Söka efter poster med de högsta eller lägsta värdena i en grupp eller ett fält

I den här artikeln beskrivs hur du använder en fråga om högsta eller lägsta värde när du vill söka efter det högsta eller lägsta värdet i en uppsättning med poster. Du använder den här typen av frågor för att besvara en mängd olika affärsrelaterade frågor, till exempel vilka produkter som säljer bra eller inte.

Vad vill du göra?

Förstå frågor om högsta eller lägsta värde

Söka efter poster som innehåller högsta eller lägsta värden

Söka efter de högsta eller lägsta värdena för poster i kategorier eller grupper

Söka efter poster om innehåller högsta och lägsta värden

Förstå frågor om högsta eller lägsta värde

Du använder en fråga om högsta eller lägsta värde när du behöver hitta poster som innehåller de högsta eller lägsta värdena i ett tabellfält. Den här typen av fråga kan besvara till exempel följande:

  • Vilken är det dyraste eller billigaste produkten?

  • Vilka tre anställda har födelsedag härnäst?

  • Vilka avdelningar har genererat den största eller minsta försäljningen under innevarande år?

  • Vilka produkter står för de fem högsta eller lägsta procenten av försäljningen?

  • Vilka produkter i respektive produktkategori står för de fem högsta eller lägsta procenten av försäljningen?

I korthet sorterar och filtrerar en fråga om högsta eller lägsta värde information och returnerar sedan de högsta eller lägsta värdena i ett fält. Du använder den här typen av frågor när du vill söka efter numeriska värden (bland annat valuta) och datumvärden.

Så här skapar du en fråga om högsta eller lägsta värde:

  • Skapa en urvalsfråga eller summafråga.

    Med en urvalsfråga kan du söka efter de högsta eller lägsta värdena i en tabell. Med en summafråga söker du efter de högsta eller lägsta värdena i en eller flera kategorier. Om du till exempel vill besvara en fråga som "Vilken är den dyraste eller billigaste produkten" börjar du med att skapa en urvalsfråga. Om du vill ha svar på en fråga som "Vilka produkter i var en och av produktkategorierna står för de fem högsta eller lägsta procenten av försäljningen" använder du en summafråga. Du kan också använda båda typerna av frågor om du vill söka efter de högsta eller lägsta värdena i en grupp med poster eller poster som finns i kategorier.

  • Använd en sorteringsordning på frågan.

  • Använd andra villkor på frågan.

  • Ange antalet poster som frågan ska returnera. Du kan ange ett värde i procent, till exempel de fem högsta procenten i ett fält eller ange ett fast tal, till exempel de tio högsta värdena i ett fält.

Välja mellan en fråga om högsta eller lägsta värde eller ett filter

Du väljer om du ska använda en fråga om högsta eller lägsta värde eller tillämpa ett filter utifrån följande:

  • Om du vill returnera posterna med högsta eller lägsta värdena i ett fält, och du inte känner till de exakta högsta eller lägsta fältvärdena (eller om de inte spelar någon roll), skapar du en fråga om högsta eller lägsta värde.

  • Om du vill returnera alla poster där värdet i ett fält matchar, eller är antingen mindre än eller större än ett värde som du är intresserad av, använder du ett filter. Om du till exempel vill visa produkterna som kostar mellan 500 och 1 000 kronor använder du ett filter. I den här bilden visas ett exempelfilter i frågedesignvyn och resultatet som ett filter kan skapa:

    Produkter som kostar mellan 500 och 1 000 kr

    Mer information om hur du skapar och använder filter finns i artikeln Filter: Begränsa antalet poster i en vy.

Regler för att skapa och använda frågor om högsta eller lägsta värde

Kom ihåg att oavsett frågetyp (urvalsfråga eller summafråga) måste du använda fält som innehåller beskrivande data, till exempel anställda eller produktnamn, och ett fält som innehåller de högsta eller lägsta värdena som du vill söka efter, till exempel ett pris- eller datumfält. Du kan använda fler än ett fält och, om du använder en summafråga, ska datafälten vanligtvis innehålla kategoriinformation som ett ort- eller landfält. Du kan bara utelämna kategoridata när du skapar en summafråga som körs mot alla poster, till exempel av typen "visa de fem högsta procenten av de största beställningarna". Du kan också använda en urvals- eller summafråga om du vill söka efter de högsta eller lägsta värdena i en grupp med poster eller poster som finns i kategorier. Mer information om hur du gör detta finns i avsnittet Söka efter de högsta eller lägsta värdena för poster i kategorier eller grupper, senare i den här artikeln.

Söka efter poster som innehåller högsta eller lägsta värden

I anvisningar i det här avsnittet beskrivs hur du skapar en enkel fråga om högsta eller lägsta värde och en mer avancerad fråga. I de första stegen visas basdelarna i en fråga, medan de andra stegen förklarar hur du söker efter födelsedagarna för fem anställa. I anvisningarna används följande exempeltabell:

Efternamn

Förnamn

Adress

Ort

Land/region

Födelsedatum

Anställningsdatum

Barnhill

Josh

1 Main St.

New York

USA

05-feb-1968

10-jun-1994

Heloo

Waleed

52 1st St.

Boston

USA

22-maj-1957

22-nov-1996

Guido

Pica

3122 75th Ave. S.W.

Seattle

USA

11-nov-1960

11-mar-2000

Bagel

Jean Philippe

1 Contoso Blvd.

London

UK

22-mar-1964

22-jun-1998

Pris

Julian

Calle Smith 2

Mexico City

Mexico

05-jun-1972

05-jan-2002

Hughes

Christine

3122 75th St. S.

Seattle

USA

23-jan-1970

23-apr-1999

Riley

Steve

67 Big St.

Tampa

USA

14-apr-1964

14-okt-2004

Birkby

Dana

2 Nosey Pkwy

Portland

USA

29-okt-1959

29-mar-1997

Bagel

Jean Philippe

1 Contoso Blvd.

London

UK

22-mar-1964

20-jun-1998

Om du vill kan du kan registrera informationen i den här exempeltabellen manuellt eller kopiera tabellen till ett kalkylprogram, till exempel Microsoft Office Excel 2007, och sedan importera kalkylbladet till en tabell i Microsoft Office Access 2007.

Visa hur

Skriva exempeldata manuellt

  1. Klicka på Tabell i gruppen Tabeller på fliken Skapa.

    En ny, tom tabell läggs till i Office Access 2007-databasen.

    Obs!: Du behöver inte utföra det här steget om du öppnar en ny, tom databas. Däremot måste du göra det om du behöver lägga till en tabell i databasen.

  2. Dubbelklicka i den första cellen i rubrikraden och skriv namnet på fältet i exempeltabellen.

    Tomma fält i rubrikraden har som standard texten Lägg till nytt fält, så här:

    Ett nytt fält i ett datablad

  3. Flytta till nästa tomma rubrikcell med hjälp av piltangenterna och skriv det andra fältnamnet (du kan också trycka på TABB eller dubbelklicka i nästa cell). Upprepa det här steget tills du har skrivit alla fältnamn.

  4. Skriv den information som finns i exempeltabellen.

    Medan du skriver informationen anges en datatyp automatiskt för varje fält. Du ska ha en viss datatyp, till exempel Tal, Text eller Datum/tid för varje fält i tabellerna i en relationsdatabas. Genom att ange datatyper säkerställer du att rätt data registreras och att inga misstag görs, till exempel att ett telefonnummer används i en beräkning. När det gäller exempeltabellerna låter du datatyperna anges automatiskt.

  5. Klicka på Spara när du har skrivit klart.

    Kortkommando  Tryck på CTRL+S.

    Dialogrutan Spara som öppnas.

  6. Skriv namnet på exempeltabellen i rutan Tabellnamn och klicka på OK.

    Använd namnen på respektive exempeltabell eftersom dessa namn sedan används i frågorna i anvisningarna.

  7. Upprepa de här stegen tills du har skapat alla exempeltabeller ovan.

Kopiera tabellen till ett kalkylbladsprogram

  1. Starta kalkylprogrammet och skapa en ny, tom fil. Om du använder Excel skapas en ny, tom arbetsbok automatiskt.

  2. Kopiera exempeltabellen från föregående avsnitt och klistra in den i det första kalkylbladet, med början vid den första cellen.

  3. Ge kalkylbladet namnet Anställda.

  4. Spara kalkylbladsfilen på en lämplig plats och fortsätt med nästa steg.

Importera tabellen till Access

  1. Gör följande i en ny eller befintlig databas:

    Klicka på Excel i gruppen Importera på fliken Externa data.

    eller

    Klicka på Fler och välj ett kalkylbladsprogram i listan.

    Dialogrutan Hämta externa data - Programnamn-kalkylblad visas.

  2. Klicka på Bläddra, öppna kalkylbladsfilen som du skapade ovan och klicka på OK.

    Guiden Importera kalkylblad startar.

  3. Guiden markerar som standard det första kalkylbladet i arbetsboken (Anställda, om du följde stegen i avsnittet ovan), och data från det kalkylbladet visas i guidens nedre del. Klicka på Nästa.

  4. Klicka på Första raden innehåller kolumnrubriker på nästa sida i guiden och klicka på Nästa.

  5. Om du vill använder du textrutorna och listorna under Fältalternativ på nästa sida i guiden och ändrar fältnamnen och datatyperna, eller struntar i att importera vissa. Annars klickar du på Nästa.

  6. Låt alternativet Låta Access tilldela en primärnyckel vara valt och klicka på Nästa.

  7. Namnet på kalkylbladet används automatiskt på den nya tabellen. Acceptera namnet eller skriv ett annat och klicka på Slutför.

Obs!: Om du inte har något kalkylbladsprogram kan du kopiera exempelinformationen till en textredigerare, till exempel Anteckningar. Mer information om hur du importerar textdata finns i artikeln Importera eller länka till data i en textfil.

Skapa en enkel fråga om högsta eller lägsta värde

  1. Klicka på Frågedesign i gruppen Annat på fliken Skapa.

  2. Klicka i dialogrutan Visa tabell på tabellen som ska användas i frågan, klicka på Lägg till så att tabellen placeras i rutnätet och klicka sedan på Stäng.

    eller

    Dubbelklicka på tabellen i fältet.

    Om du använder exempelinformationen lägger du till tabellen Anställda i frågan.

  3. Lägg till de fält som du vill använda i frågan i rutnätet. Du kan dubbelklicka på varje fält eller dra och släppa vart och ett i en tom cell i raden Fält.

    Om du använder exempelinformationen lägger du till fälten Förnamn, Efternamn och Födelsedatum.

  4. I fältet som innehåller det högsta och lägsta värdet (fältet Födelsedatum om du använder exempeltabellen) klickar du på raden Sortera och väljer Stigande eller Fallande.

    Om värdefälten innehåller tal, till exempel priser eller försäljningssiffror, returnerar sorteringsordningen Stigande de lägsta värdena och sorteringsordningen Fallande returnerar de högsta värdena. Om värdefälten innehåller datum, returnerar sorteringsordningen Fallande det senaste datumet medan Stigande returnerar det tidigaste datumet.

    Viktigt!: Du behöver bara ange raden Sortera till Stigande eller Fallande för de fält som innehåller de högsta eller lägsta värdena. Om du anger en sorteringsordning för andra fält än de som innehåller de högsta eller lägsta värdena – till exempel Produktnamn i stället för Pris – returnerar frågan inte önskat resultat.

  5. Klicka på nedpilen bredvid Alla (listan Antal värden) i gruppen Verktyg på fliken Design och ange det antal eller den procent med poster som du vill visa, eller välj ett alternativ i listan.

  6. Klicka på Kör Bild av knapp så att frågan körs och resultatet visas i databladsvyn.

  7. Spara frågan och låt den vara öppen så att du kan använda den i nästa steg.

Nu ser du vad den här typen av fråga kan besvara för typ av frågeställningar, t.ex. vem som är den äldsta eller yngsta personen i företaget. I anvisningarna nedan förklaras hur du använder uttryck och andra villkor för att göra frågan mer avancerad och användbar. Villkoret i nästa steg returnerar de tre nästkommande födelsedagarna för de anställda.

Lägga till villkor i frågan

Obs!: I dessa anvisningar förutsätts det att du använder frågan som beskrivs ovan.

  1. Öppna frågan som du skapade ovan i designvyn.

  2. I frågerutnätet, i kolumnen till höger om kolumnen Födelsedatum, kopierar och klistrar du in eller skriver följande uttryck: Uttr1: DatumDel("m",[Födelsedatum]). Funktionen DatumDel hämtar månadsdelen från värdet i fältet Födelsedatum.

  3. Till höger om kolumnen som innehåller uttrycket ska du kopiera och sedan klistra du in eller skriva följande uttryck: Uttr2: DatumDel("d",[Födelsedatum]). I det här fallet hämtar funktionen DatumDel dagsdelen i fältet Födelsedatum.

  4. Avmarkera kryssrutorna i raden Visa för alla uttryck och klicka sedan i cellen Sortera för varje uttryck och välj Stigande.

  5. Du kan också ange ett villkor om du vill begränsa frågans omfattning. När du anger villkor sorterar frågan bara de poster som uppfyller villkoret, och identifierar det högsta eller lägsta fältvärdet i den sorterade listan.

    Om du fortsätter med exempelinformationen skriver du eller kopierar och klistrar in följande uttryck i raden Villkor för fältet Födelsedatum:

    Månad([Födelsedatum]) > Månad(Datum()) Eller Månad([Födelsedatum])= Månad(Datum()) Och Dag([Födelsedatum])>Dag(Datum())

    Det här uttrycket utför följande: Delen Månad([Födelsedatum]) > Månad(Datum()) kontrollerar födelsedagen för varje medarbetare för att se om den infaller inom en kommande månad och, om så är fallet, tar med dessa poster i frågan. Delen Månad([Födelsedatum])= Månad(Datum()) Och Dag([Födelsedatum])>Dag(Datum()) i uttrycket kontrollerar födelsedagarna som infaller under aktuell månad för att se om de infaller på eller efter dagens datum. Om det villkoret uppfylls tas dessa poster med i frågeresultatet. Sammanfattningsvis: Det här uttrycket ignorerar alla poster där födelsedagen infaller mellan den 1 januari och det datum som du kör frågan.

    Fler exempel på villkorsuttryck för frågor finns i artikeln Exempel på frågevillkor.

  6. Klicka på nedpilen bredvid Alla (listan Antal värden) i gruppen Verktyg på fliken Design och ange det antal eller den procent med poster som du vill visa, eller välj ett alternativ i listan.

  7. Klicka på Kör Bild av knapp så att frågan körs och resultatet visas i databladsvyn.

Om frågan returnerar fler poster än förväntat

Om informationen innehåller poster som har samma datumvärde, kanske frågan returnerar fler data än du anger. Du kan till exempel skapa en fråga om högsta eller lägsta värde som hämtar poster för tre anställda, men i stället visas fyra eftersom "Wilson" och "Edwards" fyller år på samma dag. Den här typen av fråga returnerar alla högsta värden, oavsett hur många poster som har dessa värden. Om du inte vill ha med dubbletter, anger du egenskapen Unika värden till Ja. Information om hur du använder den egenskapen finns i avsnittet Om dubblettposter visas, senare i den här artikeln.

Efternamn

Födelsedatum

Johnson

1968-09-26

Jacobsen

1970-10-02

Edwards

1965-10-15

Wilson

1969-10-15

Om frågan returnerar färre poster än förväntat

Anta att du utformar en fråga som ska returnera de fem högsta och lägsta posterna i ett fält, men bara tre av posterna visas. Som regel löser du det här problemet genom att öppna frågan i designvyn och gå igenom raden Villkor i rutnätet för villkoret som är mer restriktivt än du tänkt. Mer information om villkor finns i artikeln Exempel på frågevillkor.

Om dubblettposter visas

Om frågan returnerar dubbletter innehåller de underliggande tabellerna dubblettposter, eller så verkar det som om det finns dubbletter eftersom frågan inte innehåller fälten som kan särskilja posterna. Nedan finns en fråga som visar de fem order som senast levererades, tillsammans med namnet på säljaren som ansvarade för transaktionen.

Leveransdatum

Försäljare

2004-12-11

Fontana

2004-12-11

Moreno

2004-10-12

Osada

2004-10-12

Osada

2004-12-10

Fontana

Den tredje och fjärde posten verkar bara dubbletter, men det är möjligt att säljaren Osada har hanterat två olika order som levererades samma dag.

Beroende på vilka behov du har, kan du utföra någon av två åtgärder så att dubblettposter inte returneras. Du kan ändra designen på frågan om du vill lägga till fält som gör det möjligt att skilja mellan posterna, t.ex. fälten Ordernr och Kundnr. Om det räcker med att visa enbart en av dubblettposterna kan du visa bara otvetydiga poster genom att ange frågans Unika värden-egenskap till Ja. Du anger den här egenskapen genom att trycka på F4 i frågedesignvyn så att frågans egenskapslista visas, leta reda på egenskapen Unika värden och ange den till Ja.

Mer information om hur du hanterar dubblettposter finns i artikeln Söka efter, dölja och ta bort dubblettdata.

Överst på sidan

Söka efter de högsta eller lägsta värdena för poster i kategorier eller grupper

Du söker efter de högsta eller lägsta värdena för poster som finns inom kategorier genom att skapa en summafråga. Kom ihåg att en summafråga som standard bara kan innehålla det fält eller de fält som innehåller gruppdata, till exempel ett "kategorier"-fält, och fältet som innehåller de högsta eller lägsta värdena, till exempel ett "pris"-fält. Summafrågor kan inte innehålla andra fält som beskriver objekten i kategorin. Däremot kan du skapa en andra fråga som innehåller fälten från summafrågan, plus fält från andra tabeller som innehåller beskrivande data.

Anta att du har en tabell med produkter och tilldelar varje produkt till en kategori, till exempel Brädspel, Pussel och så vidare. Om du skapar en summafråga för att identifiera den dyraste produkten i respektive kategori, kan frågan bara innehålla fältet eller fälten med kategoridata och fältet som innehåll prisdata. Anta att du har ett fält med namnet Kategorinamn och ett med namnet Pris. När du kör den här frågan läggs "Max" eller "Min" (beroende på vilken funktion du använder) till före namnet Pris, så här:

Kategorinamn

MaxPris

Brädspel

550,00 kr

Pussel

439,00 kr

Dataspel

2 635,00 kr

Dockor

810,00 kr

...

...

Summafrågan kan inte innehålla andra fält som skulle kunna beskriva produkten (och göra informationen enklare att förstå), till exempel produktnamn eller namn på leverantör, så här:

Kategorinamn

MaxPris

Produktnamn

Leverantörsnamn

Brädspel

550 000 kr

Kul med C++

Proseware, Inc.

Pussel

439,00 kr

Relationsdatabasdiagram

Lucerne Publishing

Dataspel

2 635,00 kr

Datanördar och mystiska varelser

Litware, Inc.

Dockor

810,00 kr

Actionfiguren Programmerare

Contoso, Ltd

...

...

...

...

Om du vill visa beskrivande data, kan du skapa en andra urvalsfråga som kombinerar fälten i summafrågan med de andra datafälten.

Anvisningarna i det här avsnittet beskriver hur du skapar summafrågan och urvalsfrågan som behövs för att identifiera de dyraste produkterna i respektive kategorigrupp. Det förutsätts att du använder följande exempeltabell:

Tabellen Kategorier

Kategorinr

Kategorinamn

Beskrivning

1

Brädspel

Alla åldrar och nivåer

2

Pussel

Motivpussel, ordpussel och pusselleksaker

3

Dataspel

Alla konsoler och nivåer

4

Dockor

Actionfigurer, modedockor

5

Sport

Bollar, kläder, nät

6

Modeller/Hobby

Flygplan, bilar, tåg

Tabellen Leverantörer

Leverantörsnr

Leverantörsnamn

1

Fabrikam

2

Tailspin Toys

3

Northwind Traders

4

Adventure Works

5

Lucerne Publishing

6

Proseware, Inc.

7

Contoso, Ltd

8

Wide World Importers

9

Wingtip Toys

10

Wide World Importers

11

Litware, Inc.

12

Southridge Video

Tabellen Produkter

Produktnamn

Leverantörsnr

Kategorinr

Pris

Actionfiguren Programmerare

7

4

129,50 kr

Kul med C++

6

1

158,50 kr

Relationsdatabasdiagram

5

2

225,00 kr

Den magiska datorkretsen

3

2

326,50 kr

Access – spelet!

1

1

229,50 kr

Datanördar och mystiska varelser

11

3

785,00 kr

Övningar för datanördar! På DVD!

4

5

148,80 kr

Flygande pizzan

2

5

367,50 kr

Extern 5,25-tums diskettenhet

8

6

650,00 kr

Icke-actionfiguren Chef

9

4

788,80 kr

Gloom

12

3

533,30 kr

Bygg ditt eget tangentbord

1

6

779,50 kr

Obs!: I de här anvisningarna förutsätts det också att det finns en 1:N-relation mellan tabellerna Kategorier och Produkter, och detsamma mellan tabellerna Leverantörer och Produkter. I det här fallet är fälten Leverantörsnr och Kategorinr gemensamma. Summafrågan som beskrivs i nästa avsnitt fungerar inte utan dessa relationer.

Skapa summafrågan

  1. Klicka på Frågedesign i gruppen Annat på fliken Skapa.

  2. Markera önskade tabeller i dialogrutan Visa tabell, klicka på Lägg till och sedan på Stäng när du har lagt till alla tabeller.

    eller

    Dubbelklicka på tabellerna som du vill använda och klicka sedan på Stäng. Varje tabell visas i rutnätet. Om du använder exempeltabellerna ovan ska du lägga till tabellerna Kategorier och Produkter.

  3. Dubbelklicka på tabellfälten som du vill använda i frågan.

    Vid den är punkten ska du se till att du bara lägger till gruppfälten och värdefältet i frågan. Om du använder exempeluppgifterna i tabellen ovan, lägger du till fältet Kategorinamn från tabellen Kategorier och fältet Pris från tabellen Produkter.

  4. Du kan också ange ett villkor om du vill begränsa frågans omfattning.

    Enbart de poster som uppfyller villkoret sorteras, och det lägsta och högsta värdet identifieras i den sorterade listan. Om du till exempel inte vill ta med produkter i kategorin Sport lägger du till följande uttryck i raden Villkor för fältet Kategorinamn: <>"Sport".

    Fler exempel på villkorsuttryck för frågor finns i artikeln Exempel på frågevillkor.

  5. Konvertera frågan till en summafråga.

    Klicka på Summor i gruppen Visa/dölj på fliken Design.

    Raden Summor visas i rutnätet.

  6. Se till att cellen Summor för varje gruppfält anges till Gruppera och ange sedan raden Summor för värdefältet (fältet med det högsta eller lägsta värdet) till Max eller Min.

    Om du markerar Max returneras det högsta värdet i ett numeriskt fält och det senaste datumet i ett datum/tid-fält. Om du markerar Min returneras det lägsta värdet i ett numeriskt fält och det tidigaste datumet i ett datum/tid-fält. Om du använder exempeluppgifterna anger du cellen Summa för fältet Kategorinamn till Gruppera och cellen Summa för fältet Pris till Max eller Min.

  7. Se till att listan Antal värden anges till Alla i gruppen Verktyg på fliken Design och klicka på Kör Bild av knapp så att frågan körs och resultatet visas i databladsvyn.

    Obs!: Beroende på vilken funktion som du valde i steg 7 ändras namnet på värdefältet i frågan till MaxFältnamn eller MinFältnamn. Om du använder exempeltabellerna ändras fältnamnen till MaxPris eller MinPris.

  8. Spara frågan och fortsätt med nästa steg.

Frågan returnerar inte produktnamn eller annan information om produkterna. Om du vill visa mer information måste du skapa en andra fråga som innefattar den fråga du nyss skapade. I anvisningarna som följer beskrivs hur du skapar denna andra fråga.

Skapa en andra fråga om du vill visa mer data

  1. Klicka på Frågedesign i gruppen Annat på fliken Skapa.

  2. Klicka på fliken Frågor i dialogrutan Visa tabell och dubbelklicka sedan på summafrågan som du skapade i avsnittet ovan.

  3. Klicka på fliken Tabeller och lägg till tabellerna som du använde i summafrågan samt de tabeller som innehåller andra relaterade data som du vill visa.

    Om du använder exempeluppgifterna ovan, lägger du till tabellerna Kategorier, Produkter och Leverantörer i den nya frågan.

  4. Koppla fälten i summeringsfrågan till deras motsvarande fält i de överordnade tabellerna. Det gör du genom att dra varje fält i summeringsfrågan till motsvarande fält i tabellen.

    Om du använder exempeluppgifterna drar du fältet Kategorinamn i summafrågan till fältet Kategorinamn i tabellen Kategorier. Därefter drar du fältet MaxPris i summafrågan till fältet Pris i tabellen Produkter. Genom dessa kopplingar kan den nya urvalsfrågan sammanföra data i summafrågan med data i de andra tabellerna.

  5. Dubbelklicka på asterisken i fönstret för summafrågan så att hela frågan läggs till i rutnätet, och dra sedan de övriga fälten från de andra tabellerna i frågan.

    Om du använder exempeluppgifterna dubbelklickar du på summafrågan som du skapade ovan och lägger till fälten Produktnamn och Leverantör från tabellen Produkter respektive Leverantörer.

  6. Du kan också ange en sorteringsordning för en eller flera kolumner.

    Om du t.ex. vill visa kategorierna i alfabetisk ordning anger du cellen Sortera för kolumnen Kategorinamn till Stigande.

  7. Klicka på Kör i gruppen Resultat på fliken Design.

    Då körs frågan och resultatet visas i databladsvyn.

Tips!    Om du inte vill att rubriken till kolumnen Pris ska visas som MaxPris eller MinPris öppnar du frågan i designvyn och skriver Pris: MaxPris eller Pris: MinPris i rutnätets priskolumn. Pris visas då som rubrik för kolumnen i databladsvyn.

Överst på sidan

Söka efter poster om innehåller högsta och lägsta värden

De frågor som du skapade tidigare i den här artikeln kan returnera högsta eller lägste värde, men inte båda. Om du vill visa båda uppsättningarna med värden i en enda vy, måste du skapa två frågor – en som hämtar de högsta värdena och en annan som hämtar de lägsta värdena – och sedan sammanföra och lagra resultat i en enda tabell.

Så här hittar du de högsta och lägsta värdena och visar data i en tabell:

  • Skapa en fråga om högsta värde och en om lägsta värde, eller skapa summafrågor som använder funktionerna Min och Max om du behöver gruppera informationen.

  • Konvertera frågan om högsta värde (eller summafrågan Max) till en tabellfråga och kör frågan så att en ny tabell skapas.

  • Konvertera frågan om lägsta värde (eller summafrågan Min) till en tilläggsfråga och kör frågan så att posterna i tabellen med de högsta värdena läggs till.

    Anvisningarna i de här avsnitten beskriver hur du skapar frågan.

    Obs!: Databasen måste vara digitalt signerad eller finnas på en betrodd plats, annars går det inte att köra redigeringsfrågorna som beskrivs här. Följ de första anvisningarna och aktivera allt blockerat innehåll innan du försöka ett skapa de tabell- och tilläggsfrågor som beskrivs här.

    Aktivera innehållet i en databas

    • Klicka på Alternativ i meddelandefältet.

      Dialogrutan Säkerhetsalternativ för Microsoft Office visas.

    • Markera Aktivera innehållet och klicka på OK.

    • Kör frågan igen.

      Om meddelandefältet inte visas

    • Klicka på Meddelandefält i gruppen Visa/dölj på fliken Databasverktyg.

      Mer information om inaktivt läge och säkerhet i Access finns i artikeln Skydda en Access 2007-databas.

      Skapa frågorna

    • Skapa frågor om högsta respektive lägsta värde.

      Anvisningar till hur du skapar en fråga om högsta eller lägsta värde finns i avsnittet Söka efter poster med högsta eller lägsta värden, tidigare i den här artikeln. Om du behöver gruppera posterna efter kategori läser du avsnittet Söka efter de högsta eller lägsta värdena för poster i kategorier eller grupper, tidigare i den här artikeln.

    • Spara varje fråga och låt den vara öppen så att du kan använda den i nästa steg.

Skapa tabellfrågan

  1. Gör så här när frågan om högsta värde är öppen i designvyn:

    Klicka på Skapa tabell i gruppen Frågetyp på fliken Design.

    Dialogrutan Tabellfråga visas.

  2. Skriv ett namn på tabellen som ska innehålla de högsta och lägsta posterna i rutan Tabellnamn. Skriv t.ex. Högsta och lägsta poster och klicka på OK.

    Varje gång som du kör frågan skapar den en tabell och byter ut det högsta värdet mot den aktuella informationen, i stället för att visa resultatet i databladsvyn.

  3. Spara och stäng frågan.

Skapa en tilläggsfråga

  1. Öppna frågan om lägsta värde i designvyn.

  2. Klicka på Lägg till i gruppen Frågetyp på fliken Design.

  3. Skriv i dialogrutan Tilläggsfråga samma namn som du skrev i dialogrutan Tabellfråga.

    Skriv t.ex.Högsta och lägsta poster och klicka på OK. Varje gång som du kör frågan lägger den till posterna i tabellen Högsta och lägsta poster, i stället för att visa resultatet i databladsvyn.

  4. Spara och stäng frågan.

Köra frågorna

Du är nu klar att köra de två frågorna.

  • Dubbelklicka i databasfönstret på frågan om högsta värde och klicka på Ja i meddelandena.

  • Dubbelklicka på frågan för lägsta värde och klicka på Ja i meddelandena.

  • Öppna tabellen för högsta och lägsta poster i databladsvyn.

Överst på sidan

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×