Skapa en spårningslösning med InfoPath och Excel

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

Med Microsoft Office InfoPath kan du skapa formulärmallar för datainmatning och datainsamling, och med Microsoft Office Excel 2007 kan du enkelt beräkna, skapa diagram över och analysera data. Med hjälp av båda dessa program och XML kan du enkelt skapa en enkel men effektiv affärslösning utan kod för att spåra tillgångar på ett företag.

översikt över lösning på spåra resurser

I den här artikeln

Introduktion till att skapa en lösning för tillgångsspårning

Steg 1: Anpassa formulärmallen för tillgångsspårning

Steg 2: Mappa schemafilen och anpassa tabellayouten i Excel

Steg 3: Skapa en sammanfattningsrapport med pivottabeller och pivotdiagram

Steg 4: Samla in tillgångsinformation från användare

Steg 5: Importera formulär till Excel

Några sista reflektioner: Överväga att använda en SharePoint-lista eller en Access-databas

Introduktion till att skapa en lösning för tillgångsspårning

Du kan utbyta XML-data mellan InfoPath och Excel. Kommandot Exportera i Infopath är ett enkelt sätt att skicka formulärdata till Excel, men det finns en annan metod som ger mycket större flexibilitet. Genom att uttryckligen mappa XML-schemafilen (.xsd) i InfoPath i Excel och sedan importera InfoPath-formulärfiler (.xml) till Excel kan du anpassa informationens layout och bättre utnyttja funktionerna i Excel så att du kan hantera och analysera dina data mer effektivt.

I den här artikeln använder vi exempelformulärmallen för tillgångsspårning i InfoPath för att illustrera hur du kan få InfoPath, XML och Excel att fungera tillsammans. Anta att din organisation varje år inventerar tillgångar på varje anställds kontor. En Excel-rapport körs sedan för att bestämma hur budgeten för utrustning ska fördelas för nästa år. Följande diagram är en översikt över hur du kan samla in, spåra och rapportera tillgångsinformation på din avdelning.

a

1. Formulärmallen för tillgångsspårning skapas.

2. Schemafilen mappas till en Excel-tabell och tabellens layout anpassas.

3. En tom sammanfattningsrapport för pivottabeller och pivotdiagram skapas.

4. Formuläret för tillgångsspårning används för att samla in data från användare.

5. Alla formulärdata exporteras till Excel-tabellen och pivottabell- och pivotdiagramrapporterna uppdateras.

Den här lösningen omfattar följande användarroller och produkter:

Ikon för fullt stöd = Obligatorisk Ikon för inget stöd = Inte obligatorisk

Programvarukrav

Roller

Office InfoPath 2007

Office Outlook 2007

Office Excel 2007

Solution Designer

Ikon för fullt stöd

Ikon för fullt stöd

Ikon för fullt stöd

Beslutsfattare

Ikon för fullt stöd

Ikon för fullt stöd

Ikon för fullt stöd

Anställda

Ikon för fullt stöd

Ikon för fullt stöd

Ikon för inget stöd

Överst på sidan

Steg 1: Anpassa formulärmallen för tillgångsspårning

Med formulärmallen för tillgångsspårning, som ingår i InfoPath, kan du samla in information om alla tillgångar på en anställds kontor, avdelningen som den anställda hör till, tillgångskategorier samt information om varje tillgång. I den här lösningen skickar en formulärdesigner formulärmallen till beslutsfattarens e-postkonto med hjälp av Office Outlook 2007.

resursspårningsmallen

Uppgift 1: Öppna och anpassa formulärmallen för tillgångsspårning

Eftersom du inte kan publicera en formulärmall till en lista med e-postmottagare om den har en RTF-kontroll som innehåller länkade bilder måste du göra en liten ändring i exempelmallformuläret för tillgångsspårning.

  1. Klicka på Designa en formulärmallArkiv-menyn.

  2. Klicka på Anpassa ett exempel under Öppna en formulärmall i dialogrutan Designa en formulärmall.

  3. Klicka på Exempel - Tillgångsspårning i dialogrutan Komma igång och klicka sedan på Designa ett formulär under Formuläruppgifter.

  4. Högerklicka på kontrollen assetNotes, peka på Egenskaper för RTF-ruta, klicka på fliken Visa och avmarkera kryssrutan Länkade bilder under Tillgänglig formatering.

Uppgift 2: Definiera alternativ för att skicka

Nästa uppgift är att definiera alternativen så att anställda kan skicka en formulärfil med ett unikt namn (.xml) till beslutsfattarens e-postkonto som en bifogad fil.

  1. Klicka på SändningsalternativVerktyg-menyn.

  2. Markera kryssrutan Tillåt användare att skicka formuläret i dialogrutan Sändningsalternativ.

  3. Klicka på Skicka formulärdata till en plats och sedan på E-post i listan.

  4. Klicka på Lägg till.

    Guiden Dataanslutning visas.

  5. I rutan Till skriver du aliaset för beslutsfattaren som ska ta emot alla inskickade formulär.

  6. Ange ett unikt ämne i rutan Ämne:

    • Klicka på Infoga formel Bild av knapp .

    • Skriv följande formel:

concat(my:employee/my:employeeName, my:employee/my:employeeDepartment)

  • Klicka på Bekräfta formel och klicka sedan på OK två gånger.

  • I rutan Introduktion skriver du ett meddelande eller lägger till viktiga instruktioner för lösningen.

  • Klicka på Nästa.

  • Klicka på Skicka formulärdata som en bifogad fil på nästa sida i guiden och markera kryssrutan Bifoga formulärmallen så att användarna kan öppna formuläret.

    På så sätt kan du vara säker på att anställda har åtkomst till formulärmallen (.xsn) om de inte kan komma åt den från dess nätverksplats.

  • Ange ett unikt filnamn för varje formulärfil (.xml) i rutan Namn på bifogad fil:

    1. Klicka på Infoga formel Bild av knapp .

    2. Skriv samma formel som på raden Ämne:

concat(my:employee/my:employeeName, my:employee/my:employeeDepartment)

  1. Klicka på Bekräfta formel och klicka sedan på OK två gånger.

  • Klicka på Nästa.

  • I rutan Ange ett namn på dataanslutningen på nästa sida i guiden skriver du ett beskrivande namn för den här dataöverföringsanslutningen.

  • Kontrollera att informationen är korrekt i avsnittet Sammanfattning och klicka på Slutför.

  • Spara formuläret i en offentlig nätverksmapp som beslutsfattaren och alla anställda har åtkomst till.

Överst på sidan

Steg 2: Mappa schemafilen och anpassa tabellayouten i Excel

När du konfigurerar anslutningen mellan InfoPath och Excel utför du tre uppgifter: du extraherar schemafilen för formulärmallen för tillgångsspårning, du mappar schemafilen i Excel och du anpassar slutligen standardlayouten i Excel-tabellen som ska innehålla alla importerade XML-formulärdatafiler.

Uppgift 1: Extrahera schemafilen från InfoPath

  1. Öppna formulärmallen för tillgångsspårning i InfoPath.

  2. Klicka på Designa ett formulärVerktyg-menyn.

  3. Klicka på Spara som källfilerArkiv-menyn.

  4. I dialogrutan Bläddra efter mapp väljer du en mapp eller skapar en ny mapp där du vill spara schemafilen.

Notera platsen för mappen där alla källfilerna sparas och namnet på schemafilen, i vårt exempel myschema.xsd, som innehåller schemadefinitionen av formulärets XML-data.

Uppgift 2: Mappa InfoPath-schemafilen i Excel

  1. Skapa en ny Excel-fil och spara den på en plats som beslutsfattaren har åtkomst till.

  2. Om fliken Utvecklare inte visas i Excel gör du så här:

    1. Klicka på Microsoft Office-knappen Bild av Office-knappen och sedan på Excel-alternativ.

    2. Markera kryssrutan Visa fliken Utvecklare i menyfliksområdet under De vanligaste alternativen när du arbetar i Excel i kategorin Populära och klicka sedan på OK.

      Obs!: Menyfliksområdet är en del av Microsoft Office Fluent-användargränssnittet.

  3. Klicka på Källa i gruppen XML på fliken Utvecklare.

    Gruppen XML i menyfliksområdet

    Åtgärdsfönstret XML-källa visas.

  4. Klicka på XML-mappningar och sedan på Lägg till i dialogrutan XML-mappningar.

  5. På en dator med Windows Vista   

    1. I adressfältet klickar du på enheten eller mappen som innehåller filen myschema.xsd som du skapade i steg 2 i avsnittet Uppgift 1: Extrahera schemafilen från InfoPath.

      På en dator med Microsoft Windows XP   

    2. I listan Leta i klickar du på enheten eller mappen som innehåller filen myschema.xsd som du skapade i steg 2 i avsnittet Uppgift 1: Extrahera schemafilen från InfoPath.

  6. Klicka på filen och sedan på Öppna.

  7. När dialogrutan Flera rötter visas klickar du på rotnoden assetTracking som definieras i filen myschema.xsd och klickar sedan på OK.

    XML-mappningen visas i åtgärdsfönstret XML-källa.

  8. Dra nodelementet ns1:asset, som är ett återkommande XML-element, till den plats där du vill att Excel-tabellen ska visas i kalkylbladet.

    mappning av infopaths schemafil till excel

Uppgift 3: Anpassa Excel-tabellens layout

Som standard använder Excel XML-elementens namn som kolumnrubriker för tabellen. Du kan dock ändra rubrikerna genom att redigera cellerna för kolumnrubrikerna.

  1. Om du vill ändra standardkolumnrubrikerna markerar du Excel-tabellen och letar upp och tar bort strängprefixet ns1:asset. Du kan till exempel ändra ns1:assetID till ID.

    anpassa rubrikerna i excel-tabeller

  2. Om du vill justera kolumnbredden klickar du på Markera allt och dubbelklickar på kanten till en kolumnrubrik.

Överst på sidan

Steg 3: Skapa en sammanfattningsrapport med pivottabeller och pivotdiagram

Beslutsfattare använder pivottabell- och pivotdiagramrapporter för att analysera, utforska och visualisera sammanfattningsdata. Genom att i förväg skapa pivottabell- och pivotdiagramrapporter som du vill använda i det här scenariot blir det enkelt för beslutsfattaren att köra rapporten med ifyllda data senare.

  1. Markera en cell i Excel-tabellen.

  2. Klicka på Pivottabell i gruppen Tabeller på fliken Infoga och klicka sedan på Pivottabell.

    Bild av menyfliksområdet i Excel

    Dialogrutan Skapa pivottabell öppnas i Excel.

  3. Om du vill lägga till pivottabellrapporten i ett nytt kalkylblad med början i cell A1 klickar du på Nytt kalkylblad och sedan på OK.

    En tom pivottabellrapport läggs till på angiven plats. Listan Fältlista för pivottabell visas så att du kan börja lägga till fält, skapa en layout och anpassa pivottabellrapporten.

  4. Skapa en korstabellrapport av dina data genom att dra fältet ID till området Värden, fältet Department till området Kolumnetiketter, fältet Category till området Radetiketter och fältet AssignedTo till området Rapportfilter.

  5. Klicka på pivottabellrapporten.

  6. Klicka på diagramtypen Stapeldiagram i gruppen Diagram på fliken Infoga.

    Bild av menyfliksområdet i Excel

  7. Välj Grupperad liggande stapel under 2D-liggande.

  8. Justera pivotdiagramrapportens storlek och placering efter önskemål.

tomma rapporter för pivottabeller och pivotdiagram

Överst på sidan

Steg 4: Samla in tillgångsinformation från användare

Nu när formulärmallen är redo att fyllas i av alla anställda måste du publicera formuläret och skicka det till varje anställd. När en anställd skickar in det ifyllda formuläret skickas det till beslutsfattarens e-postkonto som en bifogad XML-datafil (.xml) i ett e-postmeddelande. Beslutsfattaren kan sedan flytta alla meddelanden till en dedikerad InfoPath-mapp i Outlook. I det här scenariot bör du sätta en tidsgräns då alla användare ska ha fyllt i formulären så att beslutsfattaren kan köra rapporten med alla ifyllda formulär när tidsgränsen för datainsamlingen har nåtts.

ange data i resursspårningsformulären

  1. I InfoPath öppnar du formulärmallen (.xsn) som du sparade i Steg 1: Designa exempelformulärmallen för tillgångsspårning

  2. Klicka på Designa ett formulärVerktyg-menyn.

  3. Klicka på PubliceraArkiv-menyn.

  4. Klicka på Till en lista över e-postmottagare i Publiceringsguiden. Klicka sedan på Nästa.

  5. Skriv ett namn för formulärmallen i rutan Formulärmallsnamn på nästa sida i guiden, och klicka sedan på Nästa. Formulärmallsnamnet visas på ärenderaden i det e-postmeddelande som skickas till mottagarna.

  6. På nästa sida i guiden kan du välja att skapa kolumner som ska visas i dina Outlook-mappar så att det blir lättare att ordna e-postmeddelandena.

  7. Klicka på Nästa.

  8. Klicka på Publicera.

  9. När publiceringsguiden har publicerat formulärmallen öppnas ett e-postmeddelande med formuläret.

  10. Fyll i meddelandet, skriv den anställdas namn eller använd en distributionslista och skicka meddelandet.

I Outlook kan beslutsfattaren ordna alla inskickade XML-formulär på något av två sätt:

  • Om meddelanderutan InfoPath-formulärmappar visas första gången meddelandet öppnas klickar du på Skapa formulärmapp.

  • Skapa en regel i Outlook för att flytta alla relaterade InfoPath-formulär till en InfoPath-mapp.

    Mer information finns i Hantera meddelanden med hjälp av regler.

Överst på sidan

Steg 5: Importera formulär till Excel

Eftersom du redan har skapat Excel-arbetsboken – i steg 2 och 3 – är det enkelt för beslutsfattaren att exportera och gå igenom alla formulärdata. Beslutsfattaren behöver bara exportera XML-filerna (XML) från Outlook, importera alla formulärfilerna (.xml) till Excel-arbetsboken och uppdatera informationen.

Uppgift 1: Exportera formulären från Outlook till en Windows-mapp

  1. Välj mappen som innehåller alla formulär som du fått från de anställda i Outlook och markera alla formulärrelaterade e-postmeddelanden genom att trycka på CTRL+A.

  2. Högerklicka på markeringen, peka på InfoPath-åtgärder och klicka sedan på Exportera formulär.

  3. Välj en mapp i dialogrutan Exportera formulär och tryck på OK.

Uppgift 2: Importera formulären till Excel

  1. I Excel-arbetsboken som du skapade i Steg 2: Mappa schemafilen och anpassa tabellayouten i Excel väljer du en av de mappade cellerna i Excel-tabellen.

  2. Klicka på Importera i gruppen XML på fliken Utvecklare.

    Gruppen XML i menyfliksområdet

    Dialogrutan Importera XML öppnas.

  3. På en dator med Windows Vista   

  4. Gör något av följande:

    • Om filerna ligger efter varandra trycker du på SKIFT och klickar sedan på första och sista filen i listan.

    • Om filerna inte ligger efter varandra trycker du på CTRL och klickar på var och en av de filer i listan du vill importera.

  5. Klicka på Importera.

    excel-tabell med importerade data

Som standard skriver Excel över befintliga data i de mappade cellerna, vilket är det önskade slutresultatet för den här affärslösningen. Dock kan en beslutsfattare till exempel importera data flera gånger för att mäta förloppet innan den schemalagda tidsgränsen.

Obs!: I Excel kan du också lägga till data med hjälp av alternativet Lägg till nya data till befintliga XML-tabeller (klicka på Egenskaper för XML-mappning i gruppen XML på fliken Utvecklare), som kan vara lämpligt för andra lösningar.

Mer information finns i hjälpen för Excel, Importera XML-data och tillägg eller skriva över mappade XML-data.

Uppgift 3: Uppdatera pivottabell- och pivotdiagramrapporterna

  • Klicka på en cell i pivottabellrapporten.

  • Gå till gruppen Data på fliken Alternativ, klicka på pilen bredvid Uppdatera alla och klicka på Uppdatera.

    Bild av menyfliksområdet i Outlook

slutlig pivottabell och pivotdiagramsrapport

Nu innehåller Excel-arbetsboken alla data och sammanfattningsrapporter som du behöver för att fördela utrustningsbudgeten för nästa år. Naturligtvis kan du göra vidare analyser i Excel-arbetsboken om det behövs, till exempel genom att sortera, filtrera eller tillämpa villkorlig formatering.

Överst på sidan

Några sista reflektioner: Överväga att använda en SharePoint-lista eller en Access-databas

Som ett alternativ kan du överväga att använda en SharePoint-lista eller en Access-databas i stället för XML för att överföra data mellan InfoPath och Excel.

Använda en SharePoint-lista

Du kan enkelt använda en SharePoint-lista som en skrivskyddad datakälla från InfoPath. Du kan göra någon av två saker:

  • Exportera data till Excel från SharePoint-listan, vilket gör att en dataanslutning skapas i Excel.

  • Uttryckligen skapa en dataanslutning från Excel till SharePoint-listan.

När du har skapat en dataanslutning kan du uppdatera informationen i Excel så att uppdaterade data hämtas.

Du kan använda en SharePoint-lista för att lägga till och uppdatera data, använda ett InfoPath-formulär för att visa ett objekt från listan (till exempel ett långt eller komplext objekt som bäst återges i lodrätt format) och sedan använda Excel för att analysera informationen ytterligare.

kombinerar infopath, en sharepoint-lista och excel

1. Visa ett enskilt objekt för enkel granskning i InfoPath.

2. Lägga till och uppdatera data i en SharePoint-lista.

3. Uppdatera och hämta aktuella data med Excel.

Mer information finns i Lägga till en dataanslutning till en SharePoint-dokumentbiblioteket eller en SharePoint-lista och Importera data från en SharePoint-lista.

Använda en Access-databas

Från InfoPath kan du skapa en anslutning för läsning och skrivning till en Access-databas. Från Excel kan du uttryckligen skapa en dataanslutning till Access-databasen som du kan uppdatera för att hämta aktuella data. Du kan även definiera anslutningen så att den uppdateras automatiskt när arbetsboken öppnas, eller så att den uppdateras regelbundet, t.ex. var femte minut.

Du kan använda en Access-databas som ett mellanled mellan InfoPath och Excel. När du skickar ett InfoPath-formulär till Access uppdateras Access-databasen. När du uppdaterar dataanslutningen i Excel hämtar du uppdaterade data från Access. I praktiken skickar du data indirekt från InfoPath till en Excel-arbetsbok.

kombinerar infopath, access och excel

1. Visa och skicka ett formulär till en Access-databas.

2. Lagra data i en Access-databas.

3. Uppdatera och hämta aktuella data med Excel.

Mer information finns i Designa en formulärmall som är baserad på en Microsoft Access-databas.

Tips: Visste du att du kan skapa ett InfoPath-formulär direkt från Access 2007? Om dina användare har Outlook 2007 och InfoPath 2007 installerade på sina datorer kan du samla in data från olika användare direkt från Access 2007 med hjälp av guiden Samla in data från e-postmeddelanden. Mer information finns i Access 2007-hjälpavsnittet Samla in data via e-post.

Överst på sidan

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×