Du kan effektivisera import- och exportåtgärder du utför ofta i Access genom att skapa en specifikation för dem och sedan skapa en uppgift i Microsoft Outlook som påminner dig om att köra specifikationen. Något som är extra praktiskt är att Outlook-uppgiften innehåller en knapp som du kan använda till att köra åtgärden utan att behöva öppna Access-databasen. Om du vill använda den här funktionen måste Outlook vara installerat och konfigurerat i datorn.
Du måste köra en import- eller exportåtgärd och spara den som en specifikation i Access innan du kan schemalägga den som en Outlook-uppgift. Information om hur du sparar en import- eller exportspecifikation i Access finns i artikeln Spara information om en import- eller exportåtgärd som en specifikation.
Schemalägga en befintlig import- eller exportspecifikation
Om du har en befintlig import- eller exportspecifikation kan skapa du en Outlook-uppgift för den med följande procedur.
-
Öppna Access-databasen som innehåller specifikationen om den inte redan är öppen. När du arbetar med en importspecifikation blir det här måldatabasen. Med en exportspecifikation blir det här källdatabasen.
-
Välj specifikationen genom att klicka på Sparade importer eller Sparade exporter på fliken Externa data.
-
Klicka på specifikationen i dialogrutan Hantera dataaktiviteter på fliken Sparade importer eller Sparade exporter.
-
Klicka på Skapa Outlook-uppgift. Access startar Outlook om det är installerat.
Obs!: Om Outlook inte är installerat visas ett felmeddelande. Om Outlook inte är konfigurerat som det ska öppnas startguiden för Outlook. Konfigurera Outlook genom att följa anvisningarna i guiden.
-
I fönstret Åtgärd-namn-uppgift i Outlook går du igenom och ändrar inställningarna, till exempel Förfallodatum och Påminnelse.
-
Om du bara vill köra uppgiften en gång anger du ett datum i rutan Startdatum.
-
Om du vill köra uppgiften med jämna mellanrum klickar du på Återkommande. I dialogrutan Återkommande uppgift anger du med vilket intervall som specifikationen ska köras och klickar sedan på OK. Hjälp med att konfigurera återkommande uppgifter finns i Outlook-hjälpen.
-
Klicka på Spara och stäng i gruppen Åtgärder på fliken Uppgift i fönstret för Outlook-uppgiften. Outlook skapar en ny uppgift.
-
Om du vill köra specifikationen senare öppnar du uppgiften i Outlook. Klicka på Kör import eller Kör export i gruppen Microsoft Office Access på fliken Uppgift och klicka sedan på OK för att utföra åtgärden.
Köra en schemalagd import- eller exportspecifikation
Outlook visar en påminnelse på utsatt tid. Gör så här när du ska köra åtgärden:
-
Klicka på Öppna objekt i dialogrutan med påminnelsen för att öppna uppgiften i Outlook.
-
Klicka på Kör import eller Kör export i gruppen Microsoft Office Access på fliken Uppgift.
-
Utför åtgärden genom att klicka på OK.
Du kan även köra uppgiften när som helst genom att göra så här.
-
Öppna uppgiften i Outlook. Det gör du genom att klicka på Uppgifter i navigeringsfönstret i Outlook och sedan klicka på den uppgift du vill köra.
-
Klicka på Kör import eller Kör export i gruppen Microsoft Office Access på fliken Uppgift.
-
Utför åtgärden genom att klicka på OK.
Vad mer behöver jag veta?
-
Information om hur du sparar en import- eller exportspecifikation finns i artikeln Spara information om en import- eller exportåtgärd som en specifikation.
-
Information om hur du byter namn på en specifikation, tar bort specifikationer eller uppdaterar namn på filer i specifikationer finns i artikeln Hantera dataaktiviteter.
