Skapa en grupperad rapport eller sammanfattningsrapport

Skapa en grupperad rapport eller sammanfattningsrapport

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

Information är oftast enklare att förstå när den är indelad i grupper. Exempelvis en rapport som grupperar försäljning efter område kan visa på trender som annars inte skulle uppmärksammas. Om du placerar summeringar (t.ex. summor och medelvärden) i slutet på varje grupp i rapporten behöver du heller inte arbeta manuellt med en miniräknare.

I Access är det enkelt att arbeta med grupperade rapporter. Du kan skapa en grundläggande grupperad rapport med hjälp av Rapportguiden, du kan lägga till gruppering och sortering i en befintlig rapport eller ändra gruppering- och sorteringsalternativ som redan har definierats.

Obs!: Den här artikeln gäller inte för Access-webbappar – den sortens databas som du utformar med Access och publicerar online.

Artikelinnehåll

Snabbt skapa en grupperad eller sorterad rapport

Skapa en ny grupperad rapport med hjälp av Rapportguiden

Lägga till eller ändra gruppering och sortering i en befintlig rapport

Snabbt skapa en grupperad eller sorterad rapport

Även om du inte har använt grupperade rapporter förut kan du snabbt skapa en enkel grupperad rapport genom att använda följande procedur:

  1. Klicka på tabellen eller frågan i navigeringsfönstret som innehåller posterna som du vill visa i rapporten.

  2. Klicka på Rapport på fliken Skapa.

    En enkel tabellrapport skapas i Access där den visas i layoutvy. Om rapporten innehåller många fält kommer den troligtvis att sträcka sig över flera sidor. Innan du använder gruppering eller sortering kanske du vill ändra storlek på kolumnerna (och ta bort oönskade kolumner) så att rapporten bara tar upp en sida på bredden. Om du vill ta bort en kolumn högerklickar du på den och klickar sedan på Ta bort kolumn.

  3. Högerklicka på en kolumn som du vill gruppera eller sortera och klicka sedan på Gruppera efter [fältnamn] eller klicka på något av alternativen för Sortera. Om du t.ex. vill gruppera kolumnen Prioritet högerklickar du på den och klickar sedan på Gruppera efter Prioritet.

    När du använder gruppering i Access flyttas grupperingsfältet till kolumnen längst till vänster och de resterande kolumnerna grupperas efter den kolumnen. I vissa fall läggs även en totalsumma till i avsnittet Rapportfot.

  4. Om du vill visa och finjustera grupperingen och sorteringsalternativ genom att följa anvisningarna i avsnittet Lägg till eller ändra gruppering och sortering i en befintlig rapport.

Skapa en ny grupperad rapport med hjälp av Rapportguiden

Rapportguiden presenterar ett antal frågor, och genererar en rapport baserat på dina svar. Bland de frågorna är ett värde som en förfrågan om det eller de fält du använder för att gruppera rapporten. När rapporten har skapats kan du använda det som-är eller ändra den efter dina behov. Innan du börjar med Rapportguiden måste du besluta om en datakälla.

Starta Rapportguiden.

  1. Klicka på Rapportguiden i gruppen Rapporter på fliken Skapa.

    Rapportguiden startar.

    Valda fält i Rapportguiden

  2. Klicka på listrutan Tabeller/frågor och välj den tabell eller fråga som innehåller fälten som du vill ha med i rapporten.

  3. Välj fälten i listan Tillgängliga fält genom att dubbelklicka på dem.

    De flyttas då till listan Markerade fält. Du kan också klicka på knapparna som finns mellan rutan Tillgängliga fält och Markerade fält om du vill lägga till eller ta bort de markerade fälten eller lägga till eller ta bort alla fält.

  4. Om det finns fält i en annan tabell eller fråga som du också vill ha med i rapporten, klickar du på listrutan Tabeller/frågor igen och väljer den andra tabellen eller frågan. Fortsätt sedan med att lägga till fält.

  5. Klicka på Nästa när du har lagt till alla fälten.

Gruppera poster i Rapportguiden

Med gruppering kan du strukturera och ordna posterna efter en grupp, till exempel Område eller Försäljare. Grupper kan kapslas så att du lättare kan hitta sambanden mellan grupperna och den information som du vill ha. Du kan också använda gruppering när du vill beräkna sammanfattningsinformation, till exempel summor och procent.

När du inkluderar fler än en tabell i rapporten analyseras sambandet mellan tabellerna i guiden och visningen av informationen fastställs.

  1. På sidan i Rapportguiden som visar frågan Vill du lägga till grupperingsnivåer?, klickar du på något av fältnamnen i listan och sedan på Nästa.

  2. Om du vill lägga till grupperingsnivåer dubbelklickar du på något av fältnamnen i listan så att det läggs till i rapporten.

    Du kan också ta bort en grupperingsnivå genom att dubbelklicka på den till höger om dialogrutan på sidan. Du kan också använda pilknapparna om du vill lägga till och ta bort grupperingsnivåer, och ändra prioritet för en grupperingsnivå genom att markera den och klicka på prioriteringsknapparna. Varje grupperingsnivå läggs till och kapslas inom sin överordnade grupperingsnivå.

    Lägga till grupperingsnivåer i Rapportguiden

  3. Visa dialogrutan Grupperingsintervall genom att klicka på Grupperingsalternativ.

    Grupperingsintervall i Rapportguiden

  4. Du kan också välja ett grupperingsintervall för vare gruppnivåfält.

    Grupperingsintervall kan du anpassa hur posterna grupperas. I föregående bild är posterna grupperade efter leveransdatum, som är en datum/tid-data type. Rapportguiden erbjuder alternativ som fälttyp i listan grupperingsintervall. Därför eftersom Expedierat den är av typen datum/tid, kan du välja att gruppera efter faktiskt värde (Normal ), år, kvartal, månad, vecka, dag, timme och minut. Om fältet har datatypen Text, kan du välja att gruppera efter hela fältet (Normal ) eller kanske efter först en till fem tecken. För numeriska datatyper kan välja du att gruppera efter värde (Normal ) eller efter intervall i angivna steg.

    Klicka på OK när du har valt ett grupperingsintervall.

  5. Klicka på Nästa för att gå till nästa sida i guiden.

Sortera och summera poster

Du kan sortera posterna efter upp till fyra fält, i stigande eller fallande ordning.

  1. Klicka i den första listrutan och välj ett fält som du vill sortera efter.

    Klicka på knappen till höger om listan om du vill växla mellan stigande och fallande ordning (Stigande är standardvärde). Du kan också klicka i den andra, tredje och fjärde listrutan om du vill välja fler sorteringsfält.

    Sorteringsordningar i Rapportguiden

  2. Klicka på Sammanfattningsalternativ om du vill summera något av de numeriska fälten.

    Observera att knappen Sammanfattningsalternativ bara visas om du har ett eller flera numeriska fält i rapportens detaljavsnitt. Tillgängliga numeriska fält visas i guiden.

    Sammanfattningsalternativ i Rapportguiden

  3. Markera kryssrutan under ditt val av Summa, medel, Min eller Max att beräkningarna inkluderas i gruppfoten.

    Du kan också välja om du vill visa både detaljer och en sammanfattning eller bara en sammanfattning. I det senare fallet visas summor för varje ExpedieratDatum-värde (om du markerar kryssrutan för till exempel Summa), men orderuppgifterna utelämnas. Du kan också välja att visa de totala beräkningarna för summorna i procent.

  4. Klicka på OK.

  5. Följ anvisningarna på resten av sidorna i Rapportguiden. På den sista sidan kan du redigera rapportrubriken. Den här rubriken visas på rapportens första sida, och det sparade dokumentet får även det här namnet. Du kan redigera både rubriken och dokumentnamnet senare.

  6. Klicka på Slutför. Rapporten sparas automatiskt och visas i förhandsgranskningsvyn på det sätt som den skrivs ut.

Med navigeringsknapparna i förhandsgranskningsfönstret kan du visa sidorna i rapporten i ordning eller hoppa till valfri sida. Klicka på någon av navigeringsknapparna eller skriv sidnumret som du vill visa i sidnummerrutan och tryck sedan på RETUR.

I förhandsgranskningsvyn kan du zooma in om du vill se fler detaljer och zooma ut om du vill se hur informationen fördelas på sidan. Placera muspekaren över rapporten och klicka en gång. Klicka en gång till när du vill zooma tillbaka. Du kan också använda zoomkontrollen i statusfältet.

Lägga till eller ändra gruppering och sortering i en befintlig rapport

Om du har en befintlig rapport och vill lägga till sortering eller gruppering i den, eller ändra rapportens befintliga sortering eller gruppering, får du hjälp med att komma igång i det här avsnittet.

Lägga till gruppering, sortering och summering

Du utför enklare sortering, gruppering och summering genom att högerklicka på fälten i layoutvyn och välja önskad åtgärd på snabbmenyn. Om du vill växla till layoutvyn högerklickar du på rapporten i navigeringsfönstret och klickar sedan på Layout.

Obs!: Även om anvisningarna i det här avsnittet inte direkt gäller för fönstret Gruppera, sortera och summera, kan det vara lämpligt att öppna det fönstret och se hur det ändras när du arbetar. Du får en bättre uppfattning om vad som händer, och allt eftersom du lär dig fönstret Gruppera, sortera och summera kan du använda det när du gör andra ändringar i rapporten. Så här öppnar du fönstret Gruppera, sortera och summera:

  • Klicka på Gruppera och sortera i gruppen Gruppering och summor på fliken Design.

Sortera ett enskilt fält

  • Högerklicka på ett värde i fältet som du vill sortera efter.

  • Klicka på önskat sorteringsalternativ på snabbmenyn. Om du till exempel vill sortera ett textfält i stigande ordning klickar du på Sortera från A till Ö. Om du vill sortera ett numeriskt fält i fallande ordning klickar du på Sortera från största till minsta.

Rapporten sorteras efter anvisningarna. Om fönstret Gruppera, sortera och summera är öppet ser du att en ny rad med namnet Sortera efter har lagts till för fältet.

Sortera flera fält

Obs!: När du använder sortering genom att högerklicka på ett fält i vyn Layout kan sortera du endast ett fält i taget. Tillämpa sorteringen till ett annat fält tar du bort sortering på det första fältet. Det här skiljer sig från sortering funktion i formulär, där flera sorteringsordningar genom att högerklicka på varje fält i tur och ordning och välja sortera ordningen du vill använda. Om du vill skapa flera sorteringsnivåer finns i avsnittet Lägg till gruppering, sortering och summor med hjälp av gruppera, sortera och summera.

Gruppera efter ett fält

  • Högerklicka på ett värde i fältet som du vill gruppera efter.

  • Klicka på Gruppera efter på snabbmenyn.

Grupperingsnivån läggs till och ett grupphuvud skapas för den. Om fönstret Gruppera, sortera och summera är öppet ser du att en ny rad med namnet Gruppera efter har lagts till för fältet.

Lägga till en summa till ett fält

Med det här alternativet kan du beräkna en summa, ett medelvärde, antal eller en annan mängdfunktion för ett fält. En totalsumma läggs till i slutet av rapporten och gruppsummor läggs till för alla grupper i rapporten.

  • Högerklicka på ett värde i fältet som du vill summera.

  • Klicka på Summa.

  • Klicka på den åtgärd som du vill utföra: Summa, Medel, Räkna poster (om du vill räkna alla poster), Räkna värden (om du vill räkna enbart de poster som har ett värde i fältet), Max, Min, Standardavvikelse eller Varians.

En beräknad textrutekontroll läggs till i rapportfoten med en totalsumma. Om rapporten innehåller grupperingsnivåer läggs också gruppfötter till (om sådana inte redan finns) med summor i varje fot.

Obs!: Du kan också lägga till summor genom att klicka på fältet som ska summeras och sedan klicka på Summor i gruppen Gruppering/summor på fliken Design.

Lägga till gruppering, sortering och summor med hjälp av fönstret Gruppera, sortera och summera

I fönstret Gruppera, sortera och summera kan du arbeta mer flexibelt med att lägga till och ändra grupper, sorteringsordning och summeringsalternativ i rapporterna. Layoutvyn är trots detta bättre att arbeta i eftersom det är mycket enklare att se hur ändringarna påverkar data.

Visa fönstret Gruppera, sortera och summera

  • Gå till fliken Design och klicka på Gruppera och sortera i gruppen Gruppering/summor.

    Fönstret Gruppera, sortera och summera visas i Access.

Fönstret Gruppera, sortera och summera

Du lägger till en ny sorterings- eller grupperingsnivå genom att klicka på Lägg till en grupp eller Lägg till en sortering.

En ny rad läggs till i fönstret Gruppera, sortera och summera och en lista med tillgängliga fält visas.

Fältlistan i fönstret Gruppera, sortera och summera

Du kan klicka på något av fältnamnen eller klicka på uttryck under listan med fält och skriva ett uttryck. När du har valt ett fält eller skrivit ett uttryck, läggs grupperingsnivån till i rapporten. I layoutvyn visas ändringarna direkt.

Mer information om hur du skapar uttryck finns i artikeln Skapa ett uttryck.

Meddelanden: 

  • Om det finns redan flera sorterings- eller grupperingsnivåer definierade, kan du behöva rulla nedåt i fönstret Gruppera, sortera och summera innan du kan se knapparna Lägg till en grupp och Lägg till en sortering.

  • Du kan definiera högst tio grupperings- och sorteringsnivåer i en rapport.

Ändra grupperingsalternativ

Varje grupperings- eller sorteringsnivå har ett antal alternativ som du kan ange för att uppnå ett visst resultat.

Grupperingsalternativ

  • Du visar alla alternativen för en grupperings- eller sorteringsnivå genom att klicka på Mer på den nivå som du vill ändra.

    Grupperingsalternativ (utökat)

  • Klicka på Mindre om du vill dölja alternativen.

Sorteringsordning    Du ändrar sorteringsordningen genom att klicka på listrutan för sorteringsordning och sedan på önskat alternativ.

Gruppintervall    Den här inställningen anger hur posterna grupperas tillsammans. Du kan till exempel gruppera efter det första tecknet i ett textfält så att alla som börjar med "A" grupperas tillsammans, alla som börjar med "B" grupperas tillsammans och så vidare. För ett datumfält kan du gruppera efter dag, vecka, månad, kvartal, eller så kan du ange ett eget intervall.

Summor    Om du vill lägga till summor klickar du på det här alternativet. Du kan lägga till summor för flera fält och summera samma fält på flera sätt.

Popup-fönstret Summor

  • Klicka på nedpilen för Summa över och välj sedan det fält som du vill summera.

  • Klicka på nedpilen för Typ och välj sedan den beräkning som ska utföras.

  • Markera Visa totalsumma om du vill lägga till en totalsumma i slutet av rapporten (i rapportfoten).

  • Markera Visa gruppsummor i procent av totalsumma om du vill lägga till en kontroll i gruppfoten som beräknar procent av totalsumman för varje grupp.

  • Markera Visa i grupprubrik eller Visa i gruppsidfot om du vill visa summan på respektive plats.

När du har valt alla alternativ för ett fält kan du upprepa den här processen och summera andra fält genom att välja de andra fälten i den nedrullningsbara listan Summa över. Annars klickar du utanför popup-fönstret Summor så att det stängs.

Rubrik    Med detta alternativ kan du ändra rubriken för fältet som summeras. Den används som kolumnrubrik och för etiketter till sammanfattningsfält i huvud och fötter.

Så här lägger du till eller ändrar rubriken

  • Klicka på texten efter med rubrik.

    Dialogrutan Zooma visas.

  • Skriv den nya rubriken i dialogrutan och klicka på OK.

Med/utan ett rubrikavsnitt    Använd den här inställningen när du vill lägga till eller ta bort huvudavsnittet som finns före varje grupp. När du lägger till ett huvudavsnitt flyttas grupperingsfältet automatiskt till huvudet. När du tar bort ett huvudavsnitt som innehåller andra kontroller än grupperingsfält, ombeds du bekräfta att du vill ta bort dem.

Med/utan ett sidfotsavsnitt    Använd den här inställningen när du vill lägga till eller ta bort fotavsnittet som finns efter varje grupp. När du tar bort ett fotavsnitt som innehåller kontroller, ombeds du bekräfta att du vill ta bort dem.

Håll samman gruppelement    Den här inställningen bestämmer hur grupper placeras på sidan när rapporten skrivs ut. Du kanske vill hålla ihop grupperna så mycket det går, så att du inte behöver bläddra om du vill visa hela gruppen. Det går emellertid åt mer papper på det här sättet, eftersom de flesta sidor kommer att innehålla ett tomt utrymme längst ned.

  • Håll inte ihop gruppen på samma sida     Använd det här alternativet om det inte gör något att grupperna bryts upp av sidbrytningar. I till exempel en grupp på 30 element placeras kanske tio av dem längst ned på en sida och resten av dem högst upp på nästa sida.

  • Håll hela gruppen på samma sida     Det här alternativet anger att antalet sidbrytningar ska minimeras inom en grupp. Om en grupp inte får plats i utrymmet som finns kvar på en sida, blir det tomt och gruppen placeras i stället på nästa sida. Större grupper måste ändå placeras över flera sidor, men med det här alternativet minimeras antalet sidbrytningar inom gruppen.

  • Håll sidhuvud och första posten på samma sida     För grupper med grupphuvuden gör detta alternativ att inte bara grupphuvudet skrivs ut längst ned på en sida. Om det inte finns plats för minst en rad med data efter huvudet på en sida, placeras gruppen på efterföljande sida.

Ändra prioritet för grupperings- och sorteringsnivåer

Du ändrar prioritet för en grupperings- eller sorteringsnivå genom att klicka på raden i fönstret Gruppera, sortera och summera och sedan klicka på upp- eller nedpilen till höger om raden.

Ta bort grupperings- och sorteringsnivåer

Om du vill ta bort en grupperings- eller sorteringsnivå klickar du i raden som du vill ta bort i fönstret Gruppera, sortera och summera och trycker på DEL eller på Ta bort till höger om raden. När du tar bort en grupperingsnivå, flyttas grupperingsfältet till rapportens detaljavsnitt om det fanns i grupphuvudet eller gruppfoten. Alla andra kontroller som finns i grupphuvudet eller gruppfoten tas bort.

Skapa en sammanfattningsrapport (utan rapportdetaljer)

Om du endast vill visa summor (det vill säga informationen i huvud- och fotraderna) klickar du på Dölj information i gruppen Gruppering/summor på fliken Design). Då döljs posterna som finns på nästa nivå i grupperingen, vilket ger en mer komprimerad sammanfattning av data. Även om posterna döljs, tas kontrollerna i det dolda avsnittet inte bort. Klicka på Dölj information igen när du vill återställa detaljraderna i rapporten.

Överst på sidan

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×