Skapa en ny databas

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

Den här artikeln beskriver den grundläggande processen för att starta Access och skapa en databas som ska användas på stationära datorer inte över Internet. Den lär du dig hur du skapar en stationär databas med hjälp av en mall och hur du skapar en databas från grunden genom att skapa dina egna tabeller, formulär, rapporter och andra databasobjekt. Dessutom beskrivs några metoder som du kan använda för att lägga in befintliga data i den nya databasen.

I den här artikeln

Översikt

Skapa en databas med hjälp av en mall

Skapa en databas utan att använda en mall

Kopiera data från en annan källa till en Access-tabell

Importera, lägga till eller länka till data från en annan källa

Lägga till en Programdel

Öppna en befintlig Accessdatabas

Översikt

När du först startar Access, eller om du stänger en databas utan att stänga Access, visas vyn Microsoft Office Backstage.

Backstage-vyn är en utgångspunkt som du kan skapa en ny databas, öppna en befintlig databas, visa föreslagna innehåll från Office.com – allt du kan använda Access för att göra med en databasfil eller utanför av en databas i stället för i en databas.

Skapa en databas

När du öppnar Access visas fliken Nytt i vyn Backstage. På fliken Nytt kan du skapa en ny databas på flera olika sätt:

  • En tom databas    Du kan börja från grunden om du vill. Detta är ett bra alternativ om du har mycket specifika krav på utformning eller har befintliga data som du behöver skapa en struktur för eller arbeta in.

  • En mall som installerats med Access    Överväg att använda en mall om du påbörjar ett nytt projekt och vill komma i gång snabbt. I Access finns flera förinstallerade mallar.

  • En mall från Office.com    Du kan hitta många fler mallar på Office.com utöver de mallar som medföljer Access. Du behöver även öppna en webbläsare, mallarna som finns tillgängliga på fliken Nytt.

Bygga ut en databas

När du väl har kommit i gång med din databas kan du lägga till fält, tabeller eller programdelar.

Programdelar är en funktion som gör att du kan använda flera relaterade databasobjekt tillsammans som om de var en. Till exempel kan en Programdel bestå av en tabell och ett formulär som baseras på tabellen. Du kan lägga till tabellen och formuläret samtidigt med hjälp av Programdel.

Du kan också skapa databasfrågor, formulär, rapporter och makron – alla databasobjekt som du är van att arbeta med.

Skapa en databas med hjälp av en mall

I Access finns en mängd mallar som du kan använda som-är eller som en start pekar. En mall är en är färdiga att använda databasen som innehåller alla tabeller, frågor, formulär, makron och rapporter som behövs för att utföra en viss uppgift. Det finns till exempel mallar som du kan använda för att spåra problem, hantera kontakter eller registrera utgifter. Vissa mallar innehåller ett fåtal Exempelposter för att visa deras användning.

Om du kan använda någon av mallarna är detta oftast det snabbaste sättet att komma igång med en databas. Om du har data i ett annat program som du vill importera till Access, kanske du tycker att det är bättre att skapa en databas utan att använda en mall. Mallarna har en färdig datastruktur och det kan krävas en hel del jobb att anpassa dina befintliga data till mallens struktur.

  1. Om du har en databas öppen på fliken Arkiv klickar du på Stäng. Backstage-vyn visar fliken Nytt.

  2. Flera uppsättningar med mallar är tillgängliga i fliken Nytt som är inbyggda i Access. Du kan hämta fler mallar från Office.com. Finns i nästa avsnitt i den här artikeln för information.

  3. Välj den mall som du vill använda.

  4. Access föreslår ett namn för databasen i rutan Filnamn – du kan ändra filnamnet, om du vill använda. Om du vill spara databasen på en annan mapp än den som visas under filnamnsrutan, klicka på Bild av knapp , bläddra till mappen som du vill spara filen och klicka sedan på OK. Du kan också skapa och länka databasen till en SharePoint-webbplats.

    Obs!: Även om SharePoint används i båda fallen är en skrivbordsdatabas länkad till en SharePoint-webbplats inte samma sak som en webbdatabas med Access Services. Om du vill använda en skrivbordsdatabas måste du ha Access installerat. Om du vill använda en webbdatabas räcker det med en webbläsare.

  5. Klicka på Skapa.

    Databasen skapas baserat på mallen du väljer och sedan öppnas den. I många databaser visas ett formulär där du ska registrera data. Om mallen innehåller exempeldata, kan du ta bort posterna genom att klicka på respektive postväljare (den skuggade rutan eller fältet till vänster om posten) och sedan göra följande.

    Klicka på Ta bort på fliken Start i gruppen poster. Bild av knapp

  6. Om du vill börja ange data, klicka i den första tomma cellen i formuläret och börja skriva. Använd Navigeringsfönstret för att bläddra till andra formulär och rapporter som du vill använda. Vissa mallar innehåller ett Navigeringsformulär där du kan flytta mellan olika databasobjekt.

Mer information om hur du arbetar med mallar finns i artikeln använda en mall för att skapa en Access-databas.

Överst på sidan

Skapa en databas utan att använda en mall

Om du inte är intresserad av att använda en mall skapar du en databas genom att bygga egna tabeller, formulär, rapporter och andra databasobjekt. I de flesta fall ska du utföra en eller båda av följande åtgärder:

  • Registrera, klistra in eller importera data till tabellen som skapas när du skapar en ny databas, och upprepa sedan processen med nya tabeller som du skapar med kommandot Tabell på fliken Skapa.

  • Importera data från andra källor och skapa nya tabeller.

Skapa en tom databas

  1. Klicka på Nytt på fliken Arkiv och klicka sedan på Tom databas.

  2. Skriv ett filnamn i rutan Filnamn. Om du vill ändra platsen för fil från standard, klicka på Bläddra efter en plats där du vill placera databsen Bild av knapp (bredvid rutan Filnamn ) och bläddra till den nya platsen.

  3. Klicka på Skapa.

    Databasen skapas med en tom tabell med namnet Tabell1, och sedan öppnas Tabell1 i databladsvyn. Markören placeras i den första tomma cellen i kolumnen Klicka för att lägga till.

  4. Börja skriva om du vill lägga till data eller klistra in data från en annan källa, enligt beskrivningen i avsnittet Kopiera data från en annan källa i en Access-tabell.

Att registrera data i databladsvyn påminner om att arbeta i ett Excel-kalkylblad. Tabellstrukturen skapas samtidigt som du registrerar data. Varje gång du lägger till en ny kolumn i tabellen definieras ett nytt fält. Fältets datatyp anges automatiskt baserat på vilken typ av data du registrerar.

Om du inte vill lägga till data i tabell1 just nu klickar du på Stäng Bild av knapp . Om du ändrat tabellen uppmanas du att spara ändringarna. Klicka på Ja om du vill spara ändringarna, klickar du på Nej om du vill ignorera dem eller klicka på Avbryt om du vill lämna tabellen öppen.

Tips: Access efter en fil med namnet Blank.accdb i mappen finns på [installera enhet]: \Program\Microsoft Office\Templates\1033\Access\. Om det finns är Blank.accdb mallen för alla nya tomma databaser, förutom webbdatabaser. Innehåll i den ärvs av alla nya tomma databaser. Det här är ett bra sätt att distribuera standardinnehåll, till exempel artikelnummer eller företag ansvarsfriskrivning och principer. Kom ihåg att Blank.accdb har ingen effekt på skapandet av tom nya databaser.

Viktigt!: Om du stänger Tabell1 utan att spara åtminstone en gång, tas hela tabellen bort även om du har registrerat data i den.

Lägga till en tabell

Du kan lägga till nya tabeller i en befintlig databas med hjälp av kommandona i gruppen Tabeller på fliken Skapa.

Bild av menyfliksområdet i Access

Skapa en tabell från databladsvyn    I databladsvyn kan du registrera data direkt, och skapa tabellstrukturen automatiskt i bakgrunden. Fältnamnen tilldelas i nummerordning (Fält1, Fält2 o.s.v.) och fältens datatyp anges automatiskt utifrån vilka data som du registrerar.

  1. Klicka på tabell på fliken Skapa i gruppen tabeller. Bild av knapp

    Tabellen skapas och den första tomma cellen i kolumnen Klicka för att lägga till markeras.

  2. Klicka på typ av fält som du vill lägga till på fliken fält i gruppen Lägg till och ta bort. Om den typ som du vill använda inte visas klickar du på Fler fält Bild av knapp .

  3. En lista med vanliga fälttyper visas. När du klickar på den typ du vill använda läggs det nya fältet till i databladet vid insättningspunkten.

    Om du vill kan du sedan flytta fältet genom att dra det. När du drar ett fält på ett datablad visas en lodrät insättningspunkt på den plats där fältet kommer att placeras.

  4. Om du vill lägga till data, börja skriva i den första tomma cellen eller klistra in data från en annan källa, enligt beskrivningen i avsnittet kopieringsdata från en annan källa i en Access-tabell.

  5. Om du vill byta namn på en kolumn (ett fält) dubbelklickar du på kolumnrubriken och skriver sedan ett nytt namn.

    Du bör ge varje fält ett beskrivande namn så att det blir enklare att avgöra vad fältet innehåller när det visas i fönstret Fältlista.

  6. Om du vill flytta en kolumn, klicka på dess rubrik för att markera kolumnen och dra kolumnen till den plats där du vill. Du kan också markera flera angränsande kolumner och sedan dra dem till en ny plats på en gång. Klicka på kolumnrubriken för den första kolumnen om du vill markera flera angränsande kolumner, och klicka på kolumnrubriken för den sista kolumnen medan du håller ned SKIFT.

Skapa en tabell från designvyn    Skapa först den nya tabellens struktur i designvyn. Därefter växlar du till databladsvyn där du skriver information eller registrerar data med någon annan metod, t.ex. genom att klistra in eller importera.

  1. Klicka på Tabelldesign på fliken Skapa i gruppen tabeller. Bild av knapp

  2. För vart och ett av fälten i tabellen skriver du ett namn i kolumnen Fältnamn och väljer sedan en datatyp i listan Datatyp.

  3. Om du vill kan du skriva en beskrivning av respektive fält i kolumnen Beskrivning. Beskrivningen visas sedan i statusfältet när markören placeras i fältet i databladsvyn. Beskrivningen används också som text i statusfältet för alla kontroller i ett formulär eller en rapport som du skapar genom att dra fältet från fönstret Fältlista, och för alla kontroller som skapas för fältet när du använder Formulär- eller Rapportguiden.

  4. När du har lagt till alla fälten sparar du tabellen:

    • Klicka på Spara på fliken Arkiv.

  5. Du kan börja skriva data i tabellen när som helst genom att växla till databladsvyn och klicka på i den första tomma cellen. Du kan också klistra in data från en annan källa som beskrivs i avsnittet Kopiera data från en annan källa i en Access-tabell.

Ange fältegenskaper i designvyn    Oavsett hur du har skapat tabellen kan det vara bra att undersöka och ange fältegenskaper. Vissa egenskaper är tillgängliga i databladsvyn, men andra kan bara ställas in i designvyn. Du växlar till designvyn genom att högerklicka på tabellen i navigeringsfönstret och sedan klicka på Designvy. Du visar ett fälts egenskaper genom att klicka på fältet i rutnätet. Egenskaperna visas under rutnätet, under Fältegenskaper.

Om du vill visa en beskrivning av en fältegenskap klickar du på den och läser beskrivningen i rutan bredvid egenskaplistan under Fältegenskaper. Om du vill ha mer information klickar du på knappen Hjälp.

I tabellen nedan beskrivs några av fältegenskaperna som ofta anpassas.

Egenskap

Beskrivning

Fältstorlek

För textfält anger den här egenskapen det högsta antalet tecken som kan lagras i fältet. Det högsta värdet är 255. För numeriska fält anger den här egenskapen vilken typ av tal som ska lagras (långt heltal, typen Double o.s.v.). Du bör inte fördela onödigt mycket utrymme till informationen. Du kan justera värdet uppåt senare, om behovet ändras.

Format

Den här egenskapen anger hur data visas. Den påverkar inte de faktiska data som lagras i fältet. Du kan välja ett fördefinierat format eller ange ett eget.

Indatamask

Använd den här egenskapen för att ange ett mönster för alla data som ska skrivas in i det här fältet. Detta säkerställer att alla data har angetts korrekt och att den innehåller önskat antal tecken. Klicka på Knappen Verktyg längst till höger i egenskapsrutan för hjälp om hur du skapar en indatamask.

Standardvärde

Använd den här egenskapen om du vill ange vilket standardvärde som ska visas i fältet varje gång som en ny post läggs till. Om det t.ex. finns ett datum/tid-fält där du alltid vill registrera det datum som posten läggs till, kan du ange "Datum()" (utan citattecken) som standardvärde.

Obligatoriskt

Den här egenskapen anger om ett värde krävs i fältet. Om du anger egenskapen till Ja går det inte att lägga till någon ny post förrän ett värde har registrerats i fältet.

Överst på sidan

Kopiera data från en annan datakälla till en Access-tabell

Om informationen lagras i ett annat program, t.ex. Excel, kan du kopiera och klistra in den i en Access-tabell. Detta fungerar bäst om informationen redan avgränsas i kolumner, som i ett Excel-kalkylblad. Om informationen finns i ett ordbehandlingsprogram, bör du avgränsa datakolumnerna med tabbtecken eller konvertera data till en tabell i ordbehandlingsprogrammet innan du kopierar dem. Om informationen måste redigeras eller ändras på annat sätt (till exempel namn som ska delas upp i förnamn och efternamn), bör du göra detta innan du kopierar informationen, särskilt om du är ovan vid Access.

När du klistrar in data i en tom tabell, anges datatypen automatiskt för varje fält utifrån vilken typ av data som finns där. Om t.ex. ett inklistrat fält inte innehåller något annat än datumvärden, används datatypen Datum/tid på det fältet. Om det inklistrade fältet bara innehåller orden "ja" och "nej", används datatypen Ja/nej på fältet.

Fälten namnges automatiskt utifrån vad som finns i den första raden med inklistrade data. Om den första raden med inklistrade data har ungefär samma typ nästa rad, antas att den raden innehåller data och allmänna fältnamn (F1, F2 och så vidare) används. Om den första raden med inklistrade data raden inte påminner om det som finns i de övriga raderna, antas att den första raden innehåller fältnamnet. Fälten namnges enligt detta och den första raden används inte som datarad.

Om allmänna fältnamn tilldelas ska du ändra namn på fälten så snart som möjligt för att undvika förvirring. Gör så här:

  1. Spara tabellen genom att trycka på CTRL+S.

  2. Dubbelklicka i databladsvyn på respektive kolumnrubrik och skriv sedan ett beskrivande fältnamn för varje kolumn.

  3. Spara tabellen igen.

Obs!: Du kan också byta namn på fälten genom att växla till designvyn och sedan redigera fältnamnen där. Om du vill växla till designvyn högerklickar du på tabellen i navigeringsfönstret och klickar sedan på Design. Om du vill växla tillbaka till databladsvyn dubbelklickar du på tabellen i navigeringsfönstret.

Överst på sidan

Importera, lägga till eller länka till data från en annan källa

Du kanske har data som lagras i ett annat program och du vill importera data i en ny tabell eller lägga till i en befintlig tabell i Access. Du kan arbeta med personer som behålla data i andra program och du vill arbeta med informationen i Access genom att länka till den. Oavsett vilket Access är det enkelt att arbeta med data från andra källor. Du kan importera data från ett Excel-kalkylblad, en tabell i en annan Access-databas, en SharePoint-lista eller ett antal andra källor. Av hur du skiljer sig något, beroende på datakällan, men följande procedur kommer du igång.

  1. Klicka i Access på kommandot för den typ av fil som du importerar i gruppen Importera och länka på fliken Externa data.

    Gruppen Importera och länka på fliken Externa data

    Om du t.ex. importerar data från ett Excel-kalkylblad ska du klicka på Excel. Om önskad programtyp inte visas klickar du på Mer.

    Obs!: Om du inte hittar rätt formattyp i gruppen Importera och länka kan du behöva starta det program som du ursprungligen skapade data och sedan använda det för att spara data i en gemensam fil formatera (till exempel en avgränsad textfil ) innan du kan importera data till Access.

  2. Klicka på Bläddra i dialogrutan Hämta externa data om du vill söka efter källdatafilen, eller skriv den fullständiga sökvägen till källdatafilen i rutan Filnamn.

  3. Klicka på önskat alternativ under Ange hur och var data i den aktuella databasen ska lagras (du kan importera från alla program och kan lägga till eller länka från vissa). Du kan skapa en ny tabell som använder importerade data, lägga till data i en befintlig tabell (med vissa program) eller skapa en länkad tabell som upprätthåller en länk till källprogrammet.

  4. Om en guide startar följer du anvisningarna på de nästföljande sidorna i guiden. Klicka på Slutför på den sista sidan i guiden.

    Om du importerar objekt eller länktabeller från en Access-databas visas dialogrutan Importera objekt eller Länka tabeller. Välj vilka element som ska importeras eller länkas och klicka på OK.

    Exakt hur du ska göra beror på om du väljer att importera, lägga till eller länka data.

  5. Tillfrågas du om du vill spara information om importåtgärden som du just har slutförts. Om du tror att du ska utföra den här samma importåtgärden igen, klicka på Spara importsteg och ange information. Du kan enkelt upprepar åtgärden senare genom att klicka på Sparade importer Bild av knapp i gruppen Importera och länka på fliken Externa Data. Klicka på Stäng om du inte vill spara information om åtgärden.

Om du väljer att importera en tabell, importeras informationen till en ny tabell och därefter visas tabellen i gruppen Tabeller i navigeringsfönstret. Om du väljer att lägga till data i en befintlig tabell läggs data till i den tabellen. Om du väjer att länka till data, skapas en länkad tabell under gruppen Tabeller i navigeringsfönstret.

Överst på sidan

Lägga till en programdel

Du kan lägga till funktionalitet i befintliga databaser med hjälp av programdelar. En programdel kan vara något så enkelt som en tabell, eller något som består av flera relaterade objekt, till exempel en tabell och ett formulär som är bundet till tabellen.

Till exempel bestå programdelen Kommentarer av en tabell med räknarfältet ID, ett datumfält och ett PM-fält. Du kan lägga till programdelen i vilken databas som helst och använda tabellen som den är, eller anpassa den med minimala ändringar.

  1. Öppna databasen du vill lägga till en programdel i.

  2. Klicka på fliken Skapa.

  3. Klicka på Programdelar i gruppen Mallar. En lista med tillgängliga delar visas.

  4. Klicka på den programdel du vill använda.

Överst på sidan

Öppna en befintlig Access-databas

  1. Klicka på Öppna på fliken Arkiv.

  2. Bläddra efter databasen som du vill öppna i dialogrutan Öppna.

  3. Gör något av följande:

    • Dubbelklicka på databasen om du vill öppna den i standardläget som anges i dialogrutan Access-alternativ eller i det läge som anges av en administrativ princip.

    • Klicka på Öppna om du vill öppna databasen för delad åtkomst i en fleranvändarmiljö så att du och andra användare kan läsa och skriva till databasen.

    • Klicka på pilen bredvid Öppna och sedan på Öppna med skrivskydd om du vill öppna databasen med skrivskydd så att du kan visa men inte redigera den. Andra användare kan fortfarande läsa och spara i databasen.

    • Klicka på pilen bredvid knappen Öppna och sedan på Öppna exklusivt om du vill öppna databasen med exklusiv åtkomst. Om du har öppnat en databas med exklusiv åtkomst får alla andra som försöker att öppna databasen ett meddelande om att filen redan används.

    • Klicka på pilen bredvid knappen Öppna och sedan på Öppna exklusivt med skrivskydd om du vill öppna databasen med skrivskydd.

Obs!: Du kan öppna en datafil direkt i ett externt filformat som dBASE, Microsoft Exchange eller Excel. Du kan också direkt öppna alla ODBC-datakälla, till exempel Microsoft SQL Server. Access skapar en ny Accessdatabas i samma mapp som datafilen, och automatiskt lägger till länkar till varje tabell i den externa databasen.

Tips!

  • Om du vill öppna någon av de senast öppnade databaserna klickar du på Senaste på fliken Arkiv och klickar sedan på databasens filnamn. Databasen öppnas med samma inställningar som användes då du senast öppnade den. Om listan över senast använda filer inte visas i funktionsområdet klickar du på Alternativ på fliken Arkiv. Klicka på Klientinställningar i dialogrutan Access-alternativ. Ange under Visa det antal dokument som ska visas i listan Senast använda dokument, dock högst nio.

    Du kan också visa tidigare databaser i navigeringsfältet i vyn Backstage med två musklick: 1) fliken Arkiv, 2) den databas du vill öppna. Markera kryssrutan Visa följande antal senast använda databaser: längst ned på fliken Tidigare och ange hur många databaser som ska visas.

  • Om du öppnar en databas genom att klicka på kommandot Öppna på fliken Arkiv, kan du visa en lista med genvägar till databaser som du har använt tidigare genom att klicka på Senast använda dokument i dialogrutan Öppna.

Överst på sidan

Vad vill du göra?

Bekanta dig med fönstret komma igång med Microsoft Office Access

Skapa en databas med hjälp av en mall

Skapa en databas utan att använda en mall

Kopiera data från en annan källa till en Access-tabell

Importera, lägga till eller länka till data från en annan källa

Öppna en befintlig Accessdatabas

Skapa en anpassad tom mall

Lär känna skärmen Komma igång med Microsoft Office Access

När du först startar Access, eller om du stänger en databas utan att stänga Access, visas skärmen Komma igång med Microsoft Office Access.

Skärmen Komma igång med Microsoft Office Access

Det är här du börjar när du ska skapa en ny databas, öppna en befintlig databas eller hämta innehåll från Microsoft Office Online.

Skapa en databas med hjälp av en mall

I Access finns en mängd mallar som gör att det går snabbare att skapa en databas. En mall är en färdig databas som innehåller alla tabeller, frågor, formulär och rapporter som behövs för en viss uppgift. Det finns t.ex. mallar för att spåra ärenden, hantera kontakter eller hålla ordning på utgifter. Vissa mallar innehåller ett par exempelposter som visar hur de ska användas. Malldatabaser kan användas som de är, eller så kan du anpassa dem efter behov.

Om du kan använda någon av mallarna är detta oftast det snabbaste sättet att komma igång med en databas. Om du har data i ett annat program som du vill importera till Access, kanske du tycker att det är bättre att skapa en databas utan att använda en mall. Mallarna har en färdig datastruktur och det kan krävas en hel del jobb att anpassa dina befintliga data till mallens struktur.

  1. Om du har en databas öppen, klicka på Microsoft Office-knappen Bild av Office-knappen och klicka sedan på Stäng databas Bild av knapp om du vill visa sidan Komma igång med Microsoft Office Access.

  2. Flera mallar visas mitt på skärmen Komma igång med Microsoft Office Access, och ännu fler visas om du klickar på länkarna i fönsterrutan Mallkategorier. Du kan hämta ytterligare mallar från webbplatsen för Office Online. I nästa avsnitt finns mer information.

  3. Klicka på mallen som du vill använda.

  4. Access föreslår ett namn för databasen i rutan Filnamn – du kan ändra filnamnet, om du vill använda. Om du vill spara databasen på en annan mapp än den som visas under filnamnsrutan, klicka på Bild av knapp , bläddra till mappen som du vill spara filen och klicka sedan på OK. Du kan också skapa och länka databasen till en SharePoint-webbplats.

  5. Klicka på Skapa (eller Hämta för en Office Online-mall).

    Databasen skapas eller hämtas och sedan öppnas den. Ett formulär visas där du ska registrera data. Om mallen innehåller exempeldata, kan du ta bort posterna genom att klicka på respektive postväljare (den skuggade rutan eller fältet till vänster om posten) och sedan göra följande.

    Klicka på Ta bort på fliken Start i gruppen poster. Bild av knapp

  6. Börja registrera data genom att klicka i den första tomma cellen i formuläret och börja skriv. Använd navigeringsfönstret om du vill söka efter andra formulär eller rapporter som du kanske vill använda.

Hämta en mall från Office Online

Om det inte finns någon mall som passar på sidan Komma igång med Microsoft Office Access går du till webbplatsen för Office Online där det finns ett större urval. För att kunna göra detta måste du vara ansluten till Internet.

  1. Klicka på Mallar under Mer på Office Online på skärmen Komma igång med Microsoft Office Access.

    Webbsidan Mallar på Office Online visas i webbläsaren.

  2. Sök efter de Access-mallar som du vill använda med navigerings- och sökverktygen på Office Online, och hämta dem genom att följa anvisningarna. När du hämtar en mall, hämtas databasfilen till datorn och öppnas i en ny instans av Access. I de flesta fall öppnar mallen ett dataformulär, så att du kan börja registrera data direkt.

Mer information om hur du arbetar med mallar finns i artikeln Guide till Access 2007-mallar.

Överst på sidan

Skapa en databas utan att använda en mall

Om du inte är intresserad av att använda en mall, skapar du en databas genom att bygga egna tabeller, formulär, rapporter och andra databasobjekt. I de flesta fall ska du utföra en eller båda av följande åtgärder:

  • Registrera, klistra in eller importera data till tabellen som skapas när du skapar en ny databas, och upprepa sedan processen med nya tabeller som du skapar med kommandot Tabell på fliken Skapa.

  • Importera data från andra källor och skapa nya tabeller.

Skapa en tom databas
  1. Klicka på Tom databas under Ny tom databas på skärmen Komma igång med Microsoft Office Access.

    Knappen Tom databas

  2. Skriv ett filnamn i rutan Filnamn i fönstret Tom databas. Om du inte anger ett filnamnstillägg läggs den till automatiskt. Om du vill ändra platsen för fil från standard, klicka på Bläddra efter en plats där du vill placera databsen Bild av knapp (bredvid rutan Filnamn ) och bläddra till den nya platsen.

  3. Klicka på Skapa.

    Databasen skapas med en tom tabell med namnet Tabell1, och sedan öppnas Tabell1 i databladsvyn. Markören placeras i den första tomma cellen i kolumnen Lägg till nytt fält.

  4. Börja skriva om du vill lägga till data eller klistra in data från en annan källa, enligt beskrivningen i avsnittet Kopiera data från en annan källa i en Access-tabell.

Att registrera information i databladsvyn påminner om att arbeta i ett Microsoft Office Excel 2007-kalkylblad. Tabellstrukturen skapas samtidigt som du registrerar informationen – varje gång du lägger till en ny kolumn i tabellen definieras ett nytt fält. Fältets datatyp anges automatiskt utifrån vilken typ av data som du registrerar.

Om du inte vill ange information i tabell1 just nu klickar du på Stäng Bild av knapp . Om du ändrat tabellen uppmanas du att spara ändringar i tabellen. Klicka på Ja om du vill spara ändringarna, klickar du på Nej om du vill ignorera dem eller klicka på Avbryt om du vill lämna tabellen öppen.

Viktigt!: Om du stänger Tabell1 utan att spara åtminstone en gång, tas hela tabellen bort även om du har registrerat data i den.

Lägga till en tabell

Du kan lägga till nya tabeller i en befintlig databas med hjälp av kommandona i gruppen Tabeller på fliken Skapa.

Bild av menyfliksområdet i Access

Skapa en tabell från databladsvyn    I databladsvyn kan du registrera data direkt, och skapa tabellstrukturen automatiskt i bakgrunden. Fältnamnen tilldelas i nummerordning (Fält1, Fält2 o.s.v.) och fältens datatyp anges automatiskt utifrån vilka data som du registrerar.

  1. Klicka på tabell på fliken Skapa i gruppen tabeller. Bild av knapp

    Tabellen skapas och den första tomma cellen i kolumnen Lägg till nytt fält markeras.

    Obs!: Om en kolumn med namnet Lägg till nytt fält inte visas kanske du arbetar i designvyn i stället för i databladsvyn. Du växlar till databladsvyn genom att dubbelklicka på tabellen i navigeringsfönstret. Du uppmanas att spara den nya tabellen och sedan öppnas databladsvyn.

  2. Klicka på Nytt fält på fliken datablad i gruppen fält och kolumner. Bild av knapp

    Skärmen Fältmallar visas med en lista över vanliga fälttyper. Om du dubbelklickar eller drar något av dessa fält till databladet läggs ett fält med det namnet till och dess egenskaper anges till lämpliga värden för den typen av fält. Du kan ändra dessa egenskaper senare. Om du drar fältet, måste du dra det till ett område i databladet som innehåller data. Ett lodrätt infogningsfält visas som anger var fältet kommer att placeras.

  3. Om du vill lägga till data, börja skriva i den första tomma cellen eller klistra in data från en annan källa, enligt beskrivningen i avsnittet kopieringsdata från en annan källa i en Access-tabell.

  4. Om du vill byta namn på en kolumn (ett fält) dubbelklickar du på kolumnrubriken och skriver sedan ett nytt namn.

    Du bör ge varje fält ett beskrivande namn så att det blir enklare att avgöra vad fältet innehåller när det visas i fönstret Fältlista.

  5. Om du vill flytta en kolumn klickar du på rubriken så att kolumnen markeras och drar sedan kolumnen till önskad plats.

    Du kan också markera flera sammanhängande kolumner och dra dem samtidigt till en ny plats. Du markerar flera sammanhängande kolumner genom att klicka på kolumnrubriken till den första kolumnen och sedan, utan att släppa upp SKIFT, klicka på kolumnrubriken till den sista kolumnen.

Skapa en tabell från designvyn    Skapa först tabellens struktur i designvyn. Därefter växlar du till databladsvyn där du skriver information eller registrerar data med någon annan metod, t.ex. genom att klistra in eller importera.

  1. Klicka på Tabelldesign på fliken Skapa i gruppen tabeller. Bild av knapp

  2. För vart och ett av fälten i tabellen skriver du ett namn i kolumnen Fältnamn och väljer sedan en datatyp i listan Datatyp.

    Obs!: Om du inte kan se kolumnerna Fältnamn och Datatyp, kanske i databladsvyn i stället för Design-vyn. Om du vill växla till designvyn, högerklicka på tabellen i navigeringsfönstret och klicka sedan på Designläge Bild av knapp . Access du uppmanas att ange ett namn för den nya tabellen och sedan växlar till designvyn.

  3. Om du vill kan du skriva en beskrivning av respektive fält i kolumnen Beskrivning. Beskrivningen visas sedan i statusfältet när markören placeras i fältet i databladsvyn. Beskrivningen används också som text i statusfältet för alla kontroller i ett formulär eller en rapport som du skapar genom att dra fältet från fönstret Fältlista, och för alla kontroller som skapas för fältet när du använder Formulär- eller Rapportguiden.

  4. När du har lagt till alla fälten sparar du tabellen:

    • Klicka på Microsoft Office-knappen Bild av Office-knappen och klicka på Spara eller tryck på CTRL + S Bild av knapp .

  5. Du kan börja skriva data i tabellen när som helst genom att växla till databladsvyn och klicka på i den första tomma cellen. Du kan också klistra in data från en annan källa som beskrivs i avsnittet Kopiera data från en annan källa i en Access-tabell.

Skapa en tabell genom att använda en mall    I Access finns mallar för de vanligaste tabellerna. Med ett enda musklick kan du skapa en komplett tabellstruktur med fält som redan är konfigurerade och klara att använda. Du kan sedan lägga till eller ta bort fält så att tabellen passar dina behov.

  1. Klicka på Tabellmallar på fliken Skapa i gruppen tabeller och välj något av de tillgängliga mallarna i listan.

  2. Om du vill lägga till data, börja skriva i den första tomma cellen eller klistra in data från en annan källa, enligt beskrivningen i avsnittet Kopiera data från en annan källa i en Access-tabell.

    • Ta bort en kolumn   

      1. Högerklicka på kolumnrubriken och klicka sedan på Ta bort kolumn Bild av knapp .

    • Lägga till en ny kolumn   

      1. Klicka på Nytt fält på fliken datablad i gruppen fält och kolumner. Bild av knapp

      2. Skärmen Fältmallar visas med en lista över vanliga fälttyper. Om du dubbelklickar eller drar något av dessa fält till databladet läggs ett fält med det namnet till och dess egenskaper anges till lämpliga värden för den typen av fält. Du kan ändra dessa egenskaper senare. Om du drar fältet, måste du dra det till ett område i databladet som innehåller data. Ett lodrätt infogningsfält visas som anger var fältet kommer att placeras.

  3. Spara tabellen:

    • Klicka på Microsoft Office-knappen Bild av Office-knappen och klicka på Spara eller tryck på CTRL + S Bild av knapp .

Ange fältegenskaper i designvyn    Oavsett hur du har skapat tabellen kan det vara bra att undersöka och ange fältegenskaper. Detta går bara att göra i designvyn. Du växlar till designvyn genom att högerklicka på tabellen i navigeringsfönstret och sedan klicka på Design. Du visar ett fälts egenskaper genom att klicka på fältet i rutnätet. Egenskaperna visas under rutnätet, under Fältegenskaper.

Om du vill visa en beskrivning av en fältegenskap klickar du på den och läser beskrivningen i rutan bredvid egenskaplistan under Fältegenskaper. Tryck på F1 om du vill ha mer information.

I tabellen nedan beskrivs några av fältegenskaperna som ofta anpassas.

Egenskap

Beskrivning

Fältstorlek

För textfält anger den här egenskapen det högsta antalet tecken som kan lagras i fältet. Det högsta värdet är 255. För numeriska fält anger den här egenskapen vilken typ av tal som ska lagras (långt heltal, typen Double o.s.v.). Du bör inte fördela onödigt mycket utrymme till informationen. Du kan justera värdet uppåt senare, om behovet ändras.

Format

Den här egenskapen anger hur data visas. Den påverkar inte de faktiska data som lagras i fältet. Du kan välja ett fördefinierat format eller ange ett eget.

Indatamask

Använd den här egenskapen för att ange ett mönster för alla data som ska skrivas in i det här fältet. Detta säkerställer att alla data har angetts korrekt och att den innehåller önskat antal tecken. Klicka på Knappen Verktyg längst till höger i egenskapsrutan för hjälp om hur du skapar en indatamask.

Standardvärde

Använd den här egenskapen om du vill ange vilket standardvärde som ska visas i fältet varje gång som en ny post läggs till. Om det t.ex. finns ett datum/tid-fält där du alltid vill registrera det datum som posten läggs till, kan du ange "Datum()" (utan citattecken) som standardvärde.

Obligatoriskt

Den här egenskapen anger om ett värde krävs i fältet. Om du anger egenskapen till Ja går det inte att lägga till någon ny post förrän ett värde har registrerats i fältet.

Överst på sidan

Kopiera data från en annan datakälla till en Access-tabell

Om informationen lagras i ett annat program, t.ex. Office Excel 2007, kan du kopiera och klistra in den i en Access-tabell. Detta fungerar bäst om informationen redan avgränsas i kolumner, som i ett Excel-kalkylblad. Om informationen finns i ett ordbehandlingsprogram, bör du avgränsa datakolumnerna med tabbtecken eller konvertera data till en tabell i ordbehandlingsprogrammet innan du kopierar dem. Om informationen måste redigeras eller ändras på annat sätt (t.ex. namn som ska delas upp i förnamn och efternamn), bör du göra detta innan du kopierar informationen, speciellt om du är ovan vid Access.

När du klistrar in data i en tom tabell, anges datatypen automatiskt för varje fält utifrån vilken typ av data som finns där. Om t.ex. ett inklistrat fält inte innehåller något annat än datumvärden, används datatypen Datum/tid på det fältet. Om det inklistrade fältet bara innehåller orden "ja" och "nej", används datatypen Ja/nej på fältet.

Fälten namnges automatiskt utifrån vad som finns i den första raden med inklistrade data. Om den första raden med inklistrade data har ungefär samma typ nästa rad, bestäms det att den först raden innehåller data och allmänna fältnamn (F1, F2 och så vidare) används. Om den första raden med inklistrade data raden inte påminner om det som finns i de övriga raderna, bestäms det att den första raden innehåller fältnamnet. Fälten namnges enligt detta och den första raden används inte som datarad.

Om allmänna fältnamn tilldelas ska du ändra namn på fälten så snart som möjligt för att undvika förvirring. Gör så här:

  1. Spara tabellen.

    • Klicka på Microsoft Office-knappen Bild av Office-knappen och klicka på Spara eller tryck på CTRL + S Bild av knapp .

  2. Dubbelklicka i databladsvyn på respektive kolumnrubrik och skriv sedan ett giltigt fältnamn för varje kolumn. Det kanske verkar som om du skriver över data, men kolumnrubrikraden innehåller fältnamnen, inte data.

  3. Spara tabellen igen.

Obs!: Du kan också byta namn på fälten genom att växla till designvyn och sedan redigera fältnamnen där. Om du vill växla till designvyn högerklickar du på tabellen i navigeringsfönstret och klickar sedan på Design. Om du vill växla tillbaka till databladsvyn dubbelklickar du på tabellen i navigeringsfönstret.

Överst på sidan

Importera, lägga till eller länka till data från en annan källa

Du kanske har data som lagras i ett annat program och du vill importera data i en ny tabell eller lägga till i en befintlig tabell i Access. Du kan arbeta med personer som behålla data i andra program och du vill arbeta med informationen i Access genom att länka till den. Oavsett vilket Access är det enkelt att arbeta med data från andra källor. Du kan importera data från ett Excel-kalkylblad, en tabell i en annan Access-databas, en SharePoint-lista eller ett antal andra källor. Av hur du skiljer sig något, beroende på datakällan, men följande procedur kommer du igång.

  1. Klicka i Access på kommandot för den typ av fil som du importerar i gruppen Importera på fliken Externa data.

    Bild av menyfliksområdet i Access

    Om du t.ex. importerar data från ett Excel-kalkylblad ska du klicka på Excel. Om önskad programtyp inte visas klickar du på Mer.

    Obs!: Om du inte hittar rätt formattyp i gruppen Importera kanske du behöver starta programmet där du från början skapade informationen, och sedan använda det programmet för att spara informationen i ett vanligt filformat (till exempel en avgränsad textfil) innan du importerar data till Access.

  2. Klicka på Bläddra i dialogrutan Hämta externa data om du vill söka efter källdatafilen, eller skriv den fullständiga sökvägen till källdatafilen i rutan Filnamn.

  3. Klicka på önskat alternativ under Ange hur och var data i den aktuella databasen ska lagras (du kan importera från alla program och kan lägga till eller länka från vissa). Du kan skapa en ny tabell som använder importerade data, lägga till data i en befintlig tabell (med vissa program) eller skapa en länkad tabell som upprätthåller en länk till källprogrammet.

  4. Om en guide startar följer du anvisningarna på de nästföljande sidorna i guiden. Klicka på Slutför på den sista sidan i guiden.

    Om du importerar objekt eller länktabeller från en Access-databas visas dialogrutan Importera objekt eller Länka tabeller. Välj önskade element och klicka på OK.

    Exakt hur du ska göra beror på om du väljer att importera, lägga till eller länka data.

  5. Tillfrågas du om du vill spara information om importåtgärden som du just har slutförts. Om du tror att du ska utföra den här samma importåtgärden igen, klicka på Spara importsteg och ange information. Du kan enkelt upprepar åtgärden vid ett senare tillfälle genom att klicka på Sparade importer Bild av knapp i gruppen Importera på fliken Externa Data. Klicka på Stäng om du inte vill spara information om åtgärden.

Om du väljer att importera en tabell, importeras informationen till en ny tabell och därefter visas tabellen i gruppen Tabeller i navigeringsfönstret. Om du väljer att lägga till data i en befintlig tabell läggs data till i den tabellen. Om du väjer att länka till data, skapas en länkad tabell under gruppen Tabeller i navigeringsfönstret.

Överst på sidan

Öppna en befintlig Access-databas
  1. Klicka på Microsoft Office-knappen Bild av Office-knappen och sedan på Öppna.

  2. Bläddra efter databasen som du vill öppna i dialogrutan Öppna.

  3. Gör något av följande:

    • Dubbelklicka på databasen om du vill öppna den i standardläget som anges i dialogrutan Access-alternativ eller i det läge som anges av en administrativ princip.

    • Klicka på Öppna om du vill öppna databasen för delad åtkomst i en fleranvändarmiljö så att du och andra användare kan läsa och skriva till databasen.

    • Klicka på pilen bredvid Öppna och sedan på Öppna med skrivskydd om du vill öppna databasen med skrivskydd så att du kan visa men inte redigera den. Andra användare kan fortfarande läsa och spara i databasen.

    • Klicka på pilen bredvid knappen Öppna och sedan på Öppna exklusivt om du vill öppna databasen med exklusiv åtkomst. När du har en databas med exklusiv åtkomst, får alla andra som försöker att öppna databasen ett meddelande om att filen redan används.

    • Klicka på pilen bredvid knappen Öppna och sedan på Öppna exklusivt med skrivskydd om du vill öppna databasen med skrivskydd.

Om du inte kan hitta den databas som du vill öppna   

  1. Klicka på Den här datorn i dialogrutan Öppna eller klicka på Den här datorn i den nedrullningsbara listan Leta i.

  2. Högerklicka i listan över enheter på den enhet där du tror att databasen finns och klicka sedan på Sök.

  3. Skriv sökvillkoret i dialogrutan Sökresultat och klicka sedan på Sök för att söka efter databasen.

  4. Om databasen hittas öppnar du den genom att dubbelklicka på den.

  5. Du måste klicka på Avbryt i dialogrutan Öppna för att databasen ska öppnas. Stäng sedan dialogrutan Sökresultat.

Obs!: Du kan öppna datafiler i externa filformat av typen dBASE, Paradox, Microsoft Exchange och Excel direkt, liksom alla ODBC-datakälla, exempelvis Microsoft SQL Server eller Microsoft FoxPro. En ny Access-databas skapas automatiskt i samma mapp som datafilen, och länkar till varje tabell i den externa databasen läggs till.

Tips!
  • Om du vill öppna en av de senast öppnade databaserna klickar du på filnamnet för databasen i listan Öppna senast använda databaser på sidan Komma igång med Microsoft Office Access. Databasen öppnas med samma inställningar som den hade senast du öppnade den. Om listan med senast använda filer inte visas klickar du på Microsoft Office-knappen Bild av Office-knappen och klicka sedan på Access-alternativ. Klicka på Avancerat i dialogrutan Access-alternativ. Ange hur många dokument som ska visas i listan senast använda dokument, upp till maximalt nio under Visa.

  • Om du öppnar en databas genom att klicka på Microsoft Office-knappen Bild av Office-knappen och sedan använda kommandot Öppna kan du visa en lista med genvägar till databaser som du tidigare har öppnat genom att klicka på Mina senast använda dokument i dialogrutan Öppna.

Överst på sidan

Skapa en egen tom mall

När du skapar en ny tom databas öppnas en ny tabell där du kan registrera data, men inga andra objekt skapas i databasen. Om du vill ha andra objekt, t.ex. formulär, rapporter, makron eller fler tabeller som ska finnas i alla nya databaser som du skapar, skapar du en egen tom mall som innehåller dessa objekt. Nästa gång som du skapar en ny databas, finns redan dessa objekt i mallen. Mallen kan dessutom fyllas i med data samt andra speciella konfigurationsinställningar, databasegenskaper eller kod som du vill ha i alla nya databaser.

Anta att du har en mängd med makron som du vill använda i alla projekt. Om du skapar en tom mall som innehåller dessa makron, infogas de i alla nya databaser som du skapar.

Du kan skapa tomma mallar i Office Access 2007-filformat, Access 2002-2003-filformat och i Access 2000-filformat. Mallen måste ha namnet Tom.accdb i Office Access 2007-filformat och Tom.mdb i tidigare format.

  • Om standardfilformatet anges till Access 2000 eller Access 2002 - 2003, används Tom.mdb som namn på den tomma mallfilen. Den nya databasen skapas i samma filformat som Tom.mdb. Även om standardfilformatet är Access 2000, får alla nya databaser som du skapar formatet Access 2002-2003, om mallen med namnet Tom.mdb är en Access 2002-2003-fil.

  • Om standardfilformatet anges till Access 2007, används Tom.accdb som filnamn på den tomma mallen.

Hur ändrar jag standardfilformatet?

  1. Klicka på Microsoft Office-knappen Bild av Office-knappen och sedan på Access-alternativ.

  2. Klicka på Vanliga alternativ i dialogrutan Access-alternativ.

  3. Markera önskat format i listrutan Standardfilformat under Skapa databaser.

Gör något av följande om du vill skapa en tom mall:

  • Skapa en ny databas (du kan ge de namnet Tom eller ett tillfälligt namn) och importera sedan eller skapa de objekt som du vill ha med i mallen.

  • Gör en kopia av en befintlig databas som redan innehåller de objekt som du vill ha med i mallen, och ta sedan bort de objekt som du inte vill ha.

När du har de objekt som du vill ha med i mallen sparar du den på en speciell plats.

  1. Klicka på Microsoft Office-knappen Bild av Office-knappen och peka sedan på Spara som.

  2. Klicka på önskat filformat under Spara databasen i ett annat format.

  3. Bläddra till någon av dessa två mallmappar i dialogrutan Spara som:

    • Mappen för systemmallar    T.ex. C:\Program\Microsoft Office\Templates\1053\Access

    • Mappen för användarmallar    Till exempel:

      • I Windows Vista    c:\Users\user name\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

      • I Microsoft Windows Server 2003 eller Microsoft Windows XP    C:\Documents and Settings\användarnamn\Application programmet Data\Microsoft\Mallar

        Obs!: En tom mall i mappen för systemmallar gäller framför tomma mallar i mappar för användarmallar.

  4. Skriv Blank.accdb (eller Blank.mdb, om du skapar en tidigare version mall) i rutan filnamn och klicka sedan på Spara.

Nu när den nya mallen finns på plats kommer de objekt som finns i mallen att infogas i alla nya databaser när du skapar en ny tom databas. En ny tabell öppnas i databladsvyn, på samma sätt som när du skapar en ny tom databas utan att använda en mall.

När du inte längre vill använda den tomma mallen, tar du bort den eller byter namn på filen Tom.accdb (eller Tom.mdb för tidigare versioner av Access).

Överst på sidan

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×