Skapa en kontaktgrupp eller distributionslista i Outlook

Skapa en kontaktgrupp eller distributionslista i Outlook

Du kan använda en kontaktgrupp (kallades tidigare för ”distributionslista”) om du vill skicka ett e-postmeddelande till flera personer – en projektgrupp, en kommitté eller kanske bara en grupp vänner – utan att du måste lägga till alla namnen varje gång du skriver till dem. Så här skapar du en kontaktgrupp:

Dialogrutan Kontaktgrupp

Mer information om kontaktgrupper i Outlook för Mac finns i Skapa en kontaktgrupp i Outlook för Mac.

  1. Klicka på Kontakter i navigeringsfältet.

    • För Outlook 2013: Kontakter

    • För Outlook 2016: Kontakter

  2. Välj plats för den nya kontaktgruppen under Mina kontakter. I det här exemplet klickar du på Kontakter.

  3. Klicka på Start > Ny kontaktgrupp.

  4. Skriv ett namn för gruppen i rutan Namn på fliken Kontaktgrupp.

  5. Klicka på Lägg till medlemmar och lägg sedan till personer från din adressbok eller kontaktlista.

    Lägga till medlemmar i en ny grupp

    Obs!: Om du vill lägga till någon som inte finns i din adressbok eller kontaktlista, skapar du eller lägger till personen som en kontakt.

  6. Klicka på Spara och stäng.

    Information om hur du använder den nya kontaktgruppen finns i Skicka ett e-postmeddelande till en kontaktgrupp.

Om du alltid skickar e-post till samma grupp personer kan du skapa en kontaktgrupp (kallades tidigare distributionsgrupp) som innehåller alla mottagare genom att använda ett tidigare e-postmeddelande som du skickat till dem. Nästa gång du vill kontakta dem eller planera in ett möte med dem kan du lägga till kontaktgruppen i raden Till i ditt meddelande, i stället för att lägga till varje person för sig.

  1. Öppna ett e-postmeddelande som skickades till personerna du vill ha med i kontaktgruppen.

  2. Markera alla namnen med din mus i rutorna Till eller Kopia.

    Välj alla personer i e-postmeddelandet

  3. Högerklicka på ditt val och klicka sedan på Kopiera eller tryck på Ctrl+C.

  4. Klicka på Personer i Outlook (inte i det öppnade e-postmeddelandet).

    Tips:  Om din kontaktlista inte visas klickar du på Personer igen.

    Klicka på Kontakter

  5. Klicka på Start > Ny kontaktgrupp.

    Klicka på Ny kontaktgrupp på fliken Start

  6. Ange ett namn för kontaktgruppen, till exempel Specialprojekt.

  7. Klicka på Lägg till medlemmar > Från Outlook-kontakter.

    Lägg till medlemmar från Outlook-kontakter

  8. Högerklicka i rutan Medlemmar och klicka sedan på Klistra in eller tryck på Ctrl+V.

  9. Klicka på OK.

    Personerna från e-postmeddelandet visas då som en lista på medlemmar i din kontaktgrupp.

    Din nya kontaktgrupp ska nu innehålla personer

  10. Klicka på Spara och stäng.

Kontaktgrupper visas tillsammans med enskilda personer i din kontaktlista. Du ser skillnaden på dem genom ikonerna som visas på vänster sida om namnen i listvyn. Kortikonen är för individuella kontakter och personikonen är för dina kontaktgrupper.

Personikonen är för kontaktgrupper och kortikoner är för individer

Slutligen kan du alltid lägga till personer eller ta bort dem från kontaktgruppen senare.

Om du har många affärskontakter eller personliga kontakter som de sparar i ett Excel-kalkylblad kan du importera dem direkt till Outlook.

Sedan kan du skapa en kontaktgrupp (kallades tidigare för distributionslista) med hjälp av den importerade kontaktinformationen. Med en kontaktgrupp kan du skicka e-postmeddelanden och mötesinbjudningar till andra utan att lägga till varje namn varje gång.

Tyvärr kan inte Outlook automatiskt skapa en kontaktgrupp från en lista med kontakter i Excel. Men du kan göra det genom att följa de här fyra stegen:

  1. Gör kontaktdata redo att importeras.

  2. Importera informationen.

  3. Mappa Excel-kalkylbladskolumnerna till lämpliga Outlook-fält.

  4. Skapa kontaktgruppen.

Steg 1: Spara kontaktinformationen från Excel i en fil som kan importeras i Outlook

Outlook kan inte importera arbetsbäcker med flera blad, men filer med kommaseparerade värden (CSV-filer) kan importeras. Så här sparar du en arbetsbok som en CSV-fil:

  1. Klicka i arbetsboken på det kalkylblad som innehåller den kontaktinformation du vill importera.

  2. Klicka på Arkiv > Spara som.

  3. Välj var du vill spara filen.

  4. Välj CSV (MS-DOS) (*.csv) i rutan Filformat, ange ett filnamn och klicka på Spara.

  5. Om du får ett meddelande om att den valda filtypen inte har stöd för arbetsböcker med flera blad klickar du på OK. Meddelandet gäller en begränsning i CSV-filen, men inget händer med den ursprungliga arbetsboken (XLSX-filen).

  6. När du får ett meddelande om att vissa funktioner i arbetsboken kan gå förlorade klickar du på Ja och sparar det aktuella kalkylbladet som en CSV-fil. Den ursprungliga arbetsboken (XLSX-filen) stängs, men inga ändringar görs i den.

  7. Stäng CSV-filen.

Nu är du klar med Excel. Du ska nu börja med importen i Outlook.

Steg 2: Starta importen

  1. Öppna Outlook och klicka på Arkiv > Öppna och exportera > Importera och exportera.

    Importera/exportera

    Import-/exportguiden startar.

  2. Välj Importera från ett annat program eller en fil och klicka på Nästa.

    Import-/exportguiden

  3. Välj Kommaavgränsade värden och klicka på Nästa.

  4. Klicka på Bläddra och leta reda på den sparade CSV-filen.

  5. Under Alternativ väljer du om du vill ersätta dubbletter (befintliga kontakter), skapar dubblettkontakter eller inte importera dubbletter. Här är några saker att tänka på:

    • Om du ersätter dubbletter innebär det att du tar bort befintliga kontakter om Outlook hittar samma kontaktnamn (eller något annat fält, det här förklaras i avsnittet om mappning nedan). Om du redan har information för vissa av samma kontakter i Outlook bör du välja att skapa dubbletter i stället.

    • Att skapa dubbletter är ett säkrare alternativ. Du kan städa upp bland dubbletterna senare.

    • Om du är säker på att informationen för befintliga kontakter i Outlook är samma som för kontakterna i importfilen kan du välja att inte importera dubbletter. Endast nya kontakter importeras då i Outlook.

  6. Klicka på Nästa och välj var du vill lagra de nya, importerade kontakterna. Kontakter bör väljas som standard. Om du vill ha en annan mapp bläddrar du till den.

  7. Klicka på Nästa .

  8. Kontrollera att kryssrutan bredvid Importera "MinaKontakter.csv" (om vi låtsas att det är ditt filnamn) är markerad.

  9. Klicka inte på Slutför än eftersom vi måste mappa några av kolumnerna i CSV-filen till kontaktfälten i Outlook.

Steg 3: Mappa CSV-filens kolumner till Outlook-kontaktfält

  1. Klicka på Mappa fält. Rutan Mappa fält visas.

    • Under Från visas en ruta med kolumnnamnen i CSV-importfilen.

    • Under To ser du de standardfält som används för kontakter i Outlook. Om ett fält matchar en kolumn i CSV-filen visas kolumnen under Mappa från.

      Dialogrutan Mappa fält

  2. Du måste troligtvis göra en del mappning manuellt. I följande exempel har du i importfilen kontaktens hemtelefonnummer i en kolumn med namnet Hemtfn. Det överensstämmer inte exakt med fältet i Outlook. Där heter fältet Telefon, hem.

    Mappa fält i importfilen till fält i Outlook

  3. Dra Hemtfn från den vänstra rutan och släpp på Telefon, hem på höger sida.

    Nu visas Hemtfn i kolumnen the Mappa från.

    Mappade fält

  4. Dra sedan ett värde i taget från den vänstra sidan till motsvarande fält på höger sida. Du kanske till exempel ska dra Adress till antingen Gatuadress, hem eller Gatuadress, arbete, beroende på vilken typ av adress du har för kontakterna.

  5. Klicka på OK och på Slutför.

    Nu har dina kontakter importerats i Outlook.

    Kontakter

Nu har du fått in kontakterna i Outlook och bara ett steg återstår – att skapa kontaktgruppen.

Steg 4: Skapa kontaktgruppen

  1. Klicka på Kontakter.

    Klicka på Kontakter

  2. Välj plats för den nya kontaktgruppen under Mina kontakter. I det här exemplet klickar du på Kontakter.

  3. Klicka på Start > Ny kontaktgrupp.

    Klicka på Ny kontaktgrupp på fliken Start

  4. Skriv ett namn för gruppen i rutan Namn på fliken Kontaktgrupp.

  5. Klicka på Lägg till medlemmar > Från Outlook-kontakter.

  6. Håll ned CTRL, klicka på de kontakter du importerade och klicka sedan på Medlemmar så lägger du till dem i kontaktgruppen.

  7. Klicka på OK.

  8. Klicka på Spara och stäng.

Snabbreferens

Lägga till personer i en kontaktgrupp

Ändra vad som visas i navigeringsfältet

Det finns inget maximalt antal namn som du kan ta med i en kontaktgrupp i Outlook 2010.

Skapa en kontaktgrupp

  • Skapa en kontaktgrupp med nya namn eller namn i adressboken    

    1. Klicka på Ny kontaktgrupp i gruppen Nytt på fliken Start.

      Kommandot Ny kontaktgrupp i menyfliksområdet

    2. Skriv ett namn för kontaktgruppen i rutan Namn.

    3. På fliken Kontaktgrupp i gruppen Medlemmar klickar du på Lägg till medlemmar. Klicka sedan på Från Outlook-kontakter, Från adressbok eller Ny e-kontakt.

    4. Om du lägger till en ny e-postkontakt anger du information om den personen i dialogrutan Lägg till ny medlem.

      Gör så här om du lägger till en medlem från Outlook-kontakter eller en adressbok:

      1. I listrutan Adressbok klickar du på adressboken som innehåller de e-postadresser du vill ska ingå i en kontaktgrupp.

      2. Klicka på de namn du vill använda i listan med namn och klicka sedan på Medlemmar. Du kan lägga till namn från olika adressböcker i samma kontaktgrupp.

    5. Gör så här för var och en av de personer du vill lägga till i kontaktgruppen. Klicka sedan på OK.

      Kontaktgruppen sparas i Kontakter-mappen under det namn du gett den.

  • Skapa en kontaktgrupp genom att kopiera namn från ett e-postmeddelande    

    1. Klicka på namnen i rutan Till eller Kopia i meddelandet som du vill kopiera namn från.

    2. Högerklicka på ditt val och klicka sedan på Kopiera.

    3. I E-post på fliken Start i gruppen Nytt klickar du på Nya objekt. Klicka sedan på Fler objekt och slutligen på Kontaktgrupp.

    4. Skriv ett namn för kontaktgruppen i rutan Namn.

    5. På fliken Kontaktgrupp i gruppen Medlemmar klickar du på Lägg till medlemmar. Klicka sedan på Från Outlook-kontakter eller Från adressbok.

    6. Högerklicka längst ned i dialogrutan Välj medlemmar i rutan Medlemmar och klicka sedan på Klistra in.

Obs!:  En medlem behöver inte finnas i din adressbok för att kunna läggas till i kontaktgruppen. Medlemmens namn och e-postadress inkluderas när du kopierar och klistrar in från det ursprungliga e-postmeddelandet.

När du får ett meddelande som innehåller en kontaktgrupp som du vill använda kan spara du den i dina kontakter.

  1. Öppna meddelandet som innehåller kontaktgruppen.

  2. Högerklicka på kontaktgruppen i rutan Till eller Kopia, och klicka sedan på Lägg till i Outlook-kontakter.

Visa namnen i en kontaktgrupp

Gör något av följande:

  • Visa namnen i adressboken

    1. Klicka på Till i ett nytt meddelande.

    2. I listrutan Adressbok klickar du på adressboken som innehåller den kontaktgrupp du vill ha information om.

      Tips: Visas inte rätt kontaktgrupp? Du kan behöva lägga till en adressbok först.

    3. Bläddra efter namnet på kontaktgruppen eller skriv det i rutan Sök.

    4. Högerklicka på den kontaktgrupp du vill använda i listan Namn och klicka sedan på Egenskaper.

  • Visa namnen i huvudet på ett meddelande eller en mötesförfrågan

    1. I rutan Till klickar du på plustecknet (+) bredvid namnet på kontaktgruppen.

      Obs!:  När listan har expanderats kan du inte komprimera den igen i det meddelandet.

  1. Öppna kontaktgruppen i Kontakter.

    Obs!:  Kontaktgrupper markeras med ikonen för kontaktgrupper, Bild av knapp , i listvyer.

  2. Gör något av följande:

    • Lägg till en adress från en adressbok eller en mapp med kontakter    

      1. På fliken Kontaktgrupp i gruppen Medlemmar klickar du på Lägg till medlemmar. Klicka sedan på Från Outlook-kontakter eller Från adressbok.

      2. I listrutan Adressbok klickar du på adressboken som innehåller de e-postadresser du vill ska ingå i kontaktgruppen.

      3. Bläddra efter önskat namn eller skriv det i rutan Sök.

      4. Klicka på namnet i listan Namn och klicka sedan på Medlemmar. Gör så här för var och en av de personer du vill lägga till i kontaktgruppen. Klicka sedan på OK.

    • Lägg till en adress som inte finns i en mapp med kontakter eller en adressbok    

      1. På fliken Kontaktgrupp i gruppen Medlemmar klickar du på Lägg till medlemmar. Klicka sedan på Ny e-postkontakt.

      2. Skriv in informationen för e-postadressen och klicka sedan på OK.

    • Ta bort ett namn    

      1. Klicka på det namn du vill ta bort i listan med namn. Klicka sedan på Ta bort medlem på fliken Kontaktgrupp i gruppen Medlemmar.

Se även

Dela en mapp med kontakter med andra

Skapa en distributionslista

Distributionslistor lagras som standard i mappen Kontakter. Om du använder ett Microsoft Exchange-konto kan din Global adresslista innehålla globala distributionslistor som är tillgängliga för alla som använder nätverket. Personliga distributionslistor som du skapar i mappen Kontakter är bara tillgängliga för dig, men du kan dela dem genom att skicka dem till andra.

Hur många namn kan jag inkludera i en distributionslista?

Det maximala antalet namn du kan ta med i en distributionslista beror på storleken på själva kontaktfilerna (för respektive kontakt). Det finns inga fasta regler, men i allmänhet kan en distributionslista innehålla mellan 50 till 70 namn och e-postadresser. Maximalt antal e-postadresser med den minsta kontaktfilstorleken är ungefär 125, och i det kan andra distributionslistor ingå.

Mer information finns i Knowledge Base-artikeln om maximal storlek på distributionslistor.

Gör något av följande:

  • Skapa en distributionslista genom att använda namn i adressboken    

    1. På menyn Arkiv pekar du på Nytt och klickar sedan på Distributionslista.

    2. Skriv namnet på distributionslistan i rutan Namn. (T.ex. "Vänner inom politiken".)

    3. Klicka på Välj medlemmar på fliken Distributionslista.

    4. I listrutan Adressbok klickar du på adressboken som innehåller de e-postadresser du vill ska ingå i distributionslistan.

      Listan Adressböcker

    5. I rutan Sök skriver du ett namn som du vill ska ingå. När namnet du söker efter visas i listan nedan klickar du på det. Klicka sedan på Medlemmar.

    6. Gör så här för var och en av de personer du vill lägga till i distributionslistan, och klicka sedan på OK.

      Om du vill lägga till en längre beskrivning av distributionslistan klickar du på Anteckningar på fliken Distributionslista och skriver sedan texten.

      Distributionslistan sparas i mappen Kontakter under det namn du gett den.

  • Skapa en distributionslista genom att kopiera namn från ett e-postmeddelande    

    1. Välj namnen i rutan Till eller Kopia i meddelandet som du vill kopiera namn från.

    2. Högerklicka på ditt val och klicka sedan på Kopiera på snabbmenyn.

    3. Klicka på Microsoft Office-knappen Bild av Office-knappen , och klicka sedan på Distributionslista under Skapa nytt Outlook-objekt.

    4. På fliken Distributionslista i gruppen Medlemmar klickar du på Välj medlemmar.

    5. Högerklicka längst ned i dialogrutan Välj medlemmar i rutan Medlemmar och klicka sedan på Klistra in på snabbmenyn.

      Obs!: En medlem måste inte finnas i din adressbok för att kunna läggas till i distributionslistan. Medlemmens namn och e-postadress inkluderas när du kopierar och klistrar in från det ursprungliga e-postmeddelandet.

    6. Klicka på OK.

    7. Skriv ett namn på distributionslistan i rutan Namn.

    8. Klicka på Spara och stäng i gruppen Åtgärder på fliken Distributionslista.

Distributionslistor lagras som standard i mappen Kontakter. När du får en distributionslista från någon annan kan du spara den i dina kontakter.

  1. Öppna meddelandet som innehåller distributionslistan.

  2. Högerklicka på distributionslistan i huvudet på meddelandet och klicka sedan på Lägg till i Outlook-kontakter på snabbmenyn.

Du kan redigera en distributionslista genom att lägga till eller ta bort namn.

Visa namnen i en distributionslista

Gör något av följande:

  • Visa namnen i adressboken

  • Klicka på Till i ett nytt meddelande.

  • I listrutan Adressbok klickar du på adressboken som innehåller den distributionslista du vill ha information om.

  • Skriv namnet på distributionslistan i rutan Sök.

  • Högerklicka på distributionslistan i listan Namn, och klicka sedan på Egenskaper på snabbmenyn.

    Varför visas inte listan Namn i adressboken?

    Du kanske använde sökalternativet Fler kolumner senast du använde adressboken. Klicka på Endast namn bredvid Sök, om du vill återställa namnlistvyn.

  • Visa namnen i huvudet på ett meddelande eller en mötesförfrågan

    • I rutan Till klickar du på plustecknet (+) bredvid namnet på distributionslistan.

      Obs!:  När listan har expanderats kan du inte komprimera den igen. Distributionslistor i fältet E-post för en kontakt kan inte expanderas.

  1. Öppna distributionslistan i Kontakter.

    Obs!: I listvyer är distributionslistor markerade med Bild av knapp .

  2. Gör något av följande:

    • Lägg till en adress från en adressbok eller en mapp med kontakter    

      1. Klicka på Välj medlemmar på fliken Distributionslista.

      2. I listrutan Adressbok klickar du på adressboken som innehåller de e-postadresser du vill ha med i distributionslistan.

      3. I rutan Sök skriver du ett namn som du vill ska ingå.

      4. Klicka på namnet i listan Namn och klicka sedan på Medlemmar. Gör så här för var och en av de personer du vill lägga till i distributionslistan. Klicka sedan på OK.

        Varför visas inte listan Namn i adressboken?

        Du kanske använde sökalternativet Fler kolumner senast du använde adressboken. Klicka på Endast namn bredvid Sök, om du vill återställa namnlistvyn.

    • Lägg till en adress som inte finns i en mapp med kontakter eller en adressbok    

      1. Klicka på Lägg till ny på fliken Distributionslista.

      2. Skriv in informationen för e-postadressen och klicka sedan på OK.

    • Ta bort ett namn    

      1. Klicka på namnet och klicka sedan på Ta bort.

En distributionslista är en grupp med e-postadresser som du skapar och lägger till i din Outlook-adressbok som en enda e-postadress. När du skickar ett meddelande till en distributionslista skickas det till alla e-postadresser i listan.

Gör något av följande:

  • Skapa en distributionslista genom att använda namn i adressboken    

    1. På menyn Arkiv pekar du på Nytt och klickar sedan på Distributionslista.

    2. Skriv ett namn i rutan Namn.

    3. Klicka på Välj medlemmar på fliken Distributionslista.

    4. I listrutan Adressbok klickar du på adressboken som innehåller de e-postadresser du vill ha med i distributionslistan.

    5. I rutan Sök skriver du ett namn som du vill ska ingå. Klicka på namnet i listan och klicka sedan på Medlemmar. Gör så här för var och en av de personer du vill lägga till i distributionslistan och klicka sedan på OK.

      Om du vill ta med en längre beskrivning av distributionslistan klickar du på Anteckningar på fliken Distributionslista och skriver sedan texten.

      Distributionslistan sparas i mappen Kontakter under det namn du gett den.

  • Skapa en distributionslista genom att kopiera namn från ett e-postmeddelande    

    1. Välj namnen i rutan Till eller Kopia i e-postmeddelandet som du vill kopiera namn från.

    2. Högerklicka på ditt val och klicka sedan på Kopiera på snabbmenyn.

    3. Klicka på Microsoft Office-knappen Bild av Office-knappen , och klicka sedan på Distributionslista under Skapa nytt Outlook-objekt.

    4. På fliken Distributionslista i gruppen Medlemmar klickar du på Välj medlemmar.

    5. Högerklicka längst ned i dialogrutan Välj medlemmar i rutan Medlemmar och klicka sedan på Klistra in på snabbmenyn.

      Obs!: En medlem måste inte finnas i din adressbok för att kunna läggas till i distributionslistan. Medlemmens namn och e-postadress inkluderas när du kopierar och klistrar in från det ursprungliga e-postmeddelandet.

    6. Klicka på OK.

    7. Skriv ett namn på distributionslistan i rutan Namn.

    8. Klicka på Spara och stäng i gruppen Åtgärder på fliken Distributionslista.

Mer information om distributionslistor, som att lägga till namn eller skicka ett meddelande till en del av listan, finns i Skapa och redigera en kontaktgrupp eller distributionslista.

Skapa en kontaktgrupp i Outlook

När du ordnar enskilda kontakter i mappar kan du ordna de relaterade kontaktmapparna i grupper i Navigeringsfönstret så att de blir synliga och lättillgängliga.

Tips: Gör dina kontaktmappar synliga genom att hålla gruppen öppen eller ”expanderad”, eller dölj gruppen om du vill frigöra utrymme. Klicka på pilarna i grupphuvudet för att visa och dölja gruppen.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×