Så här kan du dela med dig av en Access-skrivbordsdatabas

Så här kan du dela med dig av en Access-skrivbordsdatabas

Du kan dela en Access-databas på flera sätt beroende på behov och resurser. I den här artikeln tittar vi närmare på vilka alternativ som finns och deras respektive fördelar, och du får även tillgång till resurser med mer information om vilka metoder som kan passa dig.

Om du ska göra ändringar av databasens design måste du ha Access installerat på datorn.

I den här artikeln

Dela data med hjälp av nätverksmappar

Dela en uppdelad databas

Dela en databas på en SharePoint-plats

Dela med dig av en databas genom att länka till SharePoint-listor

Dela en databas genom att använda en server

Att ta hänsyn till när du väljer metod

Dela data med hjälp av nätverksmappar

Det här är det enklaste alternativet med de lägsta kraven, men det är också det som ger minst antal funktioner. Databasfilen sparas på en delad nätverksenhet och flera personer kan använda databasfilen samtidigt. Det kan emellertid uppstå problem med pålitligheten och tillgängligheten om flera personer ändrar data samtidigt eftersom alla databasobjekt är delade. Den här tekniken kan även försämra prestandan eftersom alla databasobjekt skickas över nätverket.

Det här alternativet kan vara bra om endast några få personer ska använda databasen samtidigt och om användare inte måste anpassa databasens utseende.

Obs!: Denna metod är mindre säker än andra metoder för databasdelning eftersom alla användare har tillgång till en komplett kopia av databasfilen varvid risken för obehörig åtkomst ökar.

Om du vill dela en databas genom att använda en nätverksmapp:

  1. Skapa en delad nätverksmapp om det inte redan finns en sådan.

    Om du behöver hjälp med detta steg använder du hjälpsystemet i operativsystemet på den dator som du vill använda för att dela med dig av din databas. Om den delade mappen ligger på en nätverksserver kan du behöva be nätverksadministratören om hjälp.

  2. Försäkra dig om att Access är inställt på att öppnas i delat läge på alla användares datorer. Programmet öppnas i det här läget som standard men du bör göra en kontroll för att försäkra dig om att det verkligen gör det. Om en användare öppnar databasen i exklusivt läge kommer det att störa de andra användarnas tillgång till informationen. Gör följande kontroll på alla datorer:

    1. Starta Access och klicka på Alternativ under Arkiv. Observera att om du använder Access 2007 bör du klicka på Microsoft Office-knappen och sedan på Access-alternativ.

    2. I rutan Access-alternativ klickar du på Klientinställningar. Observera att om du använder Access 2007 bör du klicka på Avancerat.

    3. Markera Delat under Öppna databaser i avsnittet Avancerat. Klicka på OK och avsluta Access.

  3. Kopiera databasfilen till den delade mappen. När du har kopierat filen måste du se till att filattributen är inställda på att tillåta skrivning och läsning till databasfilen. Användarna måste ha skriv- och läsbehörighet om de vill använda databasen.

  4. Skapa en genväg till databasfilen på varje användares dator. Ange sökvägen till databasfilen i egenskapen Mål genom att använda en UNC-adress i stället för bokstaven för en mappad enhet. Du kan till exempel använda \\datornamn\delad.accdb i stället för F:\exempel.accdb.

    Obs!: Det här steget kan även utföras av användarna själva.

Överst på sidan

Dela en uppdelad databas

Det här är ett bra alternativ om du inte har en SharePoint-webbplats eller en databasserver. När du delar upp en databas organiserar du om den i två separata delar – en serverdel som innehåller datatabellerna och en klientdel som innehåller alla andra databasobjekt, till exempel frågor, formulär och rapporter. Användarna arbetar med informationen genom att använda en lokal kopia av databasens klientdel.

Fördelarna med en uppdelad databas

  • Högre prestanda   Endast data skickas över nätverket, inte tabeller, frågor, formulär, rapporter, makron och moduler.

  • Högre tillgänglighet    Transaktioner i databasen slutförs snabbare, t.ex. ändringar av poster.

  • Förbättrad säkerhet    Användare har åtkomst till databasens serverdel via länkade tabeller, och därför är det mindre troligt att obehöriga kan få åtkomst till informationen via klientdelen av databasen.

  • Högre tillförlitlighet    Om en användare stöter på ett problem och databasen avslutas oväntat begränsas eventuella skador på databasfilerna till den kopia av databasens klientdel som användaren hade öppen.

  • Flexibel utvecklingsmiljö    Varje användare kan utveckla frågor, formulär, rapporter och andra databasobjekt oberoende av varandra utan att påverka andra användare. Du kan också utveckla och distribuera en ny version av databasens klientdel utan att avbryta åtkomsten till data som är lagrad på databasens serverdel.

Om det här är ett alternativ som du kan använda, kan du fortsätta med avsnittet Dela upp en Access-databas.

Överst på sidan

Dela en databas på en SharePoint-plats

Viktigt    Microsoft rekommenderar inte längre att du skapar och använder Access-webbprogram i SharePoint. Alternativt kan du överväga att använda Microsoft PowerApps för att skapa kodlösa företagslösningar för webben och mobila enheter.

Om du har tillgång till en server som kör SharePoint har du flera bra alternativ, särskilt med en server som kör Access Services. Eftersom SharePoint har flera integrationsfunktioner med databaser blir det enklare att använda dem. När du publicerar en webbdatabas skapar Access Services en SharePoint-webbplats som innehåller databasen. Alla databasens objekt och data flyttas till SharePoint-listor på webbplatsen.

När du publicerar en databas flyttar du den till webben. Du kan skapa webbformulär och rapporter som körs i en webbläsare, och du kan även skapa vanliga Access-objekt (kallas ibland "klientobjekt" för att skilja dem från webbobjekt). Du måste ha Access installerat på datorn för att kunna använda Access-klientobjekt, men alla databasobjekt på SharePoint-webbplatsen är delade.

Obs!: Om du har Access installerat på datorn kan du använda klientobjekt från en webbdatabas. Annars kan du bara använda webbdatabasens objekt.

Access Services ger dig möjlighet att skapa databaser som du kan använda på webben. Du utformar och publicerar en webbdatabas genom att använda Access 2010 och SharePoint, och användarna använder webbdatabasen i en webbläsare.

Obs!:  Du behöver Designer-behörigheter på SharePoint-webbplatsen där du vill publicera databasen.

Formulär, rapporter och användargränssnittsmakron körs i webbläsaren.

Om du använder en webbdatabas lagras data i SharePoint-listor: Alla tabeller blir SharePoint-listor, posterna blir listobjekt och du kan använda SharePoint-behörigheter för att styra åtkomsten till din webbdatabas.

Frågor och datamakron körs på servern: All SQL-bearbetning körs på servern. Detta förbättrar nätverkets prestanda genom att trafiken begränsas till resultatuppsättningar.

Spara en databas i ett dokumentbibliotek 

Du kan spara en databas till ett valfritt SharePoint-dokumentbibliotek. Den här metoden påminner om att spara en databas till en nätverksmapp och är ett praktiskt sätt att hantera åtkomsten till databasen. När du länkar till SharePoint-listor är informationen delad, men databasobjekten är inte det. Varje användare arbetar med sin egen kopia av databasen.

Om SharePoint-webbplatsen till exempel innehåller listor som håller ordning på ämnen som rör kundtjänst och andra som används för lagring av uppgifter om personalen kan du skapa en databas i Access som en klientdel för dessa listor. Du kan skapa Access-frågor för att analysera ämnena samt Access-rapporter för att formatera och publicera skrivna rapporter inför ett av gruppens statusmöten. Om de andra personerna har Access på sina datorer kan du skapa Access-frågor och rapporterna blir tillgängliga på Visa-menyn för SharePoint-listan. När de andra personerna ser listan på SharePoint-webbplatsen kan de söka efter och öppna frågorna, rapporterna och andra Access-objekt genom att klicka på Visa-menyn. Om de andra personerna inte har Access kan de ändå använda informationen i listan med hjälp av SharePoint-vyerna.

  1. Öppna den databas som du vill dela.

  2. Klicka på Spara som på fliken Arkiv.

  3. Klicka på Spara databas som i avsnittet Avancerat, markera SharePoint och klicka sedan på Spara som.

    Meddelanden: 

    • Om du använder Access 2007 klickar du på Microsoft Office-knappen > Publicera > Dokumenthanteringsserver.

    • Om du använder Access 2010 på klickar du på Arkiv > Spara och publicera > Spara databas som > SharePoint.

  4. I dialogrutan Spara till SharePoint bläddrar du till det dokumentbibliotek som du vill använda.

  5. Kontrollera databasens filnamn och filtyp, utför eventuella nödvändiga ändringar och klicka sedan på Spara.

Mer information finns i avsnittet publicera till Access Services och importera från eller länka data till en SharePoint-lista.

Överst på sidan

Dela med dig av en databas genom att länka till SharePoint-listor

Den här metoden har samma fördelar som när du delar upp en databas, och användarna kan göra ändringar i sin egen databaskopia eftersom informationen är delad via SharePoint-webbplatsen. Även om du inte får lika många fördelar som om du skulle ha publicerat databasen på en SharePoint-webbplats så är det ändå praktiskt med centralt placerade data. Eftersom informationen ligger i SharePoint-listor kan du dessutom göra informationen tillgänglig i nätverket med hjälp av SharePoint-funktionerna.

Denna metod består huvudsakligen av tre steg:

  1. Flytta informationen till SharePoint-listorna.

  2. Skapa länkar till dessa listor.

  3. Distribuera databasfilen.

Använd Guiden Flytta till SharePoint-webbplats när du vill genomföra de första två stegen och de kommunikationsmedel som du har tillgång till när du vill genomföra det sista steget.

Använda guiden Exportera tabeller till SharePoint

  1. Klicka på SharePoint på fliken Databasverktyg i gruppen Flytta data.

    Meddelanden: 

    • Det här alternativet är endast tillgängligt om din databas är sparad i filformatet .accdb.

    • Om du använder Access 2007 klickar du på Flytta till SharePoint på fliken Externa data i gruppen SharePoint-listor.

  2. Följ anvisningarna i guiden Exportera tabeller till SharePoint och ange platsen där SharePoint-webbplatsen finns. Om du vill avbryta processen klickar du på Avbryt.

  3. På guidens sista sida markerar du kryssrutan Visa detaljer om du vill få mer information om migreringen.

    Den här sidan i guiden beskriver vilka tabeller som har länkats till listor och ger information om en plats för säkerhetskopiering samt webbadressen till din databas. Här visas också en varning om några problem uppstod under migreringen och information om en loggtabell där du kan se ytterligare detaljer om problemen.

  4. Klicka på Slutför när guiden är klar.

    Om guiden visar en varning granskar du loggtabellen och vidtar de åtgärder som behövs. Om vissa fält till exempel inte kan flyttas eller inte kan konverteras till en annan datatyp som är kompatibel med en SharePoint-lista.

Obs!: Om du vill visa listorna på SharePoint-webbplatsen klickar du på Listor på Snabbstartfältet eller på Visa allt webbplatsinnehåll. Du kanske måste uppdatera sidan i webbläsaren. Om du vill att listan ska visas på Snabbstartfältet på SharePoint-webbplatsen eller om du vill ändra andra inställningar, som att aktivera versioner som ska spåras, kan du ändra listinställningarna på SharePoint-webbplatsen. Läs Hjälpen på SharePoint-webbplatsen om du vill få mer information.

Överst på sidan

Dela en databas genom att använda en server

Du kan använda Access med en databasserverprodukt, till exempel SQL Server, när du vill dela med dig av din databas. Den här metoden ger dig många fördelar men kräver extra programvara , en databasserverprodukt.

Denna metod liknar delningen av en databas eftersom tabellerna lagras på nätverket och varje användare har en lokal kopia av en Access-databasfil som innehåller länkar till tabellerna, tillsammans med frågor, formulär, rapporter och andra databasobjekt. Du bör använda det här alternativet om du har tillgång till en databasserver och alla användare har Access installerat. Databasservrarna är optimerade för att dela data bland många användare. Fördelarna varierar beroende på vilken typ av programvara för databasservern som används men normalt finns till exempel användarkonton och kontroll över vilka data som ska vara tillgängliga. Det ger också en utmärkt datatillgänglighet och bra integrerade verktyg för datahantering. Dessutom fungerar den vanligaste programvaran för databasserver väl med tidigare versioner av Access, så alla användare behöver inte använda samma version. Endast tabellerna är delade.

Fördelar med att dela med dig av en databas med hjälp av en databasserver

  • Bättre prestanda och skalbarhet    I många fall ger en databasserver bättre prestanda än en fristående databasfil i Access. Många databasserverprodukter har också stöd för mycket stora databaser med terabytekapacitet vilket är cirka 500 gånger större än den nuvarande maxstorleken för en Access-databas (två gigabyte). Databasserverprodukter arbetar normalt väldigt effektivt genom att behandla frågor parallellt (med hjälp av multipla, ursprungliga trådar inom en och samma process för att hantera användarförfrågningar) samt minimera behovet av extra minne när fler användare läggs till.

  • Ökad tillgänglighet    De flesta databasserverprodukter låter dig säkerhetskopiera databasen medan den används. Med andra ord behöver du inte tvinga användarna att avsluta sitt arbete och stänga databasen när du vill säkerhetskopiera databasen. Dessutom hanterar databasserverprodukterna normalt samtidig redigering och postlåsning på ett mycket effektivt sätt.

  • Förbättrad säkerhet    Ingen databas i världen kan göras hundraprocentigt säker. Men databasserverprodukterna har ett kraftfullt säkerhetssystem som hjälper till att skydda dina data mot obehörig åtkomst. De flesta databasserverprodukter erbjuder kontobaserat skydd vilket gör att du kan bestämma vem som ska kunna se vilka tabeller. Även om någon obehörig skulle få åtkomst till Access klientdel så kan denna person inte använda informationen tack vare det kontobaserade skyddet.

  • Automatiska återställningar    Om ett systemfel skulle uppstå (som en operativsystemkrasch eller ett strömavbrott), har vissa databasserverprodukter en automatisk återställningsmekanism som återställer databasen till dess senaste fungerande tillstånd på bara ett par minuter, utan att databasadministratören behöver ingripa.

  • Serverbaserad behandling    Genom att använda Access i en klient-/serverkonfiguration kan du hjälpa till att minska nätverkstrafiken genom att behandla databasfrågor på servern innan resultatet skickas till klienten. Att låta servern utföra behandlingen är oftast effektivare, särskilt om du arbetar med stora datamängder.

Använda Access med en databasserver

  1. Exakt vilka åtgärder som måste utföras när du vill använda Access med en databasserver beror på vilken databasserverprodukt som används men de grundläggande åtgärderna är alltid samma:

  2. Flytta informationen från tabellerna i en Access-databas till tabellerna på databasservern.

  3. Länka till databasserverns tabeller inifrån databasfilen i Access.

  4. Skapa användarkonton på databasservern.

  5. Distribuera Access-databasfilen.

  6. Installera drivrutiner till databasen på alla användares datorer om så krävs.

  7. Mer specifik information om hur du använder Access med SQL Server finns i Flytta Access-data till en SQL Server-databas med hjälp av Utvidgningsguiden.

Se även Länka till, eller importera data från, Azure SQL Server-databas.

Överst på sidan

Att ta hänsyn till när du väljer metod

Metodkrav

Delad databas

Nätverksmapp

SharePoint-webbplats

Databasserver

Krävs det särskild serverprogramvara?

N

N

N

J

Kräver det SharePoint

N

N

J

N

Krävs det att Access Services körs på en SharePoint Server?

N

N

Beror på ditt scenario:

Att länka till listor och spara i ett dokumentbibliotek kräver inte Access Services

Publicering som en webbdatabas eller en webbapp kräver Access Services

N

Datatillgänglighet

Bra

Lämplig för små grupper som redigerar relativt få data

Bäst. Tillåter för användning offline.

Bäst

Säkerhet

Beror på ytterligare åtgärder

Minst säkra metoden

Bäst

Bäst

Flexibilitet

Flexibelt. Du kan enkelt utveckla nya databasfunktioner utan att avbryta arbetet. Användarna kan ändra designen på objekten i sin egen kopia.

Mindre flexibelt. Utvecklingen kan göras med en offline-kopia av databasen och sedan ersätts denna. Användarna kan inte ge databasen en personlig design.

Flexibelt. Utnyttjar SharePoint-behörigheter för åtkomstkontroll och designändringar. Tillåter webbläsarbaserad användning av vissa databasobjekt, som till exempel formulär.

Flexibelt. Du kan enkelt utveckla nya databasfunktioner utan att avbryta arbetet. Användarna kan ändra designen på objekten i sin egen kopia.

Överst på sidan

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×