Samla in stödinformation i en projektplan

Gäller:

Microsoft Office Project 2003


Det är enkelt att samla in olika typer av information i olika format när du startar ett projekt och under projektets gång. Om du vill inkludera sådan stödinformation direkt i Project kan du bifoga den till aktiviteter, resurser eller hela projektet.

Vilken typ av information kan bifogas?

Hur bifogar jag information?

Var kan jag placera informationen?

Hur hittar jag bifogad information?

Vilken typ av information kan bifogas?

Om du vill förtydliga, bredda eller förbättra projektplanen kan du bifoga följande typer av information:

  • Anteckningar som innehåller påminnelser, webbadresser eller annan relaterad information så att den blir lätt att nå.

  • Planeringsdokument, kontrakt, statusrapporter, diagram och andra relaterade filer.

  • hyperlänk till webbsidor i företagets intranät eller till WWW.

  • Grafik från Microsoft Windows®-program som illustrerar projektprocesser och leveranser.

  • Företagets logotyp så att dina rapporter får ett snyggt utseende.

  • Foton på anställda om du vill visa personerna bakom resursnamnen.

  • Organisationsscheman.

  • Diabilder eller hela presentationer som du har skapat i Microsoft Office PowerPoint 2003.

  • Ljud- och bildfiler.

Hur bifogar jag information?

Bifoga stödinformation på något av följande sätt:

  • Lägg till en anteckning för en aktivitet, resurs eller tilldelning     Du kan lägga till information om ett objekt, t ex påminnelser, hyperlänkar och länkar till andra filer. Du kan t ex lägga till en anteckning när du vill ange vilka kunskaper en viss resurs har eller en påminnelse om när hyrd utrustning måste lämnas tillbaka. Du kan också länka till en fil från en anteckning när du vill inkludera ett fotografi på en resurs, ett bildspel som förklarar en process eller annan relaterad information.

  • Skapa en hyperlänk till den extra informationen     Du kan skapa en hyperlänk till en fil eller mapp på en dator i ett nätverk eller på en webbplats. När du klickar på hyperlänken visas den länkade informationen i ett webbläsarfönster. Projektfilens storlek ökas inte när du lägger till en hyperlänk och uppdateringar av den länkade informationen blir omedelbart tillgängliga. Emellertid kommer du kanske inte åt den länkade informationen när du arbetar offline.

  • Kopiera och klistra in informationen     Kopiera informationen från ett annat Windows-baserat program och klistra in den i projektfilen. Inklistrad information blir en del av projektfilen och filstorleken ökas. Kopiera bara in små mängder information som inte behöver uppdateras ofta, t ex företagets logotyp i dokumentets rubrik.

  • Bädda in informationen     Bädda in ett objekt, t ex en bild, en hel fil eller en del av en fil, i projektfilen med hjälp av OLE. Ett inbäddat objekt kan uppdateras i sitt källa. Eftersom det inbäddade objektet blir en del av projektfilen ökas filstorleken. Informationen i projektfilen ändras dock inte när den ändras i källfilen.

  • Länka ett objekt med hjälp av OLE     När du länkar ett objekt, visas det eller en ikon i projektfilen. Uppdateringar av det ursprungliga området visas automatiskt i filen. Eftersom länkade data lagras i källfilen ökar dessa inte projektfilens storlek.

  • Använda Microsoft Windows SharePoint Services vid dokumenthantering     Om du använder Microsoft Office Project Professional 2003 kan du dra nytta av dokumenthanteringsfunktionerna i Windows SharePoint Services. Du använder då Microsoft Office Project Web Access 2003 när du vill länka dokumenten till aktiviteter och när du vill granska informationen.

Var kan jag placera informationen?

Var du kan placera informationen beror på vilken typ av information det gäller och hur du väljer att bifoga den till projektet. Du kan exempelvis:

  • Associera anteckningar till alla aktiviteter, resurser och tilldelningar. Förutom att lägga till textmeddelanden i anteckningar kan du inkludera hyperlänkar till webbaserad information eller länkar till filer som lagrats på en annan plats.

  • Infoga en enskild hyperlänk som ska visas i fältet Symboler i en ark. Du kan placera valfritt antal hyperlänkar i en anteckning. Du kan också använda ytterligare textkolumner i projektet till hyperlänkar.

  • Klistra in objekt i ett grafikområde i Project. Inbäddade eller länkade objekt: Du kan placera objekt i ett grafikområde eller i en listvy.

  • Länka eller bädda in hela filer eller delar av filer i ett grafikområde.

Hur hittar jag bifogad information?

I listvyer visas hyperlänkssymboler Bild av knapp och anteckningssymboler Symbol för anteckning i fältet Symboler. Om du har använt fältet Hyperlänk eller ett extra fält visas även dessa hyperlänkar i listvyerna. Placera pekaren på symbolen om du vill se var hyperlänken leder eller vad en anteckning innehåller.

Information som du har lagt till i ett huvud, en sidfot eller en förklaring visas på den utskrivna sidan.

Hyperlänkar kan visas i rutan Objekt i formulär. Använd filtret Aktiviteter med tillägg om du snabbt vill hitta dem.

Du kan också skriva ut anteckningar när du skriver ut rapporter och vissa vyer.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×