Samla in signaturer i ett dokument genom att använda ett arbetsflöde

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

Om ett dokument måste undertecknas av flera personer på olika platser, kan det vara besvärligt att samla in signaturerna på ett systematiskt sätt. Om du försöker koordinera processen med hjälp av e-post kanske det slutar med att dokumentet skickas flera gånger till olika personer som ska underteckna det. Du måste också hålla reda på vilka som har undertecknat dokumentet och vilka underskrifter som saknas.

Genom att använda arbetsflödet Samla in signaturer på en Microsoft Office SharePoint Server 2007-webbplats, kan du samordna signaturinsamlingsprocessen med en enda åtgärd. Med arbetsflödet Samla in signaturer hanteras och registreras alla utförda moment i signaturinsamlingsprocessen, och när den har slutförts finns det en signaturprocesslogg. Du kan starta ett arbetsflöde för ett dokument direkt i Microsoft Office Word 2007 eller Microsoft Office Excel 2007. Arbetsflödesdeltagarna kan också slutföra sina arbetsflödesuppgifter direkt i Microsoft Office Outlook 2007.

Viktigt!: Det går bara att starta arbetsflödet Samla in signaturer från Office Word 2007 och Office Excel 2007 i Microsoft Office Professional Plus 2007, Microsoft Office Enterprise 2007 och Microsoft Office Ultimate 2007, och i fristående versioner av Office Word 2007 och Office Excel 2007.

I den här artikeln

Hur du kan använda ett arbetsflöde för att hantera digital signatur

Innan du börjar

Starta ett arbetsflöde för insamling av signaturer i ett dokument

Signera ett dokument att slutföra en arbetsflödesuppgift för insamling av signaturer

Använda ett arbetsflöde för hantering av digital signering

Med Office SharePoint Server 2007 blir arbetsflödet Samla in signaturer tillgängligt, så att funktionen för digitala signaturer utökas i Office Word 2007 och Office Excel 2007. Med det här arbetsflödet kan du hantera insamling av olika digitala signaturer i ett dokument.

Så här fungerar digitala signaturer

I Office Word 2007 och Office Excel 2007 kan du infoga signaturrader i dokument och arbetsböcker, för insamling av digitala signaturer. En signaturrad ser ut som en vanlig signaturplatshållare i ett utskriftsdokument, men fungerar inte på samma sätt. När en signaturrad infogas i ett Office-dokument, kan dokumentförfattaren ange information om den som ska signera, liksom instruktioner för signeringen. När en elektronisk kopia av dokumentet öppnas av den person som ska signera det, visas signaturraden och ett meddelande om att dokumentet måste signeras av personen. Personen kan signera dokumentet digitalt genom att klicka på signaturraden och sedan skriva sin signatur, välja en digital bild av sin signatur eller ange den manuellt med hjälp av pennanteckningsfunktionen på en Tablet PC. När personen lägger till en representation av sin signatur i dokumentet, infogas en digital signatur, så att personens identitet bekräftas. När dokumentet har signerats digitalt skrivskyddas det, vilket förhindrar att innehållet ändras.

Dokument med signerade signaturrader

Med funktionen för insamling av digitala signaturer i Office-dokument kan organisationer använda papperslösa signeringsprocesser för exempelvis avtal eller andra handlingar. Med funktionen för digitala signaturer registreras också exakt när dokumentet signerades och dessutom kan signaturen bekräftas i framtiden, vilket inte gäller för vanliga pappersunderskrifter. Länkar till mer information om digitala signaturer finns i avsnittet Se även i Office-version 2007.

Använda ett arbetsflöde för insamling av digitala signaturer

Om du sparar dokument på en Office SharePoint Server 2007-webbplats kan du enkelt använda arbetsflödet Samla in signaturer för hantering av signaturinsamlingsprocessen. Som standard är arbetsflödet Samla in signaturer kopplat till innehållstypen Dokument på en Office SharePoint Server 2007-webbplats, och därför är det automatiskt tillgängligt för andra dokument i dokumentbibliotek.

När du använder ett arbetsflöde för hantering av signaturinsamlingsprocessen, sköts alla uppgifter av servern.

Starta arbetsflödet    Om du startar arbetsflödet Samla in signaturer för ett dokument eller en arbetsbok i Office-version 2007, blir du ombedd att fylla i ett initieringsformulär för arbetsflödet. I formuläret anger du namnen på personer som ska signera dokumentet. Formuläret innehåller förslag på personer som ska signera enligt angiven information i dokumentet eller arbetsboken. Du kan välja att signeringsuppgifterna ska tilldelas enligt signaturernas visningsordning eller att signeringsuppgifterna ska tilldelas alla personer samtidigt.

Slutföra en arbetsflödesuppgift    När arbetsflödet startas tilldelas varje deltagare en signeringsuppgift via servern. Om e-postaviseringar har aktiverats för servern skickas också en avisering om signeringsuppgiften till varje deltagare. Varje deltagare kan sedan öppna dokumentet eller arbetsboken och slutföra signeringsuppgiften genom att klicka på knappen Redigera den här uppgiften i Office Outlook 2007-meddelandet.

Visa arbetsflödesstatus    Medan arbetsflödet Samla in signaturer pågår kan arbetsflödets ägare eller deltagare visa sidan Arbetsflödesstatus, där det finns information om vilka personer som har slutfört arbetsflödesuppgiften. När alla arbetsflödesdeltagare har slutfört uppgiften avslutas arbetsflödet, och arbetsflödesägaren får ett e-postmeddelanden om det. Meddelandet innehåller namnen på alla som har signerat dokumentet, och namnen på personer som föreslogs vid initieringen.

Överst på sidan

Innan du börjar

Det är enkelt att starta arbetsflödet Samla in signaturer. Du behöver bara klicka på Microsoft Office-knappen, följt av Arbetsflöden och sedan på Starta.

Innan du börjar bör du dock kontrollera att:

  • Du arbetar med en Office Excel 2007-arbetsbok eller ett Office Word 2007-dokument.

  • Du har sparat filen i ett dokumentbibliotek på en webbplats med Office SharePoint Server 2007. Mer information om hur du sparar en fil i ett SharePoint-bibliotek finns i artikeln Spara en fil i ett SharePoint-bibliotek eller en annan webbplats.

  • Du har infogat åtminstone en signaturrad i filen. I nästa avsnitt beskrivs hur du gör.

Om något av kommandona i nedanstående instruktioner inte är tillgängliga, bör du känna till att:

  • Det som lägst krävs behörigheten Redigera objekt för det bibliotek där dokumentet har sparats, om du ska kunna starta arbetsflödet Samla in signaturer direkt i ett Office-version 2007-program. För start av vissa arbetsflöden krävs också behörigheten Hantera listor, d.v.s. samma behörigheter som då du arbetar i webbläsaren. Webbplatsägaren känner till mer om det här.

  • En webbplatsägare kan ta bort ett arbetsflöde från en lista eller ett bibliotek. Dokumentet måste sparas till en lista eller ett bibliotek där arbetsflödet Samla in signaturer är tillgängligt. Du kan fråga webbplatsägaren om det har utförts.

  • En administratör för en webbplatssamling kan inaktivera ett arbetsflöde, till exempel arbetsflödet Samla in signaturer, för alla webbplatser i samlingen.

  • Det går bara att starta arbetsflödet Samla in signaturer från Office Excel 2007 och Office Word 2007 i Office Professional Plus 2007, Office Enterprise 2007 och Office Ultimate 2007, och i fristående versioner av Office Excel 2007 och Office Word 2007.

Överst på sidan

Starta arbetsflödet Samla in signaturer för ett dokument

Det finns vissa skillnader mellan arbetsflödet Samla in signaturer och andra fördefinierade arbetsflöden på en Office SharePoint Server 2007-webbplats, till exempel att arbetsflödet Samla in signaturer måste startas från det Office-version 2007-program där signeringsuppgiften ska utföras. Det går inte att starta Samla in signaturer från dokumentbiblioteket i webbläsaren.

Obs!: Om du vill säkerställa att e-postmeddelanden och påminnelser om arbetsflödesuppgiften skickas till deltagarna när du har startat arbetsflödet, bör du kontrollera att serveradministratören har aktiverat e-postmeddelanden för webbplatsen.

  1. Öppna det dokument eller den arbetsbok där du vill samla in digitala signaturer.

    Obs!: Du kan starta ett arbetsflöde genom att öppna dokumentet i skrivskyddat läge eller redigeringsläge.

    Öppna en serverdokument i ett Office-program

    1. Klicka på Microsoft Office-knappen Bild av Office-knappen och sedan på Öppna.

    2. Klicka på Mina nätverksplatser eller Mina SharePoint-webbplatser under Leta i.

    3. Klicka på namnet för den SharePoint-webbplats där filen finns och klicka sedan på Öppna.

      Tips: Alternativt kan du öppna webbplatsen genom att dubbelklicka på dess namn. Du kan även dubbelklicka på ett bibliotek eller en fil som du vill öppna.

      Obs!: Om servern inte visas i någon av kategorierna anger du serverns URL i rutan Filnamn och klickar sedan på Öppna.

    4. Klicka på namnet för det bibliotek som innehåller filen, till exempel Delade dokument, och klicka sedan på Öppna.

    5. Klicka på namnet för den fil som ska öppnas, och klicka sedan på Öppna.

  2. Infoga signaturrader för insamling av digitala signaturer, om dokumentet eller arbetsboken inte innehåller signaturrader.

    Lägga till en signaturrad

    1. Placera markören i det öppna Office Word 2007-dokument eller den öppna Office Excel 2007-arbetsbok där signaturraden ska infogas.

    2. Klicka på pilen bredvid Signaturrad i gruppen Text på fliken Infoga, och klicka sedan på Microsoft Office-signaturrad.

    3. Skriv information om den person som ska signera på denna signaturrad i dialogrutan Signaturinställningar. Denna information visas direkt under signaturraden i dokumentet. Gör något av följande:

      • Skriv in undertecknarens namn i rutan Föreslagen undertecknare.

      • Skriv undertecknarens organisationstitel (om någon) i rutan Den föreslagna undertecknarens titel.

      • Ange undertecknarens e-postadress (om e-postadresser används) i rutan Den föreslagna undertecknarens e-postadress.

    4. Om du vill ge undertecknaren instruktioner, anger du dem i rutan Instruktioner till undertecknare. Instruktionerna visas i dialogrutan Signera, där undertecknaren signerar dokumentet.

    5. Markera kryssrutan Tillåt att undertecknaren lägger till kommentarer i dialogrutan Signera om undertecknaren ska kunna lägga till kommentarer vid signaturen.

    6. Om du vill visa datum för när signaturen läggs till på signaturraden, markerar du kryssrutan Visa signaturdatum på signaturraden.

    7. Klicka på OK.

    8. Upprepa steg 1 till 7 om du vill lägga till fler signaturrader.

  3. Klicka på Microsoft Office-knappen och sedan på Spara för att spara ändringarna, om du lägger till nya signaturrader.

  4. Om dokumentet är utcheckat måste det checkas in, innan du startar arbetsflödet. Du checkar in dokumentet genom att klicka på Microsoft Office-knappen, peka på Server och sedan klicka på Checka in.

  5. Starta arbetsflödet genom att klicka på Microsoft Office-knappen och sedan på Arbetsflöden.

    Kommandot Arbetsflöde

  6. Leta reda på arbetsflödet Samla in signaturer i dialogrutan Arbetsflöden, och klicka sedan på Starta.

    Dialogrutan Arbetsflöden

    Meddelanden: 

    1. Om dokumentet har checkats ut till dig blir du ombedd att checka in dokumentet. Därefter kan du göra ett nytt försök att starta arbetsflödet.

    2. Om organisationen har en anpassad version av arbetsflödet Samla in signaturer, kanske arbetsflödet har ett annat namn.

  7. Skriv namnen på de personer som du vill signera dokumentet på rätt undertecknare raderna i rutan Namn på arbetsflöde eller klicka på undertecknaren om du vill markera namnen på de användare eller grupper som du vill tilldela arbetsflödesuppgifter.

  8. Markera kryssrutan Begär signaturer i ordningen ovan (inte alla på en gång) om uppgifterna ska tilldelas i den ordning som motsvarar visningsordningen för signaturraderna i dokumentet.

    Obs!: Alternativet är bara tillgängligt om dokumentet innehåller fler än en Microsoft Office-signaturrad.

  9. Om andra personer ska få meddelanden (inte uppgiftstilldelningar) om att arbetsflödet har startats, anger du personernas namn på raden Kopia eller klickar på Kopia för att välja personer och grupper.

  10. Klicka på Starta.

Överst på sidan

Slutföra en arbetsflödesuppgift för arbetsflödet Samla in signaturer genom att signera ett dokument

När du får ett e-postmeddelande om det upptäcker du förmodligen att det finns en arbetsflödesuppgift som måste slutföras. Du kan slutföra uppgiften direkt från e-postmeddelanden i Office Outlook 2007.

  1. Klicka på knappen Redigera den här uppgiften i uppgiftsmeddelandet och klicka sedan på Öppna dokument.

    Knappen Redigera den här uppgiften i ett meddelande i Outlook

    Knappen Redigera den här uppgiften finns också överst i ett uppgiftsmeddelande som visas i läsfönstret.

  2. Klicka på Signera i det meddelandefält som visas över det aktiva dokumentet.

    Meddelandefält med ett meddelande om en signeringsuppgift i ett arbetsflöde

    Meddelanden: 

    • Om dokument måste checkas ut före redigering, enligt inställningarna för det bibliotek där dokumentet lagras, kanske du måste klicka på Checka ut i meddelandefältet innan du klickar påSignera.

    • Klicka på Visa arbetsflödesuppgifter i meddelandefältet, om din signatur måste infogas på flera platser i dokumentet. Markera en uppgift i dialogrutan Arbetsflödesuppgifter, och klicka sedan på Öppna för att signera på en viss plats. Upprepa detta för varje signeringsuppgift som visas.

  3. Gör något av följande i dialogrutan Signera när du vill lägga till din signatur i dokumentet:

    • Skriv ditt namn i rutan vid X, om du vill lägga till en tryckt version av din signatur.

    • Klicka på Välj bild om du vill välja en bild av din signatur. Bläddra till signaturbildfilen i dialogrutan Välj signaturbild, markera bildfilen och klicka sedan på Välj.

    • Om du vill lägga till en handskriven signatur (endast Tablet PC-användare) signerar du med ditt namn i rutan bredvid X med hjälp av funktionen för pennanteckning.

  4. Klicka på Signera i dialogrutan Signera.

Överst på sidan

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×