Skapa formulär och rapporter i Access från en SharePoint-lista

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

Du kan skapa formulär och rapporter från en SharePoint-lista och använda dem som vyer. Användare av SharePoint-webbplats som har Access 2007 installerat kan öppna dessa formulär och rapporter med hjälp av Visa-menyn i SharePoint-listan. Du kan kontrollera åtkomsten till standardvy för en lista.

Vyer som du skapar med hjälp av Access 2007 lagras i en databasfil på Windows SharePoint Services-servern. När du öppnar en Access-vy av en SharePoint-lista, Access startar och formuläret eller rapporten visas. Vyn kan öppnas av andra användare av webbplatsen eftersom databasen lagras på SharePoint-webbplatsen. En användare behöver inte vet var på SharePoint-webbplatsen i databasfil som innehåller Access-vy för att kunna använda vyn. Dessutom kan användaren även behöver inte vet hur du startar Access – hanteras automatiskt av SharePoint-webbplatsen.

Obs!: Om du vill kunna skapa, använda eller ändra en Access-vy på en SharePoint-webbplats måste du installera Access 2007 på din dator.

Vad vill du göra?

Skapa en Access-vy av en SharePoint-lista

Kontrollera åtkomsten till standardvy för SharePoint-lista

Använda en Access-vy som har skapats av en SharePoint-lista

Ändra en Access-vy som har skapats av en SharePoint-lista

Skapa en Access-vy av en SharePoint-lista

När du skapar en Access-vy av en SharePoint-lista startas Access automatiskt. Du kan utgå från formulär- och rapportmallar i Access men du kan även anpassa vyn efter behov. Genom att publicera vyn på SharePoint-webbplatsen gör du den på ett enkelt sätt tillgänglig för andra användare.

Obs!: Om du vill skapa en vy av en SharePoint-lista måste du ha behörigheten Hantera listor för Windows SharePoint Services. Denna behörighet ingår som standard i designbehörigheten.

Gör på följande sätt när du vill skapa en Access-vy av en SharePoint-lista som visas i webbläsaren.

  1. Klicka på Skapa vyVisa-menyn Nedrullningsbar meny på SharePoint-webbplatsen.

  2. Klicka på Access-vySkapa vy-menyn.

    Access startas och du uppmanas spara en lokal kopia av databasen som ska innehålla den nya vyn.

  3. Bläddra i dialogrutan Spara en lokal kopia till den plats på datorn där du vill spara kopian, ange ett namn på kopian i rutan Filnamn och klicka på Spara.

    Den lokala kopian sparas och öppnas i Access och dialogrutan Skapa Access-vy visas.

  4. Dubbelklicka på den typ av vy som du vill skapa i dialogrutan Skapa Access-vy.

    Den nya vyn skapas och öppnas i layoutvy i Access.

  5. Du kan anpassa vyn i layoutvyn eller växla till designvy.

    I layoutvyn kan du ändra storleken på och ordna om kontrollerna i vyn (exempelvis etiketter och fält). Du kan däremot inte lägga till fler kontroller. I layoutvyn kan du förhandsgranska data och se hur dina ändringar kommer att se ut när du är klar.

    I designvyn kan du ändra storlek på, ordna om och lägga till fler kontroller. Du kan däremot inte förhandsgranska data.

    Du kan växla mellan designvyn och layoutvyn hur ofta du vill. Om du lägger till kontroller i designvyn kan du exempelvis växla till layoutvyn och ordna om kontrollerna samtidigt som du förhandsgranskar informationen.

  6. När du är klar klickar du på Publicera på SharePoint-webbplats i meddelandefältet.

    Verktygsfält

    Dialogrutan Publicera på webbserver visas.

    Om meddelandefältet inte visas tar du fram det på följande sätt:

    • Klicka på Meddelandefält i gruppen Visa/dölj på fliken Databasverktyg.

  7. Som standard sparas vyn i en databasfil i biblioteket för delade dokument på SharePoint-webbplatsen – här finns den lista som du skapar vyn av. I de flesta fall är det förmodligen precis vad du vill, men du kan välja att spara databasen i ett annat dokumentbibliotek genom att välja det i rutan Spara i i dialogrutan Publicera på webbserver. Det gör du om du bättre vill kontrollera vilka som kan använda vyn och om användarna ska kunna öppna vyn i skrivskyddat läge eller i redigeringsläge. SharePoint-webbplatsen kan också innehålla specifika bibliotek där du publicerar Access-vyer och då måste du av denna anledning ange rätt bibliotek i rutan Spara i.

    Administratören för SharePoint-webbplatsen kan hjälpa dig att välja rätt bibliotek.

  8. Ett namn på databasen föreslås i rutan Filnamn i dialogrutan Publicera på webbserver. Namnet matchar namnet på databasen som du sparade som en lokal kopia. Du kan ändra namnet om du vill men i de flesta fall bör du acceptera det föreslagna namnet – det gör det lättare att komma ihåg vilken lokal databas som hör ihop med den databas som du publicerar på SharePoint-webbplatsen.

  9. Klicka på Publicera så att databasen sparas på SharePoint-webbplatsen.

Överst på sidan

Kontrollera åtkomsten till standardvy för SharePoint-lista

När du ringer en åtkomst till standardvy för en SharePoint-lista, öppnas Access-vy automatiskt när användare öppna listan om användarna ha Access installerat på sina datorer.

Viktigt!: Om du gör en Access-vy i standardvyn, lista besökare som inte har installerat Access 2007 inte använda i listan.

  1. Klicka på Inställningar för lista med SharePoint-listan visas klickar du på Inställningar-menyn.

  2. Klicka på namnet på Access-vy som du vill göra standardvy under vyer, på sidan Inställningar för lista.

  3. På sidan Redigera vy väljer du göra det i standardvyn och klicka sedan på OK.

Överst på sidan

Använda en Access-vy som har skapats av en SharePoint-lista

Om du vill använda en Access-vy som har skapats av en SharePoint-lista väljer du Access-vyn på listans Visa-meny.

  • Klicka på Access-vys namn på Visa-menyn Nedrullningsbar meny . Access startas och vyn visas i skrivskyddat läge.

    Du kan ändra data i vyn och skriva ut vyn i skrivskyddat läge men du kan inte ändra vyns design. Information om hur du ändrar vyns design finns i nästa avsnitt i den här artikeln, Ändra en Access-vy som har skapats av en SharePoint-lista.

Överst på sidan

Ändra en Access-vy som har skapats av en SharePoint-lista

Om du vill ändra designen på en Access-vy sparar du en lokal kopia av databasen som innehåller Access-vyn innan du gör ändringarna. Du kan sedan använda den lokala kopian av vyn eller, om du har lämplig behörighet på SharePoint-webbplatsen, publicera den nya vyn.

Obs!: Du kan ändra en lokal kopia av en Access-vy oavsett vilken Windows SharePoint Services-behörighet du har. Om du vill publicera den ändrade vyn på SharePoint-webbplatsen måste du dock ha behörighet att hantera Windows SharePoint Services-listor vilken som standard ingår i designbehörigheten. Om du skapade Access-vyn har du redan denna behörighet. Om du är osäker på vilken behörighet du har kan du kontakta administratören för SharePoint-webbplatsen.

  1. När Access-vyn har öppnats klickar du på Spara som i meddelandefältet.

    Knappen Spara som i meddelandefältet

    Obs!: Om meddelandefältet inte visas tar du fram det på följande sätt:

    • Klicka på Meddelandefält i gruppen Visa/dölj på fliken Databasverktyg.

  2. Klicka på Ja när du uppmanas stänga vyn och alla andra öppna objekt i Access.

    Dialogrutan Spara som öppnas.

  3. Ange var du vill spara den lokala kopian av vyn i rutan Spara i, ange ett namn på kopian i rutan Filnamn och klicka sedan på Spara.

    Den lokala kopian av databasen sparas och öppnas sedan i Access.

  4. Gör något av följande:

    • Om du vill ändra vyns layout utan att lägga till nya kontroller högerklickar du på vyn i navigeringsfönstret och klickar sedan på Layoutvy på snabbmenyn.

      I layoutvyn kan du ändra storleken på och ordna om kontrollerna i vyn (exempelvis etiketter och fält). Du kan däremot inte lägga till fler kontroller. I layoutvyn kan du förhandsgranska data och se hur dina ändringar kommer att se ut när du är klar.

    • Om du vill lägga till eller ta bort kontroller i vyn (t.ex. etiketter eller fält) högerklickar du på vyn i navigeringsfönstret och klickar sedan på Designvy på snabbmenyn.

      I designvyn kan du ändra storlek på, ordna om och lägga till fler kontroller. Du kan däremot inte förhandsgranska data.

      Obs!: Om du väljer att redigera vyn i designvy och sedan publicera den reviderade vyn på SharePoint-webbplatsen bör du inte lägga till fält i vyn som inte ingår i SharePoint-listan.

  5. Du kan växla mellan designvyn och layoutvyn hur ofta du vill. Om du lägger till kontroller i designvyn kan du exempelvis växla till layoutvyn och ordna om kontrollerna samtidigt som du förhandsgranskar informationen.

Publicera den ändrade Access-vyn på SharePoint-webbplatsen

När du har gjort önskade ändringar kan du, om du har behörigheten Hantera listor för SharePoint-webbplatsen, publicera den ändrade vyn på följande sätt.

Kontakta administratören för SharePoint-webbplatsen för att få lämplig behörighet.

  1. Spara vyn i den lokala kopian av databasen.

  2. Klicka på Publicera på SharePoint-webbplats i meddelandefältet.

    Verktygsfält

    Obs!: Om du saknar behörighet att hantera listor visas inte knappen Publicera på SharePoint-webbplats i meddelandefältet. Om meddelandefältet inte visas tar du fram det på följande sätt:

    • Klicka på Meddelandefält i gruppen Visa/dölj på fliken Databasverktyg.

  3. Klicka på Publicera i dialogrutan Publicera på webbserver.

Överst på sidan

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×