Skapa en enkel urvalsfråga

Du kan använda en urvalsfråga när du vill hämta specifika data från en eller flera källor. En urvalsfråga hjälper dig att hämta enbart data som du vill använda, och kan också kombinera data från flera datakällor. Du kan använda tabeller och andra urvalsfrågor som datakällor för en urvalsfråga. Det här avsnittet innehåller en översikt över urvalsfrågor och beskriver stegen för att skapa en urvalsfråga med hjälp av Frågeguiden eller i Designvyn.

Om du vill använda Northwind-exempeldatabasen för att lära dig mer om hur frågor fungerar kan du läsa mer i Introduktion till frågor.

I den här artikeln

Översikt

Använd Frågeguiden för att skapa en urvalsfråga

Skapa en fråga genom att använda designvyn

Skapa en urvalsfråga i en Access-webbapp

Översikt

När du söker information är det sällan du vill använda alla data från en tabell. Om du till exempel använder data från tabellen Kontakter, vill du vanligtvis titta på en specifik post eller kanske bara telefonnumret. Ibland vill du kombinera data från fler än en tabell, till exempel kombinera Kundinformation med Orderinformation. För att välja ut data kan du använda en urvalsfråga.

En urvalsfråga är ett databasobjekt som visar informationen i Databladsvy. En fråga lagrar inte data, den visar data som lagras i tabeller. En fråga kan visa data från en eller flera tabeller, från andra frågor eller från en kombination av dessa.

Fördelar med att använda en fråga

För frågor gäller:

  • Du kan visa data enbart från de fält du är intresserad av. När du öppnar en tabell visas alla fält. En fråga är ett praktiskt sätt att spara ett urval av fält.

    Obs!: En fråga peka bara på data, den lagrar inte data. När du sparar en fråga sparar du inte en kopia av hämtad data.

  • Kombinerar data från flera datakällor. En tabell visas vanligtvis endast data den själv lagrar. Med en fråga kan du välja fält från olika källor, och ange hur informationen ska kombineras.

  • Använda uttryck som fält. Du kan till exempel använda funktionen Datum som ett fält, eller använda funktionen Format tillsammans med ett fält för att styra hur data från fältet utformas i frågeresultatet.

  • Visa poster som uppfyller villkor du angivit. När du öppnar en tabell visas alla poster. En fråga är ett praktiskt sätt att spara ett urval av poster.

Grundläggande steg för att skapa en urvalsfråga

Du kan skapa en urvalsfråga genom att använda Frågeguiden eller Frågedesignern. Vissa designelement är inte tillgängliga när du använder guiden, men du kan lägga till dessa element senare genom att använda designvyn. Även om de två metoderna skiljer sig något från varandra är de grundläggande stegen i princip desamma:

  1. Välj de tabeller eller frågor du vill använda som datakällor.

  2. Ange de fält du vill inkludera från datakällorna.

  3. Du kan också ange villkor för att begränsa antalet poster som returneras av frågan.

När du har skapat en urvalsfråga kan du köra den för att se resultatet. Om du vill köra en urvalsfråga öppnar du den i databladsvyn. Om du sparar frågan kan återanvända du den när du vill, till exempel som datakälla för ett formulär, rapport eller en annan fråga.

Använd Frågeguiden för att skapa en urvalsfråga

Du kan använda Frågeguiden för att automatiskt skapa en urvalsfråga. När du använder guiden har du mindre kontroll över utformningen av frågan, men frågan skapas vanligtvis snabbare än om du inte använder guiden. Dessutom kan guiden fånga upp vissa enkel designfel och i så fall uppmana dig att utföra en annan åtgärd.

Innan du börjar

Om du använder fält från datakällor som inte är relaterade till varandra frågar Frågeguiden dig om du vill skapa relationer. Guiden öppnar fönstret Relationer åt dig, men du måste starta om guiden om du redigerar några relationer. Överväg därför att skapa relationer som frågan behöver innan du kör guiden.

Mer information om hur du skapar tabellrelationer finns i Guide till tabellrelationer.

Använda Frågeguiden

  1. På fliken Skapa i gruppen Frågor klickar du på Frågeguiden. Observera att om du använder Access 2007 klickar du på Skapa > Andra > Frågeguiden.

    I gruppen Frågor i menyfliksområdet i Access visas två alternativ: Frågeguiden och Frågedesign
  2. Klicka på Frågeguiden i dialogrutan Ny fråga, och sedan på OK.

  3. Nästa steg är att lägga till fält. Du kan lägga till upp till 255 fält från upp till 32 tabeller eller frågor.

    Utför dessa steg för varje fält:

    1. Under Tabeller/frågor klickar du på tabellen eller frågan som innehåller fältet.

    2. Under Tillgängliga fält dubbelklickar du på fältet för att lägga till det i listan Markerade fält. Om du vill inkludera alla fält i frågan klickar du på knappen med dubbla högerpilar (>>).

    3. När du har lagt till alla fält du vill använda klickar du på Nästa.

      Markera de fält som du vill använda i dialogrutan Frågeguiden.
  4. Om du inte har lagt till ett talfält (fält som innehåller numeriska data) kan du fortsätta till steg 9. Om du lagt till numeriska fält frågar guiden om du vill att frågan ska returnera detaljerad information eller en sammanfattning.

    Gör något av följande:

    1. Om du vill se enskilda poster klickar du på Detaljer och sedan Nästa. Gå vidare till steg 9.

    2. Om du vill se sammanfattade numeriska data, som medelvärden, klickar du på Sammanfattning och sedan Sammanfattningsalternativ.

      Välj Detaljer eller Sammanfattning i dialogrutan Frågeguiden
  5. I dialogrutan Sammanfattningsalternativ anger du vilka fält du vill sammanfatta och hur data ska sammanfattas. Endast talfält visas.

    Välj någon av följande funktioner för varje talfält:

    1. Summa     Frågan returnerar summan av alla värden för fältet.

    2. Medel     Frågan returnerar medelvärdet av alla värden för fältet.

    3. Min     Frågan returnerar det minsta värdet för fältet.

    4. Max     Frågan returnerar det största värdet för fältet.

    Välj hur du vill att sammanfattande värden ska beräknas i dialogrutan Sammanfattningsalternativ
  6. Om du vill att resultaten även ska innehålla antalet berörda poster i datakällan, markerar du önskad kryssruta i Antal poster.

  7. Stäng dialogrutan Sammanfattningsalternativ genom att klicka på OK.

  8. Om du inte lagt till ett datum/tid-fält i frågan, kan du fortsätta till steg 9. Om du lagt till ett datum/tid-fält i frågan, frågar Frågeguiden dig hur du vill gruppera datumvärdena. Anta att du inkluderat ett talfält (”Pris”) och ett fält av typen datum/tid (”Transaktion_klockslag”) i frågan och sedan angivit i dialogrutan Sammanfattningsalternativ att du vill se det genomsnittliga värdet för talfältet ”Pris”. Eftersom du lade till ett fält av typen datum/tid kan du beräkna sammanfattningsvärden för varje unikt värde på datum/klockslag eller för varje dag, månad, kvartal eller år.

    Välj hur du vill gruppera datum i frågan i dialogrutan Frågeguiden

    Välj den tidsperiod du vill använda för att gruppera datum/tid-värdena och klicka sedan på Nästa.

    Obs!: I designvyn kan du skapa ett uttryck som grupperar enligt den tidsperiod du önskar, men guiden erbjuder bara dessa alternativ.

  9. På den sista sidan i guiden ger du frågan en rubrik, anger om du vill öppna eller ändra frågan och klickar sedan på Slutför.

    Om du väljer att öppna frågan visar frågan markerade data i databladsvyn. Om du väljer att ändra frågan öppnas frågan i designvyn.

Överst på sidan

Skapa en fråga genom att använda designvyn

Du kan använda designvyn för att skapa en urvalsfråga manuellt. När du använder designvyn får du större kontroll över utformningen av frågan, men det är lättare att göra misstag och det kan ta längre tid än om du använder guiden.

Skapa en fråga

Steg 1: Lägg till datakällor

Steg 2: Koppla samman relaterade datakällor

Steg 3: Lägg till utdatafält

Steg 4: Ange villkor

Steg 5: Sammanfatta data

Steg 6: Visa resultatet

Steg 1: Lägg till datakällor

När du använder designvyn, eftersom du använder dialogrutan Visa tabell för att lägga till datakällor, lägger du till datakällor och fält i separata steg. Du kan alltid lägga till fler datakällor senare om du så önskar.

  1. Klicka på Frågedesign i gruppen Annat på fliken Skapa. Observera att om du använder Access 2007 klickar du på Skapa > Andra > Frågedesign.

    I gruppen Frågor i menyfliksområdet i Access visas två alternativ: Frågeguiden och Frågedesign
  2. I dialogrutan Visa tabell, på flikarna Tabeller, Frågor eller Båda dubbelklickar du varje datakälla du vill använda eller markerar varje datakälla och klickar på Lägg till.

    Dialogrutan Visa tabell i Access som visar tabellnamn
  3. Stäng dialogrutan Visa tabell.

Automatisk kopplingar

Om källorna du lägger till redan har inbördes relationer definierade läggs relationerna automatiskt till som kopplingar i frågan. Kopplingar anger hur data från relaterade källor ska kombineras. Access skapar även automatiskt en koppling mellan två tabeller om fälten är av kompatibla datatyper och ett fält är ett primärnyckel.

Du kan justera kopplingarna som Access skapar. Access avgör vilken typ av koppling som ska skapas utifrån den relation kopplingen representerar. Om Access skapar en koppling där det inte finns en definierad relationen skapar Access även ett inre koppling.

Om rätt kopplingar skapas automatiskt av Access när du lägger till datakällor kan du fortsätta till Steg 3: Lägg till utdatafält.

Använd samma datakälla flera gånger

I vissa fall vill du koppla samman två kopior av samma tabell eller fråga, kallad självkoppling, som kombinerar poster från samma tabell när det finns matchande värden i kopplade fält. Antag att du har tabellen Personal där fältet NärmasteChef för varje post istället för namn på den anställdes chef innehåller ett ID-nummer. Du kan använda en självkoppling för att visa chefens namn istället för ID i varje post.

När du lägger till datakällan för andra gången lägger Access till _1 i namnet för den andra förekomsten av tabellen. Om du exempelvis lägger till tabellen Personal två gånger, kallas den andra förekomsten för Personal_1.

Steg 2: Koppla samman relaterade datakällor

Om det redan finns relationer mellan de datakällor som du lägger till i en fråga skapar Access automatiskt en inre koppling för varje relation. Om referensintegritet används visas också "1" ovanför kopplingslinjen, som anger vilken tabell som finns på 1-sidan i en en-till-många-relation, och ett oändlighetstecken (), som anger vilken tabell som finns på N-sidan.

Om du lägger till frågor i frågan, utan att skapa relationer mellan dessa frågor, skapar Access inte automatiskt kopplingar mellan dessa frågor, eller mellan frågor och tabeller som inte är relaterade. Om Access inte skapar kopplingar mellan datakällor bör du i allmänhet lägga till dem själv. Datakällor som inte är kopplade till någon annan datakälla kan orsaka problem med sökresultaten.

Du kan också behöva ändra kopplingstyp från inre koppling till yttre koppling, så att frågan inkluderar fler poster.

Lägg till en koppling

  • För att lägga till en koppling drar du ett fält från en datakälla till motsvarande fält i en annan datakälla.

    Access visar en linje mellan de två fälten för att visa att en koppling har skapats.

    En kopplingslinje i Vyn Frågedesign
    En kopplingslinje (inringad i rött).

Ändra en koppling

  1. Dubbelklicka på kopplingen du vill ändra.

    Dialogrutan Kopplingsegenskaper visas.

    Dialogrutan Kopplingsegenskaper
    Dialogrutan Kopplingsegenskaper Observera att namnen på tabeller i dialogrutan har ändrats för att återspegla de faktiska tabellerna.
  2. Granska de tre alternativen i dialogrutan Kopplingsegenskaper.

  3. Klicka på det alternativ som du vill använda och sedan på OK.

När kopplingarna är klar kan du lägga till utdatafält – fält som innehåller data som ska visas i sökresultaten.

Steg 3: Lägg till utdatafält

Du kan enkelt lägga till ett fält från någon av de datakällor som du lagt till i steg 1.

  • Om du vill lägga till ett fält drar du fältet från en datakälla i det övre fönstret i designfönstret, ned till Fält-raden i rutnätet i fönstret längst ned i designfönstret.

    När du lägger till ett fält på detta vis fyller Access automatiskt i Tabell-raden i rutnätet för att återspegla fältets datakälla.

    Tips: Om du snabbt vill lägga till alla fält till Fält-raden dubbelklickar du på tabellen eller frågan i det övre fönstret för att markera alla fälten i källan, och drar sedan dem alla till rutnätet nedanför.

Använda ett uttryck som utdatafält

För att utföra beräkningar eller använda en funktion för att få fram frågeresultat, tar du med ett uttryck som utdatafält. Uttrycket kan använda data från alla frågans datakällor samt funktioner, som Format eller SökIStr, och kan innehålla konstanter samt aritmetiska operatorer.

  1. Högerklicka i en tom kolumn i frågerutnätet, högerklicka på raden Fält och klicka sedan på Zooma på snabbmenyn.

  2. I rutan Zooma skriver du eller klistrar in uttrycket. Skriv namnet du vill använda för resultatet precis innan uttrycket, följt av ett kolon. Om du exempelvis vill kalla uttrycket "Uppdaterades senast", inleder du uttrycket med Uppdaterades senast:.

    Obs!: Du kan åstadkomma en mängd olika saker med hjälp av uttryck. Det finns ingen möjlighet att i denna artikel göra en fullständig genomgång av uttryck. Mer information om hur du skapar uttryck finns i artikeln Skapa ett uttryck.

Steg 4: Ange villkor

Det här steget är valfritt.

Du kan använda villkor för att begränsa antalet poster som frågan returnerar, baserat på huruvida fältvärden uppfyller villkor som du anger.

Ange villkor för ett utdatafält

  1. I frågerutnätet, i raden Villkor för fältet som innehåller värden du vill begränsa, anger du ett uttryck som fältvärden måste uppfylla för att inkluderas i resultatet. Om du vill begränsa en fråga så att bara de poster där värdet för fältet Ort är Uppsala, skriver du Uppsala i raden Villkor under fältet.

    Fler exempel på frågevillkor för olika datatyper finns i artikeln Exempel på frågevillkor.

  2. Ange ett alternativt villkor på raden Eller, under raden Villkor.

    Om du anger flera villkor, kommer fältvärden som uppfyller något av de listade villkoren att inkluderas i frågeresultatet.

Flera fältvillkor

Du kan använda villkor med flera fält. Om du gör det måste alla villkor i en Villkor- eller ELLER-rad uppfyllas för att posten ska inkluderas.

Ange villkor med hjälp av ett fält som inte kommer att användas för utdata

Du kan lägga till ett fält i frågan utan att dess innehåll inkluderas i frågeresultatet. Det gör du om du vill använda fältvärden för att begränsa sökresultaten utan att visa dessa fältvärden.

  1. Lägg till fältet i designrutnätet.

  2. Avmarkera kryssrutan i raden Visa för fältet.

  3. Ange villkor som för ett utdatafält.

Steg 5: Sammanfatta data

Det här steget är valfritt.

Du kan vilja sammanfatta dina data, särskilt om det gäller numeriska data. Du kan exempelvis vilja se genomsnittligt pris eller total försäljning.

Om du vill sammanfatta data i en fråga använder du raden Summa. Som regel visas raden Summa inte i designvyn.

  1. Klicka på Summa i gruppen Visa/dölj på fliken Design när frågan är öppen i designvyn.

    Access visar raden Summa i frågerutnätet.

  2. För varje fält du vill sammanfatta väljer du funktionen som ska användas i raden Summa. Tillgängliga funktioner beror på fältets datatyp.

    Mer information om funktionen Summarad i frågor finns i artikeln Summera eller räkna värden i ett datablad med en summarad.

Steg 6: Visa resultatet

Om du vill se resultatet väljer du Kör på fliken Design. Access visar frågeresultatet i databladsvyn.

Om du vill göra ytterligare ändringar i frågan klickar du på Start > Visa > Designvyn för att återvända till designvyn.

Ändra fält, uttryck eller villkor och kör frågan igen tills den returnerar de data du vill ha.

Överst på sidan

Skapa en urvalsfråga i en Access-webbapp

Att skapa en urvalsfråga i en Access-webbapp går till på ungefär samma sätt som för skrivbordsdatabaser, men det krävs några extra steg för att frågans resultat ska bli tillgängligt i webbläsaren.

Viktigt    Microsoft rekommenderar inte längre att du skapar och använder Access-webbprogram i SharePoint. Alternativt kan du överväga att använda Microsoft PowerApps för att skapa kodlösa företagslösningar för webben och mobila enheter.

  1. Öppna Access-webbappen.

  2. Klicka på Start > Avancerat > Fråga.

  3. I dialogrutan Visa tabell, på flikarna Tabeller, Frågor eller Båda dubbelklickar du varje datakälla du vill använda eller markerar varje datakälla och klickar på Lägg till. Klicka på Stäng när du är klar.

  4. Lägg till ett fält genom att dra det från en datakälla i det övre fönstret i designfönstret, ned till Fält-raden i rutnätet i fönstret längst ned i designfönstret.

    Frågedesignern med frågefliken markerad

  5. Lägg till alla kriterier till fältet som du vill tillämpa.

  6. Högerklicka på frågefliken och sedan på Spara och ge frågan ett namn.

  7. Om du vill visa frågeresultaten högerklickar du på frågefliken och sedan på Databladsvy.

För att kunna visa sökresultaten i webbläsarvyn måste du lägga till en vy som baseras på frågan i tabellväljaren. Följ anvisningarna nedan för att koppla en ny vy till en tabellrubrik i tabellväljaren:

  1. Klicka på tabellrubriken i tabellväljaren i den vänstra rutan och klicka sedan på knappen Lägg till ny vy (plustecknet).

    Lägga till Listvy från en Access-klient

  2. I dialogrutan Lägg till ny vy anger du ett namn för vyn i rutan Vynamn. Ange Vytyp och välj frågenamnet i rutan Datakälla.

    Lägga till en databladsvy av frågan till källtabellen.

    Tips: Om du använder flera tabeller i samma fråga kan du lägga till vyn till en eller flera av tabellerna.

  3. Öppna den nya vyn i webbläsaren genom att klicka på Start > Starta program.

  4. Klicka på tabellnamnet och sedan på vynamnet för att lägga till, ändra eller ta bort data i den här vyn om frågan har stöd för uppdateringar.

Överst på sidan

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×