Scenarier för användning av formulärtjänster för InfoPath och InfoPath

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

I den här artikeln diskuteras scenarier i vilka organisationer kan använda Microsoft Office InfoPath och InfoPath Forms Services för att förbättra företagsprocesser, t.ex. utgiftskompensation eller försäkringsanspråk.

Scenarier och företag som diskuteras i den här artikeln är helt fiktiva och ska endast fungera som exempel. När du vill lära dig hur InfoPath och InfoPath Forms Services har använts i verkliga företagsmiljöer kan du se verkliga fallstudier.Du hittar länkar till mer information om fallstudier i avsnittet Se även.

Artikelinnehåll

Scenario 1: Utgiftsrapporter

Scenario 2: Försäkringsanspråk

Scenario 3: Tillståndsansökningar

Scenario 4: Lagerhantering

Scenario 5: Marknadsundersökning

Scenario 1: Utgiftsrapporter

Del av ett formulär för utgiftsrapport A. Datum Corporation, en nationell leverantör av datorutrustning och IT-tjänster, säljer datorer, nätverkslösningar och kontrakt för IT-tjänster.

Många grupper inom A. Datum Corporation  – inklusive marknadsföring, försäljning och support – åtar sig och rapporterar arbetsrelaterade utgifter.

IT-ansvariga vid A. Datum Corporation vill använda InfoPath och InfoPath Forms Services för att effektivisera utgiftsrapportprocessen inom företaget. De vill i synnerhet förhindra misstag vid datainmatningen och eliminera behovet för administrativ personal att ange data på nytt från utgiftsrapporter i en annan, separat databas. A. Datum Corporation vill även erbjuda de anställda ett sätt att visa status för sina utgiftsrapporter online.

Före InfoPath

Trots att A. Datum Corporation använde en arbetsbok i Microsoft Office Excel för att generera utgiftsrapporter, använder de anställda ändå en manuell process för att skicka utgiftsrapporter. Om exempelvis en anställd angav utgifterna i en arbetsbok i Excel och sedan skrev ut arbetsboken, var han/hon sedan tvungen att skicka den via cirkulationslistan till sin chef.

Efter att rapporten godkänts, kontrollerade chefen hennes namn på cirkulationslistan och skickade rapporten till ekonomiavdelningen via internposten. Om ekonomiavdelningen godkände rapporten utfärdades återbetalningscheckar. För regionala kontor kunde det gå flera veckor mellan den tidpunkt då den initiala rapporten utformades tills den anställde tog emot återbetalningschecken.

Efter InfoPath

Som ett resultat av att växla från en pappersbaserad process till en automatiserad process som använder InfoPath och InfoPath Forms Services, har A. Datum Corporation minskat både tiden och pengarna som har lagts på bearbetning av de anställdas utgiftsrapporter. Anställda kan nu fylla i sina formulär online och skicka dem elektroniskt till sina chefer. Efter att cheferna har godkänt rapporterna kan de skickas elektroniskt till ekonomiavdelningen för slutgodkännande och återbetalning.

Fördelarna med att växla till ett InfoPath-baserat system omfattar följande:

  • Bekvämlighet online    Anställda som har InfoPath installerat på sina datorer kan använda InfoPath för att fylla i och skicka utgiftsrapportformulär. Anställda som inte har InfoPath installerat på sina datorer kan fylla i och skicka sina utgiftsrapporter genom att använda en webbläsare.

  • Offlinestöd    Om anställda fyller i ett utgiftsrapportformulär i InfoPath, kan de spara sina delvis ifyllda formulär på datorn, arbeta med dem offline och sedan skicka de ifyllda formuläret till företagsnätverk när de är anslutna igen. De här är speciellt användbart för anställda som har mellanliggande eller begränsad åtkomst till nätverk eller Internet, exempelvis anställda som reser mycket.

  • Ökad precision    Eftersom formulärmallen är designad för att bidra till att säkra dataintegriteten, inträffar färre ogiltiga inmatningar. De anställda använder exempelvis en nedrullningsbar lista från en standardiserad lista över kategorier, istället för att manuellt ange en utgiftskategori i formuläret som måste kommas ihåg.

  • Effektivitet     Anställda kan se status för godkännandeprocessen genom att visa en sida på webbsidan Microsoft Windows SharePoint Services.

Överst på sidan

Scenario 2: Försäkringsanspråk

Del av ett formulär för försäkringsanspråk Humongous Insurance är ett stort, multinationellt företag som säljer försäkringar för båt-, bil- och villaägare. Försäkringarna säljs både till privata kunder och företagskunder.

Humongous Insurance har en stor och mobil arbetsplats med mer än 10 000 anställda, vilket omfattar säljpersonal, skadereglerare, advokater, IT-avdelning och ekonomiavdelning.

Genom att använda InfoPath och InfoPath Forms Services vill Humongous Insurance tillåta kunder, försäkringsmän och relaterade företag att använda formulär online för att bearbeta försäkringskrav.

Före InfoPath

Innan de anställda på Humongous Insurance använder InfoPath och InfoPath Forms Services, använde de sig av en manuell, pappersbaserad anspråksprocess. Efter att de hade intervjuat en kund, fyllde en försäkringsman i anspråksformuläret för hand och sedan faxades formuläret till skaderegleraren. När skaderegleraren granskade informationen var det vanligt att han eller hon behövde ringa försäkringsmannen för att få en förklaring, beroende på faxkopians kvalitet.

Efter InfoPath

Växlingen från en pappersbaserad anspråksprocess till InfoPath och InfoPath Forms Services har gjort det möjligt för Humongous Insurance att koppla ihop kunder, försäkringsmän och skadereglerare online.

Idag kan exempelvis en kund till Humongous Insurance göra ett anspråk på Internet genom att fylla i ett webbläsaraktiverat formulär. Kunden kan gå till webbplatsen för Humongous Insurance, skapa ett konto, logga in och göra ett anspråk. Efter att kunden har fyllt i formuläret skickas det till skaderegleraren i ett e-postmeddelande och en kopia av e-postmeddelandet skickas till försäkringsmannen. Skaderegleraren skickar tillbaka formuläret till försäkringsmannen om det krävs ytterligare information. Det automatiska systemet har minskat bearbetningskostnaderna, förkortat tiden det tar att bearbeta anspråk och ökat det totala antalet nöjda kunder.

Fördelarna med att växla till ett InfoPath-baserat system omfattar:

  • Bekvämlighet    Utöver att skicka anspråk via telefon kan kunder skicka sina anspråk genom att fylla i ett formulär på webben. Det här gör det möjligt för kunderna att skicka formulär enligt deras egna behov, inte bara under kontorstimmar.

  • Ökad precision    Eftersom formulärmallen är designad för att bidra till att öka datasäkerheten sker färre ogiltiga inmatningar. Kunder eller försäkringsmän använder exempelvis en nedrullningsbar lista för att välja från en standardlista över anspråkstyper, istället för att söka upp och manuellt ange en typ av anspråk i formuläret.

  • Effektivitet    Dessutom gör användningen av ett integrerat godkännande i arbetsflödet det möjligt för försäkringsmannen eller skaderegleraren att snabbt se status för de övriga parterna som arbetar med anspråket. Trots att personalen vid Humongous Insurance tidigare använde ett klart definierat arbetsflöde var deras processer pappersbaserade. Därför kunde försäkringsmän och skadereglerare inte snabbt fastställa status för anspråket utan att först ringa ett samtal. Idag kan exempelvis en agent kontrollera statussidan för arbetsflödet på webbplatsen för SharePoint, där formuläret är lagrat, för att se om skaderegleraren har slutfört godkännandeprocessen.

Överst på sidan

Scenario 3: Tillståndsansökningar

Del av ett formulär för tillståndsansökningar The Department of Building Inspections är en byrå med 100 anställda på myndigheterna i Springfield.

Den här byrån ansvarar för att granska tillståndsansökningar som har skickats av elektrikerfirmor och sedan godkänna eller avslå deras begäran.

The Department of Building Inspections vill att entreprenörer ska kunna fylla i tillståndsansökningarna i en webbläsare, så att processen blir enklare och bekvämare.

Före InfoPath

Innan man började använda InfoPath och InfoPath Forms Services, använde Department of Building Inspections ett manuellt, pappersbaserat system som resulterade i att en mängd onödiga dataposter hanterades. Entreprenörer fyllde i pappersformulär på myndighetens kontor. Tjänstemännen skickade de handskrivna formulären till en kontorist som skrev in data i ett databassystem. Efter att data hade angetts jämfördes resultaten mot pappersformulären för att säkerställa att de var korrekta. Om ogiltiga eller obegripliga data påträffades skickades formuläret tillbaka till entreprenören via post, tillsammans med ett nytt formulär som innehöll anvisningar för korrigering av ogiltiga poster.

Efter att entreprenören skickade det reviderade formuläret matades uppdateringarna in i systemet och de nya posterna kontrollerades mot både gamla och nya formulär. Efter att data hade godkänts som giltigt startade godkännandeprocessen igen. Under godkännandeprocessen gav en inspektör sitt godkännande eller avslag baserat på olika kriterier. Efter att godkännandet var klart meddelades entreprenören om beslutet via post.

Efter InfoPath

Genom att växla från en pappersbaserad godkännandeprocess till en automatisk som använder InfoPath och InfoPath Forms Services, kan Department of Building Inspections koppla samman entreprenörer, tjänstemän och inspektörer online.

När en entreprenör exempelvis skickar en tillståndsansökning på webbsidan för Department of Building Inspections skickas formulärdata till en databas som finns på nätverket för Department of Building Inspections. Efter att ansökan har skickats visas automatiskt en ny begäran på webbplatsen för SharePoint, där den som tar emot ansökan kontrollerar om informationen är komplett och signerar den digitalt för att bekräfta mottagande.

Fördelarna med att växla till ett InfoPath-baserat system omfattar:

  • Bekvämlighet online    Entreprenörer behöver inte längre resa till myndigheternas kontor för att göra en ansökan. Entreprenörer kan nu skicka sina ansökningar via webben, genom att fylla i det webbläsaraktiverade formuläret i en webbläsare, exempelvis Firefox, Safari eller Internet Explorer.

  • Ökad precision    Eftersom formulärmallen för tillståndsansökning är designad för att öka datasäkerheten sker färre ogiltiga inmatningar. Entreprenörer använder exempelvis en nedrullningsbar listruta med kategorier där de väljer vilken typ av tillstånd de söker, istället för att manuellt behöver ange detta i formuläret.

  • Bättre användningserfarenheter    Efter att data har skickats visas automatiskt ett nytt formulär för begäran på intranätet för Department of Building Inspections. När en tjänsteman öppnar ett formulär ser han entreprenörens företagsdata och tillståndsansökningsuppgifterna i formuläret.

Överst på sidan

Scenario 4: Lagerhantering

Del av ett formulär för lagerhantering Wide World Importers är ett internationellt företag med säte i Baltimore, MD. Företaget importerar textilier, hantverksprodukter och förbrukningsmaterial med en viss fokusering på varor från Nordamerika.

Wide World Importers handlar från mer än 70 leverantörer som finns i 12 olika länder/regioner. Eftersom de här leverantörerna har en dynamisk och säsongsbetonad lagerhållning vill man på Wide World Importers designa formulärmallar med InfoPath som gör det möjligt att enkelt och effektivt skicka frågor till leverantörerna angående lagerhållningen.

Före InfoPath

Innan Wide World Importers började använda InfoPath och InfoPath Forms Services, användes ett manuellt system baserat på pappersanvändning, vilket resulterade i mycket onödig datahantering. Köpare skickade enkäter med post till sina leverantörer. Sedan skickade leverantörerna brev tillbaka, antingen via post eller fax. Ibland hände det att de ringde in sina svar till Wide World Importers. I sällsynta fall samlade säljpersonalen personligen in resultaten från leverantörerna. Ofta kunde det gå flera månader innan Wide World Importers fick de slutgiltiga enkätresultaten.

Nästan varje undersökning ledde till onödig datahantering. Pappersenkäterna lades sedan in i databasen av sekreteraren vid Wide World Importers. De färdiga databasposterna jämfördes mot pappersformuläret för att säkerställa att de var korrekta. Om det fanns någon ogiltig eller onödig information gjordes en uppföljningsintervju med leverantören på telefon. Om detta inte var möjligt skickades en begäran om klargörande per post eller fax. Efter att Wide World Importers hade tagit emot den korrigerade informationen slutfördes datahanteringen.

Efter InfoPath

I stället för att skicka enkäter med post till Wide World Importers fyller nu leverantörerna i webbläsaraktiverade formulär på Internet. De data som leverantörerna anger i formuläret fylls i omedelbart i en lagerdatabas. Sedan Wide World Importers började använda InfoPath och InfoPath Forms Services kan de dra nytta av följande fördelar:

  • Bekvämlighet online    Med det InfoPath-baserade systemet kan leverantörer slutföra enkäter med hjälp av en webbläsare. De behöver inte längre använda post eller fax för att skicka tillbaka enkäter till Wide World Importers.

  • Punktlighet    I det tidigare, pappersbaserade systemet, förekom det ofta avsevärda förseningar från den tid leverantörerna fyllde i enkäten tills svaren angavs i databasen för Wide World Importers. Resultatet var att lageruppgifterna ofta blev inaktuella. Med en InfoPath-formulärmall som är webbläsaraktiverad kan leverantörerna fylla i formulär som genast lagras i lagerdatabasen.

  • Ökad precision    Eftersom formulärmallen är designad för att öka datasäkerheten sker färre ogiltiga datainmatningar. Leverantörerna använder exempelvis en nedrullningsbar lista med standardalternativ när de väljer en produkttyp, istället för att behöva slå upp och manuellt ange produkttyp i formuläret.

Överst på sidan

Scenario 5: Marknadsundersökningar

Del av ett formulär för marknadsundersökning Proseware, Inc. är ett programvaruföretag med säte i Kanada som utvecklar produkter för tryckeribranschen.

Proseware, Inc. har börjat utvecklingen inför nästa release av sin nya huvudprodukt. Utvecklingsgruppen beslutar sig för att använda InfoPath och InfoPath Forms Services för att förenkla arbetet vid marknadsundersökningsarbetet. Vid möten med kunder planerar utvecklingsgruppen att använda en formulärmall för att samla in och spara feedback från kunderna. Syftet med formuläret är att föra protokoll över alla interaktioner med kunder för att bättre förstå kundernas behov och bidra till att säkerställa att data blir lätt att upptäcka och använda.

Formulärmallen skickar data direkt till databasen, vilket gör det möjligt för de anställda att hämta och analysera insamlade data från många olika möten. Proseware, Inc. vill lagra de ifyllda formulären i ett bibliotek på en webbplats för SharePoint.

Före InfoPath

Trots att medlemmarna i utvecklingsgruppen brukade använda Microsoft Office Word eller Microsoft Office Excel för att göra anteckningar när de samlade in feedback från kunder och samarbetspartners gjorde man ofta onödigt arbete vid analys och bearbetning av dessa data. Gruppmedlemmarna skrev anteckningar på papper och relaterad information, vilket gjorde att de ofta blev splittrade mellan sina dokument. När gruppmedlemmarna ville införliva informationen de hade samlat i tekniska specifikationer fick de tillbringa mycket tid med att söka igenom olika dokument för att hitta det de sökte.

Efter InfoPath

Genom att ändra till en standardprocess för datainsamling med InfoPath och InfoPath Forms Services kunde utvecklingsgruppen vid Proseware, Inc. minska tiden och pengarna för att samla in, analysera och bearbeta data internt.

Vid möten med befintliga kunder och prospekt kan medlemmarna av utvecklingsgruppen nu använda ett InfoPath-formulär för att samla in data om kundens behov och idéer. Gruppen använder ett bibliotek på en webbplats för SharePoint för att lagra och dela formulär. Från det här biblioteket kan gruppmedlemmarna fylla i nya kunddataformulär, granska data i befintliga formulär, exportera data från ifyllda formulär till Microsoft Office Excel 2003 eller Microsoft Office Excel 2007 och sammanfoga data från flera formulär till ett formulär.

Fördelarna med att växla till ett InfoPath-baserat system omfattar:

  • Konsekvent information    Formulärmallen är designad för att säkerställa en konsekvent struktur på informationen. Data som visas listor på formuläret kommer från standardiserade SharePoint-listor och XML-filer. Posterna i Typ av företag kommer exempelvis direkt från ett fördefinierat XML-schema som används inom hela Proseware, Inc. för att standardisera utväxling av företagsdata mellan olika system.

  • Integration med befintliga system    När ett formulär körs lagras det automatiskt i ett bibliotek på en webbplats för SharePoint. Data inifrån varje formulär visas utanför formuläret, i kolumner i biblioteket. Detta gör det enkelt för gruppmedlemmar att söka och sortera data i biblioteket, utan att behöva öppna varje formulär separat.

  • Flera vyer    Data kundformulär innehåller vyer som besvara olika behov, inklusive separata vyer för att registrera kundinformation, team resultaten, referensinformation metod och ytterligare resurser. Formuläret innehåller också en dedikerad utskriftsvy som innehåller en sammanfattar av data från andra vyer i en praktisk, utskrift format.

Överst på sidan

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×