Samla in data via e-post

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

I Microsoft Office Access 2007 är det enkelt att samla in data från andra personer världen över, t.ex. personer i säljgruppen, deltagare i en undersökning eller kontaktpersoner. Office Access 2007 samarbetar med Microsoft Office Outlook 2007 för att skapa och skicka e-postmeddelanden som innehåller dataformulär. När mottagarna fyller i formulären och skickar tillbaka dem till dig, bearbetas svaren enligt dina angivelser. Om du t.ex. väljer att låta svaren bearbetas automatiskt läggs innehållet i formulären till i lämpliga tabeller i databasen så snart svaren ankommer till inkorgen. Med den här funktionen, guiden Samla in data via e-postmeddelanden, kan du spara massor med tid, eftersom du inte behöver registrera informationen själv.

Artikelinnehåll

När du ska använda datainsamling

Innan du sätter igång

Gå igenom guiden

När du skickar e-postmeddelandet

Samla in data via e-post

Användningsområden för datainsamling

I listan nedan beskrivs några scenarier där den här nya funktionen används.

  • Undersökningar    Du vill genomföra en underökning och samla resultatet i Access. Först skapar du en Access-databas som innehåller de tabeller som behövs för att lagra resultatet. Sedan använder du guiden för att skapa ett formulär som omfattar frågorna (presenteras som fält) och skickar dem via e-post till deltagarna i undersökningen. När deltagarna svarar hamnar deras svar direkt i tabellen som du har angett i databasen.

  • Statusrapporter    Oavsett om det gäller de senaste lagernivåerna eller informationen om ett pågående ärende, kan din arbetsgrupp skicka e-postmeddelanden som innehåller aktuella uppgifter med jämna mellanrum som håller dig informerad.

  • Evenemangshantering    När du ordnar ett evenemang, t.ex. en konferens eller kurs, kan du skicka ett eller flera formulär som e-postmeddelanden för att samla in kontaktinformation, rese- och hotellönskemål o.s.v. Om du väljer att bearbeta svaren automatiskt kan deltagarna ändra sina önskemål när som helst utan att behöva meddela dig, och du har alltid den senaste informationen som beslutsunderlag.

För att det ska bli enklare att skapa och skicka dataformulär som e-postmeddelanden kan du använda guiden Samla in data med e-postmeddelanden, där får du hjälp med alla viktiga steg i processen, bl.a. hur svaren ska bearbetas när de kommer till din inkorg.

Överst på sidan

Innan du börjar

Om detta är första gången som du samlar in data via e-post ska du utföra följande steg så att datainsamlingen blir så lyckad som möjligt.

  1. Se till att du har installerat följande program på datorn:

    • Office Access 2007    Guiden Samla in data med e-postmeddelanden finns bara i Office Access 2007.

    • Office Outlook 2007    Du måste ha Office Outlook 2007 installerat och konfigurerat på datorn som du använder för att skicka e-postmeddelandena. Om du har Outlook installerat men ännu inte konfigurerat det, startar du Outlook och följer anvisningarna i startguiden i Outlook. Hjälp med guiden finns i hjälpen till Outlook.

    • Microsoft Office InfoPath 2007 (valfritt)    När du skapar dataformuläret kan du välja mellan ett enkelt formulär i HTML-format-format och ett lättanvänt format som skapas i InfoPath. Om Office InfoPath 2007 eller senare inte är installerat på datorn, eller om du inte är säker på att alla mottagare av meddelandet har Office InfoPath 2007 eller senare installerat, använder du HTML-formulär.

      Obs!: Tänk på att formuläret som används för att samla in data via e-post inte är ett Access-formulär. Guiden skapar ett speciellt formulär som baseras på om du väljer HTML- eller InfoPath-formatet.

  2. Se till att användarna som ska få e-postmeddelandet har följande program installerade på sina datorer. Om de inte har det kan de inte visa eller redigera formuläret.

    • En e-postklient som stöder HTML-format    Om du skickar ett HTML-format måste mottagarna ha ett e-postprogram som stöder HTML.

    • Office Outlook 2007 och Office InfoPath 2007 (båda är valfria)    Om du skickar ett InfoPath-formulär måste mottagaren ha både Office Outlook 2007 och Office InfoPath 2007 installerat för att kunna visa och redigera InfoPath-formuläret.

  3. Identifiera måldatabasen. Databasen kan vara i antingen MDB- eller ACCDB-format. MDE- och ACCDE-filer stöds dessutom.

    Om du inte vill använda en befintlig databas måste du skapa en ny.

  4. Identifiera eller skapa tabellerna som du vill fylla med data från användarnas svar på ditt meddelande. Om du samlar in data till befintliga tabeller ser du till att de inte är skrivskyddade och att du har behörighet att lägga till eller uppdatera innehållet.

    Mer information om hur du skapar tabeller finns i artikeln skapa tabeller i en databas.

    Obs!: 

    • Fält med följande datatyper kan inte samlas in via e-post:

      • Bifogad fil

      • Räknare

      • Flervärdesfält

      • OLE

    • Om data samling åtgärden fyller i två eller flera tabeller, måste du skapa en urvalsfråga och använda det som formulärets datakälla. Se till att frågan inkluderar alla obligatoriska fält från underliggande tabeller. Om du använder en befintlig fråga kan du se till att frågan inte är skrivskyddad och att du har nödvändiga behörigheter för att lägga till eller uppdatera innehållet. Mer information om hur du skapar en fråga som baseras på två eller fler tabeller finns i artikeln Skapa en fråga som baseras på flera tabeller.

  5. I de flesta fall kan du bestämma om du vill lagra de insamlade data som nya poster eller använda dem för att uppdatera befintliga poster. I följande situationer kan du bara lagra data som nya poster:

    • Du samlar in data för att fylla två eller flera tabeller.

    • Den underliggande tabellen har inte något primärnyckelfält. Det måste finnas primärnyckelvärden om det ska gå att mappa varje svar till en befintlig post. Om måltabellen inte har något primärnyckelfält lägger du till ett nu eller använder ett befintligt fält som innehåller unika värden som primärnyckel.

    • Den underliggande tabellen innehåller inte några poster. Om tabellen är tom förutsätter guiden att du vill lägga till poster.

    • E-postadresserna till mottagarna lagras inte som ett fält i databasen. När du samlar in data som ska uppdatera poster, kan du inte manuellt skriva adresserna i det meddelande som skapas i guiden. Adressfältet måste finnas i måltabellen, eller i en tabell som har en relation till måltabellen. Om du t.ex. samlar in data för att uppdatera tabellen Order, måste adresserna lagras som ett fält i tabellen Order eller i en relaterad tabell (t.ex. tabellen Kunder).

Överst på sidan

Gå igenom guiden

Du är nu klar att köra guiden där du får hjälp med att konfigurera datainsamlingen.

I det här avsnittet

Starta guiden

Välj vilken typ av datainmatningsformulär

Ange vad du vill göra med data

Markera formulärfält

Ange hur du vill bearbeta data

Välj hur du vill ange mottagarnas e-postadresser

Ange fältet e-postadress

Anpassa e-postmeddelandet

Skapa och skicka e-postmeddelanden

Starta guiden

  1. Öppna måldatabasen.

  2. Om du vill fylla en enda tabell väljer du den i navigeringsfönstret. Om du vill fylla två eller flera relaterade tabeller väljer du frågan som är bunden till dessa tabeller.

  3. Starta guiden på något av följande sätt:

    • Skapa e-post på fliken Externa Data i gruppen Samla in Data. Bild av knapp

    • Högerklicka på tabellen eller frågan och klicka sedan på Samla in och uppdatera data via e-post.

      Om tabellen inte innehåller några fält, eller har fält av typen Räknare, OLE-objekt, Bifogad fil eller flervärdes uppslagsfält, visas meddelandet Den markerade tabellen eller frågan innehåller inga fält som har stöd för datainsamling via e-post.

      Om tabellen innehåller fält som stöder datainsamling, startar guiden. Den första sidan i guiden innehåller huvudstegen. Om måltabellen stöder både tillägg och uppdatering av data, finns det sex huvudsteg i guiden.

      De sex huvudstegen här måltabellen stöder tillägg och uppdatering av data

      Om objekten bara stöder tillägg av poster, utför guiden fem huvudsteg.

      De fem huvudstegen när måltabellen bara stöder tillägg av data

  4. Klicka på Nästa.

    Guiden uppmanar dig att välja den typ av formulär som du vill skapa.

Välj den typ av dataformulär som du vill skicka

I det här steget måste du välja om du vill skapa ett HTML-formulär eller ett InfoPath-formulär. Som tidigare har nämnts går det inte att samla in data via e-post med ett Access-formulär – du måste antingen använda ett HTML-formulär eller ett InfoPath-formulär som du skapar i guiden.

Välj vilken typ av datainmatningsformulär som du vill skicka till användarna

Om InfoPath inte är installerat på datorn går alternativet Microsoft Office InfoPath-formulär inte att använda.

Vilken typ av formulär du ska skapa är beroende av två faktorer – hur lätt det är att använda och om alla mottagare har de program som behövs installerade på sina datorer. Ett InfoPath-formulär är mycket enklare att använda, men för HTML-formulär krävs färre program.

I InfoPath-formuläret är det enklare att registrera och redigera data. InfoPath-formulär kan dessutom utföra en preliminär verifiering av data när användaren klickar på knappen Skicka, så att användaren kan korrigera informationen innan svaret skickas till dig.

Sammanfattningsvis har InfoPath-formulär flera fördelar jämfört med HTML-formulär, men ett HTML-formulär kan visas och redigeras av alla användare med en e-postklient som stöder HTML.

  1. Välj bara alternativet Microsoft Office InfoPath-formulär i guiden om alla mottagare har både Office InfoPath 2007 och Office Outlook 2007 installerat. Annars väljer du alternativet HTML-formulär.

  2. Klicka på Nästa.

    Vilken sida i guiden som sedan visas beror på om målobjektet har stöd för uppdatering av data. Om objektet baseras på en eller två tabeller, eller om det är en tabell som inte har ett primärnyckelfält eller inte innehåller några poster, förutsätter guiden att du vill lägga till nya poster och uppmanar dig att välja formulärfält. I samtliga fall uppmanas du att ange om du vill lägga till eller uppdatera data innan du tillfrågas att välja formulärfält.

    Om du uppmanas att välja formulärfält, hoppa direkt till avsnittet Markera formulärfält i den här artikeln.

Ange vad du vill göra med informationen

I det här steget ska du ange om du vill lägga till nya poster i databasen eller uppdatera befintliga poster.

Samlar du in nya data eller uppdaterar du befintliga data?

Vilken typ av formulär som du använder påverkar antalet nya poster som mottagaren kan skicka till dig i ett enda svar. När du uppdaterar data måste antalet poster som ska uppdateras av mottagarna vara lika många som de ifyllda formulären som ska ingå i ett meddelande. I tabellen nedan sammanfattas de olika scenarierna:

Typ av formulär

Lägga till eller uppdatera

Resultat

HTML

Lägg till

Mottagarna kan bara skicka en ny post i varje svar.

InfoPath

Lägg till

Mottagarna kan skicka flera nya poster i varje svar. Det gör de genom att klicka på Infoga en rad längst ned i e-postmeddelandet.

Obs!: När du har angett vilka fält som du vill ta med i meddelandet, visas en sida i guiden där du kan ange flera alternativ. På den här sidan anger du vilken Outlook-mapp som svaren ska bearbetas i samt hur de ska bearbetas.

HTML

Uppdateringsfrågor

Varje e-postmeddelande innehåller ett eller flera förifyllda formulär, beroende på hur många poster som motsvarar en enskild e-postadress. Mottagaren kan gå igenom och uppdatera alla formulär i meddelandet.

InfoPath

Uppdateringsfrågor

Varje e-postmeddelande innehåller ett eller flera förifyllda formulär, beroende på hur många poster som motsvarar en enskild e-postadress. Mottagaren kan gå igenom och uppdatera alla formulär i meddelandet.

Användarna kan dessutom skicka fler poster genom att klicka på Infoga en rad längst ned i e-postmeddelandet. Senare i den här artikeln får du lära dig hur du hindrar användarna från att lägga till nya poster i en uppdateringsbegäran.

  1. Klicka på Samla endast in ny information eller Uppdatera befintlig information i guiden.

    Om målet är att lägga till poster kan du skriva e-postadresserna i adressrutan i e-postmeddelandet när meddelandet skapas. Om du vill uppdatera befintliga data måste e-postadresserna till mottagarna lagras i ett fält i den underliggande tabellen eller frågan, eller i en relaterad tabell.

  2. Klicka på Nästa.

    Du får en uppmaning om att välja fälten som ska ingå i formuläret.

Välj formulärfälten

I det här steget väljer du vilka fält som ska ingå i formuläret.

Ange vilka data som du vill samla in.

Det är i allmänhet inte nödvändigt att ta med alla fält som finns i den underliggande tabellen eller frågan i formuläret. Det finns emellertid två undantag:

  • Obligatoriska fält    Om du samlar in nya poster tas automatiskt alla fält vars Obligatoriskt-egenskap anges till Ja med. Om något av de obligatoriska fälten för en post är tomt, går det inte att lägga till posten i tabellen.

  • Fälttyper som inte stöds    Det går inte att ta med vissa fält i formuläret. Guiden har med andra ord inte stöd för Räknare, Bifogad fil, OLE-objekt och flervärdiga uppslagsfält. Fält av dessa typer visas inte i listan Fält i tabellen eller Fält i frågan i guiden. Räknare-fält fylls i automatiskt när nya poster läggs till. Du måste fylla i fält av typen OLE-objekt, Bifogad fil och flervärdiga uppslagsfält i antingen databladsvyn eller i formulärvyn eftersom det inte går att lägga till dessa värden genom en datainsamling.

  • Primärnyckelfält     I tabellen nedan finns en översikt över när du kan ta med ett primärnyckelfält i ett formulär:

Syfte med datainsamlingen

Datatyp

Tas med i formuläret?

Lägg till

Räknare

Nej. Primärnyckelvärdet skapas automatiskt när posten läggs till i tabellen.

Lägg till

Inte Räknare

Ja. Användaren kan skriva ett värde i fältet när poster läggs till. Svaret bearbetas inte om angivet värde redan används.

Uppdateringsfrågor

Antingen Räknare eller Inte Räknare

Nej. Primärnyckelvärdet kan inte redigeras i formuläret. Det här fältet används för att mappa respektive svar till en befintlig post.

  1. Dubbelklicka på önskade fält i listan Fält i tabellen eller Fält i frågan. Om du vill ta med alla fält klickar du på >>.

  2. Ordna om fälten med upp- och nedpilarna i listan Fält som ska finnas med i e-postmeddelandet.

  3. Ange en rubrik för respektive fält under Fältegenskaper. Klicka på Skrivskydd om du uppdaterar data och vill visa fältet för användaren, men inte vill att användaren ska kunna ändra informationen. Fältet visas i e-postmeddelandet med rubriken Det här fältet är skrivskyddat. Den här funktionen är mest användbar om användaren uppdaterar befintliga data.

  4. Klicka på Nästa.

    Du uppmanas att ange hur svaren ska bearbetas.

Ange hur du vill bearbeta informationen

I det här steget ska du fatta ett mycket viktigt beslut om hur du vill att svaren ska bearbetas – automatiskt eller manuellt. Observera att manuell bearbetning i det här sammanhanget inte innebär att du registrerar data själv i datablads- eller formulärvyn. Det innebär bara att du manuellt startar exportåtgärden som överför den insamlade informationen till måltabellen.

Ange hur du vill bearbeta svaren.

Automatisk bearbetning

Om du väljer att bearbeta svaren automatiskt, samarbetar Outlook och Access när svaren har kommit till din postlåda och exporterar innehållet i respektive svar till måltabellerna i databasen.

Genom automatisk bearbetning kan du spara mycket tid och arbete. Svaren exporteras utan problem så länge följande villkor uppfylls vid den tidpunkt svaren ankommer till postlådan:

  • Outlook måste vara igång på datorn. Om Outlook inte körs börjar bearbetningen nästa gång du startar Outlook.

  • Access måste vara installerat på datorn.

  • Databasen får inte vara lösenordsskyddad och ska inte vara öppen i exklusivt läge. Namnet på eller sökvägen till databasen får inte ha ändrats sedan du skickade e-postmeddelandet.

  • Namn på tabeller och formulär, samt egenskaperna för fälten i formuläret, får inte ha ändrats sedan du skickade e-postmeddelandet.

  • Du måste ha behörighet att lägga till eller uppdatera innehållet i de underliggande tabellerna och frågan.

Om ett eller flera av dessa villkor inte uppfylls misslyckas den automatiska bearbetningen. Om bearbetningen misslyckas försöker du att korrigera felen och exporterar sedan de svar som misslyckats manuellt. Alla svar som har ankommit till inkorgen efter att du har löst problemet kommer att bearbetas automatiskt.

Tillåta endast uppdatering av data

Om uppdaterar data och markerar kryssrutan Bearbeta svar och lägg till data i databasen automatiskt blir kryssrutan Tillåt endast uppdateringar av befintliga data tillgänglig. Markera den här kryssrutan om du inte vill att användarna ska kunna skicka nya poster. Om du bara lägger till nya data visas inte kryssrutan Tillåt endast uppdateringar av befintliga data.

Manuell bearbetning

Om du vill styra när och vilka svar som bearbetas avmarkerar du kryssrutan Bearbeta svar och lägg till data i databasen automatiskt. I det här fallet hamnar svaren i inkorgen men de överförs inte till databasen. Du måste manuellt välja och högerklicka på varje svar i Outlook och sedan klicka på Exportera data till Microsoft Access på snabbmenyn för att fylla databasen.

Du kanske också manuellt måste bearbeta de svar som inte lyckas bearbetas automatiskt. När du har löst problemet som orsakade felet, måste du manuellt exportera vart och ett av de befintliga svaren.

Kom ihåg följande när du startar en exportåtgärd:

  • Office Access 2007 måste vara installerat på datorn.

  • Om databasen är lösenordsskyddad uppmanas du att ange lösenordet när du inleder exportåtgärden. Databasen får heller inte vara öppen i exklusivt läge, och namnet eller sökvägen får inte ha ändrats sedan du skickade e-postmeddelandet.

  • Namn på tabeller och formulär, samt egenskaperna för fälten i formuläret, får inte ha ändrats sedan du skickade e-postmeddelandet.

  • Du måste ha behörighet att lägga till eller uppdatera innehållet i de underliggande tabellerna och frågan.

Ange fler bearbetningsalternativ

  1. På sidan Ange hur svaren ska bearbetas i guiden granskar du namnet på Outlook-mappen där svaren lagras. Om du vill ange en annan mapp för svaren till denna datainsamlingsbegäran, klickar du på mappens namn. I dialogrutan Välj mapp markerar du en ny mapp eller klickar på Ny om du vill skapa en ny mapp. Klicka på OK och gå tillbaka till Access.

  2. Klicka på Ange egenskaper för den automatiska bearbetningen av svaren så att dialogrutan Alternativ för datainsamling via e-post visas.

    Samla in data med dialogrutan Alternativ för datainsamling via e-post

    Använd den här dialogrutan om du vill ange hur svaren ska bearbetas. Om du vill bearbeta svaren manuellt hoppar du över nästa steg.

  3. I dialogrutan Alternativ för datainsamling via e-post granskar du och eventuellt ändrar inställningarna på följande sätt, och klickar därefter på OK:

    • Ignorera svar från personer som du inte skickat meddelandet till    Markera den här kryssrutan om enbart de svar som har skickats av de ursprungliga mottagarna av meddelandet ska bearbetas automatiskt. Svar från andra personer lagras i målmappen, men de bearbetas inte automatiskt.

    • Acceptera flera svar från samma mottagare     En mottagare kan skicka flera svar. Markera den här kryssrutan om bara det första svaret från respektive mottagare ska bearbetas automatiskt. Det andra och efterföljande svaren lagras i målmappen, men de bearbetas inte automatiskt.

      Obs!: Den här inställningen styr enbart antalet svar, och inte antalet poster inom ett enskilt svar som bearbetas. Om du med andra ord skickar ett InfoPath-formulär kan en användare skicka flera poster till dig i ett enda svar, och alla posterna i svaret bearbetas automatiskt även om den här kryssrutan inte är markerad.

    • Tillåt endast uppdateringar av befintliga data    När mottagarna använder ett InfoPath-formulär för att uppdatera data kan de skicka nya poster till dig förutom uppdateringarna av befintliga poster. Markera den här kryssrutan om du bara vill bearbeta uppdateringar av befintliga poster.

    • Antal svar som ska bearbetas    Skriv det totala antalet svar (från alla mottagare) som ska bearbetas automatiskt. Om du vill att alla svar ska bearbetas automatiskt skriver du ett högt värde i textrutan, t.ex. 5 000. Svar som ankommer efter att angivet värde har uppnåtts lagras i målmappen, men de bearbetas inte automatiskt.

    • Tid och datum när bearbetningen ska stoppas    Ange när den automatiska bearbetningen av det här e-postmeddelandet ska upphöra. Svar som ankommer efter detta datum och denna tid lagras i målmappen, men bearbetas inte automatiskt.

      Obs!: Om du vill ändra dessa alternativ vid en senare tidpunkt, klickar du på Hantera svar i gruppen Samla in data på fliken Externa data. Markera meddelandet som du vill ändra alternativ för i dialogrutan Hantera datainsamlingsmeddelanden och klicka på Alternativ för meddelanden. De ändringar du gör i dialogrutan påverkar alla framtida svar på detta meddelande.

  4. Klicka på OK och sedan på Stäng.

    Nästa steg beror på om du lägger till data eller uppdaterar den. Om du lägger till nya poster, fortsätter du med nästa avsnitt. Gå vidare till avsnittet Ange fältet e-postadressom du samlar in data om du vill uppdatera befintliga poster.

Välj en metod för att ange mottagarnas e-postadresser

Om du bara samlar in ny information kan du ange e-postadresserna på två sätt:

Välj mottagare till e-postmeddelandet.

  • Skriva adresserna individuellt i e-postmeddelandena som skapas i guiden, eller välja adresserna från en adressbok.

  • Använda ett fält i den aktuella databasen som innehåller e-postadresser. Fältet måste finnas i den underliggande tabellen eller frågan, eller i en relaterad tabell.

När du samlar in data för att uppdatera befintliga poster visas inte den här dialogrutan, eftersom mottagarnas e-postadresser i det fallet måste finnas som ett fält i databasen.

  1. Välj önskat alternativ i guiden.

  2. Klicka på Nästa.

    Om du väljer att ange e-postadresserna själv kan du gå vidare till avsnittet Anpassa e-postmeddelandet. Om du väljer att använda ett fält i databasen kan du fortsätta med nästa avsnitt.

Ange e-postadressfälten

I det här steget anger du vilket fält som innehåller mottagarnas e-postadresser.

Ange fältet i databasen som innehåller mottagarnas e-postadresser.

  • Om fältet finns i den aktuella tabellen eller frågan markerar du Den aktuella tabeller eller frågan, markerar fältet i den nedrullningsbara listan och klickar sedan på Nästa.

  • Om fältet som innehåller mottagarnas e-postadresser inte finns i den aktuella tabellen eller frågan gör du så här:

    1. Markera En associerad tabell.

    2. I den nedrullningsbara listan väljer du det fält i den aktuella tabellen som kopplas till tabellen som innehåller adresserna. Detta är vanligtvis ett ID-fält.

    3. Gör något av följande:

      • Om fältet som du väljer associeras med bara en tabell, visas ytterligare en nedrullningsbar lista. Markera fältet som innehåller e-postadresserna.

      • Om fältet som du väljer associeras med flera tabeller, visas två ytterligare nedrullningsbara listor. I den första listan markerar du tabellen som innehåller e-postadresserna. I den andra listan markerar du fältet.

    4. Klicka på Nästa.

Associerade tabeller är sådana där det finns relationer definierade mellan dem. Så här visar eller redigerar du relationer i databasen:

  • Klicka på relationer på fliken Databasverktyg i gruppen Visa/Dölj. Bild av knapp

Mer information om relationer finns i artiklarna Guide till tabellrelationer eller Skapa, redigera eller ta bort en relation.

När du väljer att använda ett adressfält går det inte att förhandsgranska eller anpassa e-postmeddelandet i Outlook. I stället gör du detta i guiden. I nästa steg i guiden visas det förvalda ämnet och brödtexten till meddelandet, som du kan anpassa.

Anpassa e-postmeddelandet

I det här steget går du igenom komponenterna i meddelandet och ändrar om det behövs.

Anpassa e-postmeddelandet

  1. Gör eventuella ändringar i fälten Ämne och Introduktion.

  2. Om du väljer att använda e-postadresser som lagras i ett fält i databasen kan du göra ett annat val på den här sidan. Välj något av alternativen under Lägg till mottagarnas e-postadresser i:. Oavsett vilket alternativ du väljer får användarna e-postmeddelandet. Om du väljer att ange e-postadresserna i Microsoft Office Outlook är detta alternativ inte tillgängligt.

  3. Klicka på Nästa.

Skapa och skicka e-postmeddelandet

I guiden visas en sida med information om att du nu kan skapa meddelandet, och hur du visar e-poststatus genom att använda kommandot Hantera svar.

Skapa e-postmeddelandet

Vissa varningsmeddelanden kan visas på den här sidan. I tabellen nedan beskrivs de olika varningarna och hur du kan lösa problemen.

Varning

Beskrivning

Lösning

Vissa poster innehåller inte en giltig adress i e-postadressfältet. Inga data kommer att returneras för dessa rader.

E-postadressfältet som du har valt innehåller null-värden.

Om du vill samla in data för alla poster avslutar du guiden och byter ut null-värdena mot e-postadresser. Starta guiden igen.

Databasen är låst i exklusivt läge. Den automatiska bearbetningen kan inte genomföras förrän låset tas bort.

Databasen är öppen i exklusivt läge.

Om du väljer att bearbeta svaren automatiskt misslyckas detta eftersom det inte går att lägga till i eller uppdatera en databas som är låst i det läget. Stäng databasen och öppna den igen i ett annat läge omedelbart efter att du har skickat meddelandet.

Dessa e-postmeddelanden kan innehålla känslig eller konfidentiell information.

Du samlar in data för att uppdatera befintliga poster, och formuläret som du tänker skicka ska vara ifyllt med befintliga data.

Om vissa formulärfält innehåller känslig information går du tillbaka till det steg i guiden där du valde fälten, och tar bort fälten som kan innehålla känslig information.

Vilka följande steg som du ska utföra är beroende av om du anger e-postadresserna själv eller om du använder adresser som lagras i databasen.

Om du väljer att ange adresserna i e-postmeddelandet

I det här scenariet skriver du e-postadresserna i Outlook och kan förhandsgranska och anpassa meddelandena innan du klickar på Skicka.

  1. Fortsätt genom att klicka på Skapa.

    Ett Outlook-meddelande som innehåller dataformuläret visas. Meddelandets brödtext omfattar en kort introduktion och ett formulär med kontroller och tips. Det rekommenderas starkt att du inte ändrar i meddelandets brödtext. Om formulärets struktur ändras kanske svaren inte kan bearbetas.

  2. Skriv e-postadresserna till mottagarna i rutornaTill, Kopia eller Hemlig kopia. Du kan också klicka på Till, Kopia eller Hemlig kopia och välja adresserna i en adressbok.

  3. Klicka på Skicka.

Om du väljer att använda ett adressfält i databasen

I det här scenariet har du redan förhandsgranskat och anpassat meddelandet. Nu ska du filtrera e-postadressfältet så att du kan välja adresserna till de användare som meddelandet ska skickas till.

  1. Visa sidan Skicka e-postmeddelandet till mottagarna genom att klicka på Nästa.

    Skicka e-postmeddelandet till mottagarna

  2. Välj de e-postadresser som du vill använda genom att markera motsvarande kryssrutor.

  3. Klicka på Skicka.

    Om det finns några av värdena i adressfältet inte är giltiga e-postadresser, visas en dialogruta med en lista över ogiltiga adresser. I det här fallet anteckna adresserna i listan, klicka på Avsluta, verifiera adresserna och försök sedan skicka meddelandet igen. Mer information om att skicka meddelanden finns i avsnittet Skicka ett e-datainsamlingsmeddelande.

Du har nu utfört nästan alla uppgifter som behövs för att samla in data via e-post. Om du väljer att bearbeta svaren automatiskt, och om inga fel inträffar, kommer data att överföras till måldatabasen utan att du behöver göra något mer.

Å andra sidan, om du väljer att bearbeta svaren manuellt, eller om fel inträffar, måste ytterligare åtgärder vidtas. Mer information om manuell bearbetning av svaren, felsökning och allmän hantering av datainsamlingsmeddelanden och svar finns i nästa stycke.

Överst på sidan

När du har skickat e-postmeddelandet

Mottagarna svarar på e-postmeddelandet genom klicka på Svar, fylla i den begärda informationen i formuläret och sedan klicka på Skicka. I det här stycket beskrivs hur du visar svaren och vad du ska göra om något av dem inte bearbetas som det ska.

I det här avsnittet

Visa svar

Verifiera och felsökning automatisk bearbetning av svar

Manuellt hanterar svar och felsökning

Skicka ett e-datainsamlingsmeddelande

Länkar till mer information om hantering av svar och hur du ändrar meddelandealternativ finns under Se även.

Visa svaren

Oavsett hur du väljer att bearbeta svaren kanske du vill veta hur du tar reda på vilka som har svarat, och du kanske också vill öppna svaren manuellt. Du visar svaren så här:

  1. Växla till Outlook och bläddra sedan till den mapp som du har valt att lagra datainsamlingssvaren i.

    Tips: Om du inte minns namnet på mappen klickar du på Hantera svar i gruppen Samla in data på fliken Externa data. Mappens namn visas i kolumnen Outlook-mapp i dialogrutan Hantera datainsamlingsmeddelanden på den rad som motsvarar meddelandet vars svar du vill visa.

  2. Öppna ett svar i Outlook genom att dubbelklicka på det. Formuläret som har fyllts i av avsändaren visas.

Svar på ett ursprungligt svarsmeddelande bearbetas inte. Om du hittar ett eller flera formulär från mottagare som är tomma, ofullständiga eller felaktigt ifyllda, måste du skicka det ursprungliga e-postmeddelandet igen till dessa användare. De går inte att använda kommandot Svara.

På samma sätt måste du skicka det ursprungliga meddelandet, i stället för att vidarebefordra det om du vill skicka din förfrågan till ytterligare personer. Finns i avsnittet Skicka ett e-datainsamlingsmeddelande för mer information.

Kontrollera och felsöka automatisk bearbetning av svar

Om du väljer att bearbeta svaren automatiskt gör du följande för att säkerställa att svaren har bearbetats korrekt:

  • Gå igenom värdena i kolumnerna Uppföljningsflagga, Datainsamlingsstatus och Kategorier för varje svar.

    Tips: Om kolumnerna Uppföljningsflagga, Datainsamlingsstatus och Kategorier inte visas, lägger du till dem med hjälp av Fältväljaren. Högerklicka i kolumnhuvudet och klicka sedan på Fältväljaren. I dialogrutan Fältväljaren drar du vart och ett av fälten och släpper dem till höger eller vänster om en befintlig kolumnrubrik.

    Om kolumnen Uppföljningsflagga anges till Datainsamlingsåtgärden har slutförts, kolumnen Datainsamlingsstatus är tom och det finns en grön indikator i kolumnen Kategorier i Outlook-mappen har svaret bearbetats.

  • Du kanske också vill granska innehållet i måltabellerna för att kontrollera att den insamlade informationen har lagrats som nya poster eller som uppdateringar av befintliga poster.

Om du tror att ett svar automatiskt inte bearbetades kan du kontrollera att alla de nödvändiga villkoren för bearbetning är uppfyllda. Se avsnittet automatisk bearbetningtidigare i den här artikeln. Försök förslagen som visas i följande tabell. De flesta förslag kräver åtgärda problemet och manuellt exportera svaret. Hjälp med manuell exportera finns i nästa avsnitt, hanterar svar och felsöka manuellt.

Problem

Orsak

Lösning

Ett svar finns i Outlook-mappen, men har inte bearbetats. Kolumnen Datainsamlingsstatus innehåller Meddelandet ej bearbetat.

Gå igenom meddelandealternativen i dialogrutan Alternativ för datainsamling via e-post. Inställningarna väljs antingen för manuell bearbetning av svaren, eller för att förhindra att vissa svar bearbetas automatiskt.

Tips: Du visar alternativen genom att klicka på Hantera svar i gruppen Samla in data på fliken Externa data. Markera önskat meddelande i dialogrutan och klicka på Alternativ för meddelanden.

Exportera svaret manuellt.

Om du vill vara säker på att svaren som ännu inte har tagits emot kommer att bearbetas automatiskt, ändrar du inställningarna i den här dialogrutan.

Om du behöver hjälp med att gå igenom och ändrar alternativen finns i artikeln Alternativ för datainsamlingsmeddelanden .

Jag har svarat på ett av mina meddelanden men det bearbetas inte.

När du svarar på egna meddelanden gör du det på ett något annorlunda sätt.

I stället för att fylla i formuläret i meddelandet som du tar emot, fyller du i formuläret som finns i det skickade meddelandet i mappen Skickat. Bläddra till mappen Skickat och öppna meddelandet. Klicka på Svara, fyll i formuläret och klicka på Skicka.

Ett svar hamnar inte i rätt mapp.

Det är bara de ursprungliga svaren på ett meddelande som lagras i den angivna mappen.

Svar på egna meddelanden (om du inte använder en kopia av meddelandet i mappen Skickat för att skapa svaret) och svar som ingår i en meddelandetråd som används för diskussion kanske inte flyttas till den angivna mappen.

Andra orsaker kan vara att Office Access 2007 inte är installerat, eller så är det tillägg som krävs för att bearbeta svaren skadat eller inte installerat.

Om något av svaren inte bearbetas fyller du i formuläret som finns i det skickade meddelandet i mappen Skickat.

Om en användare har fyllt i ett formulär i ett svar på ett svar, ber du användaren att svara på det ursprungliga meddelandet.

Om du misstänker att tilläget saknas eller är skadat växlar du till Outlook och klickar på SäkerhetscenterVerktyg-menyn och sedan på Tillägg. Se till att Microsoft Access Outlook-tillägg för datainsamling och publicering visas. Om posten inte visas installerar du Access igen.

Kolumnen Datainsamlingsstatus innehåller följande sträng:

Det går inte att hitta databasen. Leta upp databasen och importera informationen manuellt.

Databasen har antingen flyttats, bytt namn, tagits bort eller skadats.

Återställ databasen till den ursprungliga platsen och exportera svaret manuellt.

Kolumnen Datainsamlingsstatus innehåller följande sträng:

Det går inte att öppna databasen för dataimport, eftersom databasen redan används. Bearbeta svaren manuellt så snart databasen är tillgänglig igen.

Databasen är öppen i exklusivt läge, och det går inte att ändra i den förrän den låses upp.

Be användaren som har öppnat databasen i exklusivt läge att stänga den och sedan öppna den i normalt läge. Försök sedan att exportera svaret manuellt.

Kolumnen Datainsamlingsstatus innehåller följande sträng:

Den här Access-databasen är lösenordsskyddad. Exportera informationen till Microsoft Access manuellt.

Måldatabasen är lösenordsskyddad. Det går inte att bearbeta databasen automatiskt när den är skyddad med lösenord.

Exportera svaret manuellt. Om du vill att kommande svar ska bearbetas automatiskt tar du bort lösenordsskyddet från databasen.

Kolumnen Datainsamlingsstatus innehåller ett meddelande som anger att antingen en tabell, en fråga eller ett fält saknas.

Antingen har måldatabasen tagits bort eller bytt namn, eller så har strukturen ändrats så att innehållet i formuläret inte kan läggas till i tabellerna.

Återskapa måltabellerna och -frågorna eller skapa och skicka ett nytt datainsamlingsmeddelande.

Kolumnen Datainsamlingsstatus innehåller följande sträng:

Det går inte bearbeta det här e-postmeddelandet. Formuläret i meddelandet är antingen skadat eller justerat.

Antingen är formuläret eller svaret skadat, eller så har någon (mottagaren eller avsändaren) ändrat formuläret.

Om mottagaren har ändrat formuläret ber du mottagaren att skicka formuläret igen till dig, och sedan exporterar du svaret manuellt.

Om formuläret i det ursprungliga meddelandet är skadat eller ogiltigt, måste du skapa och skicka ett nytt meddelande.

Kolumnen Datainsamlingsstatus innehåller följande sträng:

Den information som krävs för att slutföra bearbetningen av den angivna databasen går inte att hitta.

Informationen som behövs för att mappa svaret till den befintliga posten som ska uppdateras saknas.

Meddelandeinställningarna måste synkroniseras med Outlook. Klicka på Hantera svar i gruppen Samla in data på fliken Externa data i Access. Markera meddelandet i dialogrutan Hantera svar. Under Meddelandedetaljer i Access visas en varningsruta. Klicka på varningen för att synkronisera inställningarna och stäng sedan dialogrutan. Växla tillbaka till Outlook och försök att exportera svaret manuellt.

Kolumnen Datainsamlingsstatus innehåller följande sträng:

Det går inte att lägga till eller uppdatera data, eftersom det skulle innebära duplicerade värden i ett fält som bara kan lagra unika värden.

Ett fält vars Indexerat-egenskap har angetts till Ja (inga dubbletter) kan inte innehålla dubblettvärden. Om värdet som är tilldelat formulärfältet redan finns i motsvarande fält i tabellen, misslyckas åtgärden.

Be mottagaren att skicka ett nytt svar, med ett annat värde i formulärfältet.

Kolumnen Datainsamlingsstatus innehåller följande sträng:

Det värde du angav tillhör inte alternativen i listan.

Antingen innehåller formuläret ett obligatoriskt fält som slår upp värden, men användaren har inte angett något värde för fältet, eller så har fältets EndastFrånLista-egenskap angetts till Ja, men användaren har angett ett värde som inte finns i listan.

Be mottagaren att skicka svaret igen efter att ha fyllt i alla fält, eller fyll i och spara formuläret själv och försök sedan att exportera igen.

Kolumnen Datainsamlingsstatus innehåller ett meddelande som anger att värdet som anges i ett formulärfält är ogiltigt.

Mottagaren har angett ogiltiga data i ett eller flera fält.

Be mottagaren att skicka svaret igen efter att ha fyllt i alla fält, eller fyll i och spara formuläret själv och försök sedan att exportera igen.

Kolumnen Datainsamlingsstatus innehåller följande sträng:

Det här meddelandet innehåller ett formulär som du behöver fylla i. När du har fyllt i formuläret, skickar du meddelandet till dess avsändare.

Mottagaren har inte fyllt i formuläret.

Be mottagaren att skicka ett nytt svar efter att ha fyllt i formuläret.

Bearbeta svar manuellt och felsökning

När du bearbetar ett svar manuellt inleder du en exportåtgärd från Outlook.

Du kan bara exportera ett svar på en gång. Undvik svar som kolumnen Status för insamling av Data är inställt på insamling data via e-post lyckades. Den här statusen anges att svaret redan har bearbetats. Svar som kolumnen Status för insamling av Data är inställt på meddelande obearbetade måste bearbetas manuellt. Ett svar som har ett felmeddelande i den här kolumnen har misslyckats ska bearbetas automatiskt, och kommer att kräva ytterligare felsökning innan du kan exportera det manuellt. I föregående avsnitt, Verifiera och felsökning automatisk bearbetning av svar, om du behöver hjälp med felsökning.

  1. Högerklicka i Outlook på svaret som du vill bearbeta manuellt.

  2. Klicka på Exportera data till Microsoft Office Access.

  3. Gå igenom svaret i dialogrutan Exportera data till Microsoft Access och klicka på OK så att exporten börjar.

    Om exportåtgärden lyckas visas meddelandet Informationen har exporterats till databasen.. Om åtgärden misslyckas visas meddelandet Data kan inte importeras på grund av fel, följt av en beskrivning av problemet som orsakade felet. I tabellen nedan beskrivs de fel som kan medföra att exportåtgärden misslyckas:

Problem

Orsak

Lösning

När jag högerklickar på ett svar visas inte kommandot Exportera data till Microsoft Access.

Det valda meddelandet är inte ett giltigt svar på ett datainsamlingsmeddelande.

Ta bort de meddelanden som inte är datainsamlingsmeddelanden från den angivna mappen.

Ett svar hamnar inte i rätt mapp.

Det är bara de ursprungliga svaren på ett meddelande som lagras i den angivna mappen.

Svar på egna meddelanden (om du inte använder en kopia av meddelandet i mappen Skickat för att skapa svaret) och svar som ingår i en meddelandetråd som används för diskussion kanske inte flyttas till den angivna mappen.

Andra orsaker kan vara att Access inte är installerat, eller så är det tillägg som krävs för att bearbeta svaren skadat eller inte installerat.

Om något av svaren inte bearbetas fyller du i formuläret som finns i det skickade meddelandet i mappen Skickat.

Om en användare har fyllt i ett formulär i ett svar på ett svar, ber du användaren att svara på det ursprungliga meddelandet.

Om du misstänker att tilläget saknas eller är skadat växlar du till Outlook. Klicka på SäkerhetscenterVerktyg-menyn och sedan på Tillägg i Outlook. Se till att Microsoft Access Outlook-tillägg för datainsamling och publicering visas. Om posten inte visas installerar du Access igen.

Meddelande:

Det går inte att hitta databasen. Leta upp databasen och importera informationen manuellt.

Databasen har antingen flyttats, bytt namn, tagits bort eller skadats.

Återställ databasen till den ursprungliga platsen och försök igen.

Meddelande:

Databasen används redan.

Databasen är öppen i exklusivt läge, och det går inte att ändra i den förrän den låses upp.

Be användaren som har öppnat databasen i exklusivt läge att stänga den och sedan öppna den i normalt läge. Försök sedan att exportera svaret manuellt.

Meddelande:

Tabell, fråga eller fält saknas.

Antingen har en måltabell eller fråga tagits bort eller bytt namn, eller så har strukturen ändrats så att innehållet i formuläret inte kan läggas till i tabellerna.

Skapa måltabellerna och -frågorna som saknas eller skapa och skicka ett nytt datainsamlingsmeddelande.

Meddelande:

Formuläret är antingen skadat eller justerat.

Antingen är formuläret eller svaret skadat, eller så har någon (mottagaren eller avsändaren) ändrat formuläret.

Om mottagaren har ändrat formuläret ber du mottagaren att skicka formuläret till dig igen, och sedan exporterar du svaret manuellt.

Om formuläret i det ursprungliga meddelandet är skadat eller ogiltigt, måste du skapa och skicka ett nytt meddelande.

Meddelande:

Den information som krävs för att slutföra bearbetningen saknas.

Informationen som behövs för att mappa svaret till den befintliga posten som ska uppdateras saknas.

Meddelandeinställningarna måste synkroniseras med Outlook. Klicka på Hantera svar i gruppen Samla in data på fliken Externa data i Access. Markera meddelandet i dialogrutan Hantera svar. Under Meddelandedetaljer i Access visas en varningsruta. Klicka på varningen för att synkronisera inställningarna och stäng sedan dialogrutan. Växla tillbaka till Outlook och försök att exportera svaret manuellt.

Meddelande:

Det går inte att lägga till eller uppdatera data, eftersom det skulle innebära duplicerade värden i ett fält som bara kan lagra unika värden.

Ett fält vars Indexerat-egenskap har angetts till Ja (inga dubbletter) kan inte innehålla dubblettvärden. Om värdet som är tilldelat formulärfältet redan finns i motsvarande fält i tabellen, misslyckas åtgärden.

Be mottagaren att skicka ett nytt svar, med ett annat värde i formulärfältet.

Meddelande:

Det värde du angav tillhör inte alternativen i listan.

Antingen innehåller formuläret ett obligatoriskt fält som slår upp värden, men användaren har inte angett något värde för fältet, eller så har fältets EndastFrånLista-egenskap angetts till Ja och användaren har angett ett värde som inte finns i listan.

Be mottagaren att skicka svaret igen efter att ha fyllt i alla fält, eller fyll i och spara formuläret själv och försök sedan att exportera igen.

Meddelande:

Ett formulärfält innehåller ett ogiltigt värde.

Mottagaren har angett ogiltiga data i ett eller flera fält.

Be mottagaren att skicka svaret igen efter att ha fyllt i alla fält, eller fyll i och spara formuläret själv och försök sedan att exportera igen.

Meddelande:

Svaret innehåller ett formulär som du behöver fylla i. När du har fyllt i formuläret, skickar du meddelandet till dess avsändare.

Mottagaren har inte fyllt i formuläret.

Be mottagaren att skicka ett nytt svar efter att ha fyllt i formuläret.

Försök att exportera svaret tills kolumnen Kategorier innehåller en grön fyrkant.

Skicka ett datainsamlingsmeddelande igen

Om du vill skicka meddelandet till ytterligare användare, eller om det ursprungliga meddelandet inte nådde fram till vissa användare, ska du skicka meddelandet igen och inte vidarebefordra det.

  1. Klicka på Hantera svar på fliken Externa Data i gruppen Samla in Data. Bild av knapp

    Dialogrutan Hantera datainsamlingsmeddelanden visas.

    Dialogrutan Hantera datainsamlingsmeddelanden

  2. Klicka på meddelandet som du vill skicka igen i Hantera datainsamlingsmeddelanden.

  3. Klicka på Skicka detta e-postmeddelande igen.

    Om knappen Skicka e-postmeddelandet är inaktiverad

    Den här knappen är nedtonad (kan inte användas) om meddelandeinställningarna måste synkroniseras med Outlook.

    Klicka på varningsrutan under Meddelandedetaljer för att synkronisera inställningarna. Om processen lyckas visas meddelandet Synkroniseringen är klar. Om ett felmeddelande visas försöker du att stänga dialogrutan och sedan öppna den igen.

  4. Vissa kontroller utförs – t.ex. att måltabellerna och -frågan finns, att de fortfarande innehåller alla formulärfält och att datatyperna inte har ändrats. Om kontrollen lyckas startar guiden och du uppmanas ange hur du vill bearbeta svaren. Annars visas ett meddelande om att du måste återskapa e-postmeddelandet.

  5. Fortsätt med guiden som när du först skickade meddelandet. Inställningarna kan vara annorlunda än förra gången.

    Om du vill skicka e-postmeddelandet till andra användare gör du något av följande:

    • Ange e-postadresserna manuellt. (Observera att det här alternativet bara kan användas när du samlar in data för att lägga till nya poster.)

    • Välj ett annat adressfält för e-postmeddelandet.

    • Använd samma e-postadressfält, men välj bara de adresser som du vill ha i det sista steget.

      Hjälp med stegen i guiden finns i avsnittet Ange hur du vill bearbeta datatidigare i den här artikeln.

Överst på sidan

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×