Skapa ett arbetsflöde

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

Med Microsoft Office SharePoint Designer 2007 kan du designa arbetsflöden som ökar programlogiken på din webbplats eller ditt SharePoint-program utan att behöva skriva egen kod. Med Workflow Designer skapar du regler som associerar villkor och aktiviteter med poster i Microsoft SharePoint-listor och -bibliotek så att ändringar av poster i listor eller bibliotek utlöser aktiviteter i arbetsflödet.

Du kan t.ex. designa arbetsflöden för att automatisera affärsprocesser i företaget, t.ex. dokumentgranskning, godkännanden och arkivering. Du kan också snabbt skapa arbetsflöden för att ta hand om rutinprocesser på gruppwebbplatsen, som att skicka meddelanden eller skapa aktiviteter.

I den här artikeln beskrivs några viktiga designhänsyn och en grundläggande procedur för hur du går tillväga. I det sista avsnittet hittar du länkar till ingående exempel på arbetsflöden.

Mer information om arbetsflöden finns i Introduktion till SharePoint-arbetsflöde.

Viktigt!: Webbplatsen måste finnas på en server som kör Windows SharePoint Services 3.0 eller Microsoft Office SharePoint Server 2007 för att du ska kunna skapa ett arbetsflöde.

Artikelinnehåll

Hur utvärdera stegen i ett arbetsflöde?

Innan du börjar

Design arbetsflödet

Föreslagna fortsättning

Hur utvärderas steg i ett arbetsflöde?

Du kan se ett steg i ett arbetsflöde som en sida i arbetsflödesdesignern där en uppsättning relaterade villkor och åtgärder grupperas. Alla villkor och åtgärder på den sidan utvärderas och behandlas samtidigt. Ett arbetsflöde startas (antingen manuellt eller automatiskt), eventuella villkor som har skapats utvärderas och sedan utförs de åtgärder som du vill ska utföras i arbetsflödesdesignern. Ett arbetsflöde med ett steg kan innehålla hur många åtgärder som helst, från att ett e-postmeddelande skickas till att ett listobjekt skapas, kopieras, flyttas eller tas bort.

När du skapar ett arbetsflöde med flera steg är det viktigt på vilket sätt du grupperar aktiviteter och villkor i varje steg i arbetsflödet. Reglerna i ett steg behandlas innan nästa steg inleds, så du måste gruppera alla regler som påverkar den eller de specifika åtgärder som du vill utföra i samma steg.

Du måste också designa arbetsflödet så att varje steg är logiskt efter det föregående. Om arbetsflödet exempelvis är beroende av ett svar från en arbetsflödesdeltagare måste arbetsflödet inrymma nödvändiga villkor och aktiviteter för att klara av alla möjliga svar.

När du skapar ett arbetsflöde är det viktigt att förstå hur varje steg i arbetsflödet hanteras. Följande påståenden är alla sanna:

  • Om ett steg endast innehåller åtgärder och inga villkor utförs alltid dessa åtgärder.

  • Om ett steg innehåller villkorsblock och varje block innehåller ett villkor, utförs en åtgärd endast när villkoret i blocket uppfylls. Om villkoret i ett block inte uppfylls inleds nästa steg i arbetsflödet.

  • Om ett steg innehåller villkorsblock och varje block innehåller ett villkor, förutom det sista blocket, utförs en åtgärd endast när villkoret i blocket uppfylls. Om villkoret inte uppfylls utförs i stället åtgärden i det sista blocket, som inte innehåller något villkor.

Överst på sidan

Innan du börjar

Innan du utformar arbetsflödet behöver du göra nödvändiga ändringar eller anpassningar av webbplatsen, listan eller biblioteket, till exempel:

  • Ett arbetsflöde är alltid kopplat till en viss SharePoint-lista eller ett visst SharePoint-bibliotek. Webbplatsen måste innehålla minst en lista eller ett bibliotek innan du skapar ett arbetsflöde. Om det inte finns några listor på webbplatsen uppmanas du att skapa en lista när du skapar ett arbetsflöde.

  • Om du vill att anpassade kolumner eller inställningar ska användas i arbetsflödet behöver du göra de ändringarna innan du skapar arbetsflödet, så att kolumnerna och inställningarna är tillgängliga i arbetsflödesdesignern.

  • Om du vill att list- eller biblioteksfunktioner som inte är aktiverade som standard ska användas i arbetsflödet, till exempel Godkännande av innehåll, behöver du aktivera de här funktionerna innan du skapar arbetsflödet.

Obs!: Arbetsflödesfunktionen baseras på Microsoft Windows Workflow Foundation, en komponent i Microsoft Windows. Samma version av Workflow Foundation måste vara installerad på både datorn och servern. Första gången du skapar ett arbetsflöde kan du uppmanas att installera Workflow Foundation.

Överst på sidan

Utforma arbetsflödet

De grundläggande stegen i att skapa ett arbetsflöde är alltid desamma: Först definierar du arbetsflödet och sedan skapar du regler genom att välja villkor och åtgärder.

  1. Klicka på Öppna webbplatsArkiv-menyn.

  2. Bläddra till och markera den SharePoint-webbplats som du vill skapa arbetsflödet på i dialogrutan Öppna webbplats och klicka sedan på Öppna.

  3. Peka på NyttArkiv-menyn och klicka sedan på Arbetsflöde.

    Arbetsflödesdesignern öppnas.

    Första sidan i Workflow Designer

  4. Skriv in ett namn för arbetsflödet i rutan Ge arbetsflödet ett namn.

    Det här namnet visas för besökare på webbplatsen när de vill visa sidorna Arbetsflödesstatus och Arbetsflöden i webbläsaren. Som standard får nya arbetsflöden automatiskt namnet Arbetsflöde 1, Arbetsflöde 2 och så vidare.

  5. Klicka på ett alternativ i listan Vilken SharePoint-lista ska det här arbetsflödet kopplas till?.

    Workflow Designer visar tillgängliga listor som kan kopplas till det

    Du måste koppla arbetsflödet till en SharePoint-lista eller ett SharePoint-dokumentbibliotek. Vilken lista du kopplar arbetsflödet till avgör var arbetsflödesdeltagarna startar arbetsflödet. Om du till exempel vill att arbetsflödet ska startas när ett objekt skapas eller ändras i Delade dokument markerar du det biblioteket. Den kopplade listan är den plats dit du går för att kontrollera status och historik för arbetsflödet, eller för att starta ett arbetsflöde manuellt.

    Obs!: Arbetsflöden som kan startas automatiskt när ett objekt skapas eller ändras kan köras om och om igen i all oändlighet, vilket du vill undvika. Ett arbetsflöde som startas när ett objekt ändras ska till exempel aldrig ändra ett objekt i den lista som det är kopplat till. Ett arbetsflöde som startas när ett objekt skapas ska aldrig skapa ett objekt i den lista som det är kopplat till. Det här är också ett problem med flera arbetsflöden. Arbetsflöde A är till exempel kopplat till lista A och arbetsflöde B är kopplat till lista B. Bägge arbetsflödena startas automatiskt när ett nytt objekt skapas. Arbetsflöde A skapar ett objekt i lista B och arbetsflöde B skapar ett objekt i lista A. Ett sådant förlopp skapar en oändlig loop. Ett bra princip är att känna till vilka arbetsflöden som redan körs för listor eller bibliotek där objekt skapas eller ändras av ditt arbetsflöde.

  6. Under Välj startalternativ för arbetsflödet för objekt i den här listan, gör du något av följande:

    • Markera kryssrutan Tillåt att arbetsflödet ska startas manuellt från ett objekt.
      Det här alternativet lägger till kommandot arbetsflöden till ett listobjekt så att användarna kan klicka på kommandot för att starta arbetsflödet för objektet.

    • Markera kryssrutan Starta det här arbetsflödet automatiskt när ett nytt objekt skapas.

    • Markera Starta det här arbetsflödet automatiskt när ett objekt ändras.

      Obs!: Du kan markera två eller tre alternativ, men du måste markera minst ett alternativ om du vill köra arbetsflödet. Om du inte markerar ett alternativ kan du utforma arbetsflödet och sedan klicka på Slutför, men då kan arbetsflödet inte initieras. I stället kan du öppna arbetsflödet senare (Arkiv-menyn, kommandot Öppna arbetsflöde), markera ett initieringsalternativ och sedan klicka på Slutför. Det här är användbart när du vill spara ett arbetsflöde som du håller på att utforma.

  7. Klicka på Nästa.

  8. Skriv in ett namn på det första steget i arbetsflödet i rutan Stegnamn.

    Andra sidan i Workflow Designer

    Nu kan du skapa reglerna för arbetsflödet genom att välja de åtgärder som du vill ska utföras och eventuella villkor som måste uppfyllas för att åtgärderna ska utföras.

    Obs!: Alla steg måste inte innehålla ett villkor: du kan till exempel ha steg som helt enkelt är en lista över åtgärder som ska utföras. Varje steg kan dock inte ha mer än ett villkorsblock som innehåller en åtgärd utan ett associerat villkor. Detta beror på att ett villkorsblock som inte innehåller ett villkor fungerar som Else-blocket i ett Else If-villkorsblock. Om villkor A är sant utförs åtgärd B. Annars, Else, utförs åtgärd C. Det skulle alltså inte finnas anledning att ha mer än ett Else-block, eftersom det sista blocket aldrig skulle uppnås.

  9. Klicka på Villkor för varje villkor som du vill ange och klicka sedan på det villkoret i listan. Upprepa tills du har angett alla villkor som du vill ska ingå.

    Obs!: Du kan välja fler än ett villkor. Om du gör det länkas villkoren med och, vilket innebär att alla villkoren måste uppfyllas innan de associerade åtgärderna utförs. Flera villkor utgör ett progressivt filter, där ordningen spelar roll, eftersom det första villkoren utvärderas först. Om du vill flytta ett villkor uppåt eller nedåt i en villkorslista klickar du på villkoret, klickar på pilen som visas och klickar därefter på antingen Flytta villkor uppåt eller Flytta villkor nedåt i listan.

    Office SharePoint Designer 2007 innehåller en rad fördefinierade villkor. Du kan dessutom skapa avancerade och anpassade villkor. Med anpassade villkor kan du jämföra ett fält i den befintliga listan med ett värde. Med avancerade villkor kan du jämföra ett värde med ett annat värde. På så sätt kan du göra en jämförelse mellan ett fält i en lista och ett värde i en rad olika källor.

    Listan Villkor

  10. När du har infogat ett villkor klickar du på hyperlänken och väljer sedan ett värde för de parametrar som krävs.

    Ett villkor kan till exempel innehålla länkar för att välja ett fält i listan, en jämförelse och ett värde.

    Steg 1 i Workflow Designer som visar eget villkor

  11. Klicka på Åtgärder för varje villkor som du vill inkludera och klicka sedan på den åtgärden i listan. Upprepa tills du har angett alla villkor som du vill ska ingå.

    Om åtgärden inte visas i listan klickar du på Fler åtgärder, klickar på den åtgärd som du vill använda och klickar sedan på Lägg till.

    Listan Åtgärder

    Obs!: Du kan skapa fler än en åtgärd för ett villkor. Om du gör detta kan åtgärderna antingen utföras efter varandra (länkade med "sedan") eller samtidigt (länkade med "och"). Om du vill växla mellan att utföra åtgärder i följd eller parallellt klickar du på pilen i det övre högra hörnet för regeln och klickar sedan antingen på Kör alla åtgärder i ordning eller Kör alla åtgärder parallellt.

  12. När du har infogat en åtgärd klickar du på hyperlänken och väljer sedan ett värde för de parametrar som krävs.

    En åtgärd kan till exempel innehålla en länk för att skapa ett nytt e-postmeddelande.

    Steg 1 i Workflow Designer visar villkor och aktivitet

  13. Om du vill lägga till ett villkorsblock klickar du på Lägg till Else If-villkorsblock och upprepa sedan steg 9–12 ovan om du vill skapa en ny regel.

    En regel är en uppsättning relaterade villkor och åtgärder, som du såg i den tidigare beskrivningen. När villkoret uppfylls utförs de associerade åtgärderna i arbetsflödet. Men vad händer om villkoret inte uppfylls? Genom att lägga till villkorsblock kan du ange ytterligare villkor. Du kan till exempel skapa tre olika villkor för när ett dokuments status ändras till Godkänd, Avvisad eller Väntande. Du kan också skapa ett Else-villkor, där åtgärden utförs endast när inga av de tidigare villkoren har uppfyllts. Om du vill skapa ett Else-villkor måste den sista regeln i steget vara en åtgärd utan villkor. Alla villkor utvärderas och om inga av dem uppfylls, utförs åtgärden i det sista blocket, som inte innehåller något villkor.

  14. När det här steget i arbetsflödet är klart klickar du på Nästa.

  15. Upprepa steg 8–14 för varje steg i arbetsflödet för att skapa ytterligare uppsättningar villkor och aktiviteter.

    När du lägger till steg bör du komma ihåg att varje steg bara kan innehålla en uppsättning Else If-villkorsblock, och aktiviteter i varje villkorsblock utförs bara när det associerade villkoret är uppfyllt. I det här fallet måste du lägga till ytterligare steg när:

    • Flera uppsättningar Else If-villkorsblock behöver behandlas.

    • Du behöver särskilja ett uttryck som är ett block från ett uttryck som inte är ett block.

  16. Om du vill kontrollera att arbetsflödet inte innehåller några fel innan du avslutar arbetsflödesdesignern klickar du på Kontrollera arbetsflöde.

    Om det finns ett fel i arbetsflödet ändras färgen på hyperlänken och asterisker visas före och efter den ogiltiga parametern. Dessutom visas en felsymbol bredvid varje ytterligare steg som innehåller ett fel under Arbetsflödessteg. Kontrollera att de angivna parametrarna är giltiga för varje fel.

  17. Klicka på Slutför. Arbetsflödet sparas och kopplas till den lista som du har angett.

    Obs!: Du kan inte ändra vilken lista som ett arbetsflöde är kopplat till när du har sparat arbetsflödet. I stället måste du skapa ett nytt arbetsflöde och koppla det till den lista som du vill använda.

Överst på sidan

Förslag på nästa steg

Nu när du förstår de viktigaste koncepten och vad du måste tänka på när det gäller design kan du designa ett arbetsflöde med särskild tillämpning. Läs mer om ingående exempel på arbetsflöden i avsnittet Se även.

Överst på sidan

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×