Skapa en ny databas på en enskild dator

I den här artikeln beskrivs grunderna för hur du startar Access 2010 och hur du skapar en databas som ska användas på enskilda datorer, och inte via webben. I artikeln förklaras hur du skapar en databas för användning på enskilda datorer med hjälp av en mall och hur du bygger en databas från grunden genom att skapa egna tabeller, formulär, rapporter och andra databasobjekt. Här beskrivs också några metoder för att få in information i den nya databasen.

Obs!   Access 2010 ger också stöd för att skapa webbdatabaser som görs tillgängliga via en server med Access Services, som är en del av SharePoint Server. En webbdatabas kan användas med en webbläsare – Access behövs inte om du inte vill ändra utformningen. I den här artikeln beskrivs inte hur du skapar en webbdatabas. Mer information om hur du skapar en webbdatabas finns i artikeln Bygga en databas att dela på webben.

Den här artikeln innehåller följande avsnitt

Översikt

Skapa en databas med hjälp av en mall

Skapa en databas utan att använda en mall

Kopiera data från en annan datakälla till en Access-tabell

Importera, lägga till eller länka till data från en annan källa

Lägga till en programdel

Öppna en befintlig Access-databas

Översikt

När du först startar Access, eller om du stänger en databas utan att stänga Access, visas vyn Microsoft Office Backstage.

Fliken Nytt på vyn Backstage

Vyn Backstage är en startpunkt där du kan skapa en ny databas, öppna en befintlig databas, visa innehåll från Microsoft Office.com – allt som du kan använda Access till när du vill göra något med en databasfil eller utanför en databas, i motsats till inom en databas.

Skapa en databas

När du öppnar Access visas fliken Nytt i vyn Backstage. På fliken Nytt kan du skapa en ny databas på flera olika sätt:

  • En tom databas    Du kan börja från grunden om du vill. Detta är ett bra alternativ om du har mycket specifika krav på utformning eller har befintliga data som du behöver skapa en struktur för eller arbeta in.

  • En mall som installerats med Access    Överväg att använda en mall om du påbörjar ett nytt projekt och vill komma i gång snabbt. I Access finns flera förinstallerade mallar.

  • En mall från Office.com    Utöver mallarna som ingår i Access kan du hitta många fler på Office.com. Du behöver inte ens starta webbläsaren, eftersom mallarna är tillgängliga på fliken Nytt.

Bygga ut en databas

När du väl har kommit i gång med din databas kan du lägga till fält, tabeller eller programdelar.

Programdelar är en ny funktion som gör att du kan använda flera relaterade databasobjekt tillsammans som om de vore ett och samma objekt. En programdel kan till exempel bestå av en tabell och ett formulär som är baserat på tabellen. Du kan lägga till tabellen och formuläret samtidigt genom att använda programdelen.

Du kan också skapa databasfrågor, formulär, rapporter och makron – alla databasobjekt som du är van att arbeta med.

Skapa en databas med hjälp av en mall

I Access finns en mängd mallar som du kan använda som de är eller som en utgångspunkt. En mall är en färdig databas som innehåller alla tabeller, frågor, formulär och rapporter som behövs för en viss uppgift. Det finns t.ex. mallar för att spåra ärenden, hantera kontakter eller hålla ordning på utgifter. Vissa mallar innehåller ett par exempelposter som visar hur de ska användas.

Om du kan använda någon av mallarna är detta oftast det snabbaste sättet att komma igång med en databas. Om du har data i ett annat program som du vill importera till Access, kanske du tycker att det är bättre att skapa en databas utan att använda en mall. Mallarna har en färdig datastruktur och det kan krävas en hel del jobb att anpassa dina befintliga data till mallens struktur.

  1. Om du har en databas öppen klickar du på Stäng databas på fliken Arkiv Bild av knapp. I vyn Backstage visas fliken Nytt.

  2. På fliken Nytt finns flera grupper med mallar, och vissa av dem är inbyggda i Access. Du kan hämta fler mallar från webbplatsen Office.com. I nästa avsnitt finns mer information.

  3. Markera mallen som du vill använda. Mallikonen visas i fönstret till höger, strax ovanför rutan Filnamn.

  4. Ett filnamn för databasen föreslås automatiskt i rutan Filnamn . Du kan ändra filnamnet om du vill. Om du vill spara databasen i en annan mapp än den som visas under filnamnsrutan klickar du på Bild av knapp, bläddrar till mappen som du vill spara filen i och klickar på OK. Du kan också skapa och länka databasen till en SharePoint Foundation-webbplats.

    Obs!   Även om SharePoint används i båda fallen är en skrivbordsdatabas länkad till en SharePoint-webbplats inte samma sak som en webbdatabas med Access Services. Om du vill använda en skrivbordsdatabas måste du ha Access installerat. Om du vill använda en webbdatabas räcker det med en webbläsare.

  5. Klicka på Skapa.

    Databasen skapas baserat på mallen du väljer och sedan öppnas den. I många databaser visas ett formulär där du ska registrera data. Om mallen innehåller exempeldata, kan du ta bort posterna genom att klicka på respektive postväljare (den skuggade rutan eller fältet till vänster om posten) och sedan göra följande.

    Klicka på Ta bort i gruppen Poster på fliken Start.Bild av knapp

  6. Börja registrera data genom att klicka i den första tomma cellen i formuläret och börja skriv. Använd Navigeringsfönstret om du vill söka efter andra formulär eller rapporter som du kanske vill använda.

Mer information om hur du arbetar med mallar finns i artikeln Välja och använda en mall i Access 2010.

Överst på sidan

Skapa en databas utan att använda en mall

Om du inte är intresserad av att använda en mall skapar du en databas genom att bygga egna tabeller, formulär, rapporter och andra databasobjekt. I de flesta fall ska du utföra en eller båda av följande åtgärder:

  • Registrera, klistra in eller importera data till tabellen som skapas när du skapar en ny databas, och upprepa sedan processen med nya tabeller som du skapar med kommandot Tabell på fliken Skapa.

  • Importera data från andra källor och skapa nya tabeller.

Om du vill lära dig mer om att planera och designa en databas följer du länkarna under Se även i den här artikeln.

Skapa en tom databas

  1. Klicka på Nytt på fliken Arkiv och klicka sedan på Tom databas.

  2. Skriv ett filnamn i rutan Filnamn i fönstret till höger under Tom databas. Om du vill ändra standardplats för filen klickar du på Bläddra efter en plats för att lagra databasen Bild av knapp (bredvid rutan Filnamn), bläddrar till den nya platsen och klickar på OK.

  3. Klicka på Skapa.

    Databasen skapas med en tom tabell med namnet Tabell1, och sedan öppnas Tabell1 i databladsvyn. Markören placeras i den första tomma cellen i kolumnen Klicka för att lägga till.

  4. Börja skriva in uppgifterna eller klistra in data från en annan källa, vilket beskrivs i avsnittet Kopiera data från en annan datakälla till en Access-tabell.

Att registrera data i databladsvyn påminner om att arbeta i ett Excel-kalkylblad. Tabellstrukturen skapas samtidigt som du registrerar data. Varje gång du lägger till en ny kolumn i tabellen definieras ett nytt fält. Fältets datatyp anges automatiskt baserat på vilken typ av data du registrerar.

Om du inte vill registrera data i Tabell1 direkt klickar du på Stäng Bild av knapp. Om du har gjort ändringar uppmanas du att spara ändringarna. Klicka på Ja om du vill spara ändringarna, klicka på Nej om du inte vill det eller klicka på Avbryt om du vill låta tabellen vara öppen.

Viktigt!   Om du stänger Tabell1 utan att spara åtminstone en gång, tas hela tabellen bort även om du har registrerat data i den.

Lägga till en tabell

Du kan lägga till nya tabeller i en befintlig databas med hjälp av kommandona i gruppen Tabeller på fliken Skapa.

Bild av menyfliksområdet i Access

Skapa en tabell från databladsvyn    I databladsvyn kan du registrera data direkt, och skapa tabellstrukturen automatiskt i bakgrunden. Fältnamnen tilldelas i nummerordning (Fält1, Fält2 o.s.v.) och fältens datatyp anges automatiskt utifrån vilka data som du registrerar.

  1. Klicka på Tabell i gruppen Tabeller på fliken Skapa. Bild av knapp

    Tabellen skapas och den första tomma cellen i kolumnen Klicka för att lägga till markeras.

  2. Klicka på den typ av fält du vill lägga till i gruppen Lägg till och ta bort på fliken Fält. Om den fälttyp du vill använda inte visas klickar du på Fler fält Bild av knapp.

    En lista med vanliga fälttyper visas. När du klickar på den typ du vill använda läggs det nya fältet till i databladet vid insättningspunkten.

    Om du vill kan du sedan flytta fältet genom att dra det. När du drar ett fält på ett datablad visas en lodrät insättningspunkt på den plats där fältet kommer att placeras.

  3. Du lägger till data genom att börja skriva i den första tomma cellen eller klistra in data från en annan källa, vilket beskrivs i avsnittet Kopiera data från en annan datakälla till en Access-tabell.

  4. Om du vill byta namn på en kolumn (ett fält) dubbelklickar du på kolumnrubriken och skriver sedan ett nytt namn.

    Du bör ge varje fält ett beskrivande namn så att det blir enklare att avgöra vad fältet innehåller när det visas i fönstret Fältlista.

  5. Om du vill flytta en kolumn klickar du på rubriken så att kolumnen markeras och drar sedan kolumnen till önskad plats.

    Du kan också markera flera sammanhängande kolumner och dra dem samtidigt till en ny plats. Du markerar flera sammanhängande kolumner genom att klicka på kolumnrubriken till den första kolumnen och sedan, utan att släppa upp SKIFT, klicka på kolumnrubriken till den sista kolumnen.

Skapa en tabell från designvyn    Skapa först den nya tabellens struktur i designvyn. Därefter växlar du till databladsvyn där du skriver information eller registrerar data med någon annan metod, t.ex. genom att klistra in eller importera.

  1. Klicka på Tabelldesign i gruppen Tabeller på fliken Skapa. Bild av knapp

  2. För vart och ett av fälten i tabellen skriver du ett namn i kolumnen Fältnamn och väljer sedan en datatyp i listan Datatyp.

  3. Om du vill kan du skriva en beskrivning av respektive fält i kolumnen Beskrivning. Beskrivningen visas sedan i statusfältet när markören placeras i fältet i databladsvyn. Beskrivningen används också som text i statusfältet för alla kontroller i ett formulär eller en rapport som du skapar genom att dra fältet från fönstret Fältlista, och för alla kontroller som skapas för fältet när du använder Formulär- eller Rapportguiden.

  4. När du har lagt till alla fälten sparar du tabellen:

    • Klicka på Spara på fliken Arkiv.

  5. Du kan när som helst börja skriva data i en tabell genom att växla till databladsvyn och klicka i den första tomma cellen. Du kan också klistra in data från en annan källa, vilket beskrivs i avsnittet Kopiera data från en annan datakälla till en Access-tabell.

Ange fältegenskaper i designvyn    Oavsett hur du har skapat tabellen kan det vara bra att undersöka och ange fältegenskaper. Vissa egenskaper är tillgängliga i databladsvyn, men andra kan bara ställas in i designvyn. Du växlar till designvyn genom att högerklicka på tabellen i navigeringsfönstret och sedan klicka på Designvy. Du visar ett fälts egenskaper genom att klicka på fältet i rutnätet. Egenskaperna visas under rutnätet, under Fältegenskaper.

Om du vill visa en beskrivning av en fältegenskap klickar du på den och läser beskrivningen i rutan bredvid egenskaplistan under Fältegenskaper. Om du vill ha mer information klickar du på knappen Hjälp.

I tabellen nedan beskrivs några av fältegenskaperna som ofta anpassas.

Egenskap

Beskrivning

Fältstorlek

För textfält anger den här egenskapen det högsta antalet tecken som kan lagras i fältet. Det högsta värdet är 255. För numeriska fält anger den här egenskapen vilken typ av tal som ska lagras (långt heltal, typen Double o.s.v.). Du bör inte fördela onödigt mycket utrymme till informationen. Du kan justera värdet uppåt senare, om behovet ändras.

Format

Den här egenskapen anger hur data visas. Den påverkar inte de faktiska data som lagras i fältet. Du kan välja ett fördefinierat format eller ange ett eget.

Indatamask

Använd den här egenskapen om du vill ange ett mönster för alla data som ska registreras i fältet. Det säkerställer att alla data registreras på rätt sätt och att informationen innehåller det antal tecken som krävs. Om du vill ha hjälp med att skapa en indatamask klickar du på Knappen Verktyg till höger om egenskapsrutan.

Standardvärde

Använd den här egenskapen om du vill ange vilket standardvärde som ska visas i fältet varje gång som en ny post läggs till. Om det t.ex. finns ett datum/tid-fält där du alltid vill registrera det datum som posten läggs till, kan du ange "Datum()" (utan citattecken) som standardvärde.

Obligatoriskt

Den här egenskapen anger om ett värde krävs i fältet. Om du anger egenskapen till Ja går det inte att lägga till någon ny post förrän ett värde har registrerats i fältet.

Överst på sidan

Kopiera data från en annan datakälla till en Access-tabell

Om informationen lagras i ett annat program, t.ex. Excel, kan du kopiera och klistra in den i en Access-tabell. Detta fungerar bäst om informationen redan avgränsas i kolumner, som i ett Excel-kalkylblad. Om informationen finns i ett ordbehandlingsprogram, bör du avgränsa datakolumnerna med tabbtecken eller konvertera data till en tabell i ordbehandlingsprogrammet innan du kopierar dem. Om informationen måste redigeras eller ändras på annat sätt (till exempel namn som ska delas upp i förnamn och efternamn), bör du göra detta innan du kopierar informationen, särskilt om du är ovan vid Access.

När du klistrar in data i en tom tabell, anges datatypen automatiskt för varje fält utifrån vilken typ av data som finns där. Om t.ex. ett inklistrat fält inte innehåller något annat än datumvärden, används datatypen Datum/tid på det fältet. Om det inklistrade fältet bara innehåller orden "ja" och "nej", används datatypen Ja/nej på fältet.

Fälten namnges automatiskt utifrån vad som finns i den första raden med inklistrade data. Om den första raden med inklistrade data har ungefär samma typ nästa rad, antas att den raden innehåller data och allmänna fältnamn (F1, F2 och så vidare) används. Om den första raden med inklistrade data raden inte påminner om det som finns i de övriga raderna, antas att den första raden innehåller fältnamnet. Fälten namnges enligt detta och den första raden används inte som datarad.

Om allmänna fältnamn tilldelas ska du ändra namn på fälten så snart som möjligt för att undvika förvirring. Gör så här:

  1. Spara tabellen genom att trycka på CTRL+S.

  2. Dubbelklicka i databladsvyn på respektive kolumnrubrik och skriv sedan ett beskrivande fältnamn för varje kolumn.

  3. Spara tabellen igen.

Obs!   Du kan också byta namn på fälten genom att växla till designvyn och sedan redigera fältnamnen där. Om du vill växla till designvyn högerklickar du på tabellen i navigeringsfönstret och klickar sedan på Design. Om du vill växla tillbaka till databladsvyn dubbelklickar du på tabellen i navigeringsfönstret.

Överst på sidan

Importera, lägga till eller länka till data från en annan källa

Du kanske har data som lagras i ett annat program, och behöver importera dessa data till en ny tabell eller lägga till dem i en befintlig tabell i Access. Eller så kanske du arbetar tillsammans med andra som lagrar sina data i ett annat program, och du vill kunna arbeta med deras data i Access genom att länka till dem. Oavsett vilket så är det enkelt att arbeta med data i Access från andra källor. Du kan importera data från ett Excel-kalkylblad, från en tabell i en annan Access-databas, från en SharePoint Foundation-lista och från en mängd andra källor. Hur du går tillväga skiljer sig mellan de olika källorna, men med följande anvisningar kommer du snabbt igång:

  1. Klicka i Access på kommandot för den typ av fil som du importerar i gruppen Importera och länka på fliken Externa data.

    Gruppen Importera och länka på fliken Externa data

    Om du t.ex. importerar data från ett Excel-kalkylblad ska du klicka på Excel. Om önskad programtyp inte visas klickar du på Mer.

    Obs!   Om du inte hittar rätt formattyp i gruppen Importera kanske du behöver starta programmet där du från början skapade informationen, och sedan använda det programmet för att spara informationen i ett kompatibelt filformat (till exempel en avgränsad textfil) innan du importerar data till Access.

  2. Klicka på Bläddra i dialogrutan Hämta externa data om du vill söka efter källdatafilen, eller skriv den fullständiga sökvägen till källdatafilen i rutan Filnamn.

  3. Klicka på önskat alternativ under Ange hur och var data i den aktuella databasen ska lagras (du kan importera från alla program och kan lägga till eller länka från vissa). Du kan skapa en ny tabell som använder importerade data, lägga till data i en befintlig tabell (med vissa program) eller skapa en länkad tabell som upprätthåller en länk till källprogrammet.

  4. Om en guide startar följer du anvisningarna på de nästföljande sidorna i guiden. Klicka på Slutför på den sista sidan i guiden.

    Om du importerar objekt eller länktabeller från en Access-databas visas dialogrutan Importera objekt eller Länka tabeller. Välj vilka element som ska importeras eller länkas och klicka på OK.

    Exakt hur du ska göra beror på om du väljer att importera, lägga till eller länka data.

  5. Du får en fråga om du vill spara uppgifterna om importåtgärden som du har utfört. Om du tror att du kommer att utföra samma importåtgärd igen, klickar du på Spara importsteg och anger sedan uppgifterna. När du vid ett senare tillfälle ska importera samma typ av information kan du klicka på Sparade importer Bild av knapp i gruppen Importera på fliken Externa data. Om du inte vill spara uppgifterna om åtgärden klickar du på Stäng.

Om du väljer att importera en tabell, importeras informationen till en ny tabell och därefter visas tabellen i gruppen Tabeller i navigeringsfönstret. Om du väljer att lägga till data i en befintlig tabell läggs data till i den tabellen. Om du väjer att länka till data, skapas en länkad tabell under gruppen Tabeller i navigeringsfönstret.

Mer information om hur du importerar olika typer av data till Access finns vid länkarna under Se även.

Överst på sidan

Lägga till en programdel

Du kan lägga till funktionalitet i befintliga databaser med hjälp av programdelar. En programdel kan vara något så enkelt som en tabell, eller något som består av flera relaterade objekt, till exempel en tabell och ett formulär som är bundet till tabellen.

Till exempel bestå programdelen Kommentarer av en tabell med räknarfältet ID, ett datumfält och ett PM-fält. Du kan lägga till programdelen i vilken databas som helst och använda tabellen som den är, eller anpassa den med minimala ändringar.

  1. Öppna databasen du vill lägga till en programdel i.

  2. Klicka på fliken Skapa.

  3. Klicka på Programdelar i gruppen Mallar. En lista med tillgängliga delar visas.

  4. Klicka på den programdel du vill använda.

Öppna en befintlig Access-databas

  1. Klicka på Öppna på fliken Arkiv.

  2. Bläddra efter databasen som du vill öppna i dialogrutan Öppna.

  3. Gör något av följande:

    • Dubbelklicka på databasen om du vill öppna den i standardläget som anges i dialogrutan Access-alternativ eller i det läge som anges av en administrativ princip.

    • Klicka på Öppna om du vill öppna databasen för delad åtkomst i en fleranvändarmiljö så att du och andra användare kan läsa och skriva till databasen.

    • Klicka på pilen bredvid Öppna och sedan på Öppna med skrivskydd om du vill öppna databasen med skrivskydd så att du kan visa men inte redigera den. Andra användare kan fortfarande läsa och spara i databasen.

    • Klicka på pilen bredvid knappen Öppna och sedan på Öppna exklusivt om du vill öppna databasen med exklusiv åtkomst. Om du har öppnat en databas med exklusiv åtkomst får alla andra som försöker att öppna databasen ett meddelande om att filen redan används.

    • Klicka på pilen bredvid knappen Öppna och sedan på Öppna exklusivt med skrivskydd om du vill öppna databasen med skrivskydd.

Obs!   Du kan öppna datafiler i externa filformat av typen dBASE, Microsoft Exchange och Excel direkt, liksom alla ODBC-datakälla, exempelvis Microsoft SQL Server. En ny Access-databas skapas automatiskt i samma mapp som datafilen, och länkar till varje tabell i den externa databasen läggs till.

Tips!

  • Om du vill öppna någon av de senast öppnade databaserna klickar du på Senaste på fliken Arkiv och klickar sedan på databasens filnamn. Databasen öppnas med samma inställningar som användes då du senast öppnade den. Om listan över senast använda filer inte visas i funktionsområdet klickar du på Alternativ på fliken Arkiv. Klicka på Klientinställningar i dialogrutan Access-alternativ. Ange under Visa det antal dokument som ska visas i listan Senast använda dokument, dock högst nio.

    Du kan också visa tidigare databaser i navigeringsfältet i vyn Backstage med två musklick: 1) fliken Arkiv, 2) den databas du vill öppna. Markera kryssrutan Visa följande antal senast använda databaser: längst ned på fliken Tidigare och ange hur många databaser som ska visas.

  • Om du öppnar en databas genom att klicka på kommandot Öppna på fliken Arkiv, kan du visa en lista med genvägar till databaser som du har använt tidigare genom att klicka på Senast använda dokument i dialogrutan Öppna.

Överst på sidan

Gäller för: Access 2010



Hade du nytta av den här informationen?

Ja Nej

Hur kan vi förbättra den?

255 återstående tecken

För att skydda din integritet bör du inte ange någon kontaktinformation i feedbacken. Granska våra sekretesspolicy.

Tack för din feedback!

Supportresurser

Ändra språk