Skapa kopplad e-post

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

Använd kopplad e-post när du vill skicka ett större antal meddelanden som är i stort sett identiska, men som innehåller något unikt element. Du kan till exempel använda kopplad e-post om du vill skapa individuellt anpassade e-postmeddelanden som innehåller personliga hälsningar eller där innehållet ändras beroende på kundgrupp. Du kan också använda kopplad e-post när du tar fram en produktlansering som ska skickas till dina 100 största kunder, där innehållet är helt eller delvis detsamma, men e-postadressen är olika för alla kunderna.

Obs!: Om du ska kunna använda kopplad e-post behöver du Microsoft Office Outlook 2007 eller Microsoft Outlook Express (version 5.0 eller senare).

Använd åtgärdsfönstret Koppla e-post när du vill skapa kopplad e-post. Du öppnar åtgärdsfönstret Koppla e-post i en ny eller befintlig publikation genom att peka på Utskick och katalogerVerktyg-menyn och sedan klicka på Koppla e-post.

Artikelinnehåll

Skapa eller ansluta till i mottagarlista

Förbered din publikation

Skapa den kopplade publikationen

Avbryta en koppling

Skapa eller koppla till mottagarlistan

När du kopplar e-post måste du öppna en ny eller befintlig publikation och skapa en koppling till en datakälla. En datakälla är en fil som innehåller den unika information som ska infogas i dokumenten. En datafil kan innehålla en lista med namn och e-postadresser, produktinformation eller bilder. Datafilen kan vara av flera olika format, exempelvis:

  • kontaktlistan i Microsoft Office Outlook

  • kalkylblad i Microsoft Office Excel

  • tabeller i Microsoft Office Word

  • databastabeller i Microsoft Office Access

  • textfiler där kolumnerna avgränsas med tabbar, kommatecken, semikolon eller andra skiljetecken, och raderna med stycketecken.

Du kan ansluta till en befintlig lista eller datakälla eller skapa en ny mottagarlista. Om du bara vill använda vissa poster i kopplingen kan du filtrera den efter ett särskilt villkor. Du kan också sortera posterna i alfabetisk ordning.

Obs!: Om du vill koppla bilder till sidorna i publikationen måste datakällan innehålla antingen filnamn eller sökvägar för bildfilerna som du vill koppla. Inkludera inte de verkliga bilderna i datakällan.

Använda en befintlig lista

  1. Klicka på Använd en befintlig lista under Skapa mottagarlista och klicka på Nästa: Skapa eller anslut till en mottagarlista.

    Som standard lagras datakällorna i mappen Mina datakällor. Om datakällan finns i en annan mapp letar du upp den manuellt.

  2. Klicka på den datakälla som du vill använda i dialogrutan Välj datakälla.

  3. Klicka på Öppna.

    Beroende på vilken typ av datakälla du väljer kan det hända att andra dialogrutor öppnas där du uppmanas att ange specifik information.

    Om datakällan exempelvis är en Microsoft Excel-arbetsbok med flera kalkylblad måste du välja det kalkylblad som innehåller den information du vill använda och sedan klicka på OK.

    Alla kontakter i listan visas i dialogrutan Koppla dokument för mottagare, där du kan filtrera och sortera listan över mottagare som ska inkluderas i kopplingen.

Välja mottagare från Outlook-kontakter

  1. Klicka på Välj från Outlook-kontakter under Skapa mottagarlista och klicka på Nästa: Skapa eller anslut till en mottagarlista.

  2. Om du uppmanas att välja en e-postprofil klickar du på önskad profil och sedan på OK.

  3. Klicka på den kontaktlista som du vill använda i dialogrutan Markera kontakter och klicka på OK.

    Alla kontakter i mappen visas i dialogrutan Koppla dokument för mottagare, där du kan filtrera och sortera listan över mottagare som ska inkluderas vid dokumentkopplingen.

Skapa en ny lista

Om du inte redan har en befintlig lista som du vill koppla till kan du skapa en ny lista.

  1. Klicka på Ange en ny lista under Skapa mottagarlista och klicka på Nästa: Skapa eller anslut till en mottagarlista.

  2. Lägg till nya fält och rubriker i dialogrutan Ny adresslista om det behövs.

    Hur gör jag?

    Klicka på Anpassa kolumner i dialogrutan Ny adresslista och gör sedan något av följande:

    • Om du vill lägga till ett fält klickar du på namnet på fältet som du vill lägga till och klickar sedan på Lägg till.

    • Om du vill ta bort ett fält klickar du på namnet på fältet som du vill ta bort och klickar sedan Ta bort.

    • Om du vill byta namn på ett fält klickar du på namnet på fältet som du vill byta namn på och skriver sedan in det nya namnet i rutan Till i dialogrutan Byt namn på fält.

    • Om du vill flytta ett fält uppåt eller nedåt i listan klickar du på namnet på fältet som du vill flytta och klickar sedan på Flytta upp eller Flytta ned tills det hamnar där du vill ha det.

  3. Skriv in information för den första posten i motsvarande fält, till exempel mottagarens e-postadress. Du behöver inte fylla i alla fält.

  4. När du är klar med den första posten klickar du på Ny post.

  5. Upprepa steg 3 och 4 tills du har lagt till alla poster som behövs och klicka sedan på OK.

  6. Ange ett namn på adresslistan i rutan Filnamn i dialogrutan Spara adresslista och välj sedan den mapp listan ska sparas i.

    Som standard sparas adresslistorna i mappen Mina datakällor. Du gör klokt i att spara adresslistan här eftersom mappen också är den standardmapp som Microsoft Office Publisher söker efter datakällor i.

    Alla kontakter i den nya listan visas i dialogrutan Koppla dokument för mottagare, där du kan filtrera och sortera listan över mottagare som ska inkluderas i kopplingen.

Välja mottagare

Du kan välja vilka mottagare som ska inkluderas i kopplingen i dialogrutan Koppla dokument för mottagare. Markera kryssrutan bredvid mottagare som ska inkluderas och avmarkera kryssrutan bredvid mottagare som ska utelämnas.

Markera eller avmarkera alla poster i listan

  • Markera eller avmarkera kryssrutan i rubrikraden.

Om du bara vill använda vissa av poster i kopplingen kan du filtrera listan efter ett visst fält eller villkor. När du har filtrerat listan kan du använda kryssrutorna för att inkludera eller utelämna poster.

Filtrera poster i listan

  1. Klicka på pilen bredvid kolumnrubriken för det element som du vill filtrera efter.

  2. Klicka på något av följande:

    • (Tomma) visar alla poster där motsvarande fält är tomt.

    • (Ifyllda) visar alla poster där motsvarande fält innehåller information.

    • (Avancerat) öppnar dialogrutan Filtrera och sortera, som du kan använda för att filtrera baserat på flera villkor. Du kan också öppna dialogrutan Filtrera och sortera genom att klicka på Filtrera under Förfina mottagarlistan i dialogrutan Koppla dokument för mottagare.

      Tips: Om datakällan innehåller flera poster med identisk information i vissa av fälten och kolumnen innehåller tio eller färre unika värden, kan du filtrera efter specifik information. Om det till exempel finns flera adresser med Australien som land/region, kan du filtrera efter Australien.

      I dialogrutan Koppla dokument för mottagare visas bara de poster som motsvarar sökvillkoret. Om du vill visa alla posterna igen klickar du på (Alla).

Om du vill visa posterna i listan i alfabetisk ordning, kan du sortera dem.

Sortera poster i listan

  • Klicka på kolumnrubriken för den post du vill sortera efter i dialogrutan Koppla dokument för mottagare.

    Om du till exempel vill visa listan i alfabetisk ordning efter efternamn, klickar du på kolumnrubriken Efternamn.

  • Om du vill sortera baserat på flera villkor klickar du på Sortera under Förfina mottagarlistan i dialogrutan Koppla dokument för mottagare. Markera de villkor du vill sortera efter i dialogrutan Filtrera och sortera.

Klicka på OK när du vill gå tillbaka till åtgärdsfönstret Koppla e-post.

Överst på sidan

Förbereda publikationen

I en e-postkoppling kombineras ett meddelande som innehåller den information som ska vara samma i alla kopior, och en eller flera platshållare för den information som är unik i varje kopia. När du har skapat publikationen infogar du eventuell ytterligare text som ska visas i alla versioner av den kopplade e-postpublikationen, t.ex. en hälsningsfras, och platshållarna för den unika informationen, t.ex. mottagarens namn.

Om du inte redan har gjort det infogar du en textruta, skriver in den text som ska visas i alla versioner av den kopplade e-postpublikationen och lägger till platshållarna för unik information.

Infoga en textruta

  1. Klicka på Textrutan Bild av knapp i verktygsfältet objekt.

  2. Peka på den plats i publikationen där du vill placera det ena hörnet av textrutan och dra diagonalt tills textrutan har fått önskad storlek.

Infoga den text som ska visas i alla versioner

  • Klicka i textrutan och skriv in den text som ska visas i alla versioner av den kopplade e-postpublikationen.

Infoga datafält i publikationen

  1. Klicka i den textruta i den kopplade e-postpublikationen som du vill infoga ett datafält i.

  2. Infoga något av följande:

    Adressfälten

    Dra det fält som du vill inkludera till den textruta som du har skapat för fältet från listan under Förbered publikationen i åtgärdsfönstret Koppla e-post (Steg 2: Förbered publikationen).

    Obs!: 

    • Du kan också klicka på Adressfält under Fler objekt och sedan klicka på alla adresselement som du vill inkludera i dialogrutan Infoga adressfält.

    • Om namnen på datafälten i datakällan inte matchar namnen på de fält som används för adressfälten i Microsoft Publisher kan du behöva klicka på Matcha fält i dialogrutan Infoga adressfält. Använd listrutorna i dialogrutan Matcha fält för att välja de fält i datakällan som matchar fälten i Microsoft Publisher.

    Personlig hyperlänk

    1. Klicka på Infoga en personlig hyperlänk under Fler objekt i åtgärdsfönstret Koppla e-post (Förbered publikationen).

    2. Skriv in texten som du vill ska visas och adressen till webbplatsen som du vill att mottagaren ska gå till när de klickar på hyperlänken i dialogrutan Infoga en personlig hyperlänk.

    3. Om du vill infoga ett datafält i visningstexten klickar du i textrutan för visningstexten där du vill infoga datafältet och klickar sedan på datafältet som du vill infoga i listan till höger.

      Obs!: Om du infogar ett datafält kan du ange en annan text som ska visas och webbadresser för tomma poster som matchar det infogade datafältet. Markera den av kryssrutorna Använd standardtext för tomma poster och Använd standardhyperlänk för tomma poster som du vill använda och skriv sedan in ersättningstexten och webbadressen.

    Bildfält

    1. Klicka på Bildfält under Fler objekt i åtgärdsfönstret Koppla e-post (Förbered publikationen).

    2. Klicka på fältet som motsvarar listan över bildfilsnamn som du vill infoga i dialogrutan Infoga bildfält.

    Hälsningsraden

    1. Klicka på Hälsningsrad under Fler objekt i åtgärdsfönstret Koppla e-post (Förbered publikationen).

    2. Välj format för hälsningsraden i dialogrutan Infoga hälsningsrad. Alla format för hälsningsrad innehåller hälsningsfras, namnformat och avslutande tecken.

    3. Välj vilken text som ska visas om mottagarens namn inte kan tolkas, till exempel om det inte finns något för- eller efternamn för mottagaren i datakällan, utan bara företagsnamnet.

      Obs!: Om namnen på datafälten i datakällan inte matchar namnen på de fält som används för hälsningsraden i Microsoft Publisher kan du behöva klicka på Matcha fält i dialogrutan Infoga hälsningsrad. Använd listrutorna i dialogrutan Matcha fält för att välja de fält i datakällan som matchar fälten i Microsoft Publisher.

Formatera datafälten

Om du vill kan du ändra utseende på den kopplade informationen genom att formatera datafälten och annan text som du har lagt till, t.ex. hälsningsfraser som Hej eller Bäste. Om du vill formatera den kopplade informationen måste du formatera datafälten i den kopplade e-postpublikationen.

  1. Markera det fält som innehåller informationen du vill formatera i den kopplade e-postpublikationen.

  2. Klicka på TeckensnittFormat-menyn och välj de alternativ som du vill använda.

Förhandsgranska mottagarinformation i datafälten i publikationen

Nu kan du förhandsgranska publikationen och se hur den ser ut när den aktuella informationen visas i de kopplade fälten.

  1. Gör något av följande om du vill förhandsgranska publikationen:

    • Om du vill förhandsgranska posterna så som de visas i publikationen, klickar du på navigeringsknapparna under Förhandsgranska mottagare i den Koppla e-post aktivitet fönstret Knappen Framåt Bakåtknappen .

      Datafälten fylls med informationen från den första posten i datakällan. Du kan inte redigera datakällans poster på publikationssidorna, men du kan formatera, flytta och ta bort data på publikationssidorna.

    • Om du vill söka efter och förhandsgranska en viss post i datakällan, klickar du på Sök efter en mottagare och anger sökkriterierna i dialogrutan Sök post.

  2. Om det behövs gör du nödvändiga ändringar i mottagarlistan. Gör något av följande:

    • Om du vill utelämna en viss mottagare från kopplingen, klickar du på Utelämna denna mottagare.

    • Om du vill ändra listan med mottagare klickar du på Redigera mottagarlista och gör ändringarna i dialogrutan Koppla dokument för mottagare.

  3. När du är klar med kopplingen för e-postpublikationen och har infogat alla kopplingsfält klickar du på Spara somArkiv-menyn. Ange ett namn för publikationen i rutan Filnamn och klicka på Spara.

  4. Klicka på Nästa: Skapa kopplade publikationer.

Överst på sidan

Skapa den kopplade publikationen

Under Välj utdata för Koppla e-post i åtgärdsfönstret Koppla e-post kan du:

  • skicka den kopplade publikationen som ett e-postmeddelande

  • förhandsgranska den kopplade publikationen (t.ex. för att se hur den ser ut innan du skickar alla versioner och för att åtgärda eventuella problem).

Förhandsgranska den kopplade publikationen

  1. Klicka på Förhandsgranskning för e-post.

  2. Klicka på knapparna Nästa och Föregående när du vill förhandsgranska alla e-postmeddelanden såsom de ser ut när de skickas.

    Obs!: Om problem som kan hindra e-postkopplingen från att fungera har identifierats med verktyget Kontrollera layout får du ett meddelande om detta under Förhandsgranskning för e-post i åtgärdsfönstret Koppla e-post. Om du vill visa och lösa eventuella problem klickar du på Kontrollera layout.

Överst på sidan

Skicka den kopplade publikationen

  1. Klicka på Skicka e-post.

  2. Markera mottagarfältet i den nedrullningsbara listan Till i dialogrutan Koppla till e-postmeddelande. I de flesta fall är det lämpligt att välja E-postadress för kopplad e-post.

  3. Skriv in ämnesraden under Ämne. Klicka på de datafält som du vill infoga i ämnesraden under Objekt som ska infogas.

  4. Klicka på Alternativ om du vill ange andra alternativ, till exempel mottagare för kopia eller hemlig kopia eller bifogade filer.

  5. Klicka på Skicka.

    Dialogrutan Skicka kopplade e-postmeddelande öppnas så att du kan bekräfta kopplingen genom att granska en lista över mottagare som meddelandet skickades eller inte skickades till.

Överst på sidan

Avbryta en koppling

När som helst innan du skickar kopplade e-postmeddelanden kan du avbryta en koppling och koppla bort en e-postpublikation från datakällan.

  1. Peka på Utskick och katalogerVerktyg-menyn och klicka sedan på Avbryt koppling.

  2. Klicka på Ja när du tillfrågas om du vill avbryta kopplingen.

Publikationen kopplas från datakällan.

Obs!: Om du avbryter en koppling konverteras vissa datafält till text, medan adressblock, adressfält och hälsningsrader fortsätter att vara aktiva datafält.

Överst på sidan

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×