunktionen i principen.

Streckkodsprincipen genererar standardstreckkoder av typen Code 39. I streckkodsbild finns text under streckkodssymbolen som representerar streckkodsvärdet. Det innebär att streckkodsdata kan användas även när ingen genomsökningsmaskinvara finns tillgänglig. Användare kan skriva in streckkodsnumret manuellt i sökrutan för att hitta objektet.

  1. Om du vill att dokument som faller under den här principen ska ha etiketter väljer du Aktivera etiketter. Ange sedan de inställningar som du vill använda för etiketterna.

    Så här aktiverar du etiketter

1.

Om du vill kräva att användarna lägger till en etikett innan de sparar eller skriver ut ett dokument markerar du Be användarna att lägga till en etikett innan de sparar eller skriver ut.

Obs!:  Markera inte den här kryssrutan om du vill att etiketterna ska vara valfria.

2.

Om du vill låsa en etikett så att den inte kan ändras när den har infogats väljer du Stoppa ändringar av etiketter när de har lagts till.

Med den här inställningen går det inte att uppdatera etikettexten när etiketten har infogats i ett objekt i ett klientprogram, till exempel Word, Excel eller PowerPoint. Markera inte den här kryssrutan om du vill att etiketten ska uppdateras när egenskaperna för dokumentet eller objektet uppdateras.

3.

Ange texten för etiketten som du vill att den ska visas i rutan Etikettformat. Etiketter kan innehålla upp till 10 kolumnreferenser, där var och en kan innehålla upp till 255 tecken. Så här skapar du formatet för din etikett:

Skriv namnen på de kolumner du vill ska ingå i etiketten. Skriv dem i den ordning du vill att de ska visas. Omge kolumnnamnen med klammerparenteser, {}, som i exemplet på sidan Redigera princip.

Skriv in ord för att identifiera kolumnerna utanför hakparenteserna, som i exemplet på sidan Redigera princip.

4.

Om du vill lägga till en radbrytning skriver du \n där du vill att radbrytningen ska ske.

5.

Välj teckenstorlek och stil och ange om du vill att etiketten ska placeras till vänster, centrerat eller till höger i dokumentet.

Välj ett teckensnitt och ett format som finns på användarnas datorer. Storleken på teckensnittet påverkar hur mycket text som får plats på etiketten.

6.

Ange höjd och bredd för etiketten. Höjden kan variera mellan 0,6 och 50,8 cm och etikettbredden kan variera 0,6 och 50,8 cm. Etikettexten är alltid lodrätt centrerad inom bilden.

7.

Välj Uppdatera när du vill förhandsgranska etikettinnehållet.

  1. Välj OK.

Skapa en princip för en lista, ett bibliotek eller en mapp (platsbaserad bevarandeprincip)

Du kan definiera en bevarandeprincip som endast gäller en viss lista, ett visst bibliotek eller en viss mapp. Om du skapar en bevarandeprincip på det här sättet betyder det att du inte kan återanvända den för andra listor, bibliotek, mappar eller platser. Du kan inte heller tillämpa en webbplatssamlingsprincip på en platsbaserad princip.

Om du vill tillämpa en enda bevarandeprincip på alla typer av innehåll på en enda plats är det sannolikt bäst att du använder platsbaserat bevarande. I de flesta andra fall rekommenderar vi att du kontrollerar att en bevarandeprincip har angetts för samtliga innehållstyper.

Varje undermapp ärver den bevarandeprincip som gäller för dess överordnade objekt, såvida du inte väljer att bryta arvet och definiera en ny bevarandeprincip på undernivå.

Om du vill definiera en annan informationshanteringsprincip än lagring i en lista eller ett bibliotek, måste du definiera en informationshanteringsprincip för varje enskild innehållstyp som är kopplad till den listan eller biblioteket.

Om du vid någon tidpunkt vill byta, från innehållstyp till platsbaserade principer för en lista eller ett bibliotek, kommer endast bevarandeprincipen att användas som platsbaserad princip. Alla andra hanteringsprinciper (granskningar och streckkoder) ärvs från de associerade innehållstyperna.

Du kan inaktivera platsbaserade principer för en webbplatssamling genom att inaktivera funktionen Biblioteks- och mappbaserat bevarande. På så sätt kan administratörer för webbplatssamlingar se till att deras innehållstypprinciper inte åsidosätts av en listadministratörs platsbaserade principer.

Du behöver ha minst behörigheten Hantera listor för att kunna ändra inställningarna för informationshanteringsprinciperna för en lista eller ett bibliotek.

  1. Navigera till listan eller biblioteket som du vill ange en informationshanteringsprincip för.

  2. Välj Inställningar för bibliotek eller Inställningar för lista på fliken Bibliotek eller Lista i menyfliksområdet.

    Klicka på Inställningar och klicka sedan på Inställningar för lista eller Inställningar för bibliotek i SharePoint Online.

  3. Under Behörigheter och hantering > Inställningar för informationshanteringsprincip.
    Länk för informationshanteringsprinciper på inställningssidan för dokumentbibliotek

  4. Kontrollera att källan till bevarande för listan eller biblioteket är inställt på bibliotek och mappar på sidan Inställningar för informationshanteringsprincip.

    Om Innehållstyp visas som källa, klicka på Ändra källa och sedan klicka på bibliotek och mappar. Du meddelas bevarandeprinciper för innehållstyp ignoreras. Klicka på OK.

  5. Ange en kort beskrivning för principen du skapar på sidan Redigera princip, under Biblioteksbaserat bevarandeschema.

  6. Välj Lägg till en bevarandefas...

    Observera att du under poster kan välja alternativet Definiera olika bevarandefaser för arkivhandlingar, och sedan ange olika bevarandeprinciper för posterna.

  7. Välj ett alternativ för bevarandeperiod i dialogrutan Fasegenskaper. Det här specificerar hur länge dokument och objekt bevaras. Gör något av följande:

    • Ange utgångsdatum baserat på en datumegenskap under Händelse > Den här fasen grundas på en datumegenskap hos objektet och välj sedan åtgärd för dokumentet eller objektet (exempelvis Skapat eller Ändrat) och tidsökningen efter den här åtgärden (exempelvis ett antal dagar, månader eller år) när du vill att tiden för objektet ska löpa ut.

    • Om du vill fastställa förfallodatum med en egen bevarandeformel väljer du Anges av en anpassad bevarandeformel som är installerad på den här servern.

      Obs!:  Det här alternativet är bara tillgängligt om en egen formel har skapats av administratören.

    • Ange under Åtgärd vad du vill ska hända när tiden går ut för ett dokument eller objekt. Välj en åtgärd på listan så att önskat alternativ aktiveras, t.ex att dokument och objekt tas bort.

  8. Alternativet Starta ett arbetsflöde är bara tillgänglig om du definierar en princip för en lista, ett bibliotek eller en innehållstyp som redan har ett kopplat arbetsflöde. Du får sedan ett urval av arbetsflöden att välja bland.

  9. Välj Upprepa den här fasens åtgärd... under Upprepning och ange hur ofta du vill att åtgärden ska upprepas.

    Obs!:  Det här alternativet är bara tillgängligt om det går att upprepa åtgärden. Du kan till exempel inte ställa in upprepning för åtgärden Ta bort permanent.

  10. Välj OK.

Tillämpa en webbplatssamlingsprincip på en innehållstyp

Om informationshanteringsprinciper redan har skapats för webbplatsen, som webbplatssamlingsprinciper, kan du tillämpa en av principerna på en innehållstyp. När du gör det kan du använda samma princip för flera innehållstyper i en webbplatssamling, även om de inte delar samma överordnade innehållstyp.

Om du vill tillämpa principer på flera innehållstyper i en webbplatssamling, och du har en tjänst för hanterad metadata, kan du publicera informationshanteringsprinciper till flera webbplatssamlingar med hjälp av innehållstypspublicering. Mer information finns i avsnittet Använda en princip på olika innehållstyper i webbplatssamlingar.

  1. Navigera till den listan eller det bibliotek som innehåller innehållstypen som du vill tillämpa en princip på.

  2. Välj Inställningar för bibliotek eller Inställningar för lista på fliken Bibliotek eller Lista i menyfliksområdet.

    Klicka på Inställningar och klicka sedan på Inställningar för lista eller Inställningar för bibliotek i SharePoint Online.

  3. Välj Behörigheter och hantering > Inställningar för informationshanteringsprincip.
    Länk för informationshanteringsprinciper på inställningssidan för dokumentbibliotek

  4. Kontrollera att principkällan är inställd på Innehållstyper. Under Principer för innehållstyp väljer du den innehållstyp du vill tillämpa principen på.

  5. Öppna Ange principen > Använd en princip för en webbplatssamling. Välj den princip du vill använda i listan.

    Obs!:  Om alternativet Använd en princip för en webbplatssamling inte är tillgängligt har inga principer för webbplatssamlingar definierats för webbplatssamlingen.

  6. Välj OK.

    Om det går att hantera flera olika innehållstyper med listan eller biblioteket som du arbetar med kan du välja den innehållstyp du vill ange en informationshanteringsprincip för under Innehållstyper. Det tar dig direkt till steg 5 ovan.

Tillämpa en princip i hela webbplatssamlingar

Du kan dela innehållstyper över hela webbplatssamlingar. Du använder i så fall ett tjänstprogram för hanterad metadata och konfigurerar innehållstyppublicering. Med innehållstyppublicering kan du hantera innehåll och metadata konsekvent överallt. Innehållstyper kan skapas och uppdateras centralt och uppdateringar kan publiceras till flera prenumererande webbplatssamlingar och webbprogram.

Skapa en mall att använda i webbplatssamlingar utifrån en befintlig princip

Du kan definiera en informationshanteringsprincip och utifrån den skapa en mall som du sedan kan tillämpa i flera webbplatssamlingar. Den här metoden kan du använda om du vill säkerhetskopiera dina informationprinciper. Den kan också användas som ett alternativ till innehållstyppublicering om du vill tillämpa en enda princip i webbplatssamlingar. Du skapar en mall eller en säkerhetskopia av principen genom att exportera principen från en webbplatssamling och sedan importera den till en sparad plats eller till en annan webbplatssamling.

Viktigt!:  Om du använder export/import-funktionen för att skapa en uppsättning principmallar behöver du komma ihåg att det finns en unik identifierare i .xml-filen som hör till policyn. Det betyder att du inte kan importera policyn till en webbplats fler än en gång utan att ändra den här unika identifieraren.

Exportera en princip

  1. På startsidan för webbplatssamlingen väljer du Inställningar Litet kugghjul för inställningar i stället för Webbplatsinställningar. > Webbplatsinställningar.

    I en SharePoint grupp-anslutna webbplats klickar du på Inställningar, klicka på Webbplatsinnehåll och sedan på Webbplatsinställningar.

  2. På sidan Webbplatsinställningar under Administration av webbplatssamling > Policymallar för innehållstyp.
    Mallänk för Typpolicy på sidan Webbplatsinställningar

  3. Välj den princip som du vill exportera > rulla ned > Exportera.

  4. När du uppmanas att spara eller öppna filen väljer Spara och väljer sedan en plats där du vill spara filen. Se till att du väljer en plats som är tillgänglig för de webbplatssamlingar som importerar principen.

  5. När du ser en dialogruta om att hämtningen är slutförd väljer du Stäng.

Importera en princip till en annan webbplatssamling

Genom att importera en informationshanteringsprincip kan du tillämpa den på flera innehållstyper på webbplats- eller listnivå inom valfri webbplatssamling. Det finns två fördelar med det här: du slipper att definiera om och tillämpa principen för varje innehållstyp, och det blir enklare att göra ändringar i principen eftersom du bara behöver ändra den på ett enda ställe.

  1. På startsidan för den webbplatssamling som du vill tillämpa principen för väljer du Inställningar Litet kugghjul för inställningar i stället för Webbplatsinställningar. > Webbplatsinställningar.

    I en SharePoint grupp-anslutna webbplats klickar du på Inställningar, klicka på Webbplatsinnehåll och sedan på Webbplatsinställningar.

  2. På sidan Webbplatsinställningar, under Administration av webbplatssamling > Policymallar för innehållstyp.

  3. På sidan Principer, under Importera > Bläddra för att hitta .xml-filen för principen.

  4. Välj den .xml-fil där principen har sparats och sedan Öppna.

  5. Välj Importera på sidan Importera en princip för en webbplatssamling för att lägga till principen i webbplatssamlingen.

Den importerade principen kan nu användas för en eller flera innehållstyper på webbplats- eller listnivå.

Överst på sidan

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×