Skapa adressetiketter i Access

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

Microsoft Office Access 2007 finns det flera olika sätt för att skapa etiketter som innehåller data som lagras i Access-tabeller. Det enklaste är att använda etikettguiden i Access för att skapa och skriva ut etiketterna från en rapport som du har skapat. Dessutom kan du importera data till Access från andra källor, t ex Microsoft Office Excel 2007 arbetsböcker och Microsoft Office Outlook 2007 kontaktlistor och "Sammanfoga" data eller befintlig Access-tabeller med ett Microsoft Office Word 2007 dokument och sedan skapa och skriva ut etiketter från Word.

Vad vill du göra?

Använda Access för att skapa och skriva ut etiketter

Lär dig tips och trick för att skapa etiketter

Skriva ut Access-data med hjälp av guiden Koppla dokument i Word

Skapa och skriva ut etiketter med Access

I Access skapar du etiketter som en rapport formaterad med en liten sidstorlek som passar önskad etikett. Etiketter används för det mesta som adressetiketter, men alla Access-data kan skrivas ut i ett etikettformat för olika syften. När det gäller adressetiketter hämtar rapporten adressuppgifter från tabellerna och frågorna som innehåller adresserna. När du skriver ut rapporten får du en etikett för varje adress från den underliggande datakällan.

Obs!: Instruktionerna i den här artikeln förutsätter att du redan har skapat en Access-databas som innehåller tabeller (eller länkade tabeller) som innehåller de data du vill ha på etiketterna. Hitta en länk till mer information om att komma igång med Access i avsnittet Se även.

I Etikettguiden får du en serie frågor om etiketterna och de uppgifter som du vill visa på dem. Guiden skapar rapporten som du sedan kan anpassa efter behov.

Skapa etiketter med hjälp av Etikettguiden i Access

  1. Markera eller öppna den tabell eller fråga som datakälla för dina etiketter i navigeringsfönstret.

  2. Klicka på etiketter Bild av knapp på fliken Skapa i gruppen rapporter.

    Etikettguiden startas i Access.

    Första sidan i Etikettguiden

  3. Om du känner till tillverkaren och produktnumret för etiketterna:

    • Välj tillverkare i rutan Filtrera efter tillverkare.

    • Markera etiketten i rutan Vilken etikettstorlek vill du ha?.

      Annars försöker du att hitta en produkt vars värden i kolumnerna Dimensioner och Antal tvärs över stämmer med dina etiketter.

      Om du inte hittar en passande etikett:    

    • Klicka på Anpassa och sedan på Ny.

      Dialogrutan Ny etikett visas.

      Sidan Ny etikett i Etikettguiden

    • Mät etiketterna och skriv måtten i rutorna i dialogrutan Ny etikett.

    • Skriv ett namn för de egna etiketterna i rutan Etikettnamn, välj önskad etikettyp och orientering och klicka sedan på OK.

      Om du redan har skapat en egen etikett och vill välja den:    

    • Klicka på Visa egna etikettstorlekar och sedan på den egna etiketten som du vill använda.

  4. Markera Arkmatning eller Kontinuerlig under Etikettyp och klicka på Nästa.

  5. Markera önskat teckensnitt, teckenstorlek, teckentjocklek och textfärg och klicka på Nästa.

  6. På sidan Vad ska adressetiketten innehålla? väljer du vilka fält som du vill ha på etiketterna från listan Tillgängliga fält och dubbelklickar på dem så att de läggs till i rutan Prototypetikett.

    Lägga till fält på en etikett i Etikettguiden

    • Om du vill lägga till ett blanksteg mellan fälten i rutan Prototypetikett trycker du på BLANKSTEG.

    • Om du vill skapa en ny rad trycker du på RETUR.

    • Om du vill flytta mellan fälten och raderna använder du piltangenterna.

    • Om du vill ta bort ett fält från rutan trycker du på BACKSTEG.

    • Om du vill lägga till annan text eller interpunktionstecken (till exempel ett komma), klickar du för att placera markören på rätt ställe i texten och skriver sedan. Den här texten blir densamma på alla etiketter.

      Obs!: Du kan bara lägga till fält i följande datatyper med hjälp av etikettguiden: Text, PM, tal, datum/tid, valuta, Ja/Nej, eller bifogad fil. Öppna rapporten i designvyn när du har slutfört Etikettguiden genom att lägga till fält av typen OLEObject eller hyperlänk data och använda fönstret Fältlista för att lägga till fält. Tryck på ALT + F8 för att öppna fönstret Fältlista medan rapporten är öppen i designvyn.

      När du har ordnat fälten på etiketten så som du vill ha dem klickar du på Nästa.

  7. På nästa sida kan du välja vilka fält som du vill sortera etiketterna efter. Du kanske till exempel vill sortera dem efter postnummer för ett stort utskick. Du väljer vilka fält du ska sortera efter i listan Tillgängliga fält och dubbelklickar på dem så att de läggs till i rutan Sortera efter. Klicka på Nästa när du är klar.

    Ange sorteringsordning i Etikettguiden

  8. På sista sidan skriver du ett namn för etiketterna och klickar på Slutför.

    Sista sidan i Etikettguiden

    Om du väljer Visa hur etiketterna ser ut när de skrivs ut på den sista sidan i Etikettguiden, visas etiketterna i förhandsgranskningsvyn. Klicka på etiketten om du vill zooma in eller ut, eller använd zoomkontrollen i statusfältet.

    Zoomkontroll

    Om du väljer Ändra etikettens design på den sista sidan i Etikettguiden visas etiketten i designvyn.

Anpassa etikettens utseende

Om den färdiga etiketten inte ser ut som du vill ha den, kan du anpassa layouten genom att öppna rapporten i designvyn och göra ändringarna. När du arbetar med etiketter är det oftast enklare att använda designvyn där du får en större kontroll över layouten. När du vill visa resultatet av ändringarna som du gör i designvyn växlar du till förhandsgranskningsvyn.

Om data inte placeras rätt på etiketterna

I många fall kan du korrigera mindre problem med etiketterna genom att göra justeringar i designvyn. Du kan flytta kontrollerna och justera etikettstorleken genom att ändra bredd eller höjd på detaljavsnittet.

Om du vill växla till designvyn, högerklickar du på rapporten i navigeringsfönstret och klicka sedan på Designläge Bild av knapp på snabbmenyn.

Om du behöver ändra marginalerna eller avståndet mellan etiketterna använder du dialogrutan Utskriftsformat i designvyn.

Klicka på kolumner Bild av knapp på fliken Utskriftsformat i gruppen Sidlayout. Dialogrutan Utskriftsformat visas med fliken kolumner aktiverad.

Fliken Kolumner i dialogrutan Utskriftsformat

Du kan ändra följande inställningar i de tre områdena i dialogrutan Utskriftsformat:

Område

Alternativ

Beskrivning

Rutnätsinställningar

Antal kolumner

Denna ska vara lika med antalet etiketter tvärs över sidan.

Radavstånd

Skriv ett nytt värde om du vill öka eller minska det lodräta avståndet mellan etikettraderna.

Kolumnavstånd

Skriv ett nytt värde om du vill öka eller minska det vågräta avståndet mellan etikettkolumnerna.

Kolumnstorlek

Bredd

Ta hänsyn till marginalinställningarna och kolumnavståndet när du anger det här värdet.

Du kan kontrollera och justera marginalerna genom att klicka på Utskriftsalternativ i dialogrutan Utskriftsformat.

Höjd

Justera höjden på varje etikett om det behövs.

Enligt detalj

När detta alternativ är markerat, anges kolumnbredd och -höjd till den höjd och bredd som anges i detaljavsnittet i designvyn.

Kolumnlayout

I kolumner

När det här alternativet är markerat skrivs etikettdata nedför den första kolumnen, därefter nedför den andra kolumnen och så vidare.

I rader

När det här alternativet är markerat skrivs etikettdata ut utmed den första raden, därefter utmed den andra raden och så vidare.

Obs!: Du kan också använda dialogrutan Utskriftsformat i Förhandsgranska. När du klickar på OK för att stänga dialogrutan kan se du hur de nya inställningarna påverkar etiketterna.

Du kan behöva experimentera ska komma till den bästa möjliga justeringen av dina data på etiketter, särskilt för flera kolumner blad Hat etiketter. En rapport består av ett antal blanksteg upptar områden. Det finns till exempel etiketter själva, avståndet mellan etiketterna och avståndet sidmarginalerna. Så om dina etikettark är 8,5 tum bred och du använder 0,25 tum marginalen till vänster och höger, är det bara 8 tum tillgängligt utrymme (8,5 minus 0,5). Om du rapporten innehåller två kolumner med etiketter och du använder 0,25 tum för avståndet mellan etiketter (kolumnen avstånd inställningen i dialogrutan Utskriftsformat ), har du nu bara 7.75 tum tillgängliga för etiketter själva. Bredden på informationsavsnittet måste alltså inte vara större än 3.875 tum (7,75 / 2 kolumner) för Märk data så att den passar korrekt. Samma sak gäller i dimensionen lodrät – du måste tänka upp och ned marginaler och raden avståndet när du justerar höjden på etiketterna.

Om inställningarna i dialogrutan Utskriftsformat och/eller bredden på kontrollerna i rapporten designa resultatet i viss information som inte får plats på sidan när den skrivs ut eller förhandsgranskas, visas meddelandet "vissa data visas inte". Det här är att du måste finjustera sidinställningarna och kanske ändra storleken på kontrollerna i rapporten. Om du ser detta meddelande kan du prova något av följande:

  • Minska bredden för kontrollerna i avsnittet detalj så att de får plats i det beräknade tillgängliga utrymmet för en enstaka etikett. Se exempel tidigare i den här kolumnen att lära dig hur du beräknar det tillgängliga utrymmet.

  • Minska storleken på sidmarginalerna i dialogrutan Utskriftsformat. Då ökar det utrymme som behövs för informationen på etiketterna.

Skriva ut etiketter

  1. Öppna rapporten i valfri vy (eller markera rapporten i navigeringsfönstret).

  2. Klicka på Microsoft Office-knappen Bild av Office-knappen och klicka sedan på Skriv ut. Utskriftsknapp

    Dialogrutan Skriv ut visas.

  3. Välj alternativ för skrivare, utskriftsintervall och antal kopior.

  4. Klicka på OK.

Överst på sidan

Tips om hur du skapar etiketter

  • Markera de adresser som du vill skriva ut    Om du inte vill skriva ut alla adresserna i den underliggande datakällan gör du något av följande:

    • Välj adresser genom att ange en eller flera kriterier    Skapa en parameterfråga och definiera frågan som datakälla för etikettrapporten. När du öppnar rapporten uppmanas du att ange villkor för att hämta poster. De poster som uppfyller villkoren sedan hämtas och görs tillgängliga med etikettrapporten.
      Om du använder Word för att skapa och skriva ut adresser definierar du parameterfrågan som datakälla under dokumentkopplingsprocessen.

    • Välj adresser genom att bläddra i adressposter     Om du vill gå igenom adresslistan och välj vad du vill skriva ut etiketter för gör du följande:

      1. Lägga till ett Ja/Nej-fält med namnet SkrivUtEtikett till adresstabellen underliggande i Design-vyn. När du växlar till databladsvyn i kolumnen SkrivUtEtikett visas en kryssruta i varje rad.

      2. Använd Frågeguiden när du skapar en fråga som innehåller alla adressfält och fältet Utskriftsetikett.

      3. Öppna frågan i designvyn och i cellen villkor för fältet SkrivUtEtikett skriver du Ja. Frågan returnerar bara de adresser som du vill skriva ut.

      4. Ange egenskapen datakälla för etikettrapporten på namnet på frågan.

      5. Innan du skriver ut etiketterna öppnar du tabellen i databladet och markerar kryssrutorna för de adresser som du vill skriva ut. Avmarkera kryssrutorna för de adresser som du inte vill skriva ut. Därefter öppnar du rapporten och skriver ut den.

  • Skriva ut adresser direkt på kuvert    Du kanske vill skriva ut adresser direkt på kuvert i stället för att skriva ut dem till etiketter och tillämpa utskrivna etiketterna på kuverten. Om du vill skriva ut en etikett på ett kuvert, måste du definiera en anpassad etikett. I steg 1 i guiden, när du uppmanas att ange etikettinformationen, klicka på Anpassa och följ anvisningarna i steg 4. Kom ihåg att ange Etikettyp att Mata in ark.

Överst på sidan

Skriva ut Access-data med hjälp av guiden Koppla dokument i Word

Om adresserna lagras i Access, men du vill exportera dem till Word så att du kan använda kopplingsfunktionen för att formatera och skriva ut etiketterna, använder du guiden Koppla dokument i Word.

  1. Välj i navigeringsfönstret den tabell eller fråga som innehåller de data som du vill skriva ut.

  2. Klicka på Mer i gruppen Exportera på fliken Externa data och sedan på Koppla med Microsoft Office Word.

    Microsoft Word-guiden Koppla dokument startar.

  3. Om du redan har skapat ett dokument och vill länka uppgifterna dit, klickar du på Länka data till ett befintligt Microsoft Word-dokument. Annars klickar du på Skapa ett nytt dokument och sedan länka data till det.

  4. Klicka på OK.

    Om du väljer Länka data till ett befintligt Microsoft Word-dokument öppnas dialogrutan Markera Microsoft Word-dokument. Markera önskat dokument och klicka på Öppna. Dokumentet öppnas i Word.

    Om du väljer att skapa ett nytt dokument öppnas ett tomt dokument i Word.

  5. Följ instruktionerna i fönstret Koppla i Word. Mer information om Microsoft Word-guiden Koppla dokument finns i hjälpen till Word.

Obs!:  Oavsett var adresserna lagras kan du använda Word när du skriver ut dem. Från Word kan du ansluta till adresslistor som lagras i en mängd olika program, till exempel Excel, Outlook och Access. Om du inte har någon adresslista kan du skapa en i Word och sedan skriva ut etiketterna. Mer information finns i hjälpen till Word.

Överst på sidan

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×