Sekretesstillägg för Microsoft SharePoint Workspace 2010

Användarkontofil

Alla som använder SharePoint Workspace får en kontofil (ett användarkonto) som innehåller nödvändig information, bland annat användarens identiteter, krypterings<8209; och signaturnycklar, en lista med enheter där det går att köra SharePoint Workspace, en lista med kända arbetsytor och en lista med kända kontakter. En användares identitet kan vara hanterad eller ohanterad. Hanterade identiteter skapas och kontrolleras av en administratör som använder en SharePoint Workspace Manager-server eller Microsoft SharePoint Workspace Enterprise Services (SharePoint Workspace Enterprise Services). Ohanterade identiteter skapas av användare och kontrolleras inte av någon administratör. Ett användarkonto kan omfatta både hanterade och ohanterade identiteter.

Programmet SharePoint Workspace använder globalt unika ID:n (GUID:n) för att identifiera användarkonton (användarkonto-GUID) och användaridentiteter (identitets-GUID) inom konton. GUID:n skapas via slumptal, där ingen del hämtas från din information eller datorns sammanhang. GUID:n underlättar kommunikationen mellan SharePoint Workspace-användare, eftersom de unikt kan identifiera varandra även om namn, IP-adress eller annan information som hör till deras konto eller identitet för SharePoint Workspace ändras. SharePoint Workspace använder också GUID:n för att identifiera datorer och enheter (enhets-GUID) där programmet används. GUID:n och IP-adresser är nödvändiga för att SharePoint Workspace ska fungera och de går inte att inaktivera.

Du kan granska och redigera personlig information genom att klicka på fliken Arkiv, klicka på Hantera konto om du vill öppna dialogrutan Inställningar och sedan klicka på Redigera på fliken identitet. Du kan ta bort kontot genom att klicka på det kontonmed TABB-tangenten i dialogrutan Inställningar på Alternativ-menyn och sedan klicka på Ta bort.

Information på arbetsytor

Microsoft har inte åtkomst till din SharePoint Workspace. Allt SharePoint Workspace-innehåll som lämnar datorn eller enheten är krypterat, även data som tillfälligt lagras på SharePoint Workspace Relay 2010-servrar. Krypteringsnycklarna förvaras på din dator eller enhet, och Microsoft har inte tillgång till dem om du inte väljer att använda de valfria funktioner för hanterade identiteter som tillhandahålls av Microsoft. Microsoft använder inte krypteringsnycklarna för att få tillgång till dina data, förutom på det sätt som beskrivs i den här policyn.

Använda hostade servrar

Din administratör kan konfigurera SharePoint Workspace till att använda relä- och administrationsservrar som ägs och drivs av Microsoft, av ditt företag eller av en tredje part. De här servrarna samlar in dina IP-adresser och de GUID som hör till dina datorer och användarkonton.

Innan du kan använda några administrations- eller reläservrar hos Microsoft, skickas information om användarkonto-GUID, datorns tidszon, datorns nationella inställningar, typen av Microsoft Office-licens och viss krypteringsinformation till den globala etableringstjänsten. I den globala etableringstjänsten identifieras de administrations- och reläservrar som ska användas av ditt konto, och ditt produkt-ID och användarkonto-GUID skickas till administrationsservern.

Hanterade identiteter på en hostad server

Om din identitet hanteras på servrar som Microsoft eller en tredje part är värd för, finns på dessa servrar din kontaktinformation, regelinställningar för din identitet och dina enheter, en säkerhetskopia av kontot samt statistik för hur du använder SharePoint Workspace. Om dina domänadministratörer har auktoriserats via rollbaserad behörighet har de tillgång till den här informationen. Nedan följer exempel på statistisk information som kan samlas in i SharePoint Workspace:

• Antal accepterade och avvisade inbjudningar.

• Antal chatt- och snabbmeddelanden som har skickats.

• Antal permanenta eller tillfälliga arbetsytor som har skapats eller tagits bort.

• Antal medlemmar på arbetsytorna.

• Antal verktyg som har skapats och tagits bort.

• Tillbringad tid på arbetsytorna med ett visst SharePoint Workspace-verktyg eller en viss SharePoint Workspace-funktion, och om SharePoint Workspace har använts av en ensam person eller av flera personer tillsammans.

• Utgåva och version av SharePoint Workspace som du använder.

• Hur du använder våra automatiska hjälpfunktioner

Microsoft samlar in sammanfattande användningsinformation från servrar med värdar, men använder inte din domäninformation så att du kan identifieras. Ett undantag gäller dock information som används för att tillhandahålla automatiserade SharePoint Workspace-tjänster, till exempel relätjänster, med ditt medgivande och i supportsyfte.

Skapa ett konto

När du skapar ett konto samlas ditt fullständiga namn och din e-postadress in. Den här nödvändiga informationen och annan information (till exempel telefonnummer, postadress och så vidare) registreras av dig som administratör och lagras på den lokala datorn. Den läggs till i din kontakt och är tillgänglig på alla ställen där din kontaktinformation är tillgänglig, till exempel för andra medlemmar på arbetsytan.

Återställa kontoåtkomst för ohanterade identiteter

När du aktiverar automatisk återställning av kontoåtkomst skickas dina e-postadresser till en SharePoint Workspace Manager-server som hanteras av Microsoft, tillsammans med identitets-URL och användarkonto-GUID. Viss annan information som inte är identifierande skickas också för att säkerställa att en framtida förfrågan om att återställa din kontoåtkomst överensstämmer med ditt konto. Den här informationen ger inte Microsoft åtkomst till dina data.

Begära automatisk återställning av åtkomst för ohanterade identiteter

Om SharePoint Workspace begär en återställning av åtkomst när programmet startar överförs din e-postadress och ditt visningsnamn till en SharePoint Workspace Manager-server, tillsammans med din ID-URL, ditt användarkonto-GUID och krypteringsnycklar för ditt konto. Den här informationen skickas bara till Microsoft om du använder en SharePoint Workspace Manager-server som drivs av Microsoft. Som svar på denna förfrågan får du ett e-postmeddelande som innehåller ett tillfälligt lösenord. Det är valfritt att använda automatisk återställning av åtkomst.

Använda den offentliga SharePoint Workspace-katalogen

Om du väljer att uppge ditt namn eller annan kontaktinformation i den offentliga SharePoint Workspace-katalogen lagras din kontakt på Microsofts servrar. Den offentliga SharePoint Workspace-katalogen, som går att komma åt med programmet SharePoint Workspace, är tillgänglig för alla på Internet. Alla som har åtkomst till den offentliga SharePoint Workspace-katalogen kan hitta och använda din kontakt, vilket ger dem åtkomst till företagsinformation och personliga uppgifter i din kontakt. De får också möjlighet att utföra åtgärder på SharePoint Workspace, till exempel kontrollera din närvarostatus, skicka snabbmeddelanden till dig och bjuda in dig till arbetsytor.

Det är valfritt att publicera namn eller annan kontaktinformation i den offentliga SharePoint Workspace-katalogen. Du kan förhindra att kontaktinformationen publiceras genom att ändra inställningen för identitetens offentliga SharePoint Workspace-katalog till Ingen information, men du kan inte ta tillbaka kontaktinformationen från någon som redan har fått den. Så här ändrar du inställningen:

1. Klicka på fliken Arkiv.

2. Klicka på Hantera konto.

3. Klicka på Kontoinställningar.

4. Klicka på fliken Identiteter.

5. Ändra inställningen Visa mig i till Ingen information.

Det innebär att när mottagarna väl har fått din kontaktinformation, kommer de att få uppdateringar när kontaktinformationen ändras så att de kan fortsätta att skicka meddelanden till dig.

Om du väljer att söka efter kontaktinformation för en SharePoint Workspace-användare, till exempel om du vill lägga till användaren i kontaktlistan eller bjuda in användaren till en arbetsyta, skickas söktexten till en SharePoint Workspace-server hos Microsoft.

Använda en nätverkskatalog

Om du väljer att visa ditt namn eller all kontaktinformation i den lokala nätverkskatalogen, lagras den på andra datorer som kör SharePoint Workspace och som finns i samma nätverkssegment och kan ta emot broadcast-meddelanden från SharePoint Workspace i nätverket. Om datorn är direkt ansluten till Internet kan det variera vilka datorer som har din kontaktinformation utifrån Internetleverantörens nätverkskonfiguration. Om du delar en anslutning till Internet, till exempel via en trådlös nätverkspunkt, kommer andra datorer som använder samma anslutning och kör SharePoint Workspace att ta emot kontaktinformationen. Alla som söker i den lokala nätverkskatalogen kan hitta och använda din kontaktinformation. De kan få tillgång till affärsdata och personliga data i kontaktinformationen så att de kan använda SharePoint Workspace för att utföra åtgärder som att övervaka din närvarostatus, skicka snabbmeddelanden till dig och bjuda in dig till arbetsytor.

Det är valfritt att publicera namn eller annan kontaktinformation i den lokala nätverkskatalogen. Du kan förhindra att kontaktinformationen publiceras genom att ändra inställningen för identitetens offentliga SharePoint Workspace-katalog till Ingen information, men du kan inte ta tillbaka kontaktinformationen från någon som redan har fått den. Så här ändrar du inställningen:

1. Klicka på fliken Arkiv.

2. Klicka på Hantera konto.

3. Klicka på Kontoinställningar.

4. Klicka på fliken Identiteter.

5. Ändra inställningen Visa mig i till Ingen information.

Det innebär att när mottagarna väl har fått din kontaktinformation, kommer de att få uppdateringar när kontaktinformationen ändras så att de kan fortsätta att skicka meddelanden till dig.

Använda kontakter

Om du väljer att lägga till en kontakt för någon i din personliga kontaktlista, skickas din identitetskontakt till den personen. Identitetskontaktinformationen omfattar ditt namn, offentliga krypteringsnycklar som kan användas för att identifiera dig samt en lista med de klient- och reläenheter som du använder.

När du importerar ditt användarkonto till en ny enhet, skickas identitetskontaktinformation för alla identiteter i kontot till och lagras på datorer som används av alla som identifieras på ditt konto. Detta omfattar alla användare som finns i din personliga kontaktlista och alla medlemmar på alla arbetsytor där du är medlem. De som tar emot din identitetskontaktinformation får sedan uppdateringar när informationen i identiteten ändras. De får också kontaktinformation för alla identiteter på kontot.

När du väljer att acceptera en inbjudan till en arbetsyta, skicka ett snabbmeddelande, bjuda in någon till en arbetsyta eller skicka din exporterade kontaktfil till någon, får mottagaren den fullständiga kontaktinformationen för din identitet. Informationen omfattar alla vCard-fält, till exempel namn, adress och telefonnummer.

Överst på sidan