Skapa och anpassa posttyper och listor

Med Business Contact Manager för Outlook kan du anpassa formulär genom att lägga till fält som är relevanta för din verksamhet, ta bort fält du inte behöver och flytta fält så att den viktigaste informationen framhävs. Du kan skapa nya formulär, lägga till listor, anpassa rapporter, ändra försäljningsfaser och poängkriterier för leads och välja fält för kontaktkort.

I den här artikeln beskrivs hur du skapar och anpassar formulär och hur du skapar och redigerar listor.

Obs!: Endast databasägaren kan anpassa formulär.

Information om hur du anpassar rapporter genom att ändra försäljningsfaser, försäljningsaktiviteter, påminnelser, poängkriterier för leads och kontaktkort finns i följande artiklar:

Vad vill du göra?

Skapa en ny posttyp

Anpassa ett formulär

Ta bort ett formulär

Skapa eller redigera listor

Överst på sidan

Skapa en ny posttyp

I Business Contact Manager för Outlook finns ett antal olika anpassningsbara formulär eller posttyper, t.ex. konto, affärskontakt, lead, affärsmöjlighet och Affärsprojekt.

Du kan använda standardformulären utan att ändra dem eller skapa nya posttyper beroende på företagets behov.

Du kan också ändra formulär genom att lägga till och ta bort fält. Mer information finns i Lägga till eller ta bort ett fält längre fram i den här artikeln.

Nya posttyper måste bygga på antingen posttypen Konto eller Affärskontakt. Information om hur posterna kan kopplas och den information som delas mellan dem finns kvar i alla nya posttyper du skapar.

Exempel: En cykelgrossist som skapar anpassade posttyper

En cykelgrossist behöver skapa posterna Butik och Butiksanställd.

Alla butiker som handlar av grossisten har flera anställda som ansvarar för inköp. Cykelgrossisten säljer till många butiker som var och en har en egen uppsättning anställda som fattar inköpsbeslut. Grossisten måste koppla varje butiksanställd med respektive butik för att kunna visa en lista över de anställda och all kommunikation med butikspersonalen när information om en butik granskas.

För att kunna göra detta skapar grossisten posten Butik baserat på posttypen Konto och posten Butiksanställd baserat på posttypen Affärskontakt. Grossisten väljer att basera posten Butik på posttypen Konto eftersom den visar en lista över relaterade affärskontakter och alla kommunikationshistorikobjekt från varje affärskontakt.

Skapa en anpassad posttyp

  1. Klicka på fliken Arkiv.

  2. Klicka på fliken Business Contact Manager.

  3. Klicka på Anpassa och sedan på Anpassa posttyper.

  4. Gör något av följande i dialogrutan Anpassa posttyper:

    • Klicka på Ny affärskontakttyp om du vill skapa ett nytt formulär baserat på posttypen Affärskontakt.

    • Klicka på Ny kontotyp om du vill skapa ett nytt formulär baserat på posttypen Konto.

      The Customize Record Types dialog box with the New Business Contact Type button and the New Account Type button outlined.

      Meddelanden: 

      • Om du behöver en ny posttyp för enskilda personer väljer du Ny affärskontakttyp.

      • Om du behöver en ny posttyp för organisationer eller grupper inom en större organisation väljer du Ny kontotyp. Alla kommunikationsobjekt från poster som är kopplade till ett konto visas i kommunikationshistoriken för kontoposten. Mer information om kontoposter finns i Lagra information om konton i Business Contact Manager.

  5. I dialogrutan Ny affärskontakttyp eller Ny kontotyp skriver du namn för den nya posttypen i singular och plural.

  6. Du kan också klicka på Bläddra om du vill ändra ikonen som visas i varje post av den typen.

  7. Klicka på OK.

    Den nya posttypen visas i listan över posttyper i dialogrutan Anpassa posttyper.

    Obs!: Den nya posttypen innefattar alla standardsidor och -fält i kontot eller affärskontakten som den nya posttypen baserades på. Anpassade sidor eller fält som du har lagt till i andra formulär tas inte med. Information om hur du anpassar formuläret genom att ändra sidor och fält finns i nästa avsnitt, Anpassa ett formulär.

Överst på sidan

Anpassa ett formulär

Du kan anpassa formulär på flera sätt. Du kan lägga till eller ta bort sidor, avsnitt och fält. Du kan ordna om fälten på ett sätt som är mer logiskt för din verksamhet.

Obs!: Endast databasägaren kan anpassa formulär.

Du kan exportera anpassade formulär så att du kan dela dem med andra. Mer information om export finns i Exportera affärsdata från Business Contact Manager.

Viktigt!: När du gör ändringar i ett formulär ändras alla poster av den typen. Om du t.ex. tar bort ett fält från formuläret Affärskontakt tas fältet bort från alla affärskontaktposter.

I det här avsnittet

Öppna ett formulär för att anpassa det

Skapa en ny sida

Ange ett namn eller byta namn på en sida

Lägga till eller ta bort avsnitt

Lägga till eller ta bort ett fält

Lägga till ett fält

Lägga till ett relationsfält

Ta bort ett fält

Byta namn på avsnitt och redigera fält

Ordna objekt i ett formulär

Överst på sidan

Öppna ett formulär för att anpassa det

  1. Klicka på fliken Arkiv.

  2. Klicka på fliken Business Contact Manager.

  3. Klicka på Anpassa och sedan på Anpassa posttyper.

  4. I listan klickar du på posttypen du vill anpassa. Klicka sedan på Anpassa formulär.

    the customize record types dialog box with the customize form button outlined.

    Tips: Du kan också anpassa öppna formulär. Klicka på Formulärlayout i gruppen Anpassa i menyfliksområdet.

En anpassningsbar version av formuläret öppnas. Du kan lägga till eller ta bort sidor, avsnitt och fält, eller ordna om avsnitt och fält i formuläret.

Obs!: Sidan Allmänt visas som standard. Om du vill visa en annan sida klickar du på Visa i gruppen Sidor på fliken Anpassa. Klicka sedan på sidans namn.

Överst på sidan

Skapa en ny sida

Du kan skapa upp till fyra ytterligare sidor för ett formulär. Som standard ingår sidorna Allmänt, Information och Historik i de flesta formulär.

  1. Öppna ett formulär för att anpassa det.

  2. Klicka på Visa Show icon i gruppen Sidor på fliken Anpassa och klicka sedan på Användarsida 1 eller någon av de andra användarsidorna.

    En tom sida visas.

    Obs!: Om sidnamnet slutar med (Dold) är sidan dold som standard. För att du ska kunna ange data på den här sidan av formuläret måste du inaktivera funktionen Dölj.

  3. Om sidan är dold visar du den genom att inaktivera funktionen Dölj. Klicka på Dölj Hide icon i gruppen Sidor.

    Obs!: Om du vill kontrollera att sidan inte är dold längre klickar du på Visa i gruppen Sidor. Sidan är synlig om det inte längre står (Dold) efter namnet på sidan.

Nu kan du byta namn på sidan eller lägga till avsnitt och fält på sidan. Mer information finns under Lägga till eller ta bort avsnitt och Lägga till eller ta bort fält längre fram i den här artikeln.

Överst på sidan

Ange ett namn eller byta namn på en sida

  1. Klicka på Visa i gruppen Sidor på fliken Anpassa och klicka sedan på sidan du vill byta namn på.

  2. Klicka på Byt namn på sida Rename icon i gruppen Sidor.

  3. Ange det nya namnet i rutan Sidnamn och klicka sedan på OK.

Överst på sidan

Lägga till eller ta bort avsnitt

Informationen i ett formulär är ordnad i avsnitt. I formuläret Affärskontakt finns t.ex. avsnittet Telefonnummer som innehåller olika fält för telefonnummer, exempelvis Arbete och Hem.

The Business Contact Form Layout screen with the Phone numbers section selected.

Lägga till ett avsnitt

  1. Öppna ett formulär för att anpassa det.

  2. Klicka på Lägg till avsnitt Ikonen Lägg till grupp i gruppen Layout på fliken Anpassa.

  3. Skriv ett namn på avsnittet i rutan Avsnittsnamn och klicka sedan på OK.

    Obs!: Om du vill ändra bredden för ett avsnitt markerar du avsnittet. Klicka sedan på Bred Wide icon eller Smal Narrow icon på fliken Anpassa.

Ta bort ett avsnitt

  1. Klicka på avsnittet du vill ta bort.

    Tips: Ett avsnitt har ett avsnittsnamn med en vågrät linje bredvid namnet. Om du vill markera ett avsnitt klickar du på eller intill avsnittsnamnet.

    The selected Phone numbers section

  2. Klicka på Ta bort Remove icon i gruppen Layout på fliken Anpassa.

    Meddelanden: 

    • Alla fält i avsnittet tas bort, men de tas inte bort från Business Contact Manager-databasen. Information om hur du lägger tillbaka fälten i formuläret finns i avsnittet Lägga till ett fält längre fram i den här artikeln. När du tar bort fält tas inte själva fälten eller informationen i fälten bort. All information som har angetts i fältet finns kvar i databasen, såvida du inte tar bort fälten permanent.

    • När du tar bort ett avsnitt tas det bort från Business Contact Manager-databasen. Fälten i avsnittet tas inte bort tillsammans med avsnittet. Om du vill lägga till avsnittet igen kan du lägga till ett avsnitt med samma namn och sedan lägga tillbaka fälten i formuläret i det avsnittet.

Överst på sidan

Lägga till eller ta bort fält

I Business Contact Manager för Outlook kan du lägga till olika typer av fält som du behöver i din verksamhet.

Om du t.ex. vill skriva information i ett textfält lägger du till ett textfält. Om du vill klicka på ett objekt från en lista kan du lägga till en förifylld lista (listruta). Om du vill koppla en post till en annan kan du lägga till ett relationsfält.

En blomsterhandlare kan t.ex. skapa ett textfält med namnet Favoritblomma där personer får skriva in en blomsort i fältet, och en återförsäljare av uppvärmningsugnar kanske skapar ett fält med namnet Ugnsmodell med en lista att välja från. Mer information om listor finns i Skapa eller redigera listor längre fram i den här artikeln.

Överst på sidan

Lägga till ett fält

  1. Öppna ett formulär för att anpassa det.

    Tips: Innan du går till nästa steg kan du klicka på avsnittet som du vill lägga till fältet i. Om fältet inte är placerat där du vill ha det kan du dra det till ett annat avsnitt efter att du har lagt till det.

  2. Klicka på Lägg till fält Ikonen Lägg till fält i gruppen Layout på fliken Anpassa.

  3. Gör något av följande i dialogrutan Lägg till fält:

    • Klicka på något av fälten i listan och sedan på Lägg till i formulär.

      The Add Fields dialog box

    • Om du vill skapa ett nytt fält eller lägga till ett fält du redan har skapat för ett annat formulär, klickar du på Nytt.

      Gör något av följande i dialogrutan Skapa ett nytt fält:

      Skapa ett nytt fält    

      1. Skriv ett namn på fältet i rutan Fältnamn.

      2. I listan Datatyp klickar du på den typ av data som fältet ska innehålla, t.ex. Nummer.

      För den här typen av data

      Väljer du den här datatypen

      Ord och meningar med upp till 96 tecken

      Text

      Nummer med eller utan decimaltecken

      Nummer

      Procent

      Procent

      Priser, intäkter eller andra valutarelaterade data

      Valuta

      Svar på enkla frågor, t.ex. ja/nej, av/på eller sant/falskt

      Ja/nej

      Datum- eller tidsinformation i något av formaten som finns i Outlook

      Datum/tid

      Heltal

      Heltal

      En förifylld lista med objekt (värden) om du vill spara tid eller se till att formulären är konsekvent utformade

      Listruta

      Webbadress

      URL

      En länk till en annan post i databasen

      Relation

      1. Obs!: Du kan inte ändra datatypen för ett fält efter att du har skapat fältet. Om du vill ändra datatypen tar du bort fältet och lägger till ett nytt med önskad datatyp.

      2. I listan Format kan du välja ett format för de data som ska ingå i fältet.

        Obs!: Vissa datatyper har endast ett format.

      3. Klicka på OK.

        Fältet du skapar visas i listan i dialogrutan Lägg till fält.

      4. Om du vill lägga till fältet i formuläret klickar du på fältet i dialogrutan Lägg till fält och sedan på Lägg till i formulär.

      Lägga till ett fält från ett annat formulär    

      1. Klicka på alternativet Lägg till ett fält från ett annat formulär.

      2. Klicka på ett fält i listan och sedan på OK.

        Obs!: Du måste ha skapat fältet för att det ska visas i den här listan.

        Fältet du valde visas i listan i dialogrutan Lägg till fält.

      3. Om du vill lägga till fältet i ditt formulär klickar du på fältet i dialogrutan Lägg till fält och sedan på Lägg till i formulär.

Överst på sidan

Lägga till ett relationsfält

Med ett relationsfält kopplar du ihop relaterade poster. Alla poster som har kopplats till en viss post visas i den valda posten, som kallas målpost, ungefär på samma sätt som att alla affärskontakter som är kopplade till en kontopost visas i kontoposten.

Obs!: Du kan koppla ihop poster av samma typ och även poster av olika typer.

I exempeldatabasen skulle du t.ex. göra följande om du ville koppla cykelbutiker till de leverantörer som levererar dessa cyklar till butikerna:

  • Öppna posttypen Leverantör för att anpassa den. Relationsfältet läggs till i posttypen.

    The Customize Record Types dialog box in the Sample Business database with the Vendor record type selected.

  • Lägg till ett relationsfält som heter Återförsäljare till posttypen Leverantör med Butiker som målposttyp och Leverantörsnamn som målfältsnamn.

    Meddelanden: 

    • När du lägger till ett relationsfält i den ursprungliga posttypen skapas också en tabell med de relaterade posterna i målposten. I det här exemplet har leverantörsposterna (de ursprungliga posterna) ett relationsfält som du använder när du kopplar till butiksposter. Butiksposterna (målposterna) har en tabell med de leverantörsposter som är kopplade till dem.

    • Tabellen, eller målfältet, kan inte redigeras. Använd relationsfältet om du vill ändra de relaterade posterna. I det här exemplet navigerar du till leverantörsposten om du vill ta bort eller lägga till en butik. Därmed ändras listan över leverantörer i tabellen i de relaterade butiksposterna.

    Creating a new relationship field in the Create a New Field dialog box.

  • Använd relationsfältet i leverantörsposterna om du vill koppla cykelbutiksposter till leverantörsposter.

    A vendor record with stores listed in the Retail Stores relationship field.

  • I målfältet i cykelbutiksposterna visas en lista över de leverantörer som levererar cyklar till dessa butiker.

    A store record with a list of vendors that supply bicycles to the store.

Information om exempeldatabasen finns i Om Adventure Works och exempeldatabasen.

Lägga till ett relationsfält

  1. Öppna ett formulär för att anpassa det.

  2. Klicka på Lägg till fält Ikonen Lägg till fält i gruppen Layout på fliken Anpassa.

  3. Klicka på Nytt i dialogrutan Lägg till fält.

    The Add Fields dialog box

  4. Skriv namnet på relationsfältet i rutan Fältnamn i dialogrutan Skapa ett nytt fält.

  5. Klicka på Relation i listan Datatyp.

  6. I listan Målposttyp klickar du på posttypen som du vill koppla den valda posten till.

    Obs!: Om målposttypen är densamma som posttypen du anpassar får värdet i Fältnamn och Målfältnamn inte vara samma.

  7. I rutan Målfältnamn skriver du namnet på målfältet.

    Obs!: Målfältnamnet är namnet på den tabell som innehåller alla relaterade poster som är kopplade till målposttypen.

  8. Klicka på OK.

    Fältet du väljer visas i listan i dialogrutan Lägg till fält.

  9. Om du vill lägga till fält i formuläret klickar du på fältet som innehåller Relation i kolumnen Datatyp i dialogrutan Lägg till fält och klickar sedan på Lägg till i formulär.

    Obs!: Fältet som innehåller Relation i kolumnen Datatyp är inmatningsfältet. Fältet som innehåller Relationsmållista i kolumnen Datatyp läggs automatiskt till i Målposttyp, och är den tabell som innehåller alla relaterade poster som du har angett i relationsfältet.

Överst på sidan

Ta bort ett fält

  1. Öppna ett formulär för att anpassa det.

  2. Klicka på fältet som du vill ta bort från formuläret.

    Obs!: Obligatoriska fält, t.ex. Kontonamn, kan inte tas bort.

  3. Klicka på Ta bort Remove icon i gruppen Layout på fliken Anpassa eller tryck på DELETE.

    Obs!: Fältet och alla data i fältet kan läggas tillbaka i formuläret eftersom fältet fortfarande finns lagrat i Business Contact Manager-databasen. Fältet kan också läggas till i andra formulär från dialogrutan Lägg till fält.

Ta bort ett fält permanent

Varning: Om du tar bort ett fält från dialogrutan Lägg till fält tar du bort fältet permanent och alla data i fältet går förlorade. Om du tar bort ett fält från ett formulär tar du endast bort fältet från formuläret. Om du lägger tillbaka fältet i formuläret kan du komma åt data igen.

  1. Öppna ett formulär för att anpassa det.

  2. Klicka på Lägg till fält Ikonen Lägg till fält i gruppen Layout på fliken Anpassa.

  3. I dialogrutan Lägg till fält klickar du på fältet du vill ta bort och sedan på Ta bort.

    Obs!: Du kan inte ta bort ett fält permanent om det används i ett annat formulär.

Överst på sidan

Byta namn på avsnitt och redigera fält

Du kan byta namn på alla avsnitt i ett formulär, men du kan endast byta namn på de fält som du har skapat.

Du kan redigera fält genom att byta namn på dem och byta format på de data som kan väljas i fältet.

Obs!: Du kan inte ändra datatypen för ett fält, men du kan ta bort fältet och sedan lägga till ett nytt med önskad datatyp.

  1. Öppna ett formulär för att anpassa det.

  2. Klicka på avsnittet eller fältet du vill byta namn på eller redigera.

    Obs!: Du kan bara byta namn på de fält som du har skapat.

  3. Klicka på Redigera fält eller avsnitt The Edit Field or Section Icon i gruppen Layout på fliken Anpassa.

  4. Gör något av följande:

    • Byt namn på ett avsnitt     Skriv ett nytt namn på avsnittet i dialogrutan Redigera ett avsnitt.

    • Ändra namnet på ett fält som du har skapat     Skriv ett nytt namn på fältet i dialogrutan Redigera ett fält.

      Om du vill ändra formatet för de data som är tillåtna i fältet, klickar du på ett annat format i rutan Format. Vissa fälttyper har endast ett formateringsalternativ.

Ordna objekt i ett formulär

I ett anpassat formulär kan du flytta avsnitten på en sida eller till en annan sida och ordna om fälten.

Flytta ett avsnitt eller ordna om fält på en sida

  1. Öppna ett formulär för att anpassa det.

  2. Klicka på avsnittet eller fältet du vill flytta.

    Tips: Ett avsnitt har ett avsnittsnamn med en vågrät linje bredvid namnet. Om du vill markera ett avsnitt klickar du på eller intill avsnittsnamnet.

    The selected Phone numbers section

  3. Dra avsnittet eller fältet till en ny plats på sidan, eller flytta avsnittet eller fältet med hjälp av piltangenterna.

Överst på sidan

Flytta ett avsnitt till en annan sida

  1. Klicka på avsnittet du vill flytta.

    The selected Phone numbers section

  2. Klicka på Flytta till Move icon i gruppen Layout på fliken Anpassa.

  3. I dialogrutan Flytta till sida klickar du på sidan du vill flytta avsnittet till. Klicka sedan på OK.

    Obs!: Om en sida är dold måste du inaktivera funktionen Dölj för att kunna ange data på sidan. Klicka på sidan i gruppen Visa på fliken Anpassa. Klicka på Dölj Hide icon i gruppen Sidor.

Överst på sidan

Ta bort ett formulär

Varning: Om du tar bort en posttyp går alla data som har angetts i posttypen förlorade.

  1. Klicka på fliken Arkiv.

  2. Klicka på fliken Business Contact Manager och sedan på Anpassa.

  3. Klicka på Anpassa posttyper.

  4. I dialogrutan Anpassa posttyper klickar du på en posttyp som du har skapat.

    Obs!: Du kan bara ta bort posttyper som du har skapat. Du kan inte ta bort standardposttyperna.

  5. Klicka på Ta bort posttyp.

Överst på sidan

Skapa eller redigera listor

Om du ofta anger samma data i ett formulär är det praktiskt att skapa en lista som du kan välja från.

Skapa en lista

  1. Öppna ett formulär för att anpassa det.

  2. Klicka på Lägg till fält Ikonen Lägg till fält i gruppen Layout på fliken Anpassa.

  3. Klicka på Nytt i dialogrutan Lägg till fält.

  4. Välj Listruta i listan Datatyp.

    Obs!: Listruta är det enda formatalternativet för en lista.

  5. Klicka på OK.

  6. Lägg till objekt i listan.

    Hur gör jag?

    1. Klicka på Lägg till i dialogrutan Redigera listor om du vill lägga till ett objekt (ett värde) i listan.

    2. Skriv namnet på värdet i rutan Artikel/tjänst i dialogrutan Lägg till objekt.

    3. Klicka på OK.

      Objektet du lägger till visas i kolumnen Värde i dialogrutan Redigera listor.

    4. Upprepa detta om du vill lägga till ytterligare objekt.

  7. Om du vill flytta ett objekt uppåt eller nedåt i listan klickar du på värdet du vill flytta och flyttar det sedan med hjälp av pilknapparna.

  8. Om du vill ange att ett objekt ska vara standardvärde i fältet klickar du på värdet och sedan på Ange som standard.

    Obs!: Om du vet att du kommer att använda ett värde ofta kan du ange det som standardvärde för att spara tid när du fyller i ett formulär.

  9. Klicka på OK.

Redigera en lista

  1. Klicka på fliken Arkiv.

  2. Klicka på fliken Business Contact Manager och sedan på Anpassa.

  3. Klicka på Redigera listor.

  4. I dialogrutan Redigera listor klickar du på listan du vill redigera.

    När du har valt en lista visas objekten i listan i kolumnen Värde.

    The Edit Lists dialog box

  5. Gör något av följande om du vill redigera listan:

    Lägg till ett värde i listan      Klicka på Lägg till, skriv ett namn på objektet och klicka sedan på OK.

    Byt namn på ett värde     Klicka på ett objekt och sedan på Byt namn. Skriv det nya namnet och klicka sedan på OK.

    Ta bort ett värde eller byt ut det mot ett annat värde     Klicka på ett objekt och sedan på Ta bort. Om du vill ersätta värdet väljer du ett annat värde i listan och klickar sedan på OK. Om du vill ta bort det klickar du på OK.

    Flytta ett värde uppåt eller nedåt i listan     Klicka på ett objekt och flytta det sedan uppåt eller nedåt med hjälp av pilknapparna.

    Ange ett objekt som standardvärde     Klicka på objektet och sedan på Ange som standard.

  6. När du är klar med ändringarna klickar du på OK i dialogrutan Redigera listor.

Överst på sidan

Hade du nytta av den här informationen?

Bra! Andra synpunkter?

Hur kan vi förbättra den?

Tack för din feedback!

×