Samla in feedback om ett dokument genom att använda ett arbetsflöde

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

Om du ofta skickar Microsoft Office 2007-systemet-dokument till medarbetare eller projektdeltagare för insamling av feedback från dem, kanske du också lägger ner mycket tid på att administrera processen för feedbackinsamling. Kanske skriver du ett meddelande om ärendet och bifogar dokumentet eller infogar en länk till det. Därefter följer du förmodligen upp ärendet genom att skicka en påminnelse till feedbackgivarna. När datumet för deadline har passerats och du ännu inte har fått tillbaka någon feedback, kanske du besöker varje feedbackgivare och kontrollerar om de har fått dokumentet. Långt senare när din chef frågar efter feedbackinformationen, söker du frenetiskt efter dina medarbetares svar bland inkorgens meddelanden. Låter det här bekant?

Om du vill effektivisera dokumentgranskningsprocessen kan du samla in feedback genom att använda ett arbetsflöde på en Microsoft Office SharePoint Server 2007-webbplats. Med arbetsflöden kan du minska kostnaden och tiden som krävs för koordinering av vanliga affärsprocesser, till exempel dokumentgranskning, eftersom personers uppgifter i processerna hanteras och spåras. I arbetsflödet tilldelas uppgifter, skickas påminnelser, spåras medverkan och registreras hela processen automatiskt, så att du kan koncentrera dig på annat arbete, i stället för att administrera processen.

Arbetsflödet Samla in feedback går bara att starta från Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007, eller Microsoft Office PowerPoint 2007 i Microsoft Office Professional Plus 2007, Microsoft Office Enterprise 2007 och Microsoft Office Ultimate 2007, och i fristående versioner av Office Word 2007, Office Excel 2007 och Office PowerPoint 2007.

I den här artikeln

Hur arbetsflöden göra dokument enklare granska

Innan du börjar

Starta ett arbetsflöde för insamling av Feedback på ett dokument

Utföra en uppgift i ett arbetsflöde för insamling av Feedback

Så här underlättas dokumentgranskning med arbetsflöden

En Office SharePoint Server 2007-webbplats innefattar ett antal fördefinierade arbetsflöden för vanliga affärsprocesser. Ett sådant fördefinierat arbetsflöde är Samla in feedback, som du använder om ett antal personer ska granska och ange feedback för ett dokument. Som standard är arbetsflödet Samla in feedback kopplat till innehållstypen Dokument på en Office SharePoint Server 2007-webbplats, och därför är det automatiskt tillgängligt i dokumentbibliotek.

När du använder ett arbetsflöde för hantering av dokumentgranskningsprocessen, sköts alla uppgifter av servern.

Starta arbetsflödet    När du startar arbetsflödet Samla in feedback för ett Office-version 2007-dokument, blir du ombedd att fylla i ett initieringsformulär för arbetsflödet. I formuläret anger du namnen på de personer som ska granska dokumentet. Du kan också ange instruktioner till granskarna, och det datum då varje arbetsflödesdeltagare ska ha slutfört granskningen.

Slutföra en arbetsflödesuppgift    När arbetsflödet har startats tilldelas deltagarna uppgifter. Varje deltagare får också ett instruktionsmeddelande med en länk till det dokument som ska granskas, förutsatt att e-postaviseringar har aktiverats för servern. Varje deltagare kan börja granska dokumentet genom att klicka på länken. När granskningen är slutförd kan deltagaren klicka på knappen Redigera den här uppgiften i Microsoft Office Outlook 2007-meddelandet för att ange feedback och markera uppgiften som slutförd.

Visa arbetsflödesstatus    Medan arbetsflödet pågår kan arbetsflödesägaren (i det här fallet dokumentförfattaren) eller arbetsflödets deltagare visa sidan Arbetsflödesstatus på webbplatsen Office SharePoint Server 2007, om de vill kontrollera vilka deltagare som har slutfört arbetsflödesuppgifterna. Arbetsflödesägaren kan också uppdatera aktiverade uppgifter, eller lägga till eller uppdatera granskare. När alla arbetsflödesdeltagare har slutfört sina uppgifter avslutas arbetsflödet, och arbetsflödesägaren blir meddelad om det automatiskt. Därefter sammanställs granskarnas feedbackkommentarer och sammanställningen skickas i ett e-postmeddelande till arbetsflödesägaren.

Överst på sidan

Innan du börjar

Det är enkelt att starta arbetsflödet Samla in feedback. Du behöver bara klicka på Microsoft Office-knappen, följt av Arbetsflöden och sedan på Starta. Du kan starta ett arbetsflöde för ett dokument direkt i det Office-version 2007-program där dokumentet skapades.

Innan du börjar bör du dock kontrollera att:

  • Du arbetar med en Office Excel 2007-arbetsbok, en Office PowerPoint 2007-presentation eller ett Office Word 2007-dokument.

  • Du har sparat filen i ett dokumentbibliotek på en webbplats med Office SharePoint Server 2007. Mer information om hur du sparar en fil i ett SharePoint-bibliotek finns i artikeln Spara en fil i ett SharePoint-bibliotek eller en annan webbplats.

Om något av kommandona i nedanstående instruktioner inte är tillgängligt, bör du känna till att:

  • Det som lägst krävs behörigheten Redigera objekt för det bibliotek där dokumentet har sparats, om du ska kunna starta arbetsflödet Samla in feedback direkt i ett Office-version 2007-program. För start av vissa arbetsflöden krävs också behörigheten Hantera listor, d.v.s. samma behörigheter som då du arbetar i webbläsaren. Webbplatsägaren känner till mer om det här.

  • En webbplatsägare kan ta bort ett arbetsflöde från en lista eller ett bibliotek. Dokumentet måste sparas till ett bibliotek där arbetsflödet Samla in feedback är tillgängligt. Du kan fråga webbplatsägaren om det har utförts.

  • En administratör för en webbplatssamling kan inaktivera ett arbetsflöde, till exempel arbetsflödet Samla in feedback, för alla webbplatser i samlingen.

  • Arbetsflödet Samla in feedback går bara att starta från Office Excel 2007, Office PowerPoint 2007 eller Office Word 2007 i Office Professional Plus 2007, Office Enterprise 2007 och Office Ultimate 2007, och i fristående versioner av Office Excel 2007, Office PowerPoint 2007 och Office Word 2007.

Överst på sidan

Starta arbetsflödet Samla in feedback för ett dokument

Innan du kan starta ett arbetsflöde för insamling av Feedback på ett dokument måste spara du dokumentet i ett SharePoint-dokumentbibliotek där arbetsflöde för insamling av Feedback är tillgänglig. Mer information finns i avsnittet ovan innan du börjar.

När du startar arbetsflödet kan de tillgängliga alternativen variera, beroende på hur arbetsflödet konfigurerades när det infogades i listan, biblioteket eller innehållstypen för objektet. Arbetsflödet Samla in feedback kan vara konfigurerat som ett seriellt eller parallellt arbetsflöde. I ett seriellt arbetsflöde distribueras uppgifterna till en deltagare i taget. I ett parallellt arbetsflöde tilldelas alla deltagare uppgifter samtidigt. När du startar arbetsflödet Samla in feedback visas alternativ som är anpassade för parallella arbetsflöden, om Samla in feedback är konfigurerat som ett parallellt arbetsflöde.

Om du vill säkerställa att e-postmeddelanden och påminnelser om arbetsflödesuppgifterna skickas till deltagarna när du har startat arbetsflödet, bör du kontrollera att serveradministratören har aktiverat e-postmeddelanden för webbplatsen.

Om du vill starta ett arbetsflöde för en Office Excel 2007-, Office PowerPoint 2007- eller en Office Word 2007-fil gör du så här:

  1. Öppna den fil som du vill starta arbetsflödet Samla in feedback för.

    Du kan starta ett arbetsflöde genom att öppna dokumentet i skrivskyddat läge eller redigeringsläge.

    Öppna en serverdokument i ett Office-program

    1. Klicka på Microsoft Office-knappen Bild av Office-knappen och sedan på Öppna.

    2. Klicka på Mina nätverksplatser eller Mina SharePoint-webbplatser under Leta i.

    3. Klicka på namnet för den SharePoint-webbplats där filen finns och klicka sedan på Öppna.

      Alternativt kan du öppna webbplatsen genom att dubbelklicka på dess namn. Du kan även dubbelklicka på ett bibliotek eller en fil som du vill öppna.

      Om servern inte visas i någon av kategorierna anger du serverns URL i rutan Filnamn och klickar sedan på Öppna.

    4. Klicka på namnet för det bibliotek som innehåller filen, till exempel Delade dokument, och klicka sedan på Öppna.

    5. Klicka på namnet för den fil som ska öppnas, och klicka sedan på Öppna.

  2. Klicka på Microsoft Office-knappen Bild av Office-knappen och klicka sedan på arbetsflöden.

    Kommandot Arbetsflöde

    Om dokumentet inte har sparats i ett SharePoint-bibliotek där arbetsflöden är tillgängliga, blir du ombedd att spara dokumentet på en sådan plats.

  3. Leta reda på arbetsflödet Samla in feedback i dialogrutan Arbetsflöden, och klicka sedan på Starta.

    Dialogrutan Arbetsflöden

    1. Om dokumentet har checkats ut till dig blir du ombedd att checka in dokumentet. Därefter kan du göra ett nytt försök att starta arbetsflödet.

    2. Om organisationen har en anpassad version av arbetsflödet Samla in feedback, kanske arbetsflödet har ett annat namn.

  4. Klicka på Granskare i dialogrutan Samla in feedback om du vill markera namnen för personer eller grupper som ska tilldelas arbetsflödesuppgifter.

    Om arbetsflödet är seriellt (uppgiften tilldelas en deltagare åt gången) skriver eller markerar du deltagarnas namn i den ordning som uppgifterna ska tilldelas. Du kan kontrollera om ett arbetsflöde är seriellt eller parallellt genom att granska slutdatuminformationen. Om varje deltagare har tilldelats en viss period för slutförande av uppgiften är arbetsflödet seriellt, och en deltagare åt gången tilldelas uppgiften. Om ett och samma slutdatum har angetts för alla deltagare är arbetsflödet parallellt, och alla deltagare tilldelas arbetsflödesuppgiften samtidigt.

  5. Om du inkluderar grupper som arbetsflödesdeltagare markerar du kryssrutan Tilldela en enskild uppgift till varje grupp som anges (utöka inte grupper) om hela gruppen ska tilldelas en enda uppgift (i stället för en uppgift till varje gruppmedlem). Uppgiften kan utföras av en person i den angivna gruppen.

  6. Om du vill infoga ett meddelande eller uppgiftsinstruktioner anger du informationen i textrutan under Skriv ett meddelande som ska bifogas i din begäran.

  7. Gör något av följande om du vill ange när uppgiften ska slutföras under Förfallodatum:

    1. Skriv ett nummer och välj sedan antingen dag/dagar eller vecka/veckor som tidsperiod, för ett seriellt arbetsflöde.

    2. Ange ett datum under Uppgifterna förfaller om arbetsflödet är parallellt.

  8. Om andra personer ska få meddelanden (inte uppgiftstilldelningar) om att arbetsflödet har startats, anger du personernas namn på raden Kopia eller klickar på Kopia för att välja personer och grupper.

  9. Klicka på Starta.

Överst på sidan

Slutföra en uppgift i arbetsflödet Samla in feedback

När du får en påminnelse i din e-post upptäcker du förmodligen att du har fått till uppgift att granska ett dokument. Du kan utföra uppgiften direkt från e-postmeddelandet i Office Outlook 2007.

  1. Klicka i e-postmeddelandet på den dokumentlänk som visas under För att slutföra uppgiften.

    Obs!: Kom ihåg att spara ändringarna på servern, om du lägger till kommentarer eller inför ändringar direkt i dokumentet.

  2. Du markerar uppgiften som slutförd genom att klicka på knappen Redigera den här uppgiften överst i e-postmeddelandet.

    Knappen Redigera den här uppgiften i ett meddelande i Outlook

    Knappen Redigera den här uppgiften finns också överst i ett uppgiftsmeddelande som visas i läsfönstret.

  3. Gör något av följande i slutförandeformuläret Feedback begärd:

    • Om du vill skicka feedbackkommentarer till arbetsflödets ägare, skriver du feedback i textrutan och klickar på Skicka feedback.

    • Om du vill tilldela om granskningsuppgiften till en annan person, klickar du på Tilldela om uppgift, anger vem som du vill tilldela uppgiften till och klickar på Skicka.

    • Om du vill begära en ändring i objektet klickar du på Begär en ändring, anger vem du vill tilldela ändringsbegäran till, anger information om den begärda ändringen och klickar på Skicka.

      Beroende på hur arbetsflödet har anpassats när det lades till i listan, biblioteket eller innehållstypen för detta objekt, är det inte säkert att alternativen för att tilldela om uppgiften eller begära en ändring är tillgängliga.

Överst på sidan

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×