Skapa ett kopplat dokument

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

Använd dokumentkopplingsfunktionerna om du vill skapa ett stort antal dokument som innehåller en del unik information, men som i övrigt är helt identiska. Du kan exempelvis koppla dokument om du vill skapa individuellt anpassade publikationer med personliga kommentarer eller om du vill skapa en produktannons som ska skickas till dina 100 bästa kunder. Texten i publikationen är alltid samma, men namnet och adressen är unika för varje enskild kund.

Använd åtgärdsfönstret Koppla dokument om du vill skapa en dokumentkoppling. Du öppnar åtgärdsfönstret Koppla dokument genom att öppna Verktyg-menyn i en ny eller befintlig publikation, peka på Utskick och kataloger och sedan klicka på Koppla.

Artikelinnehåll

Skapa eller ansluta till i mottagarlista

Förbered din publikation

Skapa den kopplade publikationen

Avbryta en koppling

Skapa eller koppla till mottagarlistan

När du kopplar dokument måste du öppna en ny eller befintlig publikation och skapa en koppling till en datakälla. En datakälla är en fil som innehåller den unika information som ska infogas i dokumenten. En datafil kan innehålla en lista med namn och adresser, produktinformation eller bilder. Datafilen kan ha flera olika format, t.ex.:

  • kontaktlistan i Microsoft Office Outlook

  • kalkylblad i Microsoft Office Excel

  • tabeller i Microsoft Office Word

  • databastabeller i Microsoft Office Access

  • textfiler där kolumnerna avgränsas med tabbar eller kommatecken, och raderna med stycketecken.

Du kan koppla till en befintlig lista eller datakälla eller skapa en ny mottagarlista. Om du bara vill använda vissa poster i listan kan du filtrera den efter ett särskilt villkor. Du kan också sortera posterna i alfabetisk ordning.

Obs!: Om du vill koppla bilder till sidorna i publikationen måste datakällan innehålla antingen filnamn eller sökvägar för bildfilerna som du vill koppla. Inkludera inte de verkliga bilderna i datakällan.

Använda en befintlig lista

  1. Klicka på Använd en befintlig lista under Skapa mottagarlista och klicka på Nästa: Skapa eller anslut till en mottagarlista.

    Som standard lagras datakällorna i mappen Mina datakällor. Om datakällan finns i en annan mapp letar du upp den manuellt.

  2. Klicka på den datakälla som du vill använda i dialogrutan Välj datakälla.

  3. Klicka på Öppna.

    Beroende på vilken typ av datakälla du väljer kan det hända att andra dialogrutor öppnas där du uppmanas att ange specifik information.

    Om datakällan exempelvis är en Microsoft Excel-arbetsbok med flera kalkylblad måste du välja det kalkylblad som innehåller den information som du vill använda och sedan klicka på OK.

Välja från Outlook-kontakter

  1. Klicka på Välj från Outlook-kontakter under Skapa mottagarlista och klicka på Nästa: Skapa eller anslut till en mottagarlista.

  2. Om du uppmanas att välja en e-postprofil klickar du på önskad profil och sedan på OK.

  3. Klicka på den kontaktlista som du vill använda i dialogrutan Markera kontakter och klicka på OK.

    Alla kontakter i mappen visas i dialogrutan Koppla dokument för mottagare, där du kan filtrera och sortera listan med mottagare som ska inkluderas vid dokumentkopplingen.

Skapa en ny lista

Om du inte redan har en befintlig lista som du vill koppla till kan du skapa en ny lista.

  1. Klicka på Ange en ny lista under Skapa mottagarlista och klicka på Nästa: Skapa eller anslut till en mottagarlista.

  2. Fyll i informationen för den första posten i fälten i dialogrutan Ny adresslista. Du behöver inte fylla i alla fält.

  3. När du är klar med den första posten klickar du på Ny post.

  4. Upprepa steg 2 och 3 tills du har lagt till alla poster som behövs och klicka sedan på OK.

  5. Ange ett namn på adresslistan i rutan Filnamn i dialogrutan Spara adresslista och välj den mapp som listan ska sparas i.

    Som standard sparas adresslistorna i mappen Mina datakällor. Du gör klokt i att spara adresslistan här eftersom mappen också är den standardmapp som Microsoft Publisher söker efter datakällor i.

    Alla kontakter i den nya listan visas i dialogrutan Koppla dokument för mottagare, där du kan filtrera och sortera listan med mottagare som ska inkluderas vid dokumentkopplingen.

Välja mottagare

Du kan välja vilka mottagare som ska inkluderas i kopplingen i dialogrutan Koppla dokument för mottagare. Markera kryssrutorna bredvid de mottagare som ska inkluderas och avmarkera kryssrutorna bredvid de mottagare som ska utelämnas.

Om du bara vill använda en del poster i listan kan du filtrera listan efter ett visst fält eller villkor. När du har filtrerat listan kan du använda kryssrutorna för att inkludera eller utelämna poster.

Filtrera objekt i listan

  1. Klicka på pilen bredvid kolumnrubriken för det element som du vill filtrera efter.

  2. Klicka på något av följande:

    • (Tomma) visar alla poster där motsvarande fält är tomt.

    • (Ifyllda) visar alla poster där motsvarande fält är ifyllt.

    • (Avancerat) öppnar dialogrutan Filtrera och sortera, som du kan använda för att filtrera baserat på flera villkor. Du kan också öppna dialogrutan Filtrera och sortera genom att klicka på Filtrera under Förfina mottagarlistan i dialogrutan Koppla dokument för mottagare.

      Tips: Om datakällan innehåller poster med samma information och kolumnen innehåller tio eller färre unika värden, kan du filtrera efter specifik information. Om det till exempel finns flera adresser med Australien som land/region, kan du filtrera efter Australien.

      I dialogrutan Koppla dokument för mottagare visas bara de poster du valt. Om du vill visa alla posterna igen klickar du på (Alla)

Om du vill visa posterna i alfabetisk ordning, kan du sortera posterna i listan.

Sortera objekt i listan

  • Klicka på kolumnrubriken för den post som du vill sortera efter i dialogrutan Koppla dokument för mottagare.

    Om du till exempel vill visa listan i alfabetisk ordning efter efternamn, klickar du på kolumnrubriken Efternamn.

  • Du kan snabbt markera eller avmarkera alla poster genom att markera eller avmarkera kryssrutan för kolumnrubriken.

  • Om du vill sortera baserat på flera villkor klickar du på Sortera under Förfina mottagarlistan i dialogrutan Koppla dokument för mottagare. Markera de villkor som du vill sortera efter i dialogrutan Filtrera och sortera.

Klicka på OK för att gå tillbaka till åtgärdsfönstret Koppla dokument.

Överst på sidan

Förbereda publikationen

I en dokumentkoppling kombineras ett dokument som innehåller den information som ska vara samma i alla kopior, och platshållare för den information som är unik i varje kopia. När du har skapat publikationen infogar du eventuell ytterligare text som ska visas i alla versioner av den kopplade publikationen, t.ex. en hälsningsfras, och platshållarna för den unika informationen, t.ex. adresser.

Om du inte redan gjort det infogar du en textruta, skriver den text som ska visas i alla versioner av den kopplade publikationen och lägger till platshållarna för den unika informationen.

Infoga en textruta

  1. Klicka på Textrutan Bild av knapp i verktygsfältet objekt.

  2. Peka i publikationen där du vill att ena hörnet på texten ska visas och dra sedan diagonalt tills rutan har rätt storlek.

Infoga den text som ska visas i alla versioner

  • Klicka i textrutan och skriv den text som ska visas i alla versioner av den kopplade publikationen.

Infoga datafält i publikationen

  1. Klicka i den textruta i den kopplade publikationen som du vill infoga datafält i.

  2. Infoga något av följande:

    Adressblock med namn, adress och annan information

    1. Klicka på Adressblock under Fler objekt i åtgärdsfönstret Koppla dokument (Steg 2: Förbered publikationen).

    2. Klicka på de adresselement som du vill använda i dialogrutan Infoga till adressblock och klicka sedan på OK.

      Obs!: Om namnen på datafält i datakällan inte matchar namnen på de fält som används för adressblocket i Microsoft Publisher kan du behöva klicka på Matcha fält i dialogrutan Infoga till adressblock. Använd listrutorna i dialogrutan Matcha fält för att välja de fält i datakällan som matchar fälten i Microsoft Publisher.

    Hälsningsraden

    1. Klicka på Hälsningsrad under Fler objekt i åtgärdsfönstret Koppla dokument (Steg 2: Förbered publikationen).

    2. Välj format för hälsningsraden i dialogrutan Hälsningsrad, till exempel hälsningsfras, namnformat och avslutande tecken.

    3. Välj vilken text som ska visas om mottagarens namn inte kan tolkas, t.ex. om inget för- eller efternamn för mottagaren finns i datakällan utan bara företagsnamnet.

    4. Klicka på OK.

      Obs!: Om namnen på datafälten i datakällan inte matchar namnen på de fält som används för hälsningsraden i Microsoft Publisher kan du behöva klicka på Matcha fält i dialogrutan Hälsningsrad. Använd listrutorna i dialogrutan Matcha fält för att välja de fält i datakällan som matchar fälten i Microsoft Publisher.

    Adressfälten

    1. Klicka på Adressfält under Fler objekt i åtgärdsfönstret Koppla dokument (Steg 2: Förbered publikationen).

    2. Klicka på de adresselement som du vill använda i dialogrutan Infoga adressfält.

      Obs!: Om namnen på datafälten i datakällan inte matchar namnen på de fält som används för adressfälten i Microsoft Publisher kan du behöva klicka på Matcha fält i dialogrutan Infoga adressfält. Använd listrutorna i dialogrutan Matcha fält för att välja de fält i datakällan som matchar fälten i Microsoft Publisher.

    Andra informationsfält

    Dra det fält som du vill inkludera till den textruta som du har skapat för fältet i listrutan under Förbered publikationen i åtgärdsfönstret Koppla dokument (Steg 2: Förbered publikationen).

Formatera datafälten

Om du vill kan du ändra utseende på den kopplade informationen genom att formatera datafälten och annan text som du har lagt till, t.ex. hälsningsfraser som Hej eller Bäste. Om du vill formatera den kopplade informationen måste du formatera datafälten i den kopplade publikationen.

  1. Markera det fält som innehåller informationen som du vill formatera i den kopplade publikationen.

  2. Klicka på TeckensnittFormat-menyn och välj de alternativ du vill använda.

Förhandsgranska mottagarinformation i datafälten i publikationen

Nu kan du förhandsgranska publikationen och se hur den visas med den aktuella informationen i de kopplade fälten.

  1. Gör något av följande om du vill förhandsgranska publikationen:

    • Klicka på navigering knapparna Knappen Framåt Knappen Bakåt om du vill se hur varje post visas i den kopplade publikationen om du vill förhandsgranska posterna.

      Kopplingsfälten fylls med informationen från den första posten i datakällan. Du kan inte redigera datakällans poster på publikationssidorna, men du kan formatera, flytta och ta bort data på publikationssidorna.

    • Om du vill söka efter och förhandsgranska en viss post i datakällan, klickar du på Sök efter en mottagare och anger sökkriterierna i dialogrutan Sök post.

  2. Om det behövs gör du nödvändiga ändringar i mottagarlistan. Gör något av följande:

    • Om du vill utelämna en viss mottagare från kopplingen, klickar du på Utelämna denna mottagare.

    • Om du vill ändra listan med mottagare klickar du på Redigera mottagarlista och gör ändringarna i dialogrutan Koppla dokument för mottagare.

  3. När du har slutfört publikationskopplingen och infogat alla kopplingsfält klickar du på Spara somArkiv-menyn. Ange ett namn för publikationen i rutan Filnamn och klicka på Spara.

  4. Klicka på Nästa: Skapa kopplade publikationer.

Överst på sidan

Skapa den kopplade publikationen

Under Skapa kopplade publikationer i åtgärdsfönstret Koppla dokument kan du:

  • skriva ut den kopplade publikationen (t.ex. för utskick)

  • förhandsgranska den kopplade publikationen (t.ex. för att se hur den ser ut innan du skriver ut alla versioner och för att åtgärda eventuella problem)

  • spara den kopplade publikationen för senare användning

  • lägga till de kopplade sidorna till en annan publikation.

Förhandsgranska den kopplade publikationen

  • Klicka på Förhandsgranska.

Skriva ut den kopplade publikationen

  1. Klicka på Skriv ut.

  2. Välj de alternativ som du vill använda i dialogrutan Skriv ut och klicka sedan på OK.

    Viktigt!: Att skriva ut olika uppsättningar med kopplade data – till exempel olika namn och adresser – Klicka på flera sidor per ark i avsnittet Utskriftsalternativ på varje pappersark. Om du väljer flera kopior per ark, innehåller flera kopior av samma data i varje pappersark.

    Dialogrutan Skriv ut med alternativet Flera sidor per ark

Spara den kopplade publikationen för senare användning

Om du vill redigera de kopplade sidorna, spara dem för senare användning eller skriva ut dem vid ett senare tillfälle kan du samla och spara alla kopplade sidor som en enda kopplade ny publikation som innehåller de faktiska data – till exempel namn och adresser – i stället för kopplingsinstruktioner.

  1. Klicka på Koppla till en ny publikation.

    En ny publikation med de kopplade sidorna skapas automatiskt.

  2. Klicka på Spara den här publikationen i åtgärdsfönstret Koppla dokument i den nya publikationen. Ange ett namn för den nya publikationen i rutan Filnamn och klicka på Spara.

Lägga till de kopplade sidorna i en befintlig publikation

Om du vill lägga till de kopplade sidorna längst bak i en befintlig publikation, kontrollerar du att din kopplade publikation överensstämmer med den befintliga publikationen vad gäller följande:

  • Sidstorlek (höjd och bredd)

  • Sidvisning (en eller två sidor)

  • Publikationstyp (webb eller tryck)

  • Sidriktning (vänster till höger eller höger till vänster)

De kopplade sidorna läggs alltid till i en ny eller befintlig publikation. Det går inte att lägga till kopplade sidor i en öppen publikation. Om du arbetar med den publikation som du vill koppla till, måste du spara och stänga den innan du slutför kopplingen.

  1. Klicka på Lägg till i befintlig publikation.

  2. Leta upp den publikation som du vill lägga till de kopplade sidorna i, i dialogrutan Öppna publikation, och klicka på Öppna.

    De kopplade sidorna läggs automatiskt till i den befintliga publikationen.

  3. Spara ändringarna genom att klicka på Spara den här publikationen i åtgärdsfönstret Koppla dokument i den befintliga publikationen.

Spara den kopplade publikationen

Om du även sparar publikationen som innehåller kopplingsfälten kan du gå tillbaka och redigera kopplingsfälten och skapa en ny kopplad publikation som innehåller nya kopplingsfält eller en uppdaterad mottagarlista. Så här sparar du den kopplade publikationen:

  1. Du måste vara i den kopplade publikationen.

  2. Klicka på SparaArkiv-menyn.

  3. Ange ett namn för den kopplade publikationen och klicka på Spara.

Överst på sidan

Avbryta en koppling

Du kan avbryta en koppling om du vill koppla från en kopplad publikation eller en mall för kopplad katalog från dess datakälla.

  1. Peka på Utskick och katalogerVerktyg-menyn och klicka sedan på Avbryt koppling.

  2. Klicka på Ja när du tillfrågas om du vill avbryta kopplingen.

Publikationen kopplas från datakällan.

Obs!: Om du avbryter en koppling konverteras alla fält utom adressfält, hälsningsrader och adressblock till vanlig text.

Överst på sidan

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×