Söka efter arkiverade objekt

Söka efter arkiverade objekt

Baserat på feedback från kunder uppdaterades denna artikel den 23 februari 2016.

Det kan hända att du behöver söka efter objekt i en Outlook-datafil. Den här artikeln innehåller information om hur du hittar objekt och felsöker problem vid sökning.

Gå igenom dina arkiverade objekt

Funktionen Arkivera automatiskt i Outlook tar regelbundet bort gamla objekt och objekt som upphört att gälla från mappar. Det här hjälper dig att hantera utrymmet i din postlåda eller på e-postservern du använder.

Du kan konfigurera automatisk arkivering så att gamla objekt flyttas eller kopieras till en särskild arkivmapp, eller så att objekten tas bort automatiskt. Om du inte tar bort de arkiverade objekten är de tillgängliga i arkivmappen.

Hämta dina arkiverade objekt

Information om inställningarna och platsen för automatisk arkivering, samt anvisningar för att inaktivera Arkivera automatiskt finns i Flytta eller ta bort äldre objekt automatiskt med Arkivera automatiskt.

  1. I Outlook på skrivbordet väljer du (Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010) Start > Nya objekt > Fler objekt > Outlook-datafil.

    Välj Nya objekt > Fler objekt > Outlook-datafil.

  2. Välj filen som heter arkiv (eller namnet som du har angett för den arkiverade filen).

    Välj den fil som heter ”archive”.

  3. Expandera arkivfilen i Outlooks navigeringsfönster om du vill visa dess undermappar. Klicka på varje undermapp för att visa innehållet.

    Expandera arkivfilen i navigeringsfönstret om du vill visa dess undermappar.

  4. Om du vill söka efter ett visst e-postmeddelande använder du Snabbsökning i Outlook eller Windows Search.

  5. Om du vill importera arkiverade objekt till Inkorgen igen följer du anvisningarna för att importera en .pst-fil. Filen som du ska importera heter ”arkiv” och du importerar den till ditt aktuella e-postkonto.

Om du inte kan se dina arkiverade e-postmeddelanden

Obs!:  Outlook-datafilen (.pst) med arkivet visar samma mappstruktur som filen den arkiverar. Om en mapp är tom i arkivet betyder det att inga objekt har arkiverats i den mappen.

Kontrollera vilka inställningar som används för automatisk arkivering av din e-post om du följde anvisningarna ovan för att hämta arkiverade e-postmeddelanden men fortfarande inte kan se dem.

  1. Välj (Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010) Arkiv i skrivbordsversionen av Outlook.

    Välj fliken Arkiv i Outlook 2010.

  2. Välj Alternativ.

  3. Välj Avancerat > Inställningar för Arkivera automatiskt.

    Välj Avancerat och välj sedan Inställningar för arkivera automatiskt.

    Obs!: Om Inställningar för Automatisk arkivering inte visas kan det hända att Arkivera automatiskt inte har aktiverats för din organisation.

  4. Observera hur ofta din e-post arkiveras och om arkivfilen rensas efter en viss tidsperiod. Bör det finnas e-post i arkivmappen utifrån de här inställningarna?

    Det är här du väljer alternativ för automatisk arkivering.

  5. Din e-post arkiveras på platsen som anges i Flytta gamla objekt till.

Var arkiveras mina e-postmeddelanden?

Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010: nya arkivfiler sparas på följande platser:

  • Windows Vista, Windows 7, 8 och 10   -enhet:\Users\användare\Dokument\Outlook-filer\arkiv.pst

  • Windows XP   enhet:\Documents and Settings\användare\Lokala inställningar\Application Data\Microsoft\Outlook\arkiv.pst

Tidigare versioner av Outlook: arkivfilen sparas på följande platser:

  • Windows 7 och Windows Vista   enhet:\Users\användare\AppData\Local\Microsoft\Outlook\arkiv.pst

  • Windows XP   enhet:\Documents and Settings\användare\Lokala inställningar\Application Data\Microsoft\Outlook\arkiv.pst

Alla meddelanden, kalendrar, kontaktuppgifter och andra data som du skapar i Microsoft Outlook lagras i din Personlig mappfil (.pst), eller på din organisations Exchange-server om du använder ett Microsoft Exchange Server-konto. I Outlook finns en arkivfunktion för att tömma äldre innehåll som du inte behöver, men heller inte vill ta bort, från de mappar som du använder mest. Detta kan genomföras automatiskt med AutoArchive, eller så kan du arkivera manuellt efter behov.

Det arkiverade innehållet visas inte längre i mappar som du använder ofta, men du kan fortfarande komma åt och hämta dessa objekt om du vill återställa innehållet.

Meddelanden: 

  • Vissa företag har storleksbegränsningar för sina e-postkonton, vilket kan hanteras lättare med arkivering. Samtidigt behöver arkiverade filer ofta vara tillgängliga, ifall de måste återställas i efterlevnadssyfte.

  • Outlook kan inte arkivera aktuella eller aktiva filer. Ett återkommande möte kan till exempel inte arkiveras förrän alla möten har varit. Om det finns ett schemalagt möte i framtiden skulle det anses vara en aktuell post och kan således inte arkiveras.

Hitta objekt med snabbsökningsfunktionen

  • Det kan hända att indexeringen av dina datafiler inte har slutförts. Indexering gör det möjligt för snabbsökningsfunktionen att snabbt hitta objekt.

    Obs!: Första gången du startar funktionen Snabbsökning behöver Outlook indexera dina datafiler för att ge snabba och fullständiga sökresultat. Den här processen kan ta några minuter.

  • Du söker efter meddelanden med synlig signering (en krypteringsmetod), antingen i en Personlig mappfil (.pst) eller en .ost-fil (offlinemappfil).

    Obs!: Det här kan inträffa om du använder Windows Desktop Search (WDS) eller Outlook (Snabbsökning eller avancerad sökning) för att söka efter meddelanden.

    Läs artikeln om att åtgärda problem med meddelanden med synlig signering.

Kontrollera att dina Outlook-datafiler kan indexeras

Outlook indexerar följande datafiler:

  • Personliga mappfiler (.pst)

  • Offlinemappfiler (.ost)

Det omfattar Microsoft Windows Live E-post-konton, och IMAP- och POP-e-postkonton. Om du använder ett Microsoft Exchange-konto (mycket vanligare för e-posthantering hos företag än för e-post för privat bruk eller hemmabruk), måste du vara ansluten till servern som kör Exchange och använda cachelagrat Exchange-läge för Snabbsökning för att indexera dina meddelanden. I cachelagrat Exchange-läge sparas din information i en .ost-fil på datorn. Gör så här för att kontrollera vilka datafiler som indexeras:

  1. Peka på Snabbsökning och klicka sedan på SökalternativVerktyg-menyn.

    Du kan också klicka på pilen i rutan Snabbsökning och sedan på Sökalternativ på menyn.

  2. Under Indexering kontrollerar du att de datafiler som du vill ska ingå i sökningen har markerats i listan Indexera meddelanden i följande datafiler.

Kontrollera att indexeringen har genomförts

Gör så här för att kontrollera indexeringens status:

  1. Peka på Snabbsökning och klicka sedan på IndexeringsstatusVerktyg-menyn.

    Du kan också klicka på pilen i rutan Snabbsökning och sedan på Indexeringsstatus på menyn.

  2. Kontrollera att det står 0 objekt återstår i dialogrutan. Om så inte är fallet har indexeringen inte genomförts, och den måste vara klar för att alla dina Outlook-objekt ska kunna genomsökas.

Indexeringsstatus är ”0 objekt återstår” men sökresultaten är fel

Om Indexeringsstatus visar att 0 objekt återstår men snabbsökningen inte ger korrekta sökresultat kan du stänga Outlook och starta om datorn. När du startat Outlook igen kontrollerar du att Outlook indexerar dina objekt korrekt genom att göra följande:

  1. Peka på Snabbsökning och klicka sedan på IndexeringsstatusVerktyg-menyn.

    Du kan också klicka på pilen i rutan Snabbsökning och sedan på Indexeringsstatus på menyn.

  2. Kontrollera att antalet objekt i dialogrutan Indexeringsstatus är högre. Om antalet inte är högre måste du vänta tills indexeringen har slutförts för att se resultatet.

Jag har startat om datorn men snabbsökningen ger fortfarande inte rätt resultat

Om du inte får rätt resultat efter omstart är nästa steg att återskapa sökkatalogen. Sökkatalogen är en fil där alla dina Outlook- och Microsoft Windows-objekt indexeras. Gör så här om du vill återskapa sökkatalogen:

  1. Avsluta Outlook.

  2. Klicka på Start-knappen i Microsoft Windows och klicka sedan på Kontrollpanelen.

  3. Gör något av följande:

    • Windows Vista     Klicka på Systemunderhåll och sedan på Indexeringsalternativ.

      Obs!: Dubbelklicka på Indexeringsalternativ i klassiskt läge.

    • Microsoft Windows XP     Under Se även klickar du på Andra alternativ på Kontrollpanelen och sedan på Indexeringsalternativ.

      Obs!: Dubbelklicka på Indexeringsalternativ i klassiskt läge.

  4. Klicka på Avancerat.

  5. Klicka på Återskapa.

  6. Starta om Outlook.

Åtgärda problem med meddelanden med synlig signering

Om ett meddelande med synlig signering lagras i en .pst- eller .ost-fil, kan inte snabbsökningsfunktionen i Outlook (eller Windows Desktop Search) hitta det. Outlook krypterar eller ”paketerar” brödtexten i ett meddelande med krypteringstekniken för synlig signering på ett sätt som gör att det inte går att söka på meddelandetexten.

Mer information om signerings- och krypteringsteknik finns i Förstå kryptering med offentlig nyckel.

Med de här stegen kan du däremot ta reda på om problemet är filens plats.

  1. Ta reda på om du söker en .pst- eller .ost-fil.

    Hur gör jag?

    1. I Inkorgen klickar du på pilen bredvid rutan Sök i alla e-postobjekt.

    2. Klicka på Sökalternativ.

    3. Kontrollera om följande kryssrutor har markerats i avsnittet Indexering :

      • Personliga mappar

      • Postlåda – <ditt namn>

  2. Om du tror att meddelandena lagras i andra datafiler förutom en .pst- eller .ost-fil, avmarkerar du kryssrutorna (om det behövs) och försöker söka igen.

Kontrollera om Outlook-e-postkontot tillämpar cachelagrat Exchange-läge om du söker efter en annan datafil än en .pst- eller .ost-fil och Snabbsökning fortfarande inte hittar meddelandena. Om så är fallet inaktiverar du cachelagrat Exchange-läge och försöker söka igen.

Hur gör jag?

  1. På menyn Verktyg klickar du på Kontoinställningar.

  2. Klicka på Exchange-kontot på fliken E-post och klicka sedan på Ändra.

  3. Under Microsoft Exchange-server avmarkerar du kryssrutan Använd cachelagrat Exchange-läge.

  4. Avsluta och starta om Outlook.

Om du fortfarande inte får de sökresultat du förväntar dig efter att cachelagrat Exchange-läge har inaktiverats, kan du prova att använda en annan Outlook-profil. Om du inte har en annan profil kan du skapa en. I båda fallen måste du inaktivera cachelagrat Exchange-läge enligt anvisningarna ovan.

Kopiera alla objekt från en arkiverad plats

Du kan kopiera arkiverade objekt till deras ursprungliga mappar, till exempel från den arkiverade Inkorgen till den aktuella Inkorgen, eller till en ny mapp som du anger.

  1. På menyn Arkiv klickar du på Importera och exportera så öppnas import- och exportguiden.

  2. Klicka på Importera från ett annat program eller en fil och sedan på Sök.

  3. Klicka på Personlig mappfil (.pst) och klicka sedan på Nästa.

    Viktigt!: Om du inte hittar din .pst-fil kan det hända att den är dold. Du behöver visa filplatsen innan du kan fortsätta.

  4. I rutan Fil som ska importeras ändrar du standardnamnet i den markerade sökvägen från backup.pst till namnet på arkivfilen som du importerar från. Du kan även klicka på Bläddra och leta reda på filen som du vill importera från.

  5. Ange hur du vill att Outlook ska hantera dubblettobjekt under Alternativ.

  6. Klicka på Nästa.

  7. Klicka på mappen som du importerar från. Markera kryssrutan Inkludera undermappar om mappen du importerar från har undermappar som också ska importeras.

  8. Välj något av målalternativen:

    • Importera objekt till den aktuella mappen – data importeras till mappen som för tillfället är markerad.

    • Importera objekt till samma mapp i: – data importeras till målmappen som har samma namn som källmappen, t.ex. från Inkorgen till Inkorgen.

  9. Klicka på Slutför.

Jag hittar inte min .pst-fil

Arkivfilen är en personlig mappfil (.pst), som är en särskild typ av datafil. Första gången den automatiska arkiveringen körs skapar Outlook arkivfilen automatiskt på följande platser:

  • Windows Vista     C:\Users\DittAnvändarnamn\AppData\Local\Microsoft\Outlook\arkiv.pst

  • Microsoft Windows XP     C:\Documents and Settings\DittAnvändarnamn\Lokala inställningar\Application Data\Microsoft\Outlook\arkiv.pst

Om du inte ser de lokala inställningarna eller de lokala mapparna kan det hända att de är dolda. Följ anvisningarna för det operativsystem som du använder för att visa en dold .pst-fil.

Windows 7 och Windows Vista

  1. Klicka på Start-knappen och sedan på Kontrollpanelen.

  2. Klicka på Utseende och anpassning.

    Obs!: Om du använder den klassiska vyn av Kontrollpanelen dubbelklickar du på Mappalternativ och sedan går du tillbaka till steg 4 under Kopiera alla objekt från en arkiverad plats.

  3. Klicka på Mappalternativ.

  4. Välj Visa dolda filer och mappar på fliken Visa, under Avancerade inställningar, under Filer och mappar, under Dolda filer och mappar.

Windows XP

  1. Klicka på Start och sedan på Kontrollpanelen .

  2. Klicka på Mappalternativ.

    Dialogrutan Mappalternativ

  3. På fliken Visa klickar du på alternativet Visa dolda filer och mappar.

Flytta enskilda objekt från en arkivplats

  1. På menyn Gå till klickar du på Mapplista och sedan på Arkivmappar (eller det namn du har använt för arkivplatsen).

  2. Klicka på mappen som innehåller de objekt du vill flytta.

  3. Markera objekten som du vill flytta och dra dem sedan till deras ursprungliga mapp i mapplistan eller till en annan mapp.

Obs!: Om du får ett felmeddelande som ”.pst-filen används redan” kan det finnas fel i eller problem med storleken på .pst-filen. Många av de här problemen kan åtgärdas med reparationsverktyget för inkorgen för Outlook. När du har kört verktyget kan du försöka återställa filerna igen.

Närliggande avsnitt

Läs mer om Outlook-profiler
Växla till en annan e-postprofil i Outlook
Skapa en ny e-postprofil
Säkerhetskopiera, återställa eller ta bort objekt med Arkivera automatiskt
Arkivera objekt manuellt
Hitta arkiverade objekt
Öppna och hitta objekt i ett arkiv för Outlook för Mac 2011

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×