Skapa ett undantag för att inaktivera dokument eller objekt

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

Funktionen undantag och e-informationsavslöjande, som är tillgänglig för en webbplats, kan användas i organisationer att hitta och inaktivera objekt, till exempel dokument, bilder, sidor från giltighetstid. Du använder vanligtvis den här funktionen för objekt som lyder under händelser, till exempel rättstvist, revision eller utredningar. Organisationer kan använda undantag är att förhindra att objekt som kan vara relevanta för pågående tvister eller undersökningar från går ut eller den avslutas innan händelsen är relevanta har lösts. När du ringer ett undantag för ett objekt har dessutom möjlighet att låsa den så att den inte kan redigeras eller tas bort.

Du måste vara en administratör för webbplatssamlingen lägga till, redigera eller ta bort undantag.

I den här artikeln

Så här fungerar ett undantag

Skapa ett undantag

Lägga till objekt i ett undantag

Söka efter objekt att lägga till i ett undantag

Visa alla objekt i ett undantag

Visa alla innehåller mot ett objekt

Ta bort ett objekt från ett undantag

Släpp alla objekt från ett undantag

Så här fungerar ett undantag

Funktionen undantag och e-informationsavslöjande måste aktiveras för en webbplats som ska vara värd för objekt för att kunna använda funktionen undantag. Som standard har varje arkivhandlingscenter en undantag är lista som innehåller posterna chefer kan använda för att skapa och hantera för händelser, till exempel rättstvist, revision eller utredningar. Du är inte begränsad dock till endast funktionen undantag och e-informationsavslöjande i ett arkivhandlingscenter. Du kan lägga till en undantagslista till en webbplats genom att komma åt sidan Webbplatsinställningar för webbplatsen och hur du aktiverar funktionen undantag och e-informationsavslöjande.

Du skapar ett nytt undantag för en särskild händelse genom att lägga till en ny post i undantagslistan. I undantagslistan finns verktyg för att söka efter relevanta objekt och sätta dem på undantag, att visa objekt som för närvarande är satta på undantag eller släppa ett undantag när det inte längre krävs.

När ett objekt läggs till för ett undantag uppdateras dess undantagsstatus för att indikera att objektet är inaktivt, och den förhindras från att förfalla eller tas bort. När arkivhandlingar har lagts till i ett undantag granskas de vanligtvis av juridisk personal i en organisation för att fastställa om de är relevanta för händelsen som föranledde att undantaget skapades. Enskilda objekt kan tas bort från ett undantag om de inte anses relevanta.

En organisation kan ha flera aktiva undantag samtidigt. Ett objekt kan dessutom läggas till i flera olika undantag. Om ett objekt läggs till för flera undantag inaktiveras den från den ursprungliga informationshanteringsprincipen tills alla de undantag som det lagts till i släpps.

Viktigt!: Användare med behörigheten Visa i listan undantag som är kan lägga till eller ta bort objekt från undantag. Användare med behörighet att redigera i listan undantag som är ändra direkt undantag sig själva.

Överst på sidan

Skapa ett undantag

Du kan skapa ett undantag för att lägga till objekt i på en webbplats som innehåller funktionen undantag och e-informationsavslöjande är aktiverad.

  1. Klicka på Webbplatsåtgärder Webbplatsåtgärder på webbplatsen för arkivhandlingscenter, och klicka sedan på Webbplatsinställningar.

  2. Innehåller på sidan Webbplatsinställningar i avsnittet undantag och e-informationsavslöjande. Mer information om hur du aktiverar funktionen undantag och e-informationsavslöjande finns på länkarna under Se även.

  3. Klicka på Objekt på fliken Listverktyg i menyfliksområdet på sidan Undantag.

  4. Klicka på Nytt objekt i menyfliksområdet.


    Nytt objekt


  1. Skriv ett namn för undantaget som du vill skapa i rutan Namn. Namnet ska normalt ge information om händelsen (till exempel bearbetningen, granskningen eller undersökningen) som föranleder undantaget.

  2. Skriv eventuell tilläggsinformation om undantaget i rutan Beskrivning. Du kan exempelvis ange ytterligare information om händelsen som föranleder undantaget.

  3. Ange i rutan Hanteras av namnet på den person eller grupp som hanterar arkivhandlingar och som ansvarar för hantering av undantaget.

  4. Klicka på OK.

Överst på sidan

Lägga till objekt i ett undantag

Om du vet att ett visst objekt är relevant för ett undantag, kan du lägga till objektet direkt i undantaget från den lista eller det bibliotek där det är sparat.

  1. Öppna listan eller biblioteket som innehåller det objekt du vill lägga till i undantaget.

  2. Peka på det objekt du vill lägga till i undantaget, klicka på pilen som visas och sedan på Information om efterlevnad.

  3. Klicka på Lägg till/ta bort från undantag på sidan Information om efterlevnad.

  4. I avsnittet Lägg till eller ta bort från Håll väljer du Lägg till i ett undantag för Alternativoch markera specifikt håll som du vill lägga till objektet.


    Lägg till eller ta bort från undantag

  5. Skriv önskade kommentarer om varför du lägger till objektet i undantaget i rutan Kommentarer.

    Obs!: Dessa kommentarer granskas.

  6. Klicka på Spara.

Överst på sidan

Söka efter objekt som ska läggas till i ett undantag

Du kan använda sökning om du vill söka efter och lägga till flera objekt samtidigt. Du kan söka efter objekt på flera webbplatser så länge funktionen för undantag och e-informationsavslöjande är aktiverad på alla webbplatser. Om du vill söka efter objekt på flera webbplatser bör du aktivera funktionen för undantag och e-informationsavslöjande för webbplatsen på toppnivån i din webbplatssamling.

  1. Klicka på Webbplatsåtgärder Webbplatsåtgärder på den webbplats som innehåller objekt som du vill söka efter och klicka sedan på Webbplatsinställningar.

  2. Klicka på Använd informationsavslöjande och sätt innehåll i undantag i avsnittet Undantag och e-informationsavslöjande på sidan Webbplatsinställningar.

    Mer information om nyckelord och nyckelordssyntax finns på länkarna under Se även

    .

  3. Klicka på Välj webbplats i avsnittet Sökvillkor på sidan Sök efter och lägg till i undantag.

Välja webbplats för sökning efter arkivhandlingar

  1. Välj på sidan Välj webbplats den webbplats där du vill söka efter objekt som ska läggas till i ett undantag. Klicka på OK.

  2. Skriv i rutan Sök de nyckelord du vill använda för att söka efter relevanta objekt och klicka sedan på Förhandsgranska resultat.

    Mer information om nyckelord och nyckelordssyntax finns på länkarna under Se även.

    Söka efter objekt att lägga till i undantag

  3. När listan med resultat visas väljer du det undantag i avsnittet Relevant undantag som du vill tillämpa på objekten i listan.

  4. Klicka på OK.

Överst på sidan

Visa alla objekt i ett undantag

Varje undantag som du skapar har en undantagsrapport som du kan använda för att snabbt visa alla objekt som har lagts till i undantaget. Som standard körs undantagsrapporter kl. 23:00, vilket är den tidigaste tidpunkt då du kan visa alla objekt som är kopplade till ett undantag. Administratören kan konfigurera när de här rapporterna ska skapas eller när som helst köra rapporterna manuellt. Du kan läsa mer om att konfigurera rapportscheman på länkarna under Se även.

Obs!: Du kan visa undantag rapporter från en webbplats som innehåller de undantag och e-informationsavslöjande funktioner som är aktiverade.

  1. Parkera på Webbplatsåtgärder Webbplatsåtgärder på den webbplats som innehåller objekt och klicka sedan på Webbplatsinställningar.

  2. Håll rapporter om du vill öppna listan håller du rapportens på sidan Webbplatsinställningar i avsnittet undantag och e-informationsavslöjande.

    Om du inte ser det undantag och e-informationsavslöjande avsnitt på sidan Webbplatsinställningarhar de undantag och e-informationsavslöjande funktionerna inte aktiverats på webbplatsen.

  3. Klicka på namnet på rapport du vill visa i listan Undantagsrapporter.

  4. Rapporten öppnas i kalkylbladsformat.

  5. Klicka på fliken objekt i vänteläge om du vill visa alla objekt som är en del av det markerade undantaget.


    Undantagsrapport

Överst på sidan

Visa alla undantag för ett objekt

Om ett objekt har lagts till i mer än ett undantag kan du visa listan över undantag som gäller för det objektet genom att använda kommandot Information om efterlevnad.

  1. Öppna listan eller biblioteket som innehåller det objekt du vill visa undantagsinformation om.

  2. Peka på önskat objekt, klicka på pilen som visas och sedan på Information om efterlevnad.

  3. Klicka på Lägg till/ta bort från undantag i dialogrutan Information om efterlevnad.

  4. På sidan håller Status klickar du på pilen under alternativet Ta bort från undantag du vill visa en lista över undantag är objektet är kopplad till.

    Undantag som en arkivhandling är kopplad till

Överst på sidan

Ta bort ett objekt från ett undantag

Med kommandot Information om efterlevnad kan du ta bort ett enskilt objekt från ett undantag.

  1. Öppna listan eller biblioteket som innehåller det objekt du vill ta bort från undantaget.

  2. Peka på önskat objekt, klicka på pilen som visas och sedan på Information om efterlevnad.

  3. Klicka på Lägg till/ta bort från undantag i avsnittet Undantagsstatus.

  4. På sidan objekt håller du Status väljer du alternativet Ta bort från undantag och välj sedan undantag som du vill ta bort objektet.

    Ta bort arkivhandling från undantag

  5. Klicka på Spara.

Obs!: Ett objekt kan associeras med fler än ett undantag, så det är viktigt att du väljer rätt undantag som att släppa dokumentet.

Överst på sidan

Släppa alla objekt från ett undantag

Om händelsen som gjorde undantaget nödvändigt för ett eller flera objekt har lösts och undantaget inte längre behövs, kan du släppa alla de objekt som har lagts till i undantaget. När du släpper ett undantag återupptas normalt verkställande av informationshanteringsprincipen för de objekt som omfattades av det undantaget.

Som standard körs undantagsrapporter kl. 23:00, vilket är den tidigaste tidpunkt då du kan kontrollera att objekt har släppts från ett undantag. Administratören kan emellertid konfigurera när de här rapporterna ska skapas eller när som helst köra rapporterna manuellt.

  1. Parkera på Webbplatsåtgärder Webbplatsåtgärder på den webbplats som innehåller objekt och klicka sedan på Webbplatsinställningar.

  2. Innehåller om du vill öppna listan Håll på sidan Webbplatsinställningar i avsnittet undantag och e-informationsavslöjande.

    Om du inte ser den Undantag och e-informationsavslöjande avsnitt på sidan Webbplatsinställningar, undantag och e-informationsavslöjande funktioner har inte aktiverats på webbplatsen.

  3. Peka på det undantag som innehåller de objekt du vill släppa från undantaget, klicka på pilen som visas och sedan på Information om efterlevnad.

  4. Klicka på Lägg till/ta bort från undantag i avsnittet Undantagsstatus på sidan Information om efterlevnad.

  5. Klicka på Släpp undantag i avsnittet Undantagsstatus i dialogrutan Undantag.

  6. Skriv önskade kommentarer om varför du släpper undantaget på sidan Släpp undantag.

    Obs!: Dessa kommentarer granskas.

    Släpp undantag

    1. Klicka på Släpp undantag.

      När du släpper upp ett undantag för normal genomdriva informationshanteringsprincipen ska gälla för alla artiklar som omfattas av det undantaget. Det innebär att objekt inte längre är avstängd från förfallodatum eller förstöring. Om specifika element som omfattas av mer än en Håll dessa objekt inte kan återställas till normal löst och släpps tvingande principer tills alla undantag som de tillhör.

Överst på sidan

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×