Skapa en datakälla för ett kopplat dokument

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

Om din information inte redan har organiserats i ett filformat för datakälla som kan användas av Microsoft Office Publisher, kan du skapa en datakälla för användning med kopplade dokument eller e-postmeddelanden. En datakälla kanske bara innehåller en lista över namn och adresser, men den kan även innehålla sökvägar till bilder, produktdelsnummer, streckkoder för post, kunders inköpshistorik och flera andra typer av information som du kan använda för kopplade dokument och e-postmeddelanden.

Artikelinnehåll

Strukturen för en datakälla

Skapa en adress lista datakälla för en dokumentkoppling

Struktur för en datakälla

Innan du skapar en datakälla bör du tänka på vilken typ av information som den färdiga kopplade publikationen ska innehålla. Var noga att strukturera din datakällfil så att den innehåller alla data som krävs för kopplingen.

Första raden i datakällan, rubrikraden i tabellen nedan, visar en lista över kolumnnamn. Dessa kolumnnamn är namnen på datafälten som du infogar som platshållare för text eller bilddata i en publikation med dokument- eller e-postkoppling.

Kolumnerna med data eller datafälten under rubrikraden innehåller specifik information som visas istället för det aktuella kopplade fältet. Varje rad eller post i tabellen under rubrikraden visar fullständig information för varje post.

Kolumner i ett Excel-kalkylblad som matchar fält i en vykortspublikation

Överst på sidan

Skapa en datakälla för en adresslista för dokumentkoppling

Du kan använda Microsoft Office Publisher, Microsoft Office Excel, Microsoft Office Access, Microsoft Office Outlook eller Microsoft Office Outlook med Business Contact Manager för att skapa en datakälla för dokument- och e-postkoppling. När du skapar och sparar en adresslista kan den användas flera gånger för framtida kopplingsprojekt.

Dialogrutan Koppla dokument för mottagare

Så här skapar du en adresslista genom att använda Publisher

  1. Öppna en publikation.

  2. Öppna Verktyg-menyn, peka på Utskick och kataloger och klicka på Skapa adresslista.

  3. Anpassa kolumnerna i dialogrutan Ny adresslista, klicka på Anpassa kolumner och gör sedan något av följande:

    • Lägg till ett fält genom att klicka på Lägg till. Skriv ett namn för det nya fältet i dialogrutan Lägg till fält och klicka på OK.

    • Om du vill ta bort ett fält markerar du ett fältnamn under Fältnamn och klickar på Ta bort.

    • Om du vill byta namn på ett fält markerar du ett fältnamn under Fältnamn och klickar på Byt namn. Skriv ett nytt namn i rutan Till i dialogrutan Byt namn på fält och klicka på OK.

      När du har anpassat alla önskade fält klickar du på OK.

  4. Skriv in informationen för den första posten i de aktuella fälten på den första tomma raden i dialogrutan Ny adresslista.

    Om du planerar att koppla foton i den färdiga publikationen, måste du antingen ange filnamnet eller sökväg för varje bildfil som du vill använda i motsvarande kolumn eller datafält för varje post. Gör något av följande:

    • Om du sparade dina bildfiler och din datakälla i samma mapp skriver du in filnamnet för den aktuella bilden. Skriv till exempel fotoett.jpg.

    • Om du har sparat bildfilerna i en annan mapp än datakällan, skriver du den fullständiga sökvägen för den aktuella bilden. Skriv till exempel C:\Documents and Settings\användarnamn\Mina dokument\Mina bilder\Katalogprojekt\bild1.jpg.

    • Om du har sparat bildfilerna i en undermapp till mappen som innehåller datakällan skriver du in en del av sökvägen till den aktuella bilden. Till exempel, om mappen med datakällan innehåller en undermapp med bilder, skriver du \Bilder\fotoett.jpg.

  5. När du har angett informationen för den första posten klickar du på Ny post eller trycker på TABB.

  6. Upprepa steg 4 och 5 tills du har fört in alla poster.

  7. Klicka på OK.

  8. Skriv ett namn för adresslistan i rutan Filnamn i dialogrutan Spara adresslista och klicka på Spara.

    Som standard sparas adresslistan i mappen Mina datakällor. Det är bäst att behålla adresslistan här eftersom det är standardmappen som Publisher letar efter datakällor i. Om du sparar datakällfilen på en annan plats än mappen Mina datakällor måste du bläddra för att hitta den när du kopplar till en datakälla.

Överst på sidan

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×