Skapa adressetiketter i Access

Microsoft Access 2010 ger dig flera olika alternativ för att skapa etiketter som innehåller data som lagras i Access-tabeller. Det enklaste är att använda Etikettguiden i Access för att skapa och skriva ut en rapport som är formaterad så att den passar dina etiketter. Etiketterna kan innehålla data som lagras i Access-tabeller eller data som importerats eller länkats till från andra källor, till exempel Microsoft Excel-arbetsböcker eller Microsoft Outlook-kontaktlistor. Du kan skapa etiketter som en rapport i Access eller "koppla" data med ett Microsoft Word-dokument och skriva ut etiketterna från Word. I den här artikeln beskrivs stegen som ingår.

Vad vill du göra?

Skapa och skriva ut etiketter med Access

Skriva ut Access-data med hjälp av guiden Koppla dokument i Microsoft Word

Skapa och skriva ut etiketter med Access

I Access skapar du etiketter som en rapport formaterad med en liten sidstorlek som passar önskad etikett. Etiketter används för det mesta som adressetiketter, men alla Access-data kan skrivas ut i ett etikettformat för olika syften. När det gäller adressetiketter hämtar rapporten adressuppgifter från tabellerna och frågorna som innehåller adresserna. När du skriver ut rapporten får du en etikett för varje adress från den underliggande datakällan.

Mer information om hur du länkar till eller importerar data från andra källor (till exempel Microsoft Excel eller Microsoft Outlook) för användning på etiketter finns i artikeln Introduktion till att importera och exportera data.

I Etikettguiden får du en serie frågor om etiketterna och de uppgifter som du vill visa på dem. Guiden skapar rapporten som du sedan kan anpassa efter behov.

Skapa etiketter med hjälp av Etikettguiden i Access

Viktigt!:  De etikettrapporter som du skapar med hjälp av Etikettguiden är inte kompatibla med funktionen Publicera till Access Services. Du kan dock fortfarande skriva ut etiketterna när du har databasen öppen i Access-programmet.

  1. I navigeringsfönstret väljer du det objekt som innehåller de data du vill visa på etiketterna. Det här är vanligtvis en tabell, en länkad tabell eller en fråga, men du kan också välja ett formulär eller en rapport.

  2. Klicka på Etiketter i gruppen Rapporter på fliken Skapa.

    Obs!: Om du arbetar i en webbdatabas finns kommandot Etiketter under Klientrapporter.

    Etikettguiden startas i Access.

    Första sidan i Etikettguiden

    1. Om du känner till tillverkaren och produktnumret för etiketterna:

      • Välj tillverkare i rutan Filtrera efter tillverkare.

      • Markera etiketten i rutan Vilken etikettstorlek vill du ha?.

        Annars försöker du att hitta en produkt vars värden i kolumnerna Dimensioner och Antal tvärs över stämmer med dina etiketter.

        Om du inte hittar en passande etikett:    

      • Klicka på Anpassa och klicka sedan på Ny.

        Dialogrutan Ny etikett visas.

        Sidan Ny etikett i Etikettguiden

      • Mät etiketterna och skriv måtten i rutorna i dialogrutan Ny etikett.

      • Skriv ett namn för de egna etiketterna i rutan Etikettnamn, välj önskad etikettyp och orientering och klicka sedan på OK.

        Om du redan har skapat en egen etikett och vill välja den:    

      • Klicka på Visa egna etikettstorlekar och sedan på den egna etiketten som du vill använda.

    2. Markera Arkmatning eller Kontinuerlig under Etikettyp och klicka på Nästa.

    3. Markera önskat teckensnitt, teckenstorlek, teckentjocklek och textfärg och klicka på Nästa.

    4. På sidan Vad ska adressetiketten innehålla? väljer du vilka fält som du vill ha på etiketterna från listan Tillgängliga fält och dubbelklickar på dem så att de läggs till i rutan Prototypetikett.

      Lägga till fält på en etikett i Etikettguiden

      • Om du vill lägga till ett blanksteg mellan fälten i rutan Prototypetikett trycker du på BLANKSTEG.

      • Tryck på RETUR om du vill skapa en ny rad.

      • Använd piltangenterna för att flytta mellan fält och rader.

      • Om du vill ta bort ett fält från rutan trycker du på BACKSTEG.

      • Om du vill lägga till annan text eller interpunktionstecken (till exempel ett komma), klickar du för att placera markören på rätt ställe i texten och skriver sedan. Den här texten blir densamma på alla etiketter.

        Obs!:  Du kan bara lägga till fält i följande datatyper med hjälp av Etikettguiden: Text, PM, Tal, Datum/tid, Valuta, Ja/Nej och Bifogad fil. Om du vill lägga till fält för andra datatyper öppnar du etikettrapporten i designvyn när du har slutfört Etikettguiden och använder sedan fönstret Fältlista för att lägga till fälten. Om du vill öppna fönstret Fältlista medan rapporten är öppen i designvyn trycker du på ALT+F8.

        När du har ordnat fälten på etiketten så som du vill ha dem klickar du på Nästa.

    5. På nästa sida kan du välja vilka fält som du vill sortera etiketterna efter. Du kanske till exempel vill sortera dem efter postnummer för ett stort utskick. Du väljer vilka fält du ska sortera efter i listan Tillgängliga fält och dubbelklickar på dem så att de läggs till i rutan Sortera efter. Klicka på Nästa när du är klar.

      Ange sorteringsordning i Etikettguiden

    6. På sista sidan skriver du ett namn för etiketterna och klickar på Slutför.

      Sista sidan i Etikettguiden

      Om du väljer Visa hur etiketterna ser ut när de skrivs ut på den sista sidan i Etikettguiden, visas etiketterna i förhandsgranskningsvyn. Klicka på etiketten om du vill zooma in eller ut, eller använd zoomkontrollen i statusfältet.

      Zoomkontroll

      Om du väljer Ändra etikettens design på den sista sidan i Etikettguiden visas etiketten i designvyn.

      Obs!:  Förhandsgranska är den enda vyn där du kan se kolumnerna så som du har angett dem. Om du visar rapporten i rapport- eller layoutvyn visas alla data i en enda kolumn i Access.

Anpassa etikettens utseende

Om den färdiga etiketten inte ser ut som du vill ha den, kan du anpassa layouten genom att öppna rapporten i designvyn och göra ändringarna. När du arbetar med etiketter är det oftast enklare att använda designvyn där du får en större kontroll över layouten. När du vill visa resultatet av ändringarna som du gör i designvyn växlar du till förhandsgranskningsvyn.

Om Access visar ett meddelande om att det inte finns tillräckligt med vågrätt avstånd för visning av data

Det här meddelandet är, om det visas, en bieffekt av måtten för vissa etiketter. Det visas vanligtvis när etiketterna är mycket nära etikettarkets vänster- och högerkanter. Det kan leda till att guiden anger vissa mått som ligger utanför det normala utskriftsområdet och det i sin tur leder till att det här meddelandet visas när du förhandsgranskar eller skriver ut etiketterna.

Om du är nöjd med justeringen av texten på etiketterna och inte får en tom sida varannan sida kanske du vill lämna rapportdesignen som den är och klicka på OK på meddelandet varje gång det visas. I annat fall kan du prova med att justera några av alternativen för utskriftsformat som beskrivs i följande avsnitt.

Om data inte placeras rätt på etiketterna

I många fall kan du korrigera mindre problem med etiketterna genom att göra justeringar i designvyn. Du kan flytta kontrollerna och justera etikettstorleken genom att ändra bredd eller höjd på detaljavsnittet.

Du växlar till designvyn genom att högerklicka på rapporten i navigeringsfönstret och sedan klicka på Designvy på genvägsmenyn.

Om du behöver ändra marginalerna eller avståndet mellan etiketterna använder du dialogrutan Utskriftsformat i designvyn.

  • Klicka på Kolumner i gruppen Sidlayout på fliken Utskriftsformat.

    Dialogrutan Utskriftsformat visas med fliken Kolumner vald.

Fliken Kolumner i dialogrutan Utskriftsformat

Du kan ändra följande inställningar i de tre områdena i dialogrutan Utskriftsformat:

Område

Alternativ

Beskrivning

Rutnätsinställningar

Antal kolumner

Denna ska vara lika med antalet etiketter tvärs över sidan.

Radavstånd

Skriv ett nytt värde om du vill öka eller minska det lodräta avståndet mellan etikettraderna.

Kolumnavstånd

Skriv ett nytt värde om du vill öka eller minska det vågräta avståndet mellan etikettkolumnerna.

Kolumnstorlek

Bredd

Ta hänsyn till marginalinställningarna och kolumnavståndet när du anger det här värdet.

Du kan kontrollera och justera marginalerna genom att klicka på Utskriftsalternativ i dialogrutan Utskriftsformat.

Höjd

Justera höjden på varje etikett om det behövs.

Enligt detalj

När detta alternativ är markerat, anges kolumnbredd och -höjd till den höjd och bredd som anges i detaljavsnittet i designvyn.

Kolumnlayout

I kolumner

När det här alternativet är markerat skrivs etikettdata nedför den första kolumnen, därefter nedför den andra kolumnen och så vidare.

I rader

När det här alternativet är markerat skrivs etikettdata ut utmed den första raden, därefter utmed den andra raden och så vidare.

Obs!:  Du kan också öppna dialogrutan Utskriftsformat i Förhandsgranska genom att klicka på Kolumner på fliken Förhandsgranska. När du klickar på OK för att stänga dialogrutan visas dina ändringar direkt i Förhandsgranska.

Skriva ut etiketterna

  1. Öppna rapporten i valfri vy (eller markera rapporten i navigeringsfönstret).

  2. På fliken Arkiv klickar du på Skriv ut och klickar sedan på Skriv ut.

    Dialogrutan Skriv ut visas.

  3. Välj alternativ för skrivare, utskriftsintervall och antal kopior.

  4. Klicka på OK.

Överst på sidan

Skriva ut Access-data med hjälp av guiden Koppla dokument i Microsoft Word

Om adresserna lagras i Access, men du vill exportera dem till Word så att du kan använda kopplingsfunktionen för att formatera och skriva ut etiketterna, använder du guiden Koppla dokument i Word.

Obs!:  Den här proceduren gäller endast klientdatabaser. Kommandot Koppla i Word är inte tillgängligt för webbdatabaser.

  1. I navigeringsfönstret väljer du den tabell eller fråga som innehåller de data du vill skriva ut.

  2. Klicka på Koppla i Word i gruppen Exportera på fliken Externa data.

  3. I dialogrutan Guiden Koppla dokument i Microsoft Word klickar du på Länka data till ett befintligt Microsoft Word-dokument om du redan har skapat ett dokument och vill länka data till det. I annat fall klickar du på Skapa ett nytt dokument och sedan länka data till det.

  4. Klicka på OK.

    Om du väljer Länka data till ett befintligt Microsoft Word-dokument öppnas dialogrutan Markera Microsoft Word-dokument. Markera önskat dokument och klicka på Öppna. Dokumentet öppnas i Word.

    Om du väljer att skapa ett nytt dokument öppnas ett tomt dokument i Word.

  5. I Word följer du anvisningarna i aktivitetsfönstret Koppla dokument. När du kommer till steg 3 i Word-dokumentkopplingsprocessen (Välj mottagare) kommer datakällan du valde i steg 1 i den här proceduren att vara markerad sen tidigare.

    Mer information om guiden Koppla dokument i Word finns i Word-hjälpen.

Obs!:  Oavsett var adresserna lagras kan du använda Word när du skriver ut dem. Från Word kan du ansluta till adresslistor som lagras i en mängd olika program, till exempel Excel, Outlook och Access. Om du inte har någon adresslista kan du skapa en i Word och sedan skriva ut etiketterna. Mer information finns i hjälpen till Word.

Överst på sidan

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×