Skapa en grupperad rapport eller sammanfattningsrapport

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

Information är det ofta enklare att förstå när det är indelad i grupper. En rapport som grupperar försäljning efter region kan till exempel markera trender som annars kan gå missat. Placera summor i slutet av varje grupp i rapporten kan dessutom ersätta en massa manuella interaktion med en miniräknare.

Microsoft Office Access 2007 är det enkelt att arbeta med grupperade rapporter. Du kan skapa en enkel grupperad rapport med hjälp av Rapportguiden, du kan lägga till gruppering och sortering för en befintlig rapport eller du kan ändra gruppering och sortering alternativ som redan har angetts.

I den här artikeln

Förstå gruppering, avsnitt och kontroller

Skapa en ny grupperad rapport med hjälp av Rapportguiden

Finjustera rapporten

Lägga till tabeller eller andra kontroller i en befintlig rapport

Lägga till eller ändra gruppering och sortering i en befintlig rapport

Spara, skriva ut eller skicka rapporten

Obs!

Förstå gruppering, avsnitt och kontroller

Om du är nybörjare i grupperade rapporter gör det enklare för att ha lite bakgrundsinformation om gruppering och sortering, samt de olika avsnitt och typer av kontroller. Om du känner dig bekväm med dessa begrepp redan, kan du hoppa över det här avsnittet och finns i avsnittet Skapa en ny grupperad rapport med hjälp av Rapportguiden.

Om gruppering och sortering

När du skriver ut en rapport vill du vanligtvis ordna posterna i en viss ordning. Om du skriver ut en lista med leverantörer, kan du till exempel vill sortera posterna i alfabetisk ordning efter företagsnamn.

För många rapporter sortera posterna räcker inte. Du kanske också vill dela upp dem i grupper. En grupp är en samling poster, tillsammans med alla inledande och sammanfattande information som visas med poster, till exempel ett sidhuvud. En grupp består av ett grupphuvud, kapslade grupper (om sådan finns), informationsfält poster och en gruppfot.

Gruppering kan du avgränsa grupperna av poster visuellt och visa inledande och sammanfattande data för varje grupp. Följande rapport grupperas försäljningen efter leveransdatum och beräknar den totala försäljningen för varje dag.

Grupperad rapport med summor

1. på datum i början av gruppen.

2. totalen sammanfattas gruppen.

Du kan se hur grupperingen fungerar genom att jämföra lista över produkter per kategorirapport (visas nedan) med databladet för den underliggande frågan, produktlistan. Rapporten och fråga sortera produkter per kategori, men rapporten visas namnet för varje kategori på en separat rad i början av varje grupp (i grupphuvudet) och antalet produkter i respektive kategori på en separat rad i slutet av varje grupp (i gruppfoten).

Rapport över produkter per kategori

1. på kategorinamnet visas på varje rad i databladet.

2. på kategorinamnet visas en gång för varje grupp i rapporten, i grupphuvudet.

3. summan för kategorin visas i slutet av varje grupp, i gruppfoten.

4. posterna som visas som en stor grupp i databladet.

5. posterna för varje kategori visas som ett separat avsnitt i rapporten föregås av en grupphuvudet och följt av ett gruppfoten.

Du kan gruppera efter alla fält och uttryck som du sorterar på (upp till 10). Du kan gruppera efter samma fält eller uttryck mer än en gång. Om du grupperar efter mer än ett fält eller uttryck, Office Access 2007 kapslas grupperna enligt deras gruppnivå. Det första fältet som du grupperar efter är den första och viktigaste nivån. Det andra fältet Gruppera efter är nästa gruppnivå; och så vidare. I följande bild visas hur Office Access 2007 omsluter grupperna.

Hierarki för huvud och fot

1. Varje grupphuvud parad med en gruppfot.

Du med vanligtvis en grupphuvudet och presentera data som identifierar gruppen i ett separat avsnitt i början av gruppen. Du kan vanligtvis använda gruppfot för att sammanfatta data i gruppen i ett separat avsnitt i slutet av gruppen.

Överst på sidan

Om rapportavsnitt

Designen för en rapport i Access, är uppdelat i avsnitt. Om du vill skapa användbara rapporter måste du förstå hur varje avsnitt fungerar. Avsnittet du väljer att infoga en beräknad kontroll avgör exempelvis hur resultatet beräknas i Access. Nedan visas en sammanfattning av avsnittstyperna och deras användning.

  • Rapporthuvud    Skrivs ut en gång i början av rapporten. Använd rapporthuvudet information som normalt kan visas på ett försättsblad, till exempel en logotyp eller en rubrik och datum. Rapporthuvud skrivs ut före sidhuvudet. När du placerar en beräknad kontroll i rapporthuvud beräknas värdet för hela rapporten. Till exempel beräknar placera en kontroll som använder mängdfunktionen Summa i rapporthuvud summan för hela rapporten.

  • Sidhuvud    Skrivs ut högst upp på varje sida. Använd ett sidhuvud till exempel vill upprepa rapportrubriken på varje sida.

  • Grupphuvud    Ut i början av varje ny grupp med poster. Använd grupphuvudet om du vill skriva ut på gruppens namn. Till exempel i en rapport som är grupperad efter produkt, använda grupphuvudet ska skrivas ut på produktnamn. När du placerar en beräknad kontroll som använder mängdfunktionen Summa i grupphuvudet är summan för den aktuella gruppen.

  • Detaljer    Skrivs ut en gång för varje rad i datakällan. Informationsavsnittet är placerar du kontrollerna som utgör huvuddelen av rapporten.

  • Gruppfot    Skrivs ut i slutet av varje grupp med poster. Använd gruppfoten om du vill skriva ut sammanfattningsinformation för en grupp.

  • Sidfot    Skrivs ut i slutet av varje sida. Använd en sidfot om du vill skriva ut sidnummer eller information per sida.

  • Rapportfot    Skrivs ut en gång i slutet av rapporten. Använd en rapportfot om du vill skriva ut rapportsummor eller annan sammanfattningsinformation för hela rapporten.

    Obs!: I designvyn visas rapportfoten nedanför sidfot. Dock när rapporten skrivs ut eller förhandsgranskas, visas rapportfoten ovanför sidfoten, bara efter den sista grupp sidfot eller detaljerade raden på sista sidan.

Överst på sidan

Om kontroller

Kontroller är objekt som visar data, utföra åtgärder och gör att du kan visa och arbeta med information som förbättrar användargränssnittet, till exempel etiketter och bilder. Access stöder tre typer av kontroller: bundna etiketter och beräknas. Nedan visas en sammanfattning av dessa kontroller och deras användning.

  • Bunden kontroll    En kontroll vars datakälla är ett fält i en tabell eller fråga. Du kan använda bundna kontroller för att visa värden från fält i databasen. Värdena kan vara text, datum, tal, Ja/Nej-värden, bilder eller diagram. En textruta är den vanligaste typen av bundna kontroller. En textruta i ett formulär som visar en anställdas efternamn kan till exempel få den här informationen från fältet Efternamn i tabellen Anställda.

  • Obunden kontroll    En kontroll som inte har en datakälla. Du kan använda obunden kontroller för att visa information, linjer, rektanglar och bilder. Till exempel är en etikett som visar rubriken för en rapport en obunden kontroll.

  • Beräknad kontroll    En kontroll vars datakälla motsvarar ett uttryck i stället för ett fält. Du kan ange det värde du vill använda i kontrollen genom att definiera ett uttryck som datakälla för kontrollen. Ett uttryck är en kombination av operatorer (till exempel = och + ), kontrollera namn, fältnamn, funktioner som returnerar ett enskilt värde och konstanta värden. Följande uttryck beräknar exempelvis priset för en artikel med en rabatt på 25 procent genom att multiplicera värdet i fältet Enhetspris med ett konstant värde (. 75).

= [Unit Price] * .75

Ett uttryck kan använda data från ett fält i rapportens underliggande tabell eller fråga eller från en kontroll i rapporten.

När du skapar en rapport är det förmodligen förenkla arbetet genom att lägga till och ordna alla bundna kontroller först, särskilt om de utgör huvuddelen av kontroller i rapporten. Du kan sedan lägga till obunden och beräknade kontroller måste slutföra design med hjälp av verktygen i gruppen kontroller på fliken Design.

Bild av menyfliksområdet i Access

Du binder en kontroll till ett fält genom att identifiera fältet som kontrollen hämtar data. Du kan skapa en kontroll som är bunden till det markerade fältet genom att dra fältet från fönstret Fältlista till rapporten. (Fönstret Fältlista visas fälten i rapportens underliggande tabell eller fråga. Om du vill visa fönstret Fältlista gör du något av följande:

  • Klicka på Lägg till befintliga fält på fliken Design i gruppen Verktyg. Bild av knapp

  • Tryck på ALT+F8.

När du dubbelklickar på ett fält eller dra den från fönstret Fältlista till rapporten skapar du en bunden kontroll.

Du kan också binda ett fält i en kontroll genom att skriva fältnamnet i själva kontrollen eller i rutan för värdet Kontrollkälla i kontrollens egenskapssida. Egenskapslistan definierar egenskaper för kontrollen, till exempel dess namn, dess data och dess format. Om du vill visa egenskapssidan trycker du på F4.

Använda fönstret Fältlista är det bästa sättet att skapa en bunden kontroll av två anledningar:

  • En bunden kontroll har en kopplad etikett och etiketten får samma namn som fältet (eller den text som har definierats för fältet i den underliggande tabell eller fråga) som dess beskrivning som standard så att du inte behöver ange en själv.

  • En bunden kontroll ärver många av samma inställningar som fält i den underliggande tabell eller fråga (till exempel för egenskaperna Format, decimaleroch Indatamask ). Därför kan du se till att de här egenskaperna för fältet bibehålls när du skapar en kontroll som är bunden till fältet.

Om du redan har en obunden kontroll och vill binda till ett fält ange kontrollens egenskap för Kontrollkälla namn i fältet.

Överst på sidan

Skapa en ny grupperad rapport med hjälp av Rapportguiden

Rapportguiden visar en serie frågor och skapar sedan en rapport utifrån dina svar. Bland dessa frågor finns en som gäller fältet eller vilka fält som ska användas för att gruppera rapporten. När rapporten har skapats kan du använda den i befintligt skick eller ändra den efter behov. Innan du börjar med Rapportguiden måste du bestämma vilken datakälla du ska använda.

Välj en datakälla

En rapport består av information som hämtas från en tabell eller fråga och information som lagras i själva rapporten, till exempel etiketter, rubriker och bilder. Den tabell eller fråga som innehåller den underliggande data kallas även rapportens datakälla. Innan du börjar skapa rapporten, bör du tycker om den information som du vill ska ingå. Bland de fält som du väljer måste vara de som du vill använda. Om de fält som du vill ta med alla finns i en tabell, använder du den tabellen som datakälla. Om fälten hämtas från mer än en tabell, ska du vill använda en fråga som datakälla. Den frågan kanske redan finns i databasen eller du kan behöva skapa en fråga som datakälla behov av rapporten.

Om du vill veta mer om frågor, följer du länkarna i avsnittet Se även i den här artikeln.

Starta Rapportguiden.

  1. Klicka på Rapportguiden på fliken Skapa i gruppen rapporter. Bild av knapp

    Rapportguiden startar.

    Valda fält i Rapportguiden

  2. Klicka på listrutan Tabeller/frågor och välj den tabell eller fråga som innehåller fälten som du vill ha med i rapporten.

  3. Välj fälten i listan Tillgängliga fält genom att dubbelklicka på dem.

    De flyttas då till listan Markerade fält. Du kan också klicka på knapparna som finns mellan rutan Tillgängliga fält och Markerade fält om du vill lägga till eller ta bort de markerade fälten eller lägga till eller ta bort alla fält.

  4. Om det finns fält i en annan tabell eller fråga som du också vill ha med i rapporten, klickar du på listrutan Tabeller/frågor igen och väljer den andra tabellen eller frågan. Fortsätt sedan med att lägga till fält.

  5. Klicka på Nästa när du har lagt till alla fälten.

Gruppera poster i Rapportguiden

Med gruppering kan du strukturera och ordna posterna efter en grupp, till exempel Område eller Försäljare. Grupper kan kapslas så att du lättare kan hitta sambanden mellan grupperna och den information som du vill ha. Du kan också använda gruppering när du vill beräkna sammanfattningsinformation, till exempel summor och procent.

När du inkluderar fler än en tabell i rapporten analyseras sambandet mellan tabellerna i guiden och visningen av informationen fastställs.

  1. På sidan i Rapportguiden som visar frågan Vill du lägga till grupperingsnivåer?, klickar du på något av fältnamnen i listan och sedan på Nästa.

  2. Om du vill lägga till grupperingsnivåer dubbelklickar du på något av fältnamnen i listan så att det läggs till i rapporten.

    Du kan också ta bort en grupperingsnivå genom att dubbelklicka på den till höger om dialogrutan på sidan. Du kan också använda pilknapparna om du vill lägga till och ta bort grupperingsnivåer, och ändra prioritet för en grupperingsnivå genom att markera den och klicka på prioriteringsknapparna. Varje grupperingsnivå läggs till och kapslas inom sin överordnade grupperingsnivå.

    Lägga till grupperingsnivåer i Rapportguiden

  3. Visa dialogrutan Grupperingsintervall genom att klicka på Grupperingsalternativ.

    Grupperingsintervall i Rapportguiden

  4. Du kan också välja ett grupperingsintervall för vare gruppnivåfält.

    Grupperingsintervall kan du anpassa hur posterna grupperas. I föregående bild är posterna grupperade efter leveransdatum, som är en datum/tid-data type. Rapportguiden erbjuder alternativ som fälttyp i listan grupperingsintervall. Därför eftersom Expedierat den är av typen datum/tid, kan du välja att gruppera efter faktiskt värde (Normal), år, kvartal, månad, vecka, dag, timme och minut. Om fältet har datatypen Text, kan du välja att gruppera efter hela fältet (Normal) eller kanske efter först en till fem tecken. För numeriska datatyper kan välja du att gruppera efter värde (Normal) eller efter intervall i angivna steg.

    Klicka på OK när du har valt ett grupperingsintervall.

  5. Klicka på Nästa för att gå till nästa sida i guiden.

Sortera och summera poster

Du kan sortera posterna efter upp till fyra fält, i stigande eller fallande ordning.

  1. Klicka i den första listrutan och välj ett fält som du vill sortera efter.

    Klicka på knappen till höger om listan om du vill växla mellan stigande och fallande ordning (Stigande är standardvärde). Du kan också klicka i den andra, tredje och fjärde listrutan om du vill välja fler sorteringsfält.

    Sorteringsordningar i Rapportguiden

  2. Klicka på Sammanfattningsalternativ om du vill summera något av de numeriska fälten.

    Observera att knappen Sammanfattningsalternativ bara visas om du har ett eller flera numeriska fält i rapportens detaljavsnitt. Tillgängliga numeriska fält visas i guiden.

    Sammanfattningsalternativ i Rapportguiden

  3. Markera kryssrutan under Summa, Med, Min respektive Max om du vill ha med en sådan beräkning i gruppfoten.

    Du kan också välja om du vill visa både detaljer och en sammanfattning eller bara en sammanfattning. I det senare fallet visas summor för varje ExpedieratDatum-värde (om du markerar kryssrutan för till exempel Summa), men orderuppgifterna utelämnas. Du kan också välja att visa de totala beräkningarna för summorna i procent.

  4. Klicka på OK.

  5. Följ anvisningarna på resten av sidorna i Rapportguiden. På den sista sidan kan du redigera rapportrubriken. Den här rubriken visas på rapportens första sida, och det sparade dokumentet får även det här namnet. Du kan redigera både rubriken och dokumentnamnet senare.

  6. Klicka på Slutför. Rapporten sparas automatiskt och visas i förhandsgranskningsvyn på det sätt som den skrivs ut.

Med navigeringsknapparna i förhandsgranskningsfönstret kan du visa sidorna i rapporten i ordning eller hoppa till valfri sida. Klicka på någon av navigeringsknapparna eller skriv sidnumret som du vill visa i sidnummerrutan och tryck sedan på RETUR.

I förhandsgranskningsvyn kan du zooma in om du vill se fler detaljer och zooma ut om du vill se hur informationen fördelas på sidan. Placera muspekaren över rapporten och klicka en gång. Klicka en gång till när du vill zooma tillbaka. Du kan också använda zoomkontrollen i statusfältet.

Överst på sidan

Finjustera rapporten

Det är troligt att Rapportguiden inte ger exakt resultat som du letar efter i rapporten. Du kanske vill lägga till text, ändra kolumnbredder, lägga till en logotyp, etc. Access får du två vyer som du kan göra ändringar i en rapport: layoutvyn och Design-vyn. Här beskrivs kortfattat i det här avsnittet.

Om vyn

Layoutvyn är mest enkelt att använda vyn för att göra ändringar i rapporten och som innehåller de verktyg du behöver för att finjustera rapporten. Du kan justera kolumnbredd, ordna om kolumnerna, och lägga till eller ändra grupperingsnivåer och summor. Du kan placera nya fält på rapporten och ange egenskaper för rapporten och dess kontroller. Fördelen med att layoutvyn är att du kan se dina data när du gör ändringar i rapportformatet så att du kan direkt se hur ändringar påverkar visningen av data.

Om du vill öppna en rapport i layoutvyn, högerklicka på rapporten i navigeringsfönstret och klicka sedan på layoutvyn Bild av knapp .

Du kan använda egenskapslistan för att ändra egenskaper för rapporten och dess kontroller och avsnitt. Om du vill visa egenskapssidan trycker du på F4.

Du kan använda fönstret Fältlista för att lägga till fält från den underliggande tabell eller fråga i rapporten. Så här visar fönstret Fältlista:

  1. Klicka på Lägg till befintliga fält Bild av knapp på fliken Format i gruppen kontroller.

    Tips: Access 2010 innehåller nya villkorsstyrda formateringsfunktioner som kan förbättra läsbarheten i en rapport.

Om designvyn

Om det inte går att göra en förändring i din rapport i layoutvyn kan du prova designvyn. Designvyn visar rapporten underliggande struktur och innehåller några fler designa verktyg och funktioner än layoutvyn. Till exempel du kan placera fler typer av kontroller i rapporten, du kan ändra justeringen av kontroller mer exakt och du har möjlighet att ange fler egenskaper än vad du gör i vyn Layout.

Om du vill öppna en rapport i designvyn, högerklickar du på rapporten i navigeringsfönstret och sedan på Designläge Bild av knapp .

Överst på sidan

Lägga till tabeller eller andra kontroller i en befintlig rapport

Varje fält, etikett, linje eller bild som du ser i rapporten skapas med hjälp av en typ av kontroll. De flesta vanliga kontroll i en rapport är textrutan. Det här är vad normalt används för att visa data från rapportens underliggande postkällan. Du kan skapa textrutor som redan är bundna till fält i datakällan genom att lägga till fält från fönstret Fältlista eller du kan lägga till dem i rapporten när du arbetar i designvyn (men sedan du måste "binda" dem till fält i datakällan själv). Fördelen med att Design vyn är att du kan lägga till många andra typer av kontroller förutom bundna textrutor, till exempel rektanglar, sidbrytningar och diagram. Det här avsnittet beskrivs båda metoderna för att lägga till kontroller i en rapport.

Lägga till fält i en befintlig rapport

Layoutvyn är den rekommenderade vyn för att lägga till fält i en rapport, men det kan även göras i designvyn. Om du vill lägga till ett fält, se till att fönstret Fältlista visas. Fönstret Fältlista innehåller en lista över alla fält som är tillgängliga ska placeras i rapporten. Tryck på ALT + F8 om du vill visa fönstret Fältlista.

Lägga till fält från fönstret Fältlista

  • Om du vill lägga till ett visst fält, dra fältet från fönstret Fältlista till avsnitt i rapporten där du vill att det ska visas.

  • Om du vill lägga till flera fält på en gång klickar du på det första fältet som du vill använda och håll sedan ned CTRL och klickar på varje ytterligare fält som du vill använda. Dra de markerade fälten till rapporten.

När du släpper fälten skapas en bunden textrutekontroll för varje fält och en etikettkontroll visas bredvid varje fält.

Obs!: 

  • Om du lägger till ett fält från en relaterad tabell läggs lämpliga grupperingsnivå åt dig.

  • Om du lägger till ett fält från en annan (icke-relaterade) tabell visas en dialogruta där du kan ange hur du relatera tabellen till den befintliga datakällan för rapporten.

Om du vill se vilken tabell har relationer redan angetts av databasen eller för att lägga till nya:

  1. Klicka på relationer på fliken Databasverktyg i gruppen Visa/Dölj. Bild av knapp

Mer information finns i artikeln Skapa, redigera eller ta bort en relation.

Lägga till andra kontroller i en befintlig rapport

När du lägger till ett fält från fönstret Fältlista i rapporten skapas en bunden textrutekontroll för den automatiskt. Kan läggas till andra kontroller, till exempel etiketter, linjer och bilder genom att växla till designvyn och med hjälp av verktygen i gruppen kontroller på fliken Design.

Bild av menyfliksområdet i Access

Fastställa namnet på ett verktyg

  • Placera muspekaren över verktyget.

    Access visar namnet på verktyget.

Skapa en kontroll med hjälp av verktygen i gruppen kontroller

  • Klicka på verktyget för typ av kontroll som du vill lägga till. Till exempel om du vill skapa en kryssruta klickar du på kryssrutan verktyget Bild av knapp .

  • Klicka i rapporten där du vill placera det övre vänstra hörnet av kontrollen. Klicka en gång om du vill skapa en kontroll med standardstorlek eller klicka och dra i rapporten om du vill skapa en kontroll med den storlek du vill ha.

  • Om du inte placera kontrollen perfekt på första försöket, kan du flytta den genom att använda följande procedur:

    • Klicka på kontrollen så att den markeras.

    • Placera pekaren över kontrollen tills den blir till en korspil pekaren Flytta och dra sedan kontrollen till önskad plats.

Den här processen skapar en "obunden" kontroll. Om kontrollen är den typ som kan visa data (en textruta eller kryssruta, till exempel), måste du ange ett fältnamn eller uttryck i egenskapen Kontrollkälla för kontrollen innan det visas inga data.

Visa egenskapsrutan

  • Tryck på F4.

Obs!: När din rapport är klar är det viktigt att spara arbetet.

Överst på sidan

Lägga till eller ändra gruppering och sortering i en befintlig rapport

Om du har en befintlig rapport och vill lägga till sortering eller gruppering i den, eller ändra rapportens befintliga sortering eller gruppering, får du hjälp med att komma igång i det här avsnittet.

Lägga till gruppering, sortering och summor i layoutvyn

Du kan utföra enkel sortering, gruppering och summering åtgärder genom att högerklicka på fälten i layoutvyn och sedan välja den åtgärd som du vill använda på snabbmenyn. Om du vill växla till layoutvyn, högerklicka på rapporten i navigeringsfönstret och klicka sedan på layoutvyn Bild av knapp .

Obs!: Även om anvisningarna i det här avsnittet inte direkt gäller för fönstret Gruppera, sortera och summera, kan det vara lämpligt att öppna det fönstret och se hur det ändras när du arbetar. Du får en bättre uppfattning om vad som händer, och allt eftersom du lär dig fönstret Gruppera, sortera och summera kan du använda det när du gör andra ändringar i rapporten. Så här öppnar du fönstret Gruppera, sortera och summera:

  1. Klicka på Gruppera och sortera på fliken Format i gruppen gruppering / summor. Bild av knapp

Sortera ett enskilt fält

  • Högerklicka på ett värde i fältet som du vill sortera.

  • Klicka på det sorteringsalternativ du vill använda på snabbmenyn. Till exempel om du vill sortera ett textfält i stigande ordning, klickar du på Sortera från A till ö Bild av knapp . Om du vill sortera ett numeriskt fält i fallande ordning klickar du på Sortera från största till minsta Bild av knapp .

Rapporten sorteras efter anvisningarna. Om fönstret Gruppera, sortera och summera är öppet ser du att en ny rad med namnet Sortera efter har lagts till för fältet.

Sortera flera fält

Obs!: När du använder sortering genom att högerklicka på ett fält i vyn Layout kan sortera du endast ett fält i taget. Tillämpa sorteringen till ett annat fält tar du bort sortering på det första fältet. Det här skiljer sig från Sorteringssätt i formulär, där flera sorteringsordningar kan upprättas genom att högerklicka på varje fält i tur och ordning och välja vilken sorteringsordning du önskar. Om du vill skapa flera sorteringsnivåer finns i avsnittet lägga till gruppering, sortering och summor med hjälp av gruppera, sortera och summera.

Gruppera efter ett fält

  • Högerklicka på ett värde i fältet som du vill gruppera efter.

  • Klicka på Gruppera efter Bild av knapp på snabbmenyn.

Grupperingsnivån läggs till och ett grupphuvud skapas för den. Om fönstret Gruppera, sortera och summera är öppet ser du att en ny rad med namnet Gruppera efter har lagts till för fältet.

Lägga till en summa till ett fält

Med det här alternativet kan du beräkna en summa, ett medelvärde, antal eller en annan mängdfunktion för ett fält. En totalsumma läggs till i slutet av rapporten och gruppsummor läggs till för alla grupper i rapporten.

  • Högerklicka på ett värde i fältet som du vill summera.

  • Klicka på Summa.

  • Klicka på den åtgärd som du vill utföra: Summa, Medel, Räkna poster (om du vill räkna alla poster), Räkna värden (om du vill räkna enbart de poster som har ett värde i fältet), Max, Min, Standardavvikelse eller Varians.

En beräknad textrutekontroll läggs till i rapportfoten med en totalsumma. Om rapporten innehåller grupperingsnivåer läggs också gruppfötter till (om sådana inte redan finns) med summor i varje fot.

Du kan också lägga till summor genom att klicka på det fält som ska summeras och klicka sedan på fliken Format i gruppen gruppering / summorsummor Bild av knapp .

Lägga till gruppering, sortering och summor med hjälp av fönstret Gruppera, sortera och summera

I fönstret Gruppera, sortera och summera kan du arbeta mer flexibelt med att lägga till och ändra grupper, sorteringsordning och summeringsalternativ i rapporterna. Layoutvyn är trots detta bättre att arbeta i eftersom det är mycket enklare att se hur ändringarna påverkar data.

Visa fönstret Gruppera, sortera och summera

  • I vyn Layout:

    Klicka på Gruppera och sortera på fliken Format i gruppen gruppering / summor. Bild av knapp

  • I designvyn:

    Klicka på Gruppera och sortera på fliken Design i gruppen gruppering / summor. Bild av knapp

Access visar fönstret Gruppera, sortera och summera.

Fönstret Gruppera, sortera och summera

Du lägger till en ny sorterings- eller grupperingsnivå genom att klicka på Lägg till en grupp eller Lägg till en sortering.

En ny rad läggs till i fönstret Gruppera, sortera och summera och en lista med tillgängliga fält visas.

Fältlistan i fönstret Gruppera, sortera och summera

Du kan klicka på något av följande i fältnamn eller klicka på uttryck under listan med fält där du kan ange ett uttryck. När du väljer ett fält eller ange ett uttryck, läggs grupperingsnivån till rapporten. Om du är i vyn Layout ändras visningen direkt om du vill visa grupperingen eller sorteringsordning.

Meddelanden: 

  • Om flera sorterings- eller grupperingsnivåer redan är definierade kanske du måste rulla ned i fönstret Gruppera, sortera och summera för att kunna visa knapparna Lägg till en grupp och Lägg till en sortering.

  • Du kan definiera högst tio grupperings- och sorteringsnivåer i en rapport.

Ändra grupperingsalternativ

Varje grupperings- eller sorteringsnivå har ett antal alternativ som du kan ange för att uppnå ett visst resultat.

Grupperingsalternativ

  • Du visar alla alternativen för en grupperings- eller sorteringsnivå genom att klicka på Mer på den nivå som du vill ändra.

    Grupperingsalternativ (utökat)

  • Klicka på Mindre om du vill dölja alternativen.

Sorteringsordning    Du ändrar sorteringsordningen genom att klicka på listrutan för sorteringsordning och sedan på önskat alternativ.

Gruppintervall    Den här inställningen anger hur posterna grupperas tillsammans. Du kan till exempel gruppera efter det första tecknet i ett textfält så att alla som börjar med "A" grupperas tillsammans, alla som börjar med "B" grupperas tillsammans och så vidare. För ett datumfält kan du gruppera efter dag, vecka, månad, kvartal, eller så kan du ange ett eget intervall.

Summor    Om du vill lägga till summor klickar du på det här alternativet. Du kan lägga till summor för flera fält och summera samma fält på flera sätt.

Popup-fönstret Summor

  • Klicka på nedpilen för Summa över och välj sedan det fält som du vill summera.

  • Klicka på nedpilen för Typ och välj sedan den beräkning som ska utföras.

  • Markera Visa totalsumma om du vill lägga till en totalsumma i slutet av rapporten (i rapportfoten).

  • Markera Visa gruppsummor i procent av totalsumma om du vill lägga till en kontroll i gruppfoten som beräknar procent av totalsumman för varje grupp.

  • Markera Visa i grupprubrik eller Visa i gruppsidfot om du vill visa summan på respektive plats.

När du har valt alla alternativ för ett fält kan du upprepa den här processen och summera andra fält genom att välja de andra fälten i den nedrullningsbara listan Summa över. Annars klickar du utanför popup-fönstret Summor så att det stängs.

Rubrik    Med detta alternativ kan du ändra rubriken för fältet som summeras. Den används som kolumnrubrik och för etiketter till sammanfattningsfält i huvud och fötter.

Så här lägger du till eller ändrar rubriken

  • Klicka på texten efter med rubrik.

    Dialogrutan Zooma visas.

  • Skriv den nya rubriken i dialogrutan och klicka på OK.

Med/utan ett rubrikavsnitt    Använd den här inställningen när du vill lägga till eller ta bort huvudavsnittet som finns före varje grupp. När du lägger till ett huvudavsnitt flyttas grupperingsfältet automatiskt till huvudet. När du tar bort ett huvudavsnitt som innehåller andra kontroller än grupperingsfält, ombeds du bekräfta att du vill ta bort dem.

Med/utan ett sidfotsavsnitt    Använd den här inställningen när du vill lägga till eller ta bort fotavsnittet som finns efter varje grupp. När du tar bort ett fotavsnitt som innehåller kontroller, ombeds du bekräfta att du vill ta bort dem.

Håll samman gruppelement    Den här inställningen bestämmer hur grupper placeras på sidan när rapporten skrivs ut. Du kanske vill hålla ihop grupperna så mycket det går, så att du inte behöver bläddra om du vill visa hela gruppen. Det går emellertid åt mer papper på det här sättet, eftersom de flesta sidor kommer att innehålla ett tomt utrymme längst ned.

  • Håll inte ihop gruppen på samma sida     Använd det här alternativet om det inte gör något att grupperna bryts upp av sidbrytningar. I till exempel en grupp på 30 element placeras kanske tio av dem längst ned på en sida och resten av dem högst upp på nästa sida.

  • Håll hela gruppen på samma sida     Det här alternativet anger att antalet sidbrytningar ska minimeras inom en grupp. Om en grupp inte får plats i utrymmet som finns kvar på en sida, blir det tomt och gruppen placeras i stället på nästa sida. Större grupper måste ändå placeras över flera sidor, men med det här alternativet minimeras antalet sidbrytningar inom gruppen.

  • Håll sidhuvud och första posten på samma sida     För grupper med grupphuvuden gör detta alternativ att inte bara grupphuvudet skrivs ut längst ned på en sida. Om det inte finns plats för minst en rad med data efter huvudet på en sida, placeras gruppen på efterföljande sida.

Ändra prioritet för grupperings- och sorteringsnivåer

Du ändrar prioritet för en grupperings- eller sorteringsnivå genom att klicka på raden i fönstret Gruppera, sortera och summera och sedan klicka på upp- eller nedpilen till höger om raden.

Ta bort grupperings- och sorteringsnivåer

Om du vill ta bort en grupperings- eller sorteringsnivå klickar du i raden som du vill ta bort i fönstret Gruppera, sortera och summera och trycker på DEL eller på Ta bort till höger om raden. När du tar bort en grupperingsnivå, flyttas grupperingsfältet till rapportens detaljavsnitt om det fanns i grupphuvudet eller gruppfoten. Alla andra kontroller som finns i grupphuvudet eller gruppfoten tas bort.

Överst på sidan

Skapa en sammanfattningsrapport (utan rapportdetaljer)

Om du vill visa endast summor (det vill säga bara information i sidhuvud och sidfot rader), på fliken Format (eller på fliken Design i designvyn), klicka på Dölj detaljer i gruppen gruppering / summor. Så här döljer posterna i nästa lägre nivå med gruppering, vilket resulterar i en mycket mer kompakt presentation av sammanfattningsdata i detalj. Även om posterna som är dolda tas kontroller i avsnittet dolda inte bort. Klicka på Dölj detaljer om du vill återställa detaljraderna i rapporten.

Skapa en gruppering effekt utan att använda sidhuvuden

Du kan åstadkomma en gruppering resultat i rapporten utan att använda med rubriker. Ta bort sidhuvuden skapar en mer kompakt rapport eftersom mindre lodrätt avstånd används av raderna i meddelanderubriken.

Den vanligaste metoden handlar om att ta bort sidhuvudet för varje grupp, där varje grupperingsfältet flyttas till detaljavsnitt i rapporten. Om du vill återställa effekten visual gruppering, ange egenskapen Dölja dubbletter av varje grupperingsfält till Ja.

Exempel

Den här typisk grupperad rapport där grupphuvuden i åtanke:

Grupperad rapport med grupphuvuden

Som du ser tar varje företagsnamn upp en hel rad som varje Ordernr.

I det här exemplet ska du redigera rapporten så att den ser ut som i följande illustration:

Grupperad rapport där grupphuvuden har tagits bort

  1. Öppna rapporten i layoutvyn genom att högerklicka i navigeringsfönstret och klicka sedan på Layoutvyn Bild av knapp .

  2. Klicka på Gruppera och sortera på fliken Format i gruppen gruppering / summor. Bild av knapp

    Obs!: Det är en bra idé att börja med gruppen lägsta nivå och sedan gå vidare. Annars kan visningen av rapporten bli förvirrande medan du arbetar.

  3. Klicka på den lägsta grupperingsnivån i listan och klicka sedan på mer.

  4. Välj utan ett rubrikavsnitt sidhuvud avsnitt nedrullningsbara listan.

    När du tar bort ett sidhuvud bevaras textrutan för grupperingsfältet genom att flytta den till avsnittet detalj. Andra kontroller i grupphuvudet kan tas bort. Access varnar dig om kontrollerna som ska tas bort på grund av den här åtgärden. Om det finns kontroller i grupphuvudet som du vill behålla kan du se till att flytta dem till ett annat rapportavsnitt i innan du utför det här steget. Behöver du växla till designvyn och flytta kontrollerna till andra avsnitt.

    Resultatet visas i följande illustration. Lägg märke till att det första ordernumret finns på samma rad som den första detaljposten i stället för på en egen rad.

    Grupperad rapport där huvudet Ordernr har tagits bort

    Tyvärr OrderID upprepas på varje rad i detalj och det gör det svårt att se exakt hur många order finns. Vid den här tidpunkten är i textrutekontroll Dölja dubbletter egenskapen användbar. Följ dessa steg för att ange den här egenskapen:

    • Välj något av de upprepande värdena.

    • Om egenskapssidan inte redan visas trycker du på F4 för att visa den.

    • På fliken Format i egenskapslistan klickar du på den nedrullningsbara listrutan för Dölja dubbletter och klicka sedan på Ja.

      Duplicerade-ID: ordernumren är dolda. Observera att du kan se hur många order det är och hur många produkter det gäller per order.

      Grupperad rapport där dubbletten av Ordernr döljs

  5. Det här exemplet ska upprepar vi du steg 4 för grupperingsnivå företagets namn. Den slutliga rapporten ser ut som i följande illustration:

    Grupperad rapport där grupphuvuden har tagits bort

    Värdet för företagets namn är nu på samma rad som den första detaljposten och egenskapen Dölja dubbletter som förhindrar att värdet företagsnamn upprepas på varje rad. Det kan resultera i en betydande papper sparande för en lång rapport som använder flera grupperingsnivåer.

Överst på sidan

Spara, skriva ut eller skicka rapporten

När du har sparat rapporten kan du använda det flera gånger. Rapportens design oförändrad, men du ser aktuella data varje gång du skriver ut rapporten. Om rapporteringsbehov ändrar kan du ändra rapporten eller skapa en ny, liknande rapport som baseras på den ursprungliga cellen.

Spara rapporten

  1. Klicka på Microsoft Office-knappen Bild av Office-knappen och klicka på Spara eller tryck på CTRL + S Bild av knapp .

    Du kan också klicka Spara Bild av knapp i Verktygsfältet Snabbåtkomst.

  2. Om rapporten är namnlöst, Skriv ett namn i rutan Rapportnamn och klicka sedan på OK.

Sparar du rapporten under ett nytt namn

  1. Klicka på Microsoft Office-knappen Bild av Office-knappen och klicka sedan på Spara som Knappbild .

  2. I dialogrutan Spara som skriver du ett namn i rutan Spara rapport till och klicka på rapporten i rutan som.

Skriva ut rapporten

Du kan skriva ut en rapport från Förhandsgranska, layoutvyn, designvyn, rapportvyn, eller från navigeringsfönstret. Innan du skriver ut bör du romb sidinställningarna, till exempel marginaler och sidorientering. Access sparas sidinställningarna med rapporten så att du måste ange endast en gång. Du kan spara inställningarna senare, om behöver ändras.

Ändra sidinställningarna

  1. Öppna rapporten i valfri vy.

  2. Klicka på ett alternativ på fliken Sidlayout i gruppen sida:

    • Storlek Knappbild kan du välja en av pappersstorlek eller ange en anpassad pappersstorlek.

    • Stående Knappbild ställer in sidan lodrätt.

    • Liggande Bild av knapp ställer in sidan vågrätt.

    • Marginaler Bild av knapp kan du välja mellan flera fördefinierade marginalbredd eller klicka på Avancerat om du vill ange anpassade marginalbredd med hjälp av dialogrutan Utskriftsformat.

    • Visa marginaler växlar visningen av marginaler och inaktivera (endast layoutvyn).

    • Kolumner visas dialogrutan Utskriftsformat. Ange hur många kolumner du vill använda och ange önskad kolumnstorleken.

    • Skriv ut Data endast förhindrar utskrift av etiketter som du har placerat i rapporten. De kontroller som är bundna till data i den underliggande tabellen eller frågan kommer att skrivas ut. Den här funktionen kan vara användbara på rapporter som ibland ut på förtryckta formulär. Du kan utelämna etiketter i dessa situationer och sedan aktivera utskrift av etiketter när du skriver ut rapporten på tomt papper.

Obs!: Om du vill använda mer detaljerad sidinställningar, klicka på Utskriftsformat i nedre högra hörnet i gruppen Sidlayout för att visa dialogrutan Utskriftsformat. Du kan använda dialogrutan Utskriftsformat för att justera alla inställningar som är tillgängliga på fliken Sidlayout och även för att välja en viss skrivare för rapporten.

Skicka rapporten till en skrivare

  1. Öppna rapporten i valfri vy eller väljer du rapporten i navigeringsfönstret.

  2. Klicka på Microsoft Office-knappen Bild av Office-knappen och klicka sedan på Skriv ut. Utskriftsknapp

  3. Ange alternativen för alternativ, till exempel skrivare, Utskriftsintervall och antal kopior i dialogrutan Skriv ut.

  4. Klicka på OK.

Överst på sidan

Skicka rapporten som ett e-postmeddelande

Du kan skicka rapporten till användare som ett e-postmeddelande i stället för att skriva ut en papperskopia.

  1. Klicka på rapporten om du vill markera den, klicka på Microsoft Office-knappen Bild av Office-knappen och klicka sedan på e-post Bild av knapp i navigeringsfönstret.

  2. Klicka på det filformat som du vill använda i dialogrutan Skicka objekt som.

    Dialogrutan Skicka objekt som

  3. Slutför de återstående dialogrutor.

  4. När e-postprogrammet visas skriver du informationen om meddelandet och skicka meddelandet.

Överst på sidan

Anmärkningar

Ett problem kan uppstå om du har en rapport i ACCDB-filer som sorterar eller grupper på ett uppslagsfält och du vill importera den rapporten till en .mdb-fil och sedan öppna den i en tidigare version av Access.

Metoden interna som uppslagsfält sorteras och grupperas i ACCDB-filer är inkompatibelt med MDB-filer. Om du skapar en rapport i ACCDB-filer som använder gruppering eller sortering på ett uppslag fält och sedan exportera till en .mdb-fil (eller använda kommandot Spara som för att spara databasen som en .mdb-fil) och försök sedan att öppna rapporten med en tidigare version av Access, rapporten kommer inte att kunna ladda.

Om du vill ändra rapporten så att du kan importera den till en .mdb-fil och öppnar den i en tidigare version av Access, gör du följande:

  1. Skapa en kopia av rapporten i ACCDB-filer.

  2. Öppna exemplar av rapporten i layoutvyn.

  3. Om fönstret Gruppera, sortera och summera inte visas:

    1. Klicka på Gruppera och sortera på fliken Format i gruppen gruppering / summor. Bild av knapp

  4. Ta bort alla rader i fönstret Gruppera, sortera och summera genom att klicka på knappen Ta bort till höger om varje rad.

  5. Klicka på Microsoft Office-knappen Bild av Office-knappen och klicka på Spara eller tryck på CTRL + S Bild av knapp .

  6. Klicka på Microsoft Office-knappen Bild av Office-knappen och klicka sedan på Stäng databas. Bild av knapp

  7. Klicka på Microsoft Office-knappen Bild av Office-knappen och klicka sedan på Öppna. Bild av knapp

  8. Bläddra till mdb-fil som du vill importera rapporten och klicka sedan på Öppna.

  9. Importera rapport kopian till mdb-fil.

    Hur gör jag?

    1. Åtkomst på fliken Externa Data i gruppen Importera. Bild av knapp

    2. Klicka på Bläddra.

    3. Bläddra till ACCDB-filer som innehåller rapporten och klicka på Öppna.

    4. Du importerar inte tabeller just nu, så det ingen spelar roll om du väljer att importera eller länka till källdata. Klicka på OK.

    5. Klicka på fliken rapporter i dialogrutan Importera objekt.

    6. Klicka på den rapport som du vill importera och klicka sedan på OK.

    7. Om importen lyckas får du frågan om du vill spara importsteg för senare användning. Om du vill spara stegen markerar du kryssrutan Spara importsteg, ange den begärda informationen och klicka på Spara Import. Klicka på Stäng om du inte vill spara stegen.

      Access importerar rapporten som visas i navigeringsfönstret.

  10. Öppna rapporten i layoutvyn.

  11. Om fönstret Fältlista inte visas:

    1. Klicka på Lägg till befintliga fält Bild av knapp på fliken Format i gruppen kontroller.

  12. Leta reda på tabellen som innehåller fältet som ska visas i rapporten i fönstret tillgängliga fält i relaterade tabeller. Det här fältet ska innehålla samma värden som för närvarande visas visas som uppslagsfältet i rapporten.

  13. Dra fältet till rapporten.

    Du har nu två kolumner som visar samma information.

  14. Högerklicka i fältet Visa som du just har lagt till och klicka på det sorteringsalternativ du vill använda.

  15. Ta bort fältet Visa som du just lagt till och sorteras.

  16. Om fönstret Gruppera, sortera och summera inte visas:

    1. Klicka på Gruppera och sortera på fliken Format i gruppen gruppering / summor. Bild av knapp

  17. Klicka på Lägg till en grupp.

  18. Klicka på namnet på uppslagsfältet i rapporten i popup-fönster Fält/uttryck.

Rapporten är nu sorterade och grupperade som den såg ut i ACCDB-filer. Spara och Stäng arbetsboken.

Överst på sidan

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×