Skapa en delad postlåda

Deltagare: Diane Faigel Nino Bilic
Uppdaterades senast: 19 juli 2017

Det är enkelt att skapa en delad postlåda så att en grupp användare kan övervaka och skicka e-post från en gemensam e-postadress, exempelvis info@contoso.com. När en person i gruppen svarar på ett meddelande till den delade postlådan ser svarsmeddelandet ut att komma från den delade postlådan, inte från den enskilda användaren.

I delade postlådor finns en delad kalender! Många små företag tycker att det är praktiskt att ha en delad kalender där alla lägger in sina avtalade tider. Om det till exempel finns tre personer som utför kundbesök kan de alla skriva in sina avtalade tider i kalendern. Det är ett bra sätt att hålla alla informerade om var alla befinner sig.

Skapa en delad postlåda och lägg till medlemmar

Din webbläsare har inte stöd för video. Installera Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player eller Internet Explorer 9.
Videoklipp: Skapa en delad postlåda

Prova själv!

  1. Logga in med ditt Office 365-administratörskonto på https://portal.office.com/adminportal/home.

    Logga in med ditt konto som administratör för Office 365.

    Logga in på Office 365 med 21Vianet

  2. Gå till Grupper > Delade postlådor i administrationscentret.

    Välj för att öppna en delad postlåda
  3. Ange ett namn för den delade postlådan på sidan Lägg till en postlåda. Guiden väljer sedan e-postadress, men du kan redigera den.

    Namnge den delade postlådan.

  4. Klicka på Lägg till. Det kan ta några minuter innan du kan lägga till medlemmar.

  5. Under Nästa steg väljer du Lägg till medlemmar för postlådan. Medlemmarna är de personer som ser inkommande e-post till den delade postlådan, och de utgående svaren.

    Välj Lägg till medlemmar

  6. Klicka på knappen +Lägg till medlemmar. Markera de personer som ska använda den delade postlådan och klicka på Spara.

    Välj medlemmar som ska tilldelas till den delade postlådan.

  7. Välj Stäng.

Nu är det klart! Nu kommer nästa steg: tillåta alla att se skickad e-post.

Tillåta alla att se skickad e-post (svaren)

Standardinställningen är att e-post skickad från den delade postlådan inte sparas i den gemensamma Skickat-mappen. Den sparas istället hos den person som skickade meddelandet, i mappen Skickat.

Om alla ska se skickade meddelanden redigerar du inställningarna för den delade postlådan i administrationscentret för Office 365. Välj Skickat > Redigera.

Välj Skickat > Redigera.

Lägga till den delade postlådan i Outlook

Om ditt företag har aktiverat automatisk mappning (det har de flesta som standard), visas den delade postlådan i Outlook-appen automatiskt för användarna, eller visas efter att de har stängt och startat om Outlook.

Mer information finns i:

  • Öppna och använda en delad postlåda i Outlook 2016 och Outlook 2013

  • Öppna och använda en delad postlåda i Outlook på webben: Svara som den delade postlådans adress (till exempel forsaljning@contoso.com) DET KAN VARA KNEPIGT FÖRSTA GÅNGEN!. Användarna behöver använda den här lösningen (det här felet kommer inte att åtgärdas):

    1. Öppna Outlook på webben och gå till den delade postlådan.

    2. Öppna ett meddelande som skickats till delade adressen.

    3. Klicka på Svara.

    4. Längst ned i meddelandet klickar du på pilen Mer > Visa från.

      Klicka på pilen More, och sedan på Visa från

    5. Högerklicka på avsändarens adress – exempelvis Ina@weewalter.me – och klicka på Ta bort.

      Ta bort FRÅN-alias.

    6. Skriv sedan den delade adressen, till exempel support@contoso.com, och skicka meddelandet. Nästa gång du svarar från den delade postlådan visas dess adress som ett alternativ i Från-listrutan.

      Alias för den delade postlådan visas i listrutan FRÅN.

Använda en delad postlåda på en mobil enhet (mobil eller surfplatta)

För att komma åt en delad postlåda på en mobil enhet, öppnar du webbläsaren, loggar in på Office 365 och går sedan till Outlook på webben. För anvisningar, läs punkten ovan för Öppna och använda en delad postlåda i Oultook på webben. Från Outlook på webben har du tillgång till den delade postlådan.

Du kan inte komma åt den delade postlådan från Outlook-appen som installerats på din mobila enhet.

Använda den delade kalendern

Vi föredrar den delade postlådekalendern framför en SharePoint-kalender när det handlar om att hålla koll på avtalade tider och var personer befinner sig. En delad kalender är integrerad med Outlook, skapar påminnelser och är mycket enklare att skapa och använda än en SharePoint-kalender.

  1. Öppna kalendervyn i Outlook-programmet och välj den delade postlådan.

    Välj kalendervyn

  2. Alla medlemmar i den delade postlådan ser avtalade tider som du lägger in.

Vidarebefordra e-postmeddelanden som skickas till en delad postlåda

  1. Välj den delade postlådan som du vill redigera i administrationscentret för Office 365.

  2. Välj Vidarebefordran av e-post > Redigera.

  3. Ändra växlingsknappen till och ange en e-postadress att vidarebefordra till. Du kan ange endast en e-postadress. Det kan vara en adress utanför organisationen, till exempel en Gmail-adress eller en annan delad postlåda.

  4. Välj Spara.

Skicka automatiska svar från en delad postlåda

  1. Välj den delade postlådan som du vill redigera i administrationscentret för Office 365.

  2. Klicka på Autosvar > Redigera.

  3. Ändra växlingsknappen till och välj om du vill skicka till personer inom eller utanför organisationen. Skriv sedan meddelandet.

  4. Skriv ett meddelande till personer inom organisation. Du endast lägga till text, inga bilder.

  5. Om du dessutom vill skicka ett svar till personer utanför organisationen markerar du kryssrutan, väljer vem som ska få svaret och skriver texten. Du kan inte bara skicka till personer utanför organisationen. Du måste alltid även skicka till personer inom organisationen.

  6. Välj Spara.

Gräns för delad postlåda: 50 GB

Den delade postlådan kan lagra upp till 50 GB data utan krav på licens. Därefter måste du tilldela postlådan en licens för att kunna lagra mer data.

När en delad postlåda når lagringsgränsen kommer du att kunna ta emot e-post ett tag till, men du kommer inte att kunna skicka ny e-post. Därefter slutar den att ta emot e-post. De som skickar e-post till postlådan får ett meddelande om utebliven leverans.

Förhindra medlemmar från att ta bort meddelanden i en delad postlåda

Det går tyvärr inte att hindra andra från att ta bort meddelanden i en delad postlåda. Anta till exempel att du har 5 personer som använder en delad postlåda. En av dem tar bort ett e-postmeddelande efter att ha läst det. E-postmeddelandet har nu raderats för alla, även för dem som inte hunnit läsa meddelandet. Det enda sättet runt det här är att skapa en Office 365-grupp i stället för en delad postlåda.

En grupp i Outlook är som en delad postlåda. En jämförelse mellan de två finns i Jämföra grupper. Läs mer i Lär dig mer om grupper, särskilt avsnittet om grupper i Outlook halvvägs ned på sidan.

Övrig viktig information om delade postlådor

  • Du behöver inte tilldela licenser för delade postlådor som är under 50 GB.

  • Du måste ge användare behörighet (medlemskap) att använda den delade postlådan. Det är bara personer i organisationen som kan använda en delad postlåda.

  • Du kan inte ge personer utanför ditt företag (som t.ex. har ett Gmail-konto) åtkomst till den delade postlådan. Om du vill göra det kan du skapa en grupp för Outlook i stället. Du kan läsa mer i Skapa en Office 365-grupp i administrationscentret.

  • Det går inte att komma åt en delad postlåda från Outlook för iPhone, Android eller Mac. Om du vill komma åt en delad postlåda från någon av de enheterna kan du använda Outlook på webben.

  • Du kan inte kryptera e-post som skickas från en delad postlåda.

  • Du kan konvertera användarpostlådor till delade postlådor. Se Konvertera en användarpostlåda till en delad postlåda.

Åtgärda problem med att skapa delade postlådor

  • Felmeddelande: Proxyadressen "smtp:<namn på delad postlåda>" används redan av proxyadresserna eller LegacyExchangeDN för "<namn>." Välj en annan proxyadress.

    Problemet inträffar när du försöker ge en delad postlåda ett namn som redan används. Anta att du vill ha delade postlådor med namnen info@domän1 och info@domän2. Du kan göra det på två sätt:

Så här fungerar automatisk mappning med delade postlådor

Automatisk mappning är inställt på användarens postlåda, inte på den delade postlådan.

Det här innebär att automatisk mappning inte fungerar om du försöker använda säkerhetsgruppen för att hantera vem som har åtkomst till den delade postlådan. Om du vill använda automatisk mappning måste du uttryckligen tilldela behörigheter.

Så här skapar du en delad postlåda i administrationscentret för Exchange

Vissa kunder har all hantering av postlådan i administrationscentret för Exchange. Här följer instruktioner för hur du skapar delade postlådor i det gränssnittet.

Du kan se vilka behörigheter du behöver för att utföra de här stegen under ”Användarpostlådor” i Behörigheter för mottagare.

  1. Gå till Mottagare > Delad > Lägg till.

  2. Fyll i de obligatoriska fälten:

    • Visningsnamn

    • E-postadress

  3. Om du vill tilldela behörigheten Fullständig åtkomst eller Skicka som klickar du på Lägg till och väljer sedan de användare som du vill ge behörighet till. Du kan använda tangenten CTRL om du vill markera flera användare. Är du osäker på vilken behörighet du ska använda? Se Vilken behörighet ska du välja?.

    Obs!: Med behörigheten Fullständig åtkomst kan användaren öppna postlådan samt skapa och ändra objekt i den. Med behörigheten Skicka som kan alla utöver postlådans ägare skicka e-post från den delade postlådan. Båda behörigheterna krävs för att den delade postlådan ska kunna hanteras.

  4. Klicka på Spara för att spara ändringarna och skapa den delade postlådan.

  1. Gå till Mottagare > Delad > Redigera.

  2. Klicka på Delegering av postlåda

  3. Om du vill tilldela eller ta bort behörigheterna Fullständig åtkomst och Skicka som klickar du på Lägg till eller Ta bort och väljer sedan de användare som du vill ge behörighet till.

    Obs!: Med behörigheten Fullständig åtkomst kan användaren öppna postlådan samt skapa och ändra objekt i den. Med behörigheten Skicka som kan alla utöver postlådans ägare skicka e-post från den delade postlådan. Båda behörigheterna krävs för att den delade postlådan ska kunna hanteras.

  4. Spara ändringarna genom att klicka på Spara.

  • Fullständig åtkomst Med behörigheten Fullständig åtkomst kan användaren logga in till den delade postlådan och agera som ägare av postlådan. När användaren är inloggad kan denne skapa kalenderobjekt samt läsa, visa, ta bort och ändra e-postmeddelanden och skapa uppgifter och kalenderkontakter. Men användare med behörigheten Fullständig åtkomst kan inte skicka e-post från den delade postlådan om de inte också har behörigheten Skicka som eller Skicka för.

  • Skicka som Med behörigheten Skicka som kan användaren skicka e-post för den delade postlådans räkning. Om Kweku till exempel loggar in till den delade postlådan Marknadsföringsavdelningen och skickar ett e-postmeddelande, kommer det att se ut som att Marknadsföringsavdelningen har skickat e-postmeddelandet.

    Men de kommer inte att se e-post som skickas till eller från den delade adressen.

  • Skicka för Med behörigheten Skicka för kan användaren skicka e-post för den delade postlådans räkning. Om John till exempel loggar in till den delade postlådan Reception byggnad 32 och skickar ett e-postmeddelande ser det ut som att e-postmeddelandet skickades av ”John för Reception byggnad 32”. Du kan inte använda EAC för att tilldela behörigheten Skicka för. Du ska istället använda cmdleten Set-Mailbox med parametern GrantSendonBehalf.

Du kan använda PowerShell-cmdleten New-Mailbox för att skapa delade postlådor.

Följande exempel visar hur du skapar den delade postlådan Försäljningsavdelningen och beviljar behörigheterna Fullständig åtkomst och Skicka för till säkerhetsgruppen MarketingSG. Användare som är medlemmar i säkerhetsgruppen beviljas behörighet till postlådan.

Obs!: I det här exemplet förutsätter vi att du redan har skapat säkerhetsgruppen MarketingSG och att säkerhetsgruppen är aktiverad för e-post. Se Hantera e-postaktiverade säkerhetsgrupper.

New-Mailbox -Shared -Name "Sales Department" -DisplayName "Sales Department" -Alias Sales | Set-Mailbox -GrantSendOnBehalfTo MarketingSG | Add-MailboxPermission -User MarketingSG -AccessRights FullAccess –InheritanceType All

Borde jag skapa en delad postlåda eller en Office 365-grupp för Outlook?

Mer information finns i Jämföra grupper.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×