Office
Logga in

Scenarier för användning av formulärtjänster för InfoPath och InfoPath

Obs!:  Vi vill kunna erbjuda dig bästa möjliga supportinnehåll så fort som möjligt och på ditt språk. Den här sidan har översatts med hjälp av automatiserad översättning och kan innehålla grammatiska fel eller andra felaktigheter. Vår avsikt är att den här informationen ska vara användbar för dig. Vill du berätta för oss om informationen är till hjälp längst ned på sidan? Här är artikeln på engelska som referens.

Den här artikeln beskrivs scenarier där organisationer kan använda Microsoft Office InfoPath och InfoPath Forms Services att förbättra affärsprocesser, till exempel återbetalningar eller försäkringsanspråk rapportering.

Scenarier och företag som beskrivs i den här artikeln är fiktivt och tillhandahålls endast för illustration. Om du vill veta hur InfoPath och InfoPath Forms Services har använts i reella företagsmiljöer kan referera du till faktiska fallstudier. Länkar till mer information om fallstudier i avsnittet Se även.

I den här artikeln

Scenario 1: Utgiftsrapporter

Scenario 2: Försäkringsersättningar

Scenario 3: Tillståndsansökningar

Scenario 4: Lagerhantering

Scenario 5: marknadsundersökning

Scenario 1: Utgiftsrapporter

Del av ett formulär för utgiftsrapport A. datum Corporation, nationella datorutrustning och IT-tjänsteleverantör säljer datorer, maskinvara för nätverk och IT-tjänstekontrakt.

Många grupper inom A. Datum Corporation – inklusive marknadsföring, försäljning och support konsulter – ådrar sig och rapportera arbete-relaterade utgifter.

IT-personalen på A. Datum Corporation vill använda InfoPath och InfoPath Forms Services för att effektivisera Utgiftsrapportering inom företaget. I synnerhet vill de hindra datainmatning och i stället för administrativ personal till anger du lösenordet igen data från utgiftsrapporter till ett annat, separat databas. A. datum Corporation vill också ge anställda med ett sätt att visa status för sina utgiftsrapporter online.

Före InfoPath

Även om A. Datum Corporation används en Microsoft Office Excel-arbetsbok för att generera utgiftsrapporter, används anställda fortfarande en manuell process för att skicka utgiftsrapporter. En medarbetare angett sin utgifter i en Excel-arbetsbok och sedan ut arbetsboken. Hon kopplats Cirkulationslistor papper till den utskrivna rapporten och skickas rapporten via interoffice e-post till chefen.

Efter att godkänna rapporten chef kontrollerat hennes namn på cirkulationslistan men skickas rapporten till ekonomiavdelningen via interoffice e-post. Om Redovisning manager godkänt rapporten, har återbetalning kontroller tilldelats. Regionkontor, kunde veckor klarar mellan den tidpunkt då första rapporten skickades och när anställdes emot hennes återbetalning kontrollera.

Efter InfoPath

Resultat av växla från en process med papper till en automatiserad process som använder InfoPath och InfoPath Forms Services A. Datum Corporation har begränsade tid och pengar som har ägnats bearbetning utgifter för medarbetare rapporter. Medarbetare kan nu fylla i sina formulär och skicka dem elektroniskt till deras chefer. När cheferna godkänna rapporter, dirigera de dem elektroniskt till ekonomiavdelningen för slutligt godkännande och ersättning.

Fördelarna med att växla till en InfoPath-dator innehåller:

  • Online bekvämlighet    Anställda som har InfoPath installerat på sina datorer kan använda InfoPath för att fylla i och skicka ett formulär för utgiftsrapport. Anställda som inte har InfoPath installerat på sina datorer kan fylla i och skicka sina utgiftsrapporter med hjälp av en webbläsare.

  • Stöd för offline    Om anställda fylla i ett formulär för utgiftsrapport i InfoPath, kan de spara delvis färdiga formulären till sina datorer fungerar i formuläret offline och sedan skicka det ifyllda formuläret till företagets nätverk när de återansluts. Det här är särskilt användbart för anställda som har tillgång till nätverksresurser eller till Internet, till exempel anställda som är på resande fot.

  • Ökad noggrannhet    Eftersom formulärmallen har utformats för att säkerställa dataintegriteten uppstå färre ogiltiga poster. Anställda Använd till exempel en nedrullningsbar listruta för att välja från en standardiserade lista med utgiftsrapport kategorier stället med att komma ihåg och ange en utgiftsrapport kategori i formuläret manuellt.

  • Effektivitet     Anställda ska kunna visa status för godkännandeprocessen genom att visa en sida på webbplatsen Microsoft Windows SharePoint Services.

Överst på sidan

Scenario 2: Försäkringsersättningar

Del av ett formulär för försäkringsanspråk Humongous försäkringen är en stor, multinationella företag som säljer försäkringsprodukter båt, bil och Start ägare. Dessa produkter säljs till konsumenter och företagsklienter.

Humongous försäkring har en stor, mobila personalen på mer än 10 000 personer som innehåller säljare anspråk adjusters, jurister, IT-personal, HR personal och ekonomi personal.

Bautaförsäkringar du använder InfoPath och InfoPath Forms Services kunder, försäkringsagenter och relaterade företag ska använda onlineformulär för att behandla deras försäkringsanspråk.

Före InfoPath

Innan du använder InfoPath och InfoPath Forms Services, används anställda på Bautaförsäkringars en manuell, papper-baserade begär process. Efter intervjuer en kund, en agent fylla i ett formulär för hand och fax formuläret begär att en utvecklar. När utvecklar granskat informationen behöver hon ofta ringer agenten för förtydligande, beroende på fax utskriftskvaliteten.

Efter InfoPath

Växla från en papper-baserade begär process till InfoPath och InfoPath Forms Services har tillåtna Bautaförsäkringars att ansluta kunder, agenter och adjusters online.

Till exempel kan nu en Bautaförsäkringars kunden att lämna in en ansökan via Internet genom att fylla i ett webbläsaraktiverade formulär. Kunden kan du gå till webbplatsen Humongous försäkring Web upprätta hennes konto, logga in och arkivera anspråk. När kunden skickar formuläret måste det skickas till utvecklar i ett e-postmeddelande och en kopia av e-postmeddelandet skickas till agenten. Utvecklar returnerar formuläret till agent om det behövs ytterligare information. Automatiserade system har minskas bearbetningskostnader, förkortas tiden det tar för att bearbeta anspråk och ökad övergripande kundnöjdhet.

Fördelarna med att växla till en InfoPath-dator innehåller:

  • Bekvämlighet    Förutom att skicka anspråk per telefon skicka kunder anspråk genom att fylla i ett formulär på webben. Gör att kunderna ska skicka formulär när vill, inte bara under standard arbetstid.

  • Ökad noggrannhet    Eftersom formulärmallen har utformats för att säkerställa dataintegriteten uppstå färre ogiltiga poster. Till exempel Använd kunder eller agenter en nedrullningsbar listruta för att välja från en vanlig lista med typerna, stället behöva leta upp och ange typ av en manuellt i formuläret.

  • Effektivitet    Användning av ett arbetsflöde för integrerade godkännande kan dessutom agent eller utvecklar för att snabbt se status för övriga parter arbeta på begäran. Även om personal på Bautaförsäkringars tidigare har använt ett tydligt definierade arbetsflöde har sina processer baserat på papper. Därför kunde agenter och adjusters inte snabbt avgöra status för begäran utan ett telefonsamtal. Nu kan kan ett ombud, till exempel kontrollera statussidan på SharePoint-webbplatsen där formuläret lagras för att se om utvecklar har slutfört godkännandeprocessen.

Överst på sidan

Scenario 3: Tillståndsansökningar

Del av ett formulär för tillståndsansökningar Avdelning Building kontroller är en 100 person byrån stad regering för stad City.

Den här byrån ansvarar för granska förfrågningar om tillstånd som har skickats av elektriska konsulter och sedan för att godkänna eller neka dessa förfrågningar.

Avdelning Building kontroller vill leverantörer ska kunna Fyll i tillståndsansökningar i en webbläsare så att tillståndsprocessen enklare och bekvämare.

Före InfoPath

Innan du använder InfoPath och InfoPath Forms Services, används avdelning Building kontroller en manuell, papper-baserade programprocess som utlöste varningen överflödiga datainmatningen. Konsulter ifylld pappersformulär på statligt kontor. Lagerarbetare skickas handskrivna formulär till receptionist som anges i data i en databassystem. När du har angett data med de resulterande transaktionerna pappersformulär till till noggrannheten. Om ogiltiga eller inte läsas data påträffades returnerades formuläret till leverantören av e-post, tillsammans med ett annat formulär som innehåller instruktioner för att korrigera ogiltiga poster.

När leverantören skickat ett ändrade formulär, uppdateringarna sedan har infogats i databasen och nya poster checkades riktighet mot de ursprungliga och andra formulär. När data bedömdes giltiga började godkännandeprocessen. Under fasen godkännande att en dokumentkontroll antingen godkänns eller avvisas tillståndsansökningar begäran baserat på olika kriterier. När arbetsflödet för godkännande slutfördes leverantören fick ett meddelande om beslutet av e-post.

Efter InfoPath

Genom att flytta från ett papper-baserad tillståndsprocessen till en automatiserad process som använder InfoPath och InfoPath Forms Services kan avdelning Building kontroller ansluta leverantörer, lagerarbetare och inspektörer online.

När en leverantör skickar ett tillståndsansökningar program på avdelning av Building kontroller webbplatsen, skickas till exempel formulärdata till en databas som finns på avdelning av Building kontroller ' nätverk. När programmet har skickats visas en ny begäran om tillstånd automatiskt i en SharePoint-webbplats där mottagande agenten söker information för filerna och signerar digitalt Programformulär att bekräfta kvitto.

Fördelarna med att växla till en InfoPath-dator innehåller:

  • Online bekvämlighet    Leverantörer behöver inte längre bege sig till statligt kontor för att ansöka om ett tillstånd. Konsulter kan nu skicka tillståndsansökningar begäran via Internet, genom att fylla i ett webbläsaraktiverade formulär i en webbläsare, till exempel Firefox, Safari eller Internet Explorer.

  • Ökad noggrannhet    Eftersom tillståndsansökningar formulärmall har utformats för att säkerställa dataintegriteten uppstå färre ogiltiga poster. Konsulter Använd till exempel en nedrullningsbar listruta för att välja från en vanlig lista med kategorier när de väljer du vilken typ av tillstånd som eftersöks, stället behöva leta upp och manuellt ange tillståndsansökningar typ i formuläret.

  • Bättre användarupplevelse    När data skickas visas automatiskt ett nytt formulär för tillståndsansökningar begäran på intranätwebbplatsen avdelning Building kontroller. När en ansvarig öppnas ett formulär, han ser leverantören företagsdata och tillåta programmet data i formuläret.

Överst på sidan

Scenario 4: Lagerhantering

Del av ett formulär för lagerhantering Wide World Importers är ett internationellt företag baserade i Tibro, MD. Företaget importerar textilier, hantverk och förbrukningsmaterial med en särskild betoning på varor från Nord Afrika.

Wide World Importers köper via 70 leverantörer i 12 länder/regioner. Eftersom lagret hålls av dessa leverantörer är ganska dynamisk och årstid, vill Wide World Importers designa InfoPath-formulärmallar som kan lätt och effektivt fråga deras leverantörer om lager.

Före InfoPath

Innan du använder InfoPath och InfoPath Forms Services, används Wide World Importers en manuell, papper-baserade undersökning process som utlöste varningen överflödiga datainmatningen. Centraliserad skickas undersökningar av globala Express garanterar e-post till utomeuropeiska leverantörer. Leverantörer skulle e-post tillbaka slutförda undersökningen utgör eller fax dem. Ibland kan skulle de telefon Wide World Importers med deras svar. I sådana fall måste ut försäljare undersökningsresultat från leverantörer ansikte. I allmänhet kan månader gå innan Wide World Importers fått slutgiltiga undersökningsresultat.

Nästan alla undersökning resulterat i överflödiga datainmatningen. Papper undersökningar har infogats i en databas med en sekreterare högst Wide World Importers. De resulterande databasposterna har jämfört med pappersformulär till till noggrannheten. Om någon ogiltiga eller inte läsas information utfördes uppföljning intervju med leverantören via telefon. Om som inte var möjliga skickades en begäran om förtydligande av e-post eller fax. När Wide World Importers fått korrigeras information, slutfördes data.

Efter InfoPath

I stället för att skicka undersökningar till World Wide Importers genom e-post, skicka leverantörer nu på undersökningar genom att fylla i webbläsaraktiverade formulär på webben. De data som leverantörer anger i formulären fylls direkt i ett lagerdatabas. Resultat av byte för InfoPath och InfoPath Forms Services har Wide World Importers nu följande fördelar:

  • Online bekvämlighet    Med en dator med InfoPath kan leverantörer utföra undersökningar med hjälp av en webbläsare. Leverantörer har inte längre att skicka eller faxa undersökningar tillbaka till Wide World Importers.

  • Punktlighet    I föregående, papper-baserade system uppstod ofta en betydande fördröjning från tidpunkten leverantörer ifylld undersökning till den tid som deras svar angavs i bred Word Importer databasen. Lageruppskattningar har därför ofta inaktuell. Med hjälp av ett InfoPath-formulärmall fylls omedelbart de data som leverantörer anger i formulären till lagerdatabas.

  • Ökad noggrannhet    Eftersom formulärmallen har utformats för att säkerställa dataintegriteten uppstå färre ogiltiga poster. Leverantörer använda en nedrullningsbar listruta för att välja från en vanlig lista med kategorier när de Välj en produkttyp av stället behöva leta upp och manuellt ange en produkttyp av i formuläret.

Överst på sidan

Scenario 5: marknadsundersökning

Del av ett formulär för marknadsundersökning Prosewares, Inc. är ett programvaruföretag baserade i Kanada som utvecklar produkter för utskrift publicering bransch.

Prosewares, Inc. startas utveckling cykliskt nästa version av sin främsta produkt. Utvecklingsteamet beslutar att använda InfoPath och InfoPath Forms Services för att hjälpa dig med marknadsundersökningar. Under möten med kunder, Utvecklingsteamet planerar att använda en egen formulärmall att samla in och journalföra feedback från kunder. Syftet med formuläret är att registrera alla interaktioner med kunder att bättre förstå kunders behov och för att säkerställa att informationen som samlas in är lätt kan identifieras och återanvändbara.

Formulärmallen skicka data direkt till en databas, vilket innebär att anställda att hämta och analysera insamlade data från många olika möten. Prosewares, Inc. vill lagra slutfört formulär i ett bibliotek på en SharePoint-webbplats.

Före InfoPath

Även om medlemmar i Utvecklingsteamet används för att använda Microsoft Office Word eller Microsoft Office Excel för att föra anteckningar när de samlats in feedback från kunder och partner, resulterat analysera och sprida dessa data ofta i överflödiga datainmatningen. Gruppmedlemmarna kan skriva anteckningar i frihandsfiguren och relaterad information som avsett att få spridda inom och mellan dokument. När gruppmedlemmarna ville införliva den information som de hade som samlas in i tekniska specifikationer ägnar mycket tid söka igenom inte är standard dokument för att söka efter vad som behövs.

Efter InfoPath

Byta till en standarddata samling process som använder InfoPath och InfoPath Forms Services kan Utvecklingsteamet Prosewares, Inc. att minska tid och pengar som har ägnats samla in, analysera och sprida data internt.

När möte med befintliga och potentiella kunder och medlemmar i Utvecklingsteamet nu att använda ett InfoPath-formulär att samla in data om kunden behöver och idéer. En grupp används ett bibliotek på en SharePoint-webbplats för att lagra och dela formulär. Från det här biblioteket gruppmedlemmarna fyller du i ny kund dataformulär, granska data i befintliga formulär, exportera data från ifyllda formulär till Microsoft Office Excel 2003 eller Microsoft Office Excel 2007 eller sammanställa data från flera formulär till ett enda formulär.

Fördelarna med att växla till en InfoPath-dator innehåller:

  • Konsekvent information    Formulärmallen har utformats för att säkerställa en konsekvent organisering och formalisering av information. Data som visas i listor i formuläret kommer från standardiserade SharePoint-listor och XML-filer. Poster i listan typ av företag kommer till exempel direkt från en fördefinierad XML-Schema som används i hela Prosewares, Inc. för att standardisera utbyte av business data mellan olika system.

  • Integrering med befintliga system    När ett formulär skickas lagras den automatiskt i ett bibliotek på en SharePoint-webbplats. Data i varje formulär visas utanför formuläret i kolumner till biblioteket. Det här är det enkelt för gruppmedlemmarna att hitta och sortera formulärdata i biblioteket, utan att behöva öppna varje formulär separat.

  • Flera vyer    Data kundformulär innehåller vyer som besvara olika behov, inklusive separata vyer för att registrera kundinformation, team resultaten, referensinformation metod och ytterligare resurser. Formuläret innehåller också en dedikerad utskriftsvy som innehåller en sammanfattar av data från andra vyer i en praktisk, utskrift format.

Överst på sidan

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×