SharePoint-dokumentbibliotek IV: Tips och knep

Översikt

Dokument snurrar på ett finger

Använder företaget en Windows SharePoint Services 3.0-webbplats eller används Microsoft Office SharePoint Server 2007? Använder du dokumentbibliotek när du delar filer? I sådana fall kan du hitta många användbara tips för att arbeta med webbläsaren i dina Office 2007-program i den här kursen, som är den fjärde i en serie om SharePoint-dokumentbibliotek.

När du har slutfört den här kursen kommer du att kunna följande:

  • Få tips om webbläsare, till exempel hur du registrerar dig för e-postaviseringar eller hur du flyttar, byter namn på och tar bort filer.

  • Få tips om Microsoft Office Word 2007, Excel 2007 och PowerPoint 2007, till exempel hur du redigerar en fil utan att starta webbläsaren.

Den här kursen omfattar:

  • Två självstudielektioner.

  • Ett kort test i slutet av varje lektion. Test betygsätts inte.

  • En snabbreferens som du tar med dig efter att du har slutfört kursen.

Innan du går den här kursen bör du ha:

  • Kunskap om att lägga till och redigera filer från ett SharePoint-bibliotek.

  • Kunskap om att checka ut filer från ett SharePoint-bibliotek.

Du kan också gå kurserna Dokumentbibliotek I och Dokumentbibliotek II.

Använder företaget en Windows SharePoint Services 3.0-webbplats eller används Microsoft Office SharePoint Server 2007? Använder du dokumentbibliotek när du delar filer? I sådana fall kan du hitta många användbara tips för att arbeta med webbläsaren i dina Office 2007-program i den här kursen, som är den fjärde i en serie om SharePoint-dokumentbibliotek.

Om du vill veta mer om den här kursen läser du avsnitten Mål och Om den här kursen eller tittar i innehållsförteckningen. Klicka sedan på Nästa för att starta den första lektionen.

Tips när du arbetar i webbläsaren

[Untitled] Nyckelord i sökrutan

En animering som visar hur du söker efter filer i ett bibliotek.

Vi börjar med att ge dig ett tips om hur det blir enklare att hitta filer. Anta att du arbetar i det här biblioteket. Du behöver en viss fil och du vet att filen innehåller Shu Itos namn, men du minns inte vilken fil det är.

Det tar alldeles för lång tid att öppna en fil i taget. Att använda rutan Sök är ett mycket bättre sätt.

Klicka på Spela upp om du vill se en animering om hur du kan söka efter filer i biblioteket. Obs! I vissa företag kan den här funktionen ha inaktiverats.

Få e-postaviseringar om ändringar

[Untitled] Meny där kommandot Avisera mig har markerats

En animering om hur du registrerar dig för en e-postavisering.

Om du vill veta när någon redigerar en fil som du har intresse i kan du registrera dig om att få aviseringar. När någon ändrar filen skickas ett e-postmeddelande till dig från biblioteket om att en ändring har ägt rum. Klicka på Spela upp om du vill se en animering om hur du registrerar dig för e-postaviseringar om en fil.

Skicka en länk till en dokumentbiblioteksfil

[Untitled] Meny med undermenyn Skicka till och kommandot Skicka en länk med e-post markerat

En animering om hur du skickar en länk till en biblioteksfil.

Du måste snabbt berätta för någon om en PowerPoint-presentation du har lagt till i gruppens bibliotek. Du vill skicka ett e-postmeddelande med en länk till presentationen. Hur ska du gå tillväga? Placera pekaren över filen, klicka på Skicka till och sedan på Skicka en länk med e-post. Klicka på Spela upp om du vill se en animering om den här processen.

Byta namn på dokumentbiblioteksfiler

[Untitled] Meny med Redigera egenskaper markerat

En animering om hur du byter namn på en fil.

Nu övergår vi till det praktiska, till exempel hur man byter namn på en fil. Du vet väl hur man gör det i Windows? Det är ju ganska troligt att du behöver göra det i ett dokumentbibliotek också. Placera pekaren över filen och klicka på Redigera egenskaper. Byt sedan namn på filen. Klicka på Spela upp om du vill se en animering om hur du ska gå tillväga.

Skapa en dokumentbiblioteksmapp

[Untitled] Ny meny med Mapp markerat

En animering om hur du skapar en mapp i ett bibliotek.

Här är en annan praktisk åtgärd som är bra att känna till: Att skapa mappar. Självklart kommer du att behöva göra det så att du kan hålla ordning i ditt bibliotek. För att skapa en ny mapp använder du knappen Ny. I den här animeringen ska vi skapa en mapp för alla presentationer i biblioteket. Klicka på Spela upp om du vill se hur det går till i praktiken. Är du nyfiken på hur man flyttar filer till den nya mappen? Det förklarar vi på nästa sida.

Använda Utforskaren för att titta på filer

[Untitled] Fil som flyttas till en mapp i fönstret Delade dokument

En animering om hur du använder Utforskaren för att flytta en fil till en mapp i biblioteket.

Att arbeta med filer i en webbläsare kan vara ett omständligt arbete. Om du ofta sysslar med filhantering  – skapar mappar, byter namn på filer och så vidare  – kanske du känner att du skulle vilja använda Utforskaren. Det går att ordna även om du arbetar med ett bibliotek i en webbläsare. Klicka på Öppna i UtforskarenÅtgärder-menyn. Då kan du se filer och mappar som du är van vid att se dem på din dator. Det här är också det enda stället där du kan flytta filer till andra mappar om du behöver göra det. Klicka på Spela upp om du vill se hur du ska gå tillväga.

Ta bort filer och återställa dem

[Untitled] Meny med Ta bort markerat

En animering om hur du tar bort en fil och återställer den om det behövs.

Vi har tagit upp hur man skapar mappar, byter namn på filer och flyttar runt dem. Men hur tar man bort en fil? Placera pekaren över filen och klicka på Ta bort på menyn som visas. Då hamnar den i Papperskorgen. Vanligtvis tas filer som lagras längre än 30 dagar i papperskorgen bort. Administratören kan ändra det. Klicka på Spela upp om du vill se en animering om hur du kan ta bort filer och använda papperskorgen.

Slutför följande test och kontrollera att du har förstått materialet. Dina svar visas bara för dig och testresultat betygsätts inte.

Hur byter man namn på en fil som lagras i ett biblioteket?

Klicka på Microsoft Office-knappen Bild av Office-knappen, klicka på Spara som och spara under ett annat namn.

Fel. Om du gör det skulle du inte byta namn på filen, utan spara den som en separat fil. Det finns ingen anledning att göra allt det extraarbetet bara för att byta namn. Försök igen.

Placera pekaren över filnamnet, klicka på nedåtpilen som visas och sedan på Redigera egenskaper.

Rätt. Så här ska du göra om du vill byta namn på en fil i ett SharePoint-bibliotek.

Klicka på Microsoft Office-knappen Bild av Office-knappen och sedan på Server.

Nej, det är fel. Undermenyn Server är bra till mycket, men där finns inget kommando för att byta namn på en fil. Försök igen.

Placerar pekaren över filnamnet i biblioteket, klickar på nedåtpilen som visas och sedan på Byt namn.

Man skulle kunna tro att det går att byta namn på det här sättet, men det gör det inte. Försök igen.

Hur tar man bort en fil som lagras i ett biblioteket?

Klicka på Microsoft Office-knappen Bild av Office-knappen och sedan på Ta bort.

Nej, det är fel, det finns inget Ta bort-kommando här. Försök igen.

Placera pekaren över filnamnet, klicka på nedåtpilen som visas och sedan på Skicka till Papperskorgen.

Nära men inte riktigt rätt. Det finns en papperskorg, men du hittar den inte här.

Klicka på Microsoft Office-knappen Bild av Office-knappen, klicka på Server och sedan på Skicka till Papperskorgen.

Fel. Det går inte att ta bort en fil via undermenyn Server. Försök igen.

Placera pekaren över filnamnet i biblioteket, klicka på nedåtpilen som visas och sedan på Ta bort.

Ja, det stämmer. Du tar bort en fil i webbläsaren, inte i programmet du använder för att redigera den.

Det enda sättet att flytta en fil från en mapp till en annan är genom att använda Utforskaren.

Sant. Det går bara att göra på det här sättet.

Ja, det är korrekt. Om du vill använda Utforskaren går du till biblioteket. Klicka på Öppna i Utforskaren på Åtgärder-menyn.

Falskt. Ett annat sätt är att peka på filen, klicka på nedåtpilen, klicka på Skicka till och sedan på Annan plats.

Fel svar. Vi försökte luras lite här, kanske lite orättvist. Men det går att använda kommandot Skicka till om du vill skicka en kopia av filen (vi upprepar: en kopia av filen) till ett annat bibliotek. Det är dock inte på det här sättet man flyttar en fil från en plats till en annan.

Var kan man hitta en fil och hämta tillbaka den om man skulle råka ta bort den av misstag?

Klicka på länken till papperskorgen längst ner till vänster på sidan.

Ja, det stämmer. Många tror att när man en gång tagit bort en fil går den inte att få tillbaka, men den ligger där i papperskorgen om du skulle behöva den.

Klicka på länken till Papperskorgen längst ner till höger på sidan.

Nej, tyvärr. Där finns inte papperskorgen. Försök igen.

Klicka på länken Borttaget längst ner till vänster på sidan.

Fel. Länken heter något annat. Försök igen.

Klicka på länken Borttaget längst ner till höger på sidan.

Fel. Länken heter något annat. Försök igen.

Tips när du arbetar i Word, Excel och PowerPoint 2007

[Untitled] URL angiven i dialogrutan Öppna

En animering om hur du öppnar en biblioteksfil från Word, Excel eller PowerPoint 2007.

Nu ska vi gå igenom hur du redigerar en fil utan att ha den öppen i webbläsaren. Du kan använda kommandot Öppna precis som för dokument på datorn. I stället för att navigera till en mapp på datorn kan du ange URL-adressen till biblioteket. Klicka på Spela upp om du vill se en animering om hur du öppnar en biblioteksfil från PowerPoint.

Obs!    Om du inte har URL-adressen till ditt bibliotek kan du be den som är ansvarig för webbplatsen att få den.

Upptäck dokumentbibliotekskommandon i ditt program

Microsoft Office-knappens meny, undermenyn Server, kommandot Checka ut och kommandot Visa versionshistorik

Klicka på undermenyn ServerMicrosoft Office-knappens meny om du vill se bibliotekskommandon.

Om du har öppnat en dokumentbiblioteksfil i skrivskyddat läge och du behöver checka ut den eller checka in den kan du göra det utan att gå till webbläsaren. Klicka bara på Microsoft Office-knappen Bild av Office-knappen, klicka på Server och sedan visas de kommandon du kan se här.

Obs!    Undermenyn Server visas bara om du har en fil öppen som finns i ett bibliotek och inte den som finns på din lokala dator.

Visa alltid var en fil är placerad

[Untitled] Rutan Dokumentplats visas när du har anpassat Excel-alternativen

En animering om hur du lägger till Dokumentplats längst upp i programfönstret i Word, Excel och PowerPoint 2007.

Ta en titt på det här arbetsbladet. Kan du se vilket bibliotek det tillhör? Nej, det kan du inte. Visst skulle det väl vara bra att veta? Det skulle det – speciellt om du arbetar med mer än ett bibliotek.

Om du vill se var ett dokument är placerat kan du lägga till kommandot Dokumentplats i Word, Excel och PowerPoint 2007. Du gör det via respektive programs Alternativ-fönster. När du har gjort det kommer dokumentets placering alltid att visas längst upp. Klicka på Spela upp om du vill se animeringen om hur det här går till.

Skicka en fil med e-post till ett bibliotek

Fil som är bifogad i ett e-postmeddelande, meddelande som skickas och fil som läggs till i ett bibliotek

I vissa bibliotek godkänns inkommande e-postmeddelanden.

Här kommer ännu ett jättebra tips – trots att det inte är begränsat till användning bara i Word, Excel och PowerPoint 2007. Det här är ett tips du kan använda i alla e-postprogram. Det fungerar dock bara om den som är ansvarig för webbplatsen har konfigurerat biblioteket så att inkommande e-post godkänns.

Så här fungerar det. Du bifogar ett dokument till ett e-postmeddelande och skickar e-postmeddelandet till ett dokumentbibliotek. Då läggs det bifogade dokumentet automatiskt till i biblioteket som du kan se här. Om du vill ta reda på om inkommande e-post godkänns i ditt bibliotek kan du fråga den som är ansvarig för webbplatsen. Om det är så behöver du bara ta reda på e-postadressen till biblioteket och sedan är allt klart.

Slutför följande test och kontrollera att du har förstått materialet. Dina svar visas bara för dig och testresultat betygsätts inte.

Hur öppnar man en biblioteksfil med Word, Excel eller PowerPoint 2007?

Klicka på Microsoft Office-knappen Bild av Office-knappen, klicka på Server och sedan på Öppna.

Nej, det är fel. Kommandot Server finns, men det går inte att klicka på Öppna därifrån. Försök igen.

Klicka på Microsoft Office-knappen Bild av Office-knappen och sedan på Server. Klicka på Mina nätverksplatser till vänster och dubbelklicka sedan på biblioteket till höger.

Fel. Mina nätverksplatser kan vara användbart, men du kommer inte åt det på det här sättet. Försök igen.

Klicka på Microsoft Office-knappen Bild av Office-knappen, klicka på Öppna, ange URL-adressen till biblioteket och dubbelklicka sedan på den fil du vill använda.

Rätt. Observera också att alternativet Mina nätverksplatser blir tillgängligt till vänster när du gör det. Klicka på det så visas de senaste nätverksplatserna, bland annat dina SharePoint-bibliotek.

Klicka på Microsoft Office-knappen Bild av Office-knappen, klicka på Öppna, ange URL-adressen till biblioteket och dubbelklicka sedan på den fil du vill använda.

Fel. Du måste göra en sak till eller ändra URL-adressen något. Försök igen.

Hur checkar man ut en fil från Word, Excel eller PowerPoint 2007?

Klicka på Microsoft Office-knappen Bild av Office-knappen, klicka på Öppna, ange URL-adressen till biblioteket, högerklicka sedan på filen och välj Checka ut.

Fel. Det här är ett bra sätt om du vill öppna en fil och redigera den, men det går inte att checka ut den så här. Försök igen.

Klicka på Microsoft Office-knappen Bild av Office-knappen, klicka på Server, ange URL-adressen till biblioteket, högerklicka sedan på filen och välj Checka ut.

Nej, det är tyvärr fel. Det går inte att ange URL-adressen efter att du har klickat på undermenyn Server. Det går heller inte att högerklicka en fil och välja Checka ut. Försök igen.

Klicka på Microsoft Office-knappen Bild av Office-knappen, klicka på Server och sedan på Checka ut.

Rätt. Så här kommer du åt kommandot Checka ut från Word, Excel eller PowerPoint 2007.

Klicka på Microsoft Office-knappen Bild av Office-knappen, klicka på Server och sedan på Dokumenthantering.

Fel. Det går att komma åt åtgärdsfönstret Dokumenthantering på det här sättet, men i det åtgärdsfönstret finns inget alternativ för att checka ut filen. Där finns dock andra poster som är användbara när du arbetar med dokumentbibliotek. Försök igen.

Om du vill se var en SharePoint-fil finns klickar du på Arkiv-menyn och sedan Egenskaper. Det är lätt att glömma bort, men det är det enda sättet.

Sant.

Fel. Du kan lägga till kommandot Dokumenthantering överst i Word, Excel eller PowerPoint 2007. Mer information finns i animeringen tidigare i den här kursen och i Snabbreferensen på slutet.

Falskt.

Rätt. Du kan lägga till kommandot Dokumenthantering överst i Word, Excel eller PowerPoint 2007. Mer information finns i animeringen tidigare i den här kursen och i Snabbreferensen på slutet.

Du kan bifoga en fil i ett e-postmeddelande och då läggs filen automatiskt till i biblioteket oavsett hur biblioteket är konfigurerat.

Sant.

Nej, påståendet stämmer inte. Den som är ansvarig för webbplatsens server måste konfigurera biblioteket så att inkommande e-post godkänns.

Falskt.

Det stämmer, påståendet är falskt. Det finns en särskild konfigureringsprocess som serveradministratören måste utföra för att filer bifogade i e-postmeddelanden ska godkännas av biblioteket.

Feedback

Snabbreferens

Se även

Öppna en fil från ett bibliotek i Microsoft® Office Word, Excel® eller PowerPoint® 2007

  1. Klicka på Microsoft Office-knappen Bild av Office-knappen, och klicka sedan på Öppna.

  2. Ange URL-adressen till biblioteket i rutan Filnamn.

    Obs!    Tänk på att bara ange den del av URL-adressen som behövs (allt som står före Forms/AllItems.aspx).

  3. Dubbelklicka på filen som du vill öppna.

Checka ut en fil från ett bibliotek med Word, Excel eller PowerPoint 2007

  1. Börja med att öppna filen. Klicka på namnet i biblioteket och sedan på Skrivskyddad.

  2. Klicka på Microsoft Office-knappen Bild av Office-knappen, klicka på Server och sedan på Checka ut.

Lägga till dokumentplatskommandot överst i Word, Excel eller PowerPoint 2007

  1. Klicka på Microsoft Office-knappen Bild av Office-knappen, klicka på Alternativ för Programnamn och sedan på Anpassa.

  2. Markera Alla kommandon i listan Välj kommandon från.

  3. Klicka på Dokumentplats och sedan på Lägga till.

Registrera dig för e-postaviseringar om ett dokument

  1. Gå till sidan med listan eller till biblioteket med det listobjekt eller den fil du vill lägga till en avisering för.

  2. Placera pekaren över filnamnet, klicka på nedåtpilen och sedan på Avisera mig.

  3. Bekräfta att e-postadressen är korrekt i avsnittet Skicka aviseringar till.

  4. Ange om du vill bli aviserad när objektet eller filen har ändrats eller tagits bort i avsnittet Skicka aviseringar för dessa ändringar eller klicka på Alla ändringar om du vill bli aviserad om alla typer av ändringar.

  5. Klicka på hur ofta du vill bli aviserad om ändringar i avsnittet När aviseringar ska skickas.

  6. Klicka på OK.

Skicka en länk till en biblioteksfil till någon

  1. Placera pekaren över filnamnet, klicka på nedåtpilen och sedan på Skicka till.

  2. Klicka på Skicka en länk med e-post.

    E-postprogrammet startar och ett meddelande visas med länken till filen.

Byta namn på en fil

  1. Placera pekaren över filnamnet, klicka på nedåtpilen som visas och sedan på Redigera egenskaper.

  2. Ange ett nytt namn för filen i namnrutan.

  3. Klicka på OK.

Skapa en mapp i ett bibliotek

  1. Gå till biblioteket via webbläsaren.

  2. Klicka på Ny mappNytt-menyn.

    Obs!     Den person som skapade biblioteket kan ha angett att mappar inte kan skapas i biblioteket. Då är kommandot Ny mapp inte tillgängligt.

  3. Skriv ett namn på mappen och klicka sedan på OK.

Använda Utforskaren för att flytta filer med mera

  1. Klicka på Öppna i UtforskarenÅtgärder-menyn.

  2. Här kan du flytta filer mellan olika mappar. Du kan också kopiera, klistra in, byta namn samt dra och släppa filer i det här fönstret.

    Obs!    Du kanske måste uppdatera biblioteket för att kunna se filer som har flyttats och bytt namn nyligen.

Ta bort en fil

  1. Placera pekaren över filnamnet, klicka på nedåtpilen och sedan på Ta bort.

  2. Klicka på OK.

Återställa en borttagen fil från papperskorgen

  1. Klicka på Papperskorg i det nedre vänstra hörnet på sidan.

  2. Markera den fil eller de filer du vill återställa.

  3. Klicka sedan på Återställ markering längst upp i fillistan.

    Obs!    Du kanske måste uppdatera biblioteket för att kunna se just återställda filer.

Gäller för: SharePoint Server 2007, Excel 2007, Word 2007, PowerPoint 2007



Hade du nytta av den här informationen?

Ja Nej

Hur kan vi förbättra den?

255 återstående tecken

För att skydda din integritet bör du inte ange någon kontaktinformation i feedbacken. Granska våra sekretesspolicy.

Tack för din feedback!

Supportresurser

Ändra språk