Sekretess guide för den personliga instrumentpanelen i Microsoft MyAnalytics och Outlook-tillägget

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

MyAnalytics hjälper användarna att bättre förstå hur de samarbeta med kollegor och hur de fördelar sin tid på arbetet. Den innehåller användbar information som kan hjälpa användare att prioritera och ägna din tid på ett effektivt sätt. Syftet med den här guiden är att ge en hög nivå översikt över typer av data som samlas in och används av MyAnalytics och hur sekretess, val och kontroller har ingår i dess design.

Omvandla data ...

MyAnalytics ger insikter med hjälp av tre typer av data:

  1. E-post och kalender aktivitet som är tillgängliga i användarens Office 365 postlåda såsom tid då möten, e-postmeddelanden som skickas till en specifik person eller uttryck som en användare gör i e-postmeddelanden.

  2. Data om vilka åtgärder som vidtas av de som användaren skickar e-post till, men i en samlad form som är avsedd att skydda den personliga integriteten.

  3. Office 365-data som genereras från åtgärder som utförs av personer inom användarens organisation, också de i samlad form.

    Obs!: Data från externa användare används inte i MyAnalytics

Den första typen av data kallas för ”e-postdata”. Den andra och tredje datatypen kallas för ”stegvisa data”.

MyAnalytics ytor e-postdata på helt nya sätt. Till exempel MyAnalytics innehåller vyer där användare kan snabbt förstå hur mycket tid som i möten, hur mycket tid som de åtgärder i e-post varje dag, som de samarbetar med objektet som de att förlora trycker du på med och som de har gjort åtaganden och förfrågningar. Över allt det här är fört ska vi gå helt från information som redan är tillgängliga för användare i postlådan.

Med hjälp av stegvisa data i MyAnalytics skapas riktmärken för hela organisationen, så att användarna kan jämföra sina arbetsvanor med andra i organisationen. Stegvisa data används även av Outlook-tillägget MyAnalytics, som ger statistik för användarens e-postaktiviteter. När du använder stegvisa data identifierar inte MyAnalytics användarna med namn, i syfte att skydda den personliga integriteten.

... till insikter

Om du vill förstå hur e-postdata fungerar som bas för många MyAnalytics insikter, Tänk på följande. Om en användare vill Upptäck som skickade dem i de flesta e-post över den senaste veckan, kan de manuellt räkna det totala antalet e-postmeddelanden tas emot från alla olika personer arbetar med och ordna dem från den person som har skickat mest till den person som har skickat th e minst. På samma sätt, med enkla matematiska kan en användare kan avgör genomsnittlig svarstid på sina e-postmeddelanden med hjälp av tidsstämpel informationen är tillgänglig i postlådan. En användare kan dessutom granska deras e-postmeddelanden för att skapa en listruta för varje person som användaren har gjort ett åtagande. Det finns en mängd olika mått och snabb vyer som utvecklas från en användare har e-postdata:

  • Hur lång tid som tillbringas i möten och med e-postmeddelanden.

  • Vilken tid under dagen som en användare ägnar mest tid åt e-post.

  • Hur stora mötesfria block med tid i användarens kalender som kan ägnas åt kontinuerligt arbete.

  • Vilka kolleger som en användare skickar e-post till och är i möten med oftast.

  • Den genomsnittliga svarstiden för e-postmeddelanden som skickas och tas emot.

  • En aggregerad vy över saker som en användare har godkänt för andra.

På bilden nedan visas till exempel en användares personliga instrumentpanel i MyAnalytics. Där visas hur mycket tid som ägnas åt e-postmeddelanden och möten, tiden de förfogar över själv (fokustimmar) och tiden de spenderar utanför kontoret (timmar utanför arbetstid).

På den personliga instrumentpanelen i Delve Analytics ser du veckostatistik om hur du tillbringar din tid

All statistik nedan beräknas utifrån information som redan är tillgänglig i användarens e-postlåda och ingår i e-postdata.

Information om hur dessa och andra mått beräknas finns i MyAnalytics instrumentpanel .

Ett annat exempel på hur MyAnalytics använder e-postdata är via åtagande påminnelser.  MyAnalytics använder automatiserad maskin lära dig att identifiera instanser i e-postmeddelanden där en användare har lovat att göra något åt någon annan. Den här informationen är tillgänglig för användare i användarens e-postmeddelanden. MyAnalytics visas bara den här informationen på ett sätt som är lättare för användaren att hålla reda på och visa.

Förutom insikter baserat på e-postdata kan du i MyAnalytics visa statistik baserad på stegvisa data, till exempel hur mycket tid personer i genomsnitt ägnar åt möten och e-post, och när under dagen personer ägnar mer tid åt att läsa och skriva e-post. En viktig sak om den här statistiken är att den presenteras i samlad form och med ”avpersonifierade” data i syfte att skydda den personliga integriteten. MyAnalytics använder inte stegvisa data i syfte att identifiera individuella personers aktivitet.

Obs!: ”Avpersonifierade” innebär att data kan gälla en viss person, men att det högst sannolikt inte går att identifiera människan bakom uppgifterna, vare sig direkt eller indirekt, och antingen om data används för sig eller i kombination med andra tillgängliga data.

Till exempel kan användare i MyAnalytics se hur lång tid personer i genomsnitt spenderar i möten på sin instrumentpanel. Inga andra personer kan identifieras i den här vyn.

Mötestimmar visar hur mycket tid du tillbringar i möten den veckan

Ett annat exempel på stegvisa data som MyAnalytics visar för användaren är insikter kring hur stor andel av deras e-postmeddelanden som andra läser. I bilden nedan visas vilken procentandel av e-postmeddelandena som läses när mottagaren får meddelandet direkt och vilken procentandel som läses när mottagaren ingår i en grupp.

Dina e-postvanor kan visa en uppskattning av hur mycket tid du ägnar åt att skicka och läsa e-post.

Den här informationen är inte tillgänglig för användaren direkt i e-postlådan. Därför handlar det om stegvisa data, men den presenteras på ett sätt som ska undvika att enskilda personer och deras aktivitet kan identifieras.

Sekretess från grunden

MyAnalytics gör alla dessa insikter tillgängliga via en instrumentpanel som är anpassad för varje användare. MyAnalytics har ingen funktion eller alternativ som kan vem som helst, men användaren att komma åt sina instrumentpanel. Specifikt ger MyAnalytics inte någon användarens chef eller organisationen åtkomst till användarens instrumentpanel.

MyAnalytics är utformat för att begränsa vad användarna ser på instrumentpanelen om specifika personer som redan förekommer i deras e-postlådor.

När det gäller att använda stegvisa data i statistik så strävar MyAnalytics efter att skydda den personliga integriteten genom att insikter endast rapporteras när en minsta gruppstorlek har uppnåtts. Dessutom visas inte statistiska resultat av typen ”0 %” eller ”100 %” eftersom de skulle identifiera enskildas aktivitet, dvs. att användaren skulle veta att ingen eller alla mottagare har läst användarens e-post. I stället visas ”låg läsaktivitet”, ”hög läsaktivitet” eller något liknande. MyAnalytics är utformat för att skydda den personliga integriteten med hjälp av personliga instrumentpaneler och samlade och avpersonifierade data.

Obs!: Den aktuella versionen av MyAnalytics framtvingar en minsta Gruppstorlek fem.

När användare bidrar med stegvisa data ger de varandra och sig själva tillgång till värdefulla jämförelser. Användare som däremot inte är tillfreds med att bidra med data till statistik med stegvisa data kan när som helst välja att inte delta i MyAnalytics. De kan också ångra sig och när som helst gå med igen.

Val och kontroller när MyAnalytics aktiveras

Förutom de här sekretesskydden har MyAnalytics flexibla och konfigurerbara kontroller vars syfte är att organisationer och deras användare ska kunna hantera olika juridiska behov och policyer kring sekretess och användning av data om anställda.

När MyAnalytics aktiveras för organisationen kan administratörer göra följande val:

  1. Vilka användare som har åtkomst till och kan använda MyAnalytics.

    • Administratörer kan bestämma vilka användare som ska komma åt och använda MyAnalytics genom att utfärda licenser till de enskilda användare som ska ha åtkomst (”licensierade användare”).

  2. Standardinställningen för licensierade användare är att bidra till stegvisa data.

    • Administratörer kan konfigurera MyAnalytics att sparas som standard, vilket innebär att licensierade användare måste individuellt delta i MyAnalytics för att bidra till stegvisa Data och få åtkomst till sina instrumentpanelen för administratörer och Outlook-tillägget alternativt MyAnalytics kan konfigureras standard på, vilket innebär att licensierade användare kommer automatiskt bidra till stegvisa Data och få åtkomst till sina instrumentpanelen för administratörer och Outlook-tillägg, men därefter välja på menyn Inställningar .

      Obs!: Licensierade användare måste vara ha godkänt sitt deltagande för att bidra till stegvisa data och få tillgång MyAnalytics. Användare som lämnar systemet har inte längre tillgång till MyAnalytics

  3. Vilka användare i känsliga roller bör aldrig bidra till stegvisa data.

    • Vissa organisationer kan ha användare i roller som inte bör bidra till stegvisa data. Som hjälp med detta har administratörer i MyAnalytics möjlighet att markera sådana användare som ”undantagna”. Undantagna användare kan inte registrera sig för att bidra med stegvisa data. De kan dock fortfarande använda MyAnalytics förutsatt att de är licensierade.

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×