Sekretesstillägg för Microsoft Lync 2010

Innehåll

• Sekretesstillägg för Microsoft Lync 2010

• Arkivering

• Aktivitetsfeed

• Ljudtesttjänst

• Samtalsloggar

• Samtalsöverlåtelse

• Ange alternativ för vidarekoppling av samtal

• Uppringarens ID i deltagarlistan

• Klientloggning

• Samla in loggar

• Kontaktkort

• Konversationshistorik

• Program för kvalitetsförbättring

• Skrivbords-/programdelning

• Kontroll för skrivbords-/programdelning

• Nödsamtal (112)

• Plats

• Bifogade filer i möten

• Ringa ut från ett möte

• Hanterat API för Lync 2010

• Onlinemötestillägg för Outlook

• Filöverföring peer-to-peer

• Personlig bild

• Närvaro- och kontaktinformation

• Omröstningar

• PowerPoint-samarbete

• Sekretessläge

• Inspelning

• Kompetenssökning

• Enhetligt kontaktarkiv

• Förbättrad röstkvalitet

• Whiteboard-samarbete

Sekretesstillägg för Microsoft Lync 2010

Den här sidan är ett tillägg till sekretesspolicyn för Microsoft Lync-produkter. Läs både sekretesspolicyn för Microsoft Lync-produkter och detta tillägg så att du förstår vilka metoder för insamling och användning av data som gäller för en viss Microsoft Lync-produkt eller Microsoft Lync-tjänst.

I det här sekretesstillägget beskrivs distribution och användning av kommunikationsprogramvaran Microsoft Lync 2010 som distribueras i ditt företags nätverk. Om du använder Microsoft Lync Server 2010 som en tjänst (med andra ord, om en tredje part , till exempel Microsoft] är värd för servrarna där programvaran körs), skickas information till den tredje parten. Kontakta företagsadministratören eller tjänsteleverantören om du vill veta mer om hur dina data som skickas till den tredje parten används.

Arkivering

Så här fungerar den här funktionen: Med arkivering kan administratören arkivera snabbmeddelandekonversationer, mötesaktiviteter och innehåll samt användningsegenskaper, till exempel inloggningar och konversationer för användare, startar och ansluter.

Information som samlas in, bearbetas eller skickas: Arkivering lagrar innehållet i snabbmeddelandekonversationer, information om din användning av snabbmeddelanden, mötesinnehåll och mötesinformation på en server som administratören konfigurerar. Ingen information skickas till Microsoft.

Användning av informationen: Administratören kan använda den här informationen för att administrera företagets användning av Lync 2010.

Inställning/hantering: Arkivering är inaktiverat som standard och måste aktiveras av en företagsadministratör. Du bör granska företagets policyer för dataanvändning och övervakning för att avgöra om arkivering kan aktiveras.

Aktivitetsfeed

Vad funktionen gör: Med aktivitetsfeeden kan du se "sociala uppdateringar" från dina kontakter i din kontaktlista. Det gör att du kan visa dina senaste personliga anteckningar, ändringar i din bild och ändringar av din titel eller kontorsplats för andra.

Information som samlas in, bearbetas eller skickas: Genom närvaroinformation publicerar du den här informationen i Lync:

• Uppdateringstiden för företagsbilden (från företagets företagskatalog, till exempel Active Directory Domain Services)

• En webbbild (som du laddar upp och vill att andra ska se) med den uppdaterade tiden

• Tiden då företagstiteln ändrades

• Tiden då företagskontorets plats ändrades

• En historik över de senaste personliga anteckningarna som du har publicerat

• Din Office frånvaroanteckning från Microsoft Exchange Server

Ingen information skickas till Microsoft.

Användning av informationen: Den här informationen delas med kontakter som visar din aktivitetsfeed och som har sekretessrelationen Familj och vänner, Arbetsgrupp, Kolleger eller Externa kontakter.

Inställning/hantering:

Du kan styra om ovanstående information ska delas genom att göra följande:

1. Klicka på Alternativ på Verktyg-menyn.

2. På fliken Personligt , under Aktivitetsfeed, aktiverar eller inaktiverar du delningen av dessa uppdateringar. Din aktuella personliga anteckning och aktuella frånvaroanteckning visas i aktivitetsfeeden, om de har angetts. Om du inte vill att informationen ska visas i din personliga anteckning kan du helt enkelt lämna anteckningsfältet tomt.

3. Klicka på OK.

Ljudtesttjänst

Vad funktionen gör: Med knappen Kontrollera samtalskvalitet kan du ringa ett testsamtal i Lync så att du kan kontrollera samtalskvaliteten. Det gör att du kan höra hur du skulle låta i ett riktigt samtal. När du ringer ett testsamtal uppmanas du att spela in ett röstprov efter en ljudsignal. Röstprovet spelas in under en fördefinierad tidsperiod (till exempel 5 sekunder) och sedan spelas det upp för dig. Om nätverket är suboptimt, eller om du inte har en bra enhetskonfiguration, kommer du att upptäcka detta från inspelningsuppspelningen.

Information som samlas in, bearbetas eller skickas: Om du ringer ett testsamtal spelar ljudtesttjänsten in ditt röstprov efter en uppmaning. Röstexemplen tas bort när du har avslutat samtalet. Ingen information skickas till Microsoft.

Användning av informationen: Röstprovet är för eget bruk för att kontrollera hur du skulle låta under ett riktigt samtal och för att indikera för dig att enheten är korrekt konfigurerad och är redo att ringa ett samtal. Användaren kan lyssna på det här inspelade röstprovet för att avgöra om han/hon är redo att ringa ett riktigt samtal genom att kontrollera att enheten är i fungerande ordning och att ljudet återges korrekt.

Inställning/hantering: Om du inte vill spela in ett röstprov kan du välja att inte göra ett testsamtal. Du kan ringa ett testsamtal på följande sätt:

1. Klicka på Alternativ på Verktyg-menyn.

2. Klicka på knappen Kontrollera samtalskvalitet på fliken Ljudenhet och följ instruktionerna.

3. Klicka på OK.

Samtalsloggar

Så här fungerar den här funktionen: Med samtalsloggar kan du lagra en inspelning av dina Lync-röstsamtal i en Microsoft Outlook-mapp.

Information som samlas in, bearbetas eller skickas: Information om dina röstsamtal, till exempel starttid, sluttid, varaktighet och samtalsdeltagare, lagras i mappen Outlook konversationshistorik. Du eller företagsadministratören kan också logga mötets ämne och platser genom att välja att använda Outlook som personal informationshanterare på fliken Personlig information i dialogrutan Alternativ. Samtalsloggar lagrar inte innehållet i dina röstsamtal. Ingen information skickas till Microsoft.

Användning av informationen: Du kan använda den här informationen för att granska din röstsamtalshistorik.

Inställning/hantering: Funktionen Samtalsloggar är aktiverad som standard. Om administratören inte har inaktiverat möjligheten att styra samtalsloggar kan du ändra inställningarna på följande sätt:

1. Klicka på Alternativ på Verktyg-menyn.

2. På fliken Personligt avmarkerar du kryssrutan Spara mina samtalsloggar i mappen Outlook konversationshistorik.

3. Klicka på OK.

Samtalsöverlåtelse

Så här fungerar den här funktionen: Med samtalsdelegering kan du utse ett eller flera ombud och sedan låta ombudet/ombuden ringa och besvara samtal för din räkning och konfigurera och ansluta till onlinemöten för din räkning.

Information som samlas in, bearbetas eller skickas: När ombudet svarar på ett samtal åt dig får du ett e-postmeddelande med information om händelsen. Ingen information skickas till Microsoft.

Användning av informationen: Du kan använda den här funktionen för att samarbeta med dina ombud för att hantera ditt schema och möten och/eller följa upp med dina ombud om samtal de ringer och svarar åt dig (eller för din räkning).

Inställning/hantering: Samtalsdelegering är inaktiverat som standard men kan aktiveras eller inaktiveras av företagsadministratören. Om funktionen är aktiverad kan du konfigurera ombud på följande sätt:

1. Klicka på Alternativ på Verktyg-menyn.

2. På fliken Vidarekoppling av samtal klickar du på Ring samtidigt eller Vidarekoppla mina samtal till och klickar sedan på Mina ombud i listrutan.

3. Om du inte har konfigurerat ombud klickar du på Lägg till och väljer sedan de personer som ska ställas in som ombud.

4. Klicka på OK i dialogrutan Ombud .

5. Klicka på OK i dialogrutan Vidarekoppling av samtal.

   Meddelanden: 

   • Användare som är konfigurerade som ombud ser en avisering som informerar dem om att de har konfigurerats som ditt ombud i Lync.

   • Företagsadministratörer kan konfigurera synkronisering av Exchange kalenderdelegat med Lync Server 2010. När funktionen är aktiverad läggs Exchange kalenderombud med rätt behörighet (lika med eller större än behörigheten Icke-redigerande författare) automatiskt till som ombud i Lync. Detta ändrar dock inte inställningarna för vidarekoppling av samtal.

Ange alternativ för vidarekoppling av samtal

Så här fungerar den här funktionen: Med vidarekoppling av samtal kan du utse en annan person eller ett annat nummer att vidarekoppla dina samtal till när du antingen inte är tillgänglig eller inte är vid skrivbordet.

Information som samlas in, bearbetas eller skickas: Ingen information skickas till Microsoft.

Användning av informationen: Du kan använda den här funktionen för att vidarekoppla dina samtal till en annan person eller ett annat nummer när du inte är tillgänglig eller inte befinner dig på din primära plats.

Inställning/hantering: Alternativen för vidarekoppling av samtal är endast tillgängliga om företagsadministratören har aktiverat dem för din organisation. Om företagsadministratören har aktiverat den här funktionen för din organisation är den inaktiverad som standard på Lync-skrivbordsklienten. Konfigurera vidarekoppling av samtal med hjälp av följande steg:

1. På verktygsmenyn klickar du antingen på Vidarekoppling av samtal Inställningar eller på Alternativ och sedan på Vidarekoppling av samtal.

2. Under Vidarekoppling av samtal klickar du på Vidarekoppla mina samtal till och gör sedan något av följande:

   • Välj Röstbrevlåda och klicka sedan på OK.

   • Välj Nytt nummer eller Ny kontakt. I dialogrutan Välj en kontakt eller ett nummer klickar du på en kontakt, söker efter en kontakt eller anger ett nytt telefonnummer att vidarekoppla samtal till och klickar sedan på OK. Klicka på OK igen.

   • Välj Mina ombud. I dialogrutan Vidarekoppling av samtal – ombud konfigurerar du ombud enligt anvisningarna i avsnittet Samtalsöverlåtande i det här dokumentet och klickar sedan på OK. Klicka på OK igen.

Uppringarens ID i mötesförteckningen

Vad funktionen gör: Deltagarlistan visar en lista över alla deltagare i ett möte.

Information som samlas in, bearbetas eller skickas: När du ringer in till ett konferenssamtal visas det telefonnummer som du ringer från (nummerpresentationen) för alla deltagare. Ingen information skickas till Microsoft.

Användning av informationen: Personer i mötet kan använda den här informationen för att skilja mellan olika deltagare som har anslutit till mötet via telefon.

Inställning/hantering:

Uppringar-ID visas som standard och hämtas från teleoperatören. Du kan välja att inte dela ditt telefonnummer genom att blockera ditt uppringar-ID när du ringer ett telefonsamtal.

• Om du vill blockera nummerpresentationen permanent kontaktar du din teleoperatör.

• Om funktionen är tillgänglig i ditt område kan du skriva in en särskild kod innan du slår telefonnumret som blockerar ditt uppringar-ID för ett enstaka samtal. Kontakta din teleoperatör för anvisningar.

Klientloggning

Så här fungerar den här funktionen: med Client-Side loggning kan du logga din Lync-användningsinformation på datorn i din användarprofil. Den här informationen kan användas om du behöver felsöka Lync-problem som kan uppstå.

Information som samlas in, bearbetas eller skickas: Om du eller administratören aktiverar Client-Side Loggning lagras information som följande på datorn: mötesämne, plats, SIP-meddelanden (Session Initiation Protocol), svar på dina Lync-inbjudningar, information om avsändaren och mottagaren av varje Lync-meddelande, den väg som meddelandet tog, din kontaktlista, din närvaroinformation, namn på program som du delar, namn på eventuella bifogade filer du delar, namn på microsoft-PowerPoint filer som du delar, namn på whiteboardtavlor du delar, namn på omröstningar som du delar, omröstningsfrågor som har delats och ett index över det alternativ du röstade på. Innehållet i dina konversationer lagras inte. Ingen information skickas automatiskt till Microsoft, men du kan välja att skicka information manuellt.

Användning av informationen: Klientloggar kan användas för att felsöka problem med Lync.

Inställning/hantering: Client-Side Loggning är inaktiverad som standard och måste aktiveras av en företagsadministratör. Om administratören inte har inaktiverat möjligheten att kontrollera loggning kan du ändra inställningarna på följande sätt:

1. Klicka på Alternativ på Verktyg-menyn.

2. Klicka på Aktivera loggning i Lync på fliken Allmänt och aktivera Windows händelseloggning för Lync.

3. Klicka på OK.

Samla in loggar

Så här fungerar den här funktionen: Med insamlingsloggar kan du samla in Lync-loggar så att Microsoft kan undersöka ljud-, video- eller anslutningsproblem som kan uppstå.

Information som samlas in, bearbetas eller skickas: Om du klickar på Samla in loggar samlas följande information in:

• Lync-loggar med din kontaktlista och information om dina tidigare konversationssessioner. Lync-loggar innehåller inte innehållet i din snabbmeddelandekonversation.

• Ljudparametrar, till exempel talsignalnivå och brusnivå

• Nätverksvillkor

• Konfigurera enhet

• Operativsystemsversion och information

• Program som körs på datorn, till exempel Outlook och Windows Internet Explorer

Om du väljer samlas även följande information in:

• En 30 sekunders inspelning av ditt senaste samtal

• En skärmbild av skrivbordet

Du måste ladda upp loggarna manuellt enligt företagsadministratörens instruktioner. Företagsadministratören skickar dem till Microsoft för felsökning.

Användning av informationen: Informationen som samlas in från datorn används för att felsöka problemet du stött på och för att förbättra Lync.

Inställning/hantering: Lync samlar inte in loggar från din dator som standard. I stället samlar den bara in loggar när du klickar på knappen Samla in loggar . Loggarna samlas in lokalt på datorn (under %USERPROFILE%\tracing\). Du måste ladda upp loggarna manuellt genom att följa företagsadministratörens instruktioner. När du klickar på Samla in loggar överförs inte dina loggar automatiskt till en fjärrserver.

Kontaktkort

Så här fungerar den här funktionen: Kontaktkortet samlar in statisk och dynamisk information om andra personer i företaget och visar den informationen i Lync och för kontakter i de senaste versionerna av Outlook. På kontaktkortet finns åtgärder med ett klick för att skicka e-post, ringa ett samtal, skicka ett snabbmeddelande och schemalägga ett möte, bland andra åtgärder.

Information som samlas in, bearbetas eller skickas: Den statiska informationen på kontaktkortet samlas in från företagets företagskatalog (till exempel Active Directory) och delas med andra via Lync Server. Dynamisk information som samlas in, till exempel telefonnummer och närvaroinformation, kan anges av dig och sedan delas med andra via Lync Server. Ledig/upptagen-information som visas på kortet hämtas från Microsoft Exchange Server. Platsinformation som visas på kontaktkortet hämtas enligt beskrivningen i avsnittet Plats. Ingen information skickas till Microsoft.

Användning av informationen: Informationen på kontaktkortet visas så att du kan dela din kontaktinformation med andra.

Inställning/hantering: Du har följande kontrollalternativ:

Sekretessrelationer: Du kan välja att placera specifika kontakter i olika sekretessrelationer (Familj och vänner, Arbetsgrupp, Kolleger, Externa kontakter och Blockerade kontakter). Då styrs vilka informationsdelar som delas med vilka kontakter. Ange sekretessrelationer på följande sätt:

1. Högerklicka på en kontakt.

2. Klicka på Ändra sekretessrelation.

3. Klicka på det alternativ som gäller för hur du vill dela din information.

Kalenderinformation: Du kan styra behörigheterna för att visa ledig/upptagen-information från Outlook alternativ.

Plats: Se avsnittet Inställning/kontroll för platsfunktionen.

Konversationshistorik

Så här fungerar den här funktionen: Lync Konversationshistorik hämtar en användares konversationshistorik från Exchange Server och visar den på fliken Lync-konversationer.

Information som samlas in, bearbetas eller skickas: Om du har aktiverat loggning av konversationshistorik lagras innehållet i dina snabbmeddelandekonversationer och statistik om röstkonversationen (till exempel datum, tid, varaktighet och information om uppringaren) på ditt Exchange-konto. Om loggning av konversationshistorik är inaktiverad i Lync, antingen av dig eller av en princip som definierats av företagsadministratören, samlas inte dessa objekt in eller visas. Ingen information skickas till Microsoft.

Användning av informationen: Den här informationen visas i Lync på fliken Konversationer i huvudanvändargränssnittet, där användarna kan visa och fortsätta sina tidigare konversationer.

Inställning/hantering: Du kan inaktivera loggning av snabbmeddelandekonversationer, samtal eller både och. Du kan ändra den här inställningen på följande sätt:

1. Välj Alternativ på Verktyg-menyn.

2. På fliken Personligt markerar eller avmarkerar du kryssrutan Spara mina snabbmeddelandekonversationer i mappen Outlook konversationshistorik.

3. Klicka på OK.

Om du aktiverar Konversationshistorik bör du meddela personer som du kommunicerar med att deras snabbmeddelandekonversationer sparas.

Program för kvalitetsförbättring

Vad funktionen gör: Om du väljer att delta samlar CEIP (Customer Experience Improvement Program) in grundläggande information om din maskinvarukonfiguration och hur du använder Microsofts programvara och tjänster för att identifiera trender och användningsmönster. Via CEIP samlar vi också in uppgifter om vilken typ av fel och hur många fel du stöter på samt information om programvarans och maskinvarans prestanda och tjänsternas hastighet. Microsoft samlar inte in ditt namn, din adress eller annan kontaktinformation.

Information som samlas in, bearbetas eller skickas: CEIP-informationen skickas automatiskt till Microsoft när funktionen är aktiverad. Mer information om den information som samlas in, bearbetas eller överförs av CEIP finns i sekretesspolicyn för Microsoft Customer Experience Improvement Program.

Användning av informationen: Microsoft använder informationen för att förbättra kvaliteten, tillförlitligheten och prestandan hos program och tjänster från Microsoft.

Inställning/hantering: CEIP är inaktiverat som standard om inte företagsadministratören har valt att aktivera det åt dig. Du uppmanas att registrera dig i Lync-installationsprogrammet. Om inte administratören har inaktiverat kontrollen kan du när som helst ändra CEIP-inställningarna på följande sätt:

1. Välj Alternativ på Verktyg-menyn.

2. Markera eller avmarkera kryssrutan Tillåt microsoft att samla in information om hur jag använder Lync på fliken Allmänt

3. Klicka på OK.

Skrivbords-/programdelning

Så här fungerar den här funktionen: Med skrivbords-/programdelning kan du dela en vy av datorns skärm eller ett visst program som du kör med andra deltagare i din Lync-konversation.

Information som samlas in, bearbetas eller skickas: Om du börjar dela kan alla konversationsdeltagare, beroende på vad du delar, se bildskärmarna, hela skrivbordet eller det valda programmet på datorns skärm. Ingen information skickas till Microsoft.

Användning av informationen: Du kan använda skrivbords-/programdelning för att samarbeta med konversationer och deltagare.

Inställning/hantering:

Så här startar du Skrivbordsdelning i en ny Lync-konversation:

1. Peka på kontaktens bild eller närvaroikon i kontaktlistan för att visa kontaktkortet.

2. Klicka på knappen Visa fler alternativ för att interagera med den här personen .

3. Klicka på Dela-menyn och sedan på Skrivbord.

Så här startar du skrivbords-/programdelning under en pågående Lync-konversation:

1. Klicka på Dela i konversationsfönstret.

2. På menyn klickar du på Skrivbord, en bildskärm (om du har fler än ett) eller Program, för att välja ett eller flera program.

Så här slutar du dela ditt skrivbord/program:

1. Klicka på Avsluta delning i delningsfältet högst upp på skärmen.

Kontroll för skrivbords-/programdelning

Så här fungerar den här funktionen: Med delningskontroll kan du ge kontroll över ditt skrivbord eller program till någon annan som också använder en Lync-klient på en annan dator.

Information som samlas in, bearbetas eller skickas: När du ger någon annan kontroll kan personen styra datorn eller det valda programmet och göra ändringar, som om han eller hon använde datorn direkt, med tangentbordet och musen. Du och andra deltagare i din Lync-konversation kommer att kunna se ändringarna medan de görs. Ingen information skickas till Microsoft.

Användning av informationen: Du kan använda delningskontrollen för att låta andra ta kontroll över ditt skrivbord eller dina program, beroende på vad du delar, medan du och andra konversationsdeltagare observerar.

Inställning/hantering: Om du vill dela kontrollen över skrivbordet med en person i konversationen gör du följande:

1. Klicka på knappen Dela i konversationsfönstret och dela sedan det du vill (t.ex. skrivbordet).

2. Välj den person som du vill ge kontroll till, på menyn Ge kontroll , i delningsfältet högst upp på skärmen.

Så här avbryter du en annan persons kontroll över ditt skrivbord:

1. Klicka på menyn Ge kontroll högst upp på skärmen i delningsfältet.

2. Klicka på Återta kontrollen.

Nödsamtal (112)

Så här fungerar den här funktionen: När din företagsadministratör gör det möjligt för Lync att skicka en plats till nödtjänstpersonalen när ett nödsamtal rings (till exempel 112 i USA). Företagsadministratören kan begränsa funktionen för nödsamtal till din arbetsplats, så fråga administratören om i vilken utsträckning funktionen för nödsamtal är tillgänglig. När den är aktiverad är den platsinformation som skickas till nödtjänstpersonalen den plats som företagsadministratören har tilldelat din plats (till exempel kontorsnummer) och angett i platsdatabasen eller, om en sådan plats inte är tillgänglig, den plats som du kan ha angett manuellt i fältet Plats. Om du ringer räddningstjänsten när du använder Lync via en trådlös Internetanslutning, medan du fortfarande befinner dig på din arbetsplats, är den platsinformation som skickas till räddningstjänsten endast en ungefärlig plats eftersom den kommer att vara platsen för den specifika trådlösa slutpunkt som datorn kommunicerar med. Platsinformationen för den trådlösa slutpunkten matas dessutom in manuellt av företagsadministratören, och därför kanske platsinformationen som skickas till nödtjänstpersonalen inte är din faktiska plats. För att den här funktionen ska fungera fullt ut måste ditt företag behålla en routningstjänst som tillhandahålls av certifierade lösningsleverantörer, och tjänsten är endast tillgänglig i USA.

Information som samlas in, bearbetas eller skickas: Platsinformationen som erhålls i Lync bestäms av den automatiska platsinformationen som fylls i av platsinformationsservern eller av den platsinformation som du har angett manuellt i fältet Plats. Den här informationen lagras i datorns minne och när ett nödsamtal rings skickas den här platsinformationen med samtalet för att dirigera det till rätt nödtjänstcentral och ange din ungefärliga position. Din platsinformation kan även skickas med hjälp av ett snabbmeddelande till en lokal säkerhetscentral. Vid nödsamtal innehåller samtalsinformationen din platsinformation. Ingen information skickas till Microsoft.

Användning av information: Platsinformation används för att dirigera samtalet till rätt nödtjänstcentral. Den här informationen kan även skickas till företagets säkerhetscentral som ett meddelande med uppringarens plats och information om återuppringning.

Inställning/hantering:

Den här funktionen är inaktiverad som standard och måste aktiveras av företagsadministratören. Fråga företagsadministratören om funktionen är tillgänglig. Du kan inte själv kontrollera huruvida platsinformationen hämtas automatiskt eller skickas till nödtjänstcentralen när ett nödsamtal rings.

Men om en plats inte hämtas automatiskt kan du få möjlighet att ange en plats manuellt genom att ta emot ett meddelande om att göra det. Meddelandet kan stängas, men baserat på principen kan det kräva att du bekräftar att du väljer att inte ange en plats.

Läge

Vad funktionen gör: Plats- och tidszonsinformation beräknas och delas med andra via närvarofunktionen. Dessutom kan platsinformationen användas för nödsamtal, som beskrivs i avsnittet Nödsamtal ovan. Om du aktiverar sekretessläget (som nämns i avsnittet Sekretessläge) kommer platsinformationen att delas enligt beskrivningen i avsnittet Sekretessläge.

Information som samlas in, bearbetas eller skickas: Dina geografiska platsdata samlas in med någon av två mekanismer: du anger data manuellt eller så tillhandahåller företagets platsinformationsserver positionsdata till Lync. Dessutom hämtas din tidszon från Windows-operativsystemet på datorn. Platsdata som samlas in består av en beskrivningssträng samt formaterad adressinformation. Beskrivningen är en sträng som hjälper andra att förstå var du befinner dig (till exempel "Hemma" eller "På jobbet"), medan den formaterade adressinformationen är en formell adress (till exempel "Storgatan 123, Storstad"). Ingen information skickas till Microsoft.

Användning av informationen: Platsbeskrivningen och tidszonsdata delas via Lync-närvaro, baserat på hur sekretessinställningarna för din närvaroinformation har konfigurerats. Den här informationen visas i användarens kontaktkort. Observera att den formaterade, eller formella, adressen inte delas i närvaroinformationen.

Inställning/hantering:

Om företagsadministrationen har aktiverat platsdelning och har konfigurerat så att du kan se hela platsanvändargränssnittet har du följande kontroller med hjälp av fältet och menyn Plats högst upp i huvudfönstret i Lync:

1. Ange plats: Du kan manuellt redigera textsträngen som delas med närvarofunktionen (platsbeskrivningen).

2. Visa kontakter min plats: En på/av-växlingsknapp som styr om platsdata delas via närvarofunktionen. Det här påverkar inte delandet av platsen för nödsamtal.

Bifogade filer i möten

Så här fungerar den här funktionen: Du kan dela filer med mötesdeltagare genom att ladda upp dem som bifogade filer.

Information som samlas in, bearbetas eller skickas: Bifogade filer lagras på Lync Server enligt förfalloprinciper för mötesinnehåll enligt företagsadministratörens definition. Du kan välja att överföra bilagor. Bifogade filer hämtas av dig eller andra i ett möte. Ingen information skickas till Microsoft.

Användning av informationen: Informationen i uppladdade bifogade filer delas med andra deltagare i ett Lync-möte.

Inställning/hantering: Presentatörer kan begränsa tillgängligheten till bifogade filer enligt mötesdeltagarnas roller (organisatör, presentatörer, alla). Om en bifogad fil inte är tillgänglig kan du inte se den i listan med bifogade filer.

Ringa ut från ett möte

Så här fungerar den här funktionen: Med funktionen Ringa ut från ett möte kan Lync-användare som deltar i ett möte lägga till ett PSTN-nummer (Public Switched Telephone Network) i ett befintligt ljudvideomöte.

Information som samlas in, bearbetas eller skickas: När PSTN-användaren som bjuds in till AV-mötet tar emot samtalet får han eller hon uppringar-ID:t för AV-mötesorganisatören (och inte nödvändigtvis uppringarens ID för den part som lägger till dem i mötet). Så snart PSTN-användaren svarar i telefonen kan han eller hon genast delta i mötet.

Användning av informationen: Organisatörens uppringar-ID skickas ut till PSTN-användaren som bjuds in till mötet.

Inställning/hantering: Det finns ingen användar- eller företagsadministratörskontroll för den här funktionen. Innan du lägger till en PSTN-användare kan du, om det är möjligt, förbereda personen genom att skicka ett snabbmeddelande eller ett e-postmeddelande och fråga om han eller hon vill delta i ljud-video-mötet. PSTN-användaren kan även välja att inte ta emot samtalet.

Hanterat API för Lync 2010

Så här fungerar den här funktionen: Med Hanterat API för Lync 2010 kan program från tredje part komma åt Lync-klienten och interagera med det på ett sätt som utökar användarupplevelsen i Lync. Tredje parts program omfattar program som byggts av leverantörer eller av Microsoft (till exempel Outlook och andra program i Microsoft Office-programsviterna).

Information som samlas in, bearbetas eller skickas: Information som görs tillgänglig via Lync Managed API för tredjepartsprogram innehåller all personlig information som kan visas i Lync-användargränssnittet. Informationen kan omfatta en användares plats, telefonnummer, befattning, kontaktlista (även telefonnummer och andra detaljer), personliga anteckningar, aktivitetsstatus och aktuella konversationer och tillhörande innehåll.

Användning av informationen: Program som använder Lync Managed API använder informationen i Lync-sessionen för att ge slutanvändaren förbättrade eller kompletterande funktioner. Användning av den här informationen sker enligt villkoren för tredje parts program, vilket kan ha ett eget sekretessmeddelande om hur informationen används.

Inställning/hantering:

Program från tredje part som använder Lync Managed API:er är indelade i tre kategorier: skrivbordsprogram (d.ex. lokalt installerade). webbaserade program. och Tilläggsprogram för Lync (program som är inbäddade i användargränssnittet i Lync-konversationsfönstret). Kontrollen av tredje parts åtkomst till din information varierar för varje scenario enligt följande:

Skrivbordsprogram (lokalt installerade): Skrivbordsprogram installeras av dig eller någon administratör på den lokala datorn och har alltid åtkomst till användarens information via Lync Managed API. Som alltid: Installera endast betrodda program.

Webbaserade program: Program som finns på Internet eller intranätet kan också komma åt användarens information via Lync Managed API. Du kan förhindra att oönskade program får åtkomst till din information utan din vetskap, genom att webbaserade program måste ha en värd på en domän/URL som har lagts till i listan med Betrodda platser för Internet Explorer av en administratör.

Tilläggsprogram för Lync: I Lync kan utvecklare utöka Lync-upplevelsen genom att bädda in ett program i Lync-konversationsfönstret. Det här programmet kan också ha åtkomst till Lync-information via Lync Managed API. I så fall måste tilläggsprogrammet ha registrerats hos Lync-klienten av en lokal datoradministratör. Registreringen innebär att programmet får åtkomst till Lync Managed API.

Särskild kontroll för platsnamn: Som en extra försiktighetsåtgärd har systemadministratören möjlighet att tillåta, blockera eller tillåta slutanvändaren (du) att avgöra om dessa program från tredje part ska ha åtkomst till fältet Platsnamn i Lync. Som standard är åtkomst till platsinformation tillgänglig för tredje parts program. Du kan ändra inställningen enligt följande:

1. Klicka på Alternativ på Verktyg-menyn.

2. Gå till Personal Information Manager på fliken Personlig information.

3. Ändra kryssrutorna efter behov.

4. Klicka på OK.

Onlinemötestillägg för Outlook

Vad funktionen gör: Det här är ett Outlook tillägg som installeras med Lync och gör det möjligt för användarna att schemalägga och anpassa onlinemöten.

Information som samlas in, bearbetas eller skickas: Följande information lagras på datorn. Ingen information skickas till Microsoft.

• Organisatörens namn

• Deltagarnas namn

• Presentatörernas namn

• Lista med e-postadresser

• Mötets ämne och annan information om mötet (till exempel start- och sluttid, konferens-ID, lösenord och information om automatisk dirigering för konferensen/ljudkonferensleverantör för användaren)

• Alla proxyadresser för användaren i Microsoft Exchange (X400-X500-adresser, UM-adresser (Exchange Unified Messaging) samt URI för UM-röstmeddelanden för telefon/Exchange och SIP)

• Information om mötesplats

Användning av informationen:

Informationen ovan används enbart för att schemalägga ett möte och relaterad loggning enligt beskrivningen i avsnittet Klientloggning. Vid schemaläggning bearbetas informationen i minnet och lagras i datorns lokala register för snabbåtkomst.

Inställning/hantering:

Loggning är inaktiverad som standard. Om ditt företag tillåter loggning kan du styra aktiverad/inaktivera loggning från avsnittet Alternativ -> Loggning.

Filöverföring peer-to-peer

Så här fungerar den här funktionen: Lync-användare kan överföra filer till varandra i snabbmeddelandekonversationer med två parter (inte möten).

Information som samlas in, bearbetas eller skickas: Filen överförs direkt mellan Lync-klienterna. Användarna väljer att inleda filöverföringen och väljer vilken fil som ska överföras. Filmottagaren måste uttryckligen godkänna att filen ska tas emot. Ingen information skickas till Microsoft.

Användning av informationen: Med funktionen Peer-to-Peer filöverföring kan användare skicka filer till varandra i realtid under en snabbmeddelandekonversation.

Inställning/hantering:

Företagsadministratören kan aktivera eller inaktivera den här funktionen för alla eller alla användare. Du kan välja att acceptera eller avböja en förfrågan om filöverföring från en annan användare.

Personlig bild

Så här fungerar den här funktionen: Personlig bild visar din bild och bilder på andra i företaget.

Information som samlas in, bearbetas eller skickas: Dina delningsinställningar för personlig bild samlas in för att både visa och dela din bild, inklusive webbadressen. Ingen information skickas till Microsoft.

Användning av informationen: Informationen används för att anpassa användarmiljön och för att dela din bild med andra.

Inställning/hantering:

Företagsadministratören kontrollerar följande:

• Huruvida användare delar bilderna som standard eller inte. Du kan åsidosätta det här.

• Kontrollerar den maximala bildstorleken som en användare kan hämta.

• Kontrollerar vilka typer av bilder som kan användas.

Du kan göra följande inställningar för Personlig bild:

• Visa foton av mina kontakter: Styr om bilder ska visas i Lync.

• Visa inte min bild: Publicerar ett värde i närvaro som gör att andra som visar din närvaro visar din bild eller inte. Om dina kontakter inte får det här värdet i närvaro återgår de till administratörens standard (se ovan).

• Standardbild för företag: Om företaget har en mekanism för att redigera Active Directory-bilden kan du ändra bilden i Active Directory och se till att ändringarna visas i Lync inom 48 timmar. Lync har också en länk till din Microsoft SharePoint Min webbplats-profil, och ändringar av den bilden kan påverka Active Directory, beroende på administratörskonfigurationen.

Närvaro- och kontaktinformation

Vad funktionen gör: Med närvaro- och kontaktinformation kan du komma åt information som publicerats om andra användare (både inom och utanför organisationen) och ger andra användare tillgång till information som publicerats om dig, till exempel status, titel, telefonnummer, plats och anteckningar. Administratören kan också konfigurera integrering med Outlook och Exchange så att frånvaromeddelanden och annan statusinformation visas (till exempel när du har ett möte schemalagt i din Outlook kalender).

Information som samlas in, bearbetas eller skickas: Du använder din inloggningsadress och ett lösenord för att ansluta till Lync Server. Du och administratören kan publicera information om din närvarostatus och kontaktinformation som associeras med din inloggning. Ingen information skickas till Microsoft.

Användning av informationen: Andra Lync-användare och -program kommer att kunna komma åt din närvaro- och kontaktinformation för att fastställa din publicerade status och information för att bättre kommunicera med dig.

Inställning/hantering: Du kan välja vilken information som ska publiceras om dig. Administratören kan också konfigurera publicerad information åt dig. Om administratören inte har inaktiverat din möjlighet att styra den publicerade informationen kan du när som helst ändra inställningarna på följande sätt:

1. Klicka på Alternativ på Verktyg-menyn.

2. På fliken Personligt anger du din inloggningsadress under Mitt konto. Du kan använda knappen Avancerat för att ange namnet på den server som du vill ansluta till.

3. På fliken Telefoner visar du informationen om telefonnummer som administratören har publicerat. Du kan också ange fler nummer och bestämma vad som ska publiceras för andra användare.

4. Om sekretessläget är aktiverat av företagsadministratören kan du ändra inställningen för att dela din närvaro med kontakter i din kontaktlista genom att göra rätt val på fliken Status .

5. Klicka på OK.

Du kan också ange sekretessrelationer för att ange vad varje användare kan se om din närvaronivå och information. Anvisningar:

1. Högerklicka på en kontakt.

2. Klicka på Ändra sekretessrelation.

3. Klicka på rätt åtkomstnivå för användaren.

Omröstningar

Vad funktionen gör: Lync-användare kan genomföra en omröstning och samla in anonyma svar från deltagare under onlinemöten och konversationer.

Information som samlas in, bearbetas eller skickas: Enskilda röster är anonyma. Sammanlagt omröstningsresultat visas för alla presentatörer och kan visas för alla deltagare av en presentatör. Omröstningar lagras på Lync Server enligt förfalloprinciper för mötesinnehåll, enligt företagsadministratörens definition. Ingen information skickas till Microsoft.

Användning av information: Omröstningsfunktionen förbättrar samarbete genom att presentatörer snabbt kan ta reda på deltagarnas åsikter.

Inställning/hantering:

• Presentatörer kan begränsa omröstningens tillgänglighet enligt deltagarrollen (organisatör, presentatörer, alla) när omröstningen inte visas för alla deltagare. Om en omröstning inte är tillgänglig för dig kan den inte visas i innehållslistan när den för närvarande inte delas och omröstningen kan inte sparas på din lokala dator.

• Presentatörer kan öppna eller stänga en omröstning för att rösta och rensa omröstningsresultat när som helst.

PowerPoint-samarbete

Vad funktionen gör: Lync-användare kan visa, visa och kommentera PowerPoint presentationer under en onlinekonversation eller ett onlinemöte.

Information som samlas in, bearbetas eller skickas:

Dina åtgärder använder den här funktionen på alla sätt– oavsett om du laddar upp, navigerar genom eller kommenterar en PowerPoint presentation. Filer som presenteras i en konversation eller ett möte överförs till alla mötesdeltagare och kan hämtas direkt från en mapp på deras datorer. Ägaren till filen eller den som presenterat filen kan hindra andra från att spara filen, men de kan fortfarande hämta och se den.

PowerPoint-filer lagras på Lync enligt policyn om förfallodatum för mötesinnehåll som regleras av din företagsadministratör. Ingen information skickas till Microsoft.

Användning av information: Samarbete med PowerPoint gör att konversationsdeltagare kan hålla effektiva presentationer och få feedback.

Inställning/hantering:

• Presentatörer kan begränsa anteckningsbehörigheter enligt deltagarrollen (endast presentatörer, alla, ingen) genom att göra följande:

  1. Klicka på Alternativ för möte i dialogrutan Anslutningsinformation och Mötesalternativ i konversationsfönstret.

  2. Klicka på det alternativ du vill använda i listrutan Anteckningsbehörigheter under Behörigheter.

  3. Klicka på OK.

• Presentatörer kan hindra deltagare från att visa bilder som inte visas genom att göra följande:

  1. Klicka på Mötesalternativ i dialogrutan Anslutningsinformation och Mötesalternativ.

  2. Klicka på det alternativ du vill använda i listrutan Visa privat under Behörigheter.

  3. Klicka på OK.

Obs! Det här privilegiet kan ställas in enligt deltagarrollen (endast presentatörer, alla eller ingen)

• Presentatörerna kan begränsa tillgängligheten i PowerPoint-presentationer efter deltagarens roll (organisatör, presentatörer, alla). Om en PowerPoint-presentation inte är tillgänglig kan du inte se den i innehållslistan när den inte delas och du kan inte spara den på datorn.

Sekretessläge

Vad funktionen gör: Sekretessläge är en inställning som gör att du kan dela din närvaroinformation (t.ex. Tillgänglig, Upptagen, Stör ej och så vidare) endast med kontakter som visas i din kontaktlista.

Information som samlas in, bearbetas eller skickas: Om sekretessläget aktiveras försätts Lync i ett läge där du kan växla användarinställningar så att din närvaroinformation endast delas med kontakter i din kontaktlista. Ingen information skickas till Microsoft.

Användning av informationen: Inställningen för det här läget avgör hur närvarodata delas.

Inställning/hantering:

• När sekretessläget är aktiverat på servern kan du via administratörsinställningen välja om du vill att alla ska se din närvaro (standardläge) eller bara dina kontakter för att se din närvaro (sekretessläge) på fliken Status i dialogrutan Alternativ .

• Om standardläget är aktiverat på servern via administratörsinställningarna kan du inte växla till sekretessläge. Du kan däremot avanmäla dig från sekretessläget, så att om administratören senare växlar till sekretessläget, växlas du inte när du loggar in i Lync.

Inspelning

Så här fungerar den här funktionen:

Med den här funktionen kan presentatörer spela in alla aspekter av en Lync-session, inklusive vem som har deltagit i mötet, ljud, video och innehåll, till exempel snabbmeddelandekonversationer, programdelning, PowerPoint presentationer, omröstningar, åhören och whiteboardtavlor. När organisatören eller andra presentatörer pausar eller stoppar inspelningen påverkas inte andra pågående inspelningar.

Information som samlas in, bearbetas eller skickas:

Om presentatörerna väljer att spela in sparas inspelningen på deras dator. Ytterligare videofiler som genereras från inspelningen sparas som standard på en presentatörs lokala dator, men kan också sparas på en annan dator, om det anges av presentatören som spelar in. När användare laddar upp innehåll till ett möte ges behörighet att lägga till innehållet i inspelningar som dessa användare eller andra användare skapar.

Om det inträffar ett fel under inspelningens publiceringsfas (se inspelningshanteraren, där en status av typen "Varning..." visas) kan det hända att data som registrerats när inspelningen varit pausad ändå tas med i inspelningen. I sådana fall bör du inte distribuera inspelningen till någon annan, även om det går att spela upp den i någon form.

Användning av informationen:

Inspelningen kan spelas upp av alla som har åtkomst till platsen där inspelningen sparas.

Inställning/hantering:

Som standard är möjligheten att spela in inaktiverad och måste aktiveras av företagsadministratören. Om den här funktionen är aktiverad för möten kan någon av mötespresentatörerna starta en inspelning. När en presentatör aktiverar inspelningen skickas ett meddelande om att en inspelning har startats till deltagare med kompatibla klienter och enheter. Deltagare i en inspelad session som använder någon av följande inkompatibla klienter eller enheter registreras men får inte inspelningsmeddelandet.

Exempel på inkompatibla klienter:

• Microsoft Office Communicator 2007 R2

• Microsoft Office Communicator 2007

• Microsoft Office Communicator Web Access (2007 R2-versionen)

• Microsoft Office Communicator Web Access (2007-versionen)

• Microsoft Office Communications Server 2007 R2 Attendant

Exempel på inkompatibla enheter:

• Microsoft Office Communicator 2007 R2 Phone Edition

• Microsoft Office Communicator 2007 Phone Edition

Oavsett vilken enhet eller klient som används kommer en deltagare som använder video i helskärmsläge under ett möte eller en konversation inte heller att signaleras om att en inspelning har startat förrän han eller hon återvänder till konversationsfönstret.

Kompetenssökning

Så här fungerar den här funktionen: Med den här funktionen kan du söka efter personer i ditt företag genom att använda en egenskap som anges i Microsoft SharePoint tjänster (till exempel namn, e-post, kompetens, expertområde osv.) Den här funktionen är endast tillgänglig om företagsadministratören har distribuerat SharePoint och aktiverat Integrering av Lync och SharePoint.

Information som samlas in, bearbetas eller skickas: Sökfrågan som anges i Lync skickas till företagets SharePoint-server. Svaret från SharePoint bearbetas i Lync, och sökresultatet och relaterad information visas. Ingen information skickas till Microsoft.

Användning av informationen: Information som anges av användares skickas till SharePoint för att få ett sökresultat som sedan visas i Lync.

Inställning/hantering:

Den här funktionen aktiveras eller inaktiveras av Lync Server-administratörer.

Enhetligt kontaktarkiv

Vad funktionen gör: Det enhetliga kontaktarkivet består av tre huvudfunktioner:

• Sammanslagning av sökning – Med den här funktionen slås din globala adresslista samman med dina personliga Outlook kontakter så att det bara finns en post i sökresultatet när du söker efter en kontakt.

• Sammanslagning av kontakter – Den här funktionen slår samman kontaktinformationen i Outlook-posterna med kontaktinformationen i den globala adresslistans poster med hjälp av matchningsidentifierare för e-post och inloggning. När en matchning har fastställts sammanställs data från tre datakällor (Outlook, den globala adresslistan och närvaroinformationen). Dessa sammanslagna data visas i olika komponenter i användargränssnittet, däribland sökresultat, din kontaktlista och ett kontaktkort.

• Skapa Outlook kontakter för Lync-kontakter (kontaktsynkronisering) – Lync skapar Outlook kontakter för alla användarens kontakter i standardmappen för kontakter, om användaren har Microsoft Exchange Server 2010 eller en senare versionspostlåda. Genom att ha en Outlook kontakt för varje Lync-kontakt kan användaren komma åt Lync-kontaktinformation från Outlook, Outlook Web Access och mobila enheter som synkroniserar kontakter med Exchange.

Information som samlas in, bearbetas eller skickas: I Lync sammanställs kontaktinformation från närvaro, Active Directory och Outlook. Den här informationen används internt i Lync. När Outlook-kontakter skapas förs närvaro-, Active Directory- och Outlook-kontaktinformation över till Exchange. Ingen information skickas till Microsoft.

Användning av informationen: Kontaktinformation från närvaro, Active Directory och Outlook visas i Lync-användargränssnittet (kontaktlistan, kontaktkort, sökresultat och så vidare). Den här informationen kan även skrivas till Exchange med hjälp av kontaktsynkronisering (den tredje punkten i ovanstående lista).

Inställning/hantering:

Du kan aktivera eller inaktivera kontaktsynkronisering på följande sätt:

1. Klicka på Alternativ på Verktyg-menyn.

2. På fliken Personligt , under Personal Information Manager, ändrar du kryssrutorna efter behov.

3. Klicka på OK.

Användaralternativ – Ett användaralternativ för Microsoft Exchange eller Microsoft Outlook finns under Personal Information Manager i dialogrutan Lync – Alternativ.

Förbättrad röstkvalitet

Så här fungerar den här funktionen: Lync tillhandahåller aviseringar som hjälper dig att förbättra samtalskvaliteten om enheten upptäcker problem med enheten, nätverket eller datorn under samtalet.

Information som samlas in, bearbetas eller skickas: Om du har en enhetskonfiguration som ger dåligt ljud under ett samtal (t.ex. eko eller brus) informeras du i Lync och även andra i samtalet informeras om att samtalskvaliteten försämras på grund av enhetens konfiguration. Andra ser bara en avisering om att du använder en enhet som orsakar dålig ljudkvalitet. De vet inte vilken enhet du använder. Ingen information skickas till Microsoft.

Användning av informationen: Informationen som skickas till andra som deltar i samtalet hjälper dem att förbättra samtalskvaliteten. Presentatörer kan till exempel stänga av ljudet för din linje om du bara lyssnar på samtalet.

Inställning/hantering: Du kan inte inaktivera aviseringar om samtalskvalitet i Lync.

Whiteboard-samarbete

Så här fungerar den här funktionen: Med den här funktionen kan du dela virtuella whiteboardtavlor i Lync och kommentera dem under onlinemöten och konversationer.

Information som samlas in, bearbetas eller skickas: Anteckningar som görs på en whiteboard visas för alla deltagare. Whiteboardtavlor lagras på Lync Server enligt förfalloprinciper för mötesinnehåll. Ingen information skickas till Microsoft.

Användning av informationen: Funktionen med whiteboard-tavlor förbättrar samarbetet genom att deltagare kan diskutera idéer, hålla brainstorming, göra anteckningar och så vidare.

Inställning/hantering:

Presentatörer kan begränsa whiteboard-tillgängligheten enligt deltagarrollen (organisatör, presentatörer, alla) när whiteboardtavlan inte visas för alla deltagare. Om en whiteboard inte är tillgänglig för en användare kan han eller hon inte se den i sin innehållslista och kan inte spara den på sin dator.

Överst på sidan