När du konfigurerade SharePoint i Microsoft 365 i Microsoft 365 har du antagligen dokument och filer som du vill lägga till på gruppwebbplatsen. Här är några sätt som du kan använda för att lägga till olika typer av innehåll på webbplatsen.
Obs!: En artikel om hur du konfigurerar OneDrive för arbete eller skola och gruppwebbplatser så att du kan använda dem tillsammans finns i Konfigurera fillagring och fildelning i Office 365.
I den här artikeln
Innan du börjar
Innan du börjar flytta filer bör du kontrollera hur mycket lagringsutrymme du har för SharePoint i Microsoft 365 i Microsoft 365. Mer information om lagringsbegränsningar för SharePoint i Microsoft 365 finns i SharePoint-begränsningar.
Tips: Det är viktigt att komma ihåg att i Microsoft 365 skiljer sig lagringsbegränsningarna för SharePoint i Microsoft 365 (gruppwebbplatsen) från lagringsbegränsningarna för Exchange Online (för e-postkonton). Mer information om lagringsgränser för postlådor finns iMottagare i Microsoft 365 Tjänstbeskrivningar för Exchange Online.
Nästa steg är att analysera det innehåll som du har för närvarande. Det omfattar dokument, bilder, formulär och så vidare.
Tips: Sök i dina befintliga filer efter storlek och datum i Utforskaren. Det kan hjälpa dig att snabbt identifiera de filer som har använts nyligen eller är mycket stora.
Fundera på hur mycket av innehållet som används regelbundet och om du vill lagra allt på Microsoft 365. Precis som när du flyttar till ett mindre hus är målet att bestämma vad som får plats på den nya webbplatsen. Om din organisation nu använder mer lagringsutrymme än Microsoft 365 lagringsutrymme för SharePoint i Microsoft 365 måste du fatta beslut som dessa:
-
Vilka filer vill du flytta?
-
Vill du köpa mer lagringsutrymme?
-
Ska du planera för att få plats för webbplatsen att växa? (Det kommer definitivt att göra det)
Om organisationen är stor eller komplex kan du bjuda in en expert som kan hjälpa dig. Du kan hitta hjälp från Microsoft Pinpoint. Pinpoint är ett snabbt och enkelt sätt för företag över hela världen att hitta certifierade Microsoft-experter och professionella tjänster
Skapa mappar, bibliotek och underwebbplatser
När du har identifierat innehållet som du vill flytta tänker du på hur du vill ordna det. Du kanske vill börja med att ladda upp filer till dokumentbiblioteket på gruppwebbplatsen. Det är en bra idé att ordna innehållet, särskilt om du förväntar dig att du så småningom kommer att ha många filer. När mängden innehåll växer kan du skapa ytterligare dokumentbibliotek, formulärbibliotek och bildbibliotek för att lagra innehållet. Du kan också skapa underwebbplatser för olika typer av dokument eller projekt.
Mer information om hur du planerar en struktur för att ordna innehållet på din webbplats finns i Planera gruppwebbplatsens innehåll.
Ladda upp dokument, bilder och filer
Om du vill ladda upp filer, till exempel Word-dokument, PDF-filer eller JPG-foton, överför du dem till ett bibliotek eller en mapp i ett bibliotek.
Obs!: Den största filstorleken för en enskild fil som kan laddas upp till ett SharePoint i Microsoft 365 är för närvarande 2 GB. Dessutom kan du bara ladda upp 100 eller färre filer åt gången.
Det bästa sättet att göra det på beror på antalet filer. Bläddra först till målbiblioteket och använd sedan den här tabellen för att välja en metod:
|
Antal filer |
Uppladdningsmetod |
|---|---|
|
Enstaka dokument |
Välj Nytt dokument > LADDA UPP BEFINTLIGFIL och bläddra sedan till filen på datorn. |
|
Många dokument och mappar |
Välj knappen Öppna med Utforskaren på fliken Bibliotek i menyfliksområdet. Dra och släpp sedan filerna med hjälp av Utforskaren. |
Mer information finns i Ladda upp, skapa eller ta bort filer i ett bibliotek.
Obs!: Det finns vissa filtyper som inte kan laddas upp till ett bibliotek. En lista över dessa finns i artikeln Typer av filer som inte kan läggas till i en lista eller ett bibliotek.
Du kan SharePoint skapa listor för kontakter, kalendrar och kalkylblad
Alla företag har data i många former, till exempel kalendrar, uppgifter och kalkylblad. För den här typen av data kan du flytta eller konvertera innehållet till en lista på webbplatsen. Du kan till exempel konvertera listan med affärskontakter till en kontaktlista. Dessutom kan du ofta konvertera kalendrar till en SharePoint Kalender, som är en särskild typ av lista.
-
Lär dig hur du skapar en gruppkalender i SharePoint i Microsoft 365 på den här videon: Video: Skapa en egen kalender.
Om du använder Microsoft Excel-kalkylblad för att spåra information kan du ladda upp kalkylbladen direkt till ett dokumentbibliotek i SharePoint i Microsoft 365. Du kan också importera ett kalkylblad som SharePoint listor. Eftersom många personer kan uppdatera en lista samtidigt kan SharePoint uppmuntra till samarbete. Du kan skapa olika vyer av listor för att visa exakt den information som du vill ha.
-
Mer information om hur du arbetar med listor finns i Utbildning: Skapa och konfigurera en lista.
Överväg SharePoint för vanliga affärsbehov
Ett annat sätt att flytta innehåll är att använda en SharePoint lösning för att hantera en befintlig uppgift bättre. De flesta organisationer vill till exempel samla och dela de dagliga kunskaperna om de personer som arbetar där. En wiki på din webbplats kan vara bra för just den här typen av delning.
I den här tabellen SharePoint funktioner som kan hjälpa dig att hantera affärsprocesser.
|
Affärsprocess |
Beskrivning |
|---|---|
|
Använda en wiki för att dela teamets kunskaper och samarbete |
Wiki-webbplatser är särskilda webbplatser där en community med användare skapar och underhåller information. Wiki-webbplatserna kan vara ett utmärkt verktyg för att samla in och dela processinformation eller allmän referensinformation som är viktig för ditt arbete.
|
|
Flytta resursschemaläggning till SharePoint gruppkalendrar |
En gruppkalender kan vara ett bra sätt att schemalägga gemensamma resurser som konferensrum, ljudutrustning och så vidare. Eftersom en gruppkalender finns på en SharePoint i Microsoft 365 webbplats kan alla i gruppen enkelt visa den på SharePoint eller i Outlook.
|
|
Konvertera databasprogram till ett Access-program |
Du kan använda Microsoft Access 2013 för att utforma och publicera en databas och sedan skapa en Access-app för att använda databasen på gruppwebbplatsen.
|
|
Automatisera affärsprocesser med arbetsflöden |
Arbetsflöden automatiserar och spårar de viktigaste uppgifterna i en affärsprocess. De är bra för uppgifter som godkännandeprocesser eller insamling av feedback.
|
Hjälpa webbplatsanvändare att hitta innehåll
När du har flyttat dokument och filer upp till gruppwebbplatsen kan du berätta för andra webbplatsanvändare om det. Du kan erbjuda flera olika sätt som de kan använda för att hitta innehåll på webbplatsen.
I den här tabellen beskrivs olika metoder som du kan använda.
|
Metod |
Beskrivning |
|---|---|
|
Använda sökfunktionen för att hitta innehåll |
Det enklaste sättet att hitta innehåll SharePoint i Microsoft 365 en webbplats är att använda sökfunktionen.
|
|
Konfigurera vyer för listor och bibliotek så att innehåll kan upptäckas |
Du kan markera de element som visas i en vy. I en vy kan du till exempel visa titeln och författaren. I en annan vy kanske du bara vill visa de objekt som har lagts till efter ett visst datum.
|
|
Anpassa webbplatsnavigering |
Du kan anpassa navigeringen för gruppwebbplatsen för att göra det lättare för webbplatsanvändarna att hitta innehåll.
|
|
Söka efter onlineinnehåll när du är offline |
Du kan OneDrive för arbete eller skola Outlook och söka efter innehåll som finns på SharePoint i Microsoft 365 när du är offline |
|
Hålla reda på innehållsuppdateringar |
|
Mer information om olika sätt som du kan använda för att webbplatsanvändarna lättare ska hitta innehåll finns i artikeln Planeringsguide om hur du planerar innehållet för gruppwebbplatserna.
Lämna en kommentar
Hade du nytta av den här informationen? I så fall får du gärna meddela oss längst ned på den här sidan. Om den inte var till hjälp, låt oss veta vad som är förvillande eller saknas. Vi använder din feedback för att dubbelkolla uppgifter, lägga till info och uppdatera artikeln.
